Что бухгалтер должен проверить в табеле перед тем, как считать выплаты работникам (О.С. Островская, журнал "Зарплата", N 10, октябрь 2015 г.)

Что бухгалтер должен проверить в табеле перед тем, как считать выплаты работникам

О.С. Островская,

эксперт по трудовому праву

Журнал "Зарплата", N 10, октябрь 2015 г.

Из этой статьи вы узнаете:

- какие реквизиты должны быть в табеле;

- роль табеля в судебных спорах с налоговой и ФСС РФ;

- ответы на ваши вопросы о табеле.

Табель учета рабочего времени - один из основных документов для расчета зарплаты, отпускных, командировочных, пособий и т.д. Табель является первичным учетным документом, поэтому должен быть оформлен правильно.

Кто заполняет табель учета рабочего времени

Работодатель обязан вести учет времени, отработанного каждым работником (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). Этот учет ведут в табеле. В нем отражают часы работы, дни отпуска, нетрудоспособности и т.д.

Руководитель компании назначает работников, ответственных за ведение табеля. Как правило, это руководители подразделений. Назначение ответственных оформляют приказом и знакомят с ним ответственных работников под роспись. В компаниях с большой численностью может быть отдельная ставка табельщика. Табельщик передает табель в кадровую службу, оттуда он попадает в бухгалтерию уже заполненным. Бухгалтер использует данные табеля для начисления выплат работникам компании.

Какой должна быть форма табеля

Компания вправе:

- использовать одну из двух унифицированных форм табеля;

- разработать собственный вариант.

Чем удобны унифицированные формы

Унифицированные формы N Т-12 и Т-13 утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. В них предусмотрены все обязательные реквизиты, коды для обозначения периодов времени.

Форма N Т-12 содержит два раздела:

- "Учет рабочего времени";

- "Расчет с персоналом по оплате труда".

В первом разделе содержится информация об использовании сотрудниками рабочего времени.

Второй раздел предназначен для заполнения бухгалтером, но заполнять его необязательно. Как правило, для расчетов с работниками бухгалтер использует другие регистры: лицевой счет, расчетно-платежные ведомости и т.д.

Форма N Т-13 состоит из одного раздела и предназначена для автоматизированного учета присутствия (входа/выхода) работников на территории работодателя.

Какой должна быть собственная форма табеля

Компания вправе разработать свою форму табеля (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 6.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", письмо Роструда от 14.02.2013 N ПГ/1487-6-1). Ее можно подготовить на базе унифицированных бланков и дополнить графами и строками для информации, которая нужна для учета рабочего времени.

В собственном варианте табеля должны быть предусмотрены:

- обязательные реквизиты;

- показатели об использовании сотрудниками фонда рабочего времени.

Бухгалтер должен проверить оформление табеля учета рабочего времени.

Что бухгалтер должен проверить в табеле

Поскольку табель является первичным учетным документом для расчета зарплаты, он должен быть правильно оформлен.

Обязательные реквизиты готового табеля

Перечень обязательных реквизитов первичных бухгалтерских документов установлен в части 2 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете".

В таблице ниже показано, какие реквизиты должен содержать табель. Если табель оформлен правильно, его можно признать первичным бухгалтерским документом - основанием для начисления выплат работникам.

Таблица

Обязательные реквизиты табеля

N п/п	Реквизит	Что должно быть в табеле
1	Наименование документа	Табель учета рабочего времени
2	Дата составления	Последнее число периода табелирования (например, 15 и 30 сентября) При увольнении одного работника дата заполнения - последний день его работы
3	Наименование экономического субъекта, составившего документ	Наименование компании (можно типографским способом) Наименование структурного подразделения
4	Содержание факта хозяйственной жизни	Информация об использовании сотрудниками рабочего времени (ФИО, табельные номера, должности работников, буквенные или числовые коды времени)
5	Величина натурального измерения факта хозяйственной жизни, единицы его измерения	Числовые показатели использованного времени (единица измерения (час, день))
6	Наименование должности лиц, ответственных за оформление документа	Наименования должностей ответственных: - табельщика; - руководителя подразделения; - специалиста кадровой службы
7	Подписи лиц, ответственных за оформление документа	Подписи ответственных: - табельщика; - руководителя подразделения; - специалиста кадровой службы

Коды в табеле

В табеле используют коды для обозначения времени работы и отдыха. Они могут быть буквенными или числовыми.

В унифицированных формах табеля есть возможность дополнить список готовых кодов. Например, при необходимости можно добавить коды:

- периода времени, когда работник находился под административным арестом;

- перерывов для кормления ребенка, предоставляемых работающим женщинам, имеющим детей в возрасте до полутора лет;

- дней работы на вахте;

- выходных в период вахты;

- дней пути к месту работы на вахте и обратно и др.

Примечание. Совет от редакции

Удобнее использовать буквенные коды. Вы не перепутаете числа кода с числом часов.

Какие проблемы возникнут, если табель оформлен неправильно

Табель учета рабочего времени могут требовать при проверках:

- налоговые инспекторы;

- специалисты из ФСС РФ и ПФР;

- трудовые инспекторы.

Опираясь на данные табеля, они вправе не признать расходы на оплату труда и выплату пособий. Приведем несколько примеров из судебной практики.

Пример спора по налогу на прибыль

При проверке налоговые инспекторы обнаружили, что в табеле не отмечено время работы исполнительного директора компании. В совокупности с другими обстоятельствами дела инспекторы исключили из состава расходов начисленную ему зарплату. Инспекторы пояснили свою позицию следующим образом.

Суммы расходов на оплату труда должны быть обоснованы и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ и ст. 255 НК РФ). В этом случае их можно учесть при расчете налога на прибыль.

Одним из документов для обоснования заработной платы является табель. В нем не было записей об отработанном времени.

В итоге компания проиграла дело. Судьи сочли, что налоговые инспекторы правильно доначислили налог на прибыль, пени и штраф на общую сумму более 1,5 млн. руб. (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 29.05.2014 по делу N А29-1550/2013).

Примеры споров по незачету пособий

Табель - улика. Проверяющие из ФСС РФ не приняли к зачету пособие по беременности и родам.

Одним из аргументов стали записи о рабочем времени в табеле. В нем было указано, что отпуск по беременности и родам начался с 3 октября.

Больничный лист по беременности и родам был выдан работнице 24 октября. В документе отмечено начало периода нетрудоспособности (беременность и роды) - с 3 октября.

Как отметили судьи, это обстоятельство является нелогичным и необоснованным, поскольку работодатель 3 октября не мог предполагать, что 24 октября работнице будет выдан листок временной нетрудоспособности по беременности и родам с освобождением именно с 3 октября.

Контролеров поддержали судьи первой, апелляционной и кассационной инстанций (постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 19.08.2014 по делу N А70-9085/2013).

Табель - оправдание. В другом случае табель учета рабочего времени, наоборот, помог компании в судебном споре с проверяющими из ФСС РФ.

С его помощью компания смогла обосновать выплату пособия по беременности и родам (постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 03.09.2015 N Ф04-23509/2015 по делу N А03-23802/2014).

Если табель оформлен неправильно

Итак, бухгалтер проверил табель, который поступил ему из отдела кадров. Если в табеле не хватает обязательных реквизитов или есть лишние записи, бухгалтер должен вернуть документ в кадровую службу для исправления и доработки.

Ответы на вопросы читателей об оформлении табеля

Предлагаем вашему вниманию ответы на вопросы подписчиков журнала "Зарплата" об оформлении табеля учета рабочего времени.

Как показать в табеле время работы совместителя по двум должностям?

Если работник-совместитель занят в двух разных подразделениях, его фамилия будет отражена в табеле каждого из них.

Если работник трудится по совместительству в том подразделении, где исполняет основную работу, сведения о времени его работы будут показаны в одном табеле двумя строками.

Во второй строке будут повторяться фамилия, имя, отчество работника, но профессия (должность) и табельный номер должны соответствовать второму трудовому договору, заключенному на условиях внутреннего совместительства.

Кого нельзя указывать в табеле учета рабочего времени?

В табеле не должно быть отметок о выполнении работ по договорам гражданско-правового характера. Если бухгалтер обнаружит их в табеле, это ошибка. Она грозит тем, что гражданско-правовой договор могут переквалифицировать в трудовой и доначислить взносы в ФСС РФ на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, а также пени и штраф.

Как при суммированном учете рабочего времени отразить в табеле часы сверхурочной работы?

При суммированном учете рабочего времени есть два вида сверхурочных.

Первый вид - это запланированные графиком сверхурочные часы работы. Их не отражают в табеле, а определяют по окончании учетного периода расчетным путем.

Второй вид - это незапланированные часы сверхурочной работы. Например, работнику приходится задержаться, если запаздывает его сменщик. Эти часы отражают в табеле кодом "С" и оплачивают по окончании месяца, не дожидаясь окончания учетного периода.

Могут ли быть проставлены два кода в один день?

Да, могут. Рабочее время за один и тот же день может быть отмечено разными кодами через дробь. Например, работа в пределах установленной нормы рабочего времени в табеле отмечается унифицированным буквенным кодом "Я" или числовым 01. Работа за пределами установленной нормы - кодами "С" или 04.

Если в течение одной смены работник трудился в пределах нормы рабочего времени, а также за ее пределами, в табеле будет два кода. И это не ошибка табельщика.

Также через дробь коды могут быть проставлены в других случаях, например когда работник:

- работал днем и ночью (Я/Н);

- работал днем, ночью и часть времени сверхурочно (Я/Н/С);

- трудился и уехал в командировку (Я/К);

- привлекался к работе в командировке в свой выходной (К/РВ);

- работал в период отпуска по уходу за ребенком (Я/ОЖ).

Пример. Два кода в один день

В ходе инвентаризации расчетов с работниками выяснилось, что в предпраздничный рабочий день 30 апреля 2015 года инженер Е.И. Вольф отработал 8 часов. В табеле стоит код "Я".

Правильно ли это? Как должен быть отмечен этот день в табеле учета рабочего времени, если работнику установлена норма 40 ч в неделю?

Решение. В табеле учета рабочего времени 30 апреля нужно проставить два кода и два показателя количества отработанных часов через дробь: Я/С и 7/1 (см. образец ниже).

Образец. Фрагмент табеля учета рабочего времени. Отражение сверхурочной работы накануне нерабочего праздничного дня

Номер по порядку	Фамилия, инициалы, должность (специальность, профессия)	Табельный номер	Отметки о явках и неявках на работу по числам месяца
			1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	X
			16	17	18	19	20	21	22	23	24	25	26	27	28	29	30	31
1	2	3	4
<...>	<...>	<...>
5	Вольф Е.И., инженер	4512	Я	Я	Я	В	В	Я	Я	Я	Я	Я	В	В	Я	Я	Я	X
			8	8	8			8	8	8	8	8			8	8	8	X
			Я	Я	В	В	Я	Я	Я	Я	Я	В	В	Я	Я	Я	Я/С
			8	8			8	8	8	8	8			8	8	8	7/1