Правовое обеспечение электронного документооборота в предпринимательской деятельности (Е.Л. Болотова, "Юрист ВУЗа", N 6, июнь 2012 г.)

Правовое обеспечение электронного документооборота в предпринимательской деятельности

Можно сказать, что данная проблема практически не освещается в учебниках по предпринимательскому праву. В лучшем случае авторы указывают, что то или иное отношение оформляется также на электронных носителях, либо что информация передается между хозяйствующими субъектами путем электронного сообщения. Какие проблемы скрываются за таким взаимообменом на практике, пока анализируется мало. Однако судебные органы уже начали сталкиваться с проблемами электронного взаимодействия недобросовестных контрагентов.

В помощь преподавателям предпринимательского права мы сделали первичный обзор нормативных актов об особенностях электронного документооборота. Отметим, что нормативная основа таких отношений постепенно расширяется в связи с переходом на модель электронного правительства. Это, в свою очередь, повлечет перестройку культуры общения между хозяйствующими субъектами, поскольку уже в ближайшем будущем активно будет применяться именно электронный носитель информации.

В деятельности каждого участника предпринимательства документы выступают универсальным носителем информации. В создание документов вовлечено значительное количество сотрудников коммерческих и некоммерческих организаций, индивидуальных предпринимателей. Эффективность документационного обеспечения управления бизнес-процессом влияет на качество работы всей организации в целом.

В условиях бурно развивающихся информационных технологий на смену традиционному документообороту на бумажном носителе приходит электронный документооборот.

Электронный документооборот представляет собой систему ведения документации, при которой весь массив создаваемых, передаваемых и хранимых документов поддерживается с помощью информационно-коммуникационных технологий на компьютерах, объединенных в сетевую структуру, предусматривающую возможность формирования и ведения распределенной базы данных*(1). Специалисты отмечают, что в электронный документооборот включает в себя цикличные действия:

"записывать - делать - контролировать - анализировать - записывать".

Электронный документооборот в настоящее время позволяет разрешить ряд проблем в регулировании общественных отношений: сокращение времени на процедуры согласования документов, регистрации, оформления и представления, поиска необходимой информации; автоматическое использование и заполнение стандартизированных форм документов; расширение доступа участников общественных отношений к данным документам, деперсонификация участников общественных отношений. Созданная в организации система электронного документооборота позволяет избежать дублирования в работе структурных подразделений организации, исключить подготовку такими подразделениями несогласованных, зачастую противоречащих друг другу документов*(2).

Под электронным документооборотом принято понимать процесс движения, обработки, хранения и обмена электронными документами. Участниками этого обмена в качестве отправителей и получателей электронной информации могут быть физические и юридические лица, органы государственной власти Российской Федерации, органы местного самоуправления. Посредником электронного обмена документами (информационный посредник) является юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, который выполняет услуги, связанные с обменом электронными документами между их отправителями и получателями.

В соответствии с предписаниями федеральных органов исполнительной власти о реализации электронного документооборота*(3) лицами, осуществляющими предпринимательскую деятельность, создаются:

- электронные документы с предварительным документированием на бумажном носителе;

- электронные документы без предварительного документирования на бумажном носителе;

- электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе электронного документооборота.

К основным принципам электронного документооборота*(4) в предпринимательской деятельности относят:

а) обеспечение технологической возможности использования в предпринимательской деятельности электронного документооборота переменным числом его участников;

б) применение участниками электронного документооборота совместимых технологий, форматов, протоколов информационного взаимодействия и унифицированных программно-технических средств;

в) правомерное использование программного обеспечения и сертифицированных программно-технических средств участниками электронного документооборота;

г) обеспечение целостности передаваемой информации;

д) минимизация издержек, в том числе финансовых и временных, при осуществлении информационного взаимодействия участниками электронного документооборота;

е) обеспечение конфиденциальности передачи и получения информации.

Общий электронный документооборот делится на внутренний и внешний. Внутренний предполагает циркуляцию документов только в пределах организации, при внешнем - обмен документами происходит с другими организациями, органами государственной власти, физическими лицами. Специальный электронный документооборот связан непосредственно с выполнением основного вида деятельности организации.

Электронный документооборот состоит из следующих этапов: составление и обработка электронного документа; отправление, передача и получение электронного документа; проверка подлинности электронного документа; подтверждение получения электронного документа; регистрация (учет) электронного документа; хранение, изменение и уничтожение электронного документа; создание и заверение бумажных копий электронного документа (в случае необходимости).

Электронный документ является центральным элементом электронного документооборота, и его понятие сформулировано в ряде нормативных документов. Например, стандартизированное понятие "электронный документ" можно найти в ряде стандартов. Так, ГОСТ 7.83 определяет электронный документ как документ на машиночитаемом носителе, для использования которого необходимы средства вычислительной техники. В стандарте ГОСТ Р 50.1.031 электронный документ представлен как информационный объект, состоящий из двух частей: 1) реквизитной, содержащей идентифицирующие атрибуты (имя, время и место создания, данные об авторе и т.д.) и электронную цифровую подпись; 2) содержательной, включающей в себя текстовую, числовую и/или графическую информацию, которая обрабатывается в качестве единого целого.

К электронным документам предъявляются общие правила делопроизводства. Такой документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе. Отличие заключается в том, что при передаче электронных документов в другие организации и органы власти документы заверяются электронной подписью автора документа. При получении электронных документов, подписанных электронной подписью, проводится проверка подлинности электронной подписи.

Документы, создаваемые на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в систему электронного документооборота возможно после его сравнения с подлинником документа.

Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел организации и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе. При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде. После истечения срока, установленного для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта.

В настоящее время начало осуществления отдельных видов предпринимательской деятельности связано с представлением Уведомления о ее начале в уполномоченный орган. Уведомление можно направлять как в бумажной, так и в электронной форме, подписанное электронной цифровой подписью заявителя. При этом во втором случае, при направлении Уведомления в виде электронного документа, днем его подачи считается день регистрации этого документа в системе электронного документооборота уполномоченного органа.

Приведенный пример показывает, что обязательным атрибутом электронного документа является электронная цифровая подпись. Именно она способствует оптимизации как внутриорганизационного, так и внешнего документооборота*(5). Электронная цифровая подпись выполняет несколько функций: обеспечение подлинности документа; обеспечение целостности и авторства документа; защита документа от подделки; идентификация владельца сертификата ключа подписи; установление отсутствия искажения информации; выражение воли стороны по сделке. Такая подпись позволяет применять электронный документ в качестве доказательства (п. 2 ст. 160 ГК РФ).

Законодательством об электронном документообороте определено, что электронное сообщение, удостоверенное электронной цифровой подписью, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью.

Законодательство об электронном документообороте в предпринимательской деятельности

Законодательство Российской Федерации содержит ряд существенных положений об электронном документообороте, которыми необходимо пользоваться при осуществлении предпринимательской деятельности. Представим основные положения.

Федеральный закон от 10.01.2002 г. N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" (утрачивает силу с 1 июля 2012 г. в связи с изданием Федерального закона от 06.04.2011 г. N 63-ФЗ) ввел в деловой оборот понятия - "электронный документ" (документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме) и "электронная цифровая подпись".

В данном законе впервые предложено отказаться от такого реквизита документа, как "печать", заменив его "электронной цифровой подписью". Такая подпись обладает свойствами двух реквизитов документа: "подпись" и "печать"*(6).

Электронная цифровая подпись - это реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.

В соответствии с п. 1 ст. 4 данного Федерального закона электронная цифровая подпись в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при одновременном соблюдении следующих условий:

- сертификат ключа подписи, относящийся к этой электронной цифровой подписи, не утратил силу (действует) на момент проверки или на момент подписания электронного документа при наличии доказательств, определяющих момент подписания;

- подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе;

- электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.

В Федеральном законе от 06.04.2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи" введено понятие "электронная подпись", под которой понимают информацию в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию. Электронные подписи используются при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций.

Закон различает простую и квалифицированную электронные подписи.

В качестве средств электронной подписи применяются два ключа: ключ самой подписи и ключ ее проверки. Они позволяют установить факт изменения подписанного электронного документа после момента его подписания, а также обеспечивают практическую невозможность вычисления ключа электронной подписи из электронной подписи или из ключа ее проверки. Создает сертификаты ключей проверки электронных подписей и выдает их заявителям - удостоверяющий центр. Этот центр создает и выдает такой сертификат на основании соглашения между ним и заявителем.

В Федеральном законе от 27.07.2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" сформулировано понятие "электронный документ" (пп. 11.1 ст. 2), под которым понимают документированную информацию, представленную в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах. Данный закон не определяет лиц, которым следует подписывать такие документы.

Например, приказом Минэкономразвития РФ от 14.07.2011 г. N 350 "О назначении должностных лиц Минэкономразвития России, ответственных за совершение действий на официальном сайте Российской Федерации в сети "Интернет" www.zakupki.gov.ru" определены конкретные должностные лица, которым предоставлено право подписи контракта с использованием электронной подписи на официальном сайте Российской Федерации в сети "Интернет" для размещения информации о размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг. При этом выделена группа уполномоченных специалистов, которым разрешено направлять в реестр контрактов сведений о контракте (его изменении, исполнении и расторжении) и подписании указанных сведений электронной подписью должностных лиц.

Федеральный закон от 21.07.2005 г. N 94-ФЗ "О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд" устанавливает правила документооборота при проведении открытых аукционов в электронной форме (ст. 41.2). Так, процедуры - размещение заказов, получение аккредитации на электронной площадке, проведение открытых аукционов в электронной форме оформляются только в форме электронных документов, подписанных электронной цифровой подписью.

В электронном документообороте электронного аукциона участвуют: участник размещения заказа, заказчик, уполномоченный орган, специализированная организация, уполномоченный на осуществление контроля в сфере размещения заказов федерального органа исполнительной власти, оператор электронной площадки.

В законе определены некоторые правила электронного документооборота. Например, заверение электронных документов этих участников осуществляется только с помощью программных средств, а все проведение электронного документооборота, а также хранение электронных документов (в т.ч. уведомлений об отказе от проведения открытого аукциона в электронной форме, разъяснения положений документации об открытом аукционе) осуществляет оператор электронной площадки.

С 1 июля 2012 г. вступают в силу положения п. 10 ст. 21 Федерального закона от 04.05.2011 г. N 99-ФЗ "О лицензировании отдельных видов деятельности" о том, что от соискателей лицензий и лицензиатов лицензирующий орган будет получать документы в форме электронных документов. Информация о ходе принятия предусмотренных этим Федеральным законом решений будет размещена в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет". Полученная информация также будет рассылаться заявителям. Исключение составят заявки на получение лицензии об осуществлении деятельности, связанной с государственной или иной охраняемой законом тайной. Доступ к информации по ним будет ограничен.

Федеральный закон от 07.02.2011 г. N 7-ФЗ "О клиринге и клиринговой деятельности" указывает, что клиринговая организация и лицо, осуществляющее функции центрального контрагента, обязаны обеспечить возможность предоставления в федеральный орган исполнительной власти в области финансовых рынков документов и сведений в электронно-цифровой форме с электронной цифровой подписью. Форма, порядок и сроки представления такой информации определены Приказом ФСФР РФ от 08.12.2005 г. N 05-77/пз-н "Об утверждении Положения о требованиях к осуществлению деятельности участников финансовых рынков при использовании электронных документов". Согласно этим документам в электронный документооборот вовлечены профессиональные участники рынка ценных бумаг, негосударственные пенсионные фонды, акционерные инвестиционные фонды, управляющие компании и специализированные депозитарии инвестиционных фондов, паевые инвестиционные фонды, негосударственные пенсионные фонды, регистраторы, эмитенты ценных бумаг, включая акционерные инвестиционные фонды, владельцы ценных бумаг.

Системы электронного документооборота должны обеспечивать им:

- доступ к электронным документам, информации о датах и времени их получения (отправки), адресатах, а также возможность поиска документов по их реквизитам;

- ежедневное резервное копирование и архивное хранение электронных документов, их реквизитов, включая информацию о датах и времени получения (отправки) и адресатах;

- возможность восстановления электронных документов;

- передачу соответствующих документов и информации на бумажном носителе до устранения технической невозможности использования электронных документов в случае отказа компьютерного оборудования и невозможности использования электронных документов;

- незамедлительное уведомление о возникновении технической невозможности использования электронных документов.

Федеральный закон от 22.10.2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" указывает, что сертификат ключа подписи в форме документа на бумажном носителе организации, занимающейся предпринимательской деятельностью, хранится в порядке, установленном ст. 17 этого закона. При этом акционерные общества организацию хранения такого сертификата ключа осуществляют на основании постановления ФКЦБ РФ от 16.07.2003 г. N 03-33/пс "Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ" и Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 г. N 558 "Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения".

В этих нормативных правовых актах установлены особый порядок и сроки хранения документов для открытых и закрытых акционерных обществ, в том числе порядок уничтожения документов (в т.ч. в форме электронных документов) с истекшими сроками хранения. Например, книги, журналы учета: а) паролей (после замены паролей); б) ключевых носителей (после замены ключа); в) сертификатов электронных цифровых подписей (после замены ключа); г) выдачи ключевых носителей к криптографическим средствам защиты информации; д) технических средств защиты - хранятся в организации 5 лет.

Для других юридических лиц, участвующих в предпринимательской деятельности, участников электронного документооборота хранение сертификатов ключа подписи определяется сроком, установленным для хранения счетов-фактур *(7).

Электронный документооборот счетов-фактур в последние годы создавал определенные проблемы при осуществлении предпринимательской деятельности. В 2010 г. в ст. 169 НК РФ появились первые указания о том, каким образом счета-фактуры могут применяться как электронные документы. Так, в указанной статье определялось, что счета-фактуры являются основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм налога к вычету. Налогоплательщик обязан составить счет-фактуру при реализации товаров (работ, услуг), передаче имущественных прав, в т.ч. индивидуальным предпринимателем. Законодатель установил, что счет-фактура, составленный в электронном виде, подписывается электронной цифровой подписью руководителя организации либо иных лиц, уполномоченных на это приказом по организации, или доверенностью от имени организации, индивидуального предпринимателя.

Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи был установлен Министерством финансов Российской Федерации в 2011 г.

Приказом Минфина РФ от 25.04.2011 г. N 50н "Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи" данная проблема частично урегулирована. В случае выставления счета-фактуры в электронном виде с использованием телекоммуникационных каналов связи основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом товаров (работ, услуг), имущественных прав, сумм налога на добавленную стоимость к вычету является счет-фактура в электронном виде в утвержденном формате, подписанный электронной цифровой подписью продавца, выставленный и полученный по телекоммуникационным каналам связи.

Выставление и получение счетов-фактур осуществляется непосредственно через оператора электронного документооборота, т.е. организацию, которая обеспечивает обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи между продавцом и покупателем. Таких операторов может быть один или несколько.

Счета-фактуры составляются в электронном виде по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у них совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур. Они могут выставляться как в зашифрованном, так и не в незашифрованном виде. Сертификаты ключей подписи участникам электронного документооборота счетов-фактур выдаются организациями, которые выпускают сертификаты ключей подписи для использования в информационных системах общего пользования и являются удостоверяющими центрами, входящими в сеть доверенных удостоверяющих центров Федеральной налоговой службы. При этом участники электронного документооборота (продавец, покупатель, оператор электронного документооборота счетов-фактур) обеспечивают хранение документов, подписанных электронной цифровой подписью сертификатом ключа в течение 4 лет.

Приказ ФСФР РФ от 20.07.2010 г. N 10-49/пз-н "Об утверждении Положения о лицензионных требованиях и условиях осуществления профессиональной деятельности на рынке ценных бумаг" устанавливает особенности осуществления электронного документооборота в саморегулируемых организациях. Например, для таких участников рынка ценных бумаг Федеральная служба по финансовым рынкам указала, что технические стандарты обмена документами в электронной форме устанавливает саморегулируемая организация профессиональных участников рынка ценных бумаг, осуществляющих деятельность по ведению реестра и депозитарную деятельность, по согласованию с лицензирующим органом.

Лицензиат, осуществляющий депозитарную деятельность на рынке ценных бумаг, должен иметь системы резервного копирования и архивного хранения реестров владельцев ценных бумаг в виде документов в электронно-цифровой форме с электронной цифровой подписью.

Приказ ФСТ РФ от 09.12.2009 г. N 317 "Об утверждении Порядка использования электронной цифровой подписи в Единой информационно-аналитической системе "ФСТ России - РЭК - субъекты регулирования" содержит положения об электронном документообороте для организаций, которые прошли регистрацию в Единой информационно-аналитической системе Федеральной службы по тарифам Российской Федерации с использованием программного обеспечения, совместимого с ЕИАС ФСТ России. Документ указывает, что заполненный электронный отчет подписывается электронной цифровой подписью (ЭЦП) организации. Отчеты, не заверенные ЭЦП, не являются электронным документом и рассматриваются исключительно как техническая копия бумажного отчета.

Проверка ЭЦП проводится в автоматическом режиме. При ошибках, связанных с использованием ЭЦП, на электронный адрес организации высылается сообщение об ошибке (содержащее описание ошибки). В случае корректности ЭЦП отчет получает статус "Документ успешно доставлен в регулирующий орган".

Приказ ФСФР РФ от 25.03.2010 г. N 10-21/пз-н "Об утверждении Порядка организации электронного документооборота при представлении электронных документов с электронной цифровой подписью в Федеральную службу по финансовым рынкам" определяет общие принципы организации информационного обмена электронными документами с электронной цифровой подписью с Федеральной службой по финансовым рынкам.

Участниками информационного обмена в данной ситуации являются профессиональные участники рынка ценных бумаг, акционерные инвестиционные фонды, негосударственные пенсионные фонды, управляющие компании инвестиционных фондов, паевых инвестиционных фондов и негосударственных пенсионных фондов, специализированные депозитарии инвестиционных фондов, паевых инвестиционных фондов и негосударственных пенсионных фондов, эмитенты, а также иные организации, представляющие электронные документы в соответствии с федеральными нормативными правовыми актами.

Сертификат ключа электронной цифровой подписи в таких документах считается действующим в период срока его действия, либо до момента заявления о его недействительности участником информационного обмена и/или удостоверяющим центром, либо до момента опубликования соответствующим удостоверяющим центром списка отозванных сертификатов, содержащего сведения о данном сертификате.

Участники информационного обмена обеспечивают хранение электронного документа в установленном порядке не менее 5 лет.

Распоряжение ОАО "РЖД" от 26.11.2009 г. N 2418р "Об организации электронного документооборота при оформлении перевозочных и/или иных документов с использованием электронной цифровой подписи при организации перевозок грузов, порожних вагонов, не принадлежащих ОАО "РЖД" содержит типовую форму договора об электронном обмене документами, приводит перечень документов, электронными версиями которых будут обмениваться стороны договора. При организации перевозок грузов, порожних вагонов, не принадлежащих ОАО "РЖД", к участию в таком договоре допускается заинтересованное лицо, которое заключит с ОАО "РЖД" договор об электронном документообороте, установит необходимые аппаратные средства клиентского программного и информационного обеспечения; передаст в ОАО "РЖД" сертификаты ключей электронной цифровой подписи.

Для регулирования электронного документооборота при предоставлении государственных и (или) муниципальных услуг постановлением Правительства РФ от 07.07.2011 г. N 553 "О порядке оформления и представления заявлений и иных документов, необходимых для предоставления государственных и (или) муниципальных услуг, в форме электронных документов" Министерству связи и массовых коммуникаций Российской Федерации и федеральным органам исполнительной власти было поручено разработать форматы заявлений и иных документов с использованием электронных носителей. В настоящее время такие требования уже разместили Минсельхоз РФ, Минпромторг РФ и Росалкогольрегулирование.

Приказ Росалкогольрегулирования от 01.09.2010 г. N 52н "Об утверждении порядка представления в электронном виде деклараций об объемах производства, оборота и использования этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции" содержит описание порядка документооборота при представлении в Росалкогольрегулирование деклараций об объемах производства, оборота и использования этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции по телекоммуникационным каналам связи. Декларация представляется в формах, разработанных Росалкогольрегулированием. Каждую декларацию руководитель организации не только подписывает электронной цифровой подписью, но и зашифровывает перед отправкой по телекоммуникационным каналам связи. В течение суток с момента отправки декларации Росалкогольрегулирование обязано направить в организацию квитанцию о приеме декларации по телекоммуникационным каналам связи или протокол форматно-логического контроля декларации, который содержит информацию о том, что декларация не прошла входной контроль или декларация не соответствует формату представления деклараций.

После устранения указанных в квитанции ошибок организация вновь направляет декларацию в Росалкогольрегулирование согласно первоначально установленным требованиям. Оба участника документооборота хранят у себя декларации, представленные по телекоммуникационным каналам связи, экземпляры квитанций, протоколы форматно-логического контроля деклараций в течение 5 лет.

Недочетом данного порядка электронного документооборота следует считать отсутствие указаний о времени, которое организация может потратить на исправление ошибок для повторной отправки декларации.

Специальные требования к форматам электронных документов Росалкогольрегулирование установило в другом своем приказе от 12.10.2011 г. N 20н. Именно эти требования идентичны тем, которые установили для своих электронных документов и другие федеральные ведомства (приказ Минсельхоза РФ от 24.10.2011 г. N 375, приказ Минпромторга РФ от 13.09.2011 г. N 1232).

Приказом Минсельхоза РФ от 24.10.2011 г. N 375 "Об утверждении требований к форматам заявлений и иных документов, представляемых в форме электронных документов, необходимых для предоставления государственных услуг" утверждены виды электронных документов и требования к их оформлению при предоставлении государственных услуг. Электронные документы могут содержать не только вложения, оформленные в виде архива в формате "zip", но и содержать тело файла электронного документа в формате XML.

Электронные документы, представляемые в федеральные органы исполнительной власти, должны содержать семь блоков информации как о самом документе, так и об отправителе и получателе электронного документа, в т.ч. сведения о ходе оказания государственной услуги или результатах ее оказания. На такие электронные документы распространяется общее правило электронного документооборота - наличие электронной цифровой подписи.

Согласно письму ФНС РФ от 05.10.2011 г. N ЕД-4-3/16368@ "Об отдельных вопросах применения электронных документов" правильно составленные первичные документы в электронном виде с использованием электронной цифровой подписи и документы на бумажном носителе имеют одинаковую юридическую силу. ФНС России отметила, что и те и другие документы возлагают на субъекты хозяйственной деятельности идентичные права и обязанности. Поэтому налогоплательщики вправе применять первичные учетные документы в электронном виде с использованием электронной цифровой подписи в бухгалтерском, налоговом учете и при взаимодействии хозяйствующих субъектов между собой.

В письме Банка России от 06.09.2011 г. N 05-13-2/3714 "Об использовании электронной подписи при составлении отчетности" установлены особые условия применения электронной цифровой подписи при предоставлении отчетности кредитными организациями. Подлинность и контроль целостности электронного сообщения в таких случаях подтверждается кодом аутентификации. В этом случае код аутентификации является аналогом электронной цифровой подписи. Особое положение имеет в этих отношениях хранение отчетов. Кредитным организациям следует помнить, что в настоящее время делопроизводством Банка России хранение отчетности в электронном виде не предусмотрено, но такое предложение находится в стадии рассмотрения. Следовательно, пока вопрос о хранении отчетности кредитных организаций в электронном виде Банком России не решен, забота о сохранности этих материалов относится к компетенции самих кредитных организаций.

Следует отметить, что законодательство об электронном документообороте развивается весьма интенсивно. Так, в 2009 г. в Кодекс об административных правонарушениях была введена ст. 7.31.1 "Нарушение сроков возврата денежных средств, порядка и (или) сроков блокирования операций по счету участника размещения заказа, порядка ведения реестра участников размещения заказа, правил документооборота при проведении открытого аукциона в электронной форме, разглашение оператором электронной площадки, должностным лицом оператора электронной площадки сведений об участнике размещения заказа до подведения результатов открытого аукциона в электронной форме". Данная статья КоАП РФ применяется в отношении нарушений, регламентированных ст. 41.2 Федерального закона от 21.07.2005 г. N 94-ФЗ "О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд" при проведении открытого аукциона в электронной форме.

Начала складываться и судебная практика между субъектами предпринимательской деятельности, где электронные документы стали иметь существенное значение в разрешении конфликтов сторон. Например, в Постановлении Президиума ВАС РФ от 20.09.2011 г. N 5365/11 по делу N А82-7140/2010-22 рассмотрено дело в части взыскания пеней за просрочку доставки вагонов по железнодорожным накладным. Закрытое акционерное общество сочло, что перевозчик допустил просрочку доставки порожних вагонов и обратилось с иском в суд. При этом ЗАО посчитало договор не выполненным, т.к. перевозчик не предъявил железнодорожные накладные и дорожные ведомости в бумажном виде. При этом оба контрагента являются участниками электронного обмена документами. Дело было направлено на новое рассмотрение, так как Федеральным законом от 10.01.2002 г. N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" определено, что электронный документ - это документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме. Этот документ с электронной цифровой подписью имеет юридическое значение, поэтому необходимость в предоставлении накладной на бумажном носителе отсутствует.

Следует отметить, что многие исследователи проблем электронного документооборота отмечают следующие преимущества такой системы:

- обеспечение достоверности информации;

- признание юридической силы электронных документов;

- использование единых требований и стандартов обработки информации в электронном документообороте;

- повышение оперативности в работе с электронным документом;

- соблюдение гарантии конфиденциальности.

Электронное делопроизводство позволяет не только децентрализовать регистрацию документов, но и создать на единой базе регистрации информационно-поисковые системы (базы данных) о документах организации.

Системы электронного делопроизводства обладают следующими возможностями:

- ввод, подготовка и редактирование документов;

- составление документов на основе типовых шаблонов, хранящихся в памяти компьютера;

- ввод и обработка сведений о документах;

- осуществление контроля исполнения документов;

- систематизация документов, формирование папок (дел);

- хранение и поиск документа;

- обмен документами с руководителем и сотрудниками;

- пересылка документов адресату;

- экспертиза ценности документов и их архивирование;

- составление отчетных данных о работе с документами;

- создание единого архива электронных документов.

К недостаткам электронного документооборота в организациях следует отнести возможность утраты информации при ее обмене с другими пользователями электронных сетей, искажение информации вследствие ненадлежащих познаний и навыков у работников для работы с соответствующим программным и аппаратным обеспечением.

К проблемам электронного документооборота в предпринимательской деятельности следует отнести следующие положения:

1. Использование электронной цифровой подписи (электронной подписи) связано с тем, что электронный документ, в который она включена, имеет юридическую силу лишь в рамках отношений, указанных в сертификате ключа подписи.

2. Ненадлежащее качество телефонных сетей, отсутствие альтернативных методов подключения к сети "Интернет" сужает круг "электронных предпринимателей".

3. Неопределенность статуса электронного документооборота при проведении электронных торгов.

4. При заключении контракта в электронном виде не определен статус распечатанных с электронного оригинала копий документа.

5. Не установлен порядок заверения всех распечатанных с электронных носителей оригиналов электронных документов.

6. Не определен статус электронных документов при обращении кредитора в арбитражный суд. Так, ст. 74 АПК РФ указывает, что документы, полученные с использованием информационно-телекоммуникационной сети Интернет, а также документы, подписанные электронной подписью, допускаются в качестве письменных доказательств в случаях и в порядке, которые установлены АПК РФ, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или договором либо определены в пределах своих полномочий Высшим Арбитражным судом Российской Федерации.

Если копии документов представлены в арбитражный суд в электронном виде, суд может потребовать представления оригиналов этих документов. Как в этом случае предъявлять оригинал электронного документа, пока не ясно.

7. Применение электронной цифровой подписи создает ряд проблем при использовании таких документов, как банковская гарантия, договора поручительства при проведении аукционов. Так, О.А. Беляева*(8) показывает, что по условиям открытого аукциона лицо, выигравшее его, обязано предоставить банковскую гарантию на исполнение государственного контракта в части обеспечения выполнения работ и выданного аванса. На таких документах не может стоять подпись участника аукциона, т.к. это сделки банка. Это, в свою очередь, влияет на заключение контракта с участником аукциона.

Литература

1. Андреева Л.В. Аукцион в электронной форме: новые правила и новые проблемы // Хозяйство и право. - 2009. - N 11.

2. Васильев С.В. Правовое регулирование электронной коммерции // Актуальные проблемы гражданского права: Сб. статей. Вып. 4 / под ред. М.И. Брагинского. - М.: НОРМА, 2002.

3. Гатауллина Р.Р. Тенденции правого регулирования государственных закупок // Безопасность бизнеса. - 2011. - N 11.

4. Иванов Н.А. Электронные документы как доказательства в арбитражном и гражданском процессе.

5. Мельников В.С. Сделки в электронных компьютерных сетях как предмет правового регулирования в Российской Федерации // Российский судья. - 2010. - N 11.

6. Нугаев Ш.Р. Проблемы правового регулирования электронной коммерции: доктринальные аспекты // Российский юридический журнал. - 2010. - N 2.

7. Соловьяненко Н. Правовое регулирование электронной торговли и электронной подписи: международный опыт и российская практика (начало) // Хозяйство и право. - 2003. - N 1.

8. Тедеев А.А. Налогово-правовое регулирование электронной экономической деятельности: проблемы терминологии // Законодательство и экономика. - 2002. - N 2.

9. Филенко Е.Н. Проблемы использования электронной цифровой подписи // Трудовое право. - 2007. - N 11.

Е.Л. Болотова,

профессор кафедры дисциплин государственно-правового

цикла юридического факультета Университета РАО, д-р пед. наук

"Юрист ВУЗа", N 6, июнь 2012 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Райзберг Б.А., Лозовский Л.Ш., Стародубцева Е.Б. Современный экономический словарь. М.: ИНФРА-М, 2006.

*(2) Кузнецов С.Л. Современные технологии регистрации документов // Трудовое право. 2007. N 1.

*(3) Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" // "Российская газета" от 24.06.2009. N 113.

*(4) Постановление Правительства РФ от 22.09.2009 г. N 754 "Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота" // "Российская газета" от 30.09.2009. N 183.

*(5) Рубайло Э.А. Современные стандарты и приемы локального документооборота // Журнал российского права. 2011. N 5.

*(6) Кукарина Ю.М. Формирование понятий "электронный документ" и "электронная цифровая подпись" в законодательстве и нормативно-методических актах Российской Федерации // Делопроизводство. 2003. N 1.

*(7) Согласно приказу Минкультуры РФ от 25.08.2010 г. N 558 "Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения" счета-фактуры хранятся 4 года.

*(8) Беляева О.А. Электронные аукционы по размещению государственных заказов: совершенствование правового регулирования // Журнал российского права. 2011. N 7.