Расчет больничного, декретного и детского пособий: в чем разница? (В.А. Барковец, "Упрощенка", N 5, май 2013 г.)

Расчет больничного, декретного и детского пособий: в чем разница?

Если у вас "упрощенка" с объектом доходы. Прочитайте эту статью, информация вам пригодится, когда возникнет необходимость начислять пособия.

С января 2013 года Федеральный закон от 29.12.2006 N 255-ФЗ (далее - Закон N 255-ФЗ) изменил порядок расчета декретных и детских пособий. А правила начисления пособия по временной нетрудоспособности оставил прежними. Вслед за этим постановлением Правительства РФ от 20.02.2013 N 145 были внесены изменения в Положение об особенностях порядка исчисления пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам и ежемесячного пособия по уходу за ребенком, утвержденное постановлением Правительства РФ от 15.06.2007 N 375 (далее - Положение N 375). В этом документе конкретизированы те правила расчета пособий, которые в Законе N 255-ФЗ подробно не раскрыты.

Учитывая, что за последние три года правила расчета социальных пособий изменялись многократно, мы подготовили для вас этот материал с самыми, можно сказать, свежими и окончательными пояснениями. А шпаргалку в виде справочной таблицы для расчета больничного, декретного и детского пособий вы найдете на с. 65.

Пособие по болезни

Как начислять пособие по временной нетрудоспособности

Правила расчета пособия по временной нетрудоспособности установлены в пункте 1 статьи 14 Закона N 255-ФЗ и пункте 15.1 Положения N 375. Для того чтобы начислить пособие, воспользуйтесь формулой:

Сумма пособия по временной нетрудоспособности

=

Доходы сотрудника за два календарных года, предшествующих году болезни

:

730

х

Процент, зависящий от страхового стажа сотрудника (от 60 до 100%)

х

Количество календарных дней болезни

Начисляя пособие в 2013 году, нужно брать заработок, облагаемый страховыми взносами в ФСС РФ за 2012 и 2011 годы. При этом суммы не могут быть выше 512 000 руб. за 2012 год и 463 000 руб. за 2011 год (постановления Правительства РФ от 24.11.2011 N 974 и от 27.11.2010 N 933).

Таким образом, максимальный среднедневной заработок, исходя из которого рассчитывают больничный в 2013 году, равен 1335,62 руб. [(512 000 руб. + 463 000 руб.) : 730 дн.].

Рассчитав фактический среднедневной заработок, его нужно сравнить с минимумом. Минимум определяют исходя из МРОТ. Согласно Федеральному закону от 03.12.2012 N 232-ФЗ с 1 января 2013 года минимальный размер оплаты труда равен 5205 руб.

Значит, минимальный размер среднедневного заработка для начисления пособия равен 171,12 руб. (5205 руб. х 24 мес. : 730 дн.). Такое правило прописано в пункте 15.3 Положения N 375.

Сравнив фактический среднедневной заработок и минимальный размер, к выплате нужно назначить максимальный.

Начисляя пособие по временной нетрудоспособности, не забывайте еще, что оно зависит от страхового стажа сотрудника (ст. 7 Закона N 255-ФЗ). Подробная информация о том, на какой процент нужно корректировать среднедневной заработок, рассчитывая пособие, представлена в табл. 1 на с. 58.

Таблица 1

Как размер больничного пособия зависит от страхового стажа сотрудника

Причина нетрудоспособности	Стаж работника	Размер пособия, % от среднего заработка	Основание
Собственное заболевание	8 лет и более	100	П. 1 ст. 7 Закона N 255-ФЗ
	От 5 до 8 лет	80
	До 5 лет*	60
Профессиональное заболевание или несчастный случай на производстве	Любой	100	Ст. 9 Федерального закона от 24.07.98 N 125-ФЗ
Уход за больным ребенком (в возрасте до 15 лет) амбулаторно	Стаж 8 лет и более	100 за первые 10 дней и 50 за последующие дни нетрудоспособности	Подп. 1 п. 3 ст. 7 Закона N 255-ФЗ
	Стаж от 5 до 8 лет	80 за первые 10 дней и 50 за последующие дни нетрудоспособности
	Стаж до 5 лет*	60 за первые 10 дней и 50 за последующие дни нетрудоспособности
Уход за больным ребенком (в возрасте до 15 лет) в стационаре и уход за взрослым членом семьи (в том числе ребенком старше 15 лет) амбулаторно	Стаж 8 лет и более	100	Подп. 2 п. 3 ст. 7 и п. 4 ст. 7 Закона N 255-ФЗ
	От 5 до 8 лет	80
	Стаж до 5 лет*	60
* Размер пособия сотрудникам, отработавшим меньше шести месяцев, ограничен МРОТ в расчете за полный календарный месяц (с учетом районного коэффициента, если он применяется в данной местности). Это прописано в пункте 6 статьи 7 Закона N 255-ФЗ.

Читайте также. Подробно о том, как определять страховой стаж сотрудника, мы рассказали в журнале "Упрощенка", 2013, N 1, с. 56.

Наконец, рассчитав и начислив пособие по временной нетрудоспособности, нужно удержать с него НДФЛ, а оставшуюся сумму выплатить работнику. Об этом сказано в пункте 1 статьи 217 НК РФ.

Как больничное пособие учитывать при УСН

Если заболел сам сотрудник, то ФСС РФ оплатит его больничный лист начиная с четвертого дня временной нетрудоспособности, а первые три дня болезни работодатель оплачивает за свой счет. Это следует из подпункта 1 пункта 2 статьи 3 Закона N 255-ФЗ. И именно эту сумму за три дня можно учесть в расходах при УСН (подп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). А то пособие, которое возмещает фонд, на доходы и расходы "упрощенца" не влияет и в Книге учета доходов и расходов никак не отражается.

Также в расходах можно учесть НДФЛ, который удержан с пособия по временной нетрудоспособности за первые три дня, оплаченных средствами работодателя. Основанием является тот же подпункт 6 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ.

Если же сотрудник взял больничный по уходу за больным членом семьи, в том числе за ребенком, или осуществлял протезирование, или долечивался в санаторно-курортных учреждениях РФ, тогда ФСС возмещает пособие полностью начиная с первого дня временной нетрудоспособности (п. 3 ст. 3 Закона N 255-ФЗ). И по такой операции у плательщика УСН соответственно не возникает ни доходов, ни расходов.

Если же вы применяете УСН с объектом доходы, пособие, выплаченное за счет собственных средств, можете включить в налоговый вычет (п. 3.1 ст. 346.21 НК РФ). Вычет не может уменьшать налог более чем на 50%.

Читайте также. О том, по каким правилам удержанный у работника НДФЛ можно включать в расходы при УСН, мы подробно рассказали в журнале "Упрощенка", 2013, N 2, с. 29.

Пример 1. Начисление и выплата пособия по временной нетрудоспособности

И.В. Полякова работает корректором в ООО "Дионис" с ноября 2010 года. Фирма применяет УСН с объектом доходы минус расходы.

В феврале 2013 года И.В. Полякова проболела 10 календарных дней, о чем представила в бухгалтерию больничный лист. Рассчитаем сумму пособия, которую получит сотрудница.

Страховой стаж И.В. Поляковой составляет 7 лет, поэтому пособие ей будет выплачено в размере 80% среднего заработка. Расчетный период для начисления пособия по временной нетрудоспособности - с 1 января 2011 года по 31 декабря 2012 года.

За 2012 год ООО "Дионис" начислило сотруднице 480 000 руб., а за 2011-й - 400 000 руб. Данные суммы не превысили предельных значений (512 000 руб. и 463 000 руб. соответственно). Таким образом, при расчете больничного будет учтен фактический заработок И.В. Поляковой за 2012 и 2011 годы.

Средний дневной заработок сотрудницы составит 964,38 руб. [(480 000 руб. + 400 000 руб.) : 730 дн. х 80%].

Таким образом, ООО "Дионис" начислит И.В. Поляковой пособие по временной нетрудоспособности в размере 9643,8 руб. (964,38 руб. х 10 дн.).

Со всей суммы пособия, начисленной И.В. Поляковой, удержан НДФЛ в сумме 1254 руб. (9643,8 руб. х 13%).

На руки сотрудница получит 8389,8 руб. (9643,8 руб. - 1254 руб.).

Пособие, начисленное за счет ФСС РФ в сумме 6750 руб. (964,38 руб. х 7 дн.), в состав расходов при УСН не входит. А сумму пособия в размере 2893 руб. (964,38 руб. х 3 дн.) можно учесть при "упрощенке", уменьшив на нее налоговую базу (после выплаты сотруднице).

НДФЛ, который можно учесть при УСН в расходах, будет равен 376 руб. (2893 руб. х 13%).

Таким образом, в расходах при УСН организация вправе учесть НДФЛ, удержанный при выплате пособия, в сумме 376 руб. и само пособие за вычетом НДФЛ в размере 2517 руб. (2893 руб. - 376 руб.).

Декрет

Как начислить пособие по беременности и родам в 2013 году

Правила расчета декретного пособия также определены в Законе N 255-ФЗ. Но алгоритм расчета несколько иной, используйте следующую формулу:

Сумма пособия по беременности и родам

=

Доходы за два календарных года (максимум 512 000 руб. и 463 000 руб.)

:

Количество дней в двух календарных годах за минусом календарных дней в исключаемых периодах

х

Количество календарных дней декрета

Таким образом, чтобы рассчитать декретное пособие в 2013 году, нужно сначала сложить весь доход, полученный сотрудницей за 2012 и 2011 годы, но не более предельной базы для начисления страховых взносов (в 2012 году это 512 000 руб., в 2011-м - 463 000 руб.). А затем эту сумму разделить на 731 (столько дней было в 2012 и 2011 годах, поскольку 2012 год - високосный). Получите величину среднедневного заработка (п. 1 ст. 14 Закона N 255-ФЗ).

При этом из расчетного периода (731 календарный день) нужно исключить определенные дни, если таковые были (табл. 2). А из доходов - соответственно суммы, начисленные за эти дни (п. 3.1 ст. 14 Закона N 255-ФЗ).

Таблица 2

Дни, которые не входят в расчет среднедневного заработка для начисления декретного и детских пособий

N	Периоды, исключаемые при расчете среднего заработка
1	Период временной нетрудоспособности
2	Отпуск по беременности и родам
3	Отпуск по уходу за ребенком
4	Дни, когда женщину освобождали от работы по законам РФ с полным или частичным сохранением зарплаты. Этот период не учитывается, если на сохраняемую зарплату не платились взносы в ФСС РФ

Читайте также. О том, как пересчитывать минимальное декретное пособие в связи с изменением МРОТ, мы рассказали в журнале "Упрощенка", 2011, N 7, с. 26.

Обратите внимание: декретное пособие всегда рассчитывается исходя из 100-процентного среднего заработка, корректировок в зависимости от страхового стажа (как при пособии по болезни) нет. Единственное ограничение применяется в ситуации, когда страховой стаж сотрудницы на момент назначения пособия составляет меньше шести месяцев (п. 3 ст. 11 Закона N 255-ФЗ). Тогда пособие за каждый календарный месяц отпуска по беременности и родам не может превышать МРОТ.

Также важно не забывать о том, что средний заработок для расчета декретных имеет свой максимум. Его определяют путем деления предельных величин для начисления взносов, которые действовали в двух предшествующих годах, на 730 (п. 3.3 ст. 14 Закона N 255-ФЗ).То есть в 2013 году максимальный размер среднедневного заработка равен 1335,62 руб. [(463 000 руб. + 512 000 руб.) : 730 дн.]. Аналогичные разъяснения содержатся и в письме ФСС РФ от 11.01.2013 N 15-03-18/12-169.

Поэтому если вы рассчитали среднедневной заработок сотрудницы и он оказался больше, чем 1335,62 руб., то для начисления пособия надо брать именно эту сумму.

Получается, что максимальное декретное пособие при продолжительности отпуска в 140 календарных дней в этом случае составит 186 986,8 руб. (1335,62 руб. х 140 дн.).

На заметку. Максимальный размер среднедневного заработка для начисления пособий в 2013 году составляет 1335,62 руб.

Также законодательством предусмотрен и минимум среднедневного заработка для расчета декретных. Он применяется в двух случаях: когда у работницы стаж меньше шести месяцев и когда доход сотрудницы в пересчете за полный календарный месяц оказался меньше МРОТ (п. 1.1 ст. 14 Закона N 255-ФЗ и п. 11.1 Положения N 375). Тогда средний дневной заработок рассчитывают по формуле:

Минимальный средний заработок исходя из МРОТ

=

МРОТ х 24 мес.

:

730

То есть при МРОТ, равном 5205 руб., минимальный размер среднедневного заработка составит 171,12 руб. (5205 руб. х 24 мес. : 730 дн.). Такие правила установлены в пункте 15.3 Положения N 375. Следовательно, минимальное пособие по беременности и родам, на которое может рассчитывать женщина в 2013 году, составляет 23 956,8 руб. (171,12 руб. х 140 дн.).

И еще один важный момент. Если в расчетном периоде сотрудница работала у других работодателей, то для назначения ей пособия вам потребуется справка о сумме ее заработка у них (п. 5 ст. 13 Закона N 255-ФЗ). Для получения таких справок работница должна обратиться с письменным заявлением к предыдущим работодателям (подп. 3 п. 2 ст. 4.1 Закона N 255-ФЗ). Форма справки о сумме заработка и порядок ее выдачи утверждены приказом Минздравсоцразвития России от 17.01.2011 N 4н.

На заметку. Основное изменение при исчислении больничных и пособий по беременности и родам связано с расчетом среднего дневного заработка.

Пример 2. Начисление декретного пособия исходя из МРОТ

Т.И. Орлова с 2011 года работает в ООО "Атлант" уборщицей. 8 апреля 2013 года она представила в бухгалтерию больничный лист, подтверждающий декретный отпуск, его период составляет 140 календарных дней. Расчетный период для начисления пособия - два календарных года: 2012-й и 2011-й.

За расчетный период (с 1 января 2011 года по 31 декабря 2012 года) доходы сотрудницы составили 82 000 руб. Следовательно, ее средний дневной заработок равен 112,33 руб. (82 000 руб. : 730 дн.).

Размер среднедневного заработка исходя из МРОТ составляет 171,12 руб. (5205 руб. х 24 мес. : 730 дн.). Фактически рассчитанный среднедневной заработок Т.И. Орловой (112,33 руб.) меньше 171,12 руб. Значит, в расчете декретного пособия будет участвовать сумма в размере 171,12 руб.

Итоговая сумма пособия по беременности и родам, которую получит работница, составит 23 956,8 руб. (171,12 руб. х 140 дн.).

В письмах Минфина России от 03.07.2012 N 03-04-06/6-196 и от 18.05.2012 N 03-04-05/6-638 сказано, что все государственные пособия от уплаты НДФЛ освобождены. Исключение только одно - пособие по временной нетрудоспособности. Поэтому при выплате декретного пособия либо пособия по уходу за ребенком удерживать НДФЛ не нужно.

Декретное пособие полностью выплачивается за счет средств ФСС РФ, поэтому при упрощенной системе оно не учитывается - у работодателя не возникает ни доходов, ни расходов.

Уход за ребенком

Как рассчитать пособие по уходу за ребенком до полутора лет

Среднедневной заработок для начисления пособия по уходу за ребенком рассчитывается по точно таким же правилам, что и для декретного пособия. Далее его надо умножить на 30,4 - среднее число дней в месяце (п. 5.1 ст. 14 Закона N 255-ФЗ). Таким образом вы определяете среднемесячный заработок сотрудницы. Пособие по уходу за ребенком до полутора лет составит 40% от этой суммы (ст. 15 Федерального закона от 19.05.95 N 81-ФЗ).

Обратите внимание, что если рассчитанная сумма окажется меньше законодательно установленного минимума, то нужно платить пособие в минимальном размере. В 2013 году минимум равен 2453,93 руб. на первого ребенка и 4907,85 руб. на второго и каждого последующего (ст. 4.2 Закона N 81-ФЗ).

Пособие по уходу за ребенком до полутора лет НДФЛ не облагается и в расходах при УСН не учитывается, поскольку полностью финансируется Фондом социального страхования (письмо Минфина России от 19.07.2012 N 03-11-06/2/90).

Читайте также. Каким образом в 2013 году были проиндексированы суммы социальных пособий, выплачиваемые в фиксированном размере, мы рассказали в журнале "Упрощенка", 2013, N 1, с. 60.

Пример 3. Начисление декретного и детского пособий в 2013 году

Е.А. Пантелеева с 2011 года работает в ООО "Фитнес-класс" инструктором. 12 марта 2013 года она представила в бухгалтерию больничный лист, подтверждающий декретный отпуск, его период составляет 140 календарных дней с 13 марта по 30 июля 2013 года включительно. Расчетный период для начисления пособия - два календарных года: 2012-й и 2011-й.

В 2012 году Е.А. Пантелеева болела 21 календарный день, а в 2011 году была на больничном 5 дней. Других оснований для исключения дней из расчетного периода нет.

В 2011 году сотрудница заработала 450 000 руб., а за 2012 год ей было начислено 538 000 руб. Поступления за 2011 год не превысили предельного значения (463 000 руб.), поэтому при расчете пособия они будут учтены полностью. А доходы за 2012 год (538 000 руб.) больше установленного предела в 512 000 руб. Поэтому в расчет берем максимально установленную сумму в размере 512 000 руб.

Учитывая, что в 2011-2012 годах Е.А. Пантелеева была на больничном 21 и 5 дней, то продолжительность расчетного периода составит 705 календарных дней (731 дн. - 26 дн.).

Средний дневной заработок работницы равен 1364,5 руб. [(450 000 руб. + 512 000 руб.) : 705 дн.]. Он превышает предельное значение (1335,62 руб.), поэтому декретное пособие будет рассчитано исходя из предельно установленного среднего заработка.

Итоговая сумма пособия по беременности и родам, которую выплатит ООО "Фитнес-класс" работнице Е.А. Пантелеевой, составит 186 986,8 руб. (1335,62 руб. х 140 дн.).

С 31 июля 2013 года работница находится в отпуске по уходу за ребенком до полутора лет, о чем она написала заявление.

Расчетный период в данном случае такой же (с 1 января 2011 года по 31 декабря 2012 года, 705 календарных дней, 962 000 руб. - общий заработок).

Средний дневной заработок работницы равен 1335,62 руб.

Рассчитаем ежемесячное пособие по уходу за ребенком. Оно составит 16 241,14 руб. (1335,62 руб. х 30,4 дн. х 40%). Таким образом, Е.А. Пантелеева будет ежемесячно получать пособие по уходу за ребенком до полутора лет в размере 16 241,14 руб.

Таблица 3

Памятка для расчета социальных пособий в 2013 году

Показатель	Вид пособия
	Пособие по болезни	Декретное пособие	Детское пособие
Расчет среднедневного заработка для начисления пособий
Начисленные доходы за два предыдущих календарных года, облагаемые страховыми взносами (заработная плата, премии, отпускные, материальная помощь свыше 4000 руб, командировочные, компенсация за неиспользованный отпуск и др.)	Максимум 463 000 руб. за 2011 год и максимум 512 000 руб. за 2012 год	Максимум 463 000 руб. за 2011 год и максимум 512 000 руб. за 2012 год	Максимум 463 000 руб. за 2011 год и максимум 512 000 руб. за 2012 год
Расчетный период	730 дней	731 день минус исключаемые периоды, указанные в пункте 3.1 статьи 14 Закона N 255-ФЗ	731 день минус исключаемые периоды, указанные в пункте 3.1 статьи 14 Закона N 255-ФЗ
Процент среднего заработка, в котором назначается пособие	100, 80 или 60% в зависимости от трудового стажа	100%	40%
Минимальный размер среднедневного заработка	171,12 руб.	171,12 руб.	171,12 руб.
Максимальный размер среднедневного заработка	1335,62 руб.	1335,62 руб.	1335,62 руб.
Начисление пособий
Продолжительность периода нетрудоспособности	Указана в больничном листе	140, 156 или 194 календарных дней*	Ежемесячно на основании заявления работницы до достижения ребенком полутора лет
Уплата НДФЛ	НДФЛ нужно удержать при выплате пособия	Не облагается НДФЛ	Не облагается НДФЛ
Налоговый учет	Учитывается при расчете "упрощенного" налога сумма, выплаченная за счет средств работодателя. При объекте доходы она входит в налоговый вычет, а при объекте доходы минус расходы - в затраты "упрощенцев"	Нельзя учесть при УСН	Нельзя учесть при УСН
* Продолжительность декретного отпуска - 140 дней. При сложных родах продолжительность увеличивается до 156 дней, а при рождении двоих и более детей - до 194 дней (ст. 255 ТК РФ).

В.А. Барковец,

эксперт журнала "Упрощенка"

Нюансы, требующие особого внимания

Начисляя декретное пособие и пособие по уходу за ребенком, можно корректировать расчетный период, составляющий в 2013 году 731 календарный день. А вот пособие по нетрудоспособности рассчитывают исходя из расчетного периода в 730 календарных дней без каких-либо корректировок.

При УСН можно учесть сумму пособия по нетрудоспособности, выплаченную за счет средств работодателя. При объекте доходы она входит в налоговый вычет, а при объекте доходы минус расходы - в затраты.

Максимальный среднедневной заработок, исходя из которого может быть начислено декретное пособие, пособие по уходу за ребенком, а также пособие по болезни, в 2013 году составляет 1335,62 руб. Минимальный размер среднедневного заработка равен 171,12 руб.

"Упрощенка", N 5, май 2013 г.