Приложение. Инструкция по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации

Приложение

Инструкция
по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации
(утв. приказом Министерства образования и науки РФ от 30 декабря 2010 г. N 2232)

ГАРАНТ:

См. Инструкцию по делопроизводству в Министерстве образования и науки РФ, утвержденную приказом Минобрнауки России от 30 декабря 2011 г. N 2917

I. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации (далее соответственно - Инструкция, Министерство) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.

Инструкция устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в Министерстве.

Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами в Министерстве.

1.2. Инструкция разработана в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477, и Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. N 76.

1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

Системы автоматизированной обработки документов, применяемые в Министерстве, должны обеспечивать выполнение требований настоящей Инструкции.

1.4. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств при работе с документами, методическое руководство и контроль соблюдения установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях Министерства осуществляется Административно-хозяйственным департаментов.

1.5. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства в департаментах Министерства возлагается на руководителей структурных подразделений Министерства.

Ведение делопроизводства осуществляется работниками департаментов Министерства в соответствии с должностными регламентами, утверждаемыми директорами департаментов.

1.6. При переходе на другую работу работников, занимающихся в структурных подразделениях Министерства ведением делопроизводства, передача всех документов вновь назначаемым работникам производится по актам. Акты утверждаются директорами департаментов. Копии актов направляются в Административно-хозяйственный департамент и в отдел архива Департамента правового обеспечения деятельности Министерства.

Вновь принятые работники, на которых возлагаются обязанности по ведению делопроизводства, обязаны в течение трех дней после поступления на работу пройти инструктаж по ведению делопроизводства в Административно-хозяйственном департаменте.

1.7. Работать с документами, поступившими в Министерство, вне служебных помещений и вносить в них исправления не разрешается.

1.8. Содержание служебных писем не подлежит разглашению. Использование сведений, содержащихся в этих документах, в печати и других средствах массовой информации не допускается, передача документов или их копий работникам других организаций допускается с разрешения руководства Министерства или директора соответствующего департамента.

С содержанием подготовленных в Министерстве проектов нормативных правовых актов могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.

Взаимодействие со средствами массовой информации и передача им служебной информации осуществляется структурными подразделениями Министерства, специально на то уполномоченными, а в отдельных случаях - по письменному разрешению руководства Министерства.

1.9. Порядок обращения со служебными документами, содержащими служебную информацию ограниченного доступа (распространения), определен в Инструкции о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Минобрнауки России, утвержденной приказом Минобрнауки от 30 декабря N 2233.

1.10. Порядок организации и ведения секретного делопроизводства в Министерстве осуществляется в соответствии с Инструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации, утвержденной постановлением Правительства Российской Федерации от 5 января 2004 г. N 3-1.

1.11. Перед уходом в отпуск или выездом в командировку работник структурного подразделения Министерства обязан передать через работников, ведущих делопроизводство, находящиеся у него на исполнении документы другому работнику по указанию директора департамента.

1.12. Работники структурных подразделений Министерства несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции и сохранность находящихся у них документов.

О случаях утраты зарегистрированного документа работник департамента обязан незамедлительно доложить руководителю структурного подразделения Министерства. Руководитель структурного подразделения Министерства назначает служебное расследование, о результатах которого в недельный срок сообщает в Административно-хозяйственный департамент.

Административно-хозяйственный департамент организует регулярные проверки состояния делопроизводства и соблюдения требований Инструкции в структурных подразделениях Министерства. О результатах проверок докладывается руководству Министерства.

1.13. Внесение изменений в Инструкцию осуществляется приказом Министерства после их согласования с Федеральным архивным агентством.

II. Основные понятия

Документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в федеральных органах исполнительной власти;

документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот Министерства;

электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;

автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;

вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;

оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;

электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;

реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;

бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

обращение гражданина - направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменные предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;

юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему законодательством Российской Федерации, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления;

унифицированная форма документа - совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;

шаблон бланка (унифицированной формы документа) - бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;

документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

объем документооборота - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в Министерстве, с указанием сроков их хранения;

экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности Министерства;

формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;

служба делопроизводства - структурное подразделение Министерства, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях Министерства;

СЭД - система электронного документооборота;

СЭДКП - открытая модульная система электронного документооборота и контроля исполнения поручений. СЭДКП представляет собой модульную взаимосвязанную многоуровневую территориально распределенную систему потоковой обработки различного рода документов, действующую в сегментах СЭД и способную обеспечить полный жизненный цикл различного рода документов. Система включает в себя следующие функции: регистрация входящей, исходящей, внутренней корреспонденции, писем и обращений граждан, наложение указаний по исполнению документа, формирование заданий в соответствии с поручениями руководителей и указаниями по исполнению документа, формирование запросов и аналитических отчетов по состоянию документооборота.

III. Документооборот Министерства образования и науки Российской Федерации

Деятельность Министерства как федерального органа исполнительной власти обеспечивается системой взаимосвязанной управленческой документации. Ее состав (пункт 1 приложения N 1 к настоящей Инструкции) определяется компетенцией Министерства, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между Министерством, другими органами управления и организациями.

При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифта Times New Roman.

Требования к оформлению некоторых общих реквизитов приведены в приложении N 1 к настоящей Инструкции.

3.1. Организация документооборота

3.1.1. Движение документов в Министерстве с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот. Основным показателем движения документов является объем документооборота - число документов, поступивших в Министерство и созданных им за определенный период.

3.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Министерстве, регламентируются настоящей Инструкцией, положениями о структурных подразделениях и должностными регламентами их работников.

3.2. Организация доставки документов

Доставка документов в Министерство осуществляется по каналам электрической связи, средствами почтовой и фельдъегерской связи, а также при помощи использования системы межведомственного электронного документооборота (далее - МЭДО) при приемке и обработке электронных сообщений.

3.2.1. Доставка документов в Министерство и из Министерства в подведомственные федеральные службы осуществляется разъездными машинами федеральных служб по установленным графикам.

3.2.2. С помощью почтовой связи в Министерство доставляется письменная корреспонденция в виде простых, заказных и ценных писем и бандеролей, а также печатные издания.

3.2.3. С помощью фельдъегерской связи в Министерство доставляются документы из органов государственной власти Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, а также дипломатическая почта.

3.2.4. По каналам электрической связи поступают: телеграммы, факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте.

3.2.4.1. Работа с телеграммами

Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 222. Текст телеграмм печатается на единых телеграфных бланках.

Объем телеграмм не должен превышать половины листа формата А4. Текст телеграмм печатается на одной стороне листа прописными буквами без абзацев и переноса слов. Союзы, предлоги, местоимения и знаки препинания в тексте опускаются, если при этом не искажается смысл.

Телеграммы категории "ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ" подписываются руководством Министерства и заверяются гербовой печатью.

Подпись на телеграмме должна соответствовать напечатанной фамилии. Подписи следует писать с указанием должности.

Образец правительственной телеграммы приводится в приложении N 8 к настоящей Инструкции.

3.2.4.2. Работа с факсограммами

Факсограммы, поступающие в адрес Министерства, принимаются по факсу структурным подразделением, отвечающим за прием факсограмм, Административно-хозяйственного департамента.

При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться настоящей Инструкцией, а также следующими требованиями:

ответственность за содержание и объем передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ, и руководство департамента;

запрещается передавать тексты документов с грифом "Для служебного пользования";

факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму.

Контроль использования факсимильной техники, установленной в департаментах, осуществляется руководством этих департаментов.

3.2.4.3. Работа с телефонограммами

Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

3.2.4.4. Работа с электронным письмом (электронное сообщение) - документ информационно-справочного характера, передаваемый и получаемый по электронной почте. Электронное письмо имеет статус документа, если оно заверено электронной цифровой подписью (далее - ЭЦП).

Сообщения, поступающие в адрес Министерства по электронной почте, принимаются в структурном подразделении, отвечающем за прием электронных сообщений, Административно-хозяйственного департамента (электронный адрес: info@mon.gov.ru).

3.2.4.5. МЭДО - межведомственная система электронного документооборота.

3.3. Регистрация входящих документов и подготовка проектов указаний по исполнению документа

3.3.1. Документы, поступающие в Министерство, регистрируются и сканируются в день поступления.

3.3.2. Регистрации подлежат документы, поступающие из органов государственной власти, организаций и от физических лиц.

3.3.3. Порядковые номера регистрируемым входящим документам присваиваются в пределах календарного года при помощи системы электронного документооборота.

3.3.4. Входящая корреспонденция, поступающая в адрес:

Министерства, Министра регистрируется в Административно-хозяйственном департаменте;

заместителей Министра - регистрируется в соответствующих секретариатах заместителей Министра;

департаментов - регистрируется в секретариатах этих департаментов;

3.3.5. Запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа, награждении и по другим вопросам социально-правового характера регистрируются в отделе архива Департамента правого обеспечения деятельности Министерства.

3.3.6. Письма и обращения граждан регистрируются работниками отдела регистрации и контроля за рассмотрением обращений граждан и организаций Административно-хозяйственного департамента; подлежат рассмотрению в сроки, установленные Административным регламентом Министерства образования и науки Российской Федерации по исполнению государственной функции "Организует прием граждан, обеспечивает своевременное и полное рассмотрение устных и письменных обращений граждан, принятие по ним решений и направление ответов в установленный законодательством Российской Федерации срок", утвержденным приказом Министерства образования и науки Российской Федерации от 19 июня 2007 г. N 177.

3.3.7. Зарегистрированные документы, поступившие на имя Министра, а также в адрес Министерства без указания конкретного должностного лица, передаются в структурное подразделение, отвечающее за подготовку указания по исполнению документа (далее - указание по исполнению), где они подготавливаются для доклада руководству с проектом указания по исполнению в электронном виде и для постановки документов на контроль в структурном подразделении, отвечающем за контроль исполнения документов, Административно-хозяйственного департамента, а в необходимых случаях и для установления контрольного срока.

3.3.8. После регистрации входящий документ проходит этапы рассмотрения, утверждения указания по исполнению, постановки на контроль и исполнения документа. При этом дальнейшая работа исполнителей с документом может вестись полностью в электронном виде.

3.3.9. Зарегистрированные документы в адрес заместителей Министра поступают в соответствующие секретариаты в электронном виде для доклада руководству Министерства.

3.3.10. Все документы, поступающие в Министерство, после регистрации должны быть направлены в соответствующие структурные подразделения Министерства или в подведомственные Министерству федеральные службы по принадлежности для рассмотрения и исполнения.

3.3.11. Подготовку проектов указаний по исполнению на поступающие в Министерство документы осуществляют следующие работники Административно-хозяйственного департамента:

работники секретариатов заместителей Министра;

работники структурного подразделения, отвечающего за подготовку указаний по исполнению;

работники структурного подразделения, отвечающего за регистрацию писем и обращений граждан.

3.3.12. Указания по исполнению Министра, заместителей Министра, как правило, содержат следующие реквизиты:

Ф.И.О. должностного лица Министерства или подведомственной Министерству федеральной службы;

содержание поручения;

срок исполнения;

подпись;

дату.

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым, если иное не предусмотрено указанием по исполнению. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде указания по исполнению лицам, непосредственно им подчиненным.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в указании по исполнению указываются исполнитель, подпись автора указания по исполнению и дата.

3.3.13. Указания по исполнению Административно-хозяйственного департамента (писем граждан, поступивших в адрес Министерства и Министра, ответов на запросы структурных подразделений Министерства, переписки с другими федеральными органами исполнительной власти) содержат Ф.И.О. должностного лица Министерства или название подведомственных Министерству федеральных служб.

Указанные документы направляются для рассмотрения, использования в работе или ответа авторам обращений.

Не допускается структурным подразделениям Министерства давать поручения в адрес федеральных служб. Структурные подразделения Министерства могут обратиться в подведомственные Министерству федеральные службы с запросом о представлении необходимой информации для выполнения своих полномочий.

3.3.14. Возможные предложения по корректировке (уточнению) указаний по исполнению (состав исполнителей, содержание поручения) могут представляться руководителями структурных подразделений Министерства на имя руководителя, давшего поручение в срок, не превышающий трех дней с даты регистрации документа в Министерстве, а по срочным и оперативным - незамедлительно после ее подписания через представителя Административно-хозяйственного департамента, подготовившего проект указания по исполнению. В случаях, когда в указании по исполнению руководства имеются поручения, не входящие в полномочия структурного подразделения Министерства или федеральной службы, руководитель структурного подразделения Министерства или руководитель федеральной службы в течение двух дней направляет свои предложения по переадресовке поручения в Административно-хозяйственный департамент. В случае внесения предложений по корректировке в ранее подготовленное указание по исполнению данное изменение обязательно фиксируется в структурном подразделении, отвечающем за подготовку указаний по исполнению, и в необходимых случаях - в структурном подразделении, отвечающем за контроль исполнения документов, Административно-хозяйственного департамента.

Образцы оформления указаний по исполнению приведены в приложении N 11 к настоящей Инструкции.

3.4. Работа исполнителей с документами

3.4.1. Руководители структурных подразделений Министерства обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за своевременным и качественным исполнением документов.

3.4.2. При рассмотрении документов руководители структурных подразделений Министерства выделяют документы, требующие срочного исполнения.

3.4.3. Если в указании по исполнению Министра или заместителя Министра первым пунктом указана подведомственная Министерству федеральная служба, а исполненный документ должен быть внесен в Правительство Российской Федерации или другие федеральные органы исполнительной власти, то вторым пунктом указания по исполнению, как правило, указывается соответствующее структурное подразделение Министерства. При этом подготовку документа и согласование с другими федеральными органами исполнительной власти осуществляет ответственный исполнитель, указанный в первом пункте указания по исполнению, который направляет подготовленные и согласованные документы в структурное подразделение Министерства в электронном виде и (или) на бумажном носителе. При необходимости, наряду с электронным документом можно направить и документ в бумажном виде. Структурное подразделение Министерства, указанное вторым пунктом указания по исполнению, представляет Министру (заместителю Министра) для подписания документ за 3 рабочих дня до контрольного срока через Административно-хозяйственный департамент. Допускается отправка документов через систему МЭДО в электронном виде в Правительство Российской Федерации за исключением:*

документов, к которым прилагаются проекты нормативных правовых актов; документов с пометкой "Для служебного пользования";

документов, имеющих в приложении брошюры, книги, газеты, журналы, карты, текстовые и иные материалы формата, превышающего А4;

документов, содержащих приложения объемом более 200 листов.

Материалы к заседанию Правительства Российской Федерации представляются только на бумажном носителе. Отправка документов по системе МЭДО осуществляется без их дублирования на бумажном носителе.

3.4.4. Если в указании по исполнению Министра или заместителя Министра первым пунктом указано структурное подразделение Министерства (вопросы реализации правоустанавливающих функций), а соисполнителем подведомственная Министерству федеральная служба, то процесс согласования документа с другими федеральными органами исполнительной власти и представление Министру (заместителю Министра) документа для подписания осуществляет ответственное структурное подразделение Министерства. Соисполнитель представляет структурному подразделению - исполнителю предложения в электронном виде, подписанные руководителем (его заместителем), в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения.

3.4.5. Персональную ответственность за своевременную и качественную подготовку документов для внесения в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации и другие федеральные органы государственной власти несет руководитель структурного подразделения Министерства или руководитель федеральной службы, подведомственной Министерству и являющейся ответственной за выполнение поручений, в соответствии с указанием по исполнению руководства Министерства.

По поручениям Президента Российской Федерации, сроки исполнения которых не определены, решения о первичном сроке представления доклада на имя Главы государства принимаются в Администрации Президента Российской Федерации в установленном порядке по письменным предложениям должностных лиц, которым даны поручения, представляемым в течение 15 дней со дня их подписания. В случае отсутствия таких предложений поручения исполняются в месячный срок.

3.4.6. Подготовленный в электронном виде к подписанию у руководства Министерства документ визируется исполнителем поручения, руководством структурного подразделения Министерства или руководством федеральной службы, ответственной за выполнение поручения, руководством структурных подразделений-соисполнителей поручения, Департамента правового обеспечения деятельности Министерства, а также в соответствии с Перечнем должностных лиц, уполномоченных проводить правовую экспертизу (если в Правительство Российской Федерации вносится проект нормативно-правового акта), курирующего заместителя Министра, редактора Административно-хозяйственного департамента.

Редактор вносит правки в документ непосредственно перед подписью только при наличии всех необходимых виз. До представления документа на редактирование в общий отдел Административно-хозяйственного департамента специалист отдела делопроизводства Административно-хозяйственного департамента проверяет наличие виз, "основание" служебного документа, количество страниц в приложениях, а также подпись должностного лица. Документы на редактирование представляются в соответствии с перечнем документов, редактирование которых осуществляет Административно-хозяйственный департамент (приложение N 12 к настоящей Инструкции). Не представляются на редактирование служебные письма и другие документы за подписью заместителей Министра (кроме случаев, если заместитель Министра исполняет обязанности Министра), приказы об отпусках, назначении и освобождении от должности руководителей подведомственных организаций, а также приказы по личному составу и награждению.

Подписание документа у руководства Министерства осуществляется через отдел делопроизводства Административно-хозяйственного департамента.

3.4.7. В случае если в поручении Правительства Российской Федерации ответственным за созыв указано Министерство, то ответственное за выполнение поручения структурное подразделение Министерства или федеральная служба обязаны получить согласование у федеральных органов исполнительной власти - соисполнителей поручения (на уровне не ниже заместителей Министра) в виде подписанного ЭЦП письма в электронном виде, переданного по каналам межведомственного электронного документооборота, или бумажного письма в адрес Министерства, или визы на визовом экземпляре документа (визы на оригинале нормативного правового акта).

3.4.8. Доклады в Правительство Российской Федерации, на имя Председателя Правительства Российской Федерации или его заместителей вносятся в Правительство Российской Федерации Министром или лицом, исполняющим его обязанности.

3.4.9. Внесение документов, подготовленных департаментами Министерства или федеральными службами, подведомственными Министерству, и носящих нормативно-правовой характер, в Правительство Российской Федерации осуществляется Министром или лицом, исполняющим его обязанности, в соответствии с пунктом 53 Регламента Правительства Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 1 июня 2004 г. N 260 (далее - Регламент Правительства Российской Федерации).

3.4.10. Документы в Аппарат Правительства Российской Федерации вносятся заместителями Министра (в соответствии с распределением обязанностей).

3.4.11. Все документы, подготовленные с нарушением положений настоящей Инструкции, Административно-хозяйственным департаментом Министерства возвращаются ответственным исполнителям на доработку.

3.5. Правила оформления документов

3.5.1. Бланки документов

3.5.1.1. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм).

Нормативные правовые акты, распорядительные документы и письма Министерства оформляются на бланках в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, оформляются без бланка на стандартных листах бумаги.

3.5.1.2. В Министерстве применяются следующие бланки:

номерной бланк письма Министерства (синего цвета);

номерной бланк письма должностного лица (Министра, заместителя Министра, статс-секретаря - заместителя Министра) (синего цвета);

бланк структурного подразделения Министерства, имеющего право осуществлять переписку со сторонними организациями (черно-белого цвета);

бланк приказа (черно-белого цвета);

бланк распоряжения (черно-белого цвета)

бланк протокола (черно-белого цвета);

бланк указания по исполнению (черно-белого цвета).

Образцы номерных бланков, применяемых в Министерстве, приведены в приложении N 13 к настоящей Инструкции. Введение в обращение новых бланков осуществляется по разрешению заместителя Министра, координирующего деятельность Административно-хозяйственного департамента. Соответствующие предложения вносятся директором Административно-хозяйственного департамента вместе с образцами предлагаемых бланков.

3.5.1.3. Организация работы по изготовлению и учету бланков документов Министерства возлагается на отдел материально-технического обеспечения Административно-хозяйственного департамента, который:

получает от общего отдела Административно-хозяйственного департамента заявки на изготовление бланков документов, а также при необходимости их образцы (макеты);

оформляет заказы на изготовление печатно-бланочной продукции в типографии;

осуществляет получение, учет поступления бланков (приложение N 14 к настоящей Инструкции) и выдачу в секретариаты заместителей Министра и структурные подразделения Министерства изготовленных бланков документов, за исключением бланков Министра образования и науки Российской Федерации.

Получение и учет поступления бланков Министра образования и науки Российской Федерации осуществляет общий отдел Административно-хозяйственного департамента (приложение N 14 к настоящей Инструкции).

Для ведения учета выдачи бланков, изготовленных типографским способом, в структурные подразделения Министерства бланки документов нумеруются типографским способом. Порядковый номер проставляется в нижней части оборотной стороны бланка документа. Учет бланков ведется раздельно по видам бланков в журнале учета выдачи бланков (приложение N 14 к настоящей Инструкции).

Бланки документов выдаются работникам, ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях Министерства, под роспись в журнале учета выдачи бланков.

В структурных подразделениях Министерства бланки документов используются строго по назначению и хранятся в шкафах или сейфах, закрываемых на ключ.

Передача бланков документов другим организациям и лицам не допускается.

Ответственность за обеспечение сохранности бланков документов и правильность их использования несут работники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях, и руководители структурных подразделений Министерства.

Отчет о расходовании бланков (приложение N 14 к настоящей Инструкции) ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях работники представляют в отдел материально-технического обеспечения Административно-хозяйственного департамента ежемесячно к 3 числу месяца, следующего за отчетным.

Испорченные и невостребованные бланки документов возвращаются в отдел материально-технического обеспечения Административно-хозяйственного департамента вместе с отчетом о расходе бланков (приложение N 14 к настоящей Инструкции).

Уничтожение испорченных бланков документов производится Административно-хозяйственным департаментом по акту.

Контроль правильности расходования бланков документов осуществляет Административно-хозяйственный департамент.

3.5.1.4. Документы Министерства должны иметь установленный комплекс обязательных реквизитов.

Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности Министерства, являются:

а) Государственный герб Российской Федерации;

б) наименование федерального органа исполнительной власти;

в) должность лица, подписавшего документ;

г) подпись должностного лица;

д) вид документа;

е) место составления (издания) документа;

ж) справочные данные о федеральном органе исполнительной власти;

з) адресат;

и) дата документа;

к) регистрационный номер документа;

л) наименование документа;

м) текст документа;

н) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

о) отметка о наличии приложений;

п) гриф согласования;

р) гриф утверждения;

с) виза;

т) оттиск печати;

у) отметка о заверении копии;

ф) отметка об исполнителе;

х) указания по исполнению документа;

ц) отметка о контроле документа;

ч) отметка об исполнении документа;

ш) отметка о конфиденциальности.

Реквизиты документов оформляются в порядке согласно приложению N 17 к настоящей Инструкции.

3.6. Регистрация и отправка исходящих документов

3.6.1. Исходящие документы регистрируются в день подписания.

3.6.2. Регистрация исходящих документов (кроме ответов на письма граждан) в адрес федеральных органов исполнительной власти и организаций за подписью заместителей Министра осуществляется в секретариатах заместителей Министра. Почтовая отправка этих документов производится общим отделом Административно-хозяйственного департамента. Отправку в электронном виде осуществляют секретариаты заместителей Министра.

Документы, подписанные Министром, отправляются адресатам отделом делопроизводства Административно-хозяйственного департамента через фельдъегерскую связь или по системе МЭДО.

Документы, требующие оперативного доведения информации до сведения подведомственных образовательных учреждений профессионального образования, других организаций, подведомственных Министерству, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, осуществляющих управление в сфере образования, могут быть разосланы с использованием массовой электронной рассылки, осуществляемой общим отделом Административно-хозяйственного департамента.

Рассылка документов в единичный электронный адрес осуществляется структурными подразделениями Министерства самостоятельно.

Для осуществления массовой электронной рассылки департамент передает в общий отдел Административно-хозяйственного департамента оригинал документа или его полноформатную копию, электронную копию документа (на дискете, компакт-диске, флэш-карте или по электронной почте начальнику общего отдела) и заявку (приложение N 16 к настоящей Инструкции).

Предоставляемая информация должна соответствовать требованиям:

информационные текстовые материалы должны быть предоставлены в электронном виде и созданы с помощью текстового редактора MS Word и MS Excel (форматы doc, xls);

в случае необходимости электронной рассылки по ограниченному списку адресатов в поле наименования адресата добавляется надпись "(по списку)". Вместе с заявкой предоставляется список рассылки, подписанный руководителем структурного подразделения, включающий полное наименование адресата подведомственного образовательного учреждения профессионального образования, органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации, осуществляющего управление в сфере образования, для других организаций - полное наименование адресата и электронный адрес.

3.6.3. Регистрация ответов на письма и обращения граждан осуществляется секретариатами структурных подразделений Министерства. Визовый экземпляр ответа автору (авторам) обращения вместе с оригиналом обращения хранится в структурном подразделении, подготовившем ответ. Контрольная карточка, в которой указаны номер и дата ответа, ФИО руководителя, подписавшего ответ, ФИО исполнителя представляется в отдел регистрации и контроля за рассмотрением обращений граждан Административно-хозяйственного департамента для снятия письма с контроля. Отправка писем осуществляется общим отделом Административно-хозяйственного департамента.

3.6.4. Письма, подписанные руководством структурных подразделений Министерства, регистрируются в этих структурных подразделениях и передаются исполнителем в общий отдел Административно-хозяйственного департамента для отправки, кроме писем, адресованных в Аппарат Правительства Российской Федерации. Отправку данных документов обеспечивает отдел делопроизводства посредством фельдсвязи.

3.6.5. Документы, отправляемые из Министерства иностранным адресатам, регистрируются в Департаменте международного сотрудничества и передаются на отправку в общий отдел Административно-хозяйственного департамента (с указанием полного адреса адресата). К документам прикладывается конверт, подписанный на иностранном языке, и перевод адреса на русский язык (для внесения в реестр международных почтовых отправлений).

3.6.6. Неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям.

3.6.7. Запечатанный конверт с корреспонденцией отправляется общим отделом Административно-хозяйственного департамента.

3.7. Порядок прохождения внутренних документов

3.7.1. Внутренние документы оформляются в виде служебной записки, текст которой состоит из двух частей.

В первой части излагаются положения, послужившие поводом к ее написанию, во второй - выводы и предложения. Служебные записки оформляются в электронном виде и подписываются ЭЦП. В исключительных случаях допускается оформление служебных записок на бумажном носителе.

Служебные записки на имя Министра оформляются без указания должностей адресатов и адресантов и подписываются заместителями Министра или руководством структурных подразделений Министерства с визой курирующего заместителя Министра.

3.7.2. Передача электронных документов между структурными подразделениями Министерства осуществляется внутри СЭДКП. Передача материальных (бумажных) документов между структурными подразделениями осуществляется через секретарей структурных подразделений Министерства или лиц, ответственных за делопроизводство. Документ регистрируется один раз в структурном подразделении Министерства, подготовившем служебную записку. Исходящий номер с буквами "вн" регистрируется отдельно от исходящих документов, направляемых в другие федеральные органы исполнительной власти и организации.

3.7.3. Образец оформления служебных писем приводится в приложении N 7 к настоящей Инструкции.

3.8. Оформление служебных писем при переписке с зарубежными адресатами

3.8.1. Служебные письма зарубежным адресатам оформляются на бланках установленной формы.

3.8.2. Правила и образец оформления письма зарубежному адресату приводятся в приложении N 20 к настоящей Инструкции.

3.8.3. Корреспонденция, поступающая в Министерство на иностранном языке, через экспедицию передается в Департамент международного сотрудничества для предварительного рассмотрения и направления по принадлежности.

3.8.4. Письменный ответ на запрос зарубежного корреспондента дается не позднее 30 дней со дня регистрации запроса. По согласованию сторон устные ответы могут даваться по телефону или во время деловых встреч. При этом на запросе делается соответствующая отметка о сроке и содержании устного ответа.

3.8.5. Дипломатическая почта, поступающая в Министерство из российских загранучреждений и иностранных дипломатических представительств в России, направляется в Департамент международного сотрудничества для регистрации и последующего исполнения документа совместно с заинтересованными структурными подразделениями Министерства, за исключением случаев, когда дипломатическая почта поступает на имя конкретного должностного лица. Дипломатическая почта подшивается в дела и хранится в Департаменте международного сотрудничества.

IV. Требования к подготовке и представлению проектов законодательных и нормативных актов

4.1. Подготовка и оформление проектов законодательных актов Российской Федерации, концепций проектов федеральных законов и проектов технических заданий на их разработку

4.1.1. Разработка проектов федеральных законов (далее - законопроектов) осуществляется Министерством в соответствии с принимаемыми Правительством Российской Федерации программами и планами законопроектной деятельности или иными актами Правительства Российской Федерации, предусматривающими разработку законопроектов, ведомственным планом организации законопроектных работ на соответствующий год.

4.1.2. Концепции законопроектов и проекты технических заданий на их разработку (далее - концепции и проекты ТЗ) разрабатываются в соответствии с Основными требованиями к концепции и разработке проектов федеральных законов, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 2 августа 2001 г. N 576.

4.1.3. Законопроекты, концепции и проекты ТЗ, подготовленные Министерством, до согласования с заинтересованными органами государственной власти подлежат правовой экспертизе, проводимой Департаментом правового обеспечения деятельности Министерства.

Завизированные руководителями (или их заместителями) всех заинтересованных структурных подразделений Министерства и находящихся в его ведении федеральных служб законопроект, концепция и проект ТЗ до их подписания направляются в Департамент правового обеспечения деятельности Министерства для проведения правовой экспертизы.

Законопроекты, концепции и проекты ТЗ направляются в Департамент правового обеспечения деятельности Министерства с приложением всех актов (документов), в соответствии с которыми или во исполнение которых они подготовлены. Правовая экспертиза законопроектов, концепций и проектов ТЗ без приложения указанных актов (документов) не проводится, а законопроекты, концепции и проекты ТЗ возвращаются исполнителю.

Правовая экспертиза законопроекта, концепции и проекта ТЗ проводится Департаментом правового обеспечения деятельности Министерства в течение не менее семи дней со дня его поступления в Департамент. При проведении правовой экспертизы законопроекта, концепции и проекта ТЗ исполнитель проекта может привлекаться в рабочем порядке специалистом Департамента правового обеспечения деятельности Министерства, проводящим правовую экспертизу, для дачи пояснений по проекту. Законопроект, концепция и проект ТЗ с замечаниями и предложениями, сделанными по тексту, передаются в рабочем порядке исполнителю на доработку.

Доработанные законопроект, концепция и проект ТЗ с приложением предыдущего законопроекта, концепции и проекта ТЗ, по тексту которых делались замечания и предложения, передается исполнителем специалисту Департамента правового обеспечения деятельности Министерства, проводившему правовую экспертизу, для проверки соответствия и правильности доработанного проекта. При отсутствии замечаний законопроект, концепция и проект ТЗ визируются руководством Департамента правового обеспечения деятельности Министерства, проводившим правовую экспертизу, или специалистом указанного департамента, уполномоченным визировать по результатам правовой экспертизы документы, подготовленные структурными подразделениями Министерства или поступившие в Министерство на согласование, от имени Департамента правового обеспечения деятельности Министерства.

При наличии неурегулированных разногласий законопроект, концепция и проект ТЗ не визируются и возвращаются исполнителю вместе с заключением на них, подписанным руководством Департамента правового обеспечения деятельности Министерства.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

4.1.3. В целях обеспечения возможности проведения независимой антикоррупционной экспертизы законопроектов, концепций и проектов ТЗ в соответствии с Правилами проведения антикоррупционной экспертизы нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 26 февраля 2010 г. N 96, они размещаются подготовившими их структурными подразделениями Министерства в установленном порядке на официальном сайте Министерства в сети Интернет в течение рабочего дня, соответствующего дню их направления на согласование в государственные органы и организации в соответствии с пунктом 57 Регламента Правительства Российской Федерации, с указанием дат начала и окончания приема заключений по результатам независимой антикоррупционной экспертизы.

Срок проведения независимой экспертизы на коррупциогенность указанных проектов не может быть меньше срока, установленного для их рассмотрения государственными органами и организациями.

4.1.4. Законопроект, представляемый в Правительство Российской Федерации, визируется Министром или лицом, исполняющим его обязанности.

Законопроект вносится в Правительство Российской Федерации с сопроводительным письмом, содержащим основание внесения законопроекта, суть вопроса, сведения о согласовании законопроекта, с приложением следующих документов:

проекта распоряжения Правительства Российской Федерации о внесении законопроекта в Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации и назначении официального представителя Правительства Российской Федерации при рассмотрении законопроекта палатами Федерального Собрания Российской Федерации;

пояснительной записки, содержащей изложение предмета законодательного регулирования и основной идеи законопроекта;

финансово-экономического обоснования принимаемых решений;

перечня федеральных законов, подлежащих признанию утратившими силу, приостановлению, изменению или принятию в связи с данным законопроектом;

перечня нормативных правовых актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и федеральных органов исполнительной власти, подлежащих признанию утратившими силу, приостановлению, изменению или принятию в связи с данным законопроектом;

заключений, предусмотренных пунктом 60 Регламента Правительства Российской Федерации;

заключение Института законодательства и сравнительного правоведения при Правительстве Российской Федерации.

4.1.5. Законопроекты до их внесения в Правительство подлежат обязательному согласованию с заинтересованными федеральными органами исполнительной власти, другими государственными органами и иными организациями.

Законопроекты, после их согласования с заинтересованными федеральными органами исполнительной власти, другими государственными органами и иными организациями до внесения в Правительство Российской Федерации направляются с приложением протоколов согласительных совещаний (при их наличии) и замечаний на правовую экспертизу и антикоррупционную экспертизу в Министерство юстиции Российской Федерации для оценки законопроекта на предмет его соответствия актам более высокой юридической силы, отсутствия внутренних противоречий и пробелов в правовом регулировании соответствующих отношений и соблюдения правил юридической техники, а также наличия либо отсутствия в нем коррупциогенных факторов.

Законопроекты, оказывающие влияние на доходы или расходы федерального бюджета, бюджетов субъектов Российской Федерации, местных бюджетов и бюджетов государственных внебюджетных фондов, направляются с приложением протоколов согласительных совещаний (при их наличии) и замечаний на заключение в Министерство финансов Российской Федерации.

Законопроекты, регулирующие отношения субъектов предпринимательской деятельности или их отношения с государством, а также оказывающие влияние на макроэкономические показатели развития страны, направляются с приложением протоколов согласительных совещаний (при их наличии) и замечаний на заключение в Министерство экономического развития Российской Федерации.

Законопроекты, регулирующие отношения в области организации и осуществления государственного контроля (надзора), в области установления, применения и исполнения обязательных требований к продукции или связанным с ними процессам проектирования (включая изыскания), производства, строительства, монтажа, наладки, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, в области оценки соответствия и в области безопасности процессов производства, направляются на заключение об оценке регулирующего воздействия в Министерство экономического развития Российской Федерации.

4.1.6. Требования и образцы оформления законопроекта и сопроводительных документов приводятся в приложении N 2 к настоящей Инструкции.

4.1.7. В Правительство Российской Федерации также представляются копии подготовленных материалов в электронной форме на гибких магнитных носителях (дискетах 3,5 дюйма) в формате Word for Windows от 6.0 и выше.

4.2. Подготовка и оформление проектов актов Президента Российской Федерации

4.2.1. Подготовка и оформление проектов актов (указов, распоряжений) Президента Российской Федерации производится Министерством в соответствии с порядком, установленным Президентом Российской Федерации, Администрацией Президента Российской Федерации и настоящей Инструкцией.

4.2.2. Проекты актов Президента Российской Федерации, подготовленные Министерством, до согласования с заинтересованными органами государственной власти подлежат правовой экспертизе, которая проводится в порядке, предусмотренном пунктом 4.1.2 настоящей Инструкции.

4.2.3. В целях обеспечения возможности проведения независимой антикоррупционной экспертизы проектов указов Президента Российской Федерации они размещаются подготовившими их структурными подразделениями Министерства в установленном порядке на официальном сайте Министерства в сети Интернет в порядке, установленном пунктом 4.1.3 настоящей Инструкции.

4.2.4. Проекты актов Президента Российской Федерации вносятся в Правительство Российской Федерации Министром (или лицом, исполняющим его обязанности) с сопроводительным письмом, содержащим краткое изложение сути вопроса, обоснование необходимости его принятия, сведения о том, на основании чего подготовлен проект, с кем он согласован. При необходимости к письму прилагаются справочные и аналитические материалы, связанные с подготовкой проекта.

4.2.5. Проекты актов Президента Российской Федерации в случае необходимости должны содержать пункт о возложении на должностных лиц контроля за их исполнением.

4.2.6. Согласование проектов актов (указов и распоряжений) Президента Российской Федерации оформляется визой, включающей личную подпись визирующего, при необходимости его должность, расшифровку подписи и дату. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта документа в нижней его части. Возражения по проекту документа излагаются в отдельной справке, которая прилагается к проекту.

Если в процессе согласования в проект акта Президента Российской Федерации вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения редакционного характера, не изменившие его содержания.

4.2.7. Проекты актов Президента Российской Федерации визируются Министром (или лицом, исполняющим его обязанности), а также руководителями других заинтересованных федеральных органов исполнительной власти в соответствии с пунктом 57 Регламента Правительства Российской Федерации. Проекты актов Президента Российской Федерации, содержащие вопросы распределения зданий и помещений, находящихся в федеральной собственности, подлежат обязательному согласованию с Федеральным агентством по управлению федеральным имуществом, а находящихся на балансе Управления делами Президента Российской Федерации - с Управлением делами Президента Российской Федерации.

Проекты актов Президента Российской Федерации, имеющих нормативный характер, направляются на заключение в Институт законодательства и сравнительного правоведения при Правительстве Российской Федерации и подлежат обязательному согласованию с Министерством юстиции Российской Федерации.

4.2.8. Проекты актов Президента Российской Федерации, предусматривающие принятие актов Правительства Российской Федерации, вносятся с приложением к представляемому проекту акта Президента Российской Федерации соответствующих связанных с ним проектов актов Правительства Российской Федерации.

4.2.9. Требования к оформлению проектов актов Президента Российской Федерации приводятся в приложении N 3 к настоящей Инструкции.

4.3. Подготовка и оформление проектов актов Правительства Российской Федерации

4.3.1. Подготовка и оформление проектов актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации производится Министерством в соответствии с порядком, устанавливаемым Правительством Российской Федерации и настоящей Инструкцией.

4.3.2. Проекты актов Правительства Российской Федерации, подготовленные Министерством, до согласования с заинтересованными органами государственной власти подлежат правовой экспертизе, которая проводится в порядке, предусмотренном пунктом 4.1.2 настоящей Инструкции.

4.3.3. В целях обеспечения возможности проведения независимой антикоррупционной экспертизы проектов постановлений Правительства Российской Федерации они размещаются подготовившими их структурными подразделениями Министерства в установленном порядке на официальном сайте Министерства в сети Интернет в порядке, установленном пунктом 4.1.3 настоящей Инструкции.

4.3.4. Проекты актов Правительства Российской Федерации вносятся Министром (или лицом, исполняющим его обязанности).

4.3.5. Проекты актов Правительства Российской Федерации вносятся с сопроводительным письмом с приложением пояснительной записки. В сопроводительном письме указываются основание внесения проекта, суть вопроса, сведения о согласовании проекта. В пояснительной записке приводятся результаты проработки вопроса и проведения экспертизы, необходимые расчеты, обоснования и прогнозы социально-экономических и иных последствий реализации предлагаемых решений.

Если в тексте проекта акта Правительства Российской Федерации упоминаются ранее принятые акты Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, то делается ссылка на соответствующий официальный источник их опубликования, например:

"(Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, N 5, ст. 615)".

Если подготавливаемый акт Правительства Российской Федерации влечет за собой внесение изменений или дополнений в другие акты Правительства Российской Федерации, то эти изменения или дополнения включаются в проект подготавливаемого акта или представляются в виде самостоятельного акта одновременно с ним.

Документы (программы, положения, планы, нормы и т.п.), которые предлагается утвердить подготавливаемым проектом акта Правительства Российской Федерации, в обязательном порядке прилагаются к данному проекту акта.

Проект акта Правительства Российской Федерации по организации исполнения федерального закона или акта Президента Российской Федерации должен содержать ссылку на соответствующий федеральный закон или акт Президента Российской Федерации.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

4.3.5. В проектах постановлений Правительства Российской Федерации употребляются полные официальные наименования органов и организаций, в проектах распоряжений - их сокращенные официальные наименования.

4.3.6. Постановления Правительства Российской Федерации должны иметь заголовок, в краткой форме отражающий их содержание.

Распоряжения Правительства Российской Федерации заголовка, как правило, не имеют.

4.3.7. Проекты актов Правительства Российской Федерации подлежат согласованию, которое оформляется визой.

Проекты актов Правительства Российской Федерации в обязательном порядке должны визироваться Министром, если Министерство представляет проект акта в Правительство Российской Федерации, а также руководителями других заинтересованных федеральных органов исполнительной власти в соответствии с пунктом 57 Регламента Правительства Российской Федерации. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта документа в нижней его части.

Проекты актов Правительства Российской Федерации, носящих нормативный характер, направляются на заключение в Министерство юстиции Российской Федерации после их согласования с заинтересованными федеральными органами и организациями в соответствии с пунктом 60 Регламента Правительства Российской Федерации.

Проекты актов Правительства Российской Федерации, предусматривающие расходы за счет средств федерального бюджета, направляются на заключение в Министерство финансов Российской Федерации.

При наличии у лица, визирующего проект акта Правительства Российской Федерации, особого мнения (замечаний) он делает об этом отметку при визировании. Особое мнение (замечания) визирующего по проекту актов, как правило, излагается отдельно и прилагается к проекту акта.

Если в ходе проработки или согласования проекта акта Правительства Российской Федерации в него вносятся существенные изменения, то он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект акта Правительства Российской Федерации внесены уточнения, не меняющие его сущность (определяется директором департамента-исполнителя).

4.3.8. Требования к оформлению проектов актов Правительства Российской Федерации приводятся в приложении N 4 к настоящей Инструкции.

4.4. Подготовка и оформление проектов правовых актов Министерства

Нормативные правовые акты издаются Министерством в пределах своей компетенции в виде приказов.

Правовые акты, имеющие ненормативный характер, издаются Министерством в пределах своей компетенции в виде приказов и распоряжений.

Нормативные правовые акты Министерства подготавливаются в соответствии с требованиями, установленными Правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. N 1009.

4.4.1. Приказ, распоряжение

4.4.1.1. Приказами и распоряжениями оформляются решения нормативного правового характера, оперативные, организационные и другие текущие вопросы организации деятельности Министерства.

Проекты приказов (распоряжений) готовят и вносят структурные подразделения Министерства на основании поручений Министра, его заместителей либо в инициативном порядке.

Приказы нормативного правового характера подписываются Министром или лицом, исполняющим его обязанности, в соответствии с приказом об исполнении обязанностей.

Приказы по оперативным, организационным и другим текущим вопросам организации деятельности Министерства могут подписываться заместителями Министра в соответствии с распределением обязанностей.

Распоряжения подписываются в соответствии с указанием Министра одним из заместителей Министра в соответствии с распределением обязанностей.

Структурные подразделения Министерства не вправе издавать нормативные правовые акты.

Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоряжений) и их согласование с заинтересованными исполнителями возлагаются на руководителей структурных подразделений, которые готовят и вносят соответствующий проект.

Департамент правового обеспечения деятельности Министерства и Административно-хозяйственный департамент обеспечивают контроль за надлежащим оформлением правовых актов Министерства.

4.4.1.2. Проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним визируются в электронном виде исполнителем и руководством структурного подразделения, подготовившего проект приказа, руководством департаментов Министерства и руководством подведомственных Министерству федеральных служб, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также руководством Административно-хозяйственного департамента. Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке (заключении), которая(ое) прилагается к проекту.

Если в процессе согласования проекта приказа (распоряжения) вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит доработке и повторному согласованию.

4.4.1.3. Проекты приказов до подписания Министром подлежат правовой экспертизе, которая проводится в порядке, предусмотренном пунктом 4.1.2 настоящей Инструкции.

4.4.1.4. В целях обеспечения возможности проведения независимой антикоррупционной экспертизы в соответствии с Правилами проведения антикоррупционной экспертизы нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 26 февраля 2010 г. N 96, проекты нормативных правовых актов Министерства, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, устанавливающие правовой статус организаций или имеющие межведомственный характер, размещаются структурными подразделениями - головными исполнителями в установленном порядке на официальном сайте Министерства в сети Интернет в течение рабочего дня, соответствующего дню их направления в Департамент правового обеспечения деятельности Министерства, с указанием дат начала и окончания приема заключений по результатам независимой антикоррупционной экспертизы.

Срок проведения независимой антикоррупционной экспертизы указанных проектов нормативных правовых актов Министерства не может быть менее 7 дней.

4.4.1.5. Проекты приказов (распоряжений), представляемые Министру на подпись, визируются заместителями Министра в соответствии с распределением обязанностей, а также заместителями Министра, курирующими структурные подразделения Министерства, являющиеся в соответствии с утвержденными приказами (распоряжениями) планами ответственными исполнителями.

4.4.1.6. Проекты приказов (распоряжений) печатаются на стандартных бланках установленной формы и докладываются для подписи, при необходимости - со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем он согласован. Датой приказа (распоряжения) является дата его подписания.

Проекты приказов (распоряжений), подготовленные совместно с другими федеральными органами исполнительной власти или организациями, печатаются на стандартных листах бумаги, с указанием названий Министерства и других федеральных органов исполнительной власти или организаций.

Приказы нумеруются в пределах календарного года; приказы по основной деятельности нумеруются отдельно.

4.4.1.7. Отсканированные копии приказов (распоряжений), заверенные печатью Административно-хозяйственного департамента, направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем. Копия приказа в обязательном порядке направляется исполнителю, а также в Административно-хозяйственный департамент.

4.4.1.8. Проект приказа (распоряжения) во исполнение постановления Правительства Российской Федерации должен быть подготовлен в течение 20 дней, если не установлен другой срок.

4.4.1.9. Текст приказа, как правило, должен состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение". Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.

Преамбула в проектах приказов завершается словом "приказываю:", которое печатается вразрядку.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения Министерства и конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части, как правило, содержит сведения о департаменте или должностном лице, на которое возлагается контроль исполнения приказа.

Если приказ признает утратившим силу или отменяет ранее изданный приказ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый приказ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу..." или "Отменить...".

Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Визы располагаются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта документа в нижней его части. В электронном виде проект приказа визируется при помощи ЭЦП.

4.4.1.10. Требования к оформлению и образцы приказов (распоряжений) приведены в приложении N 5 к настоящей Инструкции.

4.5. Соглашение, договор, контракт

В соответствии с распоряжением Министерства образования и науки Российской Федерации от 13 мая 2010 г. N Р-11 "О нумерации государственных контрактов, договоров и соглашений" и Порядком учета бюджетных обязательств получателей средств федерального бюджета, утвержденным приказом Министерства финансов Российской Федерации от 19 сентября 2008 г. N 98н, а также приказом Министерства финансов Российской Федерации от 1 сентября 2008 г. N 87н "О Порядке санкционирования оплаты денежных обязательств получателей средств федерального бюджета и администраторов источников финансирования дефицита федерального бюджета" регистрация соглашений, договоров и контрактов осуществляется в структурных подразделениях Министерства (регистрация в журнале структурного подразделения-исполнителя). Зарегистрированный оригинал соглашения, договора, контракта направляется курирующим структурным подразделением вместе с распределением в бухгалтерию Министерства. Второй экземпляр соглашения, договора, контракта направляется исполнителю.

4.6. Протоколы

4.6.1. Порядок подготовки заседаний коллегии Министерства и ее протоколов определяется приказом Министерства образования и науки Российской Федерации от 15 июля 2004 г. N 22 "Об утверждении Порядка подготовки и проведения заседаний коллегии Министерства образования и науки Российской Федерации".

4.6.2. Протоколы иных совещаний (заседаний) составляются на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений. Материалы к обсуждению представляются структурными подразделениями Министерства и другими организациями, на которые возложена их подготовка, не позднее срока, определенного руководителем Министерства, проводящим совещание (заседание). Справки подписываются руководителями структурных подразделений-исполнителей. Записи во время совещания (заседания), сбор материалов и подготовка текста протокола возлагаются на секретаря коллегиального органа (совещания, заседания и др.) или сотрудника структурного подразделения, ответственного за подготовку и проведение совещания (заседания). Оформление протокола должно быть завершено не позднее чем через 7 дней со дня заседания. Протокол визируется руководством структурного подразделения, ответственного за его подготовку. Протокол совещания у Министра оформляется работником структурного подразделения, ответственного за подготовку и проведение совещания, совместно со структурным подразделением, отвечающим за контроль исполнения документов, Административно-хозяйственного департамента. Порядковый номер протокола присваивается секретарем коллегии Министерства после подписи у Министра. Протокол совещания у заместителя Министра оформляется работником структурного подразделения, ответственного за подготовку и проведение совещания, совместно с работником секретариата заместителя Министра. Порядковый номер протокола присваивается секретариатом заместителя Министра после подписи у заместителя Министра.

4.6.3. Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на совещании (заседании), направляются для формирования дел структурного подразделения-исполнителя вместе с выпиской из протокола о принятых решениях.

На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования".

4.6.4. Текст протокола, как правило, состоит из двух разделов: вводной части и основной.

Во вводной части указываются:

председатель или председательствующий;

секретарь;

список присутствовавших лиц или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших;

повестка дня;

докладчики по каждому пункту повестки дня.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему. В последнем случае в тексте делается сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью, при необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола при принятии соответствующего решения.

Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам.

4.6.5. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата проведения заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов и другие. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

4.6.6. Копии протоколов рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель структурного подразделения, подготовивший рассмотрение вопроса.

4.6.7. Требования к оформлению и образцы протоколов приводятся в приложении N 6 к настоящей Инструкции.

4.7. Служебные письма

4.7.1. Служебные письма Министерства готовятся:

как ответы о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

как исполнение поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Министерства;

как сопроводительные письма к проектам законодательных актов Российской Федерации, проектам актов Президента Российской Федерации и актов Правительства Российской Федерации;

как ответы на запросы различных организаций и частных лиц; как инициативные письма.

4.7.2. Сроки подготовки писем устанавливаются указанием по исполнению руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора указания по исполнению.

Тексты писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в указании по исполнению руководителя.

Срок подготовки инициативных писем определяется руководством структурного подразделения.

4.7.3. Служебные письма, направляемые в органы государственной власти, должны быть подготовлены в двух экземплярах (первый - для отправки; второй - визовой, в дело Административно-хозяйственного департамента; в дело структурного подразделения-исполнителя - в электронном виде), и до представления на подпись руководству Министерства завизированы ЭЦП всеми исполнителями в соответствии с поручением руководства Министерства.

4.7.4. Порядок подготовки ответов на запросы депутатов Государственной Думы и членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации к Председателю Правительства Российской Федерации или Заместителю Председателя Правительства Российской Федерации установлен поручением Правительства Российской Федерации от 12 июля 2007 г. N СН-П15-3395. Ответ подписывается (не на бланке) и направляется в 20-дневный срок в Правительство Российской Федерации Министром или лицом, его замещающим.

4.7.5. Служебные письма, направляемые в федеральные органы исполнительной власти и другие организации, регистрируются в секретариатах заместителей Министра. Письма должны быть завизированы ЭЦП всеми исполнителями в соответствии с поручением руководства Министерства, а также работником секретариата заместителя Министра, подписавшего документ.

Служебные письма за подписью руководства Министерства печатаются только на установленных в Министерстве бланках. На документах, адресованных в вышестоящие органы, под чертой заголовка указывается дата и номер документа (основания). Федеральные службы, подведомственные Министерству, представляют документы на подпись руководству Министерства через соответствующие департаменты Министерства.

При необходимости документы должны быть согласованы с другими федеральными органами исполнительной власти, рассмотрены и завизированы специалистом, обеспечивающим редактирование документов, руководством Административно-хозяйственного департамента, а также работником секретариата заместителя Министра, подписавшего документ (электронный вид).

В отдельных случаях допускается согласование в форме письменных заключений или оформляется лист согласования.

Оформление листа согласования осуществляется аналогично порядку, приведенному в приложении N 4 к настоящей Инструкции.

При возникновении разногласий между структурными подразделениями Министерства при подготовке документов оформляется докладная записка, направляемая руководителем структурного подразделения Министерства, указанного в указании по исполнению первым, в адрес руководства Министерства. Документы, имеющие нормативный характер, визируются в Департаменте правового обеспечения деятельности Министерства.

Все визы должны быть расшифрованы с указанием инициалов. Проект письма за подписью Министра должен быть завизирован заместителем Министра, осуществляющим координацию деятельности структурного подразделения Министерства, подготовившего документ.

Если в документе есть ссылка на секретное основание, то должна быть виза Отдела защиты государственной тайны при помощи ЭЦП.

4.7.6. Требования к оформлению и образцы служебных писем приведены в приложении N 7 к настоящей Инструкции.

V. Требования к подготовке материалов к заседаниям Правительства Российской Федерации

5.1. Материалы к заседанию Правительства Российской Федерации подготавливаются структурными подразделениями Министерства на основании утвержденных планов заседаний и повестки очередного заседания. Указания руководства Министерства о порядке и сроках подготовки материалов к заседаниям сообщаются соответствующим структурным подразделениям Министерства Административно-хозяйственного департамента.

5.2. Поступившие в Министерство материалы к заседаниям Правительства Российской Федерации рассматриваются в Административно-хозяйственном департаменте и докладываются Министру или лицу, его замещающему. Поручения Министра (или лица, исполняющего его обязанности) с указанными материалами направляются в соответствующие структурные подразделения Министерства или в подведомственные Министерству федеральные службы для подготовки проектов докладов и необходимых справочных материалов.

5.3. Подготовка материалов к заседаниям Правительства Российской Федерации осуществляется в следующем порядке:

по вопросам, ответственным исполнителем по которым является Министерство, материалы подготавливаются структурными подразделениями Министерства и подведомственными Министерству федеральными службами и согласовываются с руководителями заинтересованных федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации. Материалы (с соответствующими визами) за 14 дней до рассмотрения вопроса в установленном порядке представляются Министром в Правительство Российской Федерации.

Одновременно представляются копии указанных материалов в электронном виде на гибких магнитных носителях. Кроме этого, ответственное подразделение-исполнитель за 7 рабочих дней представляет в Административно-хозяйственный департамент проект доклада Министра на заседании Правительства Российской Федерации. Оформленные по установленным образцам иллюстрационные материалы и слайды представляются подразделением-исполнителем в Департамент развития информационно-коммуникационных технологий не позднее чем за 3 дня до назначенной даты заседания.

По вопросам, по которым Министерство является соисполнителем, соответствующие структурные подразделения Министерства и подведомственные Министерству федеральные службы принимают участие в разработке, согласовании необходимых материалов и представлении их в Административно-хозяйственный департамент в соответствии с указанием по исполнению до рассмотрения их на заседании Правительства Российской Федерации.

5.4. Разногласия по проектам подготавливаемых решений докладываются руководству Министерства для принятия решения. Неурегулированные разногласия оформляются в виде перечня разногласий и представляются в Правительство Российской Федерации.

5.5. Материалы к заседаниям Правительства Российской Федерации и проекты их решений относятся к служебной информации ограниченного распространения.

5.6. По вопросам, относящимся к компетенции Министерства и включенным в повестку очередного заседания Правительства Российской Федерации, структурные подразделения Министерства и подведомственные Министерству федеральные службы в соответствии с поручением Министра подготавливают справку, которая направляется в Административно-хозяйственный департамент для доклада Министру. Справка за подписью руководства подразделения-исполнителя, ответственного за ее подготовку, должна состоять из краткого содержания рассматриваемого вопроса, выводов, предложений и рекомендаций.

5.7. Поступившие в Министерство протоколы заседаний и выписки из протоколов заседаний Правительства Российской Федерации (далее - протоколы и выписки из протоколов) незамедлительно рассматриваются в Административно-хозяйственном департаменте и докладываются Министру с проектами поручений. В соответствии с поручениями Министра протоколы и выписки из протоколов направляются в электронном виде в структурные подразделения Министерства или в подведомственные Министерству федеральные службы для исполнения. Подлинники протоколов и выписки из протоколов хранятся в Административно-хозяйственном департаменте.

VI. Контроль исполнения документов

6.1. Организация контроля

6.1.1. Организация контроля исполнения включает в себя:

постановку документа на контроль;

мониторинг исполнения контрольных поручений документов;

снятие исполненного документа с контроля;

обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов;

информирование руководства Министерства о состоянии исполнения контрольных документов.

6.1.2. Служебные документы, взятые на контроль, заносятся в СЭДКП с указанием даты, регистрационного номера, вида и краткого содержания служебного документа, поручения должностных лиц, срока исполнения, фамилии исполнителя, отметки об исполнении и других необходимых данных.

6.1.3. Контроль выполнения структурными подразделениями Министерства поручений Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, органов государственной власти Российской Федерации и Министра осуществляет контрольно-аналитический отдел Административно-хозяйственного департамента.

6.1.4. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях:

поступивших из вышестоящих органов государственной власти - со дня подписания (утверждения) документа, а поступивших из других федеральных органов исполнительной власти и организаций - с даты их поступления. Срок исполнения документа составляет календарный месяц, если в поручении не указан конкретный срок;

поручения, содержащие в тексте указание "срочно" и "незамедлительно" или аналогичное указание, исполняются в 3-дневный срок;

в 10-дневный срок исполняются поручения, содержащие в тексте указание "оперативно";

по поручениям Правительства Российской Федерации, данным Министерству по доработке проектов постановлений и распоряжений, рассмотренных на заседаниях Правительства Российской Федерации, а также по проектам постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, поступившим от ответственного исполнителя на согласование не более чем в 10-дневный срок с даты их поступления на согласование. В случае неполучения завизированного согласующим органом проекта в 3-дневный срок с даты истечения установленного срока проект акта может быть внесен в Правительство Российской Федерации без согласований;

по подготовке проектов заключений, поправок и официальных отзывов на законопроект - в 20-дневный срок с даты поступления законопроекта в Правительство Российской Федерации;

по обращениям членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации - не более 30 календарных дней с даты регистрации обращения в Министерстве или с даты поступления обращения в Правительство Российской Федерации;

по парламентским запросам - не позднее чем через 15 дней со дня получения запроса или в срок, установленный палатой;

по запросам членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации - не более чем в 30-дневный срок с даты регистрации в Министерстве или с даты поступления запроса в Правительство Российской Федерации, или в иной, согласованный с инициатором запроса, срок;

по обращениям Министерства иностранных дел Российской Федерации в течение 15 дней, а требующие согласования с другими организациями - не более 30 дней;

по обращениям Счетной палаты Российской Федерации - в 20-дневный срок с даты их поступления в Министерство, если не указан иной срок.

Если в поручении Правительства Российской Федерации Министерство является соисполнителем, то предложения головному исполнителю представляются в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения, а при исполнении поручений с пометками "срочно" и "оперативно" - до истечения 3-дневного и 10-дневного сроков соответственно. Срок исполнения исчисляется с даты подписания поручения.

Доклад об исполнении поручения Президента Российской Федерации представляется в Правительство Российской Федерации за 5 дней до истечения срока, установленного Президентом Российской Федерации, если не установлен иной срок, с приложением проекта доклада Президенту Российской Федерации.

В случае если Президентом Российской Федерации дано поручение Министру, то Министр докладывает Председателю Правительства Российской Федерации одновременно с представлением доклада Президенту Российской Федерации.

Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, поручение подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

6.1.5. Продление срока исполнения поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации допускается в исключительных случаях, когда исполнение поручений невозможно осуществить в указанный срок по объективным причинам. В этом случае за подписью Министра в Правительство Российской Федерации представляются предложения о продлении срока с указанием причин продления и планируемой даты исполнения. Такие предложения представляются не позднее чем за 10 дней до истечения срока, отведенного на исполнение поручения (решения). Если срок исполнения поручения (решения) превышает 2 месяца, предложения о его продлении представляются в первой половине срока, отведенного на исполнение поручения (решения). Срок исполнения может быть продлен только на основании письменного ответа Правительства Российской Федерации. Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.

По поручениям Министра или лица, его замещающего, просьбы о продлении срока исполнения направляются на имя должностного лица, давшего поручение. Срок исполнения таких поручений может быть продлен по согласованию с Министром или лицом, его замещающим.

По поручениям, изложенным в приказах Министерства, такие просьбы направляются на имя должностного лица, на которое возложен контроль исполнения приказа. Срок исполнения таких поручений может быть продлен по согласованию с должностным лицом, на которое возложен контроль исполнения приказа.

6.1.6. Служебный документ считается исполненным и снимается с контроля, когда рассмотрены все поставленные в нем вопросы, по ним приняты необходимые меры, и даны исчерпывающие ответы, соответствующие законодательству.

На исполненном документе должна быть отметка с указанием, за каким номером исполнен служебный документ, и дата исполнения.

О снятии служебного документа с контроля делается отметка в СЭДКП.

6.1.7. Контроль исполнения решений коллегии Министерства осуществляет контрольно-аналитический отдел Административно-хозяйственного департамента.

6.1.8. Административно-хозяйственный департамент еженедельно, в электронном и печатном виде, направляет в структурные подразделения Министерства перечни контрольных поручений для напоминания и получения информации о ходе исполнения документов. Перечни контрольных поручений формируются запросами к СЭДКП.

6.1.9. Контроль исполнения поручений Министра или заместителей Министра в подведомственных Министерству федеральных службах осуществляется структурными подразделениями федеральных служб, которые еженедельно направляют своему руководству перечни контрольных поручений. Перечни контрольных поручений формируются запросами к СЭДКП. Информация о ходе выполнения контрольных поручений может быть получена в ручном или автоматическом режиме из СЭДКП.

6.1.10. Срок исполнения документа, контрольные даты в карточках документа в СЭДКП проставляются должностными лицами контрольно-аналитического отдела Административно-хозяйственного департамента после утверждения указания по исполнению.

VII. Организация работы с документами в делопроизводстве

7.1. Организация работы с документами в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в отдел архива Департамента правового обеспечения деятельности Министерства в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства, а также соответствующими нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству федеральных органов исполнительной власти.

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.

Порядок организации документов в делопроизводстве приведен в приложении N 24 к настоящей Инструкции.

VIII. Порядок размножения документов и материалов

8.1. Размножение документов и материалов в Министерстве производится в структурном подразделении Административно-хозяйственного департамента, отвечающем за копировально-множительные работы, и на копировальных аппаратах, установленных в структурных подразделениях Министерства.

8.2. Документы и материалы, подлежащие копированию, должны быть напечатаны четко и разборчиво на отдельных листах бумаги формата не более A3.

8.3. На документы или материалы, сдаваемые на размножение, оформляется бланк заказа, подписанный руководством структурного подразделения, заместителем директора или начальником общего отдела Административно-хозяйственного департамента.

Тираж размножаемых документов устанавливается в соответствии с указателем (списком) рассылки, подписанным руководством структурного подразделения Министерства.

8.4. Материалы, размноженные ранее в Министерстве, повторно не размножаются. Размножение допускается в исключительных случаях с разрешения руководства Административно-хозяйственного департамента при наличии указателя (списка) рассылки, подписанного руководством структурного подразделения Министерства.

8.5. Многотиражные материалы размножаются, как правило, с уменьшением и с оборотом.

8.6. Ответственность за содержание и тираж подлежащих размножению документов несут лица, подписавшие эти документы.

8.7. Размножение документов с грифом "Для служебного пользования" производится в соответствии с Инструкцией о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Минобрнауки России.

8.8. Размножение документов, имеющих грифы "секретно" и "совершенно секретно", осуществляется в соответствии с Порядком организации ведения секретного делопроизводства в Минобрнауки России, утвержденным приказом Министерства образования и науки Российской Федерации от 22 июня 2004 г. N 11-дсп.

8.9. Копирование бланков документов любого вида запрещается.

8.10. Материалы неслужебного характера на размножение не принимаются.

8.11. Документы, сдаваемые на размножение, подлежат учету в соответствии с журналом учета размножения служебных документов (приложение N 15 к настоящей Инструкции).

IX. Особенности работы с электронными документами

9.1. Настоящие требования устанавливают порядок создания, получения, обработки, хранения и использования документов в условиях применения СЭД в процессе делопроизводства и документооборота Минобрнауки России и распространяются на организацию работы с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью СЭД. Электронный документооборот в Министерстве осуществляется с использованием СЭДКП. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в СЭДКП.

9.1.1. Движение документов внутри Министерства, внесение указаний по исполнению документа, исполнение, постановка на контроль, подготовка исходящих и внутренних документов, согласование, визирование и подписание производятся в электронном виде.

9.1.2. Прием электронных документов из других органов государственной власти и организаций и отправка электронных документов осуществляются в Административно-хозяйственном департаменте.

9.1.3. Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства с использованием СЭД на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях Министерства осуществляет отдел делопроизводства Административно-хозяйственного департамента.

9.1.4. Непосредственное ведение делопроизводства с использованием СЭД в секретариатах заместителя Министра и структурных подразделениях Министерства осуществляется работниками, ответственными за ведение делопроизводства. Зарегистрированные в СЭДКП документы передаются между работниками структурных подразделений Министерства и в подведомственные Министерству федеральные службы в электронном виде, то есть в форме электронной регистрационно-контрольной карточки (далее - ЭРК) с текущим набором реквизитов и прикрепленными файлами документа.

9.1.5. Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.

9.1.6. Документы, создаваемые или поступающие в Министерство на бумажном носителе, включаются в СЭДКП после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в СЭД возможно после его верификации (сравнения электронного образа документа с подлинником документа) и подтверждения соответствия электронного образа подлиннику документа. Регистрации подлежат документы, поступившие из органов государственной власти, организаций и от физических лиц.

Созданные или визируемые документы подписываются ЭЦП конкретного должностного лица.

9.1.7. В СЭДКП не размещаются документы с грифом секретности. Документы, содержащие персональные и иные конфиденциальные данные, могут размещаться при соблюдении установленных законодательством Российской Федерации требований по защите информации. Документы с грифом "Для служебного пользования" сканируются, но размещаются в папке ограниченного доступа и не подлежат рассылке в СЭД. Не подлежат сканированию документы, указанные в приложении N 10 к настоящей Инструкции. На данные документы в СЭДКП заводится регистрационная карточка со всеми реквизитами. Содержание регистрируемых и размещаемых в СЭД иных документов не подлежит разглашению. Передача документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения руководителя структурного подразделения Министерства. После отправки электронного документа досылки адресату его копии на бумажном носителе, как правило, не требуется, за исключением ответов на обращения граждан, поступивших по информационно-телекоммуникационным каналам, на которые в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации" заявителю дается письменный ответ, направляемый по почтовому адресу, указанному в обращении.

9.1.8. Организационно-методическое и техническое сопровождение СЭД осуществляют службы технической поддержки.

9.1.9. Документы, доставленные средствами МЭДО, автоматически переносятся в СЭДКП с созданием карточки-шаблона для каждого документа.

9.2. Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляются по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе.

9.2.1. В целях учета и поиска документов в СЭДКП в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477, используются обязательные сведения о документе, включаемые в ЭРК в соответствии с приведенной таблицей.

Наименование сведений о документе	Характеристика информации, включаемой в электронную регистрационно-контрольную карточку
1. Адресант	Полное официальное и сокращенное наименование организации или фамилия, инициалы лица - отправителя документа (на основании бланка документа или в соответствии с данными, указанными в обращении гражданина)
2. Адресат	Полное официальное и сокращенное наименование организации или фамилия, инициалы лица - получателя документа (в соответствии с реквизитом "Адресат")
3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ	В соответствии с реквизитом "Подпись"
4. Вид документа	В соответствии с указанием вида документа на бланке документа или на основании оценки содержания документа
5. Дата документа	В соответствии с датой, обозначенной в документе автором или на основании почтового штемпеля на конверте, если в документе дата отсутствует
6. Номер документа	В соответствии с номером, присвоенном документу автором
7. Дата поступления документа	Дата, указанная в отметке о поступлении (входящем штампе)
8. Входящий номер документа	Номер, проставленный в отметке о поступлении (входящем штампе)
9. Ссылка на исходящий номер и дату документа	В соответствии со сведениями, указанными в соответствующем реквизите
10. Наименование текста	Краткое содержание документа (заголовок к тексту)
11. Индекс дела	Индекс дела по номенклатуре дел, указывающий на место хранения документа
12. Сведения о переадресации документа	На основании резолюции на документе (реквизит "Указания по исполнению")
13. Количество листов основного документа	Количество листов основного документа
14. Количество приложений	Количество приложений
15. Общее количество листов приложений	Общее количество листов приложений
16. Указания по исполнению документа	Указание по исполнению документа или поручение руководителя, определяющие характер исполнения документа и срок исполнения
17. Должность, фамилия и инициалы исполнителя	Должность, фамилия и инициалы исполнителя
18. Отметка о конфиденциальности	В соответствии с реквизитом "Гриф ограничения доступа к документу" ("Для служебного пользования", "Конфиденциально", "Коммерческая тайна" и др.)

Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в СЭДКП. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.

9.2.2. Регистрация документов производится в пределах выделенных в Министерстве документопотоков: поступающая документация (входящая), отправляемая документация (исходящая), внутренняя документация. В качестве отдельного регистрируемого массива документов выделены обращения граждан.

9.2.3. Перед регистрацией документа должна быть проведена проверка правильности адресации входящих документов, правильности доставки и комплектности документов. При обнаружении отсутствия документов или приложений к ним составляется акт. Акт регистрируется в СЭДКП и направляется отправителю документа.

9.2.4. Документы, поступившие на бумажном носителе, регистрируются в СЭД, сканируются, подписываются ЭЦП, в нижнем правом углу первого листа подлинника документа проставляется отметка о поступлении с указанием даты поступления и входящего регистрационного номера документа. Подлинник документа хранится в отделе делопроизводства (секретариате или структурном подразделении Министерства), куда он поступил, и по завершении работы с документом списывается в дело и передается в архив в установленном порядке.

9.2.5. Работник подразделения, ответственного за подготовку проекта указания по исполнению, вносит проект указания по исполнению в ЭРК. ЭРК с прикрепленным файлом и проектом указания по исполнению поступает на подпись руководства Министерства.

9.2.6. Руководство Министерства рассматривает документы, подписывает указания по исполнению или направляет проект на доработку. Документ с подписанным указанием по исполнению поступает в структурное подразделение Министерства, на которое возложены функции контроля исполнения поручений. Работники указанного структурного подразделения на основании указания по исполнению формируют в ЭРК контрольное задание.

9.2.7. Утверждение указания по исполнению в СЭДКП осуществляется должностным лицом, подготовившим данное указание по исполнению.

9.2.8. Документы после подписания и утверждения указаний по исполнению, наложения при необходимости контрольного задания посредством СЭД передаются на исполнение в соответствующие структурные подразделения Министерства по принадлежности для рассмотрения и исполнения.

9.2.9. Документы, поступающие в адрес заместителя Министра, после регистрации в секретариатах, подписания указания по исполнению, наложения при необходимости контрольного задания передаются на исполнение в соответствующие структурные подразделения Министерства по принадлежности для рассмотрения и исполнения.

9.2.10. Постановка документов на контроль и организация контроля за ходом исполнения документа осуществляются структурным подразделением Министерства, на которое возложены функции контроля исполнения поручений в соответствии с Регламентом внутренней организации и настоящей Инструкцией.

9.3. Документы поступают в структурные подразделения с указаниями по исполнению руководства Министерства, руководителей структурных подразделений, их заместителей подписанными ЭЦП. Работники структурных подразделений Министерства в процессе исполнения документа осуществляют подготовку проекта документа.

9.3.1. При подготовке проекта документа в СЭД исполнителем на основании указания по исполнению или контрольного задания создается ЭРК проекта документа. Реквизиты документа: инициатор поручения, исполнитель, краткое содержание, срок исполнения переносятся из указания по исполнению или контрольного задания документа. Остальные реквизиты проекта документа при необходимости заполняются исполнителем. В поле "Документ" автоматически прописывается ссылка на ЭРК документа, на основании которого создан проект документа.

Электронную версию проекта документа исполнитель прикрепляет к ЭРК проекта документа в поле "Визируемый документ", формирует список рассылки, маршрут визирования и подписи документа.

9.3.2. Если создается инициативный документ, то исполнитель создает ЭРК проекта документа и вносит реквизиты документа в ЭРК. Электронная версия проекта документа прикрепляется к ЭРК.

9.3.4. Если в указании по исполнению указаны структурные подразделения Министерства и (или) подведомственная Министерству федеральная служба - соисполнители документа, то каждый соисполнитель направляет свои предложения и замечания через руководителя структурного подразделения или подведомственной Министерству федеральной службы головному исполнителю. Предложения и замечания к проекту документа вносятся в ЭРК проекта документа в виде примечаний и прикрепленных файлов.

9.3.5. Исполнитель на основании предложений и замечаний, присланных соисполнителями, готовит проект документа. Согласование проекта документа в электронном виде осуществляется с помощью сформированного исполнителем списка заинтересованных должностных лиц в ЭРК проекта документа (списка визирования).

9.3.6. Заинтересованные должностные лица визируют проект документа с помощью ЭЦП.

9.3.7. В случае направления документов в органы государственной власти или организации за подписью Министра или лица, его замещающего, завизированный проект документа в электронном виде направляется работнику подразделения, на которое возложены функции внесения редакционных правок в проект документа.

В случае направления документов в органы государственной власти или организации за подписью заместителя Министра исполнитель направляет проект документа в секретариат заместителя Министра для внесения редакционных правок в проект документа.

9.3.8. Исполнитель переносит подготовленный после внесения редакционных правок к подписанию проект документа в поле "Документ на подпись", после чего проект документа попадает в папку заместителя Министра "На подпись". ЭРК подписанного заместителем Министра документа переносится в папку работника секретариата "Документы, готовые к регистрации". Работник секретариата открывает ЭРК проекта документа и на его основании регистрирует исходящий документ.

Если документ будет отправляться адресату на бумажном носителе, исполнитель распечатывает его на бланке Министерства и передает в секретариат заместителя Министра на подпись. Подписанный заместителем Министра документ передается для регистрации в секретариат заместителя Министра и одновременно ЭРК проекта документа переносится в папку работника секретариата "Документы, готовые к регистрации".

Работник секретариата открывает ЭРК проекта документа и на его основании регистрирует исходящий документ.

9.3.9. В случае направления документа в федеральные органы исполнительной власти или другие организации за подписью руководителя структурного подразделения Министерства ЭРК проекта документа, готового к регистрации, переносится в папку работника секретариата структурного подразделения "Документы, готовые к регистрации".

9.3.10. В случае внесения в процессе согласования в проект документа существенных изменений проводится его повторное визирование.

9.4. Отправка документов в федеральные органы исполнительной власти или другие организации осуществляется в автоматизированном режиме с использованием системы МЭДО.

9.5. Согласование проекта приказа (распоряжения) в электронном виде осуществляется с помощью сформированного исполнителем списка заинтересованных должностных лиц в ЭРК проекта документа (списка визирования). На согласование проект приказа (распоряжения) поступает заинтересованным лицам в соответствии с маршрутом, заданным исполнителем.

9.5.1. Предложения и замечания к проекту приказа (распоряжения) вносятся в ЭРК проекта документа в виде примечаний и прикрепленных файлов. Заинтересованные лица Министерства визируют проект приказа (распоряжения) с помощью ЭЦП.

9.5.2. Работники структурного подразделения, на которое возложены функции редактирования документов, осуществляют внесение редакторских правок в проект приказа (распоряжения), распечатывают его на бумажный носитель для подписи Министром или лицом, его замещающим.

9.5.3. ЭРК подписанного Министром приказа (распоряжения) переносится в папку службы делопроизводства "Документы, готовые к регистрации". Работник службы делопроизводства открывает ЭРК проекта документа и на его основании регистрирует приказ (распоряжение).

9.6. Для создания внутреннего документа формируется проект документа в соответствии с пунктом 9.3 настоящей Инструкции. Внутренние документы подписываются ЭЦП руководителей структурных подразделений Министерства.

9.6.1 Рассылка внутренних документов производится в электронном виде в соответствии с Регламентом внутренней организации.

9.7. Регистрация обращений граждан в СЭД производится структурным подразделением, на которое возложены соответствующие функции, в течение не более 3 дней со дня поступления. Все имеющиеся сведения о документе вносятся в ЭРК "Обращения граждан", предназначенную для регистрации, учета и контроля хода исполнения обращений граждан.

9.7.1. На обращении гражданина, поступившем на бумажном носителе, проставляется регистрационный номер, присвоенный ему в СЭД.

9.7.2. Работники отдела, на который возложены функции по регистрации обращений граждан, готовят проект указания по исполнению. Дальнейшая работа с обращениями граждан осуществляется в соответствии с Регламентом внутренней организации, соответствующим административным регламентом Министерства или федеральной службы.

9.8. СЭДКП позволяет формировать дела с электронными документами.

Каждое структурное подразделение Министерства может работать только с номенклатурой дел, подписанной для данного структурного подразделения. При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде. В случае существования бумажного аналога документа дело формируется на традиционных носителях и с помощью системы СЭДКП.

9.8.1. Формирование дел с электронными документами в СЭДКП осуществляется:

работником службы делопроизводства Министерства;

работником секретариата заместителя Министра;

работником структурного подразделения Министерства.

9.8.2. В СЭДКП формирование дел с электронными документами производится путем заполнения специального поля "Списан в дело" в соответствующей ЭРК электронного документа.

9.8.3. Формирование дел в СЭД за истекший период производится после исполнения всех поручений по документам. При необходимости нумерация страниц в деле уточняется и корректируется специалистом, ответственным за делопроизводство, перед сдачей в архив.

9.8.4. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов, установленных законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, типовыми или ведомственными перечнями для аналогичных документов на бумажных носителях.

9.8.5. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого руководителем федерального органа исполнительной власти, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.

9.8.6. Поступившие из структурных подразделений в отдел архива Департамента правового обеспечения деятельности Министерства электронные документы передаются по описям с оформлением акта приема-передачи электронных документов на архивное хранение.

Руководитель Федерального архивного агентства

А.Н. Артизов

"__" _______________ 2010 г.

------------------------------

* Временное техническое ограничение