Личная карточка работника (В. Ульянов, "Практический бухгалтерский учет", N 11, ноябрь 2013 г.)

Личная карточка работника

Трудовой кодекс РФ обязывает работодателей вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае когда работа у данного работодателя является для работника основной. В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе (абз. 3, 4 ст. 66 ТК РФ).

Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.03 N 225) предписывают работодателю ознакамливать владельца трудовой книжки с каждой вносимой в неё записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесённая в трудовую книжку. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник также должен расписаться в личной карточке (п. 12, абз. 3 п. 41 правил ведения трудовых книжек). Таким образом, личной карточке работника отводится роль документа, позволяющего обеспечить право работника на ознакомление с вносимыми в его трудовую книжку записями и на проверку их правильности.

Всё тот же пункт 12 правил ведения трудовых книжек устанавливает, что форма личной карточки должна утверждаться Федеральной службой государственной статистики. Среди утверждённых постановлением Госкомстата России от 05.01.04 N 1 унифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты имеется и форма N Т-2 "Личная карточка работника".

Примечание. Зачастую в небольших организациях на бухгалтеров помимо их основной работы по организации бухгалтерского учёта возлагаются обязанности по ведению кадрового делопроизводства. Последнее же требует правильного оформления всех документов, в том числе и личной карточки работника.

С начала текущего года вступил в силу Федеральный закон от 06.12.11 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учёте". Пункт 4 статьи 9 этого закона позволяет экономическим субъектам самостоятельно разрабатывать формы первичных учётных документов для бухгалтерского учёта. При этом каждый первичный учётный документ должен содержать все обязательные реквизиты, приведённые в пункте 2 статьи 9 закона N 402-ФЗ. Формы же первичных учётных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учётной документации, не являются обязательными к применению, за исключением тех форм первичных учётных документов, которые установлены уполномоченными органами в соответствии с другими федеральными законами (информация Минфина России N ПЗ-10/2012).

В бухгалтерском учёте нередко используются отдельные формы первичной учётной документации по учёту труда. Поэтому возникает вопрос: может ли экономический субъект разработать форму личной карточки самостоятельно? Негосударственные организации, по мнению трудовиков, вправе с 1 января текущего года пользоваться формами первичных учётных документов (в том числе формой личной карточки), разработанными ими самостоятельно (письмо Роструда от 14.02.13 N ПГ/1487-6-1).

Однако указанная позиция Роструда небесспорна:

- во-первых, унифицированная форма N Т-2 утверждена в целях реализации требований ТК РФ;

- во-вторых, ведение личной карточки работника по форме N Т-2 (раздел II) для осуществления воинского учёта предусмотрено пунктом 27 Положения о воинском учёте (утв. постановлением Правительства РФ от 27.11.06 N 719 в соответствии с пунктом 6 статьи 8 Федерального закона от 28.03.98 N 53-ФЗ "О воинской обязанности и военной службе").

Согласно же приведённым выше разъяснениям Минфина России первичные учётные документы, принятые в соответствии и на основании других федеральных законов, остаются обязательными к применению.

Примечание. Если при разработке формы работодателем не будут учтены требования трудового законодательства, это может повлечь претензии со стороны проверяющих органов. На наш взгляд, целесообразнее всё же использовать унифицированную форму N Т-2. Её применение можно утвердить приложением к учётной политике или отдельным приказом руководителя организации.

Если же работодатель последует вышеприведённым разъяснениям Роструда и решит всё же использовать свою форму личной карточки, то в эту форму как минимум необходимо "скопировать" из формы N Т-2 разделы II "Сведения о воинском учёте" и III "Приём на работу и переводы на другую работу". Ведь помимо внесения повторяющейся записи из трудовой книжки в личной карточке надлежит вести воинский учёт призывников и военнообязанных (п. 23 Методических рекомендаций по ведению воинского учёта в организациях, утв. Генштабом Вооружённых сил РФ 11.04.08).

Полнота сведений, содержащихся в личных карточках работников, является одним из показателей оценки качества ведения организациями воинского учёта при осуществлении проверок военными комиссариатами и органами местного самоуправления (подп. "б" п. 4 приложения N 2 к Инструкции по обеспечению функционирования системы воинского учёта граждан Российской Федерации, утв. приказом Минобороны России от 19.11.07 N 500).

Ведение карточки

Личную карточку работника, как правило, заводят после издания приказа (распоряжения) о приёме на работу. Первой её записью в разделе III является дублирование записи о приёме на работу, внесённой в трудовую книжку работника.

В унифицированную форму личной карточки включено 11 разделов, в которые надлежит занести сведения о трудовом стаже сотрудника, его семейном положении, социальных льготах, присвоенном ИНН, знании иностранных языков, аттестации, повышении квалификации и т.д.

При заключении трудового договора соискатель, как известно, должен представить (ст. 65 ТК РФ):

- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

- трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

- страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

- документы воинского учёта - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

- документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

Для заполнения всех разделов личной карточки работника информации из указанных документов недостаточно. Поэтому работодателю придётся обратиться к работнику с просьбой о предоставлении дополнительных документов (например, свидетельства о постановке на учёт в налоговом органе). Если работник откажется предоставить какие-либо дополнительные сведения (это его право), некоторые позиции карточки при её оформлении останутся незаполненными.

Указания по применению и заполнению форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты (утв. упомянутым постановлением Госкомстата России N 1) не содержат рекомендаций, в каком виде необходимо вести этот документ - электронном или бумажном. Поэтому возможны оба варианта. Но учитывая, что с некоторыми записями сотрудник должен быть ознакомлен под роспись, а работник, ответственный за ведение личной карточки, должен заверять все вносимые исправления своей подписью, использование карточки на бумажном носителе как минимум желательно.

Если программное обеспечение, используемое работодателем для кадрового учёта, предусматривает ведение личных карточек в электронной форме, то для соблюдения требования об ознакомлении работника с информацией, содержащейся в его личной карточке, можно порекомендовать следующее.

На этапе первичного заполнения личной карточки следует распечатать первый, второй разделы полностью, третий же - в количестве строк, необходимом для отражения приёма на работу, и представить их работнику для ознакомления и заверения его личной подписью. Выводимые листы должны содержать информацию о местонахождении машиночитаемого документа или идентификатор файла в электронном виде (эта информация может оформляться в виде отметки или колонтитула, проставляемых в верхней или нижней части страницы документа и содержащих наименование файла на машинном носителе, дату, другие поисковые данные). Подписанные работником листы помещаются на хранение в личном его деле либо в папку хранения личных карточек работников, если указанные дела на работников работодателем не формируются.

По мере внесения новых сведений в раздел III личной карточки (о переводе на другую работу) печатаются заполненные строки из таблицы этого раздела. При этом на каждом листе приводятся данные, позволяющие провести идентификацию дополнения к личной карточке, а именно выраженную в табличной форме на первой странице личной карточки информацию от кодов по ОКУД до отчества работника включительно. На каждом листе также должен быть идентификатор электронной версии. Распечатанные и заверенные подписями сотрудника кадровой службы и работника листы помещаются в файл (конверт, папку) с первыми листами личной карточки.

Возможен вариант и с полным выводом на печать раздела III карточки и его хранением. По мере внесения соответствующих сведений в электронную версию данный раздел заполняется вручную и представляется на подпись работнику.

Вполне возможно, что работник откажется расписаться в личной карточке об ознакомлении. Ни в указаниях по заполнению личной карточки, ни в иных нормативных правовых актах не существует правил оформления такого отказа. В этой ситуации напрашиваются следующие действия:

- внесение в личную карточку отметки о том, что работник отказался от проставления подписи, и

- составление акта об отказе работника от проставления подписи.

Форма такого акта не установлена, следовательно, он может быть оформлен в произвольном виде.

Заполнение карточки

Раздел II "Сведения о воинском учёте" личной карточки заполняется:

- на работников, пребывающих в запасе, - на основании военного билета;

- подлежащих призыву, - на основании удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу.

На работников, пребывающих в запасе:

- пункт 1 "Категория запаса" на офицеров запаса не заполняется;

- пункт 3 "Состав (профиль)" заполняется без сокращения (например, "командный", "медицинский" или "солдаты" и т.п.);

- пункт 4 "Полное кодовое обозначение ВУС" - записывается полное обозначение (шесть цифр, например 021101, или шесть цифр и буквенный знак, например 113194А);

- пункт 5 "Категория годности к военной службе" - записывается буквами:

А - годные к военной службе;

Б - годные к военной службе с незначительными ограничениями;

В - ограниченно годные к военной службе;

Г - временно не годные к военной службе

(при отсутствии записей в соответствующих пунктах военного билета проставляется категория А);

- пункт 7 "Состоит на воинском учёте" - заполняется (простым карандашом):

строка "а" - в случаях наличия мобилизационного предписания и (или) штампа о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний;

строка "б" - на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.

На работников, подлежащих призыву на военную службу:

- пункты 1 "Категория запаса", 3 "Состав (профиль)", 4 "Полное кодовое обозначение ВУС" и 7 "Состоит на воинском учёте" не заполняются;

- пункт 2 "Воинское звание" - делается запись "подлежит призыву";

- пункт 5 "Категория годности к военной службе" - записывается буквами:

А - годные к военной службе;

Б - годные к военной службе с незначительными ограничениями;

В - ограниченно годные к военной службе;

Г - временно не годные к военной службе;

Д - не годные к военной службе (заполняется на основании записи в удостоверении гражданина, подлежащего призыву на военную службу).

В пункте 8 раздела II личной карточки работника, достигшего предельного возраста пребывания в запасе или признанного не годным к военной службе по состоянию здоровья, по свободной строке делается отметка "снят с воинского учёта по возрасту" или "снят с воинского учёта по состоянию здоровья".

Сведения об итогах аттестации, повышении квалификации, профессиональной переподготовки указываются в разделах IV "Аттестация", V "Повышение квалификации", VI "Профессиональная переподготовка" на основании соответствующих документов.

Указания по заполнению личной карточки не содержат рекомендаций, какие награды, поощрения и почётные звания заслуживают внесения в раздел VII "Награды (поощрения), почётные звания" личной карточки работника. Логично предположить, что указывать надлежит те же, что вносятся в трудовую книжку работника, а именно сведения (п. 24, 25 правил ведения трудовых книжек):

- о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почётных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;

- награждении почётными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почётными грамотами, производимом работодателями;

- других видах поощрения, предусмотренных законодательством РФ, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине.

При этом записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, ни в трудовую книжку, ни в личную карточку не вносятся.

На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска отметки в личной карточке делаются в разделе VIII "Отпуск", в котором ведётся учёт всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации.

В случае если работник в соответствии с действующим законодательством имеет право на социальные льготы, то в раздел IX с таким названием вносятся записи о льготе, на которую работник имеет право, а также указываются номер и дата выдачи документа, удостоверяющего право работника на льготу.

В личной карточке работника не предусмотрено специального раздела для сведений о работе по совместительству. На практике такие сведения вносят в один из разделов: III либо X "Дополнительные сведения".

Для заполнения пункта 8 "Стаж работы (по состоянию на "__" ____ 20__ г.)" раздела I необходимо рассчитать стаж работы сотрудника по состоянию на дату заполнения его личной карточки.

Согласно указаниям по заполнению личной карточки стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет и на другие льготы, установленные в организации, и др.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и (или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов. Об алгоритме расчёта в документе ничего не говорится.

Для подсчёта стажа вполне логично воспользоваться порядком определения страхового стажа застрахованного лица по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством.

Исчисление периодов работы (службы, деятельности) производится в календарном порядке из расчёта полных месяцев (30 дней) и полного года (12 месяцев). При этом каждые 30 дней указанных периодов переводятся в полные месяцы, а каждые 12 месяцев этих периодов переводятся в полные годы. Причём перевод каждых 30 дней указанных периодов в полные месяцы, а каждых 12 месяцев этих периодов - в полные годы предусматривается только для неполных календарных месяцев и неполных календарных лет. Если же календарный месяц или календарный год отработан работником полностью, делить количество отработанных дней на 30 дней и соответственно на 12 месяцев не нужно.

Пример 1

В организацию 25 ноября 2013 года принят Мейтин А.Я. На этот день в его трудовой книжке имеются записи по работе в периоды: с 12.07.85 по 19.04.92, с 25.06.92 по 19.09.99, с 30.10.99 по 03.04.2008, с 05.05.2008 по 18.11.2013.

Стаж Мейтина:

- на первой работе составил 7 лет 9 месяцев и 7 дней;

- второй - 7 лет 2 месяца и 25 дней;

- третьей - 8 лет 5 месяцев и 4 дня;

- четвёртой - 5 лет 6 месяцев и 13 дней.

Совокупность каждой из составляющих - 27 лет (7 + 7 + 8 + 5), 22 месяца (9 + 2 + 5 + 6) и 49 дней (7 + 25 + 4 + 13). 22 месяца дают 1 год и 10 месяцев, 49 дней - I месяц и 19 дней. Следовательно, стаж работника на день приёма - 28 лет (27 + 1) II месяцев (10 + 1) и 19 дней.

Если сотрудник устроился на работу впервые, по строкам стажа работы пункта 8 раздела I личной карточки проставляются нули.

Коды из классификаторов

Выше упомянута необходимость наличия в выводимых листах личной карточки кода ОКУД. Таковой в унифицированной форме карточки проставлен в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации 0301002. Помимо данного классификатора при заполнении карточки понадобится обращение ещё к пяти классификаторам (каждый из которых кодирует определённую информацию), а именно:

- к Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО);

- Общероссийскому классификатору объектов административно-территориального деления (ОКАТО);

- Общероссийскому классификатору информации о населении (ОКИН);

- Общероссийскому классификатору специальностей по образованию (ОКСО);

- Общероссийскому классификатору профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).

Значение кода ОКПО содержится в информационном письме территориального органа Росстата, которое, как правило, хранится в организации (Положение о ведении Общероссийского классификатора предприятий и организаций (ОКПО) и внесении в него изменений, утв. приказом Росстата от 06.04.12 N 107). Код необходимо указывать в унифицированных формах для правильного отражения данных об организации.

В разделе I "Общие сведения" по позиции "Место рождения" необходимо проставить цифровой код по ОКАТО. Данные о месте рождения вносятся на основании паспорта работника. Сведения должны соответствовать коду, который указан в Общероссийском классификаторе объектов административно-территориального деления (утв. постановлением Госстандарта России от 31.07.95 N 413).

Коды ОКИН (Общероссийский классификатор информации о населении, утв. постановлением Госстандарта России от 31.07.95 N 412) указываются в разделе I личной карточки при заполнении граф позиций "Гражданство", "Знание иностранного языка", "Образование" и "Состояние в браке". В этих графах проставляются следующие значения кодов:

- по позиции "Гражданство" проставляется код:

1 - если сотрудник гражданин Российской Федерации;

2 - гражданин Российской Федерации и иностранного государства;

3 - иностранный гражданин (с указанием названия государства);

4 - лицо без гражданства;

- по позиции "Знание иностранного языка" указывается код:

1 - если работник читает и переводит со словарём;

2 - читает и может объясняться;

3 - владеет свободно.

С 1 сентября текущего года вступил в действие Федеральный закон от 29.12.12 N 273-ФЗ "Об образовании в Российской Федерации". Данным законом установлены следующие образовательные уровни общего и профессионального образования (п. 4, 5 ст. 10 закона N 273-ФЗ):

- дошкольное;

- начальное общее;

- основное общее;

- среднее общее;

- среднее профессиональное;

- высшее - бакалавриат;

- высшее - специалитет, магистратура;

- высшее - подготовка кадров высшей квалификации.

В пункте 1 статьи 108 закона N 273-ФЗ приведено соответствие образовательных уровней, установленных до 1 сентября 2013 года, образовательным уровням, принятым законом N 273-ФЗ (см. образец 1).

Образец 1

Код	Образовательные уровни
	до 01.09.2013	с 01.09.2013
02	Начальное (общее) образование	Начальное общее образование
03	Основное общее образование	Основное общее образование
07	Среднее (полное) общее образование	Среднее общее образование
10	Начальное профессиональное образование	Среднее профессиональное образование по программам подготовки квалифицированных рабочих (служащих)
11	Среднее профессиональное образование	Среднее профессиональное образование по программам подготовки специалистов среднего звена
18	Высшее профессиональное образование - бакалавриат	Высшее образование - бакалавриат
18	Высшее профессиональное образование - подготовка специалиста или магистратура	Высшее образование - специалитет или магистратура
19	Послевузовское профессиональное образование в аспирантуре (адъюнктуре)	Высшее образование - подготовка кадров высшей квалификации по программам подготовки научно-педагогических кадров в аспирантуре (адъюнктуре)
19	Послевузовское профессиональное образование в ординатуре	Высшее образование - подготовка кадров высшей квалификации по программам ординатуры
19	Послевузовское профессиональное образование в форме ассистентуры-стажировки	Высшее образование - подготовка кадров высшей квалификации по программам ассистентуры-стажировки

В настоящий момент в Общероссийский классификатор информации о населении не внесены соответствующие изменения в кодировку уровней. Поэтому при заполнении позиции "Образование", на наш взгляд, логично использовать прежнюю кодировку, но с учётом новых наименований.

Сведения по позиции "Образование" вносятся на основании диплома, выданного в установленном порядке. Требования к документам об образовании установлены приказами Минобрнауки России от 02.03.12 N 163, от 31.08.09 N 319, от 28.10.09 N 465, от 25.08.09 N 315, от 25.08.09 N 314, от 04.07.13 N 531.

При заполнении позиции "Состояние в браке" проставляется код:

1 - если работник никогда не состоял (не состояла) в браке;

2 - состоит в зарегистрированном браке;

3 - состоит в незарегистрированном браке;

4 - вдовец (вдова);

5 - разведён (разведена);

6 - разошёлся (разошлась).

Значение кода ОКСО (Общероссийский классификатор специальностей по образованию, утв. постановлением Госстандарта России от 30.09.03 N 276-ст) используется при заполнении пункта 6 раздела I личной карточки работника.

Кодовое обозначение состоит из шести знаков, где 1-й, 2-й знаки соответствуют укрупнённым группам специальностей и направлений подготовки, 3-й, 4-й - направлениям подготовки, 5-й, 6-й - специальностям.

Блок дополнительных классификационных признаков содержит информацию о квалификации, присваиваемой по направлению подготовки и (или) по специальности. Эти данные нужно внести в личную карточку работника. В этом случае кодовое обозначение будет состоять из восьми знаков.

По первой позиции блока указывается код, во второй - наименование квалификации. Для 1-го разряда кода квалификации, характеризующего уровень образования с учётом уровней, принятых в Российской Федерации, используются следующие значения:

5 - среднее профессиональное образование;

6 - высшее профессиональное образование.

Для 2-го разряда кода квалификации, характеризующего уровень квалификации, используются следующие значения:

- для среднего профессионального образования:

1 - базовый уровень подготовки;

2 - повышенный уровень подготовки;

- для высшего профессионального образования:

2 - бакалавр;

5 - дипломированный специалист;

8 - магистр.

Пример 2

Работником представлен диплом, в котором указано, что он окончил высшее учебное заведение по специальности "Юриспруденция" с квалификацией "магистр".

При заполнении личной карточки работника в графе строки "Квалификация по документу об образовании" проставляется код 03050068, где:

030000 - гуманитарные науки;

030500 - юриспруденция;

68: 6 - обозначение высшего профессионального образования, 8 - обозначение магистра.

Для заполнения графы позиции "Профессия" раздела I карточки понадобится информация, размещённая в Общероссийском классификаторе профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94 (ОКПДТР) (утв. постановлением Госстандарта России от 26.12.94 N 367).

Классификатор профессий состоит из двух разделов (по объектам классификации):

- профессии рабочих;

- должности служащих.

Первый раздел включает профессии рабочих в соответствии с Единым тарифно-квалификационным справочником работ и профессий рабочих (ЕТКС), а также профессии рабочих, права и обязанности которых предусмотрены в уставах, специальных положениях и постановлениях, регламентирующих состав профессий в отраслях экономики.

Второй раздел разработан на основе Единой номенклатуры должностей служащих, Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, действующих постановлений и других нормативных документов по вопросам оплаты труда с учётом наименований должностей, применяемых в экономике.

В эту графу следует внести сведения о профессии, которую работник получил после окончания учебного заведения.

Пример 3

В организацию на работу принят слесарь-инструментальщик.

При заполнении личной карточки работника в графе позиции "Профессия" проставляется цифровой код 18452.

К сведению, в классификаторе профессий помимо данных о кодировании отражена также информация, характеризующая профессии рабочих по следующим признакам:

- виды производств и работ в соответствии с выпусками ЕТКС;

- тарифные разряды;

- классы (категории) квалификации;

- формы и системы оплаты труда;

- условия труда;

- степень механизации труда;

- производные профессии.

Эти сведения предназначены для решения задач, связанных с оценкой численности рабочих и служащих, учётом состава и распределением кадров по категориям персонала, уровню квалификации, условиям труда, с обеспечением занятости, и иных вопросов.

Изменение записей

Не исключена вероятность, что с течением времени понадобится оформить изменения во внесённые в личную карточку данные. В указаниях по заполнению форм первичных документов о такой возможности ничего не сказано. При оформлении новых сведений можно воспользоваться рекомендациями, приведёнными в пункте 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек (утв. постановлением Минтруда России от 10.10.03 N 69). Неправильный текст или числовые показатели в этом случае зачёркиваются одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное. Над зачёркнутым надписывается исправленный текст или показатель. При этом делаются ссылки на соответствующие документы. Новые сведения заверяются подписью работника кадровой службы с указанием даты внесения изменений.

Пример 4

Сотрудница Рыкова после заключения брака изменила фамилию на Карпову. В связи с этим ею было подано заявление об изменении фамилии с приложением к нему свидетельства о заключении брака и нового паспорта.

На основании поданного заявления и представленных документов работодателем издаётся приказ о внесении соответствующих изменений в документы кадрового учёта. После чего в личной карточке работницы прежняя фамилия "Рыкова" в пункте 1 раздела I зачёркивается одной чертой, а справа или сверху указывается новая фамилия "Карпова". При этом рядом приводятся реквизиты свидетельства о заключении брака (если же места для осуществления такой записи не хватает, то реквизиты документа можно указать в разделе X).

Новую запись работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства, заверяет своей подписью с указанием даты её внесения.

В связи с изменением фамилии соответствующие исправления также вносятся в пункт 11 раздела I, в котором приводятся данные паспорта сотрудницы.

Как было сказано выше, в разделе VIII ведётся учёт всех отпусков, которые предоставляются работнику в период работы в организации. Если по каким-либо причинам работника отзывают из отпуска или происходит преждевременное его окончание, то на основании приказа вносится соответствующая запись в данный раздел личной карточки работника.

Пример 5

Сотрудница Ткач, находясь в отпуске по уходу за ребёнком в возрасте до 3 лет (с 7 мая 2011 года по 21 февраля 2014 года, продолжительностью 1021 календарный день), подала заявление на отпуск по беременности и родам с 12 ноября 2013 года, приложив к нему листок нетрудоспособности.

В связи с поступившим заявлением от сотрудницы 12 ноября работодателем было выпущено два приказа:

- N 113 - о прекращении отпуска по уходу за ребёнком в возрасте до 3 лет и

- N 29-б - о предоставлении отпуска по беременности и родам.

На основании этих приказов вносятся соответствующие записи в раздел VIII личной карточки сотрудницы. При этом потребуется внести изменения в предыдущую запись по окончании отпуска по уходу за ребёнком (11.11.2013) и количеству дней этого отпуска (890). Фрагмент таких записей приведён в образце 2.

Образец 2

VIII. ОТПУСК

Вид отпуска (ежегодный, учебный, без сохранения заработной платы и др.)	Период работы		Количество календарных дней отпуска	Дата		Основание
	с	по		начала	окончания
1	2	3	4	5	6	7
Отпуск по уходу за ребёнком			1021*	07.05.2011	21.02.2014*	Приказ от 05.05.2011 N 13-у
			890		11.11.2013	Приказ от 12.11.2013 N 113
Отпуск по беременности			140	12.11.2013	31.03.2014	Приказ от 12.11.2013 N 29-б
* Текст должен быть зачёркнут одной чертой синими или чёрными чернилами.

Выше приводилось, что при проверках работники трудинспекции не оставляют без внимания личные карточки работников. Их отсутствие может квалифицироваться как нарушение трудового законодательства. Такое нарушение влечёт за собой административную ответственность.

За нарушение законодательства о труде и об охране труда в силу статьи 5.27 КоАП РФ может быть наложен административный штраф:

- на должностных лиц - в размере от 1000 до 5000 рублей;

- лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от 1000 до 5000 рублей или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;

- юридических лиц - от 30 000 до 50 000 рублей или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, влечёт дисквалификацию на срок от одного года до трёх лет.

В. Ульянов,

эксперт "ПБУ"

"Практический бухгалтерский учет", N 11, ноябрь 2013 г.