Депонированная заработная плата (Е.А. Соболева, "Отдел кадров бюджетного учреждения", N 12, декабрь 2010 г.)

Депонированная заработная плата

Все мы знаем, что достаточно часто заработная плата выплачивается наличными деньгами из кассы организации, а не переводится на банковские карточки работников. Но иногда по каким-либо причинам сотрудник не может получить заработную плату в день ее выдачи. В этом случае бухгалтер обязан депонировать суммы заработной платы, не полученные работником. В статье расскажем, что делать, если депонированная сумма так и не была востребована. Кроме того, рассмотрим взаимосвязь норм трудового и гражданского законодательства с налоговыми нормами.

Статьей 136 ТК РФ установлены порядок, место и сроки выплаты заработной платы. В соответствии с указанной статьей при выдаче зарплаты работодатель обязан в письменной форме извещать каждого работника о составных частях платы, причитающейся ему за соответствующий период, размерах и основаниях произведенных удержаний, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате. При этом форма расчетного листка утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов.

В статье 136 сказано, что заработная плата выдается работнику, как правило, в месте выполнения им работы либо перечисляется на указанный работником счет в банке на условиях, определенных коллективным или трудовым договором. Она выплачивается непосредственно работнику (за исключением случаев, когда иной способ выплаты предусмотрен федеральным законом или трудовым договором) и не реже чем каждые полмесяца в день, установленный правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, трудовым договором. Однако для отдельных категорий работников федеральный закон может предписывать иные сроки выдачи заработной платы.

Отметим, что при совпадении дня выплаты с выходным или нерабочим праздничным днем выплата производится накануне этого дня. Оплата отпуска, в свою очередь, производится не позднее чем за три дня до его начала.

В приведенных нормах Трудового кодекса ничего не сказано о ситуации, когда работник не появился в день выдачи заработной платы. Требования о депонировании зарплаты, не полученной в срок, содержатся в Порядке ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденном Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40. Согласно п. 6 данного Порядка предприятия обязаны сдавать в банк всю денежную наличность сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе в порядке и в сроки, согласованные с обслуживающими банками. При этом в соответствии с п. 9 Порядка они имеют право хранить в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов (причем только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий) не свыше трех рабочих дней (для предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, - до пяти дней), включая день получения денег в банке. Далее по истечении сроков (установленных п. 9 Порядка) оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий кассир должен:

- в платежной (расчетно-платежной) ведомости против фамилий лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать от руки отметку "Депонировано";

- составить реестр депонированных сумм;

- в конце платежной (расчетно-платежной) ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись: "Деньги по ведомости выдавал" (подпись). Выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается;

- записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп: "Расходный кассовый ордер N ____".

Обратим ваше внимание на составление реестра депонированных сумм. В настоящее время в бюджетном учреждении он составляется по форме 0504047, утвержденной Приказом Минфина РФ от 23.09.2005 N 123н. Составляются отдельные такие реестры по заработной плате, денежному довольствию и стипендиям с внесением в них каждого лица, не получившего данные выплаты. Реестр заполняет кассир на основании платежной или расчетно-платежной ведомости, в которой против фамилий лиц, не получивших заработную плату, стипендию или денежное довольствие, как и в платежной ведомости, необходимо поставить штамп или сделать от руки отметку "Депонировано".

Депонированные суммы на следующий день сдаются для зачисления на счет учреждения, открытый в органах, осуществляющих кассовое обслуживание исполнения бюджетов, в учреждениях ЦБ РФ или кредитных организациях. На сданные суммы составляются расходные кассовые ордера.

Кроме составления реестров, обязательно ведение книги аналитического учета депонированной заработной платы, денежного довольствия и стипендий. В данной книге ведется учет депонированных сумм раздельно по этим трем категориям. Записи производятся по каждому депоненту, при необходимости - с указанием структурного подразделения учреждения. В соответствующих графах "Кредит" должны быть указаны месяц и год, когда образовалась депонентская задолженность, номера платежных (расчетно-платежных) ведомостей и суммы, а в графах "Дебет" против фамилии депонента записывают номер расходного кассового ордера и выплаченную сумму.

Обратите внимание! В соответствии с пп. "р" п. 459 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558, книга учета депонированной заработной платы должна храниться в организации в течение пяти лет. За несоблюдение указанного срока грозит штраф, налагаемый на должностных лиц, в размере от 2 000 до 3 000 руб. (ст. 15.11 КоАП РФ).

Бухгалтерия производит проверку отметок, сделанных кассиром в платежных (расчетно-платежных) ведомостях, и подсчет выданных и депонированных по ним сумм. Депонированные суммы сдаются в банк, на них составляется один общий расходный кассовый ордер.

В приведенных нормах законодательства нигде не установлены порядок и сроки обращения работника за депонированной заработной платой. На практике при обращении за неполученной зарплатой она выдается в ближайшее время после обращения (если в кассе на момент обращения есть достаточная сумма денег, то в день обращения, а если нет, то после получения депонированной суммы из банка (при этом срок обговаривается с работником)).

Но встречаются ситуации, когда бывший работник так и не обратился за получением заработной платы. Как быть в этом случае?

Тогда бухгалтер списывает суммы депонированной заработной платы во внереализационные доходы на основании п. 18 ст. 250 НК РФ. В указанной статье говорится, что внереализационными доходами налогоплательщика признаются, в частности, доходы в виде сумм кредиторской задолженности (обязательства перед кредиторами), списанной в связи с истечением срока исковой давности или по другим основаниям, за исключением случаев, предусмотренных пп. 21 п. 1 ст  251 НК РФ. Здесь и возникает вопрос: какой срок давности необходимо применить в отношении депонированных сумм заработной платы - установленный трудовым или гражданским законодательством?

Согласно ст. 196 ГК РФ общий срок исковой давности устанавливается как три года. При этом п. 1 ст. 197 ГК РФ определено, что для отдельных видов требований законом могут устанавливаться специальные сроки исковой давности, сокращенные или более длительные по сравнению с общим сроком. В Трудовом кодексе тоже есть понятие "срок исковой давности", а именно в ст. 392 установлено, что работник имеет право обратиться в суд за разрешением индивидуального трудового спора в течение трех месяцев со дня, когда он узнал или должен был узнать о нарушении своего права. Как видно из приведенных норм законодательства, предусмотренный ст. 392 ТК РФ трехмесячный срок является более коротким по сравнению с общим сроком исковой давности, установленным гражданским законодательством.

Указанная статья Трудового кодекса регламентирует сроки обращения работника в суд за восстановлением нарушенных прав, а не к работодателю. В случае, когда сотрудник хочет получить депонированную заработную плату, а работодатель готов ее выплатить, никакого ущемления прав не возникает, то есть не возникает индивидуальный трудовой спор.

Однако право работника на зарплату будет нарушено, если он, обратившись к работодателю с требованием о выплате депонированной заработной платы, получит отказ. При этом срок обращения с таким требованием законодательством не ограничен.

С какого дня начинает течь трехмесячный срок - с момента, когда работодатель депонировал заработную плату, или?..

Депонирование заработной платы, не полученной работником в кассе в установленный срок, само по себе не является нарушением права на получение зарплаты, а обусловлено исполнением работодателем требований Порядка. Еще раз напомним, что предприятия имеют право хранить в своих кассах для оплаты труда наличные деньги сверх установленных лимитов не свыше трех рабочих дней (для предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, - до пяти дней), включая день получения денег в банке (п. 9 Порядка). По истечении этого срока депонированные суммы оплаты труда сдаются в банк (п. 18 Порядка).

Таким образом, начало трехмесячного срока для обращения в суд законодательство связывает с моментом, когда работник узнал или должен был узнать о нарушении своего права. А значит, днем начала исчисления срока будет день, когда работодатель откажет работнику в выдаче ему депонированной заработной платы, а не день возникновения у работодателя кредиторской задолженности по этой зарплате. Данные разъяснения представлены в письмах Роструда от 09.12.2009 N 6646-ТЗ, ФНС РФ от 06.10.2009 N 3-2-06/109 "О сроке исковой давности в отношении задолженности по депонированной заработной плате", Минфина РФ от 22.03.2010 N 03-03-06/1/161.

Из приведенных нормативных положений следует, что срок давности, установленный трудовым законодательством, нельзя применить для списания кредиторской задолженности по депонированным суммам заработной платы. Учитывая мнение чиновников, относить не выданную работникам заработную плату на доходы нужно по истечении общего срока давности, установленного гражданским законодательством, а именно по истечении трех лет со дня возникновения задолженности. При этом списание необходимо оформить документально. В соответствии с п. 78 ПБУ N 34н*(1) суммы кредиторской и депонентской задолженности, по которым срок исковой давности истек, списываются по каждому обязательству на основании следующих документов:

- данных проведенной инвентаризации. Порядок ее проведения регулируется Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 N 49. Результаты инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами оформляются актом по форме ИНВ-17 *(2);

- письменного обоснования. В этом качестве для списания депонированной заработной платы с истекшим сроком давности выступает бухгалтерская справка в произвольной форме. Она составляется на основе акта инвентаризации ИНВ-17. В ней указываются выявленная задолженность по депонированной заработной плате, срок давности по которой истек, и сумма, подлежащая списанию;

- приказа (распоряжения) руководителя организации. Данный приказ составляется в произвольной форме на основании акта инвентаризации и бухгалтерской справки и является основанием для списания задолженности по депонированной заработной плате с истекшим сроком давности.

В заключение отметим, что в п. 4 ст. 271 НК РФ установлена дата признания внереализационных доходов для целей налогообложения прибыли. Так, доход в виде кредиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, учитывается в составе внереализационных доходов в последний день того отчетного периода, в котором истекает срок исковой давности. На это обращают внимание сотрудники контролирующих органов (письма Минфина РФ от 27.12.2007 N 03-03-06/1/894, от 14.02.2006 N 03-03-04/1/110, УФНС по г. Москве от 22.06.2010 N 16-15/065026@, от 04.07.2008 N 20-12/063584).

Е.А. Соболева,

эксперт журнала "Отдел кадров бюджетного учреждения"

"Отдел кадров бюджетного учреждения", N 12, декабрь 2010 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Приказ Минфина РФ от 29.07.1998 N 34н "Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации".

*(2) Утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации".