Как провести инвентаризацию расчетов с работниками и исправить ошибки (О.В. Негребецкая, журнал "Зарплата", N 12, декабрь 2015 г.)

Как провести инвентаризацию расчетов с работниками и исправить ошибки

О.В. Негребецкая,

эксперт журнала "Зарплата"

Журнал "Зарплата", N 12, декабрь 2015 г., с. 48-60.

Из этой статьи вы узнаете:

- как проверить расчеты с персоналом;

- оформить результаты инвентаризации;

- исправить ошибки, найденные при инвентаризации;

- создать резерв по сомнительным долгам.

Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности каждая компания обязана провести инвентаризацию имущества (п. 27 Положения, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.98 N 34н (далее - Положение по ведению бухучета).

Один из вопросов инвентаризации - ревизия расчетов с персоналом компании. Мы подскажем, как проверить:

- расчеты по оплате труда;

- расчеты с подотчетниками;

- расчеты по другим операциям с персоналом.

Порядок инвентаризации расчетов с персоналом

Порядок проведения инвентаризации установлен в Методических указаниях, утвержденных приказом Минфина России от 13.06.95 N 49 (далее - Методические указания).

Алгоритм проведения инвентаризации расчетов с работниками показан на схеме ниже.

Схема. Алгоритм проведения инвентаризации расчетов с работниками

             /-----------------------------------------------------------\

/----------\ |/---------------------------------------------------------\|

|          | ||1. Издать приказ по форме N ИНВ-22                       ||

|          | |\---------------------------------------------------------/|

|          | |/---------------------------------------------------------\|

|          |-||2. Зарегистрировать приказ в журнале учета контроля за   ||

|  I этап  | ||выполнением  приказов  о проведении инвентаризации (форма||

|          | ||N ИНВ-23)                                                ||

|          | |\---------------------------------------------------------/|

|          | |/---------------------------------------------------------\|

|          | ||3. Сформировать инвентаризационную комиссию              ||

\----------/ |\---------------------------------------------------------/|

             \-----------------------------------------------------------/

             /-----------------------------------------------------------\

/----------\ |/---------------------------------------------------------\|

|          | ||4. Развернуть сальдо по синтетическим счетам в разрезе   ||

|          | ||отдельных работников                                     ||

| II этап  |-|\---------------------------------------------------------/|

|          | |/---------------------------------------------------------\|

|          | ||5. Подобрать и проверить документы, подтверждающие       ||

|          | ||правомерность остатка задолженности в расчетах с каждым  ||

|          | ||работником                                               ||

\----------/ |\---------------------------------------------------------/|

             \-----------------------------------------------------------/

             /-----------------------------------------------------------\

/----------\ |/---------------------------------------------------------\|

|          | ||6. Отразить не подтвержденные документами остатки        ||

|          | ||задолженности  по расчетам  с работниками в акте по форме||

| III этап |-||N ИНВ-17                                                 ||

|          | |\---------------------------------------------------------/|

|          | |/---------------------------------------------------------\|

|          | ||7. Результаты инвентаризации занести в форму N ИНВ-23    ||

\----------/ |\---------------------------------------------------------/|

             \-----------------------------------------------------------/

Все унифицированные формы, перечисленные в схеме, утверждены постановлением Госкомстата России от 18.08.98 N 88. В то же время любая компания может использовать и самостоятельно разработанные бланки (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ).

Проверяем расчеты по оплате труда

Начисление и выплату зарплаты, отпускных, пособий отражают по счету 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда".

Для того чтобы подтвердить остаток по дебету или кредиту счета 70, нужно проверить обороты по этому счету. Ошибка в них приводит к неверному сальдо.

Оборот по кредиту счета 70

По кредиту счета 70 отражают начисление зарплаты, пособий, отпускных и других выплат работникам.

Комиссия проверит приказы на выплату премий, доплат, компенсаций, больничные листы, табели, трудовые договоры и дополнения к ним.

Расчет зарплаты отражают в ведомости. Ее ведут:

- по форме N Т-51, если компания перечисляет зарплату на банковские карты;

- по формам N Т-49 и Т-53, если зарплата выдается из кассы.

Оборот по дебету счета 70

По дебету счета 70 отражают:

- удержания из зарплаты (НДФЛ, алименты и др.);

- выплату зарплаты, отпускных, пособий.

При инвентаризации нужно проверить наличие документов, необходимых для правильного расчета:

- НДФЛ (в частности, заявлений о предоставлении налоговых вычетов, копий свидетельств о рождении детей);

- других удержаний (исполнительных листов, приказов на удержание сумм причиненного ущерба и т.д.);

- платежных документов по выплате зарплаты, отпускных, пособий.

Кредиторская задолженность по зарплате

Кредитовое сальдо счета 70 показывает задолженность компании перед работниками. Это начисленная, но не выплаченная зарплата, отпускные и т.п.

Примечание. Подробнее об этом читайте на с. 57.

Дебиторская задолженность по зарплате

Дебетовое сальдо по счету 70 свидетельствует о наличии задолженности за работниками. Комиссия должна:

- выявить причины ее возникновения;

- оценить возможность погашения. По результатам оценки бухгалтер примет решение, создавать ли резерв сомнительных долгов, списывать ли задолженность в состав прочих расходов.

Проверяем расчеты с подотчетниками

Состояние расчетов с подотчетниками отражается в оборотно-сальдовой ведомости по счету 71. При проверке расчетов с подотчетными лицами главный объект - авансовые отчеты (форма N АО-1).

Дебиторская задолженность

Сальдо по дебету счета 71 на конец года означает, что сотрудник не отчитался полностью за полученные под отчет суммы. Задолженность подотчетного лица можно классифицировать как нормальную и просроченную.

Дебиторская задолженность подотчетного лица считается нормальной, если не истек срок для представления авансового отчета. Он заканчивается по окончании трех рабочих дней со дня истечения срока, на который выданы деньги (п. 6.3 Порядка ведения кассовых операций, утвержденного Указанием Банка России от 11.03.2014 N 3210-У, далее - Указания N 3210-У).

Причем неважно, как были получены подотчетные суммы - наличными через кассу или на банковскую карту (п. 6 Указания N 3210-У).

Например, срок, на который выданы деньги, истекает 17 ноября. Авансовый отчет работник должен представить не позднее 20 ноября. После этого задолженность подотчетника становится просроченной.

Как в данной ситуации считать НДФЛ и страховые взносы, читайте в статье "Работник не сдал авансовый отчет вовремя: НДФЛ и страховые взносы" (Зарплата, 2015, N 6).

В ходе инвентаризации комиссия может выявить причины просрочки дебиторской задолженности:

- авансовый отчет не сдан в срок;

- не представлены документы, подтверждающие расходы (квитанции, бланки строгой отчетности, кассовые и товарные чеки и т.д.).

Также комиссия оценит возможность погашения дебиторской задолженности (см. на с. 57).

Кредиторская задолженность

Кредиторская задолженность по счету 71 отражает задолженность компании перед подотчетником. Это значит, что работник потратил больше, чем ему было выдано.

Срок возмещения перерасхода законодательно не установлен. Компания вправе установить конкретный срок в локальном нормативном акте.

Как отразить перерасход подотчетных сумм в акте по форме N ИНВ-17 и справке к акту, смотрите на с. 54 и с. 56.

Проверяем расчеты с персоналом по прочим операциям - счет 73

На счете 73 отражают, в частности, расчеты с работниками компании по выданным займам, возмещению ущерба в результате недостач или брака.

Дебиторская задолженность

Ущерб. Каков размер ущерба и как происходит его погашение, комиссия установит по следующим документам:

- приказу руководителя или решению суда о взыскании ущерба;

- приходным кассовым ордерам, расчетно-платежным ведомостям.

Займы. Комиссия сравнит условия договора займа и документы о фактическом погашении долга:

- приходные кассовые ордера;

- заявление работника на удержание суммы займа из зарплаты;

- расчетно-платежные ведомости;

- выписки с расчетного счета компании, если погашение производится в безналичном порядке.

Величину задолженности работника по процентам сверяют с бухгалтерскими справками по расчету суммы процентов и приходными документами, например кассовыми ордерами.

Комиссия оценит вероятность погашения дебиторской задолженности (см. на с. 57).

Кредиторская задолженность

Кредитовый остаток по счету 73 говорит о том, что у компании есть задолженность перед работниками.

Например, по выплате компенсации за использование личного автотранспорта (иного имущества) в служебных целях. Эта задолженность может быть текущей (нормальной) или просроченной.

Суммы задолженности на счете 73 комиссия сверит с суммами компенсаций, которые указаны в договорах аренды или дополнительных соглашениях к трудовым договорам.

Пример 1. Оформление результатов инвентаризации

В ООО "Речное раздолье" в декабре 2015 года была проведена инвентаризация расчетов с работниками. Комиссия проверила остатки по счетам 70, 71, 73 и 76 субсчет "Расчеты по депонированным суммам". Результаты представлены в таблице ниже. Как оформить итоги инвентаризации расчетов с работниками?

Таблица

Результаты инвентаризации расчетов с работниками

Работник	Счет	Остаток по дебету счета		Остаток по кредиту счета
		Сумма, руб.	Дата возникновения. Обстоятельства	Сумма, руб.	Дата возникновения. Обстоятельства
Окунев К.С.	70	11 200	17.08.2015	-	-
			Отпускные выданы авансом. Уволен. Связаться невозможно
Язь В.Д.	71	-	-	3250	13.10.2015
					Перерасход по авансу на командировку
Ершов И.Л.	71	7000	27.03.2015	-	-
			Нет авансового отчета
Щукин С.Ю.	73	15 000	5000 руб. - 02.10.2015 5000 руб. - 02.11.2015 5000 руб. - 02.12.2015	-	-
			Не погашен в срок беспроцентный заем
Акула Н.В.	76	-	-	14 000	07.05.2012
					Остаток по депонированной зарплате. Уволена. Связаться невозможно

Решение

Заполнение документов

Комиссия оформит:

- справку к акту инвентаризации (приложение к форме N ИНВ-17) (см. образец на с. 56);

- акт инвентаризации (форма N ИНВ-17) (см. образец на с. 54).

Образец 1. Акт инвентаризации

Унифицированная форма N ИНВ-17

Утверждена постановлением Госкомстата

России от 18.08.98 N 88

                                                                /-----------\

                                                                |    Код    |

                                                                |-----------|

                                                   Форма по ОКУД|  0317015  |

                     ООО "Речное раздолье"                      |-----------|

________________________________________________________ по ОКПО| 400620011 |

                         (организация)                          |-----------|

________________________________________________________________|           |

                    (структурное подразделение)                 |-----------|

                                                Вид деятельности|           |

                                                       /--------+-----------|

Основание для     приказ, постановление, распоряжение  |  номер |    116    |

проведения       --------------------------------------+--------+-----------|

инвентаризации:           (ненужное зачеркнуть)        |  дата  | 21.12.2015|

                                                       \--------+-----------|

                                                    Вид операции|           |

                                                                \-----------/

                              /--------------------------------\

                              |Номер документа|Дата составления|

                              |---------------+----------------|

                              |       1       |   31.12.2015   |

                              \--------------------------------/

Акт
инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими
дебиторами и кредиторами

     Акт  составлен  комиссией  о  том,  что   по   состоянию   на   "31"

                                                                    -----

   декабря    2015 г. проведена  инвентаризация  расчетов с покупателями,

-----------   ----

поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами.

При инвентаризации установлено следующее:

1. По дебиторской задолженности

Наименование счета бухгалтерского учета и дебитора	Номер счета	Сумма по балансу, руб. коп.
		всего	в том числе задолженность
			подтвержденная дебиторами	не подтвержденная дебиторами	с истекшим сроком исковой давности
1	2	3	4	5	6
Счет 70, Окунев Константин Сергеевич, таб. N 15	70	11 200,00	-	11 200,00	-
Счет 71, Ершов Игорь Леонидович, таб. N 10	71	7000,00	7000,00	-	-
Счет 73, Щукин Сергей Юрьевич, таб. N 4	73	15 000,00	15 000,00	-	-
Итого		33 200,00	22 000,00	11 200,00	-

Оборотная сторона формы N ИНВ-17

2. По кредиторской задолженности

Наименование счета бухгалтерского учета и дебитора	Номер счета	Сумма по балансу, руб. коп.
		всего	в том числе задолженность
			подтвержденная дебиторами	не подтвержденная дебиторами	с истекшим сроком исковой давности
1	2	3	4	5	6
Счет 71, Язь Виталий Дмитриевич, таб. N 14	71	3250,00	3250,00	-
Счет 76, Акулова Наталья Владимировна, таб. N 11	76	14 000,00	-	-	14 000,00
Итого		17 250,00	3250,00	-	14 000,00

Все подсчеты итогов по строкам, страницам и в целом по акту инвентаризации проверены.

Председатель комиссии  главный бухгалтер   Морская      Л.Ю. Морская

                      ------------------ ---------- ---------------------

                       (должность)        (подпись) (расшифровка подписи)

Члены комиссии:           менеджер         Пескова       И.А. Пескова

                      ------------------ ---------- ---------------------

                       (должность)        (подпись) (расшифровка подписи)

                          менеджер         Ветров        П.В. Ветров

                      ------------------ ---------- ---------------------

                       (должность)        (подпись) (расшифровка подписи)

                      ------------------ ---------- ---------------------

                       (должность)        (подпись) (расшифровка подписи)

Образец 2. Справка к акту инвентаризации

Приложение к форме N ИНВ-17

Утверждена постановлением Госкомстата РФ

от 18 августа 1998 г. N 88

        ООО "Речное раздолье"

______________________________________

           (организация)

______________________________________

      (структурное подразделение)

Справка

           к акту N      1       от "31"  декабря    2015 г.

                    -----------      --  ----------  ----

     инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими

    дебиторами и кредиторами по состоянию на "31" декабря  2015 г.

                                              --  -------- ----

Номер по порядку	Наименование, адрес и номер телефона дебитора, кредитора	Числится задолженность		Сумма задолженности, руб. коп.		Документ, подтверждающий задолженность
		за что	дата начала	дебиторская	кредиторская	наименование	номер	дата
1	2	3	4	5	6	7	8	9
1	Константин Сергеевич Окунев, IT-специалист, таб. N 15, адрес и телефон не известны	Отпускные, выплаченные авансом	17.08.2015	11 200,00	-	Расходный кассовый ордер	162	17.08.2015
2	Виталий Дмитриевич Язь, наладчик оборудования, таб. N 14, 141080, г. Королев, ул. Аржанова д. 15, кв. 3, телефона нет	Перерасход по командировочному авансу	13.10.2015	-	3250,00	Авансовый отчет	32	13.10.2015
3	Игорь Леонидович Ершов, менеджер по продажам, таб. N 10,141080, г. Королев, Октябрьский тупик, д. 1, кв. 2 телефона нет	Подотчетный аванс, по которому не представлен авансовый отчет, сумма, выданная под отчет	27.03.2015	7000,00	-	Расходный кассовый ордер	102	20.03.2015
4	Сергей Юрьевич Щукин, маркетолог, таб. N 4, 141075, г. Королев, Дворцовый проезд, д. 4, кв. 6, телефона нет	Невозвращенные в срок суммы беспроцентного займа за октябрь-декабрь 2015 года	02.10.2015, 02.11.2015, 02.12.2015	15 000,00	-	Договор займа	17	03.08.2015
5	Наталья Владимировна Акула, таб. N 11, уволена, адрес и телефон не известны	Зарплата за вторую половину апреля 2012 года	07.05.2012	-	14 000,00	Расчетно-платежная ведомость	4-12	30.04.12

    Бухгалтер    Морская                      Л.Ю. Морская

               -------------           ------------------------

                (подпись)                (расшифровка подписи)

 Печатать с оборотом без заголовочной части. Подпись печатать на обороте.

Какой датой оформить результаты инвентаризации

Инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности проводится по состоянию на 31 декабря отчетного года включительно (Рекомендации в приложении к письму Минфина России от 09.01.2013 N 07-02-18/01). Документы по результатам инвентаризации датируются также 31 декабря отчетного года (п. 4 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ).

Ошибки, выявленные в результате инвентаризации, считаются выявленными 31 декабря отчетного года. Их нужно исправить записями на 31 декабря отчетного года (п. 6 ПБУ 22/2010).

Как исправить ошибки в начислении зарплаты

Излишне начисленные суммы зарплаты, пособий исправляем записью:

Дебет 20 (23, 26, 29, 69 и т.д.) Кредит 70

- сторнирована излишне начисленная зарплата, пособие по временной нетрудоспособности за счет средств компании и др.

Доначисление недостающих сумм покажем проводкой:

Дебет 20 (23, 26, 29, 69 и т.д.) Кредит 70

- доначислена зарплата, пособие по временной нетрудоспособности, отпускные и др.

Что делать с дебиторской задолженностью

При инвентаризации комиссия может выявить дебетовые остатки по счетам 70, 71, 73. Это означает, что работники задолжали компании. Например, им излишне выплачена зарплата, отпускные, сотрудники не отчитались вовремя по подотчетным суммам, не вернули заем и т.д.

В каждом конкретном случае применяются свои правила погашения долга. Они установлены в статьях 137, 138, 248 и 392 Трудового кодекса, статье 811 Гражданского кодекса.

Какую дебиторскую задолженность относят к сомнительной

Сомнительной считается дебиторская задолженность, которая:

- не обеспечена гарантиями;

- не погашена в срок или с высокой степенью вероятности не будет погашена в срок.

Об этом говорится в пункте 70 Положения по ведению бухучета.

Вопрос о сомнительности можно решать в отношении сумм задолженности, по которым не истек срок исковой давности. Он составляет три года (п. 1 ст. 196 ГК РФ).

Если срок исковой давности истек, сомнений не остается - долг погашен не будет. Его нужно списывать.

Как создать резерв сомнительных долгов

Законодательство предписывает создавать резерв по сомнительным долгам, если задолженность относится к таковым (п. 70 Положения по ведению бухучета).

Создание резерва оформляют записью: Дебет 91 субсчет "Прочие расходы" Кредит 63.

Величина резерва определяется отдельно по каждому сомнительному долгу (п. 70 Положения по ведению бухучета).

Если работник вернет организации долг, сумму резерва можно восстановить. Эту операцию оформляют записью: Дебет 63 Кредит 91 субсчет 1 "Прочие доходы".

Какие проводки сделать, когда срок исковой давности истек

Если срок исковой давности прошел, дебиторскую задолженность можно списать. Записи в бухучете зависят от того, создавался под нее резерв сомнительных долгов или нет (п. 77 Положения по ведению бухучета).

Если резерв был создан, списание оформляют проводкой: Дебет 63 Кредит 70 (71, 73).

Если резерв не создавался, дебиторская задолженность списывается на финансовые результаты. В учете делают запись: Дебет 91 субсчет 2 "Прочие расходы" Кредит 70 (71, 73).

Одновременно сумму задолженности показывают на забалансовом счете 007 "Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных кредиторов". На этом счете ее нужно учитывать в течение пяти лет (п. 77 Положения по ведению бухучета).

Для списания дебиторской задолженности потребуются документы:

- акт инвентаризации расчетов;

- приказ директора о списании задолженности.

Что делать с кредиторской задолженностью

По результатам инвентаризации комиссия нашла остатки по кредиту счетов 70, 71, 73, которых быть не должно. Это задолженность компании перед работниками. Например, работнику не возместили перерасход по командировочному авансу, начислили, но не выплатили зарплату.

Задолженность нужно погасить, если это возможно. Погашение задолженности оформляют записью: Дебет 70 (71, 73) Кредит 50 (51).

Если задолженность нельзя погасить, ее списывают в прочие доходы (п. 7 и 10.4 ПБУ 9/99) проводкой: Дебет 70 (71, 73) Кредит 91 субсчет "Прочие доходы".

Пример 2. Действия после инвентаризации

Воспользуемся условиями примера 1. По итогам инвентаризации выявлены остатки по дебету и кредиту счетов 70, 71, 73 и 76 субсчет "Расчеты по депонированным суммам".

Что должен сделать бухгалтер по результатам инвентаризации расчетов?

Решение

Дебиторская задолженность

Излишне выплаченные отпускные К.С. Окуневу - 11 200 руб.

Работник уволился, но срок исковой давности по этому долгу еще не истек. До истечения трех лет задолженность можно взыскать через суд (ст. 137 ТК РФ). Документы переданы в юридический отдел.

31 декабря 2015 года бухгалтер сделал проводки:

Дебет 91 субсчет "Прочие расходы" Кредит 63

- 11 200 руб. - создан резерв по сомнительным долгам на сумму излишне выплаченных отпускных.

Если в течение срока исковой давности работник не погасит долг, по его окончании долг будет можно списать за счет созданного резерва:

Дебет 63 Кредит 70

- 11 200 руб. - списана за счет резерва дебиторская задолженность уволенного работника.

Не подтвержденная документами подотчетная сумма И.Л. Ершова - 7000 руб. Размер задолженности не превышает средний месячный заработок работника (ч. 1 ст. 248 ТК РФ). Но срок, в течение которого ее можно было удержать из зарплаты, пропущен (абз. 3 ч. 2 и ч. 3 ст. 137 ТК РФ).

Работнику предложено добровольно вернуть долг в течение одного месяца. Иначе компания обратится в суд.

В данном случае вероятность погашения дебиторской задолженности высокая. Эту задолженность нельзя отнести к сомнительной, поэтому создавать резерв под нее не нужно.

Невозвращенные суммы беспроцентного займа С.Ю. Щукина - 15 000 руб.

Работник не погасил долг в сроки, указанные в договоре (п. 1 ст. 810 ГК РФ). Удержать сумму долга из его зарплаты компания не может. Так как погашение займа не является основанием для применения статьи 137 Трудового кодекса (письмо Роструда от 18.07.2012 N ПГ/5089-6-1).

Работнику предложено написать заявление об удержании из его зарплаты суммы задолженности по займу.

Работник продолжает трудиться в компании. В данном случае вероятность погашения дебиторской задолженности высокая. Эту задолженность нельзя отнести к сомнительной, поэтому создавать резерв под нее не нужно.

Кредиторская задолженность

Перерасход по командировочному авансу В.Д. Язя - 3250 руб.

Сумма перерасхода выдана работнику из кассы по расходному кассовому ордеру от 21.12.2015 N 198.

Операция отражена проводкой:

Дебет 71 Кредит 50

- 3250 руб. - возмещен работнику перерасход по командировочному авансу.

Реквизиты расходного кассового ордера внесены в авансовый отчет.

Депонированная зарплата Н.В. Акулы - 14 000 руб. В течение трех лет бывшая сотрудница так и не обратилась за зарплатой. Издан приказ о списании невостребованных сумм.

В бухучете сделана проводка:

Дебет 76 субсчет 4 "Расчеты по депонированным суммам" Кредит 91 субсчет "Прочие доходы"

- 14 000 руб. - списана просроченная кредиторская задолженность.