Вход
Оформляем отпуска в 2016 году: 7 важных образцов (Т. Петрухина, журнал "Практическая бухгалтерия", N 6, июнь 2016 г.)
-
Оформляем отпуска в 2016 году: 7 важных образцов (Т. Петрухина, журнал "Практическая бухгалтерия", N 6, июнь 2016 г.)
-
Уведомление об отпуске
-
Приказ на отпуск
-
Записка-расчет
-
Документы при переносе и продлении отпуска
-
Отпуск перед декретом
Оформляем отпуска в 2016 году: 7 важных образцов
Т. Петрухина,
налоговый консультант
Журнал "Практическая бухгалтерия", N 6, июнь 2016 г., с. 30-35.
В этой статье мы разберемся, какие документы нужно оформить при предоставлении отпуска сотруднику. Выясним, всегда ли нужно заявление на отпуск и какие бумаги понадобятся в нестандартных ситуациях. Например, при переносе отпуска или когда сотрудница хочет взять отпуск перед декретом.
Начнем с главного, то есть с денег. Отпускные выплачивайте как минимум за три календарных дня до начала отпуска. Но если есть желание, то можно выдать деньги и раньше - запретов на это в трудовом законодательстве нет (ч. 9 ст. 136 ТК РФ, ст. 14 ТК РФ, письмо Роструда от 30.07.2014 N 1693-6-1).
С документами ситуация следующая. При оформлении отпуска необходимы три документа. Во-первых - график отпусков. Во-вторых - приказ о предоставлении отпуска. В-третьих - записка-расчет на отпускные. Конечно, могут понадобиться и другие документы. Им мы тоже уделим внимание.
Вы вправе по собственному выбору использовать унифицированные формы документов или же самостоятельно разработанные. Во втором случае важно, чтобы в таких документах были предусмотрены все обязательные реквизиты, необходимые для первичных документов согласно бухгалтерскому законодательству. Какую бы форму вы ни использовали - типовую или самостоятельно разработанную, - руководитель должен ее утвердить в приказе об учетной политике (ч. 4 ст. 9 Закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ, п. 4 ПБУ 1/2008, письмо Роструда от 14.02.2013 N ПГ/1487-6-1).
О графике отпусков мы не будем говорить по той простой причине, что утверждают его на календарный год минимум за две недели до начала года. То есть летом график не оформляют. А вот остальные документы требуют более детального описания.
Обратите внимание! Если человек работает в одной и той же организации основным сотрудником и внутренним совместителем, составляют два приказа на отпуск по типовой форме N Т-6.
Уведомление об отпуске
За две недели до начала отпуска уведомьте об этом сотрудника под подпись. Таковы требования части 3 статьи 123 Трудового кодекса РФ.
Как уведомить работника? Можно оформлять отдельные документы - извещения, уведомления, ознакомительные листы и ведомости, с которыми знакомятся сотрудники, проекты приказов (распоряжений) и т.п. Никто не запрещает и дополнить график отпусков по типовой форме N Т-7 графами 11 и 12. В одной сотрудник распишется в том, что дата начала отпуска ему известна, а в другой проставит число, когда его об этом уведомили (письмо Роструда от 30.07.2014 N 1693-6-1). В этом же письме, кстати, чиновники напоминают о возможности выплаты отпускных раньше срока.
Можно оформить уведомление (образец 1 на стр. 32) в произвольном виде или заранее (за две недели до начала отпуска) составить приказ об отпуске и ознакомить с ним сотрудника. Требования законодательства о предварительном уведомлении сотрудника о дате начала отпуска в обоих случаях будут соблюдены.
Образец 1
Менеджеру А.С. Кузнецову
Уведомление
Настоящим уведомляем Вас о дате начала ежегодного основного оплачиваемого отпуска. Согласно графику отпусков от 15.12.2015 N 1, дата начала Вашего отпуска - 20.06.2016.
Руководитель отдела кадров 01.06.2016 | Куликова | Куликова О.А. |
С уведомлением ознакомлен(а) 01.06.2016 | Кузнецова | Кузнецов А.С. |
Заявление на отпуск
Здесь все зависит от того, идет работник в отпуск по графику или нет.
Если человек будет отдыхать по графику и в нем указана точная дата начала отпуска, писать заявление на отпуск не обязательно.
А вот когда сотрудник хочет уйти в отпуск вне графика или в нем не указана точная дата начала отпуска, то он пишет заявление в произвольной форме (образец 2 на стр. 32). Также без заявления не обойтись, если в отпуск идет сотрудник, которого взяли на работу после утверждения графика.
Образец 2
Генеральному директору ООО "Омерта"
Д.Н. Белоусову
От менеджера А.С. Кузнецова
Заявление
Прошу предоставить мне ежегодный основной оплачиваемый отпуск с 20 июня 2016 года на 28 календарных дней.
31.05.2016 | Кузнецов | А.С. Кузнецов |
Лучше просите всех работников писать заявления об отпуске. Дело в том, что в график часто вносят изменения. А когда на руках есть заявления от сотрудников, отделу кадров и бухгалтерии легче будет контролировать отпуска, своевременно рассчитывать и платить отпускные.
Обратите внимание! Если сотрудник идет в основной отпуск авансом, в приказе на отпуск укажите тот рабочий год, за который предоставляется отпуск.
Приказ на отпуск
Право сотрудника на отпуск подтверждает приказ о его предоставлении. Приказ об отпуске составляют по той форме, которая утверждена руководителем приказом к учетной политике. Это может быть типовая форма N Т-6 либо самостоятельно разработанный бланк. Пример заполнения типовой формы приказа приведен на странице 33.
Образец 3
Унифицированная форма N Т-6
Утверждена Постановлением Госкомстата России
от 5 января 2004 г. N 1
/-----------\
| Код |
|-----------|
ООО "Омерта" Форма по ОКУД| 0301005 |
----------------------------------------------- |-----------|
наименование организации по ОКПО| 00000000 |
\-----------/
/--------------------------------------\
| Номер документа | Дата составления |
|-------------------+------------------|
Приказ | 35 | 01.06.2016 |
(распоряжение) \--------------------------------------/
о предоставлении отпуска работнику
/-----------------\
Предоставить отпуск | Табельный номер |
|-----------------|
Кузнецову Алексею Сергеевичу | 8 |
------------------------------------------------------------------------/
фамилия, имя, отчество
коммерческая служба
-------------------------------------------------------------------------
структурное подразделение
менеджер
-------------------------------------------------------------------------
должность(специальность, профессия)
за период работы с "1" апреля 2016 г. по "31" марта 2017 г.
-- ------- --- --- ---- --
/-------\
А. ежегодный основной оплачиваемый отпуск на | 14 |календарных ней
\-------/
с "16" июня 2016 г. по "29" июня 2016 г.
-- ---- -- --- ---- --
и(или)
Б. ______________________________________________________________________
ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, учебный,
_________________________________________________________________________
без сохранения заработной платы и другие (указать)
/------------\
на | - | календарных дней
\------------/
с "___"__________________ 20__ г. по "___"______________ 20 __ г.
/------------\
В. Всего отпуск на | 14 | календарных дней
\------------/
с "16" июня 2016 г. по "29" июня 2016 г.
-- ---- -- --- ---- --
Руководитель организации Генеральный директор Белоусов Д.Н. Белоусов
---------------------- ------------- ------------
должность личная подпись расшифровка
подписи
С приказом (распоряжением) Кузнецов "01" июня 2016 г.
работник ознакомлен --------- -- ----- --
личная подпись
Если отдельные уведомления о начале отпуска у вас не предусмотрены, то приказ оформите не позднее чем за две недели до его начала и ознакомьте с ним сотрудника под подпись (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).
Обратите внимание! Если сотрудник принят на работу по срочному трудовому договору на срок менее года, в приказе на отпуск указывают уменьшенный рабочий год в зависимости от срока трудового договора с сотрудником.
Записка-расчет
Записку-расчет составляют на основании приказа о предоставлении отпуска. Подписывают документ специалист кадровой службы и бухгалтер, который делал расчет.
Записку-расчет о предоставлении отпуска можно составить по унифицированной форме N Т-60 либо использовать самостоятельно разработанный бланк. Пример заполнения лицевой стороны формы N Т-60 на странице 34.
Образец 4
/-----------\
| Код |
|-----------|
Форма по ОКУД| 0301051 |
|-----------|
Общество с ограниченной ответственностью "Омерта" по ОКПО| 00000000 |
--------------------------------------------------- \-----------/
наименование организации
/---------------------------------\
|Номер документа|Дата составления |
|---------------+-----------------|
| 12 | 10.06.2016 |
Записка-расчет \---------------------------------/
о предоставлении отпуска работнику
/-------------------\
| Табельный номер |
|-------------------|
Кузнецов Алексей Сергеевич | 8 |
___________________________________________________ \-------------------/
фамилия, имя, отчество
Коммерческая служба
_________________________________________________________________________
структурное подразделение
менеджер
_________________________________________________________________________
должность (специальность, профессия), разряд,
_________________________________________________________________________
класс (категория) квалификации
А. Предоставляется ежегодный основной оплачиваемый отпуск
за период работы с "1" апреля 2016 г. по "31" марта 2017 г.
- -------- -- -- ---------- --
/------------\
на | 14 | календарных дней
\------------/
с "16" июня 2016 г. по "29" июня 2016 г.
-- ------------------ -- -- ------------------ --
Б. и (или) ежегодный дополнительный (другой) отпуск на
| - |
| Ежегодный дополнительный (другой) отпуск |
Количество календар- ных дней |
Дата | Основание предоставления ежегодного дополнительного (другого) отпуска |
||
| вид | код | начала отпуска |
окончания отпуска |
||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
/-------------\
В. Всего отпуск на | 14 | календарных дней
\-------------/
с "16" июня 2016 г. по "29" июня 2016 г.
-- ------------------ -- -- ------------------ --
Работник кадровой службы Руководитель отдела кадров Куликова О.А. Куликова
--------------------------- --------- --------------
должность личная расшифровка
подпись подписи
Также сотрудник кадровой службы вносит сведения об отпуске в личную карточку сотрудника и лицевой счет.
Документы при переносе и продлении отпуска
О случаях переноса и продления отпуска мы говорили в статье "Кому и когда предоставлять отпуск в 2016 году" (стр. 21). Здесь же разберемся с необходимыми документами.
При переносе отпуска по инициативе сотрудника он пишет заявление в свободной форме (образец 5 на стр. 35).
Образец 5
Генеральному директору ООО "Омерта"
Д.Н. Белоусову
От менеджера А.С. Кузнецова
Заявление
Мне, Кузнецову А.С., был предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск с 6 по 19 июня 2016 года, однако 7 (семь) календарных дней (с 8 по 14 июня 2016 года включительно) данного отпуска я болел, что подтверждается листком временной нетрудоспособности, выданным районной поликлиникой N 099-4856 от 08.06.2015. Учитывая вышеизложенное, прошу перенести оставшиеся 7 (семь) дней отпуска на даты с 18 по 24 июля 2016 года включительно.
Приложение: листок временной нетрудоспособности N 099-4856 от 08.06.2016.
20.06.2016 | Кузнецов | А.С. Кузнецов |
Что касается переноса отпуска по инициативе работодателя, то это возможно только в связи с производственной необходимостью. В таком случае основанием для переноса отпуска будет распоряжение руководителя (образец 6 на стр. 35). При этом сотрудника нужно не только ознакомить с таким решением, но и получить его согласие на перенос.
Образец 6
ООО "Омерта"
ИНН 7718123459, КПП 771801009, ОКПО 98756423
Приказ N 3
о переносе отпуска
г. Москва | 20.06.2016 |
В связи с производственной необходимостью
Приказываю:
1. Перенести ежегодный основной оплачиваемый отпуск менеджера А.С. Кузнецова продолжительностью 14 календарных дней (с 14 по 27 июня 2016 года включительно) на период - август 2016 года.
2. Кадровой службе в лице О.А. Куликовой обеспечить своевременное и полное внесение изменений в личную карточку А.С. Кузнецова и в график отпусков от 17 декабря 2015 г. N 113.
3. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
Генеральный директор | Белоусов | Д.Н. Белоусов |
С приказом ознакомлены:
Руководитель отдела кадров 20.06.2016 | Куликова | О.А. Куликова |
Менеджер 20.06.2016 | Кузнецова | А.С. Кузнецов |
О том, что возникли основания для продления отпуска, сотрудник обязан незамедлительно уведомить работодателя любым доступным ему способом (например, по телефону). Если такое уведомление есть, то срок отпуска автоматически продлевается на соответствующее количество дней (например, дней болезни). Оформлять специальный приказ на продление отпуска работодателю, в таком случае, не требуется.
Это следует из пункта 18 Правил, утвержденных постановлением НКТ СССР от 30.04.1930 г. N 169. Данный нормативный акт действует в части, не противоречащей актуальной редакции Трудового кодекса РФ (в Кодексе указаний по данному вопросу нет).
Продление отпуска необходимо зафиксировать в табеле учета рабочего времени. Например, в случае продления отпуска из-за болезни дни, когда сотрудник фактически болел, отмечаются как "Б" или "19", а дни продления отпуска - "ОТ" или "9". Кроме того, соответствующие изменения о фактическом времени отпуска отразите в личной карточке работника.
А если человек вышел на работу сразу после окончания даты отпуска в приказе и хочет перенести неотгулянные дни на другое время? Например, он во время отпуска неделю болел и вышел на работу по графику. Тогда сотрудник пишет заявление о переносе (уже упомянутый образец N 5), а в табеле и личной карточке продление отпуска не отмечайте.
Отпуск перед декретом
Ну и пару слов про ситуацию, когда работница хочет взять ежегодный оплачиваемый отпуск перед уходом в отпуск по беременности и родам.
В таком случае сотрудница пишет заявление в свободной форме (образец 7 на стр. 35), к которому прикладывает справку от врача или иной документ, подтверждающий беременность. Об этом сказано в письме Роструда от 18.03.2008 N 659-6-0.
Образец 7
Генеральному директору ООО "Омерта"
Д.Н. Белоусову
От экономиста Н.А. Романовой
Заявление
Прошу предоставить мне ежегодный основной оплачиваемый отпуск с 16 июня 2016 года на 28 календарных дней. Копия медицинского заключения прилагается.
31.05.2016 | Романова | Н.А. Романова |
Работодатель обязан предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск беременной женщине по ее просьбе. При этом стаж работы значения не имеет (ст. 122, 260 ТК РФ). То есть вполне возможно, что сотрудница уйдет в отпуск авансом. Отказывать ей нельзя - это будет считаться нарушением прав работницы и чревато штрафом до 50 тысяч рублей согласно части 1 статьи 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.
Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете подать заявку на получение полного доступа к системе бесплатно на 3 дня.
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Журнал "Практическая бухгалтерия"
ООО "Агентство бухгалтерской информации"
Название Журнала говорит само за себя: в нем есть все, что нужно бухгалтеру-практику.
В каждом номере подробно, на конкретных примерах (с проводками и числовыми расчетами) рассматриваются проблемные вопросы налогового и бухгалтерского учета, типичные и нестандартные ситуации, публикуются комментарии специалистов к наиболее интересным для бухгалтера документам, даются конкретные практические рекомендации и советы по вопросам оптимизации бухучета и налогообложения.
Журнал выходит 1 раз в месяц.