Успеть за 8 часов (М. Скудутис, "Расчет", N 8, август 2013 г.)

Успеть за 8 часов

Как правило, краткосрочные командировки связаны с поездками по РФ. Однако бывают и исключения: в некоторых случаях за одни сутки сотрудник может слетать в другую страну и успеть вернуться. О каких правилах и ограничениях нужно помнить в подобных ситуациях, разобралась Марина Скудутис.

НДФЛ

Первый вопрос, который возникает при оформлении однодневной командировки: нужно ли платить налог с суточных, которые работодатель выплачивает сотруднику в связи с выполнением краткосрочного корпоративного задания?

Напомню, компенсационные выплаты, связанные с исполнением специалистом своих трудовых обязанностей, не облагаются НДФЛ. При этом нужно иметь в виду, что указанные выплаты, за исключением суточных, освобождаются от налогообложения в пределах фактически произведенных и документально подтвержденных целевых расходов. Речь идет о затратах на проезд до места назначения и обратно, сборах за услуги и комиссионных, расходах на проезд в аэропорт или на вокзал, на провоз багажа, на аренду жилого помещения, оплату услуг связи, получение и регистрацию служебного заграничного паспорта и виз, обмена валюты. Получается, что только суточные не требуют документального подтверждения их использования.

Обратите внимание: в соответствии с пунктом 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, который утвержден постановлением Правительства Российской Федерации от 13 октября 2008 года N 749, при "высылке" специалиста по служебному поручению в местность, откуда сотрудник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются. Вопрос о необходимости таких возвратов определяет руководитель компании. Он вправе позволить работнику не тратить время на проезд, если задание рассчитано на несколько дней подряд, при этом будет очевидно, что из-за разъездов сотрудник не успевает полноценно отдохнуть. Расходы по найму жилого помещения необходимо возместить специалисту в тех размерах, которые определены локальным нормативным актом.

Денежные средства, которые получает специалист при направлении в однодневную командировку по России, относятся к иным расходам, связанным со служебными разъездами. Они могут быть учтены в составе доходов, которые освобождены от налогообложения, в полном объеме. Однако в этом случае обязательно нужно иметь документальное подтверждение затрат. Если такие бумаги работник не привезет с собой, то надо применять постановление Президиума ВАС от 11 сентября 2012 года N 4357/12. Как следует из документа, не платить налог можно только с 700 рублей - при выполнении служебного задания на территории РФ. А вот при однодневной загранкомандировке суточные выплачиваются в иностранной валюте в размере 50 процентов нормы, установленной локальным актом для соответствующих направлений за рубеж (п. 20 Положения о служебных командировках).

Налог на прибыль

Еще один вопрос, который возникает при отправке сотрудника в однодневную командировку: вправе ли организация учесть расходы, связанные с возмещением затрат, произведенных своим специалистом, в составе прочих расходов в целях налога на прибыль? Ответ можно найти в Письме Минфина от 27 мая 2013 года N 03-03-06/1/18953. И вывод из документа следующий: да, такое право у компании есть, сделать это можно в соответствии с подпунктом 49 пункта 1 статьи 264 НК РФ.

Командировочное удостоверение

Командировочное удостоверение можно не выписывать, если работник должен вернуться из поездки в тот же день, в который он был "выслан" из офиса. Минтруд России в Письме от 14 февраля 2013 года N 14-2-291 указал, что это право работодателя.

В названном документе чиновники ведомства разъяснили некоторые вопросы, связанные с оформлением командировок сотрудников, возмещением их расходов, расследованием несчастных случаев на производстве.

По общему правилу, удостоверение оформлять не нужно при направлении работника в командировку за пределы России (п. 15 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки). Исключение составляют поездки в страны СНГ.

Вообще нужно отметить, что такой документ необходим для подтверждения периода пребывания специалиста в служебном задании. В случае однодневной поездки ее продолжительность можно подтвердить проездными документами от места работы к месту выполнения поручения и обратно, а также соответствующим отчетом.

Поэтому Минтруд и предполагает, что оформление удостоверения при направлении работника в однодневную командировку нецелесообразно. Кроме того, эта бумага не нужна и для подтверждения расходов в целях налога на прибыль. Достаточно будет авансового отчета, документов, подтверждающих транспортные и иные понесенные траты.

Однако с однозначностью этого вывода сложно согласиться. Стоит внимательно прочитать Положение о служебных командировках. Этот документ предусматривает только один случай, когда можно не оформлять командировочное удостоверение - при направлении работника за пределы России. Поэтому я бы советовала бумагу составить в любом случае. Такой же позиции придерживается Роструд в Письме от 4 марта 2013 года N 164-6-1.

Спорная удаленность

Вокруг вопроса, может или нет работник возвращаться ежедневно из командировки домой, очень часто возникают споры. Например, интересно в этом контексте ознакомиться с постановлением ФАС Западно-Сибирского округа от 26 апреля 2013 года по делу N А67-5500/2012. Коротко расскажу о нем. Работодатель из Томска отправил двоих своих сотрудников в область. Они выехали в пять утра и вернулись в город только в десять часов вечера. Как вы понимаете, в сутки они уложились. Однако арбитры посчитали, что работодатель ущемил права специалистов. Дело в том, что согласно путевому листу, пройденное расстояние составило 730 км, а продолжительность командировки - 17 часов. А это значительно превосходит нормальную продолжительность рабочего времени и свидетельствует о том, что сотрудники не имели возможности для полноценного отдыха. Имейте это в виду, когда будете рассчитывать отправку работников в однодневные командировки.

Поэтому тут встает вопрос: а как нужно оплачивать труд в этой ситуации? Первое, что приходит в голову: такая работа считается сверхурочной. Напомню, что привлечь сотрудника к ней можно только при наличии его письменного согласия в предусмотренных статьей 99 ТК РФ случаях. Например, при необходимости выполнить или закончить начатую работу, если ее невыполнение может повлечь за собой порчу или гибель имущества. При этом продолжительность сверхурочного труда не должна превышать для каждого сотрудника четырех часов в течение двух дней подряд и ста двадцати часов в год. Получается, что если длительность рабочего времени ваших сотрудников в командировке превысила норму, то вам придется оплатить им сверхурочный труд. Однако в этом случае нужно учитывать один момент. Если человек трудится на условиях ненормированного рабочего дня, то за тот день, который он провел в командировке, ему нужно выплатить средний заработок. Работа за пределами восьмичасового дня в этом случае не оплачивается.

М. Скудутис

"Расчет", N 8, август 2013 г.