Табель учета рабочего времени (Е. Петров, "Практический бухгалтерский учет", N 9, 10, сентябрь, октябрь 2008 г.)

Табель учета рабочего времени

Трудовое законодательство РФ обязывает работодателя вести учет рабочего времени, фактически отработанного каждым работником (ч. 3 ст. 91 ТК РФ). Под рабочим же временем понимается время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативно-правовыми актами РФ относятся к рабочему времени (ч. 1 ст. 91 ТК РФ). Рабочее время устанавливается в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка организации и условиями трудового договора.

Предназначение табеля

Для оформления данных такого учета Госкомстатом России разработаны унифицированные формы "Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда" (форма N Т-12, код по ОКУД 0301007) и "Табель учета рабочего времени" (форма N Т-13, код по ОКУД 0301008) (утв. постановлением от 05.01.04 N 1). Данные унифицированные формы по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда должны применять юридические лица всех организационно-правовых форм и форм собственности, кроме бюджетных учреждений.

Табель учета использования рабочего времени применяется для:

- получения данных о фактически отработанном работниками времени, времени болезни, отпусков, простоя и других формах использования рабочего времени, в том числе и прогулов;

- для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени;

- для расчета заработной платы;

- для составления статистической отчетности по труду.

Для бухгалтеров табель, в первую очередь, первичный документ, который является основанием для начисления заработной платы. Он в развернутом виде подтверждает один из фактов хозяйственной деятельности - исполнение работником обязательств по трудовому договору.

Табель учета рабочего времени понадобится бухгалтерской службе и при расчете среднедневного заработка для оплаты отпусков, предоставляемых в календарных днях, и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска, если один или несколько месяцев расчетного периода сотрудником будут отработаны не полностью. Поскольку для такого расчета необходимо будет определять количество календарных дней в этом месяце, приходящихся на отработанное время (п. 10 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утв. постановлением Правительства РФ от 24.12.07 N 922).

Практически все проверяющие, а таковыми могут быть налоговики, работники государственных внебюджетных фондов и трудовой инспекции, интересуются наличием табеля рабочего времени.

Отсутствие данного документа при налоговой проверке по налогу на прибыль является поводом для "изъятия" из состава затрат начисленных сумм заработной платы и исчисленных из такого дохода сумм ЕСН и страховых взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. Такое "изъятие" повлечет за собой признание недоимки по налогу. А это, в свою очередь, позволяет налоговикам выставить штрафные санкции в соответствии со статьей 122 НК РФ.

Неведение табеля учета рабочего времени или же его несохранение в течение срока, установленного законодательством РФ, работники налогового ведомства могут квалифицировать как грубое нарушение правил учета доходов и расходов, поскольку отсутствует первичный документ для начисления заработной платы. В этом случае штрафные санкции могут быть выставлены в соответствии с пунктом 1 статьи 120 НК РФ. Такие действия налоговиков не находят возражений и у судей (постановление ФАС Северо-Западного округа от 18.11.05 по делу N А56-14249/2005).

Данные табеля учета рабочего времени могут подтвердить статус работника в качестве налогового резидента РФ при исчислении НДФЛ (письмо Минфина России от 25.10.04 N 03-0501-04/56). В то же время эти же данные предлагают использовать чиновники при определении величины дохода, получаемого сотрудниками в натуральной форме (письма Минфина России от 17.07.07 N 03-04-06-01/247, от 19.06.07 N 03-11-04/2/167, от 24.01.07 N 03-11-04/3/16, от 04.12.06 N 03-03-05/21).

Табель учета рабочего времени могут затребовать и контролеры из Фонда социального страхования РФ. В первую очередь, их заинтересует подтверждающий факт недоначисления заработной платы до величины оклада работника. Правильность расчета пособий по временной нетрудоспособности они постараются перепроверить данными из табеля. Листок временной нетрудоспособности подтверждает лишь подлинность указанных в табеле данных о фактически отработанном времени, но не является основанием для занесения таких данных в табель. Основанием же внесенных в табель данных является факт отсутствия или присутствия работника на рабочем месте.

До 2007 года размер пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам определяется путем умножения размера дневного пособия на число рабочих дней, приходящихся на период временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам. В знаменателе же при определении размера дневного пособия необходимо было указывать количество фактически отработанных дней за расчетный период (12 календарных месяцев до наступления страхового случая). Без табеля же учета рабочего времени невозможно было установить количество отработанных дней (постановление ФАС Московского округа от 05.04.06, 28.03.06 N КА-А41/2352-06 по делу N А41-К2-14967/05).

Напомним, что в последние два года при расчете пособия по временной нетрудоспособности используются календарные дни. И их количество позволяет определить опять же упомянутый табель.

Представители трудовой инспекции на основании табеля попытаются оценить соблюдение работодателем норм трудового законодательства по продолжительности рабочего времени. При обнаружении нарушения норм, касающихся сверхурочных работ (ст. 99 ТК РФ), ими может быть наложен административный штраф в соответствии со статьей 5.27 КоАП РФ как на организацию, так и на ее руководителей.

Важность достоверности информации о фактически отработанном сотрудниками времени проявляется и в уровне дисциплины труда в организации. Именно данные табеля учета рабочего времени в совокупности с другими документами в большинстве случаев являются основанием для принятия работодателем решения о наложении дисциплинарного взыскания на сотрудника.

Как видим, без ведения табеля учета рабочего времени организации не обойтись.

Заполнение табеля

Табель составляется в одном экземпляре уполномоченным лицом, чаще всего работником кадровой службы. Обязанность вести табель может быть записана у сотрудника в трудовом договоре, должностной инструкции или возложена на него отдельным приказом по основной деятельности.

Как было сказано выше, табель учета рабочего времени является основанием для начисления работникам заработной платы. Если заработная плата в организации начисляется два раза в месяц, то необходимо составлять два табеля за месяц: один - для учета отработанного времени в первой половине месяца, а другой - во второй. При составлении же табеля один раз в месяц бухгалтерия может некорректно рассчитать заработную плату за первую половину месяца: если в это время кто-то из сотрудников отсутствовал на рабочем месте, то не исключена вероятность возникновения ее переплаты.

В небольших организациях табель может вестись по предприятию в целом, в более же крупных - имеет смысл вести его по структурным подразделениям. В последнем же случае в заголовке табеля следует обязательно указать, помимо наименования организации, наименование и структурного подразделения, на которое заполняется табель. Код по ОКПО является обязательным атрибутом табеля.

Включение работника в табель и исключение из него производятся на основании первичных документов по учету кадров (приказов о приеме на работу либо об увольнении, трудовой договор).

Выше уже упоминалось, что существует две унифицированные формы табеля. Для отражения ежедневных затрат рабочего времени за месяц на каждого работника в табеле отведено:

в форме N Т-12 (графы 4, 6) - две строки;

в форме N Т-13 (графа 4) - четыре строки (по две на каждую половину месяца) и соответствующее число граф (15 и 16).

В формах N Т-12 и N Т-13 (в графах 4, 6) верхняя строка применяется для отметки условных обозначений (кодов) затрат рабочего времени, а нижняя - для записи продолжительности отработанного или неотработанного времени (в часах, минутах) по соответствующим кодам затрат рабочего времени на каждую дату. При необходимости допускается увеличение количества граф для проставления дополнительных реквизитов по режиму рабочего времени, например, времени начала и окончания работы в условиях, отличных от нормальных.

При заполнении граф 5 и 7 табеля по форме N Т-12 в верхних строках проставляется количество отработанных дней, в нижних строках - количество часов, отработанных каждым работником за учетный период.

Затраты рабочего времени учитываются в табеле или методом сплошной регистрации явок и неявок на работу, или путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов и т.п.). При отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях (отпуск, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением, время выполнения государственных или общественных обязанностей и т.д.), в табеле в верхней строке в графах проставляются только коды условных обозначений, а в нижней строке графы остаются пустыми.

В случае нахождения работника в отпусках, командировках, при временной нетрудоспособности кодом обозначаются также выходные и праздничные дни. Исключение в части праздничных дней существует для случаев нахождения сотрудника в ежегодном очередном либо дополнительном оплачиваемом отпуске, поскольку нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период этих отпусков, в число календарных дней отпуска не включаются (ст. 120 ТК РФ). У всех же остальных работающих сотрудников выходные и праздничные дни обозначают буквой "В" (цифровой код "26").

Коды условных обозначений (буквенные и цифровые), применяемые при заполнении обеих форм табеля в части отработанного и неотработанного времени, представлены на титульном листе формы N Т-12. Всего приведено 36 кодов.

Форма N Т-12 может быть использована в любой организации не только для учета рабочего времени сотрудников. С ее помощью можно контролировать соблюдение режима рабочего времени. В тех фирмах, где временной учет и расчеты с персоналом по оплате труда ведутся раздельно, допускается заполнение только раздела 1 "Учет рабочего времени". Вносить в этом случае сведения в раздел 2 "Расчет с персоналом по оплате труда" необязательно.

Отдельные же организации заполняют и второй раздел. В таком случае сумму оплаты труда, начисленную по одному основанию на один корреспондирующий счет, показывают в первом блоке колонок - в графах 18-22. Если же работнику начисляются виды оплаты труда, корреспондирующиеся с несколькими счетами, то в этом случае заполнению подлежат графы с 18-й по 34-ю.

Форма N Т-13 применяется при автоматизированной обработке учетных данных. При составлении этой формы табеля при записи учетных данных для начисления заработной платы только по одному виду оплаты и корреспондирующему счету общим для всех работников, включенных в табель, заполняются реквизиты "код вида оплаты", "корреспондирующий счет" над таблицей с графами с 7-9 и графа 9 без заполнения граф 7 и 8. При записи же учетных данных для начисления заработной платы по нескольким (от двух до четырех) видам оплаты и корреспондирующих счетов заполняются графы 7-9. Дополнительный блок с идентичными номерами граф предусмотрен для заполнения данных по видам оплаты, если их количество превышает четыре.

Бланки табеля по форме N Т-13 с частично заполненными реквизитами могут быть изготовлены с применением средств вычислительной техники. К таким реквизитам относятся: структурное подразделение, фамилия, имя, отчество, должность (специальность, профессия), табельный номер и т.п., т.е. данные, содержащиеся в справочниках условно-постоянной информации организации. В этом случае форма табеля изменяется в соответствии с принятой технологией обработки учетных данных.

Форма табеля может изменяться в соответствии с принятой технологией обработки данных.

Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации предусмотрено, что форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться. Поэтому организации вправе дополнять их по своему усмотрению. Внося соответствующие изменения в унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные Госкомстатом России, организация должна соблюдать следующее:

все реквизиты утвержденных комитетом унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения, включая

код, номер формы, наименование документа;

удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается;

вносимые изменения в унифицированные формы первичных документов должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.

Поэтому при необходимости организации могут увеличить количество граф табеля для проставления дополнительных реквизитов по режиму рабочего времени. Возможно их введение, как было сказано выше, для отражения времени начала и окончания работы в условиях, отличных от нормальных.

Дополнительные графы вполне разумно ввести в табель организациям, работники которых трудятся во вредных условиях. Работники, перечисленные в Списке производств, цехов, профессий и должностей с вредными условиями труда, работа в которых дает право на дополнительный отпуск и сокращенный рабочий день (утв. постановлением Госкомстата СССР и Президиума ВЦСПС от 25.10.74 N 298/П-22), имеют право на дополнительный отпуск. Иные, не поименованные в данном списке работники, выполняющие в отдельные периоды времени работу в производствах и цехах, профессиях и должностях с вредными условиями труда, предусмотренных в упомянутом списке, имеют право на дополнительный отпуск, рассчитываемый пропорционально отработанному времени, на тех же основаниях, что и работники, названные все в том же списке.

В счет времени, проработанного во вредных условиях труда, засчитываются лишь те дни, в которые работник фактически был занят в этих условиях не менее половины рабочего дня, предусмотренного для работников данного производства, цеха, профессии или должности.

Для целей предоставления дополнительного отпуска работникам, не поименованным в списке, факт выполнения ими в отдельные периоды времени работ во вредных условиях труда должен быть документально подтвержден. Однако вопрос о том, каким образом это следует осуществлять, законодательством РФ не регулируется. Для учета времени работы во вредных условиях труда как раз и подойдут дополнительные графы табеля.

Все вносимые в табель изменения, как было сказано выше, должны быть оформлены приказом либо распоряжением.

Любой день расчетного месяца для каждого работника может быть рабочим, выходным (согласно календарю, особому графику или распоряжению Правительства РФ), праздничным, днем отпуска, болезни и т.д.

Отдельно учитываются:

часы работы (дневные, вечерние);

ночные часы работы;

сверхурочные часы работы;

часы работы в выходные, праздничные дни;

дни, проведенные в служебной командировке.

Количество отработанных работником часов определяется на основании данных о времени прихода работника на место работы и времени его ухода. Из этого времени иногда вычитают периоды фактического отсутствия работника на рабочем месте без уважительной причины.

Ночным временем, согласно статье 96 ТК РФ, считается время с 22 до 6 часов.

Сверхурочная работа - работа, выполняемая работником по инициативе работодателя за пределами установленной продолжительности рабочего времени, ежедневной работы (смены), а также работа сверх нормального числа рабочих часов за учетный период (ст. 99 ТК РФ). Данные о ней вносятся в табель на основании списков лиц, выполнявших эти работы, которые составляет и подписывает начальник структурного подразделения, принявший решение о производственной необходимости сверхурочных работ. Руководитель сверхурочных работ делает в этих списках отметки о количестве часов, фактически проработанных каждым работником сверх нормы.

Таким же образом оформляется учет часов работы в выходные и праздничные дни.

При работе в выходной день независимо от того, как впоследствии она будет оплачиваться, в первой строке соответствующей графы табеля указывается "РВ", а во второй - количество фактически отработанных в этот день часов.

Работа в выходные и праздничные дни оплачивается не менее чем в двойном размере (ст. 153 ТК РФ). Основаниями для этого являются табель учета рабочего времени и письменное распоряжение работодателя об оплате. Если работник изъявил желание за работу в выходные и праздничные дни получить другой день отдыха, то в соответствии с упомянутой статьей 153 ТК РФ он может быть ему предоставлен, о чем также должно быть указано в письменном распоряжении работодателя. В тот день, когда отдых предоставлен, в табеле ставится "В". В этом случае работа в выходные и праздничные дни оплачивается в одинарном размере в том месяце, когда работник работал в выходной день, а другой день отдыха оплате не подлежит независимо от того, в каком месяце он будет предоставлен.

Время, проведенное сотрудником в служебной командировке по России и странам СНГ, учитывается на основании оформленного надлежащим образом командировочного удостоверения (унифицированная форма N Т-10). В данном удостоверении проставляются отметки о времени прибытия и выбытия работника в каждый пункт назначения, заверенные подписями и печатями принимающих сторон. Эти отметки позволяют определить время нахождения работника в командировке. Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета или другого транспортного средства из места, где находится постоянная работа командированного лица, а днем приезда - день прибытия транспорта в это место. Точное время подтверждается наличием билетов на указанные транспортные средства.

В те дни, когда работник находился в командировке (включая выходные и праздничные дни), в первой строке табеля необходимо поставить буквенный код служебной командировки "К", а вторая строка не заполняется. Напомним, что при направлении работника в служебную командировку ему гарантируется сохранение среднего заработка (ст. 167 ТК РФ).

Учет времени, проведенного сотрудниками в отпуске, осуществляется на основании приказов о предоставлении отпуска. В табеле отдельно учитываются:

ежегодный основной оплачиваемый отпуск (код "ОТ");

ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск (код "ОД");

отпуск в связи с обучением с сохранением заработной платы, работникам, совмещающим работу с учебой (код "У");

отпуск в связи с повышением квалификации с отрывом от производства (код "ПК");

сокращенная продолжительность рабочего времени для обучающихся без отрыва от производства с частичным сохранением заработной платы (код "УВ");

дополнительный отпуск в связи с обучением без сохранения заработной платы (код "УД");

отпуск по беременности и родам (код "Р");

отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет (код "ОЖ");

отпуск без сохранения заработной платы, предоставляемый работнику по разрешению администрации (код "ДО");

отпуск без сохранения заработной платы в случаях, предусмотренных законодательством (код "ОЗ");

ежегодный дополнительный отпуск без сохранения заработной платы (код "ДБ").

Если на момент заполнения табеля документов, подтверждающих причину отсутствия работника, в наличии нет, то вполне корректно сделать отметку о неявке по невыясненным причинам (код "НН"). Когда же работник представит документ, оправдывающий его отсутствие (например, листок нетрудоспособности) или же будет признан факт прогула в отсутствии такого оправдательного документа, то ответственному лицу за ведение табеля необходимо будет внести соответствующие изменения.

Порядок заполнения табеля рабочего времени на совместителей будет зависеть от вида совместительства:

внутреннего - когда работа выполняется сотрудником по месту его основной работы (там, где находится его трудовая книжка);

внешнего - когда работа выполняется в другой организации, - и от порядка распределения времени работы совместителя в течение недели: равномерного либо по установленному графику.

Нормальная продолжительность рабочего времени при работе по совместительству не должна превышать четырех часов в день. В дни, когда по основному месту работы сотрудник свободен от исполнения трудовых обязанностей, то он может работать по совместительству полный рабочий день (смену). В течение одного месяца (другого учетного периода) продолжительность рабочего времени при работе по совместительству не должна превышать половины месячной нормы рабочего времени (нормы рабочего времени за другой учетный период), установленной для соответствующей категории работников (ст. 284 ТК РФ).

При внутреннем совместительстве работник дважды вписывается в табель учета рабочего времени (как основной работник и как совместитель). При этом ему присваивается еще один табельный номер для учета выполняемых работ по совместительству.

При внешнем совместительстве сотруднику присваивается, так же, как и большинству работающих, один табельный номер. В этом случае он вписывается в табель учета рабочего времени только один раз как совместитель.

Если же продолжительность работы совместителя превысит нормальную, то такая работа будет считаться сверхурочной. При этом в табеле нужно будет указать буквенный код "С" (графа 4 формы N Т-13 или графы 4, 6 формы N Т-12) и фактически отработанное количество часов сверхурочных работ. Напомним, что сверхурочная работа не может превышать четырех часов в течение двух дней подряд и 120 часов в год (ст. 99 ТК РФ).

Итоговые данные по учету использования рабочего времени за месяц указываются в графах 8-17 раздела 1 формы N Т-12, а затем используются для расчета и начисления заработной платы.

При составлении табеля необходимо заполнять все реквизиты, предусмотренные унифицированной формой. Если в нем остаются незаполненные строки, то они должны быть обязательно прочеркнуты. Окончательно оформленный табель подписывается ответственным лицом и руководителем структурного подразделения.

Во многих организациях введены электронные системы учета рабочего времени. В значительной мере введение такой системы способствует более точному учету рабочего времени в тех случаях, когда лицо, ответственное за составление табеля, практически не имеет возможности установить время прихода (ухода) на работу (на обеденный перерыв) в случаях прогула, работы в условиях ненормированного рабочего дня и т.п. Данные электронной системы учета рабочего времени лишь способствуют более точному учету такого времени и не могут собой заменять надлежащим образом оформленные документы, предъявление которых необходимо для ведения табелей учета рабочего времени.

Е. Петров,

ООО "Травзагот"

"Практический бухгалтерский учет", N 9, 10, сентябрь, октябрь 2008 г.