Акт и приказ на уничтожение "первички" ("Московский бухгалтер", N 9, сентябрь 2013 г.)

Акт и приказ на уничтожение "первички"

В статье "Хранение первичной документации" мы затронули вопрос уничтожения документов, сроки хранения которых подошли к концу. Эту процедуру необходимо оформить. В том, как правильно это сделать, нашему журналу помогли разобраться эксперты Бератора для Windows.

Комиссия

Для того чтобы вынести компетентное решение относительно старых документов, нужно создать экспертную комиссию. Утвердить ее достаточно приказом руководителя. В составе этой комиссии непременно должен быть человек, ответственный за архив. Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия утверждено приказом Росархива от 19 января 1995 г. N 2.

Какие документы оформлять

Комиссия экспертов определяет, какие из документов с истекшим сроком хранения можно уничтожить, и фиксирует их в актах о выделении к уничтожению. Примерная форма акта приведена в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (приказ Росархива от 23 декабря 2009 г. N 76).

К акту прилагают опись дел, сгруппированных по срокам хранения.

Утилизация

После подписания акта и составления описи ненужные документы сдают на утилизацию бумагоперерабатывающим или собирающим вторсырье организациям. Оформляется это приемосдаточной накладной с указанием количества дел, веса бумаги и даты передачи. Отдельным актом экспертная комиссия фиксирует сам факт передачи документов в утиль. И на акте, и на накладной обязательно должна стоять подпись руководителя организации.

Хранить "первичку"

Всю первичную документацию, которой оформлено уничтожение "первички" (акт о выделении документов на уничтожение, опись дел, акт об уничтожении документов и накладную), нужно сохранять. Хранить их нужно в отдельном деле в архиве организации. Все уничтоженные документы необходимо списать с книг учета с указанием номера и даты акта.

Деньги, полученные за сдачу макулатуры, можно учесть в составе прочих доходов. В бухгалтерском учете эти средства приходуют следующими проводками:

Дебет 50 Кредит 91-1

- денежные средства, полученные за сданную макулатуру, оприходованы в кассу организации;

Дебет 91-2 Кредит 68, субсчет "Расчеты по НДС"

- начислен налог на добавленную стоимость к уплате в бюджет.

"Московский бухгалтер", N 9, сентябрь 2013 г.