Энциклопедия решений. Хранение первичных документов, учетных регистров и бухгалтерской отчетности (для бюджетной сферы) (ноябрь 2024)

Хранение первичных документов, учетных регистров и бухгалтерской отчетности (для госсектора)

ГАРАНТ:

Материал могут применять казенные, бюджетные и автономные учреждения, органы государственной власти (местного самоуправления) и другие организации госсектора

Хранение документов бухгалтерского учета организуется руководителем организации госсектора (ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", далее - Закон N 402-ФЗ; п. 14 Инструкции, утв. приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н, далее - Инструкция N 157н). При этом обязанности по обеспечению сохранности первичных документов, учетных регистров, бухгалтерской отчетности, оформлению и передаче их в архив, как правило, возлагаются руководителем на главного бухгалтера.

Экономические субъекты должны обеспечивать сохранность документов в течение сроков их хранения (ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в РФ", далее - Закон N 125-ФЗ).

В настоящее время для организации хранения бухгалтерских документов, в т.ч. первичных учетных документов, регистров бухучета, подготовленных в электронном виде, подписанных электронной подписью, применяются (см. Информацию Минфина России от 11.09.2015 N ПЗ-13/2015):

- Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. приказом Минфина СССР от 29.07.1983 N 105, далее - Положение N 105 (в части, не противоречащей актам, изданным позднее);

- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах госвласти, местного самоуправления и организациях, утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526, далее - Правила N 526.

В соответствии с п.п. 2.1, 2.2 Правил N 526 документы, образующиеся в деятельности организации, составляют документальный фонд организации, создание которого осуществляется путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел на основе нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней типовых архивных документов с указанием сроков их хранения, утверждаемых в соответствии с п. 3 ст. 6 Закона N 125-ФЗ, и перечней документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов РФ, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения.

Примечание

Помимо общих требований по организации хранения бухгалтерских документов, приводимых в данном материале, на уровне публично-правовых образований или отдельных ведомств могут устанавливаться дополнительные правила организации такой работы.

Пунктом 2.3 Правил N 526 установлено, что часть документального фонда, включающая документы Архивного фонда РФ, документы по личному составу и документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения, включенные в учетные документы архива, составляет архивный фонд организации, который подлежит хранению в архиве организации.

Документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков их хранения подлежат уничтожению в порядке, установленном в п.п. 4.6 - 4.13 Правил N 526, который предусматривает, в частности, ежегодную экспертизу ценности документов, осуществляемую экспертной комиссией организации.

Внимание

До проведения экспертизы ценности уничтожение документов запрещается.

Кроме того, составление актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, и уничтожение указанных документы по истечении сроков их хранения допускается только после составления годовых разделов описей дел по личному составу за соответствующий период и их утверждения руководителем организации.

Первичные (сводные) учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежат хранению в течение сроков, устанавливаемых профильной комиссией учреждения в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года (ч. 1 ст. 29 Закона N 402-ФЗ, п. 14 Инструкции N 157н).

Аналогичное по сути требование предусмотрено ч. 2 ст. 29 Закона N 402-ФЗ и для документов учетной политики, стандартов экономического субъекта и других документов, связанных с организацией и ведением бухгалтерского учета.

Упоминаемые выше правила архивного дела приведены в Перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 (далее - Перечень N 558) - этим документом следует руководствоваться при определении сроков хранения конкретных видов документов.

Сроки хранения бухгалтерских документов устанавливает и налоговое законодательство - согласно пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ по общему правилу налогоплательщики обязаны обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в течение четырех лет (письмо Минфина России от 23.03.2016 N 03-02-08/16273). При этом срок хранения первичных документов, подтверждающих формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, должен исчисляться с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете (дополнительно см. письма Минфина России от 12.02.2016 N 03-03-06/1/7604, от 26.04.2011 N 03-03-06/1/270). А п. 6 ч. 2 ст. 28 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах..."*(1) обязывал организации госсектора, как плательщиков страховых взносов, обеспечивать сохранность документов, подтверждающих исчисление и уплату сумм страховых взносов в течение шести лет. Однако на практике обособить бухгалтерские документы, которые могут храниться лишь четыре года (пять, шесть лет), не всегда реально, поэтому в бухгалтерии учреждения желательно применять в отношении всех документов минимальный срок хранения, равный шести годам.

Внимание

Совсем не лишним будет учитывать положения Перечня N 558 и при разработке Номенклатуры дел. Так, документы с разными сроками хранения желательно подшивать в разные Папки (Дела), а если это по каким-либо причинам невозможно, то срок хранения Папки (Дела) необходимо устанавливать исходя из соответствующего максимального срока хранения.

Из содержания ч. 1 ст. 29 Закона N 402-ФЗ следует, что исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за отчетным годом. Например, срок хранения документов, относящихся к 2012 отчетному году, необходимо исчислять с 1 января 2013 года (см. также п. 4.11 Правил N 526).

Примечание

За нарушение порядка и сроков хранения учетных документов должностные лица организации госсектора могут быть привлечены к административной ответственности (см. ст. 15.11 КоАП РФ). Кроме того, отсутствие документации может стать основанием для привлечения к налоговой ответственности (см. ст.ст. 120, 122, 126 НК РФ).

Согласно п. 11 Инструкции N 157н подборка и брошюрование первичных (сводных) учетных документов должна осуществляться в госучреждении по истечении каждого отчетного периода (месяца, квартала, года) с учетом следующих требований:

- документы подбираются в хронологическом порядке;

- в одну Папку (Дело) подшиваются первичные документы, относящиеся к определенному Журналу операций.

Как видим, для определения порядка брошюрования конкретного вида первичных (сводных) учетных документов прежде всего необходимо установить, к какому Журналу операций он относится.

Пример

Поступление в учреждение имущества, подлежащего дальнейшему учету в составе материальных запасов и оплаченного в безналичном порядке, отражается в учете на основании товарно-сопроводительных документов поставщиков (продавцов). Эти первичные документы в соответствии с положениями п. п. 120, 257 Инструкции N 157н должны прилагаться к Журналу операций по расчетам с поставщиками и подрядчиками независимо от того, сформирована фактическая стоимость материальных запасов или нет.

Если указанное имущество первоначально учтено на счете 106 04 "Вложения в материальные запасы", его включение в состав материальных запасов должно осуществляться после формирования фактической стоимости с учетом дополнительных вложений на основании Акта приемки материалов (материальных ценностей) (ф. 0504220) или Требования-накладной (ф. 0504204). Данные документы должны прилагаться уже к Журналу операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов (п. 120 Инструкции N 157н).

Если бухгалтерские документы содержат сведения, отнесенные к государственной тайне (смотрите ст. 5 Закона РФ от 21.07.1993 N 5485-I "О государственной тайне"; Перечень, утвержденный Указом Президента РФ от 30.11.1995 N 1203), их следует брошюровать в отдельные Папки (Дела) по степени секретности отдельно от несекретных документов, руководствуясь при этом нормативными правовыми актами, регламентирующими вопросы секретного делопроизводства.

На обложке Папки (Дела) указываются:

1) наименование госучреждения;

2) название и порядковый номер Папки (Дела);

3) период (дата), за который сформирован соответствующий Журнал операций, с указанием года и месяца (числа);

4) наименование Журнала операций, с указанием при наличии его номера;

5) количество листов в Папке (Деле).

Кроме того, желательно указывать срок хранения Папки (Дела).

Организация госсектора обязана обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от несанкционированных изменений (ч. 3 ст. 29 Закона N 402-ФЗ, п. 14 Инструкции N 157н, п. 2.14 Правил N 526).

Документы текущего года, как правило, хранятся в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах (сейфах, металлических ящиках) под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером (п. 6.2 Положения N 105). Дальнейшее их хранение осуществляется в установленном в организации госсектора порядке.

Хранение электронных документов на машинных носителях осуществляется в порядке, установленном Законом N 402-ФЗ и Инструкцией N 157н, а также Правилами N 526.

Внимание

Выдача бухгалтерской документации из бухгалтерии или архива допускается только в исключительных случаях с разрешения главного бухгалтера, иных должностных лиц, ответственных за хранение документов.

Первичные (сводные) учетные документы, регистры бухгалтерского учета могут быть изъяты только уполномоченными на то органами, на основании их постановлений (п. 17 Инструкции N 157н). Копии изъятых документов (регистров), изготовленные в установленном порядке, включаются в документы бухгалтерского учета (ч. 8 ст. 9, ч. 9 ст. 10 Закона N 402-ФЗ).

Уничтожение бухгалтерских документов осуществляется по истечении сроков их хранения на основании Решения профильной комиссии госучреждения после проведения экспертизы их ценности. Сам факт уничтожения документации подтверждается специальным Актом.

_________________________________________

*(1) С 1 января 2017 года отношения, связанные с исчислением и уплатой страховых взносов на обязательные пенсионное страхование, социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, медицинское страхование, а также отношения, возникающие в процессе осуществления контроля за исчислением и уплатой (перечислением) страховых взносов и привлечения к ответственности за нарушение законодательства РФ о страховых взносах, регулируются главой 34 НК РФ "Страховые взносы". С этой даты Федеральный закон от 24.07.2009 N 212-ФЗ утрачивает силу.

Темы

Организация бухгалтерского учета (для госсектора)

Хранение, уничтожение и восстановление документов организаций и индивидуальных предпринимателей

См. также

Хранение электронных бухгалтерских документов и учетных регистров на машинных носителях (для госсектора)

Формы документов

Акт об уничтожении документов, срок хранения которых истек

Практические ситуации

Построить список