Вопрос: Директор взял деньги под отчет путем перечисления с расчетного счета организации на свою личную "зарплатную" карту. Часть денежных средств взял на выплату зарплаты себе. Возможно ли использование личной "зарплатной" карты для перечисления денежных средств под отчет? Каков порядок оформления бухгалтерских документов при использовании подотчетным лицом перечисленных ему средств не в соответствии с их целевым назначением? (журнал "Актуальная бухгалтерия", N 12, декабрь 2016 г.)

Директор взял деньги под отчет путем перечисления с расчетного счета организации на свою личную "зарплатную" карту. Часть денежных средств взял на выплату зарплаты себе.

Возможно ли использование личной "зарплатной" карты для перечисления денежных средств под отчет? Каков порядок оформления бухгалтерских документов при использовании подотчетным лицом перечисленных ему средств не в соответствии с их целевым назначением?

Ответ подготовила:

О. Волкова,

эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Контроль качества ответа:

Е. Мельникова,

рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ, аудитор, член РСА

Журнал "Актуальная бухгалтерия", N 12, декабрь 2016 г., с. 85-87.

Для выдачи наличных денег работнику под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юрлица, расходный кассовый ордер оформляют согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату*(1).

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии - руководителем), его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляют в срок, установленный руководителем.

При этом какие-либо нормы, регламентирующие порядок предоставления безналичных денежных средств работнику под отчет, отсутствуют; не урегулирован также и срок, в течение которого подотчетное лицо должно отчитаться по полученным им, не связанным с командировками, денежным средствам. Клиент - физическое лицо осуществляет с использованием банковской карты следующие операции*(2):

- получение наличных денежных средств в валюте РФ или иностранной валюте на территории РФ;

- получение наличных денежных средств в иностранной валюте за пределами территории РФ;

- оплату товаров (работ, услуг, результатов интеллектуальной деятельности) в валюте РФ на территории РФ, а также в иностранной валюте - за пределами территории РФ;

- иные операции в валюте РФ, в отношении которых законодательством РФ не установлен запрет (ограничение) на их совершение;

- иные операции в иностранной валюте с соблюдением требований валютного законодательства РФ.

Из приведенной нормы следует, что перечень операций, которые физические лица могут осуществлять с использованием расчетных (дебетовых) карт, кредитных карт, является открытым и ограничивается только теми операциями, в отношении которых действуют запреты (ограничения) на их совершение, установленные законодательством РФ. На это обстоятельство указывает и Центральный банк РФ, отмечая, что вопрос, касающийся возможности выдачи денежных средств под отчет работникам посредством зачисления на их банковские счета, предназначенные для осуществления операций с использованием банковских карт, находится в плоскости применения трудового законодательства*(3).

В настоящее время каких-либо запретов на оплату или компенсацию общехозяйственных и иных документально подтвержденных расходов посредством перечисления организацией денежных средств на банковские карты сотрудников Трудовой кодекс не содержит. Поэтому фирмы вправе перечислять денежные средства на банковские карты своих сотрудников, в том числе на их "зарплатные" карты, в целях осуществления этими сотрудниками с использованием таких карт расходов, связанных с задачами и нуждами организаций. Все положения, определяющие порядок расчетов с подотчетными лицами, как и сам способ предоставления подотчетных сумм (путем перечисления денежных средств на банковские ("зарплатные") карты сотрудников), компания устанавливает самостоятельно в локальном нормативном акте и в учетной политике*(4). В платежном поручении следует указать, что перечисленные средства являются подотчетными, при этом фирме необходимо получить от сотрудника письменное заявление о перечислении подотчетных сумм на его личную банковскую карту с указанием реквизитов*(5).

Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом*(6). Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок. Законодательством предусмотрены обязательные реквизиты первичного учетного документа*(7), сам документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания*(8). В качестве такого первичного документа может быть использована как унифицированная форма, так и форма, самостоятельно разработанная на основе унифицированной.

Согласно Указаниям по применению и заполнению унифицированной формы АО-1*(9) данную форму применяют для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы.

Составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии.

На оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1-6). Документы, приложенные к авансовому отчету, подотчетное лицо нумерует в порядке их записи в отчете.

В бухгалтерии проверяют целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм. Также на оборотной стороне формы указывают суммы расходов, принятых к учету (графы 7-8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9). Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерия производит списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке. При безналичном перечислении средств под отчет сотруднику к авансовому отчету необходимо приложить документы, подтверждающие оплату банковской картой*(10).

На практике встречаются ситуации, схожие с рассматриваемой: когда на основании заявления сотрудника (в том числе являющегося руководителем) производится зачет зарплаты в счет погашения задолженности по ранее полученным под отчет денежным средствам*(11). Оформляют такие действия приказом, соглашением о прекращении обязательств.

На наш взгляд, при удержании сотрудником аванса по зарплате из выданных на его банковскую карту подотчетных сумм не соблюден установленный законодательством способ выплаты сотрудникам зарплаты. Ведь ее выплата является безусловной обязанностью работодателя, и Трудовой кодекс не предусматривает возможности зачета выданных работнику денежных средств в счет задолженности перед ним работодателя по заработной плате*(12). В одном из судебных дел было сказано, что довод ответчика (организации) о том, что работник не представлял авансовые отчеты по полученным им на хозяйственные расходы суммам, не влечет отказ в удовлетворении иска о взыскании зарплаты, поскольку по требованию работника о взыскании зарплаты не допускается зачет выданных ему подотчетных сумм*(13).

Кроме того, типовая схема проводок не предусматривает операции по направлению подотчетных средств на выплату заработной платы сотруднику или проведение зачета расчетов по соответствующим счетам. Поэтому мы считаем, что в таком случае при отсутствии оправдательных документов неиспользованный аванс должен быть возвращен подотчетным лицом.

В случае нарушения работниками установленного порядка использования средств, полученных под отчет (невозвращения сумм и непредставления оправдательных документов об израсходованных суммах), компания вправе произвести удержания таких сумм. Работодатель может не позднее одного месяца со дня окончания установленного срока принять решение об удержании из зарплаты работника соответствующей подотчетной суммы при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания*(14). При удержании своевременно не возвращенных подотчетных сумм необходимо соблюдать ограничение размера удержаний*(15).

Иными словами, организация вправе удержать не подтвержденную оправдательными документами сумму из зарплаты при ее невозврате, издав распорядительный документ (например, приказ), определив в нем срок и сумму возможного удержания (с учетом ограничения).

В бухгалтерском учете при удержании из зарплаты невозвращенных сумм, выданных под отчет, делают записи:

Дебет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

- учтена сумма средств, выданная работнику под отчет и не возвращенная в срок;

Дебет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" Кредит 94

- удержаны подотчетные средства из заработной платы работника.

При невозможности удержания невозвращенных подотчетных сумм из заработка сотрудника по каким-либо причинам организация может требовать возврата такого рода денежных средств в судебном порядке*(16).

1 декабря 2016 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У

*(2) п. 2.3 Положения Банка России от 24.12.2004 N 266-П

*(3) письма ЦБ РФ от 23.07.2009 N 29-1-1-7/4625, от 24.12.2008 N 14-27/513

*(4) п. 7 ПБУ 1/2008, утв. приказом Минфина России от 06.10.2008 N 106н; ст. 8 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ (далее - Закон N 402-ФЗ); письма Минфина России и Федерального казначейства от 10.09.2013 N 02-03-10/37209, 42-7.4-05/5.2-554, Минфина России от 31.03.2016 N 02-03-09/18115, от 28.01.2014 N 02-03-09/3057, от 05.10.2012 N 14-03-03/728

*(5) письмо Минфина России от 25.08.2014 N 03-11-11/42288

*(6) ч. 1 ст. 9 Закона N 402-ФЗ

*(7) ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ

*(8) ч. 3 ст. 9 Закона N 402-ФЗ

*(9) утв. пост. Госкомстата России от 01.08.2001 N 55

*(10) письмо Минфина России от 25.08.2014 N 03-11-11/42288

*(11) пост. АС СЗО от 26.07.2016 N Ф07-2887/16 по делу N А56-17622/2012, Шестого ААС от 21.03.2011 N 06АП-662/2011, апелляционной инстанции АС Томской области от 17.01.2007 N А67-6240/06

*(12) апелляционное определение Московского городского суда от 28.02.2014 N 33-4562/14

*(13) апелляционное определение СК по гражданским делам Суда Ханты-Мансийского автономного округа от 09.04.2013

*(14) абз. 3 ч. 2 ст. 137 ТК РФ

*(15) ст. 138 ТК РФ; письмо Роструда от 09.08.2007 N 3044-6-0

*(16) ст. 248 ТК РФ