Энциклопедия решений. Как организовать и провести инвентаризацию (для бюджетной сферы) (ноябрь 2024)

Как организовать и провести инвентаризацию (для бюджетной сферы)

С 2024 года Минфин России существенно дополнил правила проведения инвентаризации в организациях бюджетной сферы и внес соответствующие положения в Стандарт "Учетная политика, оценочные значения и ошибки" (см. приказ Минфина России от 13.09.2023 N 144н).

Приложение N 1 к Стандарту "Учетная политика, оценочные значения и ошибки" устанавливает Общие требования к организации инвентаризации активов и обязательств (далее - Общие требования к инвентаризации). Кроме того, письмом Минфина России от 01.07.2024 N 02-06-06/61122 доведены Методические рекомендации к Общим требованиям к инвентаризации.

Инвентаризация проводится в целях (п. 1 Общих требований к инвентаризации, п. 79 Стандарта "Концептуальные основы..."):

- подтверждения соответствия данных об объектах инвентаризации, отраженных в регистрах бухгалтерского учета, фактическому наличию у субъекта учета соответствующих объектов;

- обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности.

Об основаниях для проведения инвентаризации подробнее смотрите здесь.

 

Рассмотрим действия, которые нужно выполнить, чтобы не допустить ошибок в ходе подготовки и проведения инвентаризации:

 

Шаг 1. Проверка учетной политики

 

Первое, что необходимо проверить каждому учреждению (организации бюджетной сферы), - это наличие порядка проведения инвентаризации.

Порядок инвентаризации должен быть установлен учетной политикой организации бюджетной сферы (в виде раздела учетной политики либо приложения к ней). Это требование предусмотрено в п. 1 Общих требований к инвентаризации, п. 9 Cтандарта "Учетная политика, оценочные значения и ошибки", п. 80 Cтандарта "Концептуальные основы", ч. 3 ст. 11 Закона N 402-ФЗ.

Локальным документом организации определяются (пп. 1, 3, 8, 18 Общих требований к инвентаризации, письма Минфина России и Федерального казначейства от 11.01.2024 NN 02-06-06/950, 07-04-05/02-253, от 12.12.2022 NN 02-06-07/121653, 07-04-05/02-31103, Минфина России от 14.04.2023 N 02-06-05/33795, от 10.02.2023 N 02-07-10/11549, от 27.12.2022 N 02-06-07/128426, от 10.02.2020 N 02-07-10/8553):

- порядок проведения инвентаризации, в том числе распределение обязанностей между комиссиями и порядок их взаимодействия, особенности проведения инвентаризации комиссией, включающей в себя рабочие комиссии;

- случаи и сроки проведения инвентаризации;

- перечень объектов, подлежащих инвентаризации в различных случаях;

- условия и способы проведения инвентаризации: сплошная, выборочная, технологическая, путем осмотра и иные способы.

Отсутствие в учетной политике положений, утверждающих порядок и график проведения инвентаризации, а также требования к составу инвентаризационной комиссии, ревизоры и суды рассматривают как нарушение (см. постановление Четвертого ААС от 23.09.2022 N 04АП-3978/22, п. 5.1.1 Обзора недостатков и нарушений, выявленных Федеральным казначейством в ходе осуществления контрольных мероприятий...во II полугодии 2022 года (Федеральное казначейство, 29.06.2023), п. 8.2.2 письма Федерального казначейства от 08.06.2022 N 07-04-05/21-13889 "О направлении Обзора недостатков и нарушений").

Кроме того, при отсутствии в учреждении порядка проведения инвентаризации, содержащего все необходимые для ее проведения правила и условия (требования к составу инвентаризационной комиссии, порядок принятия решения и полномочия членов инвентаризационной комиссии, процедуры и способы проведения инвентаризации отдельных объектов учета), результаты такой инвентаризации могут быть поставлены под сомнение и (или) признаны недействительными. Для годовой инвентаризации следствием признания ее результатов недействительными, как правило, является признание годовой бухгалтерской (бюджетной) отчетности недостоверной.

 

Шаг 2. Оформление Решения о проведении инвентаризации

 

Решение о проведении инвентаризации принимает руководитель организации бюджетной сферы (уполномоченное им лицо) и оно оформляется первичным учетным документом - Решением о проведении инвентаризации (ф. 0510439) (п. 10 Общих требований к инвентаризации).

Решение о проведении инвентаризации должно содержать (п. 11 Общих требований к инвентаризации):

а) Наименование комиссии и ее состав.

Решением о проведении инвентаризации устанавливается состав комиссии, созданной на время проведения инвентаризации (временной комиссии). Определение персонального состава постоянно созданной комиссии допускается в Решении о проведении инвентаризации, но за исключением председателя комиссии и его заместителя. Эти лица утверждаются руководителем организации в Приказе о создании инвентаризационной комиссии (положении о комиссии).

Информацию об инвентаризационной комиссии смотрите подробнее здесь.

б) Дату, по состоянию на которую проводится инвентаризация, и сроки проведения инвентаризации (даты начала и окончания ее проведения).

Рассмотрим даты, отражаемые в Решении о проведении инвентаризации, на примере.

Итак, в Решении о проведении инвентаризации должно быть 4 даты:

1. Решение о проведении инвентаризации принято 22 сентября.

2. Инвентаризация проводится на 25 сентября.

3. Дата начала проведения инвентаризации - 25 сентября;

4. Дата завершения проведения инвентаризации - 26 сентября.

Нормативные правовые акты, регулирующие ведение учета и составление отчетности, не содержат указания на обязанность проведения инвентаризаций исключительно по завершению финансового (отчетного) года. Дата, на которую проводится инвентаризация в целях составления годовой бюджетной отчетности, может быть и до завершения финансового года (например, в IV квартале года). Это не противоречит положениям законодательства, поскольку инвентаризация рассматривается как один из методов предварительного финансового контроля (письмо Минфина России от 10.02.2020 N 02-07-10/8553). Вместе с тем, по мнению специалистов финансового ведомства, проведение годовой инвентаризации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности ранее 31 декабря допустимо только в отношении нефинансовых активов (письмо Минфина России от 22.10.2019 N 02-07-10/81064).

Но! Есть отдельные объекты, провести инвентаризацию которых необходимо именно по состоянию на отчетную дату согласно п. 32 Общих требований к инвентаризации.

Подробнее о том, обязательно ли проведение годовой инвентаризации исключительно на 1 января очередного года, смотрите здесь

в) Перечень объектов инвентаризации.

Решение о проведении инвентаризации может быть принято по различным группам объектов инвентаризации с участием одной или нескольких комиссий и указанием единого или различных сроков проведения инвентаризаций (п. 12 Общих требований к инвентаризации).

В решении о проведении обязательной инвентаризации отражается перечень объектов инвентаризации, в отношении которых законодательством РФ, федеральными и отраслевыми стандартами бухгалтерского учета государственных финансов предусмотрено проведение обязательной инвентаризации (п. 13 Общих требований к инвентаризации).

В иных случаях проведения инвентаризации перечень объектов инвентаризации определяется руководителем организации бюджетной сферы (уполномоченным им лицом).

Информацию об объектах инвентаризации смотрите подробнее здесь.

г) Иную информацию, необходимую для проведения инвентаризации и (или) предусмотренную унифицированной формой Решения о проведении инвентаризации (ф. 0510439).

Подробнее об особенностях заполнения Решения (ф. 0510439) смотрите здесь.

 

Шаг 3. Доведение Решения о проведении инвентаризации до соответствующих лиц

 

Утвержденное Решение о проведении инвентаризации доводится секретарем комиссии до (п. 15 Общих требований к инвентаризации):

- членов инвентаризационной комиссии;

- лица, осуществляющего ведение бухгалтерского учета (главного бухгалтера, централизованной бухгалтерии);

- ответственных лиц, указанных в Решении о проведении инвентаризации.

Кроме того, председателю инвентаризационной комиссии целесообразно перед началом инвентаризации подготовить план работы, провести инструктаж с членами комиссии и ознакомить их с нормативными правовыми актами по проведению инвентаризации, с материалами предыдущих инвентаризаций, ревизий и проверок.

 

Шаг 4. Формирование номенклатурного перечня

 

В целях формирования перечня объектов инвентаризации по номенклатуре объектов инвентаризации и их аналитическим признакам, предусмотренным методологией бухгалтерского учета, лицом, осуществляющим ведение бухгалтерского учета (централизованной бухгалтерией), формируется инвентаризационная опись, содержащая пообъектный (номенклатурный) перечень объектов инвентаризации, данные о которых отражены в регистрах бухгалтерского учета на начало проведения инвентаризации (далее - номенклатурный перечень) (п. 15 Общих требований к инвентаризации).

 

Шаг 5. Документальное подтверждение остатков на начало инвентаризации

 

До начала проверки фактического наличия активов (начала проведения инвентаризации) ответственное лицо*(1) представляет комиссии первичные учетные документы, подтверждающие операции с объектами инвентаризации (в частности, приходные и расходные документы, отчеты о движении активов, документы-основания на принятие обязательств), не представленные им для отражения в бухгалтерском учете (п. 16 Общих требований к инвентаризации).

Ответственное лицо оформляет расписки в инвентарных описях по формам NN 0504081, 0504086, 0504087, 0504088*(2) в том, что к началу инвентаризации все первичные учетные (сводные) документы, подтверждающие движение (поступление, выбытие, перемещение) объектов инвентаризации, им переданы. Расписка прилагается к документам инвентаризации: инвентаризационной описи, сличительной ведомости, акту о результатах инвентаризации (пп. 16, 30 Общих требований к инвентаризации).

Об особенностях определения ответственного лица смотрите здесь

При представлении ответственным лицом документов на бумажном носителе Председатель комиссии (при отсутствии председателя комиссии - его заместитель) визирует такие документы с указанием "до начала проведения инвентаризации на "__"_______20__г.".

Если же ответственное лицо передает документы в электронном виде, то секретарем комиссии обеспечивается формирование реестра указанных документов, который входит в состав документов инвентаризации.

Лицо, осуществляющее ведение учета (ЦБ), представляет комиссии сформированные инвентаризационные описи, содержащие номенклатурный перечень (п. 15 Общих требований к инвентаризации):

- в день начала проведения инвентаризации

либо

- по завершению рабочего дня, предшествующего дню начала проведения инвентаризации.

 

Шаг 6. Проведение проверки

Выявление фактического наличия объектов инвентаризации

 

Для проведения инвентаризации должны быть созданы условия, обеспечивающие полное и точное выявление фактического наличия объектов инвентаризации, в том числе обеспечение профессиональными, техническими и технологическими ресурсами (п. 21 Общих требований к инвентаризации).

При проведении инвентаризации фактическое наличие объектов инвентаризации должно выявляться путем (п. 17 Общих требований к инвентаризации):

- установления их действительного существования;

- обоснованности их наличия: владения учреждением или органом-учредителем, оценки их состояния, в том числе наличия/отсутствия условий принятия/списания объектов бухгалтерского учета в бухгалтерском учете.

Способы/методы проведения инвентаризации, которые необходимо использовать для выявления фактического наличия объектов инвентаризации, предусматриваются Порядком проведения инвентаризации (п. 18 Общих требований к инвентаризации).

Информацию о способах/методах проведения инвентаризации смотрите подробнее здесь.

Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах.

Инвентаризация ОС и капвложений в них, запасов, наличных денежных средств, денежных документов и иных аналогичных активов, проводимая методом осмотра, осуществляется по местонахождению активов и каждому ответственному лицу / бригаде - в случае коллективной (бригадной) материальной ответственности (п. 19 Общих требований к инвентаризации). Выявление фактического наличия таких объектов инвентаризации производится при обязательном присутствии ответственных лиц.

Не допускается определять фактическое наличие активов со слов ответственных лиц или по данным регистров бухгалтерского учета (п. 20 Общих требований к инвентаризации)!

При проведении инвентаризации методом осмотра комиссия обеспечивается (п. 21 Общих требований к инвентаризации):

- технически исправными измерительными приборами;

- весовым оборудованием;

- иными контрольными устройствами (средствами) с представлением информации о надлежащей поверке средств измерений;

- калибровочными таблицами для инвентаризации наливных емкостей;

- инвентарем;

- иными средствами, необходимыми для проведения инвентаризации.

А также при необходимости - работниками для перемещения, укладки, перекладки материальных ценностей.

 

Особенности проведения проверки в отношении отдельных объектов инвентаризации

 

1. Проверка режима использования личного имущества сотрудников.

Должностным лицам необходимо ответить на вопросы: не использует ли личное имущество сотрудника ресурсы организации*(3), не противоречит ли его использование порядку выполнения задания учредителя?

Если сотрудники учреждения используют личные вещи, право их использования следует оформить должным образом. Приведем возможные способы его оформления в зависимости от приоритетности:

1. Наиболее приемлемой является ситуация, когда работники используют лично принесенное имущество для выполнения своих обязанностей. В такой ситуации следует:

- оформить соглашение по ст. 188 ТК РФ;

- выплачивать компенсацию за использование имущества, включая расходы на эксплуатацию;

- не перечислять НДФЛ и страховые взносы (п. 1 ст. 217, подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ);

- при налогообложении прибыли учитывать расходы можно при использовании имущества в целях приносящей доход деятельности (по КФО 2).

2. Имущество работника используют другие работники. В такой ситуации с работником оформляется договор аренды или безвозмездного пользования. Заключение договора безвозмездного пользования о передаче личных вещей сотрудника учреждению специалисты Минфина России признают корректным, в случае, если указанные вещи передаются учреждению для целей использования в его деятельности (письмо от 31.12.2019 N 02-07-05/103872). Обратите внимание: если оформляется безвозмездное пользование, то у учреждения возникает доход в целях налогообложения прибыли!

3. Имущество сотрудников и иных лиц постоянно находится на территории учреждения, но не используется в его деятельности. Таких ситуаций желательно избегать. Если же она сложилась, то может быть оформлен договор хранения, а имущество - учитываться на забалансовом счете 02 "Материальные ценности на хранении". Однако данный вариант является наиболее неприемлемым из предложенных.

 

2. Инвентаризация библиотечного фонда.

Для библиотечного фонда открывается одна Инвентарная карточка группового учета нефинансовых активов (ф. 0509216), и учет в ней ведется только в денежном выражении общей суммой. Минфин России указывает, что параллельно с бухгалтерским учетом в библиотеке ведется и так называемый "внутрибиблиотечный" учет всех документов, поступающих в фонд библиотеки и выбывающих из него. Такой учет в соответствии со специальным порядком ведется в регистрах индивидуального и суммарного учета в традиционном и/или электронном виде, в том числе по наименованиям и авторам. Если в этих регистрах суммарного учета библиотечного фонда присутствует стоимостная оценка библиотечного фонда на отчетные даты, а также стоимость поступивших и выбывших за отчетный период документов библиотечного фонда, то инвентаризация библиотечного фонда в целях составления годовой отчетности может быть проведена путем сопоставления данных регистров суммарного учета библиотечного фонда с данными бухгалтерского учета (письмо Минфина России от 20.11.2020 N 02-06-10/101747).

 

3. Годовая инвентаризация как инструмент для выявления прослеживаемых товаров.

С 01.07.2021 введена система прослеживаемости товаров. Учреждения должны регулярно отчитываться о движении таких товаров. Товары, поступившие в учреждение до начала действия системы (до 01.07.2021), можно ввести в цепочку прослеживания. В дальнейшем это позволит без проблем списать прослеживаемый товар.

Проведение годовой инвентаризации - прекрасный момент для выявления товаров, подлежащих прослеживаемости. К примеру, это удобно делать параллельно проверке имущества на соответствие понятию "Актив". Список прослеживаемых товаров не очень большой. Самые распространенные товары из него - это мониторы, проекторы, холодильники.

После выявления по результатам инвентаризации прослеживаемых товаров учреждение сможет направить в налоговый орган Уведомление об имеющихся остатках товаров, подлежащих прослеживаемости. Четко установленных сроков для подачи такого уведомления нет - по нашему мнению, важно сделать это не позднее дня окончания инвентаризации.

4. Годовая инвентаризация иных объектов НФА не реже 1 раза в 3 года: с какого года начинать отсчет?

В целях составления годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности обязательная инвентаризация проводится по объектам НФА (кроме тех, для которых п. 32 Общих требований к инвентаризации предусмотрен особый порядок) не реже 1 раза в 3 года, если иное не установлено ГРБС/учредителем (п. 32 Общих требований к инвентаризации).

При применении данной нормы на практике возникает вопрос: с какого года начинать отсчет? Иными словами, нужно ли провести годовую инвентаризацию НФА в 2024 году, обозначив его за точку отсчета для применения п. 32 Общих требований к инвентаризации, а затем 2 или 1 год ее не проводить. Либо можно признать за точку отсчета годовую инвентаризацию НФА 2023 года.

Прежде всего отметим, что данная норма является правом, а не обязанностью организации бюджетной сферы - в Порядке проведения инвентаризации может быть закреплено решение о проведении инвентаризации НФА 1 раз в 3 года, 1 раз в 2 года или о проведении ежегодной инвентаризации НФА в целях составления годовой отчетности. Такое решение может принять ГРБС/учредитель либо учреждение, если ГРБС/учредитель его не примет.

При принятии решения о периодичности проведения инвентаризации необходимо исходить из основной цели инвентаризации - подтверждения соответствия данных об объектах инвентаризации, отраженных в учете, их фактическому наличию (п. 1 Общих требований к инвентаризации). Также должно быть соблюдено требование о необходимости обеспечения формирования полной и достоверной информации о наличии государственного (муниципального) имущества и его использования при составлении бухгалтерской (финансовой) отчетности (п. 18 Стандарта "Концептуальные основы...", см. также письмо Минфина России от 08.11.2017 N 02-06-05/73671).

К примеру, решение о проведении инвентаризации 1 раз в 3 года может быть принято в организации бюджетной сферы с небольшим оборотом НФА, при котором каждый документ о поступлении и выбытии НФА находится под контролем.

Исходя из основной цели проведения инвентаризации, описанной выше, и принимая во внимание допущение непрерывности деятельности учреждения - предположение, что деятельность будет вестись не менее 4-х лет (обозримое будущее), начиная с года, за который был составлен последний годовой отчет, полагаем, что за точку отсчета можно принять годовую инвентаризацию-2023.

Аналогично может быть решен вопрос с точкой отсчета для проведения инвентаризации библиотечных фондов: не реже 1 раза в 5 лет.

 

 

Шаг 7. Оценка соответствия имущества понятию "Актив"

 

Под имуществом следует понимать нефинансовые активы, денежные средства и другие финансовые активы, имущественные права (дебиторская задолженность) (ст. 128 ГК РФ).

Активом признается имущество в оперативном управлении или пользовании (пп. 36, 37, 38 Стандарта "Концептуальные основы..."):

- находящееся под контролем учреждения;

- имеющее полезный потенциал или в отношении которого ожидаются экономические выгоды.

В составе нефинансовых активов, в том числе в составе основных средств, можно учитывать только объекты, являющиеся "активами" - учреждение должно ожидать от них поступление полезного потенциала или экономических выгод (см., в частности, пп. 7, 8 Стандарта "Основные средства"), то есть имущество пригодно для использования в целях, предусмотренных при его признании (п. 37 Стандарта "Концептуальные основы...").

На соответствие понятию "актив" проверяются следующие нефинансовые активы:

- основные средства (счет 101 00 и забалансовый счет 21);

- нематериальные активы (счет 102 00) и права пользования нематериальными активами (счет 111 60);

- непроизведенные активы (счет 103 00);

- биологические активы (счет 113 00);

- материальные запасы (счет 105 00) - подробнее см. здесь;

- вложения в нефинансовые активы (счет 106 00) - в целях контроля за реализацией мероприятий по уничтожению (разбору, сносу) объекта. Подробнее см. здесь. Для списания вложений необходимо обладать документами, подтверждающими, что объекта не будет (к примеру, объект больше не числится в инвестиционной программе);

- нефинансовые активы имущества казны (счет 108 00);

- имущество на забалансовых счетах (например, на счетах 23 и 27).

Если есть объект имущества, не соответствующий понятию "актив", его учет за балансом осуществляется до момента уничтожения/утилизации в случае принятия решения о списании объекта, включая период согласования такого решения (исключение - списание объектов незавершенного строительства, а также эксплуатируемых объектов, списываемых по причине морального износа), либо до принятия решения о вовлечении объекта в хозяйственный оборот, его продаже или передаче (см. письма Минфина России от 15.12.2017 N 02-07-07/84237, от 20.09.2018 N 02-07-08/67685, от 21.09.2018 N 02-07-10/67931, от 12.10.2018 N 02-07-10/73624, от 23.08.2019 N 02-06-10/65067).

 

В ходе инвентаризации необходимо "рассортировать" имущество учреждения в зависимости от того, удовлетворяет оно понятию "актив" или нет.

О том, как это сделать в зависимости от категорий имущества, смотрите в отдельной таблице на примере основных средств

При оценке соответствия имущества понятию "актив" у должностных лиц учреждения неизбежно возникают вопросы. Рассмотрим наиболее актуальные из них.

 

О том, в каких формах отразить соответствие имущества понятию актива, смотрите подробнее в Путеводителе по формам документов.

 

Шаг 8. Выявление признаков обесценения активов

 

В рамках инвентаризации активов и обязательств, проводимой перед составлением годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности комиссия по поступлению и выбытию активов проводит выявление признаков обесценения актива (п. 6 Стандарта "Обесценение активов").

При выявления любого из признаков обесценения актива (пп. 7-9 Стандарта "Обесценение активов"), которые ранее не являлись основанием для признания обесценения актива, комиссия принимает решение о необходимости определения справедливой стоимости актива. Одновременно с этим комиссия оценивает необходимость корректировки оставшегося срока полезного использования актива (п. 13 Стандарта "Обесценение активов").

Кроме теста на обесценение необходимо выявить признаки уменьшения или отсутствия ранее признанного убытка от обесценения.

 

Шаг 9. Оформление инвентаризационных описей

 

Результаты инвентаризации первоначально фиксируются в инвентаризационных описях. Информация заполняется инвентаризационной комиссией вручную или при помощи средств программных продуктов, которые позволяют автоматически считывать данные об объекте, необходимые для заполнения Инвентаризационной описи (ф. 0504087), в том числе заполнять информацию по графам 8, 9, 17-19 в момент проведения инвентаризации (письмо Минфина России от 22.12.2020 N 02-06-05/112288).

Закон позволяет учреждениям составлять первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета на бумажном носителе или в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (ч. 5 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, Методические указания, утв. Приказом N 52н). Выбранный способ следует отразить в учетной политике.

Результаты инвентаризации в инвентаризационных описях независимо от того, фиксируются ли они на бумаге или в электронном виде, должны быть оформлены на основе унифицированных форм, закрепленных Приказом N 52н.

Подробнее о заполнении Инвентаризационных описей смотрите здесь.

 

 

Шаг 10. Фиксация расхождений с данными учета

 

В случае выявления при инвентаризации отклонений - расхождений между данными об объектах инвентаризации, отраженных в регистрах бухгалтерского учета, и данными о фактическом наличии объектов, комиссией обеспечивается обоснованная квалификация отклонений при инвентаризации (п .23 Общих требований к инвентаризации).

Они могут быть квалифицированы в качестве излишков, недостач, пересортицы, убыли в пределах норм или качественных отклонений.

О квалификации отклонений при инвентаризации смотрите подробнее здесь.

Выявленные количественные расхождения по НФА (излишки, недостачи) отражаются в приложении N 7 к разделу 2 Акта о результатах инвентаризации (ф. 0510463). При этом Ведомость расхождений (ф. 0504092) при использовании Акта о результатах инвентаризации (ф. 0510463) формировать не требуется.

Советы по заполнению Акта о результатах инвентаризации (ф. 0510463) смотрите здесь.

Если по итогам инвентаризации излишки и/или недостачи не выявлены, в акте о результатах инвентаризации отражается следующее заключение инвентаризационной комиссии: "Расхождения не выявлены. Принять результаты инвентаризации: фактическое наличие объектов инвентаризации соответствует данным регистров бухгалтерского учета" (п. 25 Общих требований к инвентаризации).

Расписки, пояснения (объяснения) по фактам выявленных отклонений, представленные ответственными лицами приобщаются к документам инвентаризации (п. 30 Общих требований к инвентаризации). Например, при пересортице в таких расписках необходимо объяснить причины, по которым разница в стоимости от пересортицы в сторону недостачи, образовавшейся не по вине ответственных лиц, не отнесена на виновных лиц.

 

Шаг 11. Составление акта и подготовка предложений

 

На основании инвентаризационных описей (сличительных ведомостей) инвентаризационная комиссия составляет Акт о результатах инвентаризации (ф. 0510463), Акт о результатах инвентаризации наличных денежных средств (ф. 0510836).

Акт представляется на рассмотрение и утверждение руководителю учреждения с приложением документов по инвентаризации. В свою очередь, к документам инвентаризации приобщаются (п. 30 Общих требований к инвентаризации):

- документы, оформляющие выявление фактического наличия объекта инвентаризации (в частности, акты обмеров (замеров), расчеты, иные акты);

- представленные ответственными лицами расписки, пояснения (объяснения), в том числе по фактам выявленных отклонений, включая пересортицу (объяснения причин, по которым разница в стоимости от пересортицы в сторону недостачи, образовавшейся не по вине ответственных лиц, не отнесена на виновных лиц).

В документах, оформляющих результаты инвентаризации, комиссия отражает выявленные в ходе инвентаризации (п. 24 Общих требований к инвентаризации):

а) условия списания объектов инвентаризации с бухгалтерского учета, в частности утрату/снижение будущих экономических выгод и/или полезного потенциала, заключенного в активе, в связи:

- с физическим и/или моральным износом;

- с нарушением условий содержания и/или эксплуатации;

- с влиянием на состояние имущества аварий, стихийных бедствий, иных чрезвычайных ситуаций, длительного неиспользования имущества;

- с влиянием иных причин, которые привели к утрате/снижению будущих экономических выгод и/или полезного потенциала, заключенного в активе.

В целях оформления результатов инвентаризации комиссия согласно порядку проведения инвентаризации рассматривает вопрос:

- о целесообразности/пригодности дальнейшего использования имущества;

- возможности и эффективности его восстановления;

- возможности использования отдельных узлов, деталей, конструкций и материалов имущества.

б) основания для возмещения недостачи (возмещения ущерба, причиненного ввиду утраты или порчи материальных ценностей);

в) условия признания просроченной дебиторской задолженности сомнительной или безнадежной к взысканию;

г) обязательства, не востребованные в течение срока исковой давности кредитором;

д) документально подтвержденные основания для:

- признания в учете объектов инвентаризации (в случае выявления излишков);

- отражения выбытия объектов инвентаризации (в случае выявления недостачи);

- корректировки бухгалтерских данных (в случае выявления пересортицы).

- изменения стоимостных оценок объектов инвентаризации.

 

 

Шаг 12. Отражение результатов инвентаризации в учете

 

Порядок отражения в бухгалтерском учете организации бюджетной сферы результатов инвентаризации определен п. 82 Стандарта "Концептуальные основы ...". По общему правилу результаты инвентаризации отражаются в учете и бухгалтерской (финансовой) отчетности того периода, в котором была закончена инвентаризация. Результаты инвентаризации, проведенной перед составлением годовой отчетности, отражаются в годовой отчетности.

Результаты инвентаризации в части выявленных при ее проведении отклонений отражаются в учете и отчетности (п. 26 Общих требований к инвентаризации):

- в отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация

или

- последним календарным днем отчетного периода, за который формируется отчетность, в целях обеспечения достоверности данных которой проводилась инвентаризация.

Информация о результатах инвентаризации, проведенной в целях составления годовой отчетности за текущий год, оформленных Актами о результатах инвентаризации (фф. 0510463, 0510836), подписанными в очередном году, подлежит раскрытию в отчетности за текущий год дополнительно к событиям после отчетной даты, указанным в п. 7 Стандарта "События после отчетной даты" (письма Минфина России и Федерального казначейства по годовой отчетности от 11.01.2024 NN 02-06-06/950, 07-04-05/02-253, от 12.12.2022 NN 02-06-07/121653, 07-04-05/02-31103).

Результаты инвентаризации реорганизуемой (упраздняемой, ликвидируемой) организации бюджетной сферы отражаются в отчетности, представляемой на дату реорганизации, ликвидации учреждения, упразднения государственного органа (органа местного самоуправления) (п. 82 Стандарта "Концептуальные основы...").

Об отражении в учете результатов инвентаризации смотрите подробнее здесь.

______________________________

*(1) Ответственное лицо - это лицо, ответственное за использование объектов инвентаризации по их назначению, и/или за сохранность имущества, в том числе с полной материальной ответственностью, и/или за оформление фактов хозяйственной жизни, в результате которых признаются, прекращаются в бухгалтерском учете объекты инвентаризации, либо изменяется их стоимостная оценка (п. 16 Общих требований к инвентаризации).

*(2) Для оформления результатов используются формы, приведенные в Приложении N 3 к Приказу Минфина России от 30.03.2015 N 52н.

*(3) См. например, решение Советского районного суда г. Челябинска Челябинской области от 31.05.2017 по делу N 12-490/2017. В ситуации, которая стала предметом разбирательства в суде, за счет субсидии на выполнение задания (КФО 4) была приобретена программа для ведения бухгалтерского учета. Орган финансового контроля в ходе проверки выяснил, что она установлена на личный ноутбук главного бухгалтера. В связи с этим руководителя бюджетного учреждения оштрафовали на 20 000 рублей за нецелевое использование субсидии. Причем суд встал на сторону проверяющих.