Энциклопедия решений. Срок предоставления сотрудником авансового отчета и окончательного расчета по нему (для госсектора)

Срок предоставления сотрудником авансового отчета и окончательного расчета по нему (для госсектора)

ГАРАНТ:

Материал могут применять казенные, бюджетные и автономные учреждения, органы государственной власти (местного самоуправления) и другие организации госсектора

От срока, на который выдана подотчетная сумма, напрямую зависит срок предоставления сотрудником авансового отчета.

Так, Авансовый отчет (ф. 0504505) и соответствующие подтверждающие документы должны быть предъявлены не позднее трех рабочих дней после дня истечения срока, на который наличные деньги выдавались под отчет, или со дня выхода на работу (п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У).

Руководитель госучреждения дополнительно должен установить своим приказом (распоряжением) срок, в течение которого осуществляется:

- проверка авансового отчета;

- утверждение авансового отчета;

- окончательный расчет с подотчетным лицом.

Срок окончательного расчета с подотчетными лицами, установленный в учреждении, должен быть разумным. В противном случае речь вполне обоснованно может идти о применении ответственности за неисполнение денежного обязательства, предусмотренной ст. 395 ГК РФ. Данная норма также применима при нарушении госучреждением или подотчетным лицом срока выдачи перерасхода (внесения остатка) по проверенному и утвержденному авансовому отчету.

Срок окончательного расчета с подотчетными лицами не должен быть меньше срока процедуры получения наличных денежных средств для выплаты перерасходов (например, для организаций, лицевые счета которым открыты в территориальных органах Федерального казначейства, финансовых органах субъектов Российской Федерации (муниципальных образований) такая процедура предусмотрена Правилами, утв. приказом Федерального казначейства от 30.06.2014 N 10н).

Внимание

Если срок, установленный для возвращения аванса, пропущен, то в соответствии со ст. 137 ТК РФ работодатель вправе не позднее одного месяца со дня окончания такого срока принять решение об удержании из заработной платы работника соответствующей подотчетной суммы при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания.

Числящаяся за сотрудником дебиторская задолженность не подразумевает перехода прав собственности на выданные под отчет суммы, поэтому рассматривать такую задолженность в составе доходов работника или же в качестве предоставленного ему беспроцентного займа нельзя. Иначе это означало бы изменение юридической квалификации отношений между организацией и работником, а такую переквалификацию может сделать только суд. Статья 45 НК РФ запрещает бесспорное взимание налогов в подобном случае.

Деньги, выданные под отчет, не переходят в собственность сотрудника, даже если он не предоставил авансовый отчет в положенный срок, а образуют задолженность физического лица перед организацией. Кроме того, они не являются его доходом и не признаются в качестве объекта обложения НДФЛ (определение ВАС РФ от 07.09.2010 N ВАС-12053/10, постановления Президиума ВАС РФ от 03.02.2009 N 11714/08, ФАС Московского округа от 22.03.2010 N КА-А40/2469-10, от 16.06.2010 N КА-А40/5879-10-3, ФАС Северо-Западного округа от 12.05.2009 N А56-16804/2008).

Тема

Расчеты с подотчетными лицами. Счет 208 00 (для госсектора)

См. также

Документы, прилагаемые сотрудниками к авансовым отчетам (для госсектора)

Выдача денежных средств под отчет в конце финансового года в казенном учреждении

Определение срока, на который выдаются подотчетные суммы (для госсектора)

Определение размера сумм, выдаваемых под отчет (для госсектора)

Учет расчетов с сотрудниками при перечислении сумм под отчет на банковские карты (для госсектора)

Учет расчетов, когда авансовый отчет представлен "перерасходом" (для госсектора)

Удержание неизрасходованного аванса

Формы документов

Пример заполнения Авансового отчета (ф. 0504505)

Практические ситуации

Построить список