Расчеты по депонированным выплатам (С. Валова, "Казенные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение", N 3, март 2015 г.)

Расчеты по депонированным выплатам

Причин депонировать заработную плату может быть немало: отпуск, командировка, больничный сотрудника. Это касается случая, когда заработная плата выплачивается из кассы наличными. В статье рассмотрены нюансы учета депонированных сумм.

Пунктом 270 Инструкции N 157Н*(1) определено, что для учета сумм оплаты труда, пособий, пенсий, компенсаций, стипендий, не полученных в установленный срок, предназначен счет 304 02 "Расчеты с депонентами". По кредиту данного счета отражается начисление депонированных сумм (перенос со счетов учета заработной платы, пособий, компенсаций), а по дебету - их выдача.

Ниже предлагаем рассмотреть движение депонированных сумм: их поступление на счет 304 02 "Расчеты с депонентами" и их выбытие с данного счета.

Кредит счета 304 02 "Расчеты с депонентами"

Необходимость депонировать суммы оплаты труда, пособий, компенсаций и вести учет депонированных сумм вытекает из требований п. 6.5 Порядка ведения кассовых операций*(2). В соответствии с данным пунктом продолжительность срока выдачи наличных денег по суммам заработной платы, стипендий и другим выплатам не может превышать пяти рабочих дней (включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты). Таким образом, истечение срока является основанием для отнесения неполученных денежных сумм на депонент.

В последний день выдачи наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат, кассир выполнит следующие действия:

- в расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) проставляет оттиск печати (штампа) или делает запись "депонировано" напротив фамилий и инициалов работников, которым не выданы наличные деньги;

- подсчитывает и записывает в итоговой строке сумму фактически выданных наличных денег и сумму, подлежащую депонированию;

- сверяет указанные суммы с итоговой суммой в расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости);

- проставляет свою подпись на расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) и передает ее для подписания главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю).

Далее необходимо отметить, что в Порядке ведения кассовых операций нет четких указаний, согласно которым денежные средства подлежат возврату на банковский счет, нет запрета и на хранение денежных средств в кассе учреждения. Единственным ограничением, которое содержит данный документ, является лимит остатка кассы. В соответствии с п. 2 Порядка ведения кассовых операций юридическое лицо хранит на счетах в банках денежные средства сверх установленного лимита остатка наличных денег, являющиеся свободными денежными средствами.

Таким образом, если сумма депонированной заработной платы, стипендий, компенсаций превышает лимит остатка кассы, то наличные денежные средства сдаются в банк для зачисления их на лицевые счета, открываемые в территориальных органах Федерального казначейства, финансовом органе субъекта РФ (муниципального образования).

В бюджетном учете операции по отнесению сумм на депонент согласно п. 92, 107 Инструкции N 162н*(3) отразятся следующим образом:

Содержание операции	Дебет	Кредит
Депонированы не полученные в установленный срок заработная плата, пособия, компенсации, пенсии, стипендии	1 302 11 830 1 302 12 830 1 302 13 830 1 302 62 830 1 302 91 830	1 304 02 730
Внесены депонированные заработная плата, пособия, компенсации, пенсии, стипендии на лицевой счет учреждения	1 210 03 560	1 201 34 610
Зачислены депонированные суммы на лицевой счет учреждения	1 304 05 211	1 210 03 660

Пример 1

Школа, имеющая статус казенного учреждения, для расчетов с увольняемым лицом получила в январе 2015 года в кассу наличные денежные средства в сумме 18 456 руб. В установленный срок бывший работник не явился по причине временной нетрудоспособности. Поскольку лимит остатка кассы по учреждению составил 5 600 руб., указанная сумма была депонирована и в дальнейшем перечислена на лицевой счет учреждения.

В бюджетном учете были сделаны следующие записи:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Списаны денежные средства с лицевого счета учреждения для расчетов с увольняющимся работником	1 210 03 560	1 304 05 211	18 456
Получены денежные средства в кассу учреждения	1 201 34 510	1 210 03 660	18 456
Депонирована сумма по невыданной заработной плате при расчете с увольняющимся работником	1 302 11 830	1 304 02 730	18 456
Внесена депонированная сумма на лицевой счет учреждения	1 210 03 560	1 201 34 610	18 456
Зачислена депонированная сумма на лицевой счет учреждения	1 304 05 211	1 210 03 660	18 456

Дебет счета 304 02 "Расчеты с депонентами"

Выдача депонированных сумм происходит в любой срок при обращении работников к работодателю. Отметим, что в ТК РФ не установлены порядок и сроки обращения работника за невыданной (не полученной в срок) заработной платой. Как отметил Роструд в Письме от 09.12.2009 N 6646-Т3, срок обращения работника с требованием о выплате неполученных сумм законодательством не ограничен. Поэтому на практике неполученная заработная плата выдается:

- в день обращения, если в кассе учреждения имеется достаточная сумма наличных денежных средств;

- в разумный срок, согласованный работником и работодателем, необходимый для получения наличных денежных средств из банка.

В бюджетном учете операции по выдаче депонированных сумм согласно п. 92, 107 Инструкции N 162н отразятся следующим образом:

Содержание операции	Дебет	Кредит
Списаны денежные средства с лицевого счета	1 210 03 560	1 304 05 211 1 304 05 212 1 304 05 213 1 304 05 262 1 304 05 290
Получены денежные средства в кассу учреждения	1 201 34 510	1 210 03 660
Выданы депонированные суммы	1 304 02 830	1 201 34 610

Пример 2

Воспользуемся условиями примера 1. Предположим, что в феврале 2015 года по обращению работника ему была выплачена депонированная заработная плата в сумме 18 456 руб.

В бухгалтерском учете были сделаны следующие записи:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Списаны денежные средства с лицевого счета учреждения для расчетов с увольняющимся работником	1 210 03 560	1 304 05 211	18 456
Получены денежные средства в кассу учреждения	1 201 34 510	1 210 03 660	18 456
Выдана депонированная заработная плата из кассы учреждения	1 304 02 830	1 201 34 610	18 456

На практике возникают ситуации, когда заработная плата (и приравненные к ней платежи, пенсии, стипендии, пособия по социальному страхованию, возмещение вреда, причиненного жизни или здоровью, алименты и иные денежные суммы, предоставленные гражданину в качестве средств к существованию) не получена им по причине смерти. В соответствии со ст. 141 ТК РФ, п. 1 ст. 1183 ГК РФ не полученные при жизни гражданина суммы выдаются проживающим совместно с ним членам семьи, а также лицам, находившимся на иждивении умершего.

Отметим, что подтвердить факт нахождения на иждивении можно справкой из местной администрации либо путем обращения в суд для установления факта нахождения на иждивении. Родство подтверждается соответствующим документом (свидетельством о браке, рождении) и документом, удостоверяющим личность. Указанные граждане вправе обратиться к работодателю за получением средств в течение четырех месяцев со дня открытия наследства. Выдача заработной платы производится не позднее недельного срока со дня подачи работодателю соответствующих документов.

Аналитический учет депонированных сумм

В соответствии с п. 271 Инструкции N 157н аналитический учет депонированных сумм по оплате труда, стипендиям, компенсациям, пособиям ведется в книге (книгах) аналитического учета депонированной оплаты труда, денежного довольствия и стипендий (ф. 0504048) (далее - книга (ф. 0504048)) в разрезе получателей депонированных сумм и видов выплат. В силу разъяснений, приведенных в приложении 5 к Приказу Минфина РФ N 173н*(4), записи производятся по каждому депоненту, при необходимости с указанием структурного подразделения учреждения.

Название граф книги	Отражаемая информация
Группа граф "Отнесено на счет депонентов (кредит)"	В данных графах должны быть указаны месяц и год, в котором образовалась депонентская задолженность, номера платежных (расчетно-платежных) ведомостей и суммы депонированных выплат
Группа граф "Выплачено (дебет)"	В данных графах напротив фамилии депонента указываются номер расходного кассового ордера (ф. 0310002) и выплаченная сумма за соответствующий месяц, в случае выдачи депонированных сумм несколькими выплатами номера расходных кассовых ордеров отражаются в графе 7 через ";"

В конце месяца в книге (ф. 0504048) подсчитываются итоги по графам "Отнесено на счет депонентов (кредит)" и "Выплачено (дебет)" и выводится кредитовый остаток на начало следующего месяца.

Пример 3

В медицинской организации, имеющей статус казенного учреждения, установлены сроки выдачи заработной платы - 5-е и 25-е числа каждого месяца. При расчетах за ноябрь 2014 года по платежной ведомости N 17 от 05.12.20l4 были депонированы суммы по следующим работникам:

- Иванов Петр Ильич - 14 560 руб.;

- Лукина Татьяна Ивановна - 8 160 руб.

Обе суммы были внесены на лицевой счет в ОФК.

В январе 2015 года заработная плата Иванову П.И. была выдана по расходному кассовому ордеру N 15 от 12.01.2015 в сумме 14 5б0 руб.

В книге аналитического учета депонированной оплаты труда были сделаны следующие записи:

Табельный номер	Ф. И. О.	Отнесено на счет депонентов (кредит)				Номер расходного кассового ордера	Январь, сумма в руб.
		Месяц, год	Платежная ведомость	Сумма, в руб.	Номер счета бухгалтерского учета
053	Иванов Петр Ильич	Декабрь, 2014	N 17 от 05.12.2014	14 560	1 302 11 830	15	14 560
023	Лукина Татьяна Ивановна	Декабрь, 2014	N 17 от 05.12.2014	8 160	1 302 11 830
			Итого за месяц	22 720			14 560
			Итого с начала года	22 720			14 560

Списание со счета 304 02 "Расчеты с депонентами"

Далее хотим обратить внимание читателей на кредитовый остаток средств по счету 304 02 "Расчеты с депонентами", который числится в учете учреждения длительный период времени. Причины могут быть разными, иногда это небольшие суммы, за которыми бывшие работники не имеют возможности приехать.

Исковой давностью признается срок для защиты права по иску лица, право которого нарушено. Общий срок исковой давности составляет три года со дня, определяемого в соответствии со ст. 200 ГК РФ (п. 1 ст. 196 ГК РФ). При этом для отдельных видов требований законом могут устанавливаться специальные сроки исковой давности, сокращенные или более длительные по сравнению с общим сроком (п. 1 ст. 197 ГК РФ).

Как отмечается в письмах Минфина РФ от 22.03.2010 N 03-03-06/1/161, ФНС РФ от 06.10.2009 N 3-2-06/109, срок исковой давности в отношении задолженности по депонированной заработной плате составляет три года. Именно по истечении этого срока работодатель вправе списать суммы кредиторской задолженности на доходы.

Примечание. Результаты инвентаризации расчетов следует оформить инвентаризационной описью расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф. 0504089).

Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности казенные учреждения обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств. В ходе инвентаризации проверяются и документально подтверждаются наличие обязательств, их состояние и оценка (ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете"). Проведение инвентаризации расчетов осуществляется в соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 N 49 (далее - Методические указания).

Следовательно, для списания задолженности казенному учреждению потребуется несколько документов:

Название документа	Краткие пояснения
Акт о результатах инвентаризации (ф. 0504835)	Порядок проведения инвентаризации разъяснен в Методических указаниях, порядок заполнения акта регламентирован Приказом Минфина РФ N 173н
Бухгалтерская справка (ф. 0504833)	В справке нужно указать время и причину образования задолженности, а также отметить, что срок исковой давности истек, поэтому есть основание для списания задолженности в соответствии с результатами проведенной инвентаризации
Приказ руководителя учреждения	На основании акта инвентаризации и бухгалтерской справки руководитель издает приказ о списании кредиторской задолженности по депонированным суммам

Президиум ВАС в Постановлении от 15.07.2008 N 3596/08 указал: отсутствие перечисленных выше документов означает, что оснований для списания задолженности нет.

Списание суммы кредиторской задолженности, не востребованной кредиторами, отражается следующей бухгалтерской записью (п. 102 Инструкции N 162н):

Дебет счета 1 304 02 830 "Уменьшение кредиторской задолженности по расчетам с депонентами"

Кредит счета 1 401 10 173 "Чрезвычайные доходы от операций с активами" (с одновременным отражением списанной суммы на забалансовом счете 20 "Списанная задолженность, не востребованная кредиторами").

Отметим, что забалансовый счет 20 "Задолженность, не востребованная кредиторами" предназначен для учета сумм не предъявленных кредиторами требований, вытекающих из условий договора, контракта, в том числе сумм кредиторской задолженности, не подтвержденных по результатам инвентаризации кредитором (далее - задолженность учреждения, не востребованная кредиторами) (п. 371 Инструкции N 157н).

Списание задолженности учреждения, не востребованной кредиторами, с забалансового учета осуществляется на основании решения комиссии (инвентаризационной комиссии) учреждения в порядке, установленном для казенных учреждений главным распорядителем бюджетных средств (главным администратором источников финансирования дефицита бюджета).

Примечание. Задолженность учреждения, не востребованная кредитором, принимается к забалансовому учету для наблюдения в течение срока исковой давности в сумме задолженности, списанной с балансового учета.

В случае регистрации учреждением денежного обязательства по требованию, предъявленному кредитором в порядке, определенном законодательством РФ, задолженность учреждения, не востребованная кредитором, подлежит списанию с забалансового учета и отражению на соответствующих аналитических балансовых счетах учета обязательств.

Аналитический учет по забалансовому счету 20 организуется в разрезе видов выплат (поступлений), по которым на балансе учреждения учитывалась задолженность учреждения по кредиторам, с указанием (п. 372 Инструкции N 157н):

- его полного наименования, а также иных реквизитов, необходимых для определения кредитора;

- суммы задолженности в целях регистрации принятого (принимаемого) денежного обязательства (требования кредитора) и его оплаты.

Пример 4

По результатам инвентаризации расчетов, проведенной в казенном учреждении, выявлена нереальная к выдаче кредиторская задолженность, числящаяся на депоненте по Петровой О.И. в сумме 2 273 руб. Согласно приказу руководителя учреждения данная задолженность списана на доходы учреждения.

В бухгалтерском учете будут сделаны следующие записи:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Списана задолженность учреждения перед кредитором	1 304 02 830	1 401 10 173	2 273
Учтена одновременно кредиторская задолженность за балансом*		Забалансовый счет 20	2 273
Произведено закрытие счета (в конце года)	1 401 10 173	1 401 30 000	2 273
* В случае регистрации учреждением денежного обязательства по требованию, предъявленному кредитором в порядке, установленном законодательством РФ, задолженность учреждения, не востребованная кредитором, подлежит списанию с забалансового учета и отражению на соответствующих аналитических балансовых счетах учета обязательств (п. 371 Инструкции N 157н).

* * *

Кратко сформулируем основные выводы:

1. Суммы оплаты труда, пособий, пенсий, компенсаций, стипендий, не полученные в установленный срок, учитываются на счете 304 02 "Расчеты с депонентами". Аналитический учет депонированных сумм ведется в книге (ф. 0504048) в разрезе получателей.

2. Если депонированные суммы по выплатам превышают установленный лимит остатка кассы, то наличные денежные средства сдаются в банк.

3. Выдача депонированных сумм происходит в любой срок при обращении работников к работодателю.

4. Задолженность учреждения, не востребованная кредитором, принимается к забалансовому учету для наблюдения в течение срока исковой давности в сумме задолженности, списанной с балансового учета.

5. Списание задолженности с забалансового учета осуществляется на основании решения комиссии (инвентаризационной комиссии) учреждения в порядке, установленном главным распорядителем бюджетных средств (главным администратором источников финансирования дефицита бюджета).

С. Валова,

эксперт журнала "Казенные учреждения:

бухгалтерский учет и налогообложение"

"Казенные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение", N 3, март 2015 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 N 157н.

*(2) Порядок ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенный порядок ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства, утв. Указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 N 3210-У (вступил в силу с 01.06.2014).

*(3) Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утв. Приказом Минфина РФ от 06.12.2010 N 162н.

*(4) Приказ Минфина РФ от 15.12.2010 N 173н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению".