Сведения в ПФР за 2008 год: самопроверка перед сдачей (А.К. Попов, "Аптека: бухгалтерский учет и налогообложение", N 2, февраль 2009 г.)

Сведения в ПФР за 2008 год: самопроверка перед сдачей

Закончился 2008 год. Для бухгалтеров аптек наступила горячая пора - период подготовки и сдачи отчетности, в частности, пожалуй, самого глобального отчета - персонифицированных сведений в ПФ РФ.

На что обратить внимание при составлении данных сведений? Как проверить себя? Как избежать ошибок? Воспользуйтесь советами нашего эксперта.

Подготовительный этап: сбор данных и их проверка

Шаг 1. Определяем перечень лиц, на которых подаются сведения

Статьей 8 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования" (далее - Закон N 27-ФЗ) установлены общие правила представления сведений о застрахованных лицах.

Застрахованные лица - лица, на которых распространяется обязательное пенсионное страхование в соответствии Федеральным законом от 15.12.2001 N 167-ФЗ "Об обязательном пенсионном страховании в РФ" N 167-ФЗ (далее - Закон N 167-ФЗ).

Статья 7 Закона N 167-ФЗ определяет, что к застрахованным лицам относятся:

- граждане РФ;

- постоянно или временно проживающие на территории РФ иностранные граждане;

- лица без гражданства.

При этом указанные физические лица должны работать по трудовому договору или по договору гражданско-правового характера, предметом которого являются выполнение работ и оказание услуг, а также по авторскому и лицензионному договору.

Шаг 2. Проверяем персональные данные лиц, на которых будут
представляться сведения

Поскольку в случае ошибок в ФИО, дате рождения, номере страхового пенсионного свидетельства отделение ПФ РФ после проверки данных сведений потребует уточнения, то для избежания ошибок прежде, чем приступить к формированию сведений, следует проверить следующие реквизиты.

Что проверяем?	Зачем это нужно?	Основание
Правильность ФИО застрахованного лица, введенного в программу для формирования отчета. Если были измене- ния в этих реквизитах, то должны быть получены новые свидетельства и новые данные должны поступить в бух- галтерию, а также быть отражены в программе	Указанные реквизиты отра- жаются в формах СЗВ-4-1, СЗВ-4-2. Являются обяза- тельными для заполнения	Подпункт 2 п. 2 ст. 11 Закона N 27-ФЗ, п. 43 Инструкции N 192п*
Правильность номера страхового пенсионного свиде- тельства. Некоторые программы позволяют проверять правильность номера, так что можно воспользоваться данной возможностью, сформировав предварительный от- чет с целью проверки именно страховых номеров. При отсутствии такой возможности можно провести визуаль- ную проверку структуры страхового пенсионного номе- ра. Структура номера выглядит следующим образом: ХХХ-ХХХ-ХХХ ХХ. Следует проверить, чтобы один и тот же номер свидетельства не повторялся у нескольких работников. Также следует проверить соответствие реквизитов страхового свидетельства реквизитам доку- ментов, удостоверяющих личность	Данный реквизит указыва- ется в формах СЗВ-4-1, СЗВ-4-2 и является обяза- тельным	Подпункт 1 п. 2 ст. 11, ст. 15 Закона N 27-ФЗ, п. 43 Инст- рукции N 192п
Правильность указания даты рождения	Именно от даты рождения зависит правильность при- менения ставки страхового тарифа	Статья 22 Закона N 167-ФЗ
Адрес для направления информации о состоянии лицево- го счета. В случае изменения в 2008 году данного реквизита внести соответствующие корректировки в ба- зу данных	Является одним из рекви- зитов форм СЗВ-4-1, СЗВ-4-2. Указывается при представлении форм впер- вые, а также при измене- нии реквизита	Пункт 43 Инструкции N 192п
* Инструкция по заполнению форм документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования. Утверждена Постановлением Правления ПФ РФ от 31.07.2006 N 192п (действует в ред. Постановления Правления ПФ РФ от 28.07.2008 N 224п).

Шаг 3. Что спросить с кадровика?

Индивидуальные сведения, представляемые в Пенсионный фонд, содержат сведения не только о суммах начисленных взносов, но и о стаже работы сотрудников. А поскольку сведения о стаже сотрудников заполняются на основании приказов, других документов по учету кадров и иных документов, подтверждающих условия трудовой деятельности застрахованного лица (п. 27 Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах для целей обязательного пенсионного страхования*(1) (далее - Инструкция N 318)), то к подготовке отчетности в ПФ РФ необходимо привлечь и кадровика. Для составления отчета в ПФ РФ кадровая служба должна представить в бухгалтерию следующие сведения.

Какие сведения?	Зачем это нужно?	Основание
Данные о периодах работы лиц, на которых представля- ются сведения в Пенсионный фонд. Сведения формиру- ются на основании приказов о приеме, увольнении	Являются одним из обяза- тельных реквизитов форм СЗВ-4-1, СЗВ-4-2	Подпункты 3, 4 п. 2 ст. 11 Закона N 27-ФЗ, п. 43 Инст- рукции N 192п
Данные о периодах нахождения лиц в отпусках без сох- ранения заработной платы. Целесообразно сравнить данные со сведениями, имеющимися в бухгалтерии	Является реквизитом форм СЗВ-4-1, СЗВ-4-2. Запол- няется при наличии таких периодов	Пункт 43 Инструкции N 192п
Данные о периодах по временной нетрудоспособности
Данные о женщинах, находящихся в декретном отпуске, отпуске по уходу за ребенком. Сравнить с данными, имеющимися в бухгалтерии	Указывается при заполне- нии формы СЗВ-4-1	Пункты 37, 43 Инст- рукции N 192п
Данные о лицах, выполнявших работы по договорам гражданско-правового характера, авторским и лицензи- онным договорам, в частности даты начала и окончания договора	Указывается при заполне- нии формы СЗВ-4-1	Подпункты 3, 4 п. 2 ст. 11 Закона N 27-ФЗ, п. 43 Инст- рукции N 192п
Данные о периодах деятельности, включаемых в стаж на соответствующих видах работ, определяемый особыми условиями труда, работой в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях	Используется при заполне- нии формы СЗВ-4-1	Подпункт 5 п. 2 ст. 11 Закона N 27-ФЗ, п. 37, 43 Инструкции N 192п

Все представленные сведения должны относиться к отчетному периоду - с 01.01.2008 по 31.12.2008. Все полученные данные необходимо внести в программу, используемую для составления отчета.

Шаг 4. Проверяем правильность начисления страховых взносов

Как мы уже говорили, для отчета необходимы сведения о суммах начисленных страховых взносов (пп. 7 п. 2 ст. 11 Закона N 27-ФЗ). Данные о суммах начисленных страховых взносов используются при заполнении как формы СЗВ-4-1, так и формы СЗВ-4-2, являясь обязательными реквизитами указанных форм (п. 43 Инструкции N 192п). Кроме того, данные о суммах начисленных взносов в совокупности по всей организации используются при заполнении формы АДВ-11 (п. 48 Инструкции N 192п). Для этого работники бухгалтерии, в частности отдела по начислению заработной платы, должны провести проверку своей работы за истекший год.

Что проверить, с чем сверить и на основании чего проверять?

Как должно быть?	Зачем?	Основание
Проверяем наличие индивидуальных карточек
На каждое застрахованное лицо должна быть карточка, отражающая суммы начисленных выплат и страховых взносов. МНС разработаны формы индивидуальных и сводных карточек и порядок их заполнения. Данные формы утверждены Приказом МНС РФ от 27.07.2004 N САЭ-3-05/443. Форма карточек, утвержденная данным приказом, носит рекомендательный характер	В целях организации ведения учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений, сумм начисленных страховых взносов на ОПС	Пункт 2 ст. 14 За- кона N 167-ФЗ, п. 4 ст. 243 НК РФ
Проверяем правильность базы для начисления страховых взносов
При начислении взносов учитываются любые выплаты и вознаграждения вне зависимости от формы, в которой осуществляются данные выплаты, в частности полная или частичная оплата товаров (работ, услуг, имуществен- ных или иных прав), предназначенных для физического лица - работника, в том числе коммунальных услуг, питания, отдыха, обу- чения в его интересах, оплата страховых взносов по договорам добровольного страхо- вания. Выплаты, не подлежащие налогообло- жению, поименованы в ст. 238 НК РФ	Сумма страховых взносов определяет- ся исходя из базы для начисления страховых взносов и ставки тарифа страхового взноса. В случае искаже- ния базы будет искажена сумма стра- ховых взносов	Статья 10, п. 1 ст. 24 Закона N 167-ФЗ, гл. 24 НК РФ (ст. 236-238 НК РФ)
Проверяем применение льгот
Статья 239 "Налоговые льготы" НК РФ на правоотношения по уплате страховых взносов на обязательное пенсионное страхование не распространяется	Применение указанной статьи при исчислении страховых взносов на обязательное пенсионное страхование приведет к искажению базы и, как следствие, суммы начисленных взно- сов	Статья 10 Закона N 167-ФЗ, Информа- ционное письмо Пре- зидиума ВАС РФ от 11.08.2004 N 79, письма Минфина РФ от 29.05.2007 N 03-04-06-02/101, от 16.04.2007 N 03-04-06-02/73
Проверяем правильность применения ставки страхового тарифа
Тарифы страховых взносов устанавливаются в зависимости от возраста застрахованного лица. С 01.01.2008 страхователям надо исчислять взносы на ОПС по ставкам, приведенным в п. 2 ст. 22 Закона N 167-ФЗ	Сумма страховых взносов определяет- ся исходя из базы для начисления страховых взносов и ставки тарифа страхового взноса. Применение не- правильной ставки приведет к иска- жению суммы начисленных взносов	Пункт 2 ст. 22, п. 1 ст. 24 Закона N 167-ФЗ
Проверяем правомерность применения регрессивной шкалы
Шкала тарифов страховых взносов является регрессивной. Возможность применения регрессии зависит только от базы страховых взносов, исчисленной с начала года на каждого работника. Особое внимание при проверке необходимо уделить работникам, сумма базы у которых достигает граничных значений 280 000 и 600 000 руб, дающих право применения регрессивной шкалы	Для правильного исчисления суммы взносов	Пункт 2 ст. 22, п. 1 ст. 24 Закона N 167-ФЗ
Наличие данных по обособленным подразделениям
В случае наличия обособленных подразделе- ний сверяем суммы, начисленные по каждому сотруднику в целом, с суммой, полученной в результате сложения данных по каждому подразделению. Проверку необходимо прово- дить в отношении лиц, работающих в обособ- ленных подразделениях организации	Указываются в форме СЗВ-4-1	Пункт 43 Инструкции N 192п
Соответствие данных в карточках (индивидуальных и сводных) данным бухгалтерского учета по каждому сотруднику и в целом по организации
Данные, отраженные в индивидуальных (сводных) карточках, должны совпадать с данными, отраженными в бухгалтерском учете организации. Следует также проверить соответствие сумм в отношении страховой и накопительной частей	Данные используются при заполнении форм СЗВ-4-1, СЗВ-4-2, АДВ-11	Пункт 1 ст. 11 кона N 27-ФЗ, п. 43, 48 Инструк- ции N 192п
Соответствие данных бухгалтерского учета в отношении уплаченных взносов аналогичным данным отделения ПФР, где зарегистрирована организация
До составления отчетности целесообразно провести сверку расчетов с Фондом в части уплаченных сумм	В случае расхождения уплаченных сумм взносов на обязательное пенсионное страхование, указанных страхователем в форме АДВ-11, с данными Фонда отчет не примут

Заполняем сведения

После того как проверены все данные и исправлены ошибки, если они были, можно приступить к составлению отчета.

Когда и что заполнять?

Формы и порядок их заполнения утверждены Постановлением Правления ПФ РФ от 31.07.2006 N 192п. Какие документы в каких случаях заполнять, вы узнаете из таблицы.

Наименование формы	Когда заполняется
Индивидуальные сведения о страховом стаже и начисленных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование застрахованного лица (форма СЗВ-4-1)	Форма СЗВ-4-1 заполняется страхователями при представлении сведений о застрахованном лице, у которого в расчетном периоде были какие-либо условия для назначения досрочной трудовой пенсии, которые отражаются в таблице "Стаж работы за отчетный период", либо при необходимости выделения отдельных периодов работы, периодов ухода за детьми, получения пособия по беременности и родам и т.д.
Индивидуальные сведения о страховом стаже и начисленных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование застрахованного лица, списочная форма СЗВ-4-2	Форма СЗВ-4-2 заполняется при представлении сведений о застрахованных лицах, не имеющих в расчетном периоде каких-либо условий для досрочного назначения трудовой пенсии, кроме указываемых в реквизите "Территориальные условия" формы АДВ-6-1
Опись документов, передаваемых стра- хователями в ПФ РФ (форма АДВ-6-1)	Входит в состав пачки документов, содержащих сведения по форме СЗВ-4-1 или СЗВ-4-2. То есть форм АДВ-6-1 заполняется столько, сколько заполнено пачек с документами СЗВ-4-1, СЗВ-4-2
Ведомость уплаты страховых взносов на обязательное пенсионное страхова- ние (АДВ-11)	Заполняется по организации в целом. Является отдельной пачкой документов

Формируем пачки

Порядок формирования пачек документов. Заполненные формы (СЗВ-4-1, СЗВ-4-2) группируют в пачки. В пачку могут входить только однотипные документы (не считая описи и списка) - либо СЗВ-4-1, либо СЗВ-4-2. Например, если на предприятии работают всего два человека, на одного из которых составлена форма СЗВ-4-1, а на другого СЗВ-4-2, придется комплектовать две пачки отчетности.

В пачке документов, содержащей сведения по форме СЗВ-4-1, допускается наличие не более 200 документов (на каждое застрахованное лицо заполняется форма СЗВ-4-1, следовательно, в пачке, содержащей 200 документов, представлены сведения на 200 человек). Для пачек, содержащих формы СЗВ-4-2, число застрахованных лиц, на которых представлены сведения в пачке, не должно превышать 200 (п. 6 Инструкции N 192п).

Обратите внимание: Сведения по форме СЗВ-4-2 представляются в отдельных пачках по работникам, работающим в различных территориальных условиях.

Пачка документов сопровождается описью документов, передаваемых в ПФ РФ. Данная опись является неотъемлемой частью пачки документов.

Опись документов. Документы, передаваемые в ПФ РФ, начиная с 2002 года сопровождаются описью по форме АДВ-6-1 "Опись документов, передаваемых страхователем в ПФР" (п. 7 Инструкции N 192п).

Кроме того, к пачке прикладывается список застрахованных лиц, на которых представляются сведения. Данный список составляется в произвольной форме. Он прикладывается к пачке после формы АДВ-6-1.

Приведем пример списка.

Иванов А.С.	Сидоров П.Н.	Гусева Е.Л.	Заволокин А.П.
Петров В.А.	Полуянова С.К.	Сидоренко В.С.	Гудков А.А.
...	...	...	...

Брошюруем пачку. Каждую сформированную пачку, состоящую из АДВ-6-1, списка застрахованных лиц, сведений СЗВ-4-1 или СЗВ-4-2, следует прошить, листы пронумеровать. Концы скрепляющей нити связывают с тыльной стороны и заклеивают небольшой полоской бумаги для проставления печати и надписи "В пачке прошито, пронумеровано и скреплено печатью: листов".

Все документы пачки вместе с описью и списком заверяются подписью руководителя и печатью организации.

На описи пачки документов дополнительно делается заверительная надпись, заполняемая страхователем (работодателем).

Заверяю, что содержание всех документов, входящих в пачку, состоящую из вышеприведенного числа форм, верно.
Директор	ООО "Альфа"	Сироткин А.Ю.	Сироткин	15.01.2009
Наименование должности руководителя	Наименование организации	ФИО руководителя	Подпись	Дата

Заверенная подписью руководителя и печатью организации пачка документов не подлежит расшиванию (п. 12 Инструкции N 192п).

Пачка документов может сопровождаться электронным носителем, содержащим информацию всех документов пачки в соответствии с Правилами подготовки документов персонифицированного учета в электронной форме (формат данных) (п. 13 Инструкции N 192п). В том случае, если пачка документов в электронном представлении заверяется электронной подписью, наличие документов в письменной форме не требуется.

Каждой пачке документов, сопровождаемой электронным носителем, страхователь (работодатель) присваивает порядковый номер. Номер указывается на описи документов, передаваемых страхователем (работодателем) в ПФ РФ (п. 16 Инструкции N 192п).

Обратите внимание: Форма АДВ-11 является самостоятельной пачкой документов. Ведомость уплаты страховых взносов на обязательное пенсионное страхование не сопровождается Описью документов, передаваемых страхователем (работодателем) (форма АДВ-6-1) (п. 50 Инструкции N 192п). Например, в организации работают два человека. На одного надо подать сведения по форме СЗВ-4-1, на другого - СЗВ-4-2. Комплект документов, передаваемых в ПФ РФ, будет состоять из трех пачек:

- Пачка N 1: АДВ-6-1, список застрахованных лиц, СЗВ-4-1;

- Пачка N 2: АДВ-6-1, список застрахованных лиц, СЗВ-4-2;

- Пачка N 3: АДВ-11, заполненная в целом по организации.

Кто может подписать отчет? Как мы уже сказали, все сведения должны быть заверены подписью руководителя и печатью организации. Но может ли иное лицо, уполномоченное руководителем организации, заверить данные сведения? Такой вопрос рассмотрел ВАС и в Решении от 22.07.2008 N ГКПИ08-1497 указал: в: Инструкции правомерно закреплено, что индивидуальные сведения, представляемые в территориальный орган Пенсионного фонда Российской Федерации страхователем, являющимся юридическим лицом, заверяются подписью руководителя и печатью организации. В то же время наличие такой формулировки не означает, что руководитель юридического лица обязан совершить указанные действия лично и не вправе поручить их совершение иному лицу, наделив его соответствующими полномочиями, поскольку таких положений в Инструкции не содержится. Как следует из оспариваемой нормы, в ней отсутствует запрет на заверение индивидуальных сведений лицом, уполномоченным руководителем юридического лица на основании приказа, иного распорядительного документа или доверенности. Таким образом, руководитель организации может передать право подписать отчетность в ПФ РФ другому лицу. Для этого следует оформить распорядительный документ (приказ) или доверенность.

Последняя проверка

Проверка данных перед составлением отчета - дело, несомненно, нужно и важное. Но не менее важна проверка уже получившегося отчета. Что и как проверять? Что с чем сверять? Смотрите нашу таблицу.

Форма	Реквизит	Что проверять?
СЗВ-4-1, СЗВ-4-2, АДВ-11, АДВ-6-1	Соответствие реквизитов страхователя (наименование, регистрационный номер в ПФР, ИНН, КПП, расчетный период - 2008 год) в формах
АДВ-6-1	Сведения о суммах начисленных страхо- вых взносов (итого по пачке докумен- тов)	Должны соответствовать сумме данных по формам СЗВ-4-1 или СЗВ-4-2, входящим в пачку документов. В том числе и с разбивкой на страховую и накопительную части
АДВ-11	Ведомость составлена по состоянию на дату	При составлении отчета за 2008 год должно быть указано "31 декабря 2008 года"
	Количество пачек с документами СЗВ-4-1 и СЗВ-4-2	Указанное значение должно соответствовать количеству сформированных пачек, содержащих сведения по формам СЗВ-4-1, СЗВ-4-2
	Число застрахованных лиц, представ- ленных в формах СЗВ-4-1 и СЗВ-4-2	- должно соответствовать количеству застрахован- ных лиц, на которых составлены сведения по формам СЗВ-4-1 и СЗВ-4-2; - соответствует сумме значений реквизита "Коли- чество застрахованных лиц, представленных в пач- ке" описей АДВ-6-1
	Задолженность по уплате страховых взносов на начало расчетного периода*	Соответствует реквизиту Задолженность по уплате страховых взносов на конец расчетного периода формы АДВ-11 за 2007 год
	Начислено страховых взносов за расчетный период	- соответствует сумме значений реквизита Сведе- ния о суммах начисленных страховых взносов (ито- го по пачке документов) формы АДВ-6-1; - соответствует данным бухгалтерского учета (оборотно-сальдовой ведомости)
	Уплачено страховых взносов в расчет- ном периоде**	Соответствует данным бухгалтерского учета (оборотно-сальдовой ведомости)
	Задолженность по уплате страховых взносов на конец расчетного периода*	ЗКРП = ЗНРП + НРП - УРП, где: ЗКРП - задолженность по уплате страховых взносов на конец расчетного периода; ЗНРП - задолженность по уплате страховых взносов на начало расчетного периода; НРП - начислено страховых взносов за расчетный период; УРП - уплачено страховых взносов в расчетном пе- риоде
* Заполняется для каждого года, в котором образовалась задолженность по уплате страховых взносов. ** Заполняется для каждого года, в котором начислялись страховые взносы, уплаченные в расчетном периоде.

Представляем сведения

Вид представления

Согласно п. 53 Инструкции N 318 индивидуальные сведения о застрахованных лицах представляются страхователями в письменной или электронной форме.

Обратите внимание: Документы индивидуального (персонифицированного) учета должны быть подготовлены строго в формате 7.0 (XML-формат) и в соответствии с Инструкцией N 192п.

Вопрос о возможности и порядке представления информации в электронной форме решается территориальным органом совместно с конкретными страхователями и оформляется соглашением об обмене электронными документами в системе электронного документооборота. Аналогичные положения о формах представления отчетности в ПФ РФ содержит и Закон N 27-ФЗ.

Срок представления

Срок представления персонифицированных сведений установлен п. 2 ст. 11 Закона N 27-ФЗ - не позднее 1 марта. Сведения за 2008 год организации могут представить не позднее 02.03.2008 (так как 01.03.2008 приходится на выходной день - воскресенье). Сведения представляются в органы ПФ РФ по месту регистрации страхователя (работодателя).

Ответственность за непредставление сведений

Статьей 17 Закона N 27-ФЗ установлена ответственность страхователей за непредставление сведений о застрахованных лицах. За непредставление в установленные сроки сведений либо представление неполных и (или) недостоверных сведений к страхователям применяются финансовые санкции в виде взыскания 10% причитающихся за отчетный год платежей в ПФ РФ.

Обратите внимание: Взыскание указанной суммы производится органами Пенсионного фонда в судебном порядке.

А.К. Попов,

эксперт журнала "Аптека: бухгалтерский учет и налогообложение"

"Аптека: бухгалтерский учет и налогообложение", N 2, февраль 2009 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Утверждена Постановлением Правительства РФ от 15.03.1997 N 318. Действует в ред. постановлений Правительства РФ от 14.07.2003 N 422, от 12.02.2004 N 73, от 10.03.2006 N 126.