Заполняем листок нетрудоспособности (С. Полятков, "Арсенал предпринимателя", N 7, июль 2013 г.)

Заполняем листок нетрудоспособности

Листок нетрудоспособности с каждым годом становится все более сложным документом и вызывает у предпринимателей больше вопросов. Очень важно не только самому правильно внести записи в ту часть, которая заполняется работодателем, но и проверить правильность оформления соответствующего раздела медицинской организацией, когда вы принимаете больничный лист от работника. Ведь в случае наличия ошибок Фонд социального страхования откажется оплачивать расходы по данному документу.

Листок нетрудоспособности

Документом, удостоверяющим временную нетрудоспособность и подтверждающим освобождение от работы, является листок нетрудоспособности. На это указано в ч. 5 ст. 13 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ "Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством" и в п. 17 письма ФСС РФ от 28.10.2011 N 14-03-18/15-12956.

Форма листка нетрудоспособности утверждена приказом Минздравсоцразвития РФ от 26.04.2011 N 347н "Об утверждении формы бланка листка нетрудоспособности".

Порядок выдачи листков нетрудоспособности прописан в приказе Минздравсоцразвития России от 29.06.2011 N 624н "Об утверждении Порядка выдачи листков нетрудоспособности" (далее - Порядок). Листок нетрудоспособности выдается в следующих случаях:

- при временной потери трудоспособности;

- на период долечивания в санаторно-курортных учреждениях;

- при необходимости ухода за больным членом семьи;

- на период карантина;

- на время протезирования в условиях стационара;

- на период отпуска по беременности и родам (а также при усыновлении ребенка в возрасте до трех месяцев).

В общем случае выдачу листков нетрудоспособности осуществляют лица, имеющие лицензию на медицинскую деятельность, включая работы/услуги по экспертизе временной нетрудоспособности (п. 2 Порядка). Из этого правила есть и исключения. К примеру, не выдают больничные работники организаций скорой медицинской помощи, станций переливания крови, приемных отделений больниц и т.д. (п. 3 Порядка).

Заполняем бланк

Листок нетрудоспособности состоит из трех разделов:

1) "Заполняется врачом медицинской организации";

2) "Заполняется работодателем";

3) корешок бланка - "Заполняется врачом и остается в медицинской организации".

Все записи в листке нетрудоспособности выполняются на русском языке печатными заглавными буквами чернилами черного цвета либо с применением печатающих устройств (абз. 1 п. 56 и абз. 1 п. 65 Порядка). Работники Фонда допускают возможность заполнения одного бланка смешанным способом - рукописным и с использованием принтера*(1). Специалисты Ульяновского отделения ФСС РФ также согласны с комбинированным методом заполнения листка нетрудоспособности, отмечая при этом недопустимость заполнения одной строки печатным шрифтом и вручную*(2).

Еще один важный момент: все записи в листке нетрудоспособности выполняют чернилами черного цвета (абз. 1 п. 56 и абз. 1 п. 65 Порядка). Отказ от синего цвета чернил обусловлен тем, что одна из степеней защиты бланка - волокна синего цвета. При сканировании синие чернила будут сливаться с волокнами, что затруднит распознавание документа*(3).

Допускается использование гелевой, капиллярной или перьевой ручки. Не получится воспользоваться шариковой ручкой (абз. 1 п. 56 и абз. 1 п. 65 Порядка).

Все записи осуществляются в специально отведенных ячейках, начиная с первой ячейки; они не должны заходить за пределы границ ячеек (абз. 2 п. 56 и абз. 2 п. 65 Порядка).

Если же говорить о печати работодателя (при ее наличии) и медицинской организации, то законодательство не устанавливает каких-либо требований к их форме и тексту оттиска (за исключением печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации). Допускается в локальном нормативном акте самостоятельно определить количество печатей и порядок их использования (п. 2 письма ФСС РФ от 28.10.2011 N 14-03-18/15-12956). Печати могут выступать за пределы специально отведенного места, но не должны попадать на ячейки информационного поля бланка листка нетрудоспособности (абз. 3 п. 56 и абз. 3 п. 65 Порядка). Если печать все же попала на ячейки информационного поля, то она не должна препятствовать распознаванию символов, указанных в этих ячейках*(4).

Раздел, заполняемый врачом

Работодатель должен убедиться, что принесенный работником больничный лист оформлен правильно. Ведь при наличии ошибок в листке нетрудоспособности он считается испорченным и взамен него оформляется дубликат (абз. 5 п. 56 Порядка). Дубликат выписывает лечащий врач и председатель врачебной комиссии (абз. 3 п. 57 Порядка).

Возникает вопрос: как поступить, если работнику было выдано несколько листков за длительный период и один из них был испорчен? Нужно ли менять остальные листки нетрудоспособности? Специалисты Волгоградского отделения Фонда сказали, что в данной ситуации следует заменить только испорченный листок*(5).

Порядок заполнения бланка нетрудоспособности медицинской организацией представлен в Таблице 1.

Таблица 1

Порядок заполнения бланка нетрудоспособности медицинской организацией

Наименование поля	Примечание
Первичный, дубликат	Делается соответствующая отметка "V"
Продолжение листка	Номер предыдущего листка нетрудоспособности
Наименование медицинской организации	Полное или сокращенное наименование. Если наименование содержит более 29 символов, то допустимо его "произвольное" сокращение в пределах предусмотренных ячеек*(1)
Адрес медицинской организации	Название городского или сельского поселения, улицы, номера дома, корпуса, квартиры (офиса). Внесение данных осуществляется через интервал в одну ячейку, номер корпуса указывается через знак "/" в ячейке после номера дома. Специалисты ФСС считают, что несоблюдение вышеуказанной последовательности заполнения адреса не является основанием для переоформления листка*(2)
Дата выдачи	Число, месяц и год выдачи листка нетрудоспособности
ОГРН	ОГРН медицинской организации
Ф.И.О.	Фамилия, имя и отчество (отчество указывается при его наличии) временно нетрудоспособного гражданина в соответствии с документом, удостоверяющим личность
Дата рождения	Дата рождения нетрудоспособного гражданина
М и Ж	Делается соответствующая отметка "V"
Причина нетрудоспособности	Код: 01 - заболевание; 02 - травма; 03 - карантин; 04 - несчастный случай на производстве или его последствия; 05 - отпуск по беременности и родам; 06 - протезирование в стационаре; 07 - профессиональное заболевание или его обострение; 08 - долечивание в санатории; 09 - уход за больным членом семьи; 10 - иное состояние; 11 - заболевание, указанное в п. 1 Перечня, утв. постановлением Правительства РФ от 01.12.2004 N 715; 12 - в случае заболевания ребенка в возрасте до 7 лет, включенного в перечень, определяемый Минздравсоцразвития; 13 - ребенок-инвалид; 14 - в случае болезни, связанной с поствакцинальным осложнением, или при злокачественном новообразовании у ребенка (проставляется при согласии застрахованного лица); 15 - ВИЧ-инфицированный ребенок (проставляется при согласии застрахованного лица)
	Дополнительный код: 017 - при лечении в специализированном санатории; 018 - при санаторно-курортном лечении в связи с несчастным случаем на производстве в период временной нетрудоспособности (до направления на МСЭ); 019 - при лечении в клинике научно-исследовательского учреждения (института) курортологии, физиотерапии и реабилитации; 020 - при дополнительном отпуске по беременности и родам; 021 - при заболевании или травме, наступивших вследствие опьянения, или действий, связанных с таким опьянением
	Код изм: указывается соответствующий двухзначный код (из вышеперечисленных) в случае изменения причины временной нетрудоспособности
Место работы - наименование организации	Указываются фамилия и инициалы индивидуального предпринимателя (с интервалом в одну ячейку)
Основное, по совместительству	Делается соответствующая отметка "V". Если листок нетрудоспособности выдан для представления по месту работы по совместительству, то указывается номер листка, выданного для представления по основному месту работы
Состоит на учете в государственных учреждениях службы занятости	Не заполняется
Дата 1	Дата изменения причины нетрудоспособности, предполагаемая дата родов, дата начала путевки
Дата 2	Дата окончания путевки
N путевки	Номер путевки
ОГРН санатория или клиники НИИ	ОГРН
По уходу	Заполняется в случае ухода за больным членом семьи (в т.ч. при карантине ребенка). Лет/мес.: в первых двух ячейках указывается число полных лет больного члена семьи. Если ребенок не достиг возраста 1 года, то первые две ячейки не заполняются, а во вторых двух ячейках указывается возраст в месяцах
	Родственная связь: 38 - мать; 39 - отец; 40 - опекун; 41 - попечитель; 42 - иной родственник, фактически осуществляющий уход
	Ф.И.О. члена семьи, за которым осуществляется уход: указываются фамилия, имя, отчество (отчество указывается при его наличии) гражданина, за которым осуществляется уход (с пробелами в одну ячейку)
Поставлена на учет в ранние сроки беременности (до 12 недель) - да, нет	Делается соответствующая отметка "V"
Отметки о нарушении режима	В зависимости от вида нарушения указывается код: 23 - несоблюдение предписанного режима, самовольный уход из стационара, выезд на лечение в другой административный район без разрешения лечащего врача; 24 - несвоевременная явка на прием к врачу; 25 - выход на работу без выписки; 26 - отказ от направления в учреждение МСЭ; 27 - несвоевременная явка в учреждение МСЭ; 28 - другие нарушения
Дата	Дата нарушения
Подпись врача	Подпись лечащего врача
Находился в стационаре	Даты начала и окончания стационарного лечения
Дата направления в бюро МСЭ	Заполняются при направлении на МСЭ
Дата регистрации документов в бюро МСЭ
Установлена/изменена группа инвалидности
Освидетельствован в бюро МСЭ
Подпись руководителя бюро МСЭ
Освобождение от работы	Указываются продолжительность лечения, должность, фамилия и инициалы врача (с пробелом в одну ячейку между фамилией и инициалами*(3)) или проставляется его идентификационный номер, ставится подпись. В случаях, рассматриваемых врачебной комиссией, указанные данные заполняют на председателя врачебной комиссии. Пустые строки таблицы "Освобождение от работы" аккуратно прочеркиваются одной горизонтальной линией.
	В графу "Должность врача" заносится специальность, по которой работник имеет подготовку. Указание просто слова "врач" или "леч. врач" недопустимо. Данную графу нужно заполнить следующим образом: терапевт, педиатр, хирург, лор. При этом возможно сокращение: "аллергол", "стоматол", "офтальмол" и т.д. (если число букв в наименовании превышает 9 ячеек)*(4). Если фамилия и инициалы врача превышают 14 символов первого ряда ячеек, то допускается перенесение окончания фамилии и инициалов во второй ряд ячеек. Если в принципе недостаточно ячеек, то возможно сокращение фамилии*(5). В случае санаторно-курортного лечения в графах "С какого числа" и "По какое число" указываются дни с учетом времени, необходимого для проезда к месту лечения и обратно. При этом реальный срок пребывания в санатории отражают в строке "Находился в стационаре"*(6)
Приступить к работе	Дата восстановления трудоспособности
Иное	Указывается код: 31 - если гражданин продолжает болеть и ему выдают новый листок нетрудоспособности; 32 - при установлении инвалидности; 33 - при изменении группы инвалидности; 34 - в случае смерти; 35 - в случае отказа от проведения МСЭ; 36 - в случае, когда гражданин после выдачи или продления листка нетрудоспособности на прием не являлся, а при очередном посещении признан трудоспособным; 37 - в случае направления на долечивание непосредственно после стационарного лечения. Для кодов 32, 33, 34 и 36 проставляется также дата установления, изменения группы инвалидности, дата смерти гражданина, дата явки трудоспособным
Выдан листок (продолжение) N	Номер продолжения листка нетрудоспособности
Подпись врача	Подпись лечащего врача
*(1) Пункт 8 письма ФСС РФ от 28.10.2011 N 14-03-18/15-12956. *(2) Слова "с пробелом в одну ячейку" относятся к пробелу, проставляемому между фамилией и инициалами. Например, "ИВАНОВ АП". На это указано в п. 5 письма ФСС РФ от 28.10.2011 N 14-03-18/15-12956. *(3) Пункт 10 письма ФСС РФ от 28.10.2011 N 14-03-18/15-12956. *(4) Пункт 5 письма ФСС РФ от 28.10.2011 N 14-03-18/15-12956, п. 2 письма ФСС РФ от 14.09.2011 N 14-03-11/15-8605, письмо ФСС РФ от 05.08.2011 N 14-03-11/05-8545. *(5) Пункт 16 письма ФСС РФ от 28.10.2011 N 14-03-18/15-12956. *(6) Пункт 1 письма ФСС РФ от 14.09.2011 N 14-03-11/15-8605 и п. 6 письма ФСС РФ от 28.10.2011 N 14-03-18/15-12956.

В письмах ФСС РФ от 28.10.2011 N 14-03-18/15-12956 и от 30.09.2011 N 14-03-11/15-11575 прозвучало, что наличие в листке нетрудоспособности технических недочетов заполнения не является основанием для его переоформления, если при этом все записи в листке читаются. Примеры таких недочетов: заполнение полей бланка прописными буквами, обведение букв дважды, попадание печатей на информационное поле, указание слов "врач", проставление пробелов между инициалами врача и т.д.

Обратим внимание на следующий момент. При оформлении листков нетрудоспособности медицинские учреждения вносят наименование работодателя со слов гражданина. Поэтому зачастую в бланках указанная графа оказывается заполнена неверно. Специалисты Воронежского отделения ФСС РФ считают*(6), что в этом случае листок может быть принят работодателем без переоформления. Ведь работодатель, идентифицировав гражданина как своего работника, заполняет строку "место работы - наименование организации", указывая в ней свое "правильное" наименование. Для дополнительного контроля предусмотрено поле "Регистрационный N" страхователя, по которому Фонд может идентифицировать работодателя.

Бывает и так, что в бухгалтерию поступает лист нетрудоспособности с незаполненным реквизитом "место работы", т.к. работнику сказали, что можно самим вписать наименование работодателя. Специалисты Свердловского отделения фонда уточняют*(7), что работодатель не вправе заполнять раздел бланка "заполняется врачом медицинской организации", в т.ч. дописывать наименование места работы.

В случае возникновения сомнений в правильности оформления листка нетрудоспособности следует обратиться за консультацией в региональное отделение Фонда (письмо ФСС РФ от 30.09.2011 N 14-03-11/15-11575).

Раздел, заполняемый работодателем

После того как работодатель проверит принесенный работником бланк нетрудоспособности, следует приступить к его дальнейшему заполнению.

Порядок заполнения бланка нетрудоспособности индивидуальным предпринимателем представлен в Таблице 2.

Таблица 2

Порядок заполнения бланка нетрудоспособности работодателем

Наименование поля	Примечание
Место работы - наименование организации	Фамилия, имя, отчество (отчество указывается при его наличии) индивидуального предпринимателя (с пробелами в одну ячейку). Если Ф.И.О. содержит более 29 символов, то допустимо его сокращение в пределах имеющихся ячеек*(1)
Основное, по совместительству	Делается соответствующая отметка "V"
Регистрационный N	Регистрационный номер, указанный в Извещении (Уведомлении)
Код подчиненности	Код, указанный в Извещении (Уведомлении)
ИНН нетрудоспособного (при наличии)	В случае отсутствия у получателя пособия ИНН данная строка не заполняется
СНИЛС	Страховой номер индивидуального лицевого счета в системе обязательного пенсионного страхования получателя пособия
Условия исчисления	Соответствующий код (при необходимости несколько кодов): 43 - лицо, относящееся к категории лиц, подвергшихся воздействию радиации, имеющих право на льготы при назначении и исчислении пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам; 44 - лицо, приступившее к работе в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях до 2007 года и продолжающее работать в этих местностях; 45 - лицо, имеющее инвалидность; 46 - с лицом заключен трудовой договор на срок менее 6 месяцев (не проставляется в случае указания кода 11 в строке "Причина нетрудоспособности"); 47 - заболевание (травма) наступила в течение 30 календарных дней со дня прекращения работы; 48 - уважительная причина нарушения режима; 49 - продолжительность заболевания превышает 4 месяца подряд (для лиц, имеющих инвалидность); не проставляется в случае указания кода 11 в строке "Причина нетрудоспособности"; 50 - продолжительность заболевания превышает 5 месяцев в календарном году (для лиц, имеющих инвалидность); не проставляется в случае указания кода 11 в строке "Причина нетрудоспособности"; 51 - лицо на момент наступления страхового случая работает на условиях неполного рабочего времени
Акт формы Н-1 от	Дата составления акта в случае, когда временная нетрудоспособность наступила в результате несчастного случая на производстве
Дата начала работы	Дата, с которой работник должен был приступить к работе в случае аннулирования трудового договора (если заболевание или травма наступили в период со дня заключения трудового договора до дня его аннулирования)
Страховой стаж	Количество полных лет, месяцев деятельности работника, учитываемых в страховом стаже. Страховой стаж указывается на момент наступления страхового случая. Если страховой стаж равен полному количеству лет, например, 8 лет, то в данных ячейках необходимо проставлять "8" и "00". В случае отсутствия страхового стажа - "00" и "00"*(2)
в т.ч. нестраховые периоды	Количество полных лет, месяцев прохождения работником военной службы, а также иной службы, предусмотренной Законом от 12.02.1993 N 4468-1, с 01.01.2007
Причитается пособие за период	Период, за который работнику должно быть назначено и выплачено пособие
Средний заработок для исчисления пособия	Сумма среднего заработка, из которого должно быть исчислено пособие
Средний дневной заработок	Средний дневной заработок
Сумма пособия за счет средств работодателя	Сумма пособия, подлежащая выплате за счет средств работодателя. Размер пособия указывают в полном объеме, с НДФЛ*(3)
Сумма пособия за счет средств ФСС	Сумма пособия, подлежащая выплате за счет средств ФСС. Размер пособия указывают в полном объеме, с НДФЛ*(4)
Итого начислено	Общая сумма пособия, подлежащая выплате застрахованному лицу. Размер пособия указывают в полном объеме, с НДФЛ
Фамилия и инициалы руководителя и подпись	Фамилия и инициалы индивидуального предпринимателя и его подпись. Если в отведенных ячейках не помещаются фамилия и инициалы страхователя, можно указать фамилию без инициалов, также возможно сокращение фамилии в пределах имеющихся ячеек*(5)
Фамилия и инициалы главного бухгалтера и подпись	Фамилия и инициалы главного бухгалтера и его подпись. Если у индивидуального предпринимателя отсутствует указанная должность, в данной строке отражают фамилию и инициалы индивидуального предпринимателя
*(1) "Заполнение листков нетрудоспособности" раздела "Вопросы и ответы" сайта Волгоградского РО ФСС РФ (http://www.volgrofss.ru/q-a/81/). *(2) Пункт 13 письма ФСС РФ от 28.10.2011 N 14-03-18/15-12956. *(3) Пункт 11 письма ФСС РФ от 28.10.2011 N 14-03-18/15-12956 и письмо ФСС РФ от 08.09.2011 N 14-03-14/15-10022. *(4) Пункт 11 письма ФСС РФ от 28.10.2011 N 14-03-18/15-12956 и письмо ФСС РФ от 08.09.2011 N 14-03-14/15-10022. *(5) "Заполнение листков нетрудоспособности" раздела "Вопросы и ответы" сайта ГУ РО ФСС РФ по Республике Татарстан (http://fss16.ru/index.php?name=Pages&op=page&pid=178).

В отличие от раздела, заполняемого врачом, ошибки, допущенные в разделе работодателя, можно исправить. Алгоритм исправления ошибок выглядит следующим образом (абз. 4 п. 65 Порядка):

- ошибочная запись аккуратно зачеркивается;

- правильная запись вносится на оборотную сторону бланка листка нетрудоспособности, подтверждается записью "исправленному верить", подписью и печатью работодателя (при ее наличии).

Учтите, что не допускается исправление ошибок с помощью корректирующего или иного аналогичного средства (абз. 4 п. 65 Порядка).

Рассмотрим пример, приведенный в письме ФСС РФ от 18.10.2012 N 15-03-14/05-12954. В данном случае работодатель ошибочно заполнил строку "Дата начала работы". Специалисты Фонда посоветовали на оборотной стороне листка нетрудоспособности сделать следующую запись: "Строку "Дата начала работы" считать незаполненной".

Еще одна распространенная ошибка связана с тем, что данные в бланк вносятся не с первой ячейки. Специалисты Камчатского отделения ФСС РФ*(8) советуют в случае непринятия такого листка Фондом внести исправления. Например, если при заполнении строки "Средний заработок для назначения пособия" первая ячейка оставлена пустой, то на оборотной стороне листка следует указать: "Запись в строке "Средний заработок для исчисления пособия", произведенную со второй ячейки, считать произведенной с первой ячейки". Далее заверить эту запись подписью и печатью работодателя.

Обратите внимание: расчет пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам производится на отдельном листке и прикладывается к листку нетрудоспособности (п. 67 Порядка).

С. Полятков,

главный бухгалтер ООО "Инс-ТРЕЙД"

"Арсенал предпринимателя", N 7, июль 2013 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) "Разъяснения по вопросам заполнения листков нетрудоспособности" сайта ГУ РО ФСС РФ по Республике Татарстан (http://fss16.ru/index.php?name=Pages&op=page&pid=275) и "Заполнение листков нетрудоспособности" раздела "Вопросы и ответы" сайта Волгоградского РО ФСС РФ (http://www.volgrofss.ru/q-a/81/).

*(2) "Обзор вопросов по заполнению листков нетрудоспособности" раздела "Вопросы и ответы" сайта Ульяновского РО ФСС РФ (http://urofss.ru/index.php?id=90).

*(3) "Заполнение листков нетрудоспособности" раздела "Вопросы и ответы" сайта ГУ РО ФСС РФ по Республике Татарстан (http://fss16.ru/index.php?name=Pages&op=page&pid=178).

*(4) "Заполнение листков нетрудоспособности" раздела "Вопросы и ответы" сайта ГУ РО ФСС РФ по Республике Татарстан (http://fss16.ru/index.php?name=Pages&op=page&pid=178).

*(5) "Заполнение листков нетрудоспособности" раздела "Вопросы и ответы" сайта Волгоградского РО ФСС РФ (http://www.volgrofss.ru/q-a/81/).

*(6) "Ответы на вопросы работодателю по оформлению листков нетрудоспособности" раздела "Информация по заполнению листков нетрудоспособности нового образца" сайта ГУ Воронежского ФСС РФ (http://www.fss.vrn.ru/content/posobia2012).

*(7) "Вопросы по оформлению листка временной нетрудоспособности" раздела "Вопросы-ответы" сайта Свердловского РО ФСС РФ (http://r66.fss.ru/answers/44227.shtml).

*(8) "Оформление нового листка нетрудоспособности" раздела "Вопросы и ответы" сайта Камчатского РО ФСС РФ (http://r41.fss.ru/answers/52475/55707.shtml).