Замолвим слово о разъездном характере (Т.В. Шадрина, журнал "Отдел кадров государственного (муниципального) учреждения", N 12, декабрь 2015 г.)

Замолвим слово о разъездном характере

Т.В. Шадрина,

эксперт журнала "Отдел кадров

государственного (муниципального) учреждения"

Журнал "Отдел кадров государственного (муниципального) учреждения", N 12, декабрь 2015 г., с. 10-19.

Большинство учреждений имеют в своем штате водителей. Однако их редко видят в офисе, потому что они практически всегда в разъездах - то корреспонденцию отвезти, то руководство... и так целый рабочий день. Получается, что они практически всегда в пути. Является ли такой режим работы разъездным? В чем особенность такого режима? Как его оформить? Каким категориям сотрудников можно установить разъездной характер труда? Об этом и поговорим сегодня.

Какая работа носит разъездной характер?

Скажем сразу, что в Трудовом кодексе не разъясняется, какая работа носит разъездной характер. Не определены ни ее признаки, ни категории работников, которые могли бы ее осуществлять. Полагаем, что законодатели отдали решение об установлении разъездного характера сотрудникам на откуп самому работодателю с учетом специфики деятельности.

Тем не менее, в некоторых нормативных актах все-таки можно отыскать или соответствующие виды работ, или категории сотрудников, которые большую часть рабочего времени находятся в пути. Например, в силу ст. 168.1 ТК РФ к "разъездным" относятся работы в полевых, в экспедиционных условиях, в пути.

Госкомтруд СССР и Секретариат ВЦСПС*(1) еще в 1989 году определили, что работой с разъездным характером считается работа на объектах, расположенных на значительном расстоянии от места размещения организации, в связи с поездками в нерабочее время от места нахождения организации (сборного пункта) до места работы на объекте и обратно.

Некоторыми ведомственными актами применительно к сфере деятельности конкретизированы работы, имеющие разъездной характер. Так, согласно инструкции об организации служебных командировок сотрудников ОВД и военнослужащих внутренних войск МВД на территории РФ, утвержденной Приказом МВД РФ от 15.11.2011 N 1150*(2), работой в пути или разъездным характером работы будет считаться осуществление регулярных служебных поездок в пределах обслуживаемой территории (участков) при наличии возможности ежедневного возвращения к месту жительства. Аналогичное определение разъездного характера работ и работы в пути содержится в Приказе МЧС РФ от 10.01.2008 N 3 "Об организации служебных командировок военнослужащих спасательных воинских формирований МЧС России и сотрудников Государственной противопожарной службы в системе Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий".

К сведению. Работами экспедиционного характера можно считать сопровождение груза к месту назначения (гл. 41 ГК РФ, Федеральный закон от 30.06.2003 N 87-ФЗ "О транспортно-экспедиционной деятельности").

Достаточно часто разъездной характер путают с краткосрочной командировкой. Однако в силу ст. 166 ТК РФ служебные поездки лиц, постоянная работа которых имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются. Более того, Роструд в Письме от 12.12.2013 N 4209-ТЗ указал, что в отличие от командировок, носящих временный характер и ограниченных определенным сроком, работа, связанная с разъездами, должна носить постоянный характер.

Также неверно разъездную работу считать работой в пути или работой, которая носит подвижной характер. Последняя характеризуется частой передислокацией организации (перемещением работников) или оторванностью от постоянного места жительства (например, строители, монтажники, охранники). А работа в пути производится, когда трудовые функции работников осуществляются в процессе движения транспортного средства. Так работают проводники, стюардессы, водители автобусов, кондукторы и др.

Полагаем, что определить, какая работа к какой относится, дополнительно поможет Постановление Совмина РСФСР от 12.12.1978 N 579. Им утверждены перечни профессий, должностей и категорий работников речного, автомобильного транспорта и автомобильных дорог, которым выплачиваются надбавки в связи с постоянной работой в пути, разъездным характером работ, а также при служебных поездках в пределах обслуживаемых ими участков.

Подводя итог в этом разделе, сделаем вывод, что, если работник постоянно перемещается по объектам, удаленным от места нахождения организации, ему может быть установлен разъездной характер работ. Причем (исходя из сложившейся практики) совсем не обязательно, чтобы работник возвращался ежедневно домой.

Примечание. К полевым можно отнести работы, проводящиеся на местности (вне помещения) и направленные на объекты исследования вне лаборатории (например, топографо-геодезические работы).

Документационное обеспечение

Для установления разъездного режима работы первым делом его нужно закрепить в трудовом договоре. Напомним, что в силу ст. 57 ТК РФ одним из обязательных условий, подлежащих включению в трудовой договор, является условие, определяющее характер работы (подвижной, разъездной, в пути, др.), - естественно, в необходимых случаях.

Нужно ли в трудовом договоре указывать районы или территории населенного пункта, где будет "разъезжать" сотрудник?

Законодательством не закреплена обязанность указывать территорию, где будет осуществляться работа, носящая разъездной характер. Тем не менее, мы считаем, что указание территории поможет работодателю избежать лишних вопросов от контролирующих органов, которые попытаются признать такие поездки командировками. Например, условие о разъездном характере работ в трудовом договоре можно сформулировать так: "Работнику устанавливается разъездной характер работы с территорией разъездов г. Нижний Новгород и Нижегородская область".

Хорошо, если сотрудник сразу поступал на работу с разъездным характером и подписывал трудовой договор уже с данным условием. А как быть, если должность, занимаемая сотрудником, вошла в перечень должностей с разъездным характером работ значительно позже подписания договора? В таком случае изменяются его существенные условия и без согласия сотрудника не может быть установлен разъездной характер работы. Соответственно, должны иметься причины таких изменений, о которых работодатель должен уведомить сотрудника не позднее чем за два месяца до начала действия новых условий. Таким образом, установить разъездной характер работы сотруднику, если ранее этого условия не было, можно в порядке ст. 74 ТК РФ. Если он согласен, заключается дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором оговариваются нюансы трудовой деятельности в изменившихся условиях. Если нет - трудовой договор расторгается в соответствии с п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.

Раз уж мы заговорили о трудовом договоре, скажем несколько слов о месте работы сотрудника с разъездным характером работы. Ведь согласно ст. 57 ТК РФ место работы - обязательное условие договора. В связи с тем, что "разъездные" сотрудники редко бывают в офисах, у кадровиков возникают сложности с формулировкой этого условия. Что законодательство подразумевает под местом работы, Трудовой кодекс не разъясняет. На практике - это определенная местность (населенный пункт), где располагается организация (обособленное подразделение), или сама расположенная в определенной местности (населенном пункте) организация, обладающая трудовой правоспособностью. Поэтому в качестве места работы с разъездным характером можно указать наименование организации с указанием населенного пункта, в котором она находится, например, так: "Местом работы сотрудника является МУП "Водоканал", расположенное в г. Кстово Нижегородской области".

Отметим, что закрепления режима работы только в трудовом договоре недостаточно. Обязательным условием является установление перечня работ, профессий, должностей лиц, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также сотрудников, работающих в полевых условиях или участвующих в работах экспедиционного характера, в коллективном договоре, соглашениях, локальных нормативных актах. Таково требование ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ.

Соответственно работодатель должен позаботиться о разработке и закреплении такого перечня в коллективном договоре. Если он не заключался - это может быть приказ (распоряжение) или раздел локального нормативного акта (например, положения о разъездном характере работ). На наш взгляд, предпочтительнее вариант с приказом, так как скорректировать его проще всех.

Документооборот при разъездном характере работ работодатель разрабатывает самостоятельно. Например, на основании формы командировочного удостоверения из Постановления N 1*(3) можно разработать маршрутный лист, план поездок или другой документ, который работник может заполнять каждый день, раз в неделю или раз в месяц в зависимости от количества поездок. По окончании периода такой документ сдается уполномоченному лицу (руководителю подразделения, бухгалтеру и др.).

Для водителей обычно используется путевой лист. Форму путевого листа можно взять из Постановления Госкомстата РФ от 28.11.1997 N 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте" или разработать самостоятельно. В последнем случае необходимо предусмотреть обязательные реквизиты, утвержденные Приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 N 152 "Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов", например сведения об автомобиле и водителе. Путевые листы регистрируются в журнале, форма которого утверждена названным постановлением. Он хранится в организации не менее пяти лет.

Маршрутный или путевой лист оформляется на один день или срок, не превышающий одного месяца, и сдается уполномоченному лицу (руководителю подразделения, работнику транспортного отдела, отдела кадров, бухгалтерии, секретарю и т.д.).

Возмещение расходов

На основании ч. 1 ст. 168.1 ТК РФ сотрудникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера работодатель возмещает связанные со служебными поездками:

- расходы на проезд;

- расходы по найму жилого помещения;

- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);

- иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Как видим, перечень возмещаемых работнику расходов является открытым. Однако если затраты не зависят от характера выполняемой сотрудником работы, они не относятся к связанным со служебными поездками. Например, возмещение стоимости питания следует рассматривать как выплату в пользу работника.

В соответствии с положениями ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками лиц, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.

1. Наличие локального акта, регламентирующего возмещение расходов, обязательно. Отметим, что контролирующие органы с особой тщательностью подходят к проверке документов, регламентирующих возмещение расходов сотрудникам с разъездным характером работ. Так, работодатель оспаривал постановление о привлечении к административной ответственности в виде штрафа в размере 30 000 руб. по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ в суде. Суд в удовлетворении требований отказал, выяснив, что в нарушение ст. 168.1 ТК РФ по состоянию на начало проверки в локальном нормативном акте - инструкции о разъездном характере работы (утвержденной 19.01.2015) не был установлен размер возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников (Решение Московского городского суда от 10.09.2015 по делу N 7-9383/2015).

А некоторые работодатели считают, что незачем разрабатывать отдельное положение о возмещении расходов работникам, осуществляющим регулярные поездки: достаточно Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки". Однако это не так. Магаданский областной суд в Постановлении от 19.11.2014 по делу N 4а-66/2014 сообщил, что данный нормативный акт не регламентирует порядок направления в служебные поездки и возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, указанных в ч. 1 ст. 168.1 ТК РФ, поэтому не может заменить локальный нормативный акт.

2. На основании каких документов возмещаются расходы и какими подтверждаются? Расходы, связанные с разъездами, возмещаются работникам на основании авансовых отчетов и подтверждающих документов: проездных билетов, квитанций, чеков на бензин и т.п. Отметим, что в каждой конкретной организации может быть свой перечень документов. Если работник не представит необходимый документ, в возмещении затраченных им средств будет отказано. Так, С.И.Н. работал в должности машиниста-инструктора локомотивных бригад. Согласно приказу начальника депо от 30.11.2012 "Об оплате за разъездной характер работы" основанием для выплаты машинистам-инструкторам надбавок за разъездной характер работы является надлежаще оформленная ведомость учета разъездов формы ФРУ-12. Отказывая в удовлетворении требований истца в части взыскания выплаты надбавки за разъездной характер работы в апреле - мае 2014 года, суд исходил из того, что ведомости формы ФРУ-12 за апрель и май 2014 года С.И.Н. не оформлялись и к оплате не предъявлялись, в связи с чем работодатель был лишен возможности проверить сведения о количестве выездов и их продолжительности, а соответственно и компенсировать расходы работника (Апелляционное определение Пермского краевого суда от 01.10.2014 по делу N 33-8747).

3. Контроль за возмещением. Повторим, что контролирующие органы с особой тщательностью проверяют документы, которыми организация подтверждает правомерность возмещения работникам расходов, связанных со служебными поездками, потому что компенсация этих затрат единовременно учитывается в прочих расходах при расчете налога на прибыль (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). Кроме того, данные компенсации освобождены:

- от НДФЛ - так как расходы работника связаны с исполнением им трудовых обязанностей (п. 3 ст. 217 НК РФ);

- от страховых взносов, в том числе на травматизм (пп. "и" п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования", пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний").

Надбавки за разъездной характер труда

Помимо возмещения расходов, связанных с разъездами, работники могут получать надбавки за разъездной характер работы. Они устанавливаются как соглашениями, так и коллективными или трудовым договором.

Например, согласно Отраслевому тарифному соглашению в электроэнергетике Российской Федерации на 2013-2015 годы (действие продлено до 2018 года Соглашением о порядке, условиях и продлении срока действия Отраслевого тарифного соглашения в электроэнергетике Российской Федерации на 2013-2015 годы на период 2016-2018 годов)*(4) доплаты и надбавки за разъездной характер работы не могут быть менее 12,5% тарифной составляющей расходов (средств), направляемых на оплату труда.

А согласно Отраслевому соглашению по финансируемым из федерального бюджета подведомственным Росморречфлоту учреждениям в сферах внутреннего водного транспорта Российской Федерации и образования Российской Федерации на 2013-2016 годы (утверждено Профсоюзом работников водного транспорта РФ, Росморречфлотом 04.07.2013) возмещение расходов береговым работникам, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер, при служебных поездках в пределах обслуживаемых ими участков, а также выплата надбавок взамен суточных работникам плавсостава, привлекаемым с места постоянного жительства к месту отстоя судов для выполнения ремонтных работ, а также работ по обеспечению безопасного зимнего отстоя флота в случаях, когда они не имеют возможности возвращаться к месту постоянного жительства, производится в размере не менее суточных командировочных расходов.

Работникам изыскательско-русловых партий (отрядов) выплачивается полевое довольствие в порядке и размерах, определяемым коллективным договором или локальным нормативным актом организации, в зависимости от местности производства изыскательских работ.

Минимальный размер выплат полевого довольствия устанавливается в расчете на одного работника в день кратно норме суточных расходов, предусмотренной действующим законодательством об оплате служебных командировок на территории РФ (независимо от занимаемой должности и получаемого должностного оклада):

- при работе на объектах полевых работ, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также в Хабаровском и Приморском краях и Амурской области, - 2;

- при работе на объектах полевых работ, расположенных в других районах, - 1,5.

Можно ли считать командировкой направление сотрудника с разъездным характером работы в другой регион на пару недель?

По общему правилу нет, однако в ведомственных нормативных актах может быть дано определение понятия "разъездной характер работы", согласно которому направление сотрудника с разъездным характером работы в другой регион будет командировкой. Рассмотрим пример из судебной практики. Организация оспаривала в суде предписание ГИТ произвести перерасчет зарплаты сотруднику, исходя из ст. 167 "Гарантии при направлении работников в служебные командировки" ТК РФ. Дело вот в чем. Сотруднику был установлен разъездной характер работ, трудился он в Волгограде. Приказом его командировали в Саратовскую область на месяц. ГИТ посчитала, что необходимо было предоставить гарантии и компенсации сотруднику как направленному в командировку. Но суд признал требование ГИТ незаконным, так как должность сотрудника значилась в перечне имеющих разъездной характер работ, а в организации имелось действующее положение о порядке возмещения расходов, связанных со служебными поездками. Согласно ст. 166 ТК РФ служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются. Следовательно, работодатель правильно компенсировал сотруднику расходы в соответствии со ст. 168.1 ТК РФ (Апелляционное определение Волгоградского областного суда от 17.05.2012 по делу N 33-4695/2012).

Подведем итог

Итак, при разъездном характере работ сотрудник постоянно перемещается по объектам, удаленным от места нахождения организации. Выполняющим работы с таким характером полагаются компенсация расходов, связанных со служебными поездками (ст. 168.1 ТК РФ), и надбавки (при наличии соглашения, коллективного договора). Размеры и порядок возмещения расходов, перечень работ, профессий, должностей с разъездным характером работ устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения расходов могут также устанавливаться трудовым договором.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Постановление Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС от 01.06.1989 N 169/10-87 "Об утверждении Положения о выплате надбавок, связанных с подвижным и разъездным характером работ в строительстве".

*(2) "Об организации служебных командировок сотрудников органов внутренних дел и военнослужащих внутренних войск Министерства внутренних дел Российской Федерации на территории Российской Федерации".

*(3) Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".

*(4) Утверждено Общероссийским отраслевым объединением работодателей электроэнергетики, Общественным объединением "Всероссийский Электропрофсоюз" 22.12.2014.