Азбука документооборота (В.В. Семенихин, "В курсе правового дела", N 1, январь 2011 г.)

Азбука документооборота

Деятельность любого хозяйствующего субъекта всегда сопровождается большим количеством документов, поступающих в организацию со стороны и создаваемых ею самостоятельно. Чтобы не запутаться в бумажном потоке и обеспечить эффективное управление делами, каждой компании нужно разработать и утвердить систему документооборота. Ей необходимо учитывать не только свои интересы, но и требования законодательства о бухгалтерском документообороте.

Общие положения

В силу статьи 4 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" все российские компании в обязательном порядке ведут бухгалтерский учет.

Обеспечить грамотный бухгалтерский, а в современных условиях еще и налоговый учет фирма может только при наличии такого инструмента, как учетная политика.

В соответствии с ПБУ 1/2008 *(1) учетная политика организации представляет собой совокупность способов ведения бухгалтерского учета. К ним относятся способы группировки и оценки фактов хозяйственной деятельности, погашения стоимости активов, организации документооборота, инвентаризации, способы применения счетов бухгалтерского учета, системы регистров бухгалтерского учета, обработки информации и другие.

Принятая организацией учетная политика утверждается приказом руководителя фирмы*(2).

При этом утверждаются:

- рабочий план счетов, содержащий синтетические и аналитические счета, необходимые для бухгалтерского учета в соответствии с требованиями своевременности и полноты учета и отчетности;

- формы первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности;

- порядок проведения инвентаризации и методы оценки видов имущества и обязательств;

- правила документооборота и технология обработки учетной информации;

- порядок контроля над хозяйственными операциями и другие решения, необходимые для организации бухгалтерского учета.

Требование о разработке документооборота содержится и в иных нормативных актах бухгалтерского законодательства, например в пункте 5 ПБУ 1/2008.

Итак, вначале главный бухгалтер фирмы обязан сформировать учетную политику, в которой закрепляются все используемые организацией методы учета.

График движения документов

Вместе с тем до сих пор Минфин России не утвердил никаких специальных рекомендаций в отношении документооборота, в связи с чем для этих целей компании используют Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Минфином СССР 29.07.1983 N 105 (далее - Положение).

Заметим, что в Положении под документооборотом понимается собственно движение первичных документов в бухгалтерском учете. Основные этапы этого движения:

- создание (получение) первичного документа и передача документа в бухгалтерскую службу организации;

- проверка, обработка документа и внесение данных в бухгалтерские регистры;

- передача в архив.

Движение документации на каждом из перечисленных этапов регламентируется специальным графиком движения документов. Он закрепляет оптимальный режим (сроки и очередность) обработки бухгалтерской документации, поступающей в организацию.

Составлением этого графика руководит главный бухгалтер.

Формы унифицированные и самостоятельно разработанные

Прежде чем организовывать движение документов, стоит уделить внимание такому немаловажному элементу учетной политики, как формы первичных документов.

Бухгалтерское законодательство допускает использование первичных бухгалтерских документов 2 видов:

- унифицированных форм первичной учетной документации, разработанных Госкомстатом Российской Федерации по согласованию с Минфином и Минэкономики России. Сегодня утверждены большинство унифицированных форм, в том числе: по учету основных средств, нематериальных активов и материально-производственных запасов, по учету работ в капитальном строительстве и ремонтно-строительных работ, по учету кассовых и торговых операций, по оформлению результатов инвентаризации, по учету труда и т.д.;

- самостоятельно разработанных форм первичных документов.

Если существует унифицированная форма первичного документа, то организация обязана применять именно ее. Самостоятельно разработанные формы документов могут использоваться в качестве первичных бухгалтерских документов лишь при одновременном выполнении 2 условий:

1) нет унифицированной формы документа;

2) в самостоятельно разработанной форме присутствуют все реквизиты первичного документа, относимые пунктом 2 статьи 9 Закона N 129-ФЗ в состав обязательных:

- наименование;

- дата составления;

- наименование организации, от имени которой составлен документ;

- содержание хозяйственной операции;

- измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

- наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

- личные подписи указанных лиц.

Найди свою унифицированную форму

В настоящий момент организации используют унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные:

- постановлением Госкомстата Российской Федерации от 30.10.1997 N 71а "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве";

- постановлением Госкомстата Российской Федерации от 21.01.2003 N 7 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств";

- постановлением Госкомстата Российской Федерации от 11.11.1999 N 100 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работ в капитальном строительстве и ремонтно-строительных работ";

- постановлением Госкомстата Российской Федерации от 18.08.1998 N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации";

- постановлением Госкомстата Российской Федерации от 27.03.2000 N 26 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N ИНВ-26 "Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией";

- постановлением Росстата от 09.08.1999 N 66 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения";

- постановлением Госкомстата Российской Федерации от 25.12.1998 N 132 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций";

- постановлением Госкомстата Российской Федерации от 06.04.2001 N 26 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты";

- протоколом заседания ГМЭК от 12.09.2003 N 3/75-2003 "О решениях Государственной межведомственной экспертной комиссии по контрольно-кассовым машинам" (вместе с Альбомом унифицированных форм первичной расчетно-учетной документации по денежным расчетам с населением при оформлении билетов на проезд в пассажирском автомобильном транспорте междугородного сообщения);

- постановлением Госкомстата Российской Федерации от 01.08.2001 N 55 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 "Авансовый отчет";

- постановлением Госкомстата Российской Федерации от 28.11.1997 N 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте";

- постановлением Госкомстата Российской Федерации от 29.09.1997 N 68 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету сельскохозяйственной продукции и сырья".

Обратите внимание! Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов установлены приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152.

Помни о реквизитах

Обращаем ваше внимание на то, что отсутствие любого из вышеперечисленных реквизитов в самостоятельно разработанной форме первичного документа обязательно приведет к спору с налоговыми органами при проверке в части признания затрат, получения вычетов и т.д., что может закончиться доначислением налогов, уплатой штрафов и пеней. И хотя большинство арбитров считают, что первичная документация контрагентов, имеющая дефекты оформления или составленная не по установленным формам, может служить доказательством произведенных расходов*(3), организация при разработке самостоятельных форм должна помнить о требованиях статьи 9 Закона N 129-ФЗ.

Как следует из Закона N 129-ФЗ, утверждать и закреплять приказом по учетной политике нужно лишь самостоятельно разработанные формы "первички" и формы, используемые для внутренней бухгалтерской отчетности.

Иначе говоря, если фирма пользуется исключительно унифицированными формами первичной учетной документации, то это положение не обязательно закреплять в учетной политике. Правда, если унифицированная форма документа чем-то не устраивает организацию, то она вправе изменить ее или дополнить. Законодательно такие действия не запрещены в отношении большинства используемых форм.

Доработка стандартной формы

Напомним, что Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации (далее - Порядок) утвержден постановлением Госкомстата Российской Федерации от 24.03.1999 N 20. Порядком запрещено изменять и удалять какие-либо реквизиты унифицированной формы документа (включая код, номер, наименование).

Вместе с тем при необходимости организация может в унифицированные формы первичной учетной документации вносить любые дополнительные реквизиты, исключение составляют только формы по учету кассовых операций. Кроме того, допускается изменение формата бланка первичного документа, то есть можно расширить или сузить графы и строки с учетом значности показателей, внести дополнительные строки (в том числе свободные) и добавить вкладные листы для размещения и обработки необходимой информации. Аналогичные правила в отношении введения в унифицированные формы первичной бухгалтерской документации дополнительных реквизитов предусмотрены и пунктом 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации*(4). Включение любых дополнительных реквизитов может быть обусловлено характером операции, требованиями нормативных актов, методических указаний по бухгалтерскому учету, а также технологией обработки учетной информации, применяемой организацией.

Использование "модернизированных" унифицированных форм также необходимо оформить приказом по учетной политике. Об этом прямо говорится в Порядке, и такие разъяснения дают налоговые органы*(5).

Таким образом, в учетной политике организации закрепляется использование самостоятельно разработанных форм первичных учетных документов и "модернизированных" унифицированных форм, причем форма приводится в качестве приложения к учетной политике.

Заметим, что с необходимостью разработать собственные формы документов или изменить унифицированные можно столкнуться и в течение финансового года. Поэтому фирме придется дополнить свою учетную политику положением, учитывающим эту вероятность. Обратите внимание на то, что в силу пункта 10 ПБУ 1/2008 такие действия организации не могут квалифицироваться как изменение учетной политики. Применять требуемые документы организация сможет после внесения дополнений.

Как разработать "первичку"

Предположим, что основной вид деятельности ООО "Альянс" - оказание посреднических услуг по продаже товаров на основе договора комиссии. Комиссионное соглашение регулируется нормами главы 51 "Комиссия" ГК РФ. Статьей 999 ГК РФ определено, что посредник (комиссионер) после исполнения поручения комитента обязан перед ним отчитаться. Этот отчет позволит посреднику отразить у себя в учете выручку от оказания услуги по продаже товаров. Для комитента данный отчет, в свою очередь, будет основанием для отражения в учете выручки от продажи товаров и для признания расходов в виде комиссионного вознаграждения.

Так как унифицированная форма отчета посредника не существует, организация "Альянс" вправе разработать самостоятельную форму отчета и закрепить ее использование учетной политикой.

Обычно в отчете посредника содержится такая информация: количество товара, реализованного по цене, установленной комитентом, за определенный период времени; суммы расходов, подлежащие возмещению, если таковые имеются; размер вознаграждения за оказанную услугу.

Примерная форма отчета посредника с учетом требований пункта 2 статьи 9 Закона N 129-ФЗ может выглядеть так:

Отчет комиссионера о продаже товара по договору комиссии

N 25 от 1 октября 2010 года

за период с 1 по 31 октября 2010 года

г. Омск

31 октября 2010 г.

ООО "Альянс", именуемое в дальнейшем Комиссионер, в лице директора Кирсанова А.И., действующего на основании устава, составило отчет о нижеследующем.

За период с 1 по 31 октября 2010 года Комиссионером реализован товар комитента на общую сумму 590 000 руб., в том числе НДС - 90 000 руб.

Всего за указанный период третьим лицам был реализован по договорам купли-продажи следующий товар:

N п/п	Наименование товара	Кол-во	Цена за ед., руб.	Общая стоимость, в т.ч. НДС, руб.	Наименование покупателя	Дата отгрузки	Дата оплаты
1	Печь СВЧ	250	2360	590 000	ООО "Бытовая техника"	15.10.2010	16.10.2010
	Всего:			590 000

Согласно договору комиссионное вознаграждение составляет 3% от стоимости проданного товара, то есть 17 700 руб., в том числе НДС - 2700 руб.

Комитенту перечисляется полученная от покупателя сумма в размере 572 300 руб. за вычетом комиссионного вознаграждения.

Директор ООО "Альянс"     Кирсанов      А.И. Кирсанов

Отчет утверждаю ___________

                   дата

__________      _________         _____________________________________

 должность       подпись                    расшифровка подписи

В разделе учетной политики о применении форм первичной учетной документации следует отметить, что для отчета посредника используется самостоятельно разработанная форма, которая содержится в отдельном приложении к учетной политике.

Заполнение первичного документа

Первичные учетные документы могут составляться как на бумаге, так и на электронных носителях. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии документов в бумажном варианте для других участников хозяйственных операций, а также по требованию контролирующих органов, суда и прокуратуры.

Нельзя заполнять "первичку" простым карандашом, нужно использовать чернила, химический карандаш, шариковые ручки или другие средства, обеспечивающие сохранность записей. Во всех свободных строках проставляются прочерки.

За достоверность сведений, качественное оформление и своевременную передачу в бухгалтерию первичных документов отвечают лица, составившие и подписавшие их.

Окончательно оформленным первичный документ считается в случае, если он составлен по установленной форме, все его обязательные реквизиты заполнены, а свободные строки прочеркнуты. Если унифицированная форма документа предусматривает наличие печати, то ее надо проставлять обязательно. Оформленный документ передается в бухгалтерию.

Разрабатываем график движения документов

Конкретные рекомендации по составлению графика документооборота Положение не дает. Однако в нем отмечено, что график должен рационализировать документооборот, то есть определять для каждого документа оптимальное число исполнителей, подразделений и минимальный срок обработки документа каждым из подразделений. При этом он должен способствовать улучшению всей учетной работы в организации, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ.

Обратите внимание! При определении минимальных сроков нахождения документов в подразделении надо помнить, что для некоторых их видов эти сроки закреплены нормативными актами. Так, сотрудник, вернувшийся из командировки, должен представить авансовый отчет в бухгалтерскую службу организации не позднее 3 рабочих дней со дня возвращения из поездки. Об этом прямо говорится в пункте 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации*(6).

В проекте графика нужно предусмотреть максимально возможное число документов, поступающих в организацию извне или создаваемых самой организацией; очертить круг лиц, ответственных за составление, и тех, кто будет работать с документами в дальнейшем; установить сроки и адреса их представления; назначить ответственных за проверку документов.

Оформить график можно в виде таблицы, схемы либо в виде перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением, с указанием взаимосвязи и сроков выполнения.

Обычно используется табличный вариант графика документооборота, примерная форма которого предложена Положением.

Утверждено приказом N __________

от "____" ____ 20 ___ года

Наименование документа

Создание документа

Проверка документа

Обработка документа

Передача в архив

Кол-во экземпляров

Ответственный за выписку

Ответственный за оформление

Ответственный за исполнение

Срок исполнения

Ответственный за проверку

Кто представляет

Порядок представления

Срок представления

Кто исполняет

Срок исполнения

Кто исполняет

Срок передачи

Подготовленный проект графика представляется на утверждение руководителю организации, после чего с ним следует ознакомить каждого сотрудника - исполнителя графика движения документов.

Сделать это можно путем вручения каждому сотруднику выписки из графика документооборота, в которой перечислены все документы, относящиеся к сфере деятельности конкретного сотрудника, а также сказано, в какое подразделение фирмы и в какие сроки он обязан представлять соответствующие документы. Нужно иметь в виду, что ответственность за соблюдение графика движения документов несут его исполнители, а контролирует этот процесс главный бухгалтер компании.

Трудно рассчитывать на то, что все сотрудники фирмы подойдут к исполнению графика документооборота ответственно. Для этого необходимо принять дополнительные меры.

Кстати, не стоит в качестве карательных мер использовать штрафные санкции (снятие премий или их части), что довольно часто применяется на практике. Это противоречит нормам трудового законодательства. Лучше соответствующие положения включить в должностные инструкции, которые могут быть как приложением к трудовому договору, заключаемому с сотрудником, так и отдельным документом, утвержденным работодателем*(7).

На составление графика документооборота значительное влияние оказывают не только отраслевые особенности деятельности компании и объем совершаемых ею операций, но и ее структура.

Если организация имеет структурные подразделения, территориально обособленные от головной организации, то эта особенность должна быть учтена главным бухгалтером при составлении графика в части порядка и сроков взаимной передачи документов. Для обособленного подразделения следует отдельно утвердить график и разработать внутреннюю документацию для обмена информацией между филиалом и головной организацией. Если обмен информацией будет происходить посредством электронной связи, то необходимо продумать и закрепить способы и сроки передачи в головную организацию документов, оформленных на бумажных носителях.

Проверка документов

Итак, форма первичного документа разработана и утверждена. Затем в процессе совершения хозяйственной операции происходит ее заполнение и оформление.

Следующим этапом движения документа является его проверка и обработка.

Любой первичный документ, поступивший в бухгалтерскую службу организации, подвергается обязательной проверке.

Проверка по существу

Вначале документ проверяется по существу, то есть на предмет законности хозяйственной операции. Если им оформлена операция, противоречащая законодательству, то сотрудник бухгалтерии, проводящий проверку, должен поставить об этом в известность главного бухгалтера. Ведь именно он обеспечивает соответствие осуществляемых организацией хозяйственных операций российскому законодательству*(8). В его обязанности входит сообщить о таком документе директору компании. В случае возникновения между ними разногласий по поводу законности данной операции главный бухгалтер вправе принять спорный документ к исполнению только с письменного распоряжения руководителя. При этом всю полноту ответственности за последствия будет нести руководитель*(9).

Проверка качества заполнения

Вторая стадия проверки - ревизия качества заполнения первичного документа, так как закон запрещает принимать к учету документы, составленные по неустановленным формам, с незаполненными реквизитами, ошибками и иными дефектами.

Обработка

Убедившись в полноте и правильности оформления документа, бухгалтер:

- группирует документы по однородным признакам, что позволяет получить сводные данные по движению отдельных видов имущества и обязательств фирмы за отчетный период;

- проверяет арифметические результаты и итоговые значения, правильность отражения количественных и стоимостных показателей документа;

- таксирует документ;

- проставляет корреспонденции счетов, то есть контирует.

Проверенный и принятый к учету документ в обязательном порядке маркируется специальной отметкой, что позволяет избежать его повторного использования и, как следствие, удваивания бухгалтерских записей.

При ручной обработке на проверенном документе проставляется дата занесения записей в бухгалтерский регистр. При автоматизированной системе учета ответственный сотрудник бухгалтерии ставит на документе свой штамп.

Документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также служащие основанием для начисления заработной платы, гасятся штампом или надписью от руки "Получено" или "Оплачено" с указанием даты.

Передача в архив

Заключительный этап документооборота - передача документов в архив. Документы текущего календарного года передаются в хранилище только после его окончания. До этого момента они хранятся в закрывающихся шкафах либо в бухгалтерии, либо в специальных помещениях. Ответственными за их хранение являются лица, назначенные главным бухгалтером. Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, должны быть подобраны по датам и подшиты в папки, которые сопровождаются специальными справками для архива. Кассовые ордера, банковские документы, авансовые отчеты перед отправкой в архив должны быть переплетены. Другие виды документов могут храниться в непереплетенном виде, но во избежание их утери или злоупотреблений их нужно хранить подшитыми в отдельных папках.

Обратите внимание! С октября 2010 года действуют сроки хранения документов, утвержденные приказом Министерства культуры России от 25.08.2010 N 558 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения".

Ответственность за отсутствие документооборота

При отсутствии четкой системы документооборота, в том числе и графика движения документации, организация неизбежно столкнется с проблемами в ведении бухгалтерского и налогового учета и пострадают ее должностные лица.

Напоминаем, что за сохранность учетных документов, оформление и передачу их в архив отвечает главный бухгалтер. Ответственным за организацию хранения всей бухгалтерской документации фирмы, в том числе учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности является руководитель организации*(10). Компании обязаны хранить бухгалтерские документы в течение сроков, устанавливаемых правилами государственного архивного дела, но не менее 5 лет*(11).

Невыполнение данного требования может привести к нежелательным последствиям как для самой организации, так и для ее должностных лиц.

Руководители компаний и другие лица, ответственные за организацию и ведение бухгалтерского учета, в случае уклонения от его ведения в порядке, установленном законодательством Российской Федерации и нормативными актами органов, осуществляющих регулирование бухгалтерского учета, привлекаются к административной или уголовной ответственности*(12).

Должностные лица организации могут быть оштрафованы на 2-3 тыс. руб.*(13) Кроме того, отсутствие документации чревато для фирмы привлечением к налоговой ответственности, в частности, за грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения*(14).

Надеемся, наши рекомендации помогут в составлении раздела учетной политики, посвященного документообороту вашей организации.

В.В. Семенихин,

консультант-эксперт по финансовым, экономическим,

налоговым, правовым и бухгалтерским вопросам

"В курсе правового дела", N 1, январь 2011 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) утв. приказом Минфина России от 06.10.2008 N 106н

*(2) п. 3 ст. 6 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете"

*(3) постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 17.01.2008 N Ф08-8930/07-3350А по делу N А32-8224/2006-45/207-2007-3/38, Поволжского округа от 11.09.2007 по делу N А65-20084/06-СА1-29

*(4) утв. приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н

*(5) письмо УФНС России по г. Москве от 14.12.2005 N 20-12/93198

*(6) письмо ЦБ РФ от 04.10.1993 N 18

*(7) письмо Роструда от 09.08.2007 N 3042-6-0

*(8) п. 3 ст. 7 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ

*(9) п. 4 ст. 7 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ; письмо Минфина России от 19.05.2005 N 07-05-04/11

*(10) ст. 17 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ

*(11) п. 1 ст. 17 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ

*(12) ст. 18 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ

*(13) ст. 15.11 КоАП РФ

*(14) ст. 120 НК РФ