Составляем график отпусков на 2016 год (А. Фролова, журнал "Практическая бухгалтерия", N 11, ноябрь 2015 г.)

Составляем график отпусков на 2016 год

Скоро декабрь - пора подведения итогов уходящего года и подготовки к году наступающему. Этот первый зимний месяц традиционно начнется с приятной для работника и хлопотной для кадровиков процедуры - составления графика отпусков.

Реализация права работника на отдых влечет за собой обязанность работодателя по документальному оформлению графика отпусков согласно требованиям Трудового кодекса РФ. Отсутствие графика является нарушением трудового законодательства, поэтому компанию могут оштрафовать на 30 000-50 000 рублей, а ее руководителя на сумму 1000-5000 рублей согласно ст. 5.27 Кодекса об административных правонарушениях.

Статья 123 ТК РФ устанавливает порядок утверждения и исполнения графика отпусков:

- график должен быть готов и утвержден работодателем не позднее чем за две недели до начала календарного года, т.е. до 17 декабря;

- при наличии в организации профсоюза - учесть мнение его выборного органа;

- график отпусков обязателен для работника и работодателя;

- о времени начала отпуска работника должен быть извещен не позднее чем за две недели до его начала;

- некоторые категории работников имеют право на иную длительность и выбор времени отпуска.

Уже три года компании имеют право не пользоваться унифицированной формой N Т-7, утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. Можно разработать собственную форму графика с учетом положений ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете". Формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Это подтвердил Роструд в письме от 14.02.2013 N ПГ/1487-6-1. График отпусков должен быть подписан начальником кадровой службы и утвержден руководителем.

Задачки "на смекалку"

На практике у кадровиков возникает множество вопросов, на которые в трудовом законодательстве нет конкретных ответов. Давайте включим знания, логику и человеческий фактор.

Трудовой кодекс РФ не требует учитывать пожелания сотрудников о времени начала отпуска, т.е. руководство имеет право единолично "нарисовать" график отпусков. Однако любой уважающий себя руководитель составит его без ущерба для бизнеса, но после опроса специалистов, поскольку планирование отдыха зачастую связано с заказом путевок, бронированием мест, билетов и т.п.

Трудовой кодекс РФ не требует наличия подписи работника на графике отпусков, но в то же время считает обязанностью руководителя (ст. 22) знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, касающимися трудовой деятельности работников. Чиновники Роструда в письме от 30.07.2014 N 1693-6-1 считают допустимым внести изменения в форму N Т-7, дополнив ее графами 11, 12. В одной из них работник сможет расписаться в том, что дата начала отпуска ему известна, а в другой - указать дату уведомления о начале отпуска. Возможен альтернативный вариант: в дополнение к графику выпустить лист ознакомления с документом в произвольной форме. Получение подписи работника фактически является уведомлением о времени начала отпуска согласно статье 123 Трудового кодекса РФ, поэтому не потребуется выпускать и оформлять множество ненужных бумаг. Понадобится лишь вовремя подготовить приказ об отпуске и выплатить отпускные не позднее чем за три дня до его начала (ст. 136 ТК РФ).

Этот вывод поддержал Пермский краевой суд в апелляционном определении от 04.03.2015 по делу N 33-2035/2015, отказав гражданке П. в удовлетворении иска к ОАО "РЖД" об отмене приказа, возложении обязанности по оплате рабочих смен, предоставлении отпуска.

Требования истец мотивировала тем, что с заявлением о предоставлении отпуска не обращалась, с приказом о предоставлении отпуска с 11.08.2014 не была ознакомлена, в период с 31.07.2014 по 12.08.2014 находилась на больничном. Истец указала, что обращалась к работодателю с заявлением о переносе даты начала отпуска, однако ей было отказано. Поскольку она фактически в отпуск не уходила, в период с 13.08.2014 после закрытия больничного листа вышла на работу и выполняла трудовые обязанности, полагая, что имеются основания для оплаты рабочих смен и предоставления отпуска. Представитель ответчика с иском не согласился, указал, что истец о предоставлении отпуска была уведомлена, отпуск предоставлен в дни, указанные истцом при составлении графика отпусков. Поскольку из отпуска истец не была отозвана, необходимости выхода на работу не имелось, оснований для оплаты рабочих смен не имеется. Арбитры установили, что в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка организации приказ о предоставлении отпуска издается на основании графика отпусков. С указанным графиком отпусков истица была ознакомлена, о чем свидетельствует ее личная подпись в графике. С заявлением об изменении отпускного периода П. до указанной в графике отпусков даты начала второго отпуска (11.08.2014) к работодателю не обращалась, доказательств обратного суду первой инстанции представлено не было.

Таким образом, в соответствии с локальным актом, нормы которого не противоречат общим требованиям трудового законодательства, работодатель имел основания для издания приказа о предоставлении отпуска на основании графика, при этом то обстоятельство, что истцом заявление о предоставлении отпуска не направлялось, не свидетельствует о нарушении его прав.

Если же в форме графика отпусков, принятой организацией, предусмотрена не точная дата, а только месяц, работника придется заранее (за две недели) под роспись извещать о времени начала отпуска. Впрочем, это требование нетрудно выполнить, получив письменное согласие специалиста на подготовленном вовремя приказе.

Право на "удлиненку" и "дробление"

Статья 115 Трудового кодекса РФ допускает удлиненные основные отпуска более 28 календарных дней, а также дополнительные дни отпуска работникам, занятым на работах с вредными и(или) опасными условиями труда (ст. 117), за особый характер работы (ст. 118), за ненормированный рабочий день (ст. 119). Тогда по правилу статьи 120 при исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные оплачиваемые отпуска суммируются с ежегодным основным оплачиваемым отпуском. Соответственно, при составлении графика отпусков надо суммировать продолжительность основного и дополнительного оплачиваемых отпусков.

Работодатель может, но не обязан по желанию сотрудника разделить ежегодный оплачиваемый отпуск на части, причем одна из частей должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ). Разделение отпуска на части должно быть указано в графике в виде отдельных интервалов.

Пример

Форма N Т-7

Утверждена Постановлением Госкомстата России

от 05.01.2004 N 1

                                                            /-----------\

                                                            |    Код    |

                                                            |-----------|

                                               Форма по ОКУД|  0301020  |

                                                            |-----------|

         ООО "Колокольчик"                          по ОКПО |           |

---------------------------------------------------         \-----------/

                 (наименование организации)

Мнение выборного профсоюзного органа               Утверждаю

от " - "          20 - г. N       учтено           Руководитель    Генеральный директор

    --- ---------   ---     -----                                  ---------------------

                                                                         (должность)

                                                      Обухов           Обухов А.А.

                                                 ----------------   -------------------

                                                 (личная подпись)  (расшифровка подписи)

                                                         /------------------------------------\

                                         График отпусков |   Номер   |     Дата      | На год |

                                                         | документа |  составления  |        |

                                                         |-----------+---------------+--------|

                                                         |     154   |   11.12.2015  |  2016  |

                                                         \------------------------------------/

                                                                                                       "15" декабря 2015 г.

                                                                                                        --  -------   --

Структурное подразделение	Должность (специальность, профессия) по штатному расписанию	Фамилия, имя, отчество	Табельный номер	Отпуск					Примечание
				количество календарных дней	дата		перенесение отпуска
					запланированная	фактическая	основание (документ)	дата предполагаемого отпуска
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
Администрация	Генеральный директор	Обухов Александр Алексеевич	1	28	15.05.2016	15.05.2016
Бухгалтерия	Бухгалтер	Родионова Марина Викторовна	15	14 14	01.06.2016 15.08.2016	01.06.2016 15.08.2016
Отдел закупок	Менеджер	Борисова Ольга Алексеевна	33	28	01.07.2016	01.07.2016	Приказ от 01.07.2016 N 22к	08.07.2016	Производственная необходимость
Технический отдел	Системный администратор	Коростелев Иван Владимирович	21	14 7 7	01.07.2016 01.06.2016 01.10.2016	01.07.2016 01.06.2016 01.10.2016	Приказ от 07.10.2016 N 35к		Заболел во время отпуска бл. NN

Руководитель кадровой службы  Инспектор отдела кадров       Хорошая          Хорошая А.А.

                              -----------------------   ----------------   ---------------------

                                    (должность)         (личная подпись)   (расшифровка подписи)