В бухгалтерии потерялся больничный лист работника: корректировки в бухучете и отчетности (И.А. Игнатьева, журнал "Зарплата", N 9, сентябрь 2015 г.)

В бухгалтерии потерялся больничный лист работника: корректировки в бухучете и отчетности

И.А. Игнатьева,

эксперт по бухучету и налогообложению

Журнал "Зарплата", N 9, сентябрь 2015 г.

- Два способа получить дубликат больничного.

- Дубликат получить не удалось: корректировка начислений.

Листок нетрудоспособности служит оправданием отсутствия сотрудника на работе, основанием для начисления пособия и возмещения части его суммы из ФСС РФ. Разберемся, как быть бухгалтеру, если больничный лист потерян по вине компании.

Два способа получить дубликат больничного

Работник принес правильно оформленный больничный лист. Ему начислили и выплатили пособие по временной нетрудоспособности. Однако потом этот лист был утерян по вине работников администрации.

В такой ситуации нужно попробовать получить дубликат листка нетрудоспособности. Тогда никаких исправлений не потребуется.

Дубликат получает сам работник

Если к моменту выявления утраты работник еще трудится в вашей компании, попросите его принести из поликлиники дубликат документа.

При этом имейте в виду, что работник должен принести дубликат больничного листа лишь в том случае, если он сам потерял этот документ. Если же сотрудник своевременно принес правильно оформленный листок нетрудоспособности, который впоследствии был утерян по вине администрации работодателя, обращаться в медучреждение за дубликатом он не обязан.

Если за дубликатом обращается компания

Предположим, что работник отказался идти в поликлинику за дубликатом или уже уволился. В таких случаях компания сама может попробовать обратиться в территориальное отделение ФСС РФ и поликлинику с заявлением о выдаче дубликата листка нетрудоспособности.

Не исключено, что получить дубликат не удастся. Дело в том, что потеря больничного работодателем - не основание оформлять дубликат. Дубликат больничного листа выдается только самому работнику и только в двух случаях:

- работник потерял больничный лист;

- больничный лист испорчен (врач допустил ошибку).

Такие выводы следуют из пунктов 56 и 57 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 29.06.2011 N 624н, и письма ФСС РФ от 17.07.2013 N 15-03-11/12-7761.

Других оснований оформить дубликат листка нетрудоспособности в законодательстве нет. Поэтому поликлиника может и отказать компании в выдаче дубликата.

Дубликат получить не удалось

Позиция ФСС РФ. Если компании не удастся получить дубликат потерянного больничного, то ФСС РФ не примет расходы по выплате пособия к возмещению (письмо ФСС РФ от 17.07.2013 N 15-03-11/12-7761).

Позиция судей. По мнению некоторых судей, расходы на выплату пособий можно подтвердить не только больничным листом (дубликатом), но и иными документами (постановление ФАС Уральского округа от 28.06.2013 N Ф09-6578/13):

- справками и письмами из медучреждений, в которых есть сведения о выданных больничных листах;

- расчетами пособий по временной нетрудоспособности;

- копиями корешков листков временной нетрудоспособности.

Аналогичные выводы следуют и из Определения Верховного суда РФ от 12.12.2014 N 309-КГ14-5016.

Вместе с тем есть примеры судебных решений с противоположными выводами (постановления ФАС Волго-Вятского округа от 28.09.2006 N А43-2151/2006-40-80, Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 13.03.2012 N 17АП-1262/2012-АК).

Пересчет взносов и корректировка отчетности

Если вам не удалось получить дубликат больничного листа и вы не готовы судиться с ФСС РФ, нужно:

- исключить сумму пособия из состава выплат, подлежащих зачету в счет уплаты страховых взносов в ФСС РФ;

- доначислить страховые взносы;

- исключить сумму пособия из состава расходов, уменьшающих облагаемую базу по налогу на прибыль.

НДФЛ, удержанный из суммы пособия, не подтвержденного больничным листом

При выплате пособия по временной нетрудоспособности бухгалтер правомерно удержал НДФЛ. Поскольку сотрудник не обязан вернуть сумму полученного пособия, эта сумма так и остается его доходом. Нового дохода у работника (бывшего работника) также не возникает. Поэтому дополнительно рассчитывать налог либо возвращать ранее удержанный не нужно.

Страховые взносы

В отсутствие больничного листа у компании образуется недоимка по страховым взносам, которая состоит из двух частей.

Первая - это сама сумма пособия, ранее зачтенная в счет уплаты взносов в ФСС РФ. После утраты больничного листа сумма расходов, принимаемых к вычету, оказалась завышена. А значит, возникает задолженность перед фондом по страховым взносам.

Вторая - страховые взносы (на обязательное пенсионное, социальное, медицинское страхование), доначисленные на сумму этого пособия.

Обратите внимание: правомерно назначенные пособия не облагаются обязательными страховыми взносами (ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ и ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.98 N 125-ФЗ).

Однако если пособие выплачено с нарушениями или неправомерно, оно, по сути, больше не считается пособием. Его сумма становится иной выплатой, начисленной в рамках трудовых отношений. Она облагается страховыми взносами на общих основаниях (ч. 1 ст. 7 Закона N 212-ФЗ и п. 1 ст. 20.1 Закона N 125-ФЗ, письмо Минздравсоцразвития России от 30.08.2011 N 3035-19).

Пропажа больничного выявлена в следующем квартале - сдайте "уточненку"

Если начисление пособия и момент обнаружения утраты больничного листа приходятся на разные отчетные периоды (кварталы), придется:

- рассчитать и уплатить пени на сумму недоимки;

- подать уточненные расчеты по формам 4-ФСС и РСВ-1 ПФР.

Поясним почему.

С одной стороны, получив от работника правильно оформленный больничный лист, организация начислила пособие правомерно. И поэтому не должна подавать уточненные расчеты, а все доначисления бухгалтер отразит в отчетности текущего периода.

С другой стороны, если фонд при проверке обнаружит отсутствие больничного листа, доказать, что такой лист вообще был в наличии у компании, будет практически невозможно. Соответственно проверяющие будут считать, что недоимка возникла именно в том периоде, в котором ему было начислено пособие.

В примере на с. 98 даны пояснения, какие показатели изменятся в уточненном расчете по сравнению с первоначальным.

Исправления в бухучете

Итак, мы выяснили, что пособие, не подтвержденное больничным листом, по сути, пособием больше не является. А раз так, компания должна отнести его за счет собственных средств в дебет счета 91 "Прочие доходы и расходы". Причем это касается обоих частей пособия, выплачиваемых за счет:

- работодателя (дебет 20);

- средств ФСС РФ (дебет 69).

По общему правилу корректировку ошибок, в частности, сумм пособий, не подтвержденных больничным листом, следует проводить с учетом положений ПБУ 22/2010, а именно:

- учитывать момент выявления ошибки;

- уровень ее существенности;

- факт утверждения или неутверждения прошлогодней отчетности.

Потеря больничного листа обнаружена в текущем году

В месяце обнаружения утраты больничного листа нужно внести исправления в бухучет. Обратите внимание: в данном случае существенность ошибки значения не имеет, поскольку годовая отчетность еще не утверждена (п. 5 ПБУ 22/2010).

Первое, что нужно сделать в бухучете, - исправительные проводки, отменяющие начисление пособия по утерянному больничному листу.

Покажем их на примере.

Пример. Корректировки в бухучете и отчетности по страховым взносам

Менеджер ООО "Пион" А.И. Иванов болел с 1 по 5 июня 2015 года. Он вышел на работу 8 июня и предъявил правильно оформленный больничный лист. Бухгалтер начислил пособие 9 июня.

Страховой стаж А.И. Иванова превышает восемь лет. Он имеет право на пособие в размере 100% среднего заработка.

Средний дневной заработок работника для целей расчета пособий - 500 руб. в день. Сумма пособия сложилась из двух частей:

- 1500 руб. (500 руб. х 3 календ. дн.) - за счет средств работодателя;

- 1000 руб. (500 руб. х 2 календ. дн.) - за счет средств ФСС РФ. НДФЛ с суммы пособия составил 325 руб. [(1500 руб. + 1000 руб.) х 13%].

На руки работник получил 2175 руб. (1 500 руб. + 1000 руб. - 325 руб.).

В августе 2015 года А.И. Иванов уволился.

В сентябре бухгалтер обнаружил, что больничный лист работника потерян.

Что должен сделать бухгалтер в сентябре 2015 года, выявив пропажу оплаченного больничного листа?

ООО "Пион" применяет общий тариф страховых взносов во внебюджетные фонды, взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний уплачивает по тарифу 1%.

Решение. Проводки в бухучете

В сентябре 2015 года после выявления пропажи больничного листа бухгалтер ООО "Пион" сделал в бухгалтерском учете следующие записи:

Дебет 20 Кредит 70

- 1500 руб. - сторнирована часть пособия по временной нетрудоспособности, начисленная на основании утраченного больничного листа за счет работодателя;

Дебет 69 субсчет "Расчеты с ФСС по взносам на социальное страхование" Кредит 70

- 1000 руб. - сторнирована сумма пособия по временной нетрудоспособности, начисленная на основании утраченного больничного листа за счет ФСС РФ;

Дебет 76 Кредит 70

- 2500 руб. - отражена сумма выплаченного пособия по временной нетрудоспособности, не подтвержденная больничным листом;

Дебет 91-2 Кредит 76

- 2500 руб. - отнесена на прочие расходы организации сумма пособия по временной нетрудоспособности, начисленная по пропавшему больничному листу;

Дебет 91-2 Кредит 69 субсчет "Расчеты с ПФР по страховой части трудовой пенсии"

- 550 руб. (2500 руб. х 22%) - начислены взносы в ПФР на сумму пособия по временной нетрудоспособности, не подтвержденную больничным листом;

Дебет 91-2 Кредит 69 субсчет "Расчеты с ФСС по взносам на социальное страхование"

- 72,5 руб. (2500 руб. х 2,9%) - начислены взносы в ФСС РФ на сумму по временной нетрудоспособности, не подтвержденную больничным листом;

Дебет 91-2 Кредит 69 субсчет "Расчеты с ФФОМС"

- 127,5 руб. (2500 руб. х 5,1%) - начислены взносы в ФФОМС на сумму по временной нетрудоспособности, не подтвержденную больничным листом;

Дебет 91-2 Кредит 69 субсчет "Расчеты с ФСС по взносам на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний"

- 25 руб. (2500 руб. х 1%) - начислены взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний на сумму по временной нетрудоспособности, не подтвержденную больничным листом.

Корректировка формы 4-ФСС за 1-е полугодие

По сравнению с первоначально сданным отчетом в уточненном расчете изменились следующие показатели:

- увеличилась облагаемая база по двум видам взносов - взносам на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством и на случай производственного травматизма и профессиональных заболеваний - на 2500 руб.;

- уменьшилась сумма расходов за счет средств ФСС РФ на случай временной нетрудоспособности на 1000 руб.;

- увеличилась задолженность компании по взносам в ФСС РФ на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством на 1072,5 руб. (1000 руб. + 72,5 руб.);

- увеличилась задолженность компании по взносам в ФСС РФ на случай производственного травматизма и профессиональных заболеваний - на 25 руб.

Корректировка формы РСВ-1 ПФР за 1-е полугодие

Отразить изменение суммы страховых взносов в форме РСВ-1 ПФР можно двумя способами:

- подать уточненный расчет за отчетный период, в котором была допущена ошибка;

- отразить изменения в отчете за текущий отчетный период в строке 120 раздела 1 и разделе 4.

Бухгалтер ООО "Пион" решил подать в сентябре 2015 года уточненную форму РСВ-1 ПФР за 1-е полугодие 2015 года.

По сравнению с первоначально сданным расчетом в уточненном расчете изменились показатели:

- увеличилась облагаемая база по двум видам обязательных взносов - пенсионным взносам и медицинским взносам в ФФОМС - на 2500 руб.;

- увеличилась задолженность по взносам: на обязательное медицинское страхование - на 127,5 руб., на обязательное пенсионное страхование - на 550 руб.

Примечание. О заполнении уточненной формы РСВ-1 ПФР читайте на с. 18.

Потеря больничного листа обнаружена в следующем году

Порядок исправления в бухгалтерском учете ошибок прошлых лет в первую очередь зависит от того, признается такая ошибка существенной или нет.

В принципе существенность ошибки организация определяет самостоятельно, исходя как из величины, так и характера соответствующей статьи бухгалтерской отчетности. При этом ошибка может считаться существенной, если она способна повлиять на экономические решения пользователей, принимаемые ими на основании бухгалтерской отчетности (п. 3 ПБУ 22/2010).

По мнению автора, сумму пособия по утраченному больничному листу вряд ли можно считать существенной ошибкой - на экономические решения пользователей она, скорее всего, не повлияет.

Значит, такую сумму можно признать несущественной ошибкой. Соответственно исправлять ее надо по правилам, которые установлены в пункте 14 ПБУ 22/2010. А именно: корректировки сделать в том периоде, в котором ошибка была выявлена (то есть в нашем случае - когда обнаружена пропажа больничного листа). Сумму пособия по утерянному листку нетрудоспособности следует отнести на счет 91. Вносить изменения в бухгалтерскую отчетность не требуется.

Исправляем занижение налога на прибыль

При корректировке облагаемой базы по налогу на прибыль разобраться нужно как с самой суммой пособия, выплаченного по утерянному больничному листу, так и со страховыми взносами с этой суммы.

Облагаемая база и сумма пособия

Пособие за первые три дня нетрудоспособности компания выплачивает за счет своих средств. Эта сумма уменьшает базу по налогу на прибыль (подп. 48.1 п. 1 ст. 264 НК РФ). Поскольку больничный лист утерян, пособие нужно исключить из состава расходов. Так как при отсутствии листка нетрудоспособности эти суммы не относятся к экономически оправданным и документально подтвержденным расходам (п. 1 ст. 252 и п. 16 ст. 270 НК РФ).

Причем так поступить придется даже в том случае, если на основании трудового или коллективного договора сотрудникам предоставляется право болеть определенный период времени без предъявления больничного листа. Ведь такие затраты не соответствуют критериям пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса. Они не являются документально подтвержденными в связи с отсутствием листка нетрудоспособности. Аналогичные разъяснения содержатся в письме Минфина России от 21.05.2010 N 03-03-06/1/340.

Облагаемая база и доначисленные страховые взносы

Компания вправе уменьшить налоговую базу по налогу на прибыль на сумму доначисленных страховых взносов. Их можно учесть в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 1 п. 1 ст. 264 НК РФ). При этом неважно, что выплаты, на которые взносы начисляли, не уменьшают облагаемую базу по налогу прибыль (письмо Минфина России от 15.05.2013 N 03-03-06/1/27562).

В случае, если исправительные операции проведены в следующем отчетном периоде, у компании может возникнуть обязанность подать уточненную декларацию. Но только в том случае, если сумма корректировки пособия за первые три дня болезни работника будет превышать сумму доначисленных страховых взносов.

В противном случае компания вправе подать уточненную декларацию по налогу на прибыль, но не обязана этого делать.