Вопрос: Транспортная компания использует автомобиль исключительно для служебных поездок, а не для извлечения дохода, топливо и техническое обслуживание оплачиваются с расчётного счёта. Обязательно ли выписывать путевые листы? Можно ли учесть расходы на топливо без них? ("Практический бухгалтерский учет", N 11, ноябрь 2013 г.)

Транспортная компания использует автомобиль исключительно для служебных поездок, а не для извлечения дохода, топливо и техническое обслуживание оплачиваются с расчётного счёта. Обязательно ли выписывать путевые листы? Можно ли учесть расходы на топливо без них?

Как показывает практика, при отсутствии путевых листов обоснованность расходов на приобретаемое топливо затруднительна.

С 2008 года путевой лист - это основной документ для учёта и контроля работы транспортного средства, а также водителя. Осуществление перевозок пассажиров и багажа без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство запрещается (п. 2 ст. 6 Устава автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта, введён в действие Федеральным законом от 08.11.07 N 259-ФЗ).

Утверждены Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов (приказ Минтранса России от 18.09.08 N 152), причём установлено, что путевые листы применяются юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, эксплуатирующими легковые и грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи (п. 2 указанного приказа). Нетранспортные организации вправе разработать свою форму путевого листа и оформлять его на несколько дней, неделю или любой другой срок, не превышающий одного месяца (письмо Минфина России от 30.11.12 N 03-03-07/51). Для транспортных организаций, на наш взгляд, логичнее использовать унифицированную форму, которая применяется для автомобилей, используемых в основной деятельности.

При неоформлении путевых листов велика вероятность того, что проверяющие органы откажут в признании таких расходов по ГСМ для целей налогообложения прибыли со ссылкой на нарушение статьи 252 НК РФ. И судьи, скорее всего, их поддержат, потому что возникают проблемы даже с существующими путевыми листами, заполненными с нарушениями (незаполнение реквизитов в путевом листе: километраж, маршрут движения, сведения о водителе, подписи) (постановления ФАС Волго-Вятского округа от 19.11.12 по делу N А39-3348/2011, ФАС Западно-Сибирского округа от 22.04.09 N Ф04-2285/2009 (4825-А27-26)).

Таким образом, при неоформлении путевых листов обосновать расходы на приобретаемое топливо в отсутствие документа, который подтверждал бы расход этого топлива и в целом доказывал бы их обоснованность, будет очень затруднительно.

На вопросы отвечали специалисты

ООО "Smart Solution"

1 ноября 2013 г.

"Практический бухгалтерский учет", N 11, ноябрь 2013 г.