График отпусков (О. Митрич, "Практический бухгалтерский учет", N 12, декабрь 2013 г.)

График отпусков

Очерёдность предоставления работникам оплачиваемых отпусков законодатель предлагает определять работодателю ежегодно в соответствии с графиком отпусков (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). В рассматриваемом графике Указания по применению и заполнению форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты (утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.04 N 1) предписывали отражать сведения о распределении ежегодных оплачиваемых отпусков сотрудников всех подразделений организации по месяцам. Поскольку этот график не влияет ни на бухгалтерский, ни на налоговый учёт, да и к управленческому не имеет отношения, то им, казалось бы, не стоит и заниматься. Однако его наличие позволяет руководству:

- распределить "отпускную" нагрузку в течение года более равномерно;

- заблаговременно перераспределить обязанности уходящих в отпуск работников;

- уменьшить число неиспользованных отпусков, -

а кадровой службе и бухгалтерии - своевременно оформлять документы на отпуск и осуществлять необходимый расчёт.

Отсутствие графика отпусков на следующий календарный год работники трудовой инспекции могут квалифицировать как нарушение законодательства РФ о труде. Штрафные санкции, налагаемые в этом случае (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

- на работодателя-организацию, составляют от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;

- работодателя - индивидуального предпринимателя - от 1000 до 5000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;

- должностных лиц - от 1000 до 5000 руб.

Производственная целесообразность

Работодатель при составлении графика отпусков вправе самостоятельно назначить их очерёдность, исходя из необходимости обеспечения бесперебойной работы организации. Отпуска в зависимости от производственной необходимости могут быть запланированы как последовательно - одни работники уходят отдыхать за другими, так и одновременно - некоторым группам или всем работникам (п. 10 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утв. постановлением Народного комиссариата труда СССР от 30.04.30 N 169 (в силу статьи 423 ТК РФ применяются в части, не противоречащей ТК РФ)).

Примечание. Утвердить график отпусков работодателю надлежит за две недели до наступления календарного года. Следовательно, график отпусков на 2014 год должен быть составлен и утверждён в установленном порядке не позднее 17 декабря текущего года.

Отпуска работников распределяются в графике по очерёдности их предоставления с января по декабрь. Работодатель может распределить отпуска равномерно в течение календарного года, то есть направлять ежемесячно в отпуск по 8,33% (100% : 12 мес. х 1 мес.) состава работников.

Пример 1

В организации работает 63 сотрудника.

При равномерном предоставлении отпусков ежемесячно должны уходить в отпуск по 5 чел. (63 чел. : 12 мес. х 1 мес.).

Но в трудовом законодательстве РФ такого требования не существует. Потребность в равномерности ухода в отпуск сотрудников в большей степени проявляется при работе по сменам и суммированном учёте рабочего времени. При обычном же режиме рабочего времени оно не столь критично. В таком случае, как правило, требуется соблюдать равномерность ухода в отпуск работников одной профессии, одного подразделения, участка, отдела.

Пример 2

В группу, ведущую одно из направлений работ организации, входят 15 человек: её начальник, два ведущих специалиста, три старших специалиста, шесть специалистов и три помощника специалиста.

Если исходить из общей равномерности, то в каждом месяце календарного года следует отправлять в отпуск по одному сотруднику - 1 чел. (15 чел. : 12 мес. х 1 мес.). Но, скорее всего, работники, время отпуска которых выпадет на период, их явно не устраивающий, к такому графику отпусков отнесутся несколько скептически. Не исключено, что такой их скептицизм может сказаться и на решении производственных задач.

Больший оптимизм у них вызовет график, в котором будет учтена равномерность в части должностей.

Отпуска ведущих специалистов, старших специалистов и помощников специалиста логично разнести по времени. Отпуска шести специалистов также желательно было бы разнести по времени, но если позволяет производственный процесс, то не исключена возможность "наложения" отпусков двух специалистов друг на друга.

При уходе в отпуск начальника группы желательно нахождение на рабочих местах двух ведущих специалистов и двух старших специалистов. При уходе в отпуск ведущего специалиста на рабочем месте желательно присутствие начальника, ведущего специалиста и двух старших специалистов. При уходе же в отпуск старшего специалиста напрашивается наличие как минимум двух вышестоящих лиц и двух его должностных соратников.

Пожелания

При составлении графика отпусков работодателю необходимо учесть нормы трудового законодательства РФ, которые обязывают его предоставлять некоторым категориям работников отпуск в любое удобное для них время. К числу таких работников, в частности, относятся:

- работники моложе 18 лет (ст. 267 ТК РФ);

- Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации, полные кавалеры ордена Славы (п. 3 ст. 8 Закона РФ от 15.01.93 N 4301-1 "О статусе Героев Советского Союза, Героев Российской Федерации, полных кавалеров ордена Славы");

- Герои Социалистического Труда и полные кавалеры ордена Трудовой Славы (п. 2 ст. 6 Федерального закона от 09.01.97 N 5-ФЗ "О предоставлении социальных гарантий Героям Социалистического Труда и полным кавалерам ордена Трудовой Славы");

- инвалиды войны, участники Великой Отечественной войны, ветераны боевых действий, лица, перечисленные в статьях 17, 18 и 19 Федерального закона от 12.01.95 N 5-ФЗ "О ветеранах" (ст. 14-19 закона "О ветеранах");

- лица, указанные в статьях 14-16 Закона РФ от 15.05.91 N 1244-1 "О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС";

- лица, подвергшиеся воздействию радиации вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне (ст. 2 Федерального закона от 10.01.02 N 2-ФЗ "О социальных гарантиях гражданам, подвергшимся воздействию радиации вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне");

- лица, награждённые знаком "Почётный донор России" (ст. 23 Федерального закона от 20.07.12 N 125-ФЗ "О донорстве крови и её компонентов");

- внешние совместители - в части предоставления отпуска в тот же период, на который приходится отпуск по основному месту работы (ч. 1 ст. 286 ТК РФ);

- супруги военнослужащих - в части предоставления отпуска в одно время с отпуском военнослужащего с его продолжительностью, равной продолжительности отпуска военного (п. 11. ст. 11 Федерального закона от 27.05.98 N 76-ФЗ "О статусе военнослужащих").

Отпуска в любое удобное время могут предоставляться также и иным категориям работников в случаях, предусмотренных соглашениями, коллективным и (или) трудовым договорами, локальными нормативными актами.

При составлении графика отпусков желательно учесть пожелания и остальных работников. Так, некоторые работники, пожелавшие его разделить на части, могут пойти в отпуск дважды. Воспользоваться правом на "делёж" отпуска сотрудник может только с согласия работодателя. При этом продолжительность хотя бы одной из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (абз. 1 ст. 125 ТК РФ).

Наличие лишь желания работодателя на разделение отпуска сотрудников без их согласия не позволяет ему претворить желаемое в действительность.

Отметим, что совпадение интересов обеих сторон по "разделу" отпуска следует оформить документально:

- может быть заключено соглашение между сотрудником и работодателем;

- выпущен работодателем об этом специальный локальный нормативный акт, с которым сотрудники ознакомлены под роспись;

- предусмотрена в форме графика отпусков специальная графа, в которой подтверждается согласие сотрудников на разделение отпуска.

Дополнительная информация

Ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска предоставляются работникам:

- занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (ст. 117 ТК РФ);

- имеющим особый характер работы (ст. 118 ТК РФ);

- с ненормированным рабочим днём (ст. 119 ТК РФ);

- работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях (ст. 321 ТК РФ), - а также в других случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами.

Право на дополнительный оплачиваемый отпуск, связанный с выполнением работ с вредными и (или) опасными условиями труда, имеют, в частности, те работники, профессии и должности которых предусмотрены по соответствующим производствам и цехам Списка производств, цехов, профессий и должностей с вредными условиями труда, работа в которых даёт право на дополнительный отпуск и сокращённый рабочий день (утв. постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 25.10.74 N 298/П-22).

Примечание. При составлении графика отпусков необходимо также учитывать, что отдельным категориям работников положены также и дополнительные оплачиваемые отпуска (ст. 116 ТК РФ).

Если по итогам аттестации рабочих мест условия труда будут признаны вредными или опасными, работодателю придётся предоставить дополнительный оплачиваемый отпуск вне зависимости от того, содержится ли наименование должности, занимаемой работником, в указанном списке или нет (определение КС РФ от 07.02.13 N 135-О).

Минимальная продолжительность дополнительного отдыха составляет 7 календарных дней (п. 1 постановления Правительства РФ от 20.11.08 N 870).

Основные и дополнительные оплачиваемые отпуска, как правило, используются одновременно. Общая продолжительность отпуска в этом случае определяется как совокупность указанных отпусков. При этом ограничения по "верхнему" пределу отпуска не существует (ст. 120 ТК РФ).

В некоторых случаях законодательством РФ о труде предусмотрено предоставление дополнительных отпусков в рабочих днях. Это создаёт определённые трудности при суммировании календарных дней основного отпуска и рабочих дней дополнительного. Минтруд России в письме от 01.02.02 N 625-ВВ предложил следующую методику пересчёта:

- от даты начала ежегодного основного отпуска отсчитывается определенное количество в календарных днях;

- от даты, следующей за последним днем отпуска, отсчитывается определенное количество дней дополнительного оплачиваемого отпуска в расчёте на 6-дневную рабочую неделю;

- полученный период переводится в календарные дни.

До начала составления графика необходимо проанализировать информацию о возможности использования отпусков работающими в следующем календарном году. Напомним, что право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя (абз. 2 ст. 122 ТК РФ). В стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включаются (ст. 121 ТК РФ):

- время фактической работы;

- время, когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохранялось место работы (должность), в том числе время ежегодного оплачиваемого отпуска, нерабочие праздничные дни, выходные дни и другие предоставляемые работнику дни отдыха;

- время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на прежней работе;

- период отстранения от работы работника, не прошедшего обязательный медицинский осмотр (обследование) не по своей вине;

- время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года.

В упомянутый стаж работы при этом не включается время:

- отсутствия работника на работе без уважительных причин, в том числе вследствие его отстранения от работы в случаях, предусмотренных статьёй 76 ТК РФ;

- отпусков по уходу за ребёнком до достижения им установленного законом возраста.

Пример 3

Сотрудник был принят на работу 15 июля 2013 года. По семейным обстоятельствам ему был предоставлен отпуск без сохранения заработной платы с 18 ноября по 10 декабря (23 календарных дня).

При составлении графика отпусков на 2014 год необходимо учитывать, что отпуск данному сотруднику может быть предоставлен не ранее шести месяцев его непрерывной работы. Поскольку отсчёт ведётся от 15 июля, то указанные полгода закончились бы 14 января. Но сотруднику в этот период был предоставлен отпуск без сохранения заработной платы продолжительностью 23 дня. Из этого количества в стаже работы, дающем право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, будет учтено лишь 14 дней. На разницу между приведёнными значениями - 9 дн. (23 - 14) - будет увеличен рабочий год сотрудника. Поэтому право на использование отпуска за первый год работы у сотрудника возникает с 24 января 2014 года.

Первый же рабочий год сотрудника закончится 23 июля 2014 года, при условии что им до этой даты не будет подано заявление о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы. И до этой даты желательно было бы, чтобы сотрудник отгулял свой отпуск.

Следовательно, идеальным временным промежутком для предоставления первого отпуска работнику будет период с 24 января по 23 июня.

Отпуск же за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года сотрудника (абз. 8 ст. 122 ТК РФ). В связи с этим не исключена вероятность, что в течение календарного года работнику полагается предоставить отпуск за два его рабочих года.

Окончание примера 3

Второй рабочий год у работника начинается с 24 июля 2014 года. И уже с этой даты он имеет право пойти в очередной ежегодный оплачиваемый отпуск. И если работник пожелает воспользоваться таким правом до конца следующего года и у работодателя не будет поводов отказать ему в этом, то при составлении графика отпусков на 2014 год по данному сотруднику необходимо предусмотреть предоставление ему двух отпусков.

По работающим же уже не первый год сотрудникам необходимо учитывать информацию о полноте использования ими отпусков за прошлые периоды. Если у кого-то из них окажется неиспользованный отпуск (полный или часть его), то не исключена вероятность, что работник пожелает присоединить его к очередному отпуску или пойдёт в отпуск два раза в календарном году.

Наряду с этим следует обратить внимание и на работников, которые на конец текущего года отгуляли отпуск авансом. Предоставление очередного отпуска им до завершения соответствующего рабочего года трудовым законодательством РФ не предусмотрено. Такая возможность появляется лишь с началом нового рабочего года сотрудника.

Пример 4

Несколько изменим условие примера 3: сотрудник был принят на работу 16 июля 2012 года, в 2013 году он дважды находился в ежегодном оплачиваемом отпуске - с 13 мая по 9 июня и с 23 сентября по 20 октября.

Отпуск может предоставляться в любое время рабочего года сотрудника. Третий рабочий год, за который он может быть предоставлен, начинается с 25 июля 2014 года. Следовательно, временной промежуток для возможности его предоставления сотруднику приходится на период с 28 июля по 31 декабря. Данную информацию необходимо учесть при составлении графика отпусков на 2014 год.

При сборе пожеланий работников неплохо было бы получить от некоторых из них информацию о возможности их ухода в отпуск без сохранения заработной платы, ведь отдельным категориям работников при письменном их заявлении работодатель должен предоставить отпуск без сохранения заработной платы в обязательном порядке. В число таких работников входят:

- участники Великой Отечественной войны. Максимальная продолжительность отпуска без сохранения заработной платы для них - 35 календарных дней в году;

- работающие пенсионеры по старости (по возрасту). Максимальная продолжительность отпуска - 14 календарных дней в году;

- родители и жёны (мужья) военнослужащих, погибших или умерших вследствие ранения, контузии или увечья, полученных при исполнении обязанностей военной службы, либо вследствие заболевания, связанного с прохождением военной службы. Максимальная продолжительность отпуска - 14 календарных дней в году;

- работающие инвалиды. Максимальная продолжительность отпуска - 60 календарных дней в году, -

в других случаях, предусмотренных ТК РФ, иными федеральными законами либо коллективным договором (ст. 128 ТК РФ).

ТК РФ обязал работодателей по совмещаемой работе предоставлять работающим по совместительству отпуск без сохранения заработной платы на недостающие дни, если продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска по данной работе меньше продолжительности отпуска по основному месту работы (ч. 2 ст. 286 ТК РФ).

Работникам, удостоенным звания Героя Советского Союза, Героя Российской Федерации, Героя Социалистического Труда, полным кавалерам ордена Славы и ордена Трудовой славы, гарантируется предоставление дополнительного отпуска без сохранения заработной платы сроком до трёх недель в год в удобное для них время (п. 3 ст. 8 закона N 4301-1, п. 2 ст. 6 закона N 5-ФЗ).

Статьёй 263 ТК РФ определены категории работников, которые могут воспользоваться дополнительным отпуском без сохранения заработной платы в удобное для них время продолжительностью до 14 календарных дней, если их право на такой отпуск закреплено в коллективном договоре организации. К ним относятся:

- работники, имеющие двух или более детей в возрасте до 14 лет;

- работники, воспитывающие ребёнка-инвалида в возрасте до 18 лет;

- одинокие матери, имеющие ребёнка в возрасте до 14 лет;

- отцы, воспитывающие ребёнка в возрасте до 14 лет без матери.

Но "обязательные" отпуска без сохранения заработной платы в составляемый график не включаются, поскольку работодатель не может обязать указанных лиц взять такой отпуск.

Таким образом, при разработке формы, используемой для сбора информации о пожеланиях сотрудников в части отпусков на следующий год, желательно предусмотреть специальные графы для отражения неиспользованных дней прошлого отпуска, начала отпусков при его "дележе" и льготах, позволяющих работнику брать отпуск в любое удобное для него время или во время, обусловленное законодательством РФ.

Образец формы, которой можно воспользоваться при сборе информации о пожеланиях сотрудников, приведён в таблице.

N п.п.	Ф.И.О.	Должность	Таб. N	Неисп. дни прошлых отпусков	Льготы	Пожелания работника				Дополнительный отпуск	Отпуск без сохр. з/п	Подпись работника
						1-я часть		2-я часть
						начало	окончание	начало	окончание
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13

Такая форма обычно передаётся руководителю подразделения (ответственному за направление работ). После внесения пожеланий сотрудников о времени ухода в отпуск, планах по "разделу" отпуска и продолжительности каждой из его частей подписанная руководителем подразделения форма передаётся в кадровую службу (ответственному) для составления графика отпусков.

Полученные сведения анализируются. Работники подразделений группируются по профессиям (должностям). После чего сравниваются запросы относительно даты начала отпуска работников одной профессии (должности). В первую очередь удовлетворяются пожелания сотрудников, имеющих льготы. Скорее всего, не будет конкуренции у работников, претендующих на отпуск в неудобное для остальных время. И их пожелания логично было бы также удовлетворить. Напоследок же распределяются отпуска между пожелавшими отдохнуть в разгар летнего оздоровительного сезона. Задача такого распределения облегчается, если существует внутренний локальный нормативный акт (положения коллективного договора), которым установлены специальные критерии для "выстраивания по ранжиру" всех пожелавших. Если же такого документа в организации не существует, то приходится учитывать негласные критерии, принятые в коллективе, а также данные "отпускной истории" каждого из претендентов.

Оформление графика

Упомянутым постановлением Госкомстата России N 1 была утверждена унифицированная форма Т-7 "График отпусков". Вступивший с 1 января 2013 года в силу Федеральный закон от 06.12.11 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учёте" позволяет экономическим субъектам самостоятельно разрабатывать формы первичных учётных документов для бухгалтерского учёта. В них при этом должны иметься обязательные реквизиты, перечисленные в пункте 1 статьи 9 закона N 402-ФЗ.

Минфин России в информации N ПЗ-10/2012 указал, что с 1 января текущего года остаются обязательными к применению формы первичных учётных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии с другими федеральными законами и на основании таких законов.

По мнению трудовиков, негосударственные организации вправе использовать в кадровом делопроизводстве формы первичных учётных документов, разработанные ими самостоятельно (письма Роструда от 09.01.13 N 2-ТЗ, от 23.01.13 N ПГ/10659-6-1, от 14.02.13 N ПГ/1487-6-1). Однако требования к первичным учётным документам, содержащиеся в статье 9 закона N 402-ФЗ, можно лишь частично применить к документам, используемым для оформления событий в сфере трудовых отношений. Поэтому, на наш взгляд, для составления документов по учёту труда и его оплаты организациям всё же целесообразнее использовать унифицированные формы. Применение данных унифицированных форм необходимо утвердить либо отдельным приказом руководителя организации, либо приложением к учётной политике (п. 4 ст. 9 закона N 402-ФЗ).

Для удобства пользования график отпусков заполняется в хронологической последовательности, то есть первая запись касается работника, который уходит в отпуск первым по времени в планируемом году.

Ежегодные отпуска за предыдущие рабочие периоды также предоставляются в рамках графика отпусков на очередной календарный год. Трудовое законодательство РФ не содержит специальных норм, обязывающих использовать отпуска за рабочие периоды в хронологической последовательности: сначала за более ранний рабочий период, затем - за более поздний. Поэтому графиком может быть предусмотрено, что отпуск за текущий рабочий год будет предоставлен раньше, чем неиспользованные дни за прошлые годы. Как видим, в этом случае в графике для данного работника будут предусмотрены две строки.

Как минимум две строки в графике необходимо предусмотреть также и для случаев, когда отпуска работников делятся на части, - по строке для каждой из них.

Отметим, что работник может пойти в отпуск за прошлый период и вне графика, если достигнет соглашения с работодателем (письмо Роструда от 01.03.07 N 473-6-0).

Не обязательно приурочивать отпуска к 1-му или к 15-му числу месяца. Работодатель имеет право равномерно распределять сроки начала отпусков работников организации в течение всего месяца (п. 11 Правил об очередных и дополнительных отпусках).

В графе "Запланированная дата" графика отпусков допускается указание и просто на месяц. В таком случае работнику придётся дополнительно подавать заявление с указанием точной даты начала отпуска. Поэтому для всех случаев, когда дату начала отпуска можно определить только на основании заявления работника, целесообразно закрепить в локальном нормативном акте обязанность работника письменно извещать работодателя о конкретной дате начала отпуска не позднее чем за две календарные недели, чтобы работодатель имел возможность в свою очередь выполнить обязанность, установленную статьёй 123 ТК РФ, о письменном извещении работника о начале его отпуска.

При использовании формы Т-7 графы 7, 8 и 9 не заполняются. Графа 7 "Фактическая продолжительность отпуска" заполняется после фактического окончания отпуска, то есть после того, как работник выйдет на работу. Графы 8 и 9 "Перенесение отпуска" заполняются только в том случае, если отпуск переносится на другой период времени.

Нормами трудового законодательства РФ предусматривается предоставление некоторым работникам отпуска по их желанию в связи с совершением определённого события. В случае если после составления и утверждения графика отпусков наступит такое событие и будет соответствующее желание работника, то оно должно учитываться работодателем. Так, в частности, по желанию работника ежегодный оплачиваемый отпуск может быть предоставлен:

- женщинам - перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него, а также после окончания отпуска по уходу за ребёнком (ст. 260 ТК РФ);

- мужчинам - в период отпуска по беременности и родам его жены (ч. 4 ст. 123 ТК РФ);

- работникам, совмещающим работу с обучением, - в части присоединения ежегодного отпуска к учебному (ч. 2 ст. 177 ТК РФ);

- одному из работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях родителей (опекуна, попечителя) - для сопровождения ребёнка в возрасте до 18 лет, поступающего в образовательное учреждение среднего или высшего профессионального образования, расположенное в другой местности (ч. 5 ст. 322 ТК РФ).

Может изменить своё пожелание о времени отпуска и работник, который имеет право на предоставление отпуска в удобное для него время. Работодатель не вправе отказать такому работнику в изменении даты начала отпуска.

Фактическое время отпуска упомянутых работников, скорее всего, не будет совпадать со временем отпуска, указанным в графике отпусков. Об этом необходимо сделать соответствующую запись с указанием документа, на основании которого совершается такой перенос, в графах 8 и 9 утверждённого графика.

Перенос срока отпуска на другое время может быть осуществлён и по согласию работника и руководителя структурного подразделения. В этом случае в график отпусков вносятся соответствующие изменения с разрешения лица, утвердившего график, или лица, уполномоченного им на это. Перенос отпуска производится в порядке, установленном законодательством РФ, на основании документа, составленного в произвольной форме. В качестве основания перенесения отпуска указывается приказ (распоряжение) руководителя или иной документ организации.

Производственная необходимость иногда вынуждает работодателя отозвать работника из отпуска. Такой отзыв допускается лишь с согласия отзываемого сотрудника (ч. 2 ст. 125 ТК РФ). В исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, допускается перенесение отпуска работника на следующий рабочий год при его согласии (ч. 3 ст. 124 ТК РФ). Для отражения таких фактов в графике отпусков по форме Т-7 используется графа 10 "Примечание".

График отпусков подписывается руководителем кадровой службы (ответственным за его составление) и утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом с учётом мотивированного мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при наличии таковой на данной фирме).

Мнение профсоюза учитывается в порядке, предусмотренном статьёй 372 ТК РФ. Перед утверждением график отпусков направляется в выборный орган профсоюзной организации, который в течение 5 рабочих дней обязан представить своё мотивированное мнение. Выборный орган может:

- согласиться с представленным проектом графика;

- дать предложения по частичному его изменению либо полностью его завернуть.

При первом варианте график поступает на утверждение руководителю организации.

Во втором же случае уже у работодателя возникают варианты по принятию решения. Он может согласиться с предложениями профсоюзной организации и изменить спорные позиции графика отпусков, после чего утвердить его.

При несогласии работодатель обязан в течение трёх дней после получения предложений провести дополнительные консультации с выборным органом в целях достижения взаимоприемлемого решения. После достижения компромисса график утверждается.

При недостижении согласия возникшие разногласия надлежит оформить протоколом. Его наличие позволяет работодателю утвердить график отпусков на следующий календарный год. За выборным же органом первичной профсоюзной организации остаётся право обжалования данного документа в соответствующую государственную инспекцию труда или в суд.

Обязанность по ознакомлению работников с принятым графиком отпусков ТК РФ не установлена. В то же время график отпусков - это документ, принимаемый работодателем в порядке, установленном для локальных нормативных актов. Он обязателен как для работника, так и для работодателя (ч. 2 ст. 123 ТК РФ). Работодатель же обязан знакомить работников под роспись с документами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью (п. 10 ч. 2 ст. 22 ТК РФ). В связи с этим утверждённый график отпусков надлежит довести до сведения всех работников.

Форма такого доведения выбирается работодателем. Подойдёт любой способ ознакомления с графиком: можно вывесить его на информационном стенде либо внести дополнительную графу в используемую форму графика отпусков.

Порядок применения унифицированных форм первичной учётной документации (утв. постановлением Госкомстата России от 24.03.99 N 20) предоставляет право организациям при необходимости вносить дополнительные реквизиты в унифицированные формы. При этом все утверждённые реквизиты документации остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа), поскольку удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается. Главное, чтобы изменения были оформлены организационно-распорядительным документом организации, например приказом руководителя.

В "шапке" этой дополнительной графы (столбца) можно дать следующие формулировки: "с графиком ознакомлен (дата, подпись работника)" либо "о дате начала отпуска извещён (дата, подпись работника)".

Ознакомление работника с графиком отпусков не снимает с работодателя вышеупомянутую обязанность по уведомлению потенциального отпускника о времени начала отпуска. Исполнение данного требования законодательства РФ можно возложить на работника кадровой службы, указав в его должностной инструкции в том числе и обязанность по извещению работников о предстоящих отпусках. ТК РФ не содержит требования к форме такого извещения. Однако представляется целесообразным введение в организации такой формы. Её в этом случае следует утвердить в приложении к учётной политике как первичный документ, разработанный самостоятельно организацией.

Хранить график отпусков необходимо один год после окончания периода, на который он составлен (поз. 693 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.10 N 558). После чего документ может быть уничтожен.

О. Митрич,

аудитор

"Практический бухгалтерский учет", N 12, декабрь 2013 г.