Аудит трудовых книжек: титульный лист и сведения о работе (И. Гнатюк, "Кадровая служба и управление персоналом предприятия", N 2, февраль 2014 г.)

Аудит трудовых книжек: титульный лист и сведения о работе

Продолжаем тему аудита трудовых книжек. На этот раз проверим порядок заполнения титульного листа трудовой книжки, правильность указания периодов работы, проставления оттисков печатей с наименованиями организаций-работодателей, а также внесения сведений, необходимых для назначения досрочной трудовой пенсии.

Проверка титульного листа трудовой книжки

Ни ТК РФ, ни постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках" (вместе с "Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей" (далее - Постановление Правительства РФ N 225, Правила)), ни постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 "Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек" (далее - Инструкция) не оговаривается, как можно исправить ошибки на титульном листе трудовой книжки.

Таким образом, неверные записи в подобных случаях не подлежат исправлению, и трудовая книжка должна быть признана недействительной. Поэтому очень важно своевременно проверить соответствие записей на титульном листе трудовой книжки паспортным данным работника, наличие на титульном листе оттиска печати организации и подписи ответственного лица, чтобы избежать негативных последствий при оформлении работниками трудовой пенсии.

Паспортные данные работника в трудовой книжке

Предположим, при проверке титульного листа трудовой книжки выявлено несоответствие даты рождения работника данным паспорта. Некоторые эксперты настаивают, что исправление таких ошибок невозможно, и рекомендуют оформлять дубликат трудовой книжки. Другие советуют в таком случае поступать аналогично ситуации, когда требуется внесение изменений, - зачеркнуть одной чертой неверную запись и внести рядом верную со ссылкой на соответствующий документ на внутренней стороне обложки трудовой книжки, заверенную подписью ответственного лица и печатью работодателя.

К сведению. Трудовая книжка не предусматривает наличия фотографии гражданина на титульном листе, поэтому личные данные должны быть указаны в точном соответствии с данными паспорта для признания принадлежности трудовой книжки определенному гражданину, иначе при назначении пенсии ему придется подтверждать этот факт (п. 44 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий, утвержденных постановлением Правительства РФ от 24.07.2002 N 555).

Разберемся в ситуации. Поскольку дата рождения не может измениться, а в ее написании изначально допущена ошибка, исправить ее на основании одного документа, подтверждающего личность, нельзя, т.к. речь идет не об изменении записи, а об исправлении ошибки.

Обратимся к норме п. 27 Правил. В случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправление ее производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Как видим, указаний о том, о каких именно неправильных или неточных записях идет речь, нет.

Вместе с тем изменение записи о дате рождения допускается п. 26 Правил, хотя не совсем понятно, какая причина изменения подразумевается в данном случае.

Делаем вывод: исправить запись о дате рождения (так же как и о фамилии, имени, отчестве) мы можем аналогично процедуре изменения записей, указанной в п. 2.3 Инструкции. Одной чертой зачеркиваются прежние фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы). Этой же позиции придерживается Роструд в письме от 28.08.2008 N 1942-6-1.

При выявлении ошибки внести правки на основании одного паспорта нельзя. Для ее исправления работника следует направить к работодателю, который изначально оформлял трудовую книжку и вносил сведения на титульный лист, или внести соответствующую запись самим на основании официального письма первого работодателя, подтверждающего, что на титульном листе допущена ошибка (Пример 1).

Пример 1. Исправление записи о дате рождения на титульном листе на основании паспорта и официального документа работодателя, допустившего ошибку

В случае, когда первый работодатель переименован, дополнительно необходимо затребовать историческую справку, подтверждающую факт переименования. Если первый работодатель ликвидирован, то работнику придется решать вопрос о принадлежности трудовой книжки в судебном порядке или оформить дубликат на основании подтвержденных сведений о стаже у других работодателей.

Проще обстоит ситуация, когда трудовая книжка оформлена на текущем месте работы. Этот бланк трудовой книжки признается испорченным и уничтожается на основании акта, а работнику оформляется новый бланк. Стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем.

Обратите внимание: если данные в трудовой книжке не совпадают с данными паспорта даже в одной букве, при оформлении трудовой пенсии это может вызвать сомнение в принадлежности трудовой книжки фактическому владельцу. Дата рождения при заполнении трудовой книжки или вкладыша образца 2003 года должна быть указана арабскими цифрами полностью, например, 15.08.1977.

Сведения об образовании и профессии и/или специальности

Иначе обстоит дело со сведениями об образовании и профессии и/или специальности. На основании п. 2.4. Инструкции изменение (дополнение) на первой странице (титульном листе) трудовой книжки записей о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляется путем дополнения имеющихся записей (если они уже есть) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей. Изменения (дополнения) вносятся только на основании надлежаще заверенных документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения, аттестата, удостоверения, диплома и т.п.). Ссылка на документ, на основании которого внесена запись об образовании на развороте обложки трудовой книжки, законодательством не предусмотрена.

Обратите внимание: с вступлением в силу Федерального закона от 29.12.2012 N 273-ФЗ "Об образовании в Российской Федерации" 01.09.2013 произошли изменения в системе начального и среднего профессионального образования, в результате чего упразднилось понятие начального профессионального образования. Высшее профессиональное образование поменяло свое название на "высшее образование" и теперь включает в себя бакалавриат, специалитет, магистратуру, подготовку кадров высшей квалификации.

Соответственно, с точки зрения отражения в кадровом учете, официальный статус данных категорий изменился с 01.09.2013. Следовательно, уровни образования в трудовую книжку теперь необходимо вписывать в соответствии с новыми названиями на основании дипломов, полученных после вступления закона в силу. Обязательно указание на то, какой уровень высшего образования присвоен работнику, - бакалавр, магистр, специалист, если, конечно, данное деление отражено в дипломе.

Если диплом получен до 01.09.2013, то в трудовую книжку надо вносить название с такой формулировкой, с какой оно имело место до вступления в силу нового закона. Например, так же, как раньше, пишем "начальное профессиональное", а вот вместо "высшее профессиональное" и раньше многие писали просто "высшее", хотя требовалось писать полностью. Но это в данном случае не критично.

Даты, подписи, печати

На титульном листе на основании п. 2.2 Инструкции также обязательны: дата заполнения трудовой книжки; подпись работника, которой он заверяет правильность внесенных сведений; подпись лица, ответственного за выдачу трудовых книжек; печать организации (печать кадровой службы), в которой впервые заполнялась трудовая книжка.

Следует обратить особое внимание на печать, т.к. практика показывает, что специалисты Пенсионного фонда критично относятся к трудовым книжкам, на титульном листе которых отсутствует печать, даже несмотря на полноту и правильность записей о работе. Нередки случаи, когда такие книжки объявляются недействительными из-за того, что не позволяют достоверно установить относимость сведений о трудовой деятельности к лицу, данные которого указаны на титульном листе трудовой книжки.

Кроме того, оттиск печати должен быть четким, а буквы названия организации хорошо читаться, иначе при оформлении трудовой пенсии может возникнуть ситуация, когда из-за того, что печать на лицевой странице трудовой нечеткая, отделение ПФР может потребовать сделать подтверждение всех страниц трудовой книжки.

На практике встречаются ситуации, когда обнаруживают отсутствие оттиска печати на титульном листе трудовой книжки работника, при этом записи в разделе "Сведения о работе" заполнены в соответствии с требованиями законодательства, заверены подписью работодателя и печатью организации.

Поскольку данное упущение не может быть устранено работодателем по новому месту работы, сотруднику следует обратиться к работодателю, оформившему трудовую книжку, чтобы поставить отсутствующую печать.

Роструд в письме от 28.08.2008 N 0807-1 прокомментировал ситуацию с отсутствием печати на титульном листе трудовой книжки.

Фрагмент документа. Письмо Роструда от 28.08.2008 N 0807-1

В случае если печать организации отсутствует и местонахождение организации неизвестно, с нашей точки зрения, работнику для избежания в дальнейшем каких-либо конфликтных ситуаций следует обратиться в архив города, в котором находилась организация, и запросить копию приказа о приеме на работу и другие документы, подтверждающие факт существования данной организации, либо в суд в порядке особого производства с заявлением об установлении факта работы в организации, где должна быть поставлена печать (факта, имеющего юридическое значение). При этом работодатель, в случае обращения к нему, должен оказать необходимую помощь.

Таким образом, если организация на момент обнаружения ошибки ликвидирована и правопреемник отсутствует, существуют следующие варианты решения проблемы:

1. Рекомендовать сотруднику собрать сведения о факте работы у работодателя, оформившего трудовую книжку, обратившись в городской или районный архивы (если таких документов он не имеет). Доказательства будут необходимы для предоставления в ПФР сведений при оформлении трудовой пенсии.

2. Если ликвидированная организация не предоставила документы на хранение ни в один архив, то сотруднику следует предложить, заручившись свидетельскими показаниями бывших коллег, обратиться в суд. В соответствии с процедурой, предусмотренной гл. 28 Гражданского процессуального кодекса РФ, работник может попросить суд признать факт принадлежности ему трудовой книжки, титульный лист которой не заверен печатью работодателя, принявшего его на работу. В этом случае решение суда будет являться документом, подтверждающим факт принадлежности трудовой книжки. При наличии на руках решения суда работнику не придется подтверждать весь свой стаж соответствующими документами.

3. По заявлению работника на основании ч. 5 ст. 65 ТК РФ ему на момент приема на работу может быть выдана новая трудовая книжка. При этом работнику придется собрать документы в подтверждение предыдущего стажа, так как стаж, отраженный в первой трудовой книжке, пропадет.

К сведению. Оформление дубликата трудовой книжки по требованию работника в данной ситуации будет неправомерным, т.к. если все записи в книжке о трудовой деятельности внесены верно, то отсутствие печати на титульном листе не может являться основанием для признания ее недействительной. Данную точку зрения поддерживает Роструд (письмо от 28.08.2008 N 0807-1).

Однако работнику ничто не мешает после получения на руки трудовой книжки на момент увольнения благополучно ее "потерять" и вернуться за оформлением дубликата трудовой книжки, собрав подтверждающие стаж документы. В этом случае отказать в оформлении дубликата бывшему работнику нельзя.

Проверка периодов работы в трудовой книжке

Принимая трудовую книжку для рассмотрения, специалисты ПФР в обязательном порядке проверяют все записи в ней. При возникновении сомнений по каким-либо вопросам, в том числе и по надлежащему оформлению трудовых книжек и вкладышей в них, территориальный орган ПФР вправе требовать от граждан документы о стаже, необходимые для назначения пенсии.

Основными проблемами при оформлении пенсии могут стать:

- записи в трудовой книжке, произведенные с нарушением инструкции по их заполнению;

- отсутствие номеров или дат приказов о приеме и увольнении;

- записи о переименовании организаций;

- незаверенные исправления, подчистки;

- плохо читаемые, размытые печати и их отсутствие.

Все эти несоответствия требуется подтверждать дополнительными документами, поэтому работникам кадровых служб целесообразно своевременно проверить трудовые книжки на наличие несоответствий и при обнаружении таковых обратить на это внимание работников. Важно знать, что, в отличие от внесения исправлений в титульный лист, зачеркивание неточных и неправильных записей в разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе и о награждениях, не допускается. Изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных (п. 30 Правил).

При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной, работнику по его письменному заявлению выдается по последнему месту работы дубликат трудовой книжки, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной (п. 34 Правил). При этом после внесения записи на первой странице "Взамен выдан дубликат" прежняя трудовая книжка возвращается работнику для представления ее впоследствии в Пенсионный фонд РФ для подтверждения трудового стажа до поступления на работу в организацию, где выдан дубликат.

Проблемы с записями о приеме на работу

Нередко в трудовой книжке работника обнаруживается запись о приеме на работу к прежнему работодателю с помаркой в номере приказа о приеме на работу. Исправить эту ситуацию можно:

- либо по месту работы, где была внесена соответствующая запись;

- либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку.

Однако не стоит забывать о том, что согласно требованиям законодательства выдать работнику на руки трудовую книжку можно только при увольнении в последний день работы. Выдача трудовой книжки работнику на руки под личную подпись не освобождает работодателя от ответственности за ее сохранность. Поэтому исправление записей на предыдущих местах работы возможно только в промежутках между увольнением и приемом на новое место работы. Исходя из этого целесообразнее не затягивать исправление ошибок и направить запрос предыдущему работодателю, допустившему ошибку, чтобы на основании официального ответа внести в трудовую книжку работника исправление. Или же внести исправления на основании документов, предоставленных работником.

Если организация, допустившая ошибку или неточность в трудовой книжке, ликвидирована, подтверждающие документы следует запрашивать из архивов; если реорганизована - обязательно наличие подтверждающей этот факт справки от правопреемника.

Оформление исправления производится в порядке, предусмотренном п. 1.2 Инструкции (см. Пример 2).

Пример 2. Внесение исправления в раздел "Сведения о работе" трудовой книжки

                                           Сведения о работе                                       ТК N 8604301

N записи	Дата			Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
	число	месяц	год
1	2			3	4
				Общество с ограниченной ответственностью
				"СКБ"
				(ООО "СКБ")
5	03	04	1995	Принят в авторемонтный цех слесарем по	Приказ от
				ремонту автомобилей 6 разряда	03.04.1995 N 1252
6	23	05	2003	Уволен по собственному желанию, пункт 3	Приказ от
				части первой статьи 77 Трудового кодекса	23.05.2003 N 184
				Российской Федерации [Печать ООО "СКБ"]
				Специалист по кадрам Васильева А.А. Васильева
				Подпись
				Общество с ограниченной ответственностью
				"Рассвет"
				(ООО "Рассвет")

				Сведения о работе	ТК N 8604301
N записи	Дата			Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
	число	месяц	год
1	2			3	4
7	26	05	2003	Принят в автотранспортный цех механиком	Приказ от
					26.05.2003 N 94/ок
8	18	02	2014	Запись за номером 5 недействительна.	Выписка из приказа
				03.04.1995 принят в авторемонтный цех слесарем	ООО "СКБ" от
				по ремонту автомобилей 6 разряда	03.04.1995 N 122

Запись о работе в разделе "Сведения о награждении"

Часто работники кадровых служб делают ошибку, внося записи о работе в раздел "Сведения о награждении". Этого делать нельзя. В таком случае необходимо выдать работнику вкладыш установленной формы. С 01.01.2004 предусмотрена форма вкладыша нового образца, в том числе и для вшивания в трудовые книжки образца 1973 года. При выдаче каждого вкладыша на титульном листе трудовой книжки ставится штамп с надписью "Выдан вкладыш" и указываются серия и номер вкладыша. Без трудовой книжки вкладыш недействителен. Сведения на титульном листе вкладыша необходимо заполнять на основании фактических на данный момент документов. Нумерация записей во вкладыше продолжает нумерацию записей в трудовой книжке.

Что делать, если внесены записи о трудовой деятельности в раздел "Сведения о награждении"? Необходимо признать их недействительными и внести в раздел "Сведения о работе" вкладыша или оставить все как есть? Существует несколько точек зрения на этот счет. Некоторые специалисты считают, что исправление неверных или неточных записей в разделе "Сведения о награждении" и во вкладыше производятся аналогично правкам в разделе "Сведения о работе". Другие считают, что здесь идет речь не о неверной записи. Кадровик внес верную запись, но в другой раздел, соответственно, признавать ее неправильной или неточной оснований нет.

На наш взгляд, внести исправление стоит. Идеальным будет вариант, если ошибка обнаружена сразу, а не когда новый работодатель завел вкладыш и внес туда запись о приеме на работу.

Примечание. Подробнее о том, что делать, если сведения о работе внесены в раздел "Сведения о награждениях", читайте на стр. 49 журнала N 4, 2012.

Записи о военной службе

Порой при проверке кадровая служба обнаруживает, что в трудовой книжке пропущена запись о периоде военной службы и работник просит ее внести на основании военного билета.

Период военной службы входит в страховой стаж, поэтому данную запись необходимо внести в трудовую книжку. Сделать это можно в любое время под следующим порядковым номером с указанием в графе 2 текущей календарной даты (Пример 3).

Пример 3. Образец внесения в трудовую книжку записи о военной службе

				Сведения о работе	ТК N 8604301
N записи	Дата			Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
	число	месяц	год
1	2			3	4
				Общество с ограниченной ответственностью
				"Рассвет"
				(ООО "Рассвет")
11	14	09	2009	Принят в автотранспортный цех водителем	Приказ
				автомобиля	от 14.09.2009
					N 192/ок
12	28	02	2014	Служба в Вооруженных силах Российской	Военный билет
				Федерации с 20.11.2001 по 21.11.2003	АА N 8598792

Проверка соответствия наименования организации наименованию, указанному в оттиске печати

На практике нередки ситуации, когда наименование организации не соответствует наименованию, указанному в оттиске печати.

Ошибки, допускаемые работодателями, могут быть следующими:

- в наименовании организации указано только краткое название, а в печати - полное;

- в наименовании одна организационно-правовая форма, а в печати - другая, например, ЗАО "Рассвет" - ООО "Рассвет";

- произошло переименование организации, но запись о переименовании не внесена в трудовую книжку;

- допущена опечатка или ошибка в названии организации (см. Пример 4).

Пример 4. Образец исправления ошибки, допущенной в наименовании организации, в трудовой книжке работника

                                                 Сведения о работе                                ТК N 8604301

N записи	Дата			Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
	число	месяц	год
1	2			3	4
				Закрытое акционерное общество "Аура"
				(ОАО "Аура")
4	03	12	2007	Принята на должность секретаря-машинистки	Приказ
					от 03.12.2007
					N 46-л
5	28	10	2011	Уволена по сокращению численности и штата	Приказ
				работников организации, пункт 2 части	от 28.10.2011
				первой статьи 81 Трудового кодекса Российской	N 38-л
				Федерации [Печать ОАО "Аура"]
				Инспектор по кадрам Сомова И.Д. Сомова
				Подпись
				Общество с ограниченной ответственностью
				"Рассвет"

				Сведения о работе	ТК N 8604301
N записи	Дата			Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
	число	месяц	год
1	2			3	4
				(ООО "Рассвет")
7	31	10	2011	Принята в отдел сбыта на должность	Приказ
				специалиста	от 31.10.2011
					N 297/ок
				В наименовании организации допущена ошибка.	Справка
				Закрытое акционерное общество "Аура"	ЗАО "Аура"
				(ЗАО "Аура")	от 17.02.2014
					N 8-л

Обращаем особое внимание на проблему указания наименования организации, т.к. согласно п. 3.2 Инструкции, если за время работы сотрудника наименование организации меняется, об этом отдельной строкой в графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки делается запись: "Организация такая-то с такого-то числа переименована в такую-то", а в графе 4 проставляется основание переименования - приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер. Записи о наименовании организации не нумеруются, поэтому графы 1 и 2 заполнять не нужно.

Если организация была переименована за период работы сотрудника несколько раз и при этом сведения о переименовании в трудовую книжку не вносились, желательно, чтобы последнее переименование, предшествующее его увольнению, было внесено в соответствии с оттиском печати организации.

Вопрос. При увольнении в трудовой книжке поставили печать не работодателя, а другой организации. Как можно исправить ошибку?

Отвечает Мария Колганова, доцент кафедры предпринимательского и трудового права Государственного университета управления.

В п. 27 Правил предусмотрено, что в случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке ее исправление производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Работодатель обязан в этом случае оказать работнику при его обращении необходимую помощь.

Пунктом 35 Правил установлено, что при увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации (кадровой службы) и подписью самого работника.

В разделах "Сведения о работе" и "Сведения о награждении" трудовой книжки зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей не допускается (п. 1.2 Инструкции).

Поэтому после ошибочной записи об увольнении, заверенной печатью другой организации, в разделе "Сведения о работе" следует указать последующий порядковый номер, дату внесения записи, в графе 3 сделать такую запись: "Запись за номером таким-то недействительна".

Ниже этой записи делается правильная запись об увольнении. Она заверяется подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации (кадровой службы) и подписью самого работника.

Рекомендуем также проверить по журналу регистрации движения трудовых книжек, какой организацией проведена запись о выдаче трудовой книжки.

Записи в трудовых книжках работодателей - индивидуальных предпринимателей

Индивидуальные предприниматели обязаны вести трудовые книжки на работников только с 06.10.2006 (ст. 66 ТК РФ). До этой даты в их обязанность входила лишь регистрация трудовых договоров в органах местного самоуправления, поэтому трудовые книжки, заведенные индивидуальными предпринимателями на работников, которые уволились с этого места работы до 06.10.2006, не могут быть признаны действительными.

Если же работник был принят на работу до 06.10.2006 и продолжал работать по истечении этой даты, то индивидуальный предприниматель должен внести в трудовую книжку работника запись о приеме на работу со дня начала работы. Дело в том, что одна запись об увольнении после 06.10.2006 не имеет юридического основания (письмо Минздравсоцразвития России от 30.08.2006 N 5140-17).

Пример 5. Образец правильной записи в трудовой книжке за период работы у индивидуального предпринимателя

                                              Сведения о работе                              ТК N 8604301

N записи	Дата			Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
	число	месяц	год
1	2			3	4
				Индивидуальный предприниматель
				Петров Иван Иванович (ИП Петров И.И.)
4	01	04	2006	Принята на должность главного бухгалтера	Приказ
					от 01.04.2006 N 5к
5	14	02	2014	Уволена по соглашению сторон, пункт 1	Приказ
				части первой статьи 77 Трудового кодекса	от 14.02.2014 N 1к
				Российской Федерации [Печать ИП Иванова И.И.]
				Специалист по кадрам Петрова А.А. Петрова
				Подпись

Вопрос. Может ли индивидуальный предприниматель внести в трудовую книжку сведения о своем стаже в этот период?

Для внесения сведений в трудовую книжку о собственном стаже у индивидуального предпринимателя нет законных оснований, т.к. предпринимательская деятельность не является трудовой (письмо Роструда от 27.02.2009 N 358-6-1). Являясь на основании ст. 66 ТК РФ работодателем, заключить трудовой договор сам с собой предприниматель не может, поэтому трудовых отношений не возникает (ст. 15 ТК РФ). Однако подтвердить свой страховой стаж индивидуальный предприниматель может свидетельствами о государственной регистрации в период осуществления предпринимательской деятельности, а также справками территориальных отделений ФСС РФ и Пенсионного фонда РФ о периоде уплаты страховых взносов.

Трудовые книжки иностранных государств

В соответствии с ч. 3 ст. 66 ТК РФ работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, по форме, установленной Правительством РФ. Поэтому при приеме на работу на территории нашей страны иностранного гражданина или гражданина с гражданством РФ, но имеющего трудовую книжку иностранного государства (также и бывших советских республик), ему должна быть оформлена новая трудовая книжка российского образца 2003 года. При этом никаких записей об общем (непрерывном) трудовом стаже данного работника на территории иностранного государства в соответствии с трудовой книжкой иностранного образца в трудовую книжку российского образца не производится (разъяснения Роструда в письме от 15.06.2005 N 908-6-1). Записи о работе в России в трудовые книжки иностранных государств также не вносятся.

Следует обратить внимание, что трудовые книжки ранее установленного образца (1973 года) действительны и обмену на новые не подлежат (п. 2 Постановления Правительства РФ N 225). Иностранный гражданин может предъявить книжку этого образца. Такая трудовая, очевидно, была заведена в момент существования СССР, следовательно, необходимости заводить новую трудовую книжку в этом случае нет. В нее можно продолжать вносить записи о работе.

Таким образом, если у гражданина иностранного государства (в том числе одной из бывших союзных республик) трудовая книжка 1973 или 2003 года, следует продолжать записи в ней. Если же у него трудовая книжка суверенного государства, являвшегося ранее одной из бывших союзных республик, или иностранного государства, то оформляем трудовую книжку российского образца аналогично ситуации, когда трудовой книжки нет.

Проверка печати, подтверждающей период работы

Руководствуясь требованиями п. 35 Правил, запись о приеме на работу заверять не требуется, так же как и записи о переводе и изменении должности. Все записи, внесенные в трудовую книжку работника за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника при увольнении (прекращении трудового договора).

На практике нередко встречается ситуация, когда при проверке трудовых книжек выявлено, что запись об увольнении сотрудника с одного из предыдущих мест работы не заверена печатью работодателя.

Работник может обратиться к бывшему работодателю для проставления отсутствующей печати, если трудовая книжка будет выдана ему под личную подпись, однако, как мы говорили ранее, в этом случае работодатель не освобождается от ответственности за потерю трудовой книжки. Если название организации изменилось или организация реорганизована, ставить печать с названием, не соответствующим указанному в трудовой книжке, не нужно, т.к. такая запись вызовет сомнения у сотрудников Пенсионного фонда РФ при оформлении трудовой пенсии.

В этом случае, а также если выдать трудовую книжку на руки не представляется возможным, работнику необходимо получить справку, подтверждающую стаж работы у данного работодателя, и при необходимости - справку об изменении наименования организации (реорганизации).

Если к моменту обнаружения ошибки организация была ликвидирована, необходимо обратиться в архив. Если архивные документы отсутствуют, этот стаж по трудовой книжке при начислении пенсии работнику зачесть будет невозможно. Тогда данный период можно будет засчитать либо по свидетельским показаниям, либо по решению суда.

К сведению. Обратите внимание: такие требования предъявляются к периодам работы до момента предоставления работодателями в соответствующий орган ПФР сведений индивидуального персонифицированного учета. Напомним, что Федеральный закон от 01.04.1996 N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования" вступил в силу на территории Российской Федерации 01.01.1997.

Поэтому для целей пенсионного обеспечения после указанного периода времени первичным является наличие сведений индивидуального персонифицированного учета в Пенсионном фонде РФ. Для проверки сведений граждане могут обратиться в территориальный орган Пенсионного фонда РФ по месту жительства и получить выписку из индивидуального лицевого счета застрахованного лица формы СЗИ-5 (утвержденной постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 N 192п "О формах документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования и Инструкции по их заполнению" с изменениями, внесенными постановлением Правления ПФР от 28.01.2013 N 17п), которая содержит сведения о трудовом стаже и заработке застрахованного лица до 01.01.2002, и сведения о страховых взносах с 01.01.2002.

Следует иметь в виду и тот факт, что если работодатели не отчитывались по сведениям персонифицированного учета и не перечисляли страховые взносы, то такие периоды не могут быть включены в страховой стаж для назначения трудовой пенсии. В этом случае трудовой стаж можно будет доказать только через суд.

При проверке наличия печати, заверяющей записи о трудовой деятельности работника при его увольнении, необходимо обращать внимание и на саму печать. С момента вступления в силу постановления Правительства Российской Федерации от 01.03.2008 N 132 новая редакция п. 35 Правил не предоставляет возможности организациям при увольнении работников ставить в их трудовые книжки печать кадровой службы.

Аналогичного мнения придерживается и Роструд, давший разъяснения по данному вопросу в письме от 24.11.2008 N 2607-6-1. В этом заключается отличие от требования к печати на титульном листе трудовой книжки, где можно использовать печать отдела кадров (п. 2.2 Инструкции).

Проверка сведений, необходимых для определения права на досрочное назначение пенсии

Обратимся к п. 3.1 Инструкции, который гласит, что записи о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации производятся, как правило, в соответствии со штатным расписанием организации. Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименования этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным соответствующими квалификационными справочниками.

Таким образом, при проверке трудовых книжек следует обратить внимание на указание названия должностей для тех категорий сотрудников, чья работа дает право на досрочное пенсионное обеспечение. Перечень условий для сохранения права на досрочное назначение трудовой пенсии предусмотрен ст. 27-28 Федерального закона от 17.12.2001 N 173-ФЗ "О трудовых пенсиях в Российской Федерации".

При досрочном назначении трудовой пенсии по старости в соответствии с постановлением Правительства РФ от 18.07.2002 N 537 "О списках производств, работ, профессий и должностей, с учетом которых досрочно назначается трудовая пенсия по старости" применяются:

- для работников, занятых на подземных работах, на работах с вредными условиями труда и в горячих цехах, - Список N 1 производств, работ, профессий, должностей и показателей на подземных работах, на работах с особо вредными и особо тяжелыми условиями труда, утвержденный постановлением Кабинета Министров СССР от 26.01.1991 N 10;

- для работников, занятых на работах с тяжелыми условиями труда, - Список N 2 производств, работ, профессий, должностей и показателей с вредными и тяжелыми условиями труда, утвержденный постановлением Кабинета Министров СССР от 26.01.1991 N 10;

- другие списки, утвержденные Кабинетом Министров СССР, Советом Министров РСФСР и Правительством Российской Федерации.

Поэтому кадровикам следует учитывать, что если работа дает право на досрочное назначение пенсии, запись в трудовой книжке должна полностью соответствовать наименованию должности или профессии, предусмотренной указанными списками, иначе ПФР откажет гражданину в праве на назначение досрочной пенсии (см. Пример 6). Помимо этого работодателями должен быть подтвержден льготный стаж в сведениях индивидуального (персонифицированного) учета.

Пример 6. Образец внесения записи о наименовании профессии каменщика

				Сведения о работе	ТК N 8604301
N записи	Дата			Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
	число	месяц	год
1	2			3	4
				Общество с ограниченной ответственностью
				"Рассвет"
				(ООО "Рассвет")
4	03	02	2014	Принят в специализированное звено каменщиков	Приказ
				комплексной бригады каменщиком 5 разряда	от 03.02.2014
					N 26/ок

Судебная практика. Суд исследовал трудовую книжку истца и установил, что в ней не имеется сведений о работе в спорный период в составе специализированной бригады каменщиков, тогда как на основании п. 2.13 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, утвержденной постановлением Госкомтруда СССР от 20.06.1974 N 162 (действовала до вступления в силу Инструкции), такая запись должна была быть произведена. Профессия, занимаемая истцом у работодателя, поименована в трудовой книжке как "каменщик". Она не дает права на назначение льготной пенсии (решение Шебекинского районного суда Белгородской области от 20.06.2013 по делу N 2-774/2013).

Работа в районах Крайнего Севера

На досрочное назначение трудовой пенсии по старости имеют право граждане, проживающие в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также граждане, ранее работавшие в таких районах, независимо от места нынешнего проживания. В этом случае используется Перечень районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей, утвержденный постановлением Совета Министров СССР от 10.11.1967 N 1029 "О расширении льгот для лиц, работающих в районах Крайнего Севера и местностях, приравненных к районам Крайнего Севера". Поэтому специалисты Пенсионного фонда РФ проверяют, есть ли в трудовых книжках указание на работу в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях.

И хотя законодательство нашей страны не предусматривает обязанности работодателя указывать в трудовой книжке, что работа выполняется в районах Крайнего Севера или в приравненных к ним местностях, ПФР исходит из того, что трудовая книжка является основным документом, подтверждающим стаж работы при назначении трудовой пенсии. Поэтому при отсутствии в ней подобных сведений работникам придется подтверждать такой стаж справками о работе, т.к. согласно требованиям Порядка подтверждения периодов работы, дающей право на досрочное назначение трудовой пенсии по старости, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 31.03.2011 N 258н, периоды работы в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях подлежат подтверждению. Для этого принимаются справки, а также иные документы, выдаваемые работодателями или соответствующими государственными (муниципальными) органами.

Следовательно, если работник имеет стаж работы в районах Крайнего Севера или в приравненных к ним местностях и в дальнейшем планирует обращение за досрочным назначением пенсии, необходимо указать ему на необходимость своевременного получения справок от предыдущих работодателей, подтверждающих наличие такого стажа, при отсутствии сведений в трудовой книжке.

Вахтовый метод работы

В "северный" стаж засчитывается работа, осуществлявшаяся в указанных районах вахтовым методом, который в настоящее время получил широкое распространение. Это особая форма выполнения работ вне места постоянного проживания работников, когда не может быть обеспечено ежедневное их возвращение к месту постоянного проживания.

Согласно п. 2.4 постановления Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС и Минздрава СССР от 31.12.1987 N 794/33-82 "Об утверждении основных положений о вахтовом методе организации работ" во всех случаях при выполнении работ вахтовым методом в трудовой книжке в графе 3 раздела "Сведения о работе" указывается, что работа выполняется вахтовым методом (Пример 7)*(1).

Пример 7. Образец заполнения записи о работе в районе Крайнего Севера вахтовым методом

				Сведения о работе	ТК N 8604301
N записи	Дата			Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
	число	месяц	год
1	2			3	4
				Общество с ограниченной ответственностью
				"Рассвет"
				(ООО "Рассвет")
9	03	11	2012	Принят в автотранспортную колонну N 4	Приказ
				машинистом бульдозера 6 разряда для работы	от 03.11.2012
				вахтовым методом в районе Крайнего Севера	N 352/ок

В любом случае обязательным условием для назначения досрочной пенсии является тот факт, что работа должна выполняться в течение полного рабочего дня (постановление Правительства РФ от 11.07.2002 N 516 "Об утверждении Правил исчисления периодов работы, дающей право на досрочное назначение трудовой пенсии по старости в соответствии со статьями 27 и 28 Федерального закона "О трудовых пенсиях в Российской Федерации"). Поэтому выполнение нормы рабочего времени за период работы сотрудников определенных категорий в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, в том числе осуществляемых вахтовым методом, должно быть отражено в справке работодателя.

* * *

В заключение хочется еще раз заострить внимание на важном моменте: при подтверждении страхового стажа (в том числе стажа, дающего право на досрочное назначение трудовой пенсии по старости) необходимо различать периоды до 01.01.2002 и после этой даты. Периоды работы после регистрации гражданина в качестве застрахованного лица в силу п. 2 ст. 13 Федерального закона от 17.12.2001 N 173-Ф3 "О трудовых пенсиях в Российской Федерации" подтверждаются сведениями индивидуального (персонифицированного) учета.

Поэтому особое внимание следует уделить времени трудовой деятельности в трудовой книжке работников до этого момента и в случае обнаружения сведений, вызывающих сомнение, указать работникам на необходимость внесения исправлений или подтверждения сомнительных периодов дополнительными документами.

И. Гнатюк,

директор Центра кадрового

консалтинга и эффективных

решений "Движение к успеху"

(г. Новосибирск)

"Кадровая служба и управление персоналом предприятия", N 2, февраль 2014 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Абзац дополнительно включен постановлением Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС и Минздрава СССР от 17.01.1990 N 27/2-71.