График отпусков: отдельные вопросы его составления (Е. Кирина, журнал "Кадровый вопрос", N 11, ноябрь 2015 г.)

График отпусков: отдельные вопросы его составления

Е. Кирина,

эксперт журнала

Журнал "Кадровый вопрос", N 11, ноябрь 2015 г., с. 49-64.

Ранее мы уже рассматривали порядок и требования к составлению графика отпусков. Напомним, что график отпусков на 2016 год должен быть утвержден до 17 декабря 2015 г. При этом законодательством установлена ответственность за отсутствие такого документа в организации. Чтобы избежать наказания, ответим на часто возникающие вопросы не только по порядку составления графика отпусков, но и по изменениям, происходящим в течение года.

Как правильно организовать составление графика отпусков с учетом мнения всех работников?

Составление графика отпусков - ответственное дело. Напомним, что за две недели до наступления нового финансового года документ должен быть согласован с работниками организации, членами профсоюзной организации и утвержден руководителем. При составлении графика отпусков необходимо учитывать пожелания работников, потребность производственного процесса, а также соблюдение норм действующего законодательства.

Составление графика отпусков - дело ответственное и занимает немало времени, поскольку в документе должны иметь место сведения о распределении ежегодных оплачиваемых отпусков работников организации на календарный год по месяцам. Особенно трудоемкий процесс составления графика отпусков в крупных организациях.

Разработкой графика отпусков занимается кадровая служба. Сбор и обработку необходимой для составления графика информации можно доверить отдельному сотруднику кадровой службы. Но зачастую эту роль в крупных предприятиях выполняют начальники структурных подразделений.

Целесообразно закрепить ответственность за составление графика отпусков соответствующим приказом. Приведем примерную его форму.

Общество с ограниченной ответственностью "Мир связи"

(ООО "Мир связи")

Приказ

10 ноября 2015 г.

N 45-К

О подготовке графика отпусков на 2016 год

С целью исполнения норм ст. 123 Трудового кодекса Российской Федерации в части составления графика отпусков на 2016 год

Приказываю

1. Руководителям структурных подразделений в срок до 17 ноября 2015 г. предоставить в письменном виде предложения по составлению графика отпусков на 2016 г. с учетом мнения работников. Предложение подготовить на основании собранных данных с учетом мнение выборного органа первичной профсоюзной организации, а также отдельных категорий работников, на которых распространяются льготы в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации.

2. Начальнику отдела кадров Черняевой Е.В. подготовить проект графика отпусков на 2016 г., в срок до 30 ноября 2015 г. представить его на утверждение руководителю.

3. Ознакомить сотрудников с настоящим приказом в части, касающейся их.

4. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой

Директор

Семенов

А.И. Семенов

Так же, как и сам график, проект графика отпусков готовит кадровая служба организации. Прежде чем приступить к составлению такого документа, уже имея на руках пожелания работников, необходимо провести анализ возникновения права на отпуск по каждому сотруднику. Ведь может сложиться так, что сотрудник работает в организации с октября 2015 г., а пожелание пойти в отпуск проявил в феврале 2016 г. В данной ситуации, ему может быть запланирован отпуск во второй половине года. Вот поэтому проект графика отпусков может проходить длительную процедуру согласования. При анализе следует учесть, что трудовым законодательством предусмотрена льготная категория работников, которые могут пользоваться преимуществом перед своими коллегами. Разработанный проект также передается руководителям структурных подразделений, для его согласования.

Как уже упоминалось, составление графика отпусков - дело серьезное и ответственное. Помимо того, что на плечи организации ложатся немалые штрафы за отсутствие такого, так еще и сотрудникам угодить нужно, при этом учитывать весь производственный процесс. Распределить отпуска нужно таким образом, чтобы факт отсутствия того или иного сотрудника не сказался пагубно на финансовом результате предприятия. Планируя отпуск руководящего состава, необходимо учитывать, чтобы структурные подразделения не оставались без контроля. Так, например, заместитель руководителя не может уйти в отпуск одновременно с руководителем.

Зачастую на практике возникают споры между работниками, желающими уйти в отпуск одновременно. С целью избежания споров и разногласий с работниками порядок определения очередности отпусков следует прописать в локальном нормативном акте. Например, стоит в нем предусмотреть, что на производственном процессе отдельного структурного подразделения должно быть не менее 6 человек.

Стоит отметить, что специфика некоторых производств и организаций имеет сезонный характер отпусков. Так, например, преподаватели учебных заведений, во избежание нарушений учебного процесса, в отпуск могут быть отправлены только в летние месяцы. Отдельные производственные предприятия могут отправлять своих сотрудников в отпуск в период снижения спроса на их продукцию. Это единичные случаи. Чаще всего работодателю выгодно распределять отпуск равномерно в течение всего календарного года.

Можно ли утвердить график отпусков без учета мнения первичной профсоюзной организации?

В соответствии со ст. 30 Трудового кодекса РФ первичные профсоюзные организации и их органы представляют в социальном партнерстве на локальном уровне интересы работников данного работодателя, являющихся членами соответствующих профсоюзов, а в случаях и порядке, которые установлены Трудовым кодексом РФ, - интересы всех работников данного работодателя независимо от их членства в профсоюзах при проведении коллективных переговоров, заключении или изменении коллективного договора, а также при рассмотрении и разрешении коллективных трудовых споров работников с работодателем.

Статьей 372 Трудового кодекса РФ определено, что работодатель в случаях, предусмотренных ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, коллективным договором, соглашениями, перед принятием решения направляет проект локального нормативного акта и обоснование по нему в выборный орган первичной профсоюзной организации, представляющий интересы всех или большинства работников.

Очередность предоставления оплачиваемых отпусков, в соответствии со ст. 123 Трудового кодекса РФ, определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном ст. 372 Трудового кодекса РФ для принятия локальных нормативных актов.

Работодатель при принятии локальных нормативных актов, устанавливающих график отпусков, должен учитывать мнение только такой первичной профсоюзной организации, которая представляет интересы всех или большинства работников данного работодателя.

Согласовывать локальные документы с профсоюзной организацией обязательно в том случае, если в нее входят большая часть работников предприятия, то есть более 50% всех сотрудников. Если же в профсоюзную организацию входят сотрудники, число которых составляет менее 50%, согласовывать документы с ними не обязательно.

Если все же вы решили пройти данный процесс, рассмотрим порядок согласования графика отпусков с профсоюзной организацией. Работодателю в данном случае необходимо получить мотивированное мнение профсоюза. Мотивированное мнение запрашивается у выборного органа профсоюзной организации (как правило, это профсоюзный комитет). Чтобы получить мнение профсоюза, необходимо направить в профсоюзный комитет проект графика отпусков и обоснование по нему. Документы желательно направить с сопроводительным письмом.

Дата передачи документов в профсоюзный комитет должна быть зафиксирована, так как от нее зависит исчисление срока на предоставление профсоюзом мотивированного мнения. Для этого при вручении документов нужно получить от представителя профсоюза письменное подтверждение (например, проставить соответствующую отметку на экземпляре письма, хранящегося у работодателя). Срок представления мотивированного мнения составляет пять рабочих дней (ч. вторая ст. 372 ТК РФ). Например, если запрос был передан в профсоюз 1 декабря 2015 г., мотивированное мнение должно быть представлено не позднее 8 декабря 2015 г.

Какой-либо утвержденной формы мотивированного мнения не существует, поэтому профсоюзный комитет может представить его в виде любого письменного документа (выписки из протокола заседания, отдельного документа и т.д.). Дальнейшие действия работодателя зависят от того, какое мнение высказано профсоюзом.

Можно ли отказать сотруднику в отпуске по графику, если ранее он длительное время находился в отпуске за свой счет?

Ответим сразу: работодатель не вправе отказать работнику в предоставлении отпуска, который был согласован в графике отпусков. График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. Но в данном случае возникает другой вопрос: сколько дней отпуска полагается.

Статья 121 Трудового кодекса РФ предусматривает, что в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включается в том числе время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, но не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года. То есть, если работник находился в таком отпуске полгода, как в рассматриваемой ситуации, в такой стаж включается только период, равный 14 дням.

В соответствии с ч. 4 ст. 122 Трудового кодекса РФ отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной у данного работодателя.

Таким образом, предоставление очередного оплачиваемого отпуска работнику будет определяться в соответствии с такой очередностью с учетом того, что период нахождения работника в отпуске без сохранения заработной платы, за исключением 14 дней, не будет засчитываться в стаж работы, дающий работнику право на предоставление такого отпуска. Также необходимо учитывать, когда работнику был предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск - до его ухода в отпуск без сохранения заработной платы.

Таким образом, если сотрудник длительное время находился в отпуске за свой счет около полугода, то, возможно, у него еще не возникло право на получение полного отпуска, поскольку отпуск за свой счет не будет включен в стаж работы, дающий право на отпуск.

Ситуация: работник работает в организации первый год. В соответствии с ч. 2 ст. 122 Трудового кодекса РФ право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения шести месяцев.

Таким образом, если до времени ухода работника в отпуск без сохранения заработной платы работник не проработал в организации непрерывно шесть месяцев, право на предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска у него возникнет только спустя полгода после выхода на работу после пребывания в отпуске без сохранения заработной платы. Но работодатель может по своей воле предоставить его ранее.

При этом необходимо учитывать, что ежегодный оплачиваемый отпуск работника был уже согласован в графике отпусков.

Согласно ч. 1 ст. 123 Трудового кодекса РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года.

При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения с разрешения лица, утвердившего график, или лица, уполномоченного им на это. Перенос отпуска производится в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, на основании документа, составленного в произвольной форме.

Стоит отметить, что законодательством не предусмотрены случаи отказа работодателя в предоставлении отпуска, согласованного в графике отпусков. Кроме того, ч. 2 ст. 123 Трудового кодекса РФ прямо устанавливает, что график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.

Таким образом, работодатель не вправе отказать работнику в предоставлении отпуска, который был согласован в графике отпусков.

Сколько времени должен храниться график отпусков в организации?

Согласно ст. 123 Трудового кодекса РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем.

Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения (ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации").

Сроки хранения документов установлены Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. N 558 (далее - Перечень).

В соответствии со ст. 693 Перечня график отпусков должен храниться в организации 1 год. На основании п. 1.4 Перечня исчисление сроков производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. График отпусков на 2015 г., утвержденный в декабре 2014 г., заканчивает свое действие 31 декабря 2015 г. Следовательно, хранить его нужно весь 2016 г.

Для уничтожения документов с истекшими сроками хранения приказом руководителя назначается экспертно-проверочная комиссия, которая проводит отбор документов, подлежащих уничтожению. График отпусков с истекшим сроком хранения и иные аналогичные документы уничтожаются в соответствии с актами об уничтожении документов (п.п. 2.2.5, 2.3.2, 2.4.5 Основных правил работы архивов организаций, одобренных Решением Коллегии Росархива от 06 февраля 2002).

Можно ли отказать в предоставлении отпуска работающему пенсионеру в период, отличающийся от графика отпусков?

В соответствии с ч. 1, 2 ст. 123 Трудового кодекса РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков. График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.

Данное общее правило распространяется и на пенсионеров (при условии отсутствия дополнительных льгот).

В соответствии со ст. 128 Трудового кодекса РФ по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам работнику по его письменному заявлению может быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы, продолжительность которого определяется по соглашению между работником и работодателем.

Работодатель обязан на основании письменного заявления работника предоставить отпуск без сохранения заработной платы работающим пенсионерам по старости (по возрасту) - до 14 календарных дней в году.

Работнику, являющемуся пенсионером по возрасту, в удобное время может быть предоставлен неоплачиваемый отпуск до 14 календарных дней в году. Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, который является обязательным как для работника, так и для работодателя.

Таким образом, работодатель вправе отказать в предоставлении очередного отпуска работающему пенсионеру в удобное для него время, ссылаясь на график отпусков, согласно которому отпуск по графику указанному работнику закреплен на июль 2015 г.

Необходимо ли включать сотрудника в график отпусков, если с ним заключен срочный трудовой договор?

Напомним, что согласно абз. 2 ч. 1 ст. 59 Трудового кодекса РФ срочный трудовой договор заключается на время исполнения обязанностей отсутствующего работника, за которым в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохраняется место работы. Срочный трудовой договор прекращается с истечением срока его действия (ч. 1 ст. 79 ТК РФ).

Согласно ч. 1 ст. 123 Трудового кодекса РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года.

В соответствии со ст. 122 Трудового кодекса РФ право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения шести месяцев.

Таким образом, в графике отпусков должна содержаться информация об отпусках работников, которые имеют право на отпуск.

Необходимо отметить, что в рассматриваемой ситуации работник приобретает право на отпуск одновременно с истечением срока, на который заключен трудовой договор.

Положения Трудового кодекса РФ, касающиеся графика отпусков, не предусматривают какие-либо особенности для работников, с которыми заключены срочные трудовые договоры.

Однако применительно к рассматриваемой ситуации целесообразно поступить следующим образом:

- если по соглашению сторон оплачиваемый отпуск предоставляется работнику до истечения шести месяцев непрерывной работы, то данного работника необходимо включить в график отпусков;

- если же соглашение сторон не достигнуто, то включать данного работника в график отпусков не имеет смысла, поскольку право на отпуск он получит одновременно с истечением срока трудового договора. При увольнении работодатель обязан выплатить работнику компенсацию за неиспользованный отпуск за 6 месяцев работы (ч. 1 ст. 127 Трудового кодекса РФ).

В случае когда рабочий год полностью не отработан, дни отпуска, за которые должна быть выплачена компенсация, рассчитываются пропорционально отработанным месяцам. При этом излишки, составляющие менее половины месяца, исключаются из подсчета, а излишки, составляющие не менее половины месяца, округляются до полного месяца.

Если сотруднику, у которого есть ребенок-инвалид до 18 лет, положены дополнительные оплачиваемые четыре выходных дня, необходимо ли их отражать в графике отпусков?

В соответствии со ст. 262 Трудового кодекса РФ одному из родителей (опекуну, попечителю) для ухода за детьми-инвалидами по его письменному заявлению предоставляются четыре дополнительных оплачиваемых выходных дня в месяц, которые могут быть использованы одним из указанных лиц либо разделены ими между собой по их усмотрению. Оплата каждого дополнительного выходного дня производится в размере среднего заработка и порядке, который устанавливается федеральными законами.

Порядок предоставления указанных дополнительных оплачиваемых выходных дней устанавливается Правительством Российской Федерации.

Данный порядок утвержден в постановлении Правительства РФ от 13 октября 2014 г. N 1048 "О порядке предоставления дополнительных оплачиваемых выходных дней для ухода за детьми-инвалидами" (вместе с Правилами предоставления дополнительных оплачиваемых выходных дней для ухода за детьми-инвалидами) (далее - Правила N 1048).

Оплата каждого дополнительного выходного дня в данном случае производится в размере среднего заработка. Для расчета средней заработной платы учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у соответствующего работодателя независимо от источников этих выплат (ч. 2 ст. 139 ТК РФ). Согласно п. 12 Правил N 1048 оплата каждого дополнительного оплачиваемого выходного дня производится в размере среднего заработка родителя (опекуна, попечителя) и порядке, который устанавливается федеральными законами (ч. 1 ст. 262 ТК РФ).

Согласно ч. 17 ст. 37 Федерального закона от 24 июля 2009 г. N 213-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации и признании утратившими силу отдельных законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования" финансовое обеспечение расходов на оплату дополнительных выходных дней, предоставляемых для ухода за детьми-инвалидами в соответствии со ст. 262 ТК РФ, включая начисленные страховые взносы в государственные внебюджетные фонды, осуществляется за счет межбюджетных трансфертов из федерального бюджета, предоставляемых бюджету Фонда социального страхования Российской Федерации.

Согласно п. 2 Правил N 1048 указано, что одному из родителей (опекуну, попечителю) предоставляются по его заявлению четыре дополнительных оплачиваемых выходных дня в календарном месяце, оформляемых приказом (распоряжением) работодателя. Форма заявления о предоставлении дополнительных оплачиваемых выходных дней утверждена Приказом Минтруда России от 19 декабря 2014 г. N 1055н "Об утверждении формы заявления о предоставлении одному из родителей (опекуну, попечителю) дополнительных оплачиваемых выходных дней для ухода за детьми-инвалидами".

Периодичность подачи заявления (ежемесячно, один раз в квартал, один раз в год, по мере обращения или др.) определяется родителем (опекуном, попечителем) по согласованию с работодателем в зависимости от необходимости использования дополнительных оплачиваемых выходных дней.

Необходимое количество дней (не более четырех дней) работник указывает в заявлении.

Для предоставления дополнительных оплачиваемых выходных дней родитель (опекун, попечитель) представляет следующие документы (п. 3 Правил N 1048):

а) справку, подтверждающую факт установления инвалидности, выданную бюро (главным бюро, Федеральным бюро) медико-социальной экспертизы;

б) документы, подтверждающие место жительства (пребывания или фактического проживания) ребенка-инвалида;

в) свидетельство о рождении (усыновлении) ребенка либо документ, подтверждающий установление опеки, попечительства над ребенком-инвалидом;

г) справку с места работы другого родителя (опекуна, попечителя) о том, что на момент обращения дополнительные оплачиваемые выходные дни в этом же календарном месяце им не использованы или использованы частично, либо справку с места работы другого родителя (опекуна, попечителя) о том, что от этого родителя (опекуна, попечителя) не поступало заявления о предоставлении ему в этом же календарном месяце дополнительных оплачиваемых выходных дней. Такая справка не требуется в случаях, если имеется документальное подтверждение факта смерти другого родителя (опекуна, попечителя), признания его безвестно отсутствующим, лишения (ограничения) родительских прав, лишения свободы, пребывания его в служебной командировке свыше одного календарного месяца или других обстоятельств, свидетельствующих о том, что другой родитель (опекун, попечитель) не может осуществлять уход за ребенком-инвалидом, а также, если один из родителей (опекунов, попечителей) уклоняется от воспитания ребенка-инвалида, справка не представляется.

Соответственно, на основании представленных документов работодатель издает приказ по форме, которую разрабатывает самостоятельно, о предоставлении дополнительных выходных дней, которые указаны в заявлении работника.

Согласно ст. 123 Трудового кодекса РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов.

Согласно ч. 4 ст. 123 Трудового кодекса РФ отдельным категориям работников ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время.

В силу ст. 262.1 Трудового кодекса РФ одному из родителей (опекуну, попечителю, приемному родителю), воспитывающему ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по его желанию в удобное для него время.

Трудовой кодекс РФ не содержит нормы о закреплении дополнительных оплачиваемых выходных дней в графике отпусков.

Таким образом, работодатель издает приказ о предоставлении работнику дополнительных оплачиваемых выходных дней на основании документов, поданных работником, и требуемого количества дней (не более четырех дней), указанных в заявлении. В графике отпусков отражаются сведения о ежегодных оплачиваемых отпусках, при этом предоставление дополнительных выходных дней в графике отпусков не отражается.

Должен ли индивидуальный предприниматель - работодатель включать себя в ежегодный график отпусков?

Согласно ст. 123 Трудового кодекса РФ график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. При этом работодатель - физическое лицо (в том числе зарегистрированные в установленном порядке в качестве индивидуальных предпринимателей) либо юридическое лицо (организация), вступившее в трудовые отношения с работником (ст. 20 Трудового кодекса РФ). В соответствии со ст. 305 Трудового кодекса РФ режим работы, в том числе порядок предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, определяется по соглашению между работодателем - физическим лицом и работником, поэтому график отпусков для таких работодателей не является обязательным. Вместе с тем при найме работодателем - физическим лицом большого числа работников целесообразно составлять график отпусков (письмо Роструда от 20 декабря 2011 г. N 3683-6-1).

Право на ежегодный оплачиваемый отпуск относится к числу основных конституционных прав граждан. Оно гарантирует всем лицам, работающим по трудовому договору (ч. 5 ст. 37 Конституции РФ), оплачиваемый ежегодный отпуск.

При этом деятельность гражданина в качестве индивидуального предпринимателя без образования юридического лица трудовой деятельностью по смыслу трудового законодательства не является (письмо Роструда от 27 февраля 2009 г. N 358-6-1). Таким образом, гарантии и компенсации, предусмотренные ТК РФ, в части предоставления индивидуальному предпринимателю ежегодного оплачиваемого отпуска, на него не распространяются, в график отпусков индивидуальный предприниматель - работодатель себя не включает.

Как быть в ситуации, когда работник должен идти в отпуск по графику, но отказывается написать заявление на отпуск?

В соответствии со ст. 123 Трудового кодекса РФ график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. Поэтому, если работник должен идти в ежегодный оплачиваемый отпуск согласно утвержденному графику отпусков, наличие или отсутствие заявления работника не должно повлиять на предоставление данного отпуска. Трудовой кодекс РФ не обязывает работника писать заявление о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска.

В данном случае работодатель должен выполнить ряд условий и предоставить работнику отпуск. Эти условия сводятся к следующему:

1) о времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала (ст. 123 Трудового кодекса РФ);

2) оформление приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска работнику. Данный приказ (распоряжение) составляется работником кадровой службы или уполномоченным им на это лицом, подписывается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом и предоставляется работнику под роспись.

На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска делаются отметки в личной карточке, лицевом счете и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме N Т-60 "Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику". Напомним также, что с 01 января 2013 указанные формы не являются обязательными к применению (Информация Минфина России N ПЗ-10/2012 "О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете");

3) оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала (ст. 136 Трудового кодекса РФ).

Существует исключение, когда работник может все-таки правомерно отказаться от отпуска в сроки, предусмотренные графиком. Согласно ч. 2 ст. 124 Трудового кодекса РФ, если работнику своевременно не была произведена оплата за время ежегодного оплачиваемого отпуска либо работник был предупрежден о времени начала этого отпуска позднее чем за две недели до его начала, работодатель по письменному заявлению работника обязан перенести ежегодный оплачиваемый отпуск на другой срок, согласованный с работником.

Может ли работодатель отказать сотруднику в уходе в отпуск в срок, ранее чем в графике отпусков, если он трудоустроен с декабря прошлого года?

В соответствии с ч. 2 ст. 122 Трудового кодекса РФ право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения шести месяцев.

В силу нормы ч. 2 ст. 123 Трудового кодекса РФ график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.

Учитывая тот факт, что работник включен в график отпусков, обязать работодателя предоставить отпуск в июне в нарушение графика не представляется возможным. Работник в данном случае не вправе настаивать на предоставлении ему отпуска в июне, мотивируя тем, что трудится у работодателя первый год.

Отпуск за первый год работы предоставляется работникам, как правило, по истечении шести месяцев непрерывной работы в организации, кроме случаев, указанных в ст. 122 Трудового кодекса РФ и в других нормативных актах, когда отпуск предоставляется до истечения этого срока. График отпусков доводится до сведения всех работников, а о конкретной дате реализации отпуска работником - за две недели до его начала.

Таким образом, утверждение работника ошибочно, работодатель должен предоставить такому работнику отпуск в соответствии с графиком отпусков, утвержденным на соответствующий год.

Правомерен ли отказ работодателя в предоставлении графика отпусков за три года работнику, обратившемуся с письменным заявлением?

В соответствии с требованиями ст. 62 Трудового кодекса РФ по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и др.). Таким образом, требованиями ст. 62 Трудового кодекса РФ установлена обязанность для работодателя в выдаче копий документов, касающихся только конкретного работника.

В соответствии с требованиями ст. 123 Трудового кодекса РФ очередность предоставления работникам оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации.

В то же время график отпусков является локальным актом, содержит информацию и персональные данные иных работников организации. Следовательно, работодатель может выдать работнику не копию графика отпусков, а только надлежаще заверенную выписку из графика отпусков в отношении конкретного работника, подавшего работодателю соответствующее заявление.

Поэтому при обращении работника к работодателю за получением копии графика отпусков работодатель может отказать работнику в выдаче копии всего графика отпусков. Такой отказ работодателя будет правомерен.

В соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. N 558, графики предоставления отпусков работникам хранятся в организации в течение одного года.

Следовательно, графики отпусков за 2012, 2013 гг. работодатель хранить в 2015 г. не обязан. Таким образом, в связи с отсутствием графиков отпусков работников за 2012, 2013 гг. у работодателя отказ в предоставлении работнику выписки из них правомерен.

Правомерен ли перенос отпуска, полагающегося сотруднику по графику, в связи с невыполнением производственной задачи?

Согласно Трудовому кодексу РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном ст. 372 Трудового кодекса РФ для принятия.

График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала (ст. 123 Трудового кодекса РФ).

Способ выполнения требования об извещении о начале отпуска работодатель определяет самостоятельно. Допустимо внести изменения в форму N Т-7 "График отпусков", утвержденную постановлением Госкомстата России от 05 января 2004 г. N 1, дополнив ее графами 11, 12. В одной из них работник сможет расписаться в том, что дата начала отпуска ему известна, а в другой - указать дату уведомления о начале отпуска (письмо Роструда от 30 июля 2014 г. N 1693-6-1).

Таким образом, Трудовой кодекс РФ не устанавливает точной даты, когда нужно ознакомить работника с утвержденным графиком отпусков, он только ставит условие о том, что нужно известить о начале отпуска не позднее чем за две недели до начала отпуска согласно графику.

Только в исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, индивидуального предпринимателя, с согласия работника допускается перенесение отпуска на следующий рабочий год. При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется (ч. 3 ст. 124 Трудового кодекса РФ).

Также работодателю следует учитывать, что суд может признать правомерным уход работника в ежегодный оплачиваемый отпуск по утвержденному графику отпусков, если работник знает, в каком месяце запланирован его отпуск. В таких случаях суды не придают значения тому, было ли письменное ознакомление работника с утвержденным графиком отпусков. Кроме того, отсутствие уведомления о предоставлении работнику отпуска свидетельствует о неисполнении работодателем положений Трудового кодекса РФ и не может ограничивать трудовые права работников.

Как предусмотреть в графике отпусков время отпуска совместителя?

В соответствии со ст. 123 Трудового кодекса РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, обязательным как для работодателя, так и для работника.

Лицам, работающим по совместительству, ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основной работе. Если на работе по совместительству работник не отработал шести месяцев, то отпуск предоставляется авансом. Если на работе по совместительству продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска работника меньше, чем продолжительность отпуска по основному месту работы, то работодатель по просьбе работника предоставляет ему отпуск без сохранения заработной платы соответствующей продолжительности (ст. 286 Трудового кодекса РФ).

Таким образом, для того чтобы реализовать право работника на одновременное предоставление отпуска по основной работе и по работе по совместительству, работодатель вправе запросить у внешнего совместителя справку с основного места работы о планируемом времени использования отпуска.

В то же время необходимо учитывать, что, закрепляя соответствующее право, действующее трудовое законодательство не устанавливает обязанности работника такую справку представить. С учетом изложенного полагаем, что, если работник не сможет или откажется представлять справку, не указывать периоды отпусков внешних совместителей, не представивших справки о планируемом времени использования отпуска с основной работы на момент утверждения графика, неправомерно.

По указанным работникам время предоставления отпуска работодатель на момент утверждения графика определяет самостоятельно. Однако, если внешний совместитель впоследствии представит соответствующие сведения о времени использования отпуска по основной работе, отпуск будет необходимо предоставить одновременно с отпуском по основной работе (ст. 286 Трудового кодекса РФ).

Можно ли предоставлять сотруднику - внешнему совместителю отпуск в иной период, чем по основному месту работы?

В интересах совместителей предусмотрено особое правило, которое позволяет им взять ежегодный оплачиваемый отпуск одновременно с отпуском по основной работе, в том числе и авансом. Такая возможность закреплена в ст. 286 Трудового кодекса РФ. Следует пояснить, что норма-изъятие может устанавливать для отдельной категории работников особое правило, отличающееся от общего (ст. 251 Трудового кодекса РФ).

Положение о том, что лицам, работающим по совместительству, ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основной работе, контролирующие органы, как правило, трактуют буквально. То есть они исключают возможность для совместителей использовать свой отпуск в какое-либо другое время, руководствуясь при этом разъяснениями Роструда (см. письмо Роструда от 8 мая 2009 г. N 1248-6-1).

В данном случае следует говорить о праве совместителя воспользоваться ежегодным отпуском одновременно с отпуском по основной работе, а не об обязанности это сделать. Работник самостоятельно может решить: взять ему отпуск на работе по совместительству одновременно с отпуском по основной работе или использовать эти отпуска отдельно. Закон не обязывает совместителя принудительно использовать эту гарантию.

Итак, использование работником ежегодного отпуска на работе по совместительству не одновременно с отпуском на основном месте работы представляется нам правомерным. Аналогичный подход в Апелляционном определении Томского областного суда от 16 декабря 2014 г. по делу N 33-3607/2014.