Оформляем путевые листы по всем правилам (Д.М. Корсаков, журнал "Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение", N 4, апрель 2017 г.)

Оформляем путевые листы по всем правилам

Д.М. Корсаков,

эксперт журнала "Оплата труда:

бухгалтерский учет и налогообложение"

Журнал "Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение", N 4, апрель 2017 г., с. 38-47.

С необходимостью оформлять путевые листы сталкиваются многие организации, на балансе которых находятся автотранспортные средства. По какой форме и с какой периодичностью необходимо оформлять путевые листы? Можно ли обойтись без них? Какие изменения были внесены Приказом Минтранса РФ от 18.01.2017 N 17 (вступил в силу 26.01.2017) в Приказ Минтранса РФ от 18.09.2008 N 152, которым утверждены Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов (далее - Порядок N 152)? Обязательно ли ставить в путевом листе отметку о медосмотре и приводить информацию о пройденном маршруте ТС? О том, какие разъяснения поступали по данным вопросам от контролирующих органов, вы узнаете из представленной статьи.

Для чего нужно оформлять путевые листы?

Начнем с того, что путевые листы необходимы для документального подтверждения расходов, связанных с эксплуатацией автомобиля (Письмо Минфина РФ от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161).

Является ли оформление путевых листов обязательным? Да. Исключение - ситуация, когда автотранспортное средство оснащено электронной системой контроля пробега. Если же электронная система контроля в ТС предусматривает только систему контроля расхода топлива, путевой лист также будет необходим.

К сведению. Пунктом 2 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта" (далее - Федеральный закон N 259-ФЗ) установлен запрет на осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство.

Путевые листы могут понадобиться и при выплате работникам компенсации за использование личного транспорта в служебных целях. Этот документ, представленный в бухгалтерию организации, будет подтверждением использования имущества в интересах работодателя, а не в интересах работника (Постановление АС СЗО от 16.03.2015 N А05-6484/2008).

Оформлять путевые листы можно:

или по унифицированной форме;

или по форме, самостоятельно разработанной в организации и утвержденной в составе учетной политики.

Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 N 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте" утверждены формы:

3 "Путевой лист легкового автомобиля";

3 спец. "Путевой лист специального автомобиля";

4 "Путевой лист легкового такси";

4-С "Путевой лист грузового автомобиля";

4-П "Путевой лист грузового автомобиля";

6 "Путевой лист автобуса";

6 спец. "Путевой лист автобуса необщего пользования".

Также названным постановлением утверждена форма 8 "Журнал учета движения путевых листов", которая применяется для контроля за движением путевых листов, выданных водителю, и сдачей обработанных путевых листов в бухгалтерию.

Обратите внимание! Согласно п. 17 Порядка N 152 собственники транспортных средств обязаны регистрировать оформленные путевые листы в журнале регистрации путевых листов. Организация может разработать форму такого журнала самостоятельно или использовать унифицированную форму.

После вступления в силу Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Федеральный закон N 402-ФЗ) с 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными для применения. Согласно ч. 4 ст. 9 Федерального закона N 402-ФЗ формы первичных учетных документов определяет руководитель организации по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.

Какие поправки внесены в Порядок N 152 Приказом Минтранса РФ N 17?

Пунктом 1 Приказа Минтранса РФ N 17 из текста п. 12 Порядка N 152 исключено требование проставлять в заголовочной части путевого листа печать или штамп юридического лица, индивидуального предпринимателя, владеющих соответствующими транспортными средствами на праве собственности или ином законном основании. Это обусловлено положениями Федерального закона от 06.04.2015 N 82-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части отмены обязательности печати хозяйственных обществ".

Другое изменение связано с появлением нового п. 16.1, согласно которому дата и время проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства проставляются контролером технического состояния автотранспортных средств или контролером технического состояния городского наземного электрического транспорта, проводившим соответствующий контроль, и заверяются его подписью с указанием фамилии и инициалов.

Напомним, что согласно Федеральному закону от 10.12.1995 N 196-ФЗ "О безопасности дорожного движения" (далее - Федеральный закон N 196-ФЗ) организовывать и проводить предрейсовый контроль технического состояния транспортных средств в порядке, установленном Минтрансом, должны юридические лица и предприниматели, которые осуществляют перевозки, например, автомобильным транспортом.

Каковы обязательные реквизиты путевого листа?

В силу ст. 6 Федерального закона N 259-ФЗ обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере транспорта, в порядке, установленном Правительством РФ.

Примечание. Оформленные путевые листы нужно хранить в организации как минимум пять лет.

Приведем обязательные реквизиты путевого листа согласно Порядку N 152.

/------------\   /----------------------------------------------\

|Обязательные|   |Наименова-|  Тип ТС, на которое оформляется   |

| реквизиты  |--|   ние    |    путевой лист (путевой лист     |

|  путевого  |   | путевого |легкового автомобиля, путевой лист |

|   листа    |   |  листа   |          трамвая и т.п.)          |

|            |   \----------------------------------------------/

|            |   /----------------------------------------------\

|            |   |  Номер   | Номер в хронологическом порядке в |

|            |--| путевого |соответствии с принятой владельцем |

|            |   |  листа   |  транспортного средства системой  |

|            |   |          |             нумерации             |

|            |   \----------------------------------------------/

|            |   /----------------------------------------------\

|            |   |   Срок   |   Дата (число, месяц, год), на    |

|            |   | действия |  которую путевой лист может быть  |

|            |--| путевого |использован. В случае если путевой |

|            |   |  листа   |лист оформляется более чем на один |

|            |   |          |  день - даты (число, месяц, год)  |

|            |   |          |   начала и окончания срока его    |

|            |   |          |             действия              |

|            |   \----------------------------------------------/

|            |   /----------------------------------------------\

|            |   |Сведения о|Для юридических лиц - наименование,|

|            |--|собствен- |   организационно-правовая форма,  |

|            |   |   нике   | место нахождения, номер телефона, |

|            |   |(владель- | для ИП - фамилия, имя, отчество,  |

|            |   | це)  ТС  |  почтовый адрес, номер телефона   |

|            |   \----------------------------------------------/

|            |   /----------------------------------------------\

|            |   |Сведения о|Тип (легковой автомобиль, грузовой |

|            |   |транспорт-|автомобиль, автобус, троллейбус или|

|            |   |   ном    |   трамвай) и модель ТС, модель    |

|            |   | средстве |    автомобильного прицепа или     |

|            |--|          |    полуприцепа (если грузовой     |

|            |   |          |автомобиль используется с таковым),|

|            |   |          |  регистрационный знак, показания  |

|            |   |          |одометра, дата (число, месяц, год) |

|            |   |          |      и время выезда и заезда      |

|            |   |          |      транспортного средства       |

|            |   \----------------------------------------------/

|            |   /----------------------------------------------\

|            |   |Сведения о| Фамилия, имя, отчество водителя,  |

|            |   | водителе | дата (число, месяц, год) и время  |

|            |--|          |   (часы, минуты) проведения его   |

|            |   |          |   предрейсового, послерейсового   |

|            |   |          |            медосмотров            |

\------------/   \----------------------------------------------/

Отметим, что на путевом листе можно размещать дополнительные реквизиты, учитывающие особенности осуществления деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа автомобильным или городским наземным электрическим транспортом.

Путевой лист оформляется отдельно на каждое ТС, используемое юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем для осуществления перевозок. В то же время, если в течение срока действия путевого листа транспортное средство применяется посменно несколькими водителями, на одно ТС может быть оформлено несколько путевых листов (отдельно на каждого водителя).

Если на одно ТС оформлено несколько путевых листов отдельно на каждого водителя, данные при выезде фиксируются в путевом листе водителя, который первым выезжает с места постоянной стоянки, а сведения при заезде указываются в путевом листе водителя, который последним заезжает на постоянную стоянку.

Надо ли оформлять путевые листы ежедневно или можно оформить путевой лист на более продолжительный срок (например, на неделю)? Путевой лист можно оформить на любой срок, не превышающий один месяц. При этом, по мнению Минфина, высказанному в Письме от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161, главным условием является наличие в путевом листе всех обязательных реквизитов, перечисленных в Порядке N 152. Как уже было отмечено, срок путевого листа является одним из таких реквизитов. При оформлении путевого листа на определенный срок в нем необходимо указать первое и последнее числа этого срока (п. 4, 10 Порядка N 152, Письмо Минфина РФ от 30.11.2012 N 03-03-07/51).

К сведению. Организации, не являющиеся профессиональными перевозчиками, вправе оформлять путевой лист с любой периодичностью: на несколько дней, неделю или любой другой срок, не превышающий один месяц, при условии составления первичных документов таким образом и с такой регулярностью, чтобы на их основании можно было судить об обоснованности произведенных расходов на ГСМ.

О заполнении информации о медосмотре

Является ли обязательным проведение предрейсового и послерейсового медицинских осмотров водителя? Необходимость проведения обязательных предрейсовых и послерейсовых медицинских осмотров с целью медицинского обеспечения безопасности дорожного движения установлена п. 1 ст. 23 Федерального закона N 196-ФЗ.

Обязательным предрейсовым осмотрам в течение всего времени работы подвергаются все водители ТС, кроме тех, что управляют транспортными средствами, выезжающими по вызову экстренных оперативных служб. Послерейсовые осмотры проводятся в том случае, если работа водителя связана с перевозками пассажиров или опасных грузов (п. 3 ст. 23 Федерального закона N 196-ФЗ).

Порядок проведения предсменных, предрейсовых и послесменных, послерейсовых медицинских осмотров утвержден Приказом Минздрава РФ от 15.12.2014 N 835н. Осмотры должны проводиться медицинскими работниками, имеющими высшее или среднее профессиональное образование, медицинской организацией или иной организацией, осуществляющей медицинскую деятельность (в том числе медицинским работником, состоящим в штате работодателя), при наличии лицензии на ведение медицинской деятельности, предусматривающей выполнение работ (оказание услуг) по проведению предрейсовых и послерейсовых медицинских осмотров.

Минфин в Письме от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161 высказал следующее мнение: при разработке собственной формы путевого листа необходимо, чтобы она содержала все обязательные реквизиты, установленные Порядком N 152.

По нашему мнению, положения Порядка N 152 обязаны соблюдать только специализированные автотранспортные предприятия, осуществляющие перевозку пассажиров и багажа.

Отметим, что отсутствие в путевом листе отметки медработника о предрейсовом осмотре не влияет на данные о пробеге автомобиля и списании топлива для подтверждения производственного характера расходов.

К сведению. Арбитры признали правомерность действий налогоплательщика при списании расходов на ГСМ, так как он располагал путевыми листами, заполненными в части обязательных реквизитов, которые подтверждали факт расходования ГСМ при использовании автомобиля в производственной деятельности (Постановление ФАС СКО от 31.08.2011 N А53-26379/2010).

Итак, в целях признания расходов при исчислении налога на прибыль отсутствие информации о медосмотрах не является основанием для отказа в принятии соответствующих расходов.

Обращаем ваше внимание на Письмо ФНС РФ от 12.02.2015 N ГД-4-3/2104@ "О направлении Письма Минфина России от 04.02.2015 N 03-03-10/4547 о несущественности ошибок в первичных учетных документах" (доведено Письмом Минфина РФ от 04.02.2015 N 03-03-10/4547 и является обязательным для применения налоговыми органами).

ФНС изложила следующую принципиальную позицию в отношении первичных документов: каждый налогоплательщик определяет формы первичных учетных документов самостоятельно. Указанные документы могут быть разработаны на базе форм первичных учетных документов, содержащихся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Разработанные налогоплательщиком первичные учетные документы могут состоять как только из обязательных реквизитов, так и из обязательных и дополнительных реквизитов.

При этом ошибки в первичных учетных документах, не препятствующие налоговым органам при проведении налоговой проверки идентифицировать продавца, покупателя товаров (работ, услуг), имущественных прав, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость и другие обстоятельства документируемого факта хозяйственной жизни, обусловливающие применение соответствующего порядка налогообложения, не являются основанием для отказа в принятии соответствующих расходов в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль.

Об указании в путевом листе информации о пройденном маршруте

Обязательно ли приводить в путевом листе информацию о пройденном маршруте ТС или достаточно отразить показания спидометра? Указание маршрута в составе обязательных реквизитов Порядком N 152 не предусмотрено.

На практике бывают случаи, когда налоговые органы не признают в целях налогообложения прибыли расходы на ГСМ по причине отсутствия в путевых листах данных о пройденном маршруте.

По мнению контролирующих органов, отсутствие в путевом листе информации о конкретном месте следования не позволяет судить о факте использования автомобиля работниками организации в служебных целях (Письмо Минфина РФ от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129). К такому же выводу пришли арбитры в Постановлении АС МО от 08.04.2015 N Ф05-3450/2015 по делу N А40-108772/14.

Однако чаще всего арбитры не соглашаются с позицией контролеров. Так, в Постановлении от 24.04.2015 N Ф06-23360/2015 по делу N А55-20840/2014 АС ПО сослался на Письмо Минфина РФ от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161, согласно которому путевой лист, содержащий обязательные реквизиты, перечисленные в Порядке N 152, является одним из документов, подтверждающих расходы на ГСМ.

Из этого следует, что для признания спорных расходов достаточно того, что в путевом листе указаны лишь наименование документа, его номер и срок действия, сведения о собственнике или владельце транспортного средства, водителе и самом транспортном средстве, а также представлены иные первичные документы, подтверждающие маршрут следования автомобиля. В рассматриваемом судом деле к иным документам относились отчеты работника.

К выводу о том, что отсутствие в путевых листах информации о маршрутах следования не дает оснований считать, что фактически организация использовала автомобиль не для служебных целей, так как эта информация среди обязательных реквизитов путевого листа в Порядке N 152 не упоминается, пришли судьи и в Постановлении ФАС МО от 25.10.2012 N А40-13623/12-75-66 (оставлено в силе Определением ВАС РФ от 21.02.2013 N ВАС-1181/13).

Учитывая неоднозначность позиции контролеров и судей, в целях избежания разногласий и судебных разбирательств организации в самостоятельно разработанной форме путевого листа нужно предусмотреть указание информации о маршруте следования служебного автомобиля.

Как фиксировать сведения о пройденном маршруте, если автомобили используются в полевых условиях при выполнении изыскательских работ? Ведь в данной ситуации возникают сложности с указанием конкретного маршрута следования (город, улица, номер дома, наименование контрагента и т.п.). В Постановлении АС СКО от 25.02.2016 N Ф08-626/2016 по делу N А32-440/2015 арбитры отметили: экономическая направленность затрат по данным путевым листам устанавливается исходя из ссылки на договор изыскательских работ, которая содержится во всех путевых листах отдела инженерных изысканий, поскольку из содержания путевого листа и договора, на который имеется ссылка в путевом листе, возможно установить, на каком объекте использовался транспорт, а также производственную направленность этих затрат. Кроме того, в путевых листах целесообразно отражать сведения о населенном пункте (муниципальном образовании), где проводятся изыскания.

О признании путевых листов с отметками о поездках за пределами рабочего времени

Можно ли в целях исчисления налога на прибыль учесть расходы на ГСМ, если в путевом листе будут отметки о поездках за пределами нормальной продолжительности рабочего дня? На практике нередко встречаются ситуации, когда в силу производственной необходимости некоторые работники организации используют служебный автомобиль за пределами рабочего времени с фиксацией в путевом листе времени работы автомобиля.

В данном случае признание расходов на ГСМ возможно, если:

в трудовых договорах отражены условия и продолжительность работы сотрудников за пределами нормальной продолжительности рабочего времени;

предусмотрено условие об обеспечении работников служебным транспортом;

расходы подтверждены путевыми листами с указанием маршрута следования автомобиля, накладными на приобретение ГСМ, а также отчетом об использовании служебного автомобиля за пределами рабочего времени.

Напомним, что согласно ст. 91 ТК РФ нормальная продолжительность рабочего времени не должна превышать 40 часов в неделю.

При этом режим рабочего времени должен предусматривать продолжительность рабочей недели, работу с ненормированным рабочим днем для отдельных категорий работников, продолжительность ежедневной работы (смены), в том числе неполного рабочего дня (смены), время начала и окончания работы, время перерывов в работе и т.д. Режим рабочего времени устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, а для работников, режим рабочего времени которых отличается от общих правил, установленных у данного работодателя, - трудовым договором (ст. 100 ТК РФ).

На основании ст. 97 ТК РФ работодатель имеет право в порядке, предусмотренном Трудовым кодексом, привлекать работника к работе за пределами продолжительности рабочего времени, установленной для данного работника в соответствии с ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором, для сверхурочной работы (ст. 99 ТК РФ) и в том случае, если работник работает на условиях ненормированного рабочего дня (ст. 101 ТК РФ).

Как видим, если в трудовом договоре отражены условия и продолжительность работы сотрудника за пределами нормальной продолжительности рабочего времени, предусмотрено условие об обеспечении его служебным транспортом (экономическое обоснование), имеются подтверждающие документы (путевые листы, договоры, накладные, чеки на приобретение ГСМ, отчет об использовании служебного транспорта за пределами рабочего времени), у организации не должно возникнуть проблем с признанием расходов на ГСМ при налогообложении прибыли.

* * *

Итак, с учетом разъяснений контролирующих органов путевые листы необходимы для документального подтверждения расходов на ГСМ и иных расходов на эксплуатацию транспорта. Информация из путевого листа показывает данные не только о пройденном расстоянии, но и о том, кто и когда использовал транспортное средство. По общему правилу организации вправе оформлять путевые листы или по унифицированной форме, или по самостоятельно разработанным формам. Порядок N 152 возлагает на организации обязанность регистрировать выписанные путевые листы в специальных журналах, а также хранить путевые листы в течение пяти лет.