Порядок ведения наличных расчетов и кассовых операций (С.Н. Козырева, журнал "Туристические и гостиничные услуги: бухгалтерский учет и налогообложение", N 6, ноябрь-декабрь 2016 г.)

Порядок ведения наличных расчетов и кассовых операций

С.Н. Козырева,

эксперт журнала "Туристические и гостиничные

услуги: бухгалтерский учет и налогообложение"

Журнал "Туристические и гостиничные услуги: бухгалтерский учет и налогообложение", N 6, ноябрь-декабрь 2016 г., с. 72-78.

Решая начать бизнес, предприниматель выбирает правовую форму, в которой он будет организован (ИП или юридическое лицо), а также систему налогообложения. В то же время важным вопросом является соблюдение кассовой дисциплины. Чем отличаются требования в данном аспекте к ИП и организации? В статье "Сходства и различия в учете и налогообложении у ООО и ИП" (N 6, 2015) этот вопрос был рассмотрен кратко. Сегодня предлагаем обратить на него внимание в более прикладном ключе. Всех участников наличных расчетов интересует, за что именно они могут быть оштрафованы, а какие действия, хоть и являющиеся нарушениями, не влекут административной ответственности.

Прежде всего напомним, что согласно ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ может быть наложен административный штраф:

на должностных лиц - в размере от 4 000 до 5 000 руб.;

на юридических лиц (и ИП по общему правилу ст. 2.4 КоАП РФ) - в размере от 40 000 до 50 000 руб.

Ответственность предусмотрена за нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся:

в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров;

в неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности;

в несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов.

Административное наказание может быть наложено не позднее двух месяцев со дня совершения правонарушения, а при длящемся правонарушении - двух месяцев со дня его обнаружения (ст. 4.5 КоАП РФ).

Порядок осуществления наличных расчетов

На любого участника наличных расчетов (ИП и юридических лиц равным образом) распространяется Указание Банка России от 07.10.2013 N 3073-У "Об осуществлении наличных расчетов", которое устанавливает лимит таких расчетов между участниками наличных расчетов в рамках одного договора (100 000 руб.) и допустимые направления расходования наличных средств, полученных в кассу за проданные товары, оказанные услуги, выполненные работы.

Допустимое направление расходования наличных денежных средств, полученных в качестве выручки	Ограничение по сумме
Выплаты работникам, включенные в фонд заработной платы, и выплаты социального характера	Ограничения нет
Выдача наличных денег работникам под отчет
Выдача наличных денег на личные (потребительские) нужды ИП, не связанные с осуществлением им предпринимательской деятельности
Выплата страховых возмещений (страховых сумм) по договорам страхования физическим лицам, уплатившим ранее страховые премии наличными деньгами	Ограничение (100 000 руб. по одному договору) распространяется на расчеты между организациями и ИП и не распространяется на расчеты с участием физических лиц
Оплата товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг
Возврат средств за оплаченные ранее наличными деньгами и возвращенные товары, невыполненные работы, неоказанные услуги

В части 1 ст. 15.1 КоАП РФ прямо не назван такой состав правонарушения, как расходование наличных средств по запрещенным направлениям (например, на возврат или выдачу займа, на возмещение перерасхода по затратам, фактически произведенным подотчетным лицом в интересах организации). Однако проверяющие могут подвести указанное запрещенное действие под несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств и все же оштрафовать участника наличных расчетов (см. постановления Девятого арбитражного апелляционного суда от 07.11.2016 N 09АП-52093/2016 по делу N А40-153071/16, от 18.10.2016 N 09АП-46832/2016, 09АП-46905/2016 по делу N А40-136983/16). Поэтому первоначально следует сдать деньги на расчетный счет и только затем, получив их в кассу, произвести наличную выплату.

Порядок ведения кассовых операций

Указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства" установлены правила ведения кассовых операций общие и упрощенные. Представим их кратко в таблице.

Обязанность, связанная с ведением кассовых операций	Хозяйствующий субъект
	Юридическое лицо	ЮЛ - субъект малого предпринимательства		ИП
Установление лимита остатка наличных денег	Лимит рассчитывается по формуле и устанавливается распорядительным документом	Данные субъекты могут не устанавливать лимит остатка наличных денег
Составление кассовых документов и ведение кассовой книги	Кассовые операции оформляются кассовыми документами (ПКО, РКО). Поступающие в кассу и выдаваемые из кассы наличные деньги юридическое лицо учитывает в кассовой книге		ИП, ведущие в соответствии с законодательством РФ о налогах и сборах учет доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности, могут не оформлять кассовые документы и не вести кассовую книгу
Порядок выдачи наличных денег под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности ЮЛ и ИП	Подотчетное лицо составляет письменное заявление в произвольной форме с указанием суммы наличных денег и срока, на который они выдаются, за подписью руководителя и с проставлением даты. На основании этого заявления оформляется РКО. Не позднее трех рабочих дней после истечения срока необходимо предъявить авансовый отчет с подтверждающими документами. Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного погашения задолженности по ранее полученной под отчет сумме		ИП, ведущие налоговый учет доходов (расходов, физических показателей), вправе не составлять расходные кассовые ордера (и не вести кассовую книгу), но остальные документы, названные в Указании ЦБ РФ N 3210-У, оформлять необходимо
Порядок выдачи наличных денег в качестве заработной платы	Сумма наличных, необходимая для выплат заработной платы, устанавливается на основании платежной (расчетно-платежной) ведомости, срок выдачи денег определяется руководителем и указывается в ведомости. Выдача наличных производится с проставлением подписи в ведомости. На фактически выданные суммы по ведомости оформляется РКО
Мероприятия по обеспечению сохранности наличных денег при ведении кассовых операций, хранении, транспортировке, порядок и сроки проведения проверок фактического наличия денег определяются ЮЛ, ИП

Лимит остатка наличных

Организации, являющиеся субъектами малого предпринимательства, и ИП вправе не устанавливать лимит остатка наличных денег.

Лимит остатка наличных денег - максимально допустимая сумма наличных денег, которая может храниться в кассе после выведения в кассовой книге суммы остатка наличных денег на конец рабочего дня.

Свободные денежные средства - денежные средства сверх установленного лимита, которые юридическое лицо хранит на банковских счетах в банках.

Если ИП или организация на законных основаниях не определяют лимит остатка наличных, они не могут и превысить его, а также у них не возникает свободных денежных средств, которые они должны хранить на банковских счетах. Это значит, что они не могут выступать субъектами правонарушения, предусмотренного ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ, в виде несоблюдения порядка хранения свободных денежных средств, а равно накопления в кассе наличных денег сверх установленных лимитов.

Организации, не являющиеся субъектами малого предпринимательства, обязаны рассчитывать лимит по определенным формулам и соблюдать его.

Составление кассовых документов и ведение кассовой книги

В пунктах 4.1 и 4.6 Указания ЦБ РФ N 3210-У прямо говорится, что определенные категории ИП вправе не составлять кассовые документы (а именно - приходные и расходные кассовые ордера), а также не вести кассовую книгу. В пункте 2 Письма ФНС РФ от 09.07.2014 N ЕД-4-2/13338 уточняется, кто эти лица:

- плательщики ЕНВД;

- налогоплательщики, применяющие патентную систему налогообложения (ПСНО);

- лица, применяющие УСНО;

- плательщики ЕСХН.

Посмотрим, какой учет ведут такие предприниматели в соответствии с НК РФ:

Категория налогоплательщиков - ИП	Какой учет обязаны вести	Норма НК РФ, форма документа
Плательщик ЕНВД	Учет физических показателей, характеризующих вид предпринимательской деятельности(количество работников, включая ИП, площадь помещений для временного размещения и проживания)	Пункты 6, 7 ст. 346.26 НК РФ. Форма документа налогового учета не утверждена. Учет ведется в произвольной форме
Лицо, применяющее ПСНО	Учет доходов от реализации по каждому полученному патенту кассовым методом	Статья 346.53 НК РФ, форма книги и порядок ее заполнения утверждены Приказом Минфина РФ от 22.10.2012 N 135н
Лицо, применяющее УСНО	Учет всех доходов и признаваемых расходов (в зависимости от объекта налогообложения) кассовым методом	Статья 346.24 НК РФ, форма книги и порядок ее заполнения утверждены Приказом Минфина РФ N 135н
Плательщик ЕСХН	Учет всех доходов и признаваемых расходов	Пункт 8 ст. 346.7 НК РФ, форма книги и порядок ее заполнения утверждены Приказом Минфина РФ от 11.12.2006 N 169н

Обратим внимание, что ИП, применяющие общую систему налогообложения, на основании п. 2 ст. 54 НК РФ также ведут учет в книге учета доходов и расходов и хозяйственных операций для ИП, утвержденной Приказом Минфина РФ N 86н, МНС РФ N БГ-3-04/430 от 13.08.2002. Поэтому и они вправе не оформлять ПКО, РКО и не вести кассовую книгу.

Отметим, что положениями п. 1 ч. 2 ст. 6 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" освобождены от обязанности вести бухгалтерский учет ИП, если в соответствии с законодательством РФ о налогах и сборах они ведут учет доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности. Как видим, формулировка идентична приведенной в Указании ЦБ РФ N 3210-У, очевидно, и природа рассматриваемых упрощений едина. В Письме Минфина РФ от 27.08.2012 N 03-11-11/257 подтверждено, что ИП на общей системе налогообложения вправе не вести бухгалтерский учет.

В Указании ЦБ РФ N 3210-У отдельно описан порядок составления документов о выплате наличных денежных средств подотчетному лицу и работникам в виде заработной платы. И если в этом документе есть прямое указание на право ИП не оформлять РКО при выдаче наличных денег, то составлять и заполнять платежно-расчетную ведомость, авансовый отчет (а предварительно - заявление на выдачу сумм под отчет) придется в любом случае. Дело в том, что на основании названных документов ИП, в частности, исполняет обязанности налогового агента. Так, с днем выплаты заработной платы связан день перечисления НДФЛ в бюджет (п. 6 ст. 226 НК РФ). Если в установленный срок (прописывается в заявлении работника) не представлен отчет о расходовании выданных под отчет сумм, у физического лица возникает налогооблагаемый доход (Постановление Президиума ВАС РФ от 05.03.2013 N 14376/12), а у работодателя появляется риск возникновения объекта обложения страховыми взносами (письма ФСС РФ от 14.04.2015 N 02-09-11/06-5250, Минтруда РФ от 12.12.2014 N 17-3/В-609). Кроме того, взять подпись получателя наличных денег необходимо, чтобы в случае спора по расчетам иметь доказательства осуществления выплаты.

Выдача денег под отчет без получения отчета по ранее выданным суммам

Указание ЦБ РФ N 3210-У содержит следующее правило: выдача наличных денег под отчет производится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег. Является ли нарушение этого принципа основанием для привлечения к административной ответственности по ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ? К примеру, в Постановлении от 30.09.2015 N 307-АД15-11670 по делу N А56-83951/2014 Верховный суд отменил постановление о привлечении к ответственности, указав, что такие действия не образуют объективную сторону рассматриваемого правонарушения. Тем не менее на местах налоговики все же накладывают штрафы на организации (нарушение правил выдачи сумм под отчет - одно из выявленных нарушений) и нижестоящие суды поддерживают их (Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 10.09.2016 N 09АП-46526/2016-ГК по делу N А40-111484/15).

* * *

Указание ЦБ РФ N 3210-У позволяет ИП на законных основаниях не оформлять приходные и расходные кассовые ордера, не вести кассовую книгу, а также не устанавливать лимит остатка наличных средств в кассе. Единственное нарушение, за которое ИП могут быть привлечены к административной ответственности по ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ, - нарушение лимита расчетов наличными. Изложенное справедливо при условии, что ИП ведут учет доходов, расходов, физических показателей в соответствии с требованиями законодательства о налогах и сборах (в данном случае они также вправе не вести бухгалтерский учет). Как было выяснено, это касается всех ИП независимо от применяемой системы налогообложения (ОСНО, УСНО, ПСНО, уплата ЕНВД).

В отличие от ИП, все организации обязаны оформлять кассовые документы (значит, они являются субъектами правонарушения в виде неполного оприходования наличных денег в кассу), и только субъектам малого предпринимательства, как и ИП, разрешено не устанавливать лимит остатка наличных в кассе.