Вопрос: В новом законе о бухгалтерском учете не сказано об обязанности главного бухгалтера подписывать денежные документы. Может ли директор нашей организации издать приказ о том, что кассовые документы будет подписывать только он сам? Если мы не вправе так оформлять "приходники" и "расходники", то какая ответственность предусмотрена за нарушение? ("ЭЖ Вопрос-Ответ", N 1, январь 2014 г.)

В новом законе о бухгалтерском учете не сказано об обязанности главного бухгалтера подписывать денежные документы. Может ли директор нашей организации издать приказ о том, что кассовые документы будет подписывать только он сам? Если мы не вправе так оформлять "приходники" и "расходники", то какая ответственность предусмотрена за нарушение?

Формально издать такой приказ директор не вправе. Но если он это сделает, и в кассовых документах не будет подписей главбуха, штрафа за такое нарушение быть все равно не должно.

Прежний закон о бухучете приравнивал денежные и расчетные документы, в которых отсутствует подпись главного бухгалтера, к недействительным и запрещал принимать их к исполнению (п. 3 ст. 7 Федерального закона от 21.11.96 N 129-ФЗ).

В Федеральном законе от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ), который вступил в силу 1 января 2013 г., аналогичного правила действительно нет. Но это само по себе еще не позволяет оформлять кассовые документы в произвольном порядке.

По общим правилам формы первичных документов утверждает руководитель организации (ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ). Однако это не касается документов, формы которых установлены уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов, в том числе кассовых документов (информация Минфина России N ПЗ-10/2012). Следовательно, приходные кассовые ордера необходимо составлять только по унифицированной форме КО-1, а расходные кассовые ордера - по форме КО-2 (утверждены постановлением Госкомстата России от 18.08.98 N 88). В этих формах предусмотрена строка для подписи и ФИО главного бухгалтера.

Особенности составления кассовых документов закреплены в Положении о порядке ведения кассовых операций (утверждено ЦБ РФ 12.10.2011 N 373-П, далее - Положение N 373-П). Согласно п. 2.1 Положения N 373-П кассовые документы юридического лица оформляет:

главный бухгалтер;

бухгалтер или другой работник (в том числе кассир), определенный руководителем по согласованию с главным бухгалтером путем издания распорядительного документа;

руководитель (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).

При этом приходный кассовый ордер подписывает главный бухгалтер или бухгалтер, а при их отсутствии руководитель, кассир. А расходный кассовый ордер - руководитель, а также главный бухгалтер или бухгалтер, а при их отсутствии - руководитель, кассир. В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем кассовые документы подписываются руководителем (п. 2.2 Положения N 373-П).

Как видим, оформлять кассовые документы может не только главный бухгалтер, но также бухгалтер или кассир, если директор уполномочит его на это своим приказом. Но подпись главбуха может отсутствовать в этих документах только в двух случаях. Во-первых, если в штате нет главбуха и поэтому руководитель сам составляет кассовые документы. Во-вторых, если вместо главбуха в них расписывается бухгалтер. Из этого можно сделать вывод, что Положение N 373-П не позволяет вашему руководителю издать приказ о том, что он сам будет расписываться в приходных и расходных кассовых ордерах и подпись главбуха там не нужна.

Если директор издаст такой приказ и в кассовых документах будет только его подпись и подпись кассира, штрафа быть все равно не должно. Административный штраф в сумме от 40 000 до 50 000 руб. для юридических лиц и в сумме от 4000 до 5000 руб. для должностных лиц предусмотрен за нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, которое выражается в:

расчетах наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров;

неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности;

несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств;

накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ).

Как видим, перечень закрыт, и в нем не значится нарушение порядка оформления кассовых документов. Значит, налоговики на проверке не вправе оштрафовать компанию и ее должностных лиц за то, что в приходных и расходных кассовых ордерах нет подписи главбуха.

Правда, наличие судебных решений по этому вопросу говорит о том, что на практике вероятность штрафа все же не исключена. Но судьи - на стороне компаний (постановления ФАС Северо-Западного округа от 07.02.2011 N А52-2365/2010, Западно-Сибирского округа от 05.02.2009 N Ф04-491/2009(20357-А03-3), от 29.01.2009 N Ф04-374/2009(20085-А03-29)). Арбитры в этих постановлениях приходили к выводу, что ошибки в оформлении приходных кассовых ордеров не образуют объективную сторону административного правонарушения, предусмотренного ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ. Правда, в то время действовал старый Порядок ведения кассовых операций, утвержденный ЦБ РФ 22.09.93 N 40. Но в данном случае это не важно. Ведь в п. 13 этого документа также говорилось, что приходные кассовые ордера должны быть подписаны главбухом. И формулировки в ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ с тех пор тоже остались прежними.

Н. Матвеева,

"ЭЖ"

1 января 2014 г.

"ЭЖ Вопрос-Ответ", N 1, январь 2014 г.