Основные правила защиты компенсации (С. Шестакова, "Практическая бухгалтерия", N 9, сентябрь 2010 г.)

Основные правила защиты компенсации

Организации, которые используют в работе личные автомобили сотрудников, чаще всего платят им компенсацию. Данную выплату можно относить к расходам по налогу на прибыль в пределах установленных норм, однако есть шанс обойти лимит. Как это сделать, а также какой размер компенсации следует облагать страховыми взносами и НДФЛ, читайте в статье.

Все чаще встречаются ситуации, когда сотрудники организации при выполнении своих трудовых обязанностей применяют свое личное имущество. В свою очередь работодатель обязан компенсировать работнику расходы, связанные с эксплуатацией этого имущества, и его амортизацию. Причем обязанность возникает лишь в том случае, если работодатель дал согласие на его использование. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 ТК РФ). Самая распространенная компенсация - за личные автомобили.

Правила идеальных расходов

К прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся затраты на содержание служебного транспорта (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Расходы в виде компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей признаются для целей налогообложения прибыли на дату перечисления денежных средств с расчетного счета (выплаты из кассы) организации (подп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Однако следует учесть, что не все компенсационные затраты могут стать расходами в целях исчисления налога на прибыль. Поэтому работодателю следует учесть несколько правил, которые помогут избежать споров с налоговыми органами.

Правило 1. Расходы в виде выплаты работникам компенсации за использование личного транспорта могут быть учтены в целях налогообложения прибыли только в тех случаях, когда их работа связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с должностными обязанностями (письмо Минфина России от 26 мая 2009 г. N 03-03-07/13).

Правило 2. Работник является собственником автомобиля. Если водитель управляет транспортным средством по доверенности, то получать компенсацию за использование машины в служебных целях не имеет права. А значит, даже если такая компенсация выплачивалась, она не может относиться на расходы организации, так как автомобиль не является собственностью работника, то есть личным транспортом (письмо Минфина России от 18 марта 2010 г. N 03-03-06/1/150).

Правило 3. Автомобиль эксплуатируется. Компенсация, которая выплачивается работнику за время его нахождения в очередном отпуске или на больничном, то есть за время, когда личный транспорт этого работника фактически не простаивал, не может учитываться в составе расходов, уменьшающих налогооблагаемые доходы (письмо Минфина России от 3 декабря 2009 г. N 03-04-06-02/87).

Правило 4. Обоснованность расходов подтверждена. Для подтверждения экономической обоснованности расходов организации на выплату компенсации необходимы путевые листы. При их отсутствии производственная необходимость автомобиля не подтверждается, а значит, компенсация за него не относится к расходам (письмо Минфина России от 15 сентября 2005 г. N 03-03-04/2/63). Однако судьи не настолько категоричны и признали, что организация правомерно включила в расходы суммы компенсации, выплаченной работнику за использование личного автомобиля для служебной поездки. Не было обязанности оформлять путевые листы, потому что работник не являлся водителем организации (постановление ФАС Центрального округа от 10 апреля 2006 г. по делу N А48-6436/05-8). По нашему мнению, оформлять путевые листы нецелесообразно, так как автомобиль не собственность организации. Производственную направленность автомобиля руководитель подтверждает приказом о компенсации за использование личного транспорта сотрудником для производственных целей компании. Разъездной характер работы может быть подтвержден должностными инструкциями работников.

Правило 5. Компенсация сверх норм. Цены с каждым годом растут и на бензин, и на обслуживание автомобиля, а норматив компенсации остается прежним (постановление Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. N 92). Причем относить затраты сверх установленных норм на расходы в целях исчисления налога на прибыль нельзя. Так, размер компенсации уже предусматривает суммы износа, затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и технический ремонт. Такая точка зрения указана в письме Минфина России от 16 ноября 2006 г. N 03-03-02/275, а также это подтвердил Высший Арбитражный Суд РФ в определении от 29 января 2009 г. N ВАС-495/09 по делу N А07-1341/2008. В свою очередь нормы установлены только для налогового учета, поэтому не влияют на фактическую сумму компенсации. Это значит, что размер компенсации может превышать установленные нормы. Однако суммы превышения не будут учитываться при расчете налога на прибыль (п. 38 ст. 270 НК РФ, письма Минфина России от 16 ноября 2006 г. N 03-03-02/275, от 15 октября 2008 г. N 03-03-07/24, от 26 мая 2009 г. N 03-03-07/13).

И все же есть способ включать в расходы затраты сверх норм. Следует лишь заключить договор аренды транспортного средства между организацией и работником, причем комплект документов, предоставляемый в бухгалтерию, останется таким же, как и для выплаты компенсации. А организация сможет полностью учесть расходы по эксплуатации автомобиля при исчислении налога на прибыль (письмо Минфина России от 26 мая 2009 г. N 03-03-07/13). Другой способ - выплатить премию на сумму дополнительных расходов, которые уменьшат налог на прибыль как оплата труда (ст. 255 НК РФ). Однако выплата будет облагаться страховыми взносами и НДФЛ. Конечно, можно выплатить компенсацию, превышающую нормативы, тогда она не будет облагаться НДФЛ и страховыми взносами, но не уменьшит налог на прибыль (письмо Минфина России от 24 марта 2010 г. N 03-04-06/6-47). Помимо этого, как отметил Минфин, компенсацию можно списывать на расходы, если она выплачена как за легковой автомобиль, так и за грузовой. Расходы на компенсацию за использование личного грузового транспорта работника Налоговый кодекс не предусматривает. В то же время перечень прочих расходов, связанных с производством и реализацией, не является исчерпывающим, следовательно, суммы компенсации, начисленные работникам за использование ими личного грузового транспорта для выполнения служебного задания, могут быть учтены для целей налогообложения прибыли в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (письмо Минфина России от 18 марта 2010 г. N 03-03-06/1/150). Обратите внимание: ни налоговое законодательство, ни Минфин не оговаривают нормы расходов для грузовых автомобилей, поэтому считаем, что организации могут сами устанавливать необходимую сумму и относить ее полностью на расходы. Как видим, от установленных норм уйти можно, главное - все подтвердить документами и расчетами, ведь суммы, взятые "с потолка", обязательно привлекут внимание налоговых инспекторов.

Страховые взносы по правилам

Возмещая расходы по эксплуатации, обслуживанию и амортизации личных автомобилей, используемых работниками при исполнении своих трудовых обязанностей, организация не начисляет страховые взносы в ПФР, в ФСС, ФФОМС и ТФОМС (подп. "и" п. 2 часть 1 ст. 9 Федерального закона от 24 июля 2009 г. N 212-ФЗ).

На указанные выплаты также не начисляются взносы в ФСС на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (п. 3, 4 постановления Правительства РФ от 2 марта 2000 г. N 184, п. 10 постановления Правительства РФ от 7 июля 1999 г. N 765).

Огородить компенсацию от НДФЛ

Как гласит законодательство, суммы, которые выплачиваются работникам в возмещение расходов, связанных с использованием личных автомобилей в интересах организации, не подлежат налогообложению НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ). Однако, как показывает практика, налоговые инспекторы уверены, что размер выплаты, который не облагается НДФЛ, не должен быть больше норматива, установленного для налога на прибыль. То есть то, что сверх норм, должно облагаться НДФЛ (письма Минфина России от 3 декабря 2009 г. N 03-04-06-02/87, от 26 марта 2007 г. N 03-04-06-01/84). Но такой подход не обоснован. Ведь нормы расходов установлены в целях исчисления налога на прибыль, а не для целей исчисления НДФЛ. Из этого следует, что выплачиваемая работникам компенсация за использование личного автомобиля никакими нормами не ограничена. Такой вывод сделал Президиум Высшего Арбитражного Суда РФ в постановлении от 30 января 2007 г. N 10627/06.

В последнее время Минфин вторит Высшему Арбитражному Суду и признает, что законодательство не предусматривает для НДФЛ нормы компенсации в случае использования работодателем личного имущества работника и не предусмотрен порядок их установления. Поэтому для целей применения статьи 217 Налогового кодекса следует руководствоваться положениями Трудового кодекса. Размер возмещения расходов при использовании работником своего личного имущества в интересах работодателя определяется соглашением сторон трудового договора, оформленным в письменной форме (ст. 188 ТК РФ). Поэтому НДФЛ удерживать не нужно со всей суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов сотрудника, понесенных при использовании личного имущества. Но чиновники заостряют внимание, что компания должна иметь документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику, расчеты компенсаций, документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, а также документы, подтверждающие суммы произведенных расходов (письмо Минфина России от 24 марта 2010 г. N 03-04-06/6-47). Однако, какие именно документы помогут сохранить компенсацию без обложения НДФЛ, чиновники не уточняют. Поэтому мы решили разъяснить данную ситуацию и привести шесть самых важных документов, которые встанут на защиту размера компенсации.

Соглашение сторон. Прежде всего работодатель должен в письменном соглашении с работником закрепить обязанность организации по выплате компенсации. Причем конкретную сумму лучше не оговаривать, а указать, что каждый месяц размер может изменяться в зависимости от частоты эксплуатации машины и расходов на ее содержание.

Путевой лист. Как мы выяснили выше, путевой лист подтверждает, что автомобиль используется для производственных целей компании. Также выяснили, что путевой лист не обязателен при использовании личного транспорта работника, когда компенсация письменно оформлена. Однако если организация выплачивает сверхнормативную компенсацию, то путевой лист поможет не облагать выплату НДФЛ. Так как работодатель возмещает работнику в том числе расход топлива, то важно, чтобы в путевых листах был зафиксирован этот расход.

Первичные документы. Чтобы подтвердить затраты на покупку бензина, осуществление ремонта, мойки, стоянку автомобиля, следует запастись первичными документами. Это могут быть чеки, договоры, акты выполненных работ и т.д.

Износ автомобиля. Помимо затрат на обслуживание автомобиля в компенсацию можно включить сумму амортизации. Сумму "на глаз" лучше не определять, а взять за основу норму из Классификации основных средств и исходя из этого примерно рассчитать ежемесячную амортизацию (постановление Правительства РФ от 1 января 2002 г. N 1 "О Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы").

Бухгалтерская справка. В конце месяца для расчета компенсации бухгалтеру следует сложить все расходы за автомобиль и его содержание. В справке нужно подробно расписать расходы за каждый день поездки на машине по производственной необходимости.

Приказ руководителя. В завершение всего на основании бухгалтерской справки создается приказ, где будет проставлена конечная сумма компенсации за месяц.

Как мы видим, уйти одновременно от обложения налогом на прибыль, НДФЛ и страховыми взносами может только сверхнорматив по грузовикам. Остальным придется выбирать, каким налогом пожертвовать, или остаться в рамках лимита.

С. Шестакова,

ведущий эксперт

"Практическая бухгалтерия", N 9, сентябрь 2010 г.