Энциклопедия решений. Учет выплат при разъездном характере работы (ноябрь 2024)

Учет выплат при разъездном характере работы

Какие выплаты производятся в связи с разъездным характером работы? Как они отражаются в бухгалтерском и налоговом учете?

Юридические аспекты

Согласно части первой ст. 166 ТК РФ служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются. Соответственно, на такие поездки не распространяется Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749. Время служебных поездок работников с разъездным характером работы не делится на дни выезда, приезда, время в пути и другое. Все время служебной поездки такого работника считается временем выполнения им трудовой функции, и работнику начисляется не средний заработок, а заработная плата в обычном размере. 

Вопрос о том, относится ли та или иная работа к разъездной, должен решаться сторонами трудового договора самостоятельно в зависимости от конкретных условий выполнения работы (см. также письмо ФНС России от 06.08.2010 N ШС-37-3/8488). Например, можно считать, что разъездной характер работы имеет место, когда у работодателя в разных местах поочередно возникает потребность в выполнении одинаковой работы и такая работа на разных объектах выполняется силами одних и тех же специалистов.

В соответствии со ст. 57 ТК РФ условие о разъездном характере работы относится к числу обязательных условий трудового договора.

В связи с особыми условиями труда, связанными с разъездным характером работы, работодатель для своих сотрудников может:

- предоставлять служебный транспорт;

- выплачивать компенсации в целях возмещения расходов, связанных с использованием работником личного автомобиля в служебных целях (оплата арендной платы, расходов на ГСМ, ремонт и т.д.);

Кроме того, работодатель с целью компенсации расходов, связанных с разъездным характером работы, может предусмотреть для своих работников выплаты в форме:

- надбавок (доплат) к заработной плате, которые являются элементами оплаты труда (ст. 129 ТК РФ);

- компенсаций по возмещению расходов, связанных с исполнением трудовых обязанностей (ст. 164 ТК РФ).

ТК РФ выделяет два вида компенсационных выплат:

1) Компенсационные выплаты, связанные с особыми условиями труда. Такие компенсации согласно ст. 129 ТК РФ являются элементами оплаты труда.

2) Компенсации по ст. 164 ТК РФ, согласно которой под компенсациями понимаются денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых обязанностей или иных предусмотренных федеральным законом обязанностей. Такие выплаты не входят в систему оплаты труда.

Доплата (надбавка) за разъездной характер работы

В соответствии со статьями 8, 9, 57, 129, 132, 135 ТК РФ для сотрудников, работа которых связана с разъездами, коллективным договором, соглашением, трудовыми договорами, локальными нормативными актами организации может быть установлена доплата (надбавка) к заработной плате.

Согласно ст. 129 ТК РФ доплаты и надбавки, в том числе и компенсационного характера за особые условия труда, рассматриваются как составная часть заработной платы.

Подробнее о системе оплаты труда см. Учет заработной платы.

Конкретные размеры повышения оплаты труда устанавливаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов, либо коллективным договором, трудовым договором (ст. 147 ТК РФ).

Компенсации за разъездной характер работы

Компенсации, в отличие от заработной платы, выплачиваются не за сам труд, а для возмещения затрат, произведенных работником в связи с исполнением трудовых обязанностей. В результате выплаты компенсаций работник не приобретает экономической выгоды, поскольку ими возмещаются уже понесенные в интересах работодателя затраты (убытки). Таким образом, компенсационные выплаты оплатой труда не являются.

К возмещаемым затратам, в частности, относятся расходы, связанные со служебными поездками работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер.

Согласно ст. 168.1 ТК РФ работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, работодатель возмещает связанные со служебными поездками:

- расходы по проезду;

- расходы по найму жилого помещения;

- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);

- иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Перечень возмещаемых на основании ст. 168.1 ТК РФ работнику расходов является открытым, поскольку позволяет возместить и иные расходы в связи со служебными поездками, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Возмещение расходов, предусмотренных статьей 168.1 ТК РФ, осуществляется при следующих условиях.

- перечень работ, профессий, должностей работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер, должен быть установлен коллективным договором, соглашением или локальным нормативным актом;

- размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками этих работников, также должны быть установлены коллективным договором, соглашением или локальным нормативным актом либо трудовым договором.

При этом возмещение затрат, в том числе расходов по проезду, должно быть обусловлено реальными расходами работников (см. определения КС РФ от 05.03.2004 N 76-О и 75-О). Иными словами, компенсация, в отличие от доплаты, выплачивается по факту несения затрат работником. То есть если в каком-то месяце сотрудник с разъездным характером работы никуда не ездил (по тем или иным причинам), то и компенсировать ему ничего не нужно. Доказательствами реальных расходов работников могут служить документы, подтверждающие факт служебной поездки (маршрутный лист, разъездная ведомость, журнал учета поездок, билеты и т.д.), документы, подтверждающие оплату проездных документов, и пр.

В коллективном договоре, соглашении или в локальном нормативном акте может быть также предусмотрено, что при утрате работником, чья работа связана с разъездами, документов, подтверждающих расходы по проезду, последнему выплачивается соответствующий минимальный размер стоимости проезда. Такое положение коллективного договора или локального нормативного акта, на наш взгляд, не противоречит действующему законодательству, поскольку оно улучшает положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права (ст. 8 и ст. 9 ТК РФ).

В соответствии со ст. 57 ТК РФ условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (разъездной характер), являются обязательными для включения в трудовой договор.

Бухгалтерский учет

Инструкция к счету 20 73

Типовые проводки к счету 20: по дебету к счету 73: по дебету/по кредиту

В соответствии с п. 4 ПБУ 10/99 "Расходы организации" расходы в зависимости от их характера, условий осуществления и направлений деятельности организации подразделяются на:

- расходы по обычным видам деятельности;

- прочие расходы.

Расходами по обычным видам деятельности являются расходы, связанные с изготовлением продукции и продажей продукции, приобретением и продажей товаров. Такими расходами также считаются расходы, осуществление которых связано с выполнением работ, оказанием услуг (п. 5 ПБУ 10/99). Расходы, отличные от расходов по обычным видам деятельности, считаются прочими.

Расходы признаются в бухгалтерском учете при наличии следующих условий (п. 16 ПБУ 10/99):

- расход производится в соответствии с конкретным договором, требованием законодательных и нормативных актов, обычаями делового оборота;

- сумма расхода может быть определена;

- имеется уверенность в том, что в результате конкретной операции произойдет уменьшение экономических выгод организации.

Согласно п. 18 ПБУ 10/99 расходы признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и иной формы осуществления.

Сотруднику в качестве компенсации за разъездной характер работы может выплачиваться доплата (надбавка) к заработной плате или компенсация фактически произведенных расходов.

Если работнику выплачивается надбавка к заработной плате, то ее начисление и выдача отражаются в том же порядке, что и прочие виды оплаты труда. 

Подробнее о начислении и выплате зарплаты см.:

Учет заработной платы,

Учет выплаты заработной платы из кассы,

Учет при перечислении заработной платы на банковские карты сотрудников.

Если же работнику выплачивается компенсация для возмещения расходов, связанных с разъездами, то такие выплаты признаются расходами по обычным видам деятельности, что, в общем случае, отражается записью по дебету счетов учета затрат (расходов на продажу) и кредиту счета 73:

Дебет	Кредит	Описание
20 (26, 44...)	73	начислена компенсация расходов, связанных с разъездным характером работы
73	50	выплачена сотруднику компенсация из кассы

Документооборот

Если организация компенсирует работнику фактически произведенные им расходы по разъездам, то для этого необходимы документы:

1) трудовой договор, в котором имеется указание на разъездной характер работы, а также на обязанность работодателя возмещать расходы, связанные с выполнением работником его служебных обязанностей (либо дополнительное соглашение к договору);

2) локальный нормативный акт (приказ, распоряжение, положение о разъездном характере работ или иной документ) или коллективный договор, в котором определяется:

- перечень работ, профессий, должностей работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер,

- размеры и порядок возмещения работникам расходов, связанных со служебными поездками, в том числе размер и сроки возмещения расходов по каждой должности,

- порядок представления авансовых отчетов и подтверждающих расходы документов;

3) документы, подтверждающие факт служебной поездки (маршрутный лист, разъездная ведомость, журнал учета поездок и т.д.);

4) билеты, документы, подтверждающие произведенные расходы.

Если организация выплачивает работнику надбавку (доплату) за разъездной характер работы, то соответствующее условие должно быть предусмотрено коллективным договором, соглашением, трудовыми договорами, локальными нормативными актами организации.

В бухгалтерской отчетности выплаты за разъездной характер работы отражают в составе затрат по строке 2120 "Себестоимость продаж" или по строке 2220 "Управленческие расходы" Отчета о финансовых результатах (утвержден приказом Минфина России от 02.07.2010 N 66н).

В налоговой отчетности выплаты за разъездной характер работы отражаются по строке 040 (в составе косвенных) приложения 2 к Листу 02 налоговой декларации по налогу на прибыль. 

Пример Отчета о финансовых результатах

Пример приложения 2 к Листу 02 декларации по налогу на прибыль

Налогообложение

НАЛОГ НА ПРИБЫЛЬ

Согласно ст. 255 НК РФ в расходы налогоплательщика на оплату труда включаются любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной формах, стимулирующие начисления и надбавки, компенсационные начисления, вызванные режимом работы или условиями труда, премии и единовременные поощрительные начисления, расходы, связанные с содержанием этих работников, предусмотренные нормами законодательства РФ, трудовыми (контрактами) и (или) коллективными договорами.

На основании п. 3 ст. 255 НК РФ к расходам на оплату труда в целях налогообложения прибыли организаций относятся начисления стимулирующего и (или) компенсирующего характера, связанные с режимом работы и условиями труда.

Таким образом, если работодатель с целью компенсации расходов, связанных с разъездным характером работы, выплачивает надбавки (доплаты) к заработной плате (ст. 129 ТК РФ), то такие выплаты следует учитывать в составе расходов на оплату труда (см. письма Минфина России от 07.05.2008 N 03-03-06/1/302, УФНС России по г. Москве от 30.06.2008 N 20-12/061153).

Если же работнику выплачивается компенсация для возмещения расходов, связанных с разъездным характером работы (ст. 168.1 ТК РФ), то эти выплаты не входят в систему оплаты труда, а являются компенсацией затрат работника, связанных с выполнением трудовых обязанностей. Возмещение работникам расходов в соответствии со ст. 168.1 ТК РФ при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль учитывается в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Ранее такие расходы рекомендовалось учитывать в составе расходов на оплату труда (письма Минфина РФ от 04.06.2008 N 03-03-06/1/344, от 07.05.2008 N 03-03-06/1/302, от 19.04.2007 N 03-03-06/1/250). Однако в более поздних разъяснениях (см. письма Минфина России от 25.10.2013 N 03-04-06/45182, от 01.04.2010 N 03-03-06/1/211, от 18.08.2008 N 03-03-05/87) сотрудники финансового ведомства рекомендуют такого рода расходы учитывать при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ, как другие расходы, связанные с производством и (или) реализацией. 

Глава 25 НК РФ не устанавливает каких-либо ограничений по размеру затрат на возмещение работникам расходов, указанных в ст. 168.1 ТК РФ. Однако такие расходы в любом случае должны соответствовать критериям п. 1 ст. 252 НК РФ, а именно, быть экономически обоснованными и документально подтвержденными.

Если из трудовых, коллективных договоров, локальных актов, должностных инструкций не следует, что работа сотрудников носит разъездной характер, то не исключено, что правомерность признания расходов, связанных с разъездным характером, налоговые органы не признают (см. письмо УФНС России по Хабаровскому краю от 22.03.2005 N 16-15/282-3265@).

Перечень возмещаемых на основании ст. 168.1 ТК РФ работнику расходов является открытым, поскольку в нем упомянуты и иные расходы в связи со служебными поездками, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

При этом расходы должны быть осуществлены в служебных целях (направлены на извлечение доходов организацией). Например, расходы по возмещению стоимости питания работнику не являются расходами, связанными со служебными поездками. Такие затраты следует рассматривать как выплаты в пользу работника, которые на основании п. 29 ст. 270 НК РФ не учитываются в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль (см. письмо ФНС России от 06.08.2010 N ШС-37-3/8488).

НДФЛ

Согласно п. 1 ст. 210 НК РФ все доходы, полученные физическим лицом как в денежной, так и натуральной форме или право на распоряжение которыми у него возникло, облагаются налогом на доходы физических лиц.

В соответствии со ст. 41 НК РФ доходом физического лица признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая для физических лиц в соответствии с главой 23 НК РФ.

Не подлежат налогообложению (освобождаются от налогообложения) расходы, связанные с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая переезд на работу в другую местность и возмещение командировочных расходов) (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Если с целью компенсации расходов, связанных с разъездным характером работы, работникам установлены надбавки (доплаты) к заработной плате, то на такие доплаты не распространяется действие п. 3 ст. 217 НК РФ и они подлежат обложению НДФЛ (письма Минфина России от 26.03.2012 N 03-04-06/9-76, от 17.07.2007 N 03-04-06-01/248, от 03.10.2007 N 03-04-06-02/196).

Если же работникам выплачиваются компенсации для возмещения расходов, связанных с разъездным характером работы, то, по мнению Минфина России, они не подлежат обложению НДФЛ на основании положений п. 3 ст. 217 НК РФ (см. письма Минфина России от 20.01.2014 N 03-11-06/2/1482, от 25.10.2013 N 03-04-06/45182, от 07.06.2011 N 03-04-06/6-131 и др.). При этом в коллективном договоре, соглашении, локальном нормативном акте должны быть установлены размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников.

Так, суточные, выплачиваемые сотрудникам, постоянная работа которых имеет разъездной характер, не облагаются НДФЛ на основании п. 3 ст. 217 НК РФ в размерах, установленных коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами (письмо Минфина России от 07.06.2011 N 03-04-06/6-131, от 04.09.2009 N 03-04-06-01/230). При этом ограничение, установленное п. 3 ст. 217 НК РФ в отношении необлагаемого размера суточных при командировках (не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке), в данном случае не применяется, поскольку рассматриваемые служебные поездки не признаются командировками.

Обратите внимание также на п. 4 Обзора Президиума Верховного Суда РФ от 21.10.2015. В нем подробно рассмотрено отличие доплат и надбавок от компенсационных выплат в целях исчисления НДФЛ. Доплаты за разъездной характер работы рассчитывались в организации по нормативам, установленным в положении об оплате труда в зависимости от количества дней, проведенных работником в разъездах в течение месяца. При таких обстоятельствах суд пришел к выводу, что спорные выплаты по своему характеру являлись компенсационными и не подлежали налогообложению на основании п. 3 ст. 217 НК РФ, несмотря на то, что именовались организацией надбавками к окладу и ошибочно классифицировались в положении об оплате труда в качестве составной части системы оплаты труда.

СТРАХОВЫЕ ВЗНОСЫ с 1 января 2017 года

Для организаций и индивидуальных предпринимателей объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц, подлежащих обязательному социальному страхованию в соответствии с федеральными законами о конкретных видах обязательного социального страхования (п. 1 ст. 420 НК РФ):

- в рамках трудовых отношений и по гражданско-правовым договорам, предметом которых являются выполнение работ, оказание услуг;

- по договорам авторского заказа в пользу авторов произведений;

- по договорам об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства, издательским лицензионным договорам, лицензионным договорам о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства, в том числе вознаграждения, начисляемые организациями по управлению правами на коллективной основе в пользу авторов произведений по договорам, заключенным с пользователями.

Не относятся к объекту обложения страховыми взносами выплаты и иные вознаграждения физлицам, перечисленные в пунктах 4 - 7 ст. 420 НК РФ.

Перечень сумм, не подлежащих обложению страховыми взносами для плательщиков, осуществляющих выплаты в пользу физических лиц, установлен ст. 422 НК РФ и является исчерпывающим.

Согласно пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ не облагаются страховыми взносами все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных с выполнением физическим лицом своих трудовых обязанностей (за некоторыми исключениями).

Таким образом, компенсационные выплаты, связанные с разъездным характером работы, не облагаются страховыми взносами, поскольку они связаны с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.

В то же время, надбавка к заработной плате за разъездной характер работы не является компенсационной выплатой, а представляет собой доплату за особые условия труда, а потому является объектом обложения страховыми взносами.

Кроме того, оплата организацией питания работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, не предусмотрена положениями ст. 168.1 ТК РФ. Поэтому компенсационные выплаты, направленные на возмещение расходов работников на питание, являются выплатами в рамках трудовых отношений и подлежат обложению страховыми взносами. См. также Учет оплаты питания работников

ВЗНОСЫ НА ОБЯЗАТЕЛЬНОЕ СОЦИАЛЬНОЕ СТРАХОВАНИЕ по 31 декабря 2016 года

Страховыми взносами в ПФР, ФФОМС и ФСС РФ облагаются выплаты и иные вознаграждения, начисленные в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений и гражданско-правовых договоров, предметом которых является выполнение работ или оказание услуг, по договорам авторского заказа, по договорам об отчуждении исключительного права на произведение и лицензионным договорам (ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ, далее - Закон N 212-ФЗ).

Базой для начисления страховых взносов для организаций является сумма выплат и иных вознаграждений, предусмотренных ч. 1 ст.7 Закона N 212-ФЗ, начисленных плательщиками страховых взносов за расчетный период в пользу физических лиц, за исключением сумм, указанных в ст. 9 Закона N 212-ФЗ (ч. 1 ст. 8 Закона N 212-ФЗ).

Согласно пп. "и" п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона N 212-ФЗ не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.

Таким образом, компенсационные выплаты, связанные с разъездным характером работы, не облагаются страховыми взносами (см. письмо Минтруда России от 23.01.2015 N 17-3/В-26, письмо Минздравсоцразвития России от 27.02.2010 N 406-19), поскольку они связаны с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.

В то же время, надбавка к заработной плате за разъездной характер работы не является компенсационной выплатой, а представляет собой доплату к заработной плате за особые условия труда, а потому является объектом обложения страховыми взносами (письмо Минздравсоцразвития России от 26.05.2010 N 1343-19).

Кроме того, оплата организацией питания работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, не предусмотрена положениями ст. 168.1 ТК РФ. Поэтому компенсационные выплаты, направленные на возмещение расходов работников на питание, произведенные в их пользу, являются выплатами в рамках трудовых отношений и подлежат обложению страховыми взносами в общеустановленном порядке (см. письмо Минтруда России от 11.03.2014 N 17-3/В-100).

ВЗНОСЫ НА СТРАХОВАНИЕ ОТ НЕСЧАСТНЫХ СЛУЧАЕВ И ПРОФЗАБОЛЕВАНИЙ

В соответствии с п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ (далее - Закон N 125-ФЗ) объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые страхователями в пользу застрахованных в рамках трудовых отношений и гражданско-правовых договоров, предметом которых являются выполнение работ и (или) оказание услуг, договора авторского заказа, если в соответствии с указанными договорами заказчик обязан уплачивать страховщику страховые взносы.

База для начисления страховых взносов определяется как сумма выплат и иных вознаграждений, предусмотренных п. 1 ст. 20.1 Закона N125-ФЗ, начисленных страхователями в пользу застрахованных, за исключением сумм, указанных в ст. 20.2 Закона N 125-ФЗ (п. 2 ст. 20.1 Закона N 125-ФЗ).

Согласно пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона N 125-ФЗ не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ).

Перечень выплат, не подлежащих обложению страховыми взносами от НС и ПЗ, соответствуют перечню выплат, не облагаемых страховыми взносами.

Поэтому компенсационные выплаты для возмещения расходов, связанных с разъездным характером работы, не облагаются страховыми взносами от НС и ПЗ. В свою очередь, надбавка к заработной плате за разъездной характер работы является объектом обложения страховыми взносами.

Пример

1. Организация выплачивает работнику надбавку за разъездной характер работы в размере 10% от должностного оклада. Оклад составляет 30 000 руб. в месяц. Надбавка предусмотрена коллективным договором и является составной частью оплаты труда работника. Тариф взносов от несчастных случаев - 0,2%. Работник - резидент РФ, права на вычеты по НДФЛ не имеет. База для начисления взносов не превысила облагаемого максимума.

Бухгалтер отразил начисления за месяц проводками:

Дебет	Кредит	Сумма, руб	Описание
20	70	33 000 (30 000 + 30 000 х 10%)	начислена работнику заработная плата с надбавкой
70	68	4290 (33 000 х 13%)	удержан НДФЛ с заработной платы
20	69 (по субсчетам)	9966 (33 000 х (30% + 0,2%))	начислены страховые взносы

2. В коллективном договоре и трудовом договоре с работником предусмотрено возмещение ему расходов на проезд, так как его работа носит разъездной характер. Выплата осуществляется по предоставленным работником проездным билетам. В июне работник израсходовал на проездной билет 450 руб.

В бухгалтерском учете данные операции отразятся следующим образом:

Дебет	Кредит	Сумма, руб	Описание
20	73	450	предоставлен авансовый отчет по расходам на проезд с приложением проездного билета на месяц
73	50	450	выплачена сотруднику компенсация расходов, связанных с разъездным характером работы

Учет выплат при разъездном характере работы

Какие выплаты производятся в связи с разъездным характером работы? Как они отражаются в бухгалтерском и налоговом учете?

Юридические аспекты

Бухучет. Проводки

Документооборот

Налогообложение

Пример

Формы документов

Построить список