Путеводитель по кадровому делу: Прием на работу. Заполнение личной карточки (подготовлен экспертами компании "Гарант")

Путеводитель по кадровому делу:
Прием на работу. Заполнение личной карточки

Оглавление Путеводителя по кадровому делу

Нормативное регулирование

1. Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. N 225)

2. Положение о воинском учете (утв. постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 г. N 719)

3. Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации (Личная карточка работника (форма N Т-2), Личная карточка государственного (муниципального) служащего (форма N Т-2ГС (МС)) (утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. N 1)

4. Порядок ведения и хранения личных карточек граждан, поставленных на воинский учет

5. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения

Формы документов

1. Форма N Т-2 "Личная карточка работника" (утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. N 1)

2. Форма N Т-2 ГС (МС) "Личная карточка государственного (муниципального) служащего" (утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. N 1)

3. Пример заполнения личной карточки работника (Форма N Т-2) (подготовлено экспертами компании "Гарант", февраль 2014 г.)

4. Образец заполнения личной карточки работника ("Отдел кадров коммерческой организации")

5. Образец заполнения раздела "VIII. ОТПУСК" личной карточки работника (форма Т-2) ("Кадровая служба и управление персоналом предприятия")

6. Образец внесения изменений в личную карточку работника в связи с переносом отпуска (журнал "Оплата труда в государственном (муниципальном) учреждении: бухгалтерский учет и налогообложение")

Разъяснения

Письмо Федеральной службы по труду и занятости от 23 января 2013 г. N ПГ/10659-6-1 (о заполнении личной карточки работника)

Комментарии

1. Трудовые книжки: правила заполнения на все случаи жизни (книга Карсетской Е.В.)

2. Процедура приема на работу (журнал "Отдел кадров государственного (муниципального) учреждения", N 2, февраль 2017 г.)

3. Что делать в случае смерти работника (журнал "Кадровая служба и управление персоналом предприятия", N 5, май 2016 г.)

4. Оформляем восстановление на работе ("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", N 5, май 2016 г.)

5. Сотрудник уволился и снова вернулся к работодателю (журнал "Актуальная бухгалтерия", N 2, февраль 2016 г.)

6. Заполняем личную карточку работника (журнал "Отдел кадров коммерческой организации", N 5, май 2015 г.)

7. Принимаем сотрудника на работу ("Кадровик.ру", N 4, апрель 2014 г.)

8. Личная карточка работника: заполняем правильно ("Отдел кадров государственного (муниципального) учреждения", N 2, февраль 2014 г.)

9. Личная карточка работника: особенности оформления ("Зарплата", N 8, август 2013 г.)

10. Личная карточка работника ("Кадровый вопрос", N 6, июнь 2012 г.)

11. Личная карточка: правила заполнения ("Отдел кадров государственного (муниципального) учреждения", N 3, март, 2012 г.)

Решения практических ситуаций

Ситуация 1: В организации произошло переименование из ОАО в АО. Как внести изменения в личную карточку работников? (служба Правового консалтинга ГАРАНТ, июнь 2016 г.)

Ситуация 2: Сотрудник работает в организации с 02.09.2013. Удлиненный ежегодный основной отпуск работника составляет 42 календарных дня и предоставляется работнику за рабочий год с 02.09.2014 по 01.09.2015. Работник написал одно заявление на предоставление оплачиваемого отпуска (42 дня), а после него - отпуска без сохранения заработной платы (до 24.08.2015). Для оформления кадровых документов организация пользуется унифицированными формами первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденными постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1. Каков порядок отражения данных отпусков в приказах и личной карточке формы Т-2? (служба Правового консалтинга ГАРАНТ, июнь 2016 г.)

Ситуация 3: У работника имеется трудовая книжка с последней записью от 15.03.2001. Он утверждает, что с 2001 года по 2016 год у него была другая трудовая книжка, в которой отмечен его трудовой стаж за этот период, но он ее утратил. Как поступить в этом случае - завести новую трудовую книжку или продолжить делать записи в первой? Можно ли восстановить записи о периодах работы у предыдущих работодателей, внесенные во вторую трудовую книжку (в период с 2001 года по 2016 год)? (служба Правового консалтинга ГАРАНТ, июнь 2016 г.)

Ситуация 4: Работник был временно переведен на должность главного бухгалтера с должности бухгалтера первой категории на период пребывания работника, занимающего эту должность, в отпуске по уходу за ребенком. В настоящее время временно переведенный работник увольняется до выхода на работу работника, на должность которого он был переведен. Имеет ли право отдел кадров при увольнении работника сделать запись в его трудовой книжке о том, что он занимал должность главного бухгалтера? (служба Правового консалтинга ГАРАНТ, апрель 2016 г.)

Ситуация 5: Как правильно оформить приказ о приеме на работу, карточку формы Т-2? Нужно ли вносить изменения в трудовую книжку, если при оформлении на работу сотрудник предъявил документы, в которых по-разному пишется его фамилия, а именно: - трудовая книжка, военный билет, диплом оформлены на фамилию Пономарёв (через букву "ё"); - ИНН, СНИЛС, паспорт оформлены на фамилию Пономарев. Сотрудники отдела кадров запросили у работника свидетельство о рождении. В свидетельстве о рождении указана фамилия Пономарев. Как правильно поступить в данной ситуации? (служба Правового консалтинга ГАРАНТ, апрель 2016 г.)

Ситуация 6: В п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек указано, что с каждой вносимой в трудовую книжку записью работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку. А в п. 41 данных Правил указано, что при получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Означает ли это, что работник, помимо того, что должен расписаться в самом конце последней страницы личной карточки, должен расписаться в данной карточке еще где-то, что получил трудовую книжку? (служба Правового консалтинга ГАРАНТ, июль 2015 г.)

Ситуация 7: Работодатель является коммерческой организацией, продолжает использовать в работе унифицированные формы кадровой документации, утвержденные постановлением Госкомстата. Может ли работодатель вести личную карточку работника (N Т-2) только в электронном виде, переводя ее в бумажный формат только при увольнении? (служба Правового консалтинга ГАРАНТ, июль 2014 г.)

Ситуация 8: С 01.01.2013 г. не содержатся требования о необходимости применения унифицированных форм в кадровом делопроизводстве. Дает ли работодателю это право видоизменять личную карточку Т-2, в части исключения реквизита из личной карточки "подпись работника"? (информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.РФ", август 2016 г.)

Ситуация 9: Работник хочет забрать трудовую книжку, но отказывается ставить подпись в получении. Я не выдаю. Как быть? Письмо о необходимости явиться за трудовой отправлено почтой в день увольнения. И если отказывается расписываться в личной карточке, нужно ли составить акт? (информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.РФ", май 2016 г.)

Ситуация 10: Принимаем на работу иностранного гражданина - украинца. При приеме на работу, в соответствии со ст. 65 ТК РФ он предъявил пакет документов, среди которых загранпаспорт и паспорт гражданина Украины. Загранпаспорт не содержит отчество, а национальный паспорт с отчеством. В соответствии со ст. 10 Федерального закона "О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации" N 115-ФЗ от 25.07.2002 года документом, удостоверяющим личность иностранного гражданина в РФ, является паспорт иностранного гражданина (т.е. национальный). Каким документом нужно руководствоваться при оформлении... (информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.РФ", май 2016 г.)

Ситуация 11: Я работаю в муниципальном учреждении дополнительного образования специалистом по кадрам. Недавно произошла смена названия нашего учреждения (и уже не первая). В карточках формы Т-2 в строке "название организации" нет места для нового названия, состоящего из 10 слов (и даже сокращенного). Каким образом поступить в этом случае? Следует ли завести на работника новую карточку? Если да, то какую дату ставить в разделе "дата составления": дату приема на работу или дату заполнения новой карточки? (информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.РФ", апрель 2016 г.)

Ситуация 12: В нашей организации ответственным лицом за ведение кадрового учета и заполнение трудовых книжек является директор. Сейчас она вышла замуж, сменила фамилию. Может ли в данной ситуации директор сама себе внести изменения в документы, содержащие персональные данные (личная карточка, трудовая книжка и т.д.)? (информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.РФ", март 2016 г.)

Ситуация 13: В организацию поступило по почте заявление от иногороднего работника об увольнении по собственному желанию с просьбой направить ему трудовую книжку по почте заказным письмом. Организация уволила его в порядке, предусмотренным действующим трудовым законодательством РФ и направила трудовую книжку работнику по почте, что предусмотрено положениями ст. 84.1 ТК РФ. Расчет при этом произведен на карту. Соответственно, работник для увольнения в организацию не являлся (то есть не ставил подпись в личной карточке и книге учета движения трудовых книжек и вкладышей... (информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.РФ", март 2016 г.)

Ситуация 14: Нужно ли вносить изменения в графу "Тарифная ставка (оклад)" в разделе III. Прием на работу и переводы на другую работу Личной карточки Т-2 при изменении заработной платы сотрудников, например, в связи с индексацией заработной платы в организации? (информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.РФ", февраль 2016 г.)

Ситуация 15: Оклады повысились в связи с изменением штатного расписания. Нужно ли издавать приказ о повышении оклада сотруднику, или достаточно дополнительного соглашения к трудовому договору? Нужно ли отражать изменение оклада в личной карточке формы Т-2? (информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.РФ", февраль 2016 г.)

Ситуация 16: Правильно ли я понимаю, что мы не можем оформлять внутреннее совместительство просто внутренним приказом (дословно "такому-то разрешить совместительство на 0,5 ставки с такого-то числа"), а должны оформлять его по всем правилам, как и нового сотрудника (кадровый приказ о приеме на работу, личная карточка Т-2, трудовой договор)? Каким образом оформляется отпуск такого внутреннего совместителя (понятно, что одновременно с отпуском по основной работе) необходимо такое же полное оформление (приказ об отпуске, записка-расчет)? (информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.РФ", февраль 2016 г.)

Ситуация 17: Я в соответствии со ст. 62 ТК РФ обратился к своему бывшему работодателю с письменным заявлением о предоставлении мне копии моей личной карточки работника Т-2. Работодатель копию личной карточки не предоставил. Работодатель заявил, что копию данного документа работник (бывший работник) не имеет права запрашивать, что личная карточка работника - это внутренний документ организации и запросить копию может только суд, прокуратура и т.д. Разве бывший работник не может запросить копию личной карточки Т-2? Трудовая инспекция может обязать работодателя выдать мне копию моей личной карточки работника Т-2? (информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.РФ", январь 2016 г.)

Ситуация 18: Правомерно ли указывать в карточке Т-2 наименование организации с аббревиатурой ООО "Р", если в уставных документах полное наименование звучит: Общество с ограниченной ответственностью "Р"? Если использование аббревиатуры ООО в данном случае запрещено, то как исправить данную ошибку? Нужно ли указывать коды в карточке Т-2? Является ли заполнение кодов в разделе 1 "Общие сведения" обязательным? Каким образом заполняется пункт 12 "адрес места жительства", можно ли использовать запятые между элементами адреса? Раздел 5 "Повышение квалификации" заполняется только по данным в конкретной организации? Нужно ли вписывать повышение... (информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.РФ", январь 2016 г.)

Ситуация 19: Каким образом заполняется пункт 3 "Место рождения", можно ли использовать запятые между элементами адреса? (информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.РФ", январь 2016 г.)

Ситуация 20: Работник не хочет раскрывать сведения о своих близких родственниках и заполнять "Состав семьи" карточки по форме N Т-2. Что делать? (информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.РФ", декабрь 2015 г.)

Ситуация 21: Унифицированная форма N Т-2 заполняется для всех работников? (информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.РФ", ноябрь 2015 г.)

Ситуация 22: Если должность отличается от классификатора (например, у нас менеджер смены, а в классификаторе просто менеджер), насколько это критично? Если меняется должность в связи с переводом, в личной карточке как ее изменить и надо ли? Если человек отслужил в армии, нужно ли вносить запись о воинском учете в личную карточку? (информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.РФ", сентябрь 2015 г.)

Ситуация 23: Обязан ли работодатель (коммерческая организация) вести личные карточки работников (унифицированная форма Т-2)? Может ли работодатель личные карточки распечатывать (а не писать от руки) на листах формата А4 на тонкой бумаге (не картон)? (информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.РФ", сентябрь 2015 г.)

Ситуация 24: Как в кадровом учете должен оформляться дополнительный выходной день для донора? Нужно ли работодателю создавать приказ (например, по форме Т-6)? Как отражается этот день в табеле учета рабочего времени? Должен ли этот день отражаться в личной карточке Т-2, и если да, то в каком разделе? (информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.РФ", сентябрь 2015 г.)