Путеводитель по формам документов для бюджетной сферы: учет и отчетность (подготовлено экспертами компании "Гарант")

Таблица N 1

Таблица N 2

Таблица N 3

Таблица N 4

где Х - формы первичных учетных документов и регистров, для которых, на наш взгляд, не будет разработано электронных аналогов в том числе в связи с расширением сферы применения новых электронных форм

^52н Как заполнить Акт о приеме-передаче объектов нефинансовых активов (ф. 0504101)?

По каким счетам применять:

Акт о приеме-передаче объектов нефинансовых активов (ф. 0504101) составляйте при оформлении операций по приемке (передаче) имущества, относящегося к объектам нефинансовых активов и учитываемого на счетах:

- 0 101 00 000 "Основные средства";

- 0 102 00 000 "Нематериальные активы";

- 0 103 00 000 "Непроизведенные активы";

- 0 104 00 000 "Амортизация";

- 0 105 00 000 "Материальные запасы";

- 0 106 00 000 "Вложения в нефинансовые активы";

- 0 108 00 000 "Нефинансовые активы имущества казны";

- 0 111 60 000 "Права пользования нематериальными активами";

- 01 "Имущество, полученное в пользование";

- 02 "Материальные ценности на хранении";

- 23 "Периодические издания для пользования".

В каких случаях применять:

Случаи обязательного оформления Акта (ф. 0504101) поименованы в Методических указаниях. К ним относятся операции по передаче нефинансовых активов между учреждениями, учреждениями и организациями (иными правообладателями), в том числе:

- при закреплении права оперативного управления (хозяйственного ведения);

- передаче имущества в государственную (муниципальную) казну, в том числе при изъятии органом, осуществляющим полномочия собственника государственного (муниципального) имущества, объектов нефинансовых активов из оперативного управления (хозяйственного ведения);

- при передаче имущества в качестве взноса в уставный капитал (имущественного взноса);

- при иных основаниях изменения правообладателя государственного (муниципального) имущества, за исключением приобретения имущества на государственные (муниципальные) нужды (нужды бюджетных (автономных) учреждений), продажи государственного (муниципального) имущества.

Если безвозмездная передача нефинансовых активов осуществляется внутри бюджетной сферы по взаимосвязанным операциям, то наряду с Актом (ф. 0504101) оформите еще и Извещение (ф. 0504805) в качестве бухгалтерского документа. В иных случаях, если операции не являются взаимосвязанными (например, дарение), Извещение (ф. 0504805) не формируйте.

Помимо случаев обязательного оформления, учреждение вправе установить в учетной политике порядок применения Акта (ф. 0504101) при:

- оприходовании неучтенных объектов нефинансовых активов стоимостью свыше 10 000 рублей, выявленных при инвентаризации;

- принятия к учету объектов основных средств, поступивших в порядке возмещения в натуральной форме ущерба, причиненного виновным лицом;

- приобретении нематериальных активов;

- приобретении основных средств стоимостью свыше 10 000 рублей;

- безвозмездной передаче нефинансовых активов, в том числе контрагентам, не относящимся к бюджетной сфере;

- безвозмездном получении нематериальных активов от контрагентов, не относящихся к бюджетной сфере;

- безвозмездном получении основных средств стоимостью свыше 10 000 рублей и объектов библиотечного фонда (независимо от стоимости) от контрагентов, не относящихся к бюджетной сфере;

- передаче (получении) в пользование объектов, учтенных на балансовых и забалансовых счетах. Возможность применения Акта (ф. 0504101) при передаче нефинансовых активов, входящих в состав имущества казны, в безвозмездное пользование учреждениям, организациям (иным правообладателям) предусмотрена в письме Минфина России от 20.01.2020 N 02-07-10/2704;

- передаче (получении) объектов на хранение;

- реализации нефинансовых активов;

Подробнее об оформлении операций по реализации готовой продукции и товаров см. здесь.

- передаче капитальных вложений в неотделимые улучшения, произведенных при реконструкции объекта недвижимости, находящегося в момент реконструкции в безвозмездном пользовании учреждения (письмо Минфина России от 21.10.2020 N 02-06-10/91814);

- приемке материальных ценностей, полученных в результате ликвидации (демонтажа, утилизации) основных средств.

Советы по заполнению:

Обязательные требования по заполнению Акта (ф. 0504101) установлены Методическими указаниями. Кроме того, обратите внимание на следующие особенности.

При применении Акта (ф. 0504101) при приобретении, безвозмездном получении нефинансовых активов от контрагентов, не относящихся к бюджетной сфере, оприходовании неучтенных объектов нефинансовых активов поля передающей стороны могут не заполняться. Такую возможность предусмотрите в учетной политике учреждения.

Оформляющая часть Акта (ф. 0504101) содержит строку "Заключение комиссии". Методические указания не содержат каких-либо разъяснений по поводу того, заключение и подписи чьей комиссии (передающей или принимающей стороны) должны указываться в этой строке при передаче нефинансовых активов между учреждениями, учреждениями и организациями (иными правообладателями).

Согласно п. 52 Стандарта "Концептуальные основы" активы, полученные учреждением от учредителя, иной организации бюджетной сферы подлежат признанию в бухгалтерском учете в оценке, определенной передающей стороной - по стоимости, отраженной в передаточных документах. Учитывая данную норму и необходимость отражения в Акте (ф. 0504101) стоимостных оценок передаваемого объекта имущества, оформление Акта (ф. 0504101) следует осуществлять передающей стороной (письма Минфина России от 30.09.2020 N 02-06-10/86738, от 28.10.2020 N 02-06-05/93923). При этом, по мнению Минфина России, помимо утверждающих подписей руководителей отправителя и получателя объекта нефинансовых активов, в форме двустороннего Акта (ф. 0504101) ставятся подписи членов комиссии учреждения - отправителя объекта нефинансовых активов (письмо Минфина России от 04.06.2020 N 02-07-05/48079).

С другой стороны Акт (ф. 0504101) предусматривает осмотр комиссией получателя объекта при принятии его к учету, поскольку при отражении имущества в составе нефинансовых активов необходимо установить соответствие объекта его предназначению, техническому состоянию, произвести инвентаризацию приспособлений, принадлежностей, составных частей поступающего имущества и т.п. Такие сведения могут быть отражены в строке "Заключение комиссии".

Полагаем, поскольку Акт (ф. 0504101) формируется передающей стороной в нескольких экземплярах (для передающей и принимающей стороны), подписи членов комиссии передающей стороны ставятся в экземпляре Акта (ф. 0504101) передающей стороны, а подписи членов комиссии принимающей стороны - в экземпляре Акта (ф. 0504101) принимающей стороны. Оба экземпляра утверждаются руководителями как передающей, так и принимающей стороны.

Вместе с тем детальный порядок оформления Акта (ф. 0504101) может быть урегулирован положениями учетной политики учреждения. Кроме того, учреждение вправе включить в первичный (сводный) учетный документ, сформированный на основе унифицированной формы документа, дополнительные реквизиты (данные). Обязательное условие - информационная совместимость информационных систем и ресурсов, средствами которых осуществляется формирование и обмен информацией и документов в электронном виде (в форме электронных документов).

Следовательно, не исключена возможность указания в оформляющей части Акта (ф. 0504101) членов комиссии как принимающей, так и передающей стороны.

Для указания информации об обесценении в Акт (ф. 0504101) может быть добавлена графа "Обесценение". Например, если учреждение получает от учредителя основное средство с начисленным по нему убытком от обесценения, то в Акте (ф. 0504101) в разделе 1 "Сведения о передаваемых объектах нефинансовых активов" может быть добавлена графа "Начисленный убыток от обесценения" после графы "Начисленная амортизация".

Нормативные акты по организации учета в учреждениях бюджетной сферы не регулируют порядок работы профильных комиссии (письмо Минфина России от 09.11.2020 N 02-07-10/97583).

Определение состава и направлений деятельности постоянно действующей комиссии находится в компетенции самого учреждения и закрепляется в учетной политике. Локальным актом в составе учетной политики могут быть урегулированы такие ситуации, как отсутствие одного из членов профильной комиссии, например, в связи с временной нетрудоспособностью. В частности, в учетной политике может быть установлено значение в процентах от общего количества членов комиссии (кворум), которые должны присутствовать при принятии решения. Также локальным актом можно закрепить положение, что при отсутствие члена (-ов) комиссии, в том числе председателя по причине болезни и (или) отпуска, его обязанности возлагаются на лицо, замещающее его на период отсутствия, а также то, что первичные документы и регистры подписывают председатель и члены комиссии, присутствовавшие на заседании.

В Акте (ф. 0504101) отражается первоначальная (балансовая) стоимость объектов нефинансовых активов, вовлеченных в процесс передачи (приемки), на дату перехода права владения.

Процесс передачи (приемки) имущества может занять продолжительный период, и временной разрыв между оформлением распоряжения о передаче имущества и Акта (ф. 0504101) может составить более месяца. При этом начисление амортизации на объект основных средств не прекращается и осуществляется передающей стороной до месяца фактической передачи указанного объекта. Издание распоряжения, согласно которому осуществляется передача объекта, не является основанием для прекращения начисления амортизации. В результате могут возникнуть расхождения между данными Акта (ф. 0504101) и распоряжения о передаче имущества в части величины накопленной амортизации (данных об остаточной стоимости). По мнению Минфина России в письме Минфина России от 07.05.2020 N 02-06-05/36826 такое расхождение соответствует положениям нормативно-правовых актов, регулирующих ведение учета и составление отчетности.

Согласно п. 36 Инструкции N 157н выбытие из учета объектов недвижимости, права на которые подлежат в соответствии с законодательством РФ государственной регистрации, осуществляется на основании первичных учетных документов с обязательным приложением документов, подтверждающих государственную регистрацию права или сделку. Поэтому если организация бюджетной сферы безвозмездно передает какое-либо недвижимое имущество, то передающая сторона должна обладать документом, подтверждающим государственную регистрацию прекращения права собственности или оперативного управления.

Таким образом, отражать в учете выбытие объектов недвижимого имущества в связи с их безвозмездной передачей до прекращения права собственности или оперативного управления (до осуществления соответствующим органом необходимых регистрационных действий) нельзя (см., к примеру, письмо Минфина России от 14.10.2015 N 02-07-10/58921).

При приемке недвижимого имущества на основании Акта (ф. 0504101) объект принимается к учету на забалансовый счет 01 "Имущество, полученное в пользование" до регистрации права оперативного управления и получения выписки из ЕГРН. После получения выписки из ЕГРН постановка недвижимого имущества на балансовый учет на соответствующий счет аналитического учета счета 0 101 10 000 "Основные средства - недвижимое имущество учреждения" может быть оформлена Бухгалтерской справкой (ф. 0504833) с приложением документов, подтверждающих государственную регистрацию.

Также к Акту прилагается техническая документация.

Акт (ф. 0504101) применяется как для приема одного, так и нескольких объектов нефинансовых активов.

^52н Как заполнить Накладную на внутреннее перемещение объектов нефинансовых активов (ф. 0504102)?

По каким счетам применять:

Накладную на внутреннее перемещение объектов нефинансовых активов (ф. 0504102) применяйте для оформления и учета перемещения объектов нефинансовых активов, учитываемых на счетах:

- 0 101 00 000 "Основные средства";

- 0 102 00 000 "Нематериальные активы";

- 0 103 00 000 "Непроизведенные активы";

- 0 105 00 000 "Материальные запасы";

- 0 108 00 000 "Нефинансовые активы имущества казны";

- 02 "Материальные ценности на хранении";

- 03 "Бланки строгой отчетности";

- 07 "Награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры";

- 09 "Запасные части к транспортным средствам, выданные взамен изношенных";

- 21 "Основные средства в эксплуатации".

В каких случаях применять:

В Методических указаниях поименованы случаи оформления Накладной (ф. 0504102). К ним относится перемещение внутри учреждения имущества из одного структурного подразделения в другое, от одного ответственного лица другому.

Помимо случаев, предусмотренных Методическими указаниями, учреждение вправе установить применение Накладной (ф. 0504102) для отражения перемещения объекта между группами и (или) видами имущества, а также для оформления передачи основного средства в эксплуатацию.

Советы по заполнению:

Обязательные требования по заполнению Накладной (ф. 0504102) установлены Методическими указаниями. Кроме того, обратите внимание на следующие особенности.

В зависимости от типа операции, для отражения которой используется Накладная (ф. 0504102), раздел документа "Отметка бухгалтерии об отражении перемещения в учете" формируйте с учетом экономического содержания этой операции.

Детальный порядок применения Накладной (ф. 0504102) установите в рамках формирования учетной политики.

Если нефинансовые активы перемещаются в результате смены ответственного лица, в том числе по итогам проведения инвентаризации, при этом подписать документ ответственным лицом отправителем нет возможности, вместо отсутствующего лица поставить подпись может, например, председатель инвентаризационной комиссии. Окончательный вариант оформления документов в этой ситуации закрепите в учетной политике. Напомним, что смена ответственного лица является обязательным случаем для проведения инвентаризации в соответствии с п. 81 Стандарта "Концептуальные основы".

Для обозначения потребности в определенном виде и количестве необходимых нефинансовых активов могут использоваться служебная записка или заявка, которые могут выступать в качестве основания для формирования Накладной (ф. 0504102). Служебная записка или заявка не являются первичными учетными документами. Действующие нормативные правовые акты не содержат требований об оформлении заявки (служебной записки) по определенной форме. Соответственно, порядок оформления разработайте и закрепите в учетной политике. Если такие формы в учетной политике не предусмотрены, у учреждения отсутствует необходимость в их составлении.

^52н Как заполнить Акт приема-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов основных средств (ф. 0504103)?

По каким счетам применять:

Акт приема-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов основных средств (ф. 0504103) применяйте для отражения в учете ремонта, реконструкции, модернизации объектов, учитываемых на счетах:

- 0 101 00 000 "Основные средства";

- 0 102 00 000 "Нематериальные активы", если применение Акта (ф. 0504103) в этом случае предусмотрено положениями учетной политики;

- 0 108 00 000 "Нефинансовые активы имущества казны";

- Счет 21 "Основные средства в эксплуатации".

В каких случаях применять:

Акт (ф. 0504103) применяйте для отражения в бухгалтерском (бюджетном) учете переданных (полученных) для проведения, в том числе хозяйственным способом, ремонта, реконструкции, модернизации объектов основных средств. Учетной политикой может быть предусмотрено применение Акта (ф. 0504103) для проведения ремонта, реконструкции, модернизации объектов нематерильных активов.

Советы по заполнению:

Обязательные требования по заполнению Акта (ф. 0504103) установлены Методическими указаниями. Кроме того, обратите внимание на следующие особенности.

Если ремонт, реконструкцию и модернизацию выполняет сторонняя организация, акт составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в учреждении, второй экземпляр передается организации, проводившей ремонт, реконструкцию, модернизацию. Акт (ф. 0504103) подписывается членами приемочной комиссии или лицом, уполномоченным на приемку объектов основных средств, а также представителем организации, проводившей реконструкцию, модернизацию.

Если стоимость объекта по результатам работ изменяется, соответствующую отметку отразите в графе 7 раздела 3 Акта (ф. 0504103).

Учитывая положения п. 28 Стандарта "Основные средства", учреждению желательно предусмотреть в Акте (ф. 0504103) строки и графы для указания информации об уменьшении стоимости объекта на сумму затрат по предыдущим ремонтам. Учреждение вправе включить в первичный (сводный) учетный документ, сформированный на основе унифицированной формы документа, дополнительные реквизиты (данные). Образец Акта (ф. 0504103), дополненный реквизитами (строками, графами), утвердите в рамках формирования учетной политики.

^52н Как заполнить Акт о списании объектов нефинансовых активов (кроме транспортных средств) (ф. 0504104)?

По каким счетам применять:

Акт о списании объектов нефинансовых активов (кроме транспортных средств) (ф. 0504104) применяйте для оформления списания объектов, учитываемых на счетах:

- 0 101 00 000 "Основные средства";

- 0 102 00 000 "Нематериальные активы";

- 0 103 00 000 "Непроизведенные активы";

- 0 106 00 000 "Вложения в нефинансовые активы";

- 0 108 00 000 "Нефинансовые активы имущества казны";

- 02 "Материальные ценности на хранении". Кроме того, для отражения выбытия со счета 02 объектов, в отношении которых принято решение о списании и утилизации, в обязательном порядке должен быть оформлен Акт об утилизации (уничтожении) материальных ценностей (ф. 0510435);

- 21 "Основные средства в эксплуатации";

- 27 "Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)".

В каких случаях применять:

Акт о списании (ф. 0504104) предназначен для документального оформления списания всех видов нефинансовых активов, кроме сырья, материалов, а также готовой продукции, произведенной учреждением.

Основания для прекращения признания основных средств, материальных запасов и иных объектов бухгалтерского учета в качестве активов предусмотрены соответствующими федеральными стандартами. Например, в отношении основных средств основания для прекращения признания предусмотрены разделом VIII Стандарта "Основные средства".

При этом объект прекращает признаваться активом не только в случае утраты организацией экономических выгод или полезного потенциала от дальнейшего его использования (признания неактивом), но и по иным основаниям для списания, например, установления факта недостачи, хищения.

Выбытие нефинансовых активов, в отношении которых принято решение о прекращении получения экономических выгод или полезного потенциала, с балансовых счетов на забалансовый счет 02 оформляется Решением о прекращении признания активами объектов нефинансовых активов (ф. 0510440). Акт о списании (ф. 0504104) оформляется на основании Решения (ф. 0510440) для согласования списания имущества с собственником (при необходимости такого согласования) и утверждения списания руководителем.

Выбытие с балансовых счетов нефинансовых активов оформляется Актом о списании (ф. 0504104) в следующих случаях:

- при установлении факта недостачи, хищения, если согласовывать списание этого имущества с собственником не требуется;

- выбытие объекта по причине морального износа, когда основания для признания объекта основных средств неактивом отсутствуют. Например, выявлено морально устаревшее оборудование, которое продолжает эксплуатироваться или может использоваться в деятельности учреждения. До утверждения и согласования в установленном порядке решения о списании (выбытии) объекта основного средства, а именно Акта о списании, выбытие такого морально устаревшего объекта с балансового учета не допускается (см. письмо Минфина России от 20.09.2018 N 02-07-08/67685).

На забалансовый счет 02 объекты в указанных случаях не принимаются, и Решение о прекращении признания активами объектов нефинансовых активов (ф. 0510440) не оформляется.

В ином случае, если согласование списания имущества с собственником необходимо, выбытие нефинансовых активов с балансовых счетов может оформляться Бухгалтерской справкой (ф. 0504833). В этой ситуации использовать Акт о списании (ф. 0504104) для отражения выбытия с балансовых счетов некорректно. Дело в том, что в соответствии с п. 26 Стандарта "Концептуальные основы" первичный учетный документ принимается к бухгалтерскому учету, если в нем заполнены все реквизиты, предусмотренные унифицированной формой документа, и при наличии на документе подписи руководителя или уполномоченных им на то лиц. Документы о списании материальных ценностей содержат в заголовочной части гриф утверждения, который не может быть заполнен руководителем, если списание имущества не согласовано. Следовательно, Акт о списании (ф. 0504104) не может быть принят к бухгалтерскому учету до согласования, поскольку не все его реквизиты будут заполнены. В то же время объект, по которому установлена недостача или хищение, не может продолжать учитываться на балансе. Поэтому если нефинансовый актив выбывает в результате недостачи или хищения, и списание такого объекта нужно согласовывать с собственником, полагаем, операции могут оформляться двумя документами: Бухгалтерской справкой (ф. 0504833) и Актом о списании (ф. 0504104).

Советы по заполнению:

Обязательные требования по заполнению Акта о списании (ф. 0504104) установлены Методическими указаниями. Кроме того, обратите внимание на следующие особенности.

Акт о списании (ф. 0504104) оформляйте на один или несколько объектов нефинансовых активов по одной группе государственного (муниципального) имущества (недвижимое, особо ценное движимое, иное). На объекты недвижимого имущества данный акт оформляйте с указанием информации, содержащейся в кадастровом паспорте объекта недвижимости.

Подготовка и принятие решения о списании имущества учреждения, а также составление Акта о списании (ф. 0504104) осуществляется комиссией учреждения по поступлению и выбытию активов. Утверждается Акт о списании (ф. 0504104) руководителем государственного (муниципального) учреждения.

В установленных случаях до утверждения руководителем учреждения Акт о списании (ф. 0504104) обязательно должен быть согласован с уполномоченным органом. Под уполномоченным органом, как правило, понимается орган, в ведении которого находится учреждение (орган, осуществляющий в отношении учреждения функции и полномочия учредителя).

Если списание определенного вида имущества не требует согласования с уполномоченными органами, то Акт о списании (ф. 0504104) утверждается руководителем учреждения сразу же после его представления комиссией по поступлению и выбытию активов.

Табличная часть Акта о списании (ф. 0504104) содержит графы, отражающие информацию о списании остаточной стоимости объекта (графы 13, 14, 15 Акта о списании (ф. 0504104)). При этом Методические указания не содержат особенностей заполнения табличной части Акта о списании (ф. 0504104) при списании объектов с забалансового счета 21.

Полагаем, в графе 13 "Сумма остаточной стоимости" Акта о списании (ф. 0504104) при списании объектов с забалансового счета 21 может указываться:

- балансовая стоимость объекта, поскольку балансовая стоимость основных средств стоимостью до 10 000 рублей включительно, за исключением объектов библиотечного фонда, равняется их остаточной стоимости (амортизация не начисляется) (п. 7, пп. "б" п. 39 Стандарта "Основные средства"). Этот вариант актуален в том случае, если учетной политикой предусмотрен учет имущества на счете 21 по балансовой стоимости введенного в эксплуатацию объекта (п. 373 Инструкции N 157н);

- графа может не заполняться, поскольку термин "Амортизация" для имущества, учитываемого на забалансовом счете 21, не применим. Этот вариант актуален в том случае, если учетной политикой предусмотрен учет имущества на счете 21 в условной оценке: один объект, один рубль (п. 373 Инструкции N 157н).

Конкретный порядок заполнения графы 13 "Сумма остаточной стоимости" Акта о списании (ф. 0504104) при списании объектов с забалансового счета 21 установите в учетной политике.

Понятие фактического срока службы в целях заполнения графы 8 Акта о списании (ф. 0504104) в действующем законодательстве не раскрывается. Нормами бухгалтерского учета не урегулирован порядок определения фактического срока службы. В ситуации, когда принятие к учету и (или) выбытие нефинансового актива происходит в середине месяца, возникает вопрос, как правильно определять фактический срок службы, с учетом округления до полного месяца или нет.

По нашему мнению, фактический срок службы, исходя из самого словосочетания, равен количеству месяцев, начиная с месяца ввода имущества в эксплуатацию по месяц выбытия из эксплуатации, включая оба эти месяца - ввода и выбытия. Следовательно, при определении срока фактической эксплуатации основного средства месяц ввода такого объекта в эксплуатацию и месяц выбытия можно принимать за полные месяцы. Однако в силу неурегулированности данного вопроса решение о расчете фактического срока службы объектов нефинансовых активов в полных месяцах закрепите в учетной политике.

Заполнение раздела "Результаты выбытия" может быть различным в зависимости от конкретного случая выбытия. В частности, в данной графе может отражаться наименование мероприятия, например, передача утилизирующей организации по соответствующему договору, акту, иному документу, предоставленному утилизирующей организацией. А в случае выбытия имущества помимо воли учреждения могут быть указаны реквизиты документа, подтверждающего разбирательство по факту кражи.

Лицо, уполномоченное заполнять раздел "Результаты выбытия" и ставить свою подпись в графе "Ответственное лицо", определите самостоятельно. При этом целесообразно установить конкретный порядок заполнения данного раздела с разграничением ответственности за достоверность указанных данных. Так в поле "Ответственное лицо" раздела "Результаты выбытия" может ставиться подпись сотрудника, ответственного за проведение мероприятий по выбытию, либо сотрудника, ответственного за заполнение данной графы.

Определение состава и направлений деятельности постоянно действующей комиссии находится в компетенции самого учреждения и закрепляется в учетной политике. Локальным актом в составе учетной политики могут быть урегулированы такие ситуации, как отсутствие одного из членов профильной комиссии, например, в связи с временной нетрудоспособностью. В частности, в учетной политике может быть установлено значение в процентах от общего количества членов комиссии (кворум), которые должны присутствовать при принятии решения. Также локальным актом можно закрепить положение, что при отсутствие члена (-ов) комиссии, в том числе председателя по причине болезни и (или) отпуска, его обязанности возлагаются на лицо, замещающее его на период отсутствия, а также то, что первичные документы и регистры подписывают председатель и члены комиссии, присутствовавшие на заседании.

^52н Как заполнить Акт о списании транспортного средства (ф. 0504105)?

По каким счетам применять:

Акт о списании транспортного средства (ф. 0504105) оформляйте при списании объектов, учитываемых на счетах:

- 0 101 05 000 "Транспортные средства";

- 0 108 52 000 "Движимое имущество, составляющее казну";

- 02 "Материальные ценности на хранении". Кроме того, для отражения выбытия со счета 02 объектов, в отношении которых принято решение о списании и утилизации, в обязательном порядке должен быть оформлен Акт об утилизации (уничтожении) материальных ценностей (ф. 0510435);

- 27 "Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)".

В каких случаях применять:

Акт о списании (ф. 0504105) оформляется комиссией учреждения по поступлению и выбытию активов при списании одного транспортного средства.

Основания для прекращения признания основных средств, материальных запасов и иных объектов бухгалтерского учета в качестве активов предусмотрены соответствующими федеральными стандартами. Например, в отношении основных средств основания для прекращения признания предусмотрены разделом VIII Стандарта "Основные средства".

При этом объект прекращает признаваться активом не только в случае утраты организацией экономических выгод или полезного потенциала от дальнейшего его использования (признания неактивом), но и по иным основаниям для списания, например, установления факта недостачи, хищения.

Выбытие транспортных средств, в отношении которых принято решение о прекращении получения экономических выгод или полезного потенциала, с балансовых счетов на забалансовый счет 02 оформляется Решением о прекращении признания активами объектов нефинансовых активов (ф. 0510440). Акт о списании (ф. 0504105) оформляется на основании Решения (ф. 0510440) для согласования списания имущества с собственником (при необходимости такого согласования) и утверждения списания руководителем.

Выбытие с балансовых счетов нефинансовых активов оформляется Актом о списании (ф. 0504105) в следующих случаях:

- при установлении факта недостачи, хищения, если согласовывать списание этого имущества с собственником не требуется;

- выбытие объекта по причине морального износа, когда основания для признания объекта основных средств неактивом отсутствуют. Например, выявлено морально устаревшее транспортное средство, которое продолжает эксплуатироваться или может использоваться в деятельности учреждения. До утверждения и согласования в установленном порядке решения о списании (выбытии) объекта основного средства, а именно Акта о списании, выбытие такого морально устаревшего объекта с балансового учета не допускается (см. письмо Минфина России от 20.09.2018 N 02-07-08/67685).

На забалансовый счет 02 объекты в указанных случаях не принимаются, и Решение о прекращении признания активами объектов нефинансовых активов (ф. 0510440) не оформляется.

В ином случае, если согласование списания имущества с собственником необходимо, выбытие нефинансовых активов с балансовых счетов может оформляться Бухгалтерской справкой (ф. 0504833). В этой ситуации использовать Акт о списании (ф. 0504105) для отражения выбытия с балансовых счетов некорректно. Дело в том, что в соответствии с п. 26 Стандарта "Концептуальные основы" первичный учетный документ принимается к бухгалтерскому учету, если в нем заполнены все реквизиты, предусмотренные унифицированной формой документа, и при наличии на документе подписи руководителя или уполномоченных им на то лиц. Документы о списании материальных ценностей содержат в заголовочной части гриф утверждения, который не может быть заполнен руководителем, если списание имущества не согласовано. Следовательно, Акт о списании (ф. 0504105) не может быть принят к бухгалтерскому учету до согласования, поскольку не все его реквизиты будут заполнены. В то же время объект, по которому установлена недостача или хищение, не может продолжать учитываться на балансе. Поэтому если нефинансовый актив выбывает в результате недостачи или хищения, и списание такого объекта нужно согласовывать с собственником, полагаем, операции могут оформляться двумя документами: Бухгалтерской справкой (ф. 0504833) и Актом о списании (ф. 0504105).

Советы по заполнению:

Обязательные требования по заполнению Акта о списании (ф. 0504105) установлены Методическими указаниями. Кроме того, обратите внимание на следующие особенности.

При оформлении Акта о списании (ф. 0504105) в специальном поле укажите дату снятия транспортного средства с регистрации (учета). В соответствии с п. 49 Правил
государственной регистрации самоходных машин и других видов техники, утв. постановлением Правительства РФ от 21.09.2020 N 1507, владельцы обязаны снять технику с государственного учета, в том числе в случае списания (утилизации) техники. При этом конкретные сроки для снятия транспорта с учета в ГИБДД в случае его списания не установлены.

Требование о списании автотранспортных средств только при наличии документов, подтверждающих снятие их с учета в органах ГИБДД, может быть предусмотрено порядком списания имущества соответствующего публично-правового образования.

Кроме того, списание автотранспортного средства с балансового учета до снятия его с учета в ГИБДД может послужить поводом для разногласий с органами финансового контроля в части обоснованности расходов на уплату транспортного налога, а также оформления Акта о списании (ф. 0504105). Соответственно, снятие транспортного средства с регистрационного учета в ГИБДД целесообразно осуществить до утверждения руководителем Акта о списании (ф. 0504105).

По общему правилу до утверждения в установленном порядке Акта о списании реализация мероприятий, предусмотренных Актом о списании, не допускается. То есть только после утверждения Акта о списании (ф. 0504105) в учреждении под контролем профильной комиссии должны быть осуществлены мероприятия, предусмотренные данным первичным документом: разборка, демонтаж, уничтожение, утилизация и т.п. Эту последовательность можно объяснить очень просто - например, процесс демонтажа и изъятия из основного средства лома, отдельных деталей и материалов будет запущен, а руководитель не утвердит Акт о списании, приняв решение о нецелесообразности списания объекта и возможности его дальнейшего использования, в частности, путем восстановления. Таким образом, разбор, утилизацию и т.д. транспортных средств выполняйте после утверждения Акта о списании (ф. 0504105).

^52н Как заполнить Акт о списании мягкого и хозяйственного инвентаря (ф. 0504143)?

По каким счетам применять:

Акт о списании (ф. 0504143) применяйте для отражения выбытия объектов, учтенных на счетах:

- 0 101 06 000 "Инвентарь производственный и хозяйственный";

- 0 105 05 000 "Мягкий инвентарь";

- 0 105 06 000 "Прочие материальные запасы";

- 0 108 52 000 "Движимое имущество, составляющее казну";

- 0 108 56 000 "Материальные запасы, составляющие казну";

- 02 "Материальные ценности на хранении". Кроме того, для отражения выбытия со счета 02 объектов, в отношении которых принято решение о списании и утилизации, в обязательном порядке должен быть оформлен Акт об утилизации (уничтожении) материальных ценностей (ф. 0510435);

- 27 "Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)".

В каких случаях применять:

Акт (ф. 0504143) применяйте для отражения операций по списанию:

- мягкого инвентаря, в том числе при переходе спец.одежды в собственность физических лиц по истечении сроков носки или признании одежды не годной к дальнейшей эксплуатации;

- посуды;

- однородных предметов производственного и хозяйственного инвентаря стоимостью от 10 000 до 100 000 рублей включительно за единицу.

Выбытие мягкого и хозяйственного инвентаря, в отношении которых принято решение о прекращении получения экономических выгод или полезного потенциала, с балансовых счетов на забалансовый счет 02 оформляется Решением о прекращении признания активами объектов нефинансовых активов (ф. 0510440). Акт (ф. 0504143) оформляется на основании Решения (ф. 0510440) для утверждения списания имущества руководителем.

Выбытие с балансовых счетов нефинансовых активов оформляется Актом (ф. 0504143) в следующих случаях:

- при установлении факта недостачи, хищения, если согласовывать списание этого имущества с собственником не требуется;

- выбытие объекта по причине морального износа, когда основания для признания объекта основных средств неактивом отсутствуют. Например, выявлен морально устаревший инвентарь, который продолжает эксплуатироваться или может использоваться в деятельности учреждения. До утверждения и согласования в установленном порядке решения о списании (выбытии) объекта основного средства, а именно Акта о списании, выбытие такого морально устаревшего объекта с балансового учета не допускается (см. письмо Минфина России от 20.09.2018 N 02-07-08/67685).

На забалансовый счет 02 объекты в указанных случаях не принимаются, и Решение о прекращении признания активами объектов нефинансовых активов (ф. 0510440) не оформляется.

Советы по заполнению:

Обязательные требования по заполнению Акта (ф. 0504143) установлены Методическими указаниями. Кроме того, обратите внимание на следующие особенности.

В результате выбытия нефинансовых активов могут быть получены материальные ценности, пригодные для дальнейшего использования (например, ветошь). Информацию о таких материальных ценностях указывайте в специальной таблице Акта (ф. 0504143).

При этом в графе 6 "Цена, руб." специальной таблицы Акта (ф. 0504143) указывайте оценочную (справедливую) стоимость материальных ценностей, остающихся в распоряжении учреждения по результатам ликвидации нефинансовых активов. Такая стоимость определяется в соответствии с п. 25 Инструкции N 157н, п. 22 Стандарта "Запасы".

Вместе с тем в Акте (ф. 0504143) может быть указано, что степень износа (ветхости) нефинансовых активов не позволяет получить пригодных к использованию материальных ценностей (например, ветоши). В таком случае одним из целесообразных мероприятий по исполнению решения о списании нефинансовых активов, на наш взгляд, могла бы стать его передача в специализированный приемный пункт.

Определение состава и направлений деятельности постоянно действующей комиссии находится в компетенции самого учреждения и закрепляется в учетной политике. Локальным актом в составе учетной политики могут быть урегулированы такие ситуации, как отсутствие одного из членов профильной комиссии, например, в связи с временной нетрудоспособностью. В частности, в учетной политике может быть установлено значение в процентах от общего количества членов комиссии (кворум), которые должны присутствовать при принятии решения. Также локальным актом можно закрепить положение, что при отсутствие члена (-ов) комиссии, в том числе председателя по причине болезни и (или) отпуска, его обязанности возлагаются на лицо, замещающее его на период отсутствия, а также то, что первичные документы и регистры подписывают председатель и члены комиссии, присутствовавшие на заседании.

^52н Как заполнить Акт о списании исключенных объектов библиотечного фонда (ф. 0504144)?

По каким счетам применять:

Акт о списании (ф. 0504144) составляется комиссией учреждения по поступлению и выбытию активов при оформлении решения о списании объектов, учтенных на счетах:

- 0 101 08 000 "Прочие основные средства";

- 02 "Материальные ценности на хранении". Кроме того, для отражения выбытия со счета 02 объектов, в отношении которых принято решение о списании и утилизации, в обязательном порядке должен быть оформлен Акт об утилизации (уничтожении) материальных ценностей (ф. 0510435);

- 23 "Периодические издания для пользования".

В каких случаях применять:

Акт о списании (ф. 0504144) оформляйте при списании объектов библиотечных фондов. Данный документ служит основанием для отражения в бухгалтерском учете учреждения выбытия указанных объектов учета.

Выбытие объектов библиотечного фонда, в отношении которых принято решение о прекращении получения экономических выгод или полезного потенциала, с балансовых счетов на забалансовый счет 02 оформляется Решением о прекращении признания активами объектов нефинансовых активов (ф. 0510440). Акт (ф. 0504144) оформляется на основании Решения (ф. 0510440) для утверждения списания имущества руководителем.

Выбытие с балансовых счетов нефинансовых активов оформляется Актом (ф. 0504144) в следующих случаях:

- при установлении факта недостачи, хищения, если согласовывать списание этого имущества с собственником не требуется;

- выбытие объекта по причине морального износа, когда основания для признания объекта основных средств неактивом отсутствуют. Например, выявлен морально устаревший объект, который продолжает эксплуатироваться или может использоваться в деятельности учреждения. До утверждения и согласования в установленном порядке решения о списании (выбытии) объекта основного средства, а именно Акта о списании, выбытие такого морально устаревшего объекта с балансового учета не допускается (см. письмо Минфина России от 20.09.2018 N 02-07-08/67685).

На забалансовый счет 02 объекты в указанных случаях не принимаются, и Решение о прекращении признания активами объектов нефинансовых активов (ф. 0510440) не оформляется.

Советы по заполнению:

Обязательные требования по заполнению Акта о списании (ф. 0504144) установлены Методическими указаниями. Кроме того, обратите внимание на следующие особенности.

Учет документов, входящих в состав библиотечного фонда, осуществляется в соответствии с приказом Минкультуры России от 08.10.2012 N 1077 (далее - Порядок N 1077). Порядок выбытия документов из библиотечного фонда установлен разделом V Порядка N 1077. Так, например, в соответствии с п. 5.1 Порядка N 1077 исключение документов из библиотечного фонда допускается по следующим причинам:

- утрата,

- ветхость,

- дефектность,

- устарелость по содержанию,

- непрофильность.

К Акту о списании (ф. 0504144) прилагается список на исключение объектов библиотечного фонда, который включает следующие сведения: регистрационный номер и шифр хранения документа, краткое библиографическое описание, цену документа, зафиксированную в регистре индивидуального учета документов, коэффициент переоценки, цену после переоценки и общую стоимость исключаемых документов.

Списки устаревших по содержанию и пришедших в негодность по различным причинам объектов библиотечных фондов (книг, файлов, дисков и др.) составляйте раздельно с указанием причин, послуживших основанием для принятия решения о списании объектов библиотечного фонда, с подведением промежуточных итогов по каждому виду исключаемых объектов библиотечного фонда.

В случае выбытия объекта библиотечного фонда в связи с его утратой, к Акту о списании (ф. 0504144) приложите подтверждающие документы (пояснительная записка, в случае кражи или хищения - протокол, акт, заключение уполномоченных органов, при возмещении ущерба - финансовый документ о возмещении ущерба).

После утверждения Акта о списании (ф. 0504144) должны осуществляться мероприятия по перераспределению и реализации списанных объектов библиотечного фонда (п. 5.7 Порядка N 1077). Результаты этих мероприятий отразите в разделе "Выбытие списанных объектов библиотечного фонда" Акта о списании (ф. 0504144).

Если в соответствии с законодательством решение о списании имущества требует согласования с собственником имущества (с уполномоченным им органом власти), Акт о списании (ф. 0504144) принимается к учету только при наличии указанного согласования.

^52н Как заполнить Меню-требование на выдачу продуктов питания (ф. 0504202)?

По каким счетам применять:

Меню-требование (ф. 0504202) применяйте для оформления отпуска материальных запасов, учитываемых на счете 0 105 02 000 "Продукты питания".

В каких случаях применять:

Случаи, в которых обязательно оформление Меню-требования (ф. 0504202), поименованы в Методических указаниях. К ним относятся операции по оформлению отпуска продуктов питания в соответствии с нормами раскладки продуктов питания и данными о численности довольствующихся лиц. Данный документ может использоваться как в целях отражения внутреннего перемещения продуктов питания между складом и кухней, так и в целях списания продуктов питания с бухгалтерского учета.

Кроме того, Меню-требование (ф. 0504202) может являться основанием для истребования шеф-поваром (поваром, иным ответственным лицом) со склада необходимого количества продуктов соответствующих наименований.

Учетной политикой может быть предусмотрено оформление Меню-требования (ф. 0504202) при передаче учреждением продуктов питания сторонним организациям на давальческой основе (например, при обеспечении горячим питанием с использованием продуктов заказчика).

Не применяйте Меню-требование (ф. 0504202), если отпуск продуктов питания производится без применения утвержденных норм раскладки продуктов питания.

Может сложиться ситуация, когда фактический расход продуктов питания будет меньше реально отпущенного на кухню из склада. В связи с этим возникнет необходимость корректировок. Возврат продуктов питания из кухни может быть произведен на основании Меню-требования (ф. 0504202) с пометкой "Возврат".

Методическими рекомендациями предусмотрено ежедневное формирование Меню-требования (ф. 0504202). Вместе с тем с учетом специфики организации питания и трудозатрат по ежедневной обработке Меню-требования (ф. 0504202) в учреждении, по нашему мнению, может быть утверждена другая периодичность предоставления данных по фактическому использованию продуктов питания (еженедельно, подекадно, но не реже, чем ежемесячно).

Детальный порядок применения Меню-требования (ф. 0504202) закрепите в учетной политике учреждения.

Советы по заполнению:

Обязательные требования по заполнению Меню-требования (ф. 0504202) установлены Методическими указаниями. Кроме того, обратите внимание на следующие особенности.

Правил округления единиц учета продуктов питания положениями Инструкции N 157н, Стандарта "Запасы" и Методическими рекомендациями не предусмотрено.

Вместе с тем при осуществлении операций с продуктами питания (отпуск со склада, списание) может возникать необходимость округления количественных показателей до того количества значащих цифр, которому соответствует учетная единица по данному активу.

Правила округления количества продуктов питания утвердите в рамках формирования учетной политики.

Наименования продуктов питания, указанные в Меню-требовании (ф. 0504202), отдельными реквизитами формы не являются, а являются строками реквизита "содержание факта хозяйственной жизни". Поэтому, если в Меню-требовании (ф. 0504202) уже содержатся строки с перечнем продуктов питания, строки с неиспользуемыми продуктами питания удалите, а нужные строки добавьте. Соответствующие положения закрепите в учетной политике.

^52н Как заполнить Ведомость на выдачу кормов и фуража (ф. 0504203)?

По каким счетам применять:

Ведомость на выдачу кормов и фуража (ф. 0504203) применяйте для оформления отпуска материальных запасов (кормов и фуража), учитываемых на счете 0 105 06 000 "Прочие материальные запасы".

В каких случаях применять:

Ведомость (ф. 0504203) применяйте для оформления выдачи в течение месяца кормов и фуража для кормления рабочего скота и других животных.

В Методических указания не указано, в каких сферах деятельности может применяться Ведомость (ф. 0504203). Следовательно, данный документ может оформляться и в сельском хозяйстве, и в учреждениях культуры: зоопарках, зоосадах, цирках, зоотеатрах, дельфинариях, океанариумах.

Советы по заполнению:

Обязательные требования по заполнению Ведомости (ф. 0504203) установлены Методическими указаниями. Кроме того, обратите внимание на следующие особенности.

В графах 1 - 3 Ведомости (ф. 0504203) укажите дату выдачи корма или фуража, вид животных и количество голов.

Далее в табличной части документа в соответствии с наименованиями граф укажите наименование корма или фуража, единицу измерения, норму выдачи на одну голову и сколько корма или фуража выдано фактически.

Графа 16 Ведомости (ф. 0504203) предусмотрена для внесения собственноручных подписей получателей корма (фуража) непосредственно при его получении. При этом не исключено, что в числе этих сотрудников будет и само ответственное лицо, выдавшее материальные ценности, Соответственно, его подпись также укажите в графе 16 Ведомости (ф. 0504203).

В итоговых строках табличной части укажите итоговые цифры по количеству, цене и сумме выданного корма или фуража.

Подписывайте Ведомость (ф. 0504203) лицом, выдавшим корма, и лицом, осуществившим проверку данной операции.

Ведомость (ф. 0504203) передается в бухгалтерию, где ставится соответствующая отметка о корреспонденции счетов учета в Журнале операций (ф. 0504071) за месяц.

На основании Ведомости (ф. 0504203) в бухгалтерском учете производится списание всех выданных кормов и фуража.

^52н Как заполнить Требование-накладную (ф. 0504204)?

По каким счетам применять:

Требование-накладную (ф.0504204) применяйте для учета движения материальных ценностей, учитываемых на счетах:

- 0 101 00 000 "Основные средства";

- 0 102 00 000 "Нематериальные активы";

- 0 105 00 000 "Материальные запасы";

- 0 106 00 000 "Вложения в нефинансовые активы";

- 0 108 00 000 "Нефинансовые активы имущества казны";

- 01 "Имущество, полученное в пользование";

- 02 "Материальные ценности на хранении";

- 03 "Бланки строгой отчетности";

- 07 "Награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры";

- 08 "Путевки неоплаченные";

- 09 "Запасные части к транспортным средствам, выданные взамен изношенных";

- 12 "Спецоборудование для выполнения научно-исследовательских работ по договорам с заказчиками";

- 13 "Экспериментальные устройства";

- 22 "Материальные ценности, полученные по централизованному снабжению";

- 21 "Основные средства в эксплуатации".

В каких случаях применять:

Случаи, в которых обязательно оформление Требования-накладной (ф. 0504204), поименованы в Методических указаниях. К ним относятся операции по перемещению материальных ценностей внутри организации между структурными подразделениями или ответственными лицами.

Помимо случаев обязательного оформления, учреждение вправе установить в учетной политике порядок применения Требования-накладной (ф. 0504204) при отражении следующих операций:

- передачи сумм вложений в нефинансовые активы;

- перемещения объекта между группами и (или) видами имущества;

- выдаче (вводе в эксплуатацию) основных средств стоимостью свыше 10 000 рублей, за исключением недвижимого имущества;

- выдаче (вводе в эксплуатацию) библиотечного фонда независимо от стоимости;

- переводе имущества из состава готовой продукции.

Подробнее об оформлении операций по оприходованию готовой продукции из производства см. здесь.

Советы по заполнению:

Обязательные требования по заполнению Требования-накладной (ф. 0504204) установлены Методическими указаниями. Кроме того, обратите внимание на следующие особенности.

В зависимости от типа операции, для отражения которой используется Требование-накладная (ф. 0504204), графы 10, 11 формируйте с учетом экономического содержания этой операции.

Требование-накладная (ф. 0504204) оформляется организациями бюджетной сферы для подтверждения факта ввода в эксплуатацию соответствующих объектов основных средств далеко не всегда. Дело в том, что и включение объектов в состав основных средств, и их ввод в эксплуатацию может быть подтвержден одним документом - Актом о приеме-передаче (ф. 0504101). При этом объекты, не требующие монтажа, могут вводиться в эксплуатацию непосредственно в момент приобретения (поступления), а объекты, требующие монтажа - после приема их из монтажа.

В ряде случаев принципиально важно зафиксировать дату ввода объекта основных средств в эксплуатацию. Например, в целях применения положений п. 39 Стандарта "Основные средства", п. 92 Инструкции N 157н, при:

- начислении амортизации в размере 100% балансовой стоимости на объекты библиотечного фонда стоимостью до 100 000 рублей и иные объекты основных средств - движимого имущества стоимостью от 10 000 до 100 000 рублей;

- списании объектов основных средств, стоимостью до 10 000 рублей включительно, с балансового учета с одновременным отражением на забалансовом счете 21 "Основные средства в эксплуатации".

^52н Как заполнить Накладную на отпуск материалов (материальных ценностей) на сторону (ф. 0504205)?

По каким счетам применять:

Накладную (ф. 0504205) применяйте для учета отпуска объектов нефинансовых активов, учитываемых на соответствующих аналитических счетах счетов:

- 0 101 00 000 "Основные средства";

- 0 105 00 000 "Материальные запасы";

- 0 108 00 000 "Нефинансовые активы имущества казны";

- 02 "Материальные ценности на хранении";

- 07 "Награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры";

- 21 "Основные средства в эксплуатации".

В каких случаях применять?

Случаи, в которых обязательно оформление Накладной (ф. 0504205), поименованы в Методических указаниях. К ним относится отпуск материальных ценностей учреждением-отправителем сторонним учреждениям (организациям)-получателям, в том числе с привлечением организаций, осуществляющих перевозку, на основании договоров (контрактов) и других документов.

С помощью Накладной (ф. 0504205) могут оформляться операции по:

- передаче материальных запасов подрядчикам, исполнителям работ, в том числе для изготовления (создания) объектов нефинансовых активов, на хранение, в переработку и т.п.;

- передаче материальных запасов пользователям (в рамках возмездного (безвозмездного) пользования за исключением проката);

- безвозмездной передаче материальных запасов организациям-получателям;

- реализации материальных запасов, в том числе готовой продукции и товаров. При необходимости учреждение дополнительно при реализации готовой продукции может оформлять товаросопроводительные документы. Это должно быть предусмотрено локальным актом и порядком документооборота. Специальных форм товаросопроводительных документов Приказом N 52н не установлено. В таких случаях могут применяться формы, разработанные учреждением самостоятельно, с соблюдением требований к обязательным реквизитам, предусмотренных п. 25 Стандарта "Концептуальные основы", ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ. Порядок применения и заполнения такого документа должен быть предусмотрен учетной политикой либо в рамках заключенного между учреждением и контрагентом договора, в соответствии с которым осуществляется реализация. В частности, при реализации готовой продукции в качестве товаросопроводительного документа учреждение может использовать Товарную накладную (форма N ТОРГ-12);

- возврату поставщику некачественных или несоответствующих техническим данным материальных ценностей;

- списанию с балансового (забалансового) учета подарочной и сувенирной продукции, других материальных ценностей, приобретаемых в целях награждения (дарения);

- прочим операциям, связанным с отпуском материальных ценностей учреждением-отправителем сторонним учреждениям (организациям)-получателям.

Детальный порядок применения Накладной (ф. 0504205) установите в учетной политике учреждения.

Советы по заполнению:

Обязательные требования по заполнению Накладной (ф. 0504205) установлены Методическими указаниями. Кроме того, обратите внимание на следующие особенности.

В заголовочной части Накладной (ф. 0504205) укажите реквизиты отправителя, получателя и перевозчика, а также основание для отпуска материальных ценностей.

В табличную часть документа занесите наименование, сорт, размер, марку материальных ценностей и т.д., единицу их измерения и цену. Укажите количество материальных ценностей, которое надлежит отпустить, и фактически отпущенное количество, сумму, на которую отпущены ценности. В графах 12, 13, 14 Накладной (ф. 0504205) отразите корреспонденции счетов и необходимые примечания.

Документ подписывается ответственными лицами как передающей, так и принимающей стороны.

Реквизит "Отметка бухгалтерии" в Накладной (ф. 0504205) заполняется бухгалтером или иным должностным лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, для отражения операций по отпуску материальных ценностей после совершения факта хозяйственной жизни, то есть после подтверждения принимающей стороной получения материальных ценностей и заполнения в установленном порядке реквизита "получил" (письмо Минфина России от 21.10.2020 N 02-06-05/91676).

Для отражения возврата поставщику некачественных или несоответствующих техническим данным материальных ценностей Накладная (ф. 0504205) оформляется исходя из данных, указанных поставщиком в первичных документах при отгрузке товара, с проставлением отметки "Возврат товара".

^52н Как заполнить Карточку (книгу) учета выдачи имущества в пользование (ф. 0504206)?

По каким счетам применять:

Карточка (книга) (ф. 0504206) применяется при ведении учета имущества на забалансовом счете 27 "Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)".

В каких случаях применять:

Карточка (книга) (ф. 0504206) применяется для учета имущества, которое выдается в личное пользование работнику (служащему) при исполнении им служебных обязанностей.

Заполняйте Карточку (книгу) (ф. 0504206) индивидуально на каждого получателя.

Советы по заполнению:

Обязательные требования по заполнению Карточки (книги) (ф. 0504206) установлены Методическими указаниями. Кроме того, обратите внимание на следующие особенности.

В связи с тем, что в Карточке (книге) (ф. 0504206) предусмотрены графы для внесения собственноручных подписей лиц, участвующих в процессе приема-передачи имущества (графа 8), ее ведение, как правило, осуществляется на бумажном носителе.

При наличии технической возможности допускается электронное ведение Карточки (книги) (ф. 0504206). В этом случае вместо подписи лица, получившего имущество (принявшего сданное имущество), внесите сведения (дату, номер) о документе, на основании которого осуществляется получение (возврат) имущества).

Порядок заполнения Карточки (книги) (ф. 0504206) закрепите в положениях учетной политики учреждения. Также в учетной политике установите на кого возлагается ответственность за заполнение книги (ф. 0504206).

Вместе с тем выдача работникам и сдача ими спецодежды фиксируются записью в Личной карточке учета выдачи СИЗ, форма которой приведена в приложении к правилам обеспечения работников средствами индивидуальной защиты и смывающими средствами, утвержденным приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 29.10.2021 N 766н.

Требования Правил распространяются на работодателей - юридических и физических лиц независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности (п. 2 Правил N 766н).

Личная карточка учета выдачи СИЗ не является первичным документом бухгалтерского учета, так как она утверждена неуполномоченным органом (ст. 165 БК РФ).

Следовательно, Личную карточку учета выдачи СИЗ ведите в дополнение к Карточке (книге) (ф. 0504206). Учет по Карточке (книге) (ф. 0504206) необходим для ведения бухгалтерского учета.

^52н Как заполнить приходный ордер на приемку материальных ценностей (нефинансовых активов) (ф. 0504207)?

По каким счетам применять:

Приходный ордер на приемку материальных ценностей (нефинансовых активов) (ф. 0504207) составляйте для оформления поступления материальных ценностей, учитываемых на счетах:

- 0 101 00 000 "Основные средства";

- 0 105 00 000 "Материальные запасы";

- 0 108 00 000 "Нефинансовые активы имущества казны";

- 0 111 60 000 "Права пользования нематериальными активами";

- 02 "Материальные ценности на хранении".

В каких случаях применять:

Случаи, в которых обязательно оформление Приходного ордера (ф. 0504207), поименованы в Методических указаниях. К ним относятся операции по сдаче на склад остатков материалов, образовавшихся в результате разборки, выбытия основных средств.

Помимо случаев обязательного оформления учреждение вправе установить в учетной политике порядок применения Приходного ордера (ф. 0504207) при:

- приобретении материальных запасов;

- приобретении основных средств стоимостью до 10 000 рублей включительно;

- безвозмездном получении материальных запасов от контрагентов, не относящихся к бюджетной сфере;

- безвозмездном получении основных средств стоимостью до 10 000 рублей включительно от контрагентов, не относящихся к бюджетной сфере;

- постановке на балансовый учет объектов по результатам инвентаризаций и иных контрольных мероприятий, а также по результатам ремонтов, модернизаций нефинансовых активов;

- постановке на балансовый учет объектов, числившихся ранее на забалансовых счетах;

- получении объектов на хранение;

- оприходовании изготовленной готовой продукции.

Подробнее об оформлении операций по оприходованию готовой продукции из производства см. здесь.

Советы по заполнению:

Обязательные требования по заполнению Приходного ордера (ф. 0504207) установлены Методическими указаниями. Кроме того, обратите внимание на следующие особенности.

В случае приобретения материальных запасов у сторонних организаций в учреждение могут поступать первичные учетные документы, предусмотренные условиями договора (контракта). Подобные отгрузочные документы, оформленные надлежащим образом, являются достаточным основанием для принятия к учету объектов. При этом оформление дополнительного первичного учетного документа в виде Приходного ордера (ф. 0504207) не требуется (см. письмо Минфина России от 07.12.2016 N 02-07-10/72795).

Вместе с тем, условиями договоров (контрактов) на поставку товаров в адрес государственных (муниципальных) учреждений может быть предусмотрено предоставление форм первичных учетных документов установленной формы (письмо Минфина России от 11.12.2014 N 02-06-05/64022). Вопрос о порядке и условиях проставления подписей в Приходном ордере (ф. 0504207) нормативными правовыми актами не урегулирован - учреждению предоставлено право решать этот вопрос самостоятельно в рамках учетной политики исходя из специфики деятельности и организации документооборота. В частности, полагаем, что если в качестве отгрузочного документа согласно условиям договора (контракта) выступает Приходный ордер (ф. 0504207), поля "Сдал" и "Ответственный исполнитель" могут заполняться организацией-поставщиком, а поле "Принял" - ответственным лицом учреждения.

Учитывая тот факт, что Приходный ордер (ф. 0504207) может оформляться не только при покупке или безвозмездном поступлении нефинансовых активов, но и в ситуациях, когда фактический поставщик материальных ценностей отсутствует (например, при поступлении на склад остатков материалов, образовавшихся в результате разборки, выбытия основных средств, при оприходовании объектов по результатам инвентаризации или при поступление нефинансовых активов от подотчетного лица), строка "Поставщик" и коды ИНН, КПП и ОКПО в заголовочной части Приходного ордера (ф. 0504207) могут не заполняться.

^52н Как заполнить Акт приемки материалов (материальных ценностей) (ф. 0504220)?

По каким счетам применять:

Акт (ф. 0504220) применяйте для учета поступления и выбытия материалов (материальных ценностей), учитываемых на счетах:

- 0 105 00 000 "Материальные запасы";

- 0 101 00 000 "Основные средства";

- 0 106 00 000 "Вложения в нефинансовые активы";

- 0 108 00 000 "Нефинансовые активы имущества казны".

В каких случаях применять:

Случаи, в которых обязательно оформление Акта (ф. 0504220) поименованы в Методических указаниях. К ним относятся операции по приемке материалов (материальных ценностей) в случае наличия количественного и (или) качественного расхождения, а также несоответствия ассортимента принимаемых материальных ценностей сопроводительным документам отправителя (поставщика).

Советы по заполнению:

Обязательные требования по заполнению Акта (ф. 0504220) установлены Методическими указаниями. Кроме того обратите внимание на следующие особенности.

В зависимости от типа операции, для отражения которой используется Акт (ф. 0504220), раздел "Бухгалтерская запись для приема к учету" формируйте с учетом экономического содержания этой операции.

В разделе 9 "Результат приемки груза" графу 3 "Номер паспорта" заполняйте в случаях расхождений при поступлении материальных ценностей, содержащих драгоценные материалы (металлы, камни).

^52н Как заполнить Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210)?

По каким счетам применять:

Ведомость (ф. 0504210) служит основанием для выдачи в использование (эксплуатацию) объектов нефинансовых активов, учитываемых на счетах:

- 0 105 00 000 "Материальные запасы";

- 0 101 00 000 "Основные средства" (объекты основных средств стоимостью до 10 000 рублей включительно).

В каких случаях применять:

Ведомость (ф. 0504210) применяйте для оформления следующих операций:

- выдачи потребляемых и непотребляемых материальных ценностей в использование для хозяйственных, научных и учебных целей;

- передачи в эксплуатацию объектов основных средств стоимостью до 10 000 рублей включительно за единицу.

На основании Ведомости (ф. 0504210) указанные материальные ценности списываются с балансового учета (письмо Минфина России от 15.10.2020 N 02-06-10/90417).

Например, выдача компьютерных принадлежностей (клавиатур, манипуляторов типа "мышь"), подарков может оформляться Ведомостью (ф. 0504210) со списанием с баланса и отражением на специальном забалансовом счете в порядке, предусмотренном учетной политикой (с организацией учета в разрезе пользователей), а в части подарков - на забалансовом счете 07.

Разграничьте сферу применения Ведомости (ф. 0504210) с Актом о списании материальных запасов (ф. 0504230) и Актом о списании мягкого и хозяйственного инвентаря (ф. 0504143), так как эти документы являются равнозначными и каждый из них выступает основанием для списания материальных запасов.

Например, Ведомостью (ф. 0504210) может оформляться выбытие материальных запасов, по которым не требуется комиссионного решения об их списании (п. 34 Инструкции N 157н, пп. 10, 40 Стандарта "Запасы").

В части объектов основных средств стоимостью до 10 000 рублей включительно посредством оформления Ведомости (ф. 0504210) списывайте объекты с балансового учета на забаланс при выдаче в эксплуатацию. Окончательное списание таких объектов с забалансового учета отражайте на основании, например, Акта о списании объектов нефинансовых активов (кроме транспортных средств) (ф. 0504104).

Советы по заполнению:

Обязательные требования по заполнению Ведомости (ф. 0504210) установлены Методическими указаниями. Кроме того, обратите внимание на следующие особенности.

Записи в Ведомость (ф. 0504210) производятся по каждому ответственному лицу (графа 1) с указанием выдаваемых материальных ценностей (графы 3-12). Такой порядок предполагает следующую схему: ответственное лицо склада выдает материальные ценности ответственным лицам других структурных подразделений, которые, в свою очередь, обеспечивают ими сотрудников своих подразделений для обеспечения их деятельности в определенный промежуток времени.

Если выдача материальных ценностей осуществляется на основании утвержденных в учреждении норм, то на основании Ведомости (ф. 0504210) одновременно:

- подтверждается факт перемещения материальных ценностей внутри организации;

- осуществляется списание данных потребляемых материальных запасов.

Если в силу структурных особенностей в учреждении только один сотрудник является ответственным лицом, выдача им материальных ценностей может осуществляться непосредственно работникам учреждения (минуя этап смены ответственного лица).

В таком случае на лицевой стороне Ведомости (ф. 0504210) подписывается ответственное лицо, выдавшее материальные ценности, в графе 1 указываются фамилии сотрудников, получивших эти ценности, а в графе 13 - их подписи. При этом не исключено, что в числе этих сотрудников будет и само ответственное лицо. Соответственно, его фамилию и подпись также укажите в графах 1 и 13 Ведомости (ф. 0504210).

В графе Исполнитель Ведомости (ф. 0504210) указываются должность, подпись и расшифровка подписи лица, ответственного за формирование данного первичного учетного документа.

Порядок присвоения наименований и кодов материальных ценностей определите самостоятельно и закрепите в учетной политике учреждения. К примеру, код выдаваемых материальных ценностей может соответствовать цифрам счета, на котором учитываются эти ценности.

Также в учетной политике установите способ определения стоимости списания материальных ценностей: по фактической стоимости каждой единицы, либо по средней фактической стоимости. Выбранный способ будет прямо влиять на заполнение Ведомости (ф. 0504210), а именно на итоговые результаты по ней.

^52н Как заполнить Акт о списании материальных запасов (ф. 0504230)?

По каким счетам применять:

Акт о списании (ф. 0504230) применяется для оформления решения о списании материальных запасов, учитываемых на счетах:

- 0 105 00 000 "Материальные запасы";

- 0 108 00 000 "Нефинансовые активы имущества казны";

- 02 "Материальные ценности на хранении". Кроме того, для отражения выбытия со счета 02 объектов, в отношении которых принято решение о списании и утилизации, в обязательном порядке должен быть оформлен Акт об утилизации (уничтожении) материальных ценностей (ф. 0510435);

- 09 "Запасные части к транспортным средствам, выданные взамен изношенных";

- 27 "Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)".

В каких случаях применять:

Акт о списании (ф. 0504230) служит основанием для отражения в бухгалтерском учете учреждения выбытия материальных запасов со счетов бухгалтерского учета.

Акт о списании (ф. 0504230) применяйте для списания непотребляемых материальных запасов, поименованных в абз. 5 - 22 п. 99 Инструкции N 157н и имеющих срок службы более 12 месяцев, а также непотребляемых материальных запасов с установленным сроком эксплуатации, для которых требуется комиссионное списание (п. 34 Инструкции N 157н, пп. 10, 40 Стандарта "Запасы").

Кроме того, Актом о списании (ф. 0504230) может оформляться списание любых (как потребляемых, так непотребляемых) недостающих и (или) испорченных материальных запасов, выявленных по итогам инвентаризации.

Выбытие материальных запасов, в отношении которых принято решение о прекращении получения экономических выгод или полезного потенциала, с балансовых счетов на забалансовый счет 02 оформляется Решением о прекращении признания активами объектов нефинансовых активов (ф. 0510440). Акт (ф. 0504230) применяйте для утверждения списания имущества руководителем.

Если расходование материальных запасов производится на основании документов, утвержденных руководителем учреждения, указанные документы прилагаются:

- к Акту о списании (ф. 0504230), если списание материальных запасов требует комиссионного решения;

- к Бухгалтерской справке (ф. 0504833), если для списания материальных запасов комиссионного решения не требуется.

В этом случае Акт о списании (ф. 0504230) и Бухгалтерская справка (ф. 0504833) оформляются только после документального подтверждения достижения целей, ради которых выдавались материальные запасы, и возврата их остатков на склад.

При этом выдача указанных материальных ценностей ответственным лицам для использования (потребления) может отражаться на основании Требований-накладных (ф. 0504204), Ведомостей (ф. 0504210) и иных аналогичных документов.

Порядок применения Акта о списании (ф. 0504230) и случаи, в которых к данному документу требуется приложение дополнительных документов, подтверждающих расходование материальных запасов, установите самостоятельно и закрепите положениями учетной политики.

Советы по заполнению:

Обязательные требования по заполнению Акта о списании (ф. 0504230) установлены Методическими указаниями. Кроме того, обратите внимание на следующие особенности.

Согласно п. 101 Инструкции N 157н единица бухгалтерского учета материальных запасов выбирается учреждением самостоятельно таким образом, чтобы обеспечить формирование полной и достоверной информации об этих запасах, а также надлежащий контроль за их наличием и движением. Единицей материальных запасов может быть номенклатурный номер, партия, однородная группа и т.п. В графе "наименование материала" Акта о списании (ф. 0504230) укажите наименование той единицы бухгалтерского учета материальных запасов, которая ранее была принята к учету.

В зависимости от направления расходования (причины списания) материальных запасов графу "Бухгалтерская запись" табличной части Акта о списании (ф. 0504230) формируйте с учетом экономического содержания операции.

Требование о раздельном оформлении операций по списанию материальных запасов, учитываемых в разрезе различных источников финобеспечения деятельности учреждения, не установлено. Соответственно, списание материальных запасов, учитываемых по разным КФО (например, КФО 2 и КФО 4), может быть оформлено одним Актом о списании (ф. 0504230).

При этом если выбытие материальных запасов с балансовых счетов сопровождается принятием этих материальных ценностей к забалансовому учету, в графе "Бухгалтерская запись" табличной части Акта о списании (ф. 0504230) указывайте две записи: списание с балансового счета 0 105 00 и одновременное увеличение по забалансовому счету.

Для организации работы по списанию материалов в учреждении целесообразно разработать нормы расхода (потребления) материальных запасов. Такие нормы могут доводиться до учреждений вышестоящими организациями (учредителями) или разрабатываться учреждениями самостоятельно.

К примеру, при установлении норм расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте учреждения могут руководствоваться Методическими рекомендациями, утв. распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р.

Вместе с тем, в случае отсутствия в Методических рекомендациях норм расхода топлив и смазочных материалов для конкретного автомобиля, а также в случае, необходимости установления норм расхода ГСМ для работы газонокосилок, снегоуборочных машин, бензопилы и другой техники, учреждению следует разработать такие нормы самостоятельно и утвердить приказом руководителя.

Нормы расхода конкретного вида материальных запасов, установленные учреждением, указывайте в графе 4 Акта о списании (ф. 0504230), фактическое количество израсходованных материалов - в графе 5 Акта о списании (ф. 0504230).

В случае отсутствия установленных норм расхода конкретного вида материальных запасов, графу 4 Акта о списании (ф. 0504230) не заполняйте. Отсутствие показателей в данной графе предусмотрите учетной политикой.

Реквизит "Заключение комиссии" Акта о списании (ф. 0504230) заполняется в произвольной форме. Здесь профильная комиссия учреждения указывает причины списания материальных запасов, дополнительные документы, оформленные при списании материальных ценностей (при наличии), при необходимости суммы ущерба, отнесенные на виновные лица.

Унифицированная форма Акта о списании (ф. 0504230) в разделе "Отметка бухгалтерии" содержит реквизит "МП". В соответствии с п. 26 Стандарта "Концептуальные основы" первичный учетный документ принимается к бухгалтерскому учету в том числе при условии отражения в нем всех реквизитов, предусмотренных унифицированной формой. Соответственно, отсутствие печати в Акте о списании (ф. 0504230) - это повод для признания документа недействительным.

При ведении учета централизованной бухгалтерией сторону, чья печать будет ставиться на Актах о списании (ф. 0504230), возможно конкретизировать в соглашении (договоре) на ведение учета.

Акт о списании (ф. 0504230) утверждается руководителем учреждения. Руководитель имеет право предоставить право подписи документов другим лицам (п. 26 Стандарта "Концептуальные основы"). Это осуществляется как с помощью внутренних документов (трудового договора, должностной инструкции или приказа о праве подписи), так и путем выдачи соответствующих доверенностей. Утвержденный руководителем перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, также может существовать в виде приложения к учетной политике.

Определение состава и направлений деятельности постоянно действующей комиссии находится в компетенции самого учреждения и закрепляется в учетной политике. Локальным актом в составе учетной политики могут быть урегулированы такие ситуации, как отсутствие одного из членов профильной комиссии, например, в связи с временной нетрудоспособностью. В частности, в учетной политике может быть установлено значение в процентах от общего количества членов комиссии (кворум), которые должны присутствовать при принятии решения. Также локальным актом можно закрепить положение, что при отсутствие члена (-ов) комиссии, в том числе председателя по причине болезни и (или) отпуска, его обязанности возлагаются на лицо, замещающее его на период отсутствия, а также то, что первичные документы и регистры подписывают председатель и члены комиссии, присутствовавшие на заседании.

Методическими указаниями предусмотрено, что если расходование материальных запасов производится на основании документов, утвержденных руководителем учреждения, указанные документы прилагаются к Акту о списании (ф. 0504230). Так, списание ГСМ в учреждении может оформляться Актом о списании (ф. 0504230), оформленным на основании данных, содержащихся в представленных ответственными лицами Путевых листах за определенный период.

При оформлении Акта о списании (ф. 0504230) на основании Путевых листов либо отчетов об израсходованных ГСМ в качестве ответственного лица указывается то лицо, которое является ответственным в соответствии с локальным актом учреждения, независимо от того, на кого оформлены Путевые листы. При этом требования о том, что ответственным лицом должен быть именно водитель, указанный в Путевом листе, нормативными актами в настоящее время не установлено. В случае если ответственными лицами согласно локальным актам учреждения являются именно водители, то в целях списания ГСМ Акт (ф. 0504230) также оформляется по каждому из водителей на основании соответствующих Путевых листов.

^52н Как заполнить Акт о списании бланков строгой отчетности (ф. 0504816)?

По каким счетам применять:

Акт о списании (ф. 0504816) применяйте при оформлении списания бланков строгой отчетности со счетов:

- 0 105 06 000 "Прочие материальные запасы";

- 03 "Бланки строгой отчетности".

В каких случаях применять:

Случаи, в которых обязательно оформление Акта о списании (ф. 0504816), поименованы в Методических указаниях. Акт о списании (ф. 0504816) применяйте для оформления решения комиссии учреждения по поступлению и выбытию активов о списании бланков строгой отчетности, а также для оформления решения о списании испорченных бланков строгой отчетности (в том числе при их заполнении).

Помимо случаев обязательного оформления, учреждение вправе установить в учетной политике порядок применения Акта о списании (ф. 0504816) при отражении списания транспортных или топливных карт, которые также можно учитывать как бланки строгой отчетности.

Советы по заполнению:

Обязательные требования по заполнению Акта о списании (ф. 0504816) установлены Методическими указаниями. Кроме того, обратите внимание на следующие особенности.

Факт уничтожения (сжигания) БСО следует подтвердить документом, удостоверяющим уничтожение (письмо Минфина России от 30.11.2015 N 02-07-10/70056).

Уничтожение БСО в зависимости от количества документов можно провести несколькими способами:

- порвать вручную;

- измельчить в шредере;

- сжечь (с соблюдением требований пожарной безопасности);

- передать специализированной организации для уничтожения.

При списании БСО с дальнейшей утилизацией в графе 4 Акта о списании (ф. 0504816) указывайте дату уничтожения (сжигания).

При списании транспортных или топливных карт в случае их учета как бланков строгой отчетности в таблице Акта о списании (ф. 0504816) указывайте номер карты и причину списания.

Согласно Методическим рекомендациям в таблице Акта о списании (ф. 0504816) отсутствуют графы "Количество" и "Наименование". Однако субъект учета вправе включить дополнительные реквизиты (данные) в первичный учетный документ, сформированный на основе унифицированной формы документа. Удаление отдельных реквизитов из формы не допускается. Таким образом, унифицированная форма может быть изменена при условии сохранения всех обязательных реквизитов.

Детальный порядок оформления Акта о списании (ф. 0504816) установите в учетной политике.

^61н Как заполнить Акт о консервации (расконсервации) объекта основных средств (ф. 0510433)?

По каким счетам применять:

Акт о консервации (расконсервации) объекта основных средств (ф. 0510433) составляется комиссией учреждения по поступлению и выбытию активов при оформлении решения о консервации (расконсервации) объектов основных средств, учтенных на счетах:

- 0 101 00 000 "Основные средства";

- 0 104 00 000 "Амортизация";

- 0 106 01 000 "Вложения в основные средства";

- 21 "Основные средства в эксплуатации".

В каких случаях применять:

Акт о консервации (расконсервации) (ф. 0510433) применяется в виде электронного документа для отражения в регистрах бухгалтерского учета информации о консервации (расконсервации) объекта основных средств.

Под консервацией понимается прекращение эксплуатации объекта на определенный срок с возможностью возобновления использования. Срок, в течение которого основное средство не эксплуатируется и считается законсервированным, установите в учетной политике (например, период более трех месяцев).

В соответствии с п. 13 Методических указаний на основании Акта (ф. 0510433) информация о консервации и расконсервации основного средства отражается в Инвентарной карточке учета нефинансовых активов (ф. 0504031), Инвентарной карточке группового учета нефинансовых активов (ф. 0504032).

Советы по заполнению:

Унифицированная форма Акта о консервации (расконсервации) (ф. 0510433) утверждена Приказом N 61н.

Обязательные требования по заполнению Акта о консервации (расконсервации) (ф. 0510433) установлены Методическими указаниями. Кроме того, обратите внимание на следующие особенности.

Как правило, основные средства переводятся на консервацию на основании приказа руководителя учреждения, которым устанавливается:

- конкретный срок консервации;

- проводимые мероприятия.

К приказу прилагается обоснование экономической целесообразности консервации.

Акт о консервации (расконсервации) (ф. 0510433) оформляется комиссией по поступлению и выбытию активов после осуществления предусмотренных приказом мероприятий.

Графа 6 "Статус объекта учета" раздела 2 Акта о консервации (расконсервации) (ф. 0510433) может принимать значения:

- при консервации объекта: "требуется ремонт", "готов к консервации";

- при расконсервации объекта: "требуется ремонт", "готов к эксплуатации".

Акт (ф. 0510433) подписывается членами комиссии простой ЭП, председателем комиссии - ЭЦП.

Акт (ф. 0510433) утверждается руководителем учреждения с применением ЭЦП.

^61н Как заполнить Акт приема-передачи объектов, полученных в личное пользование (ф. 0510434)?

По каким счетам применять:

Акт приема-передачи (ф. 0510434) применяйте для отражения операций на счетах:

- 0 101 00 000 "Основные средства";

- 0 105 00 000 "Материальные запасы";

- 21 "Основные средства в эксплуатации";

- 27 "Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)".

В каких случаях применять:

Акт приема-передачи (ф. 0510434) оформляйте при приеме-передаче имущества в личное пользование работникам для выполнения ими служебных (должностных) обязанностей. С помощью этого документа обеспечивается контроль за сохранностью, целевым использованием и движением имущества.

Советы по заполнению:

Унифицированная форма Акта приема-передачи (ф. 0510434) утверждена Приказом N 61н.

Обязательные требования по заполнению Акта приема-передачи (ф. 0510434) установлены Методическими указаниями. Кроме того, обратите внимание на следующие особенности.

Акт приема-передачи (ф. 0510434) оформляйте отдельно для выдачи имущества в пользование и отдельно для его возврата из пользования. Вид операции "выдача имущества в пользование" или "возврат имущества", а также значения в кодовой зоне "1" или "2", укажите в реквизите "Наименование операции" заголовочной части Акта приема-передачи (ф. 0510434).

Реквизит "Местонахождение выдаваемого имущества" заголовочной части Акта приема-передачи (ф. 0510434) при возврате имущества из личного пользования не заполняйте. А реквизит "Местонахождение возвращенного имущества" не заполняйте при выдаче имущества в личное пользование.

В качестве документа-основания для выдачи имущества в личное пользование укажите наименование распорядительного документа: требование, приказ, распоряжение, служебную записку, решение или иной распорядительный документ учреждения. В кодовой зоне укажите дату распорядительного документа в формате "ДД.ММ.ГГГГ" и его номер.

Содержательная часть Акта приема-передачи (ф. 0510434) состоит из двух разделов:

- раздел 1 "Сведения о выдаваемых (сданных) объектах основных средств" заполняйте при выдаче (возврате) в личное пользование основных средств;

- раздел 2 "Сведения о выдаваемых (сданных) объектах материальных запасов" заполняйте при выдаче (возврате) в личное пользование материальных запасов.

Графы 10 "Норма выдачи" раздела 1 и 15 "Норма выдачи" раздела 2 заполняйте в соответствии с нормативом, установленным правовым актом (заполняется при наличии установленных нормативов). Нормы выдачи могут устанавливаться локальным актом учреждения. Графы 10 и 15 не заполняйте при возврате имущества из пользования.

При заполнении граф 9 раздела 1 и 14 раздела 2 используйте один из следующих кодов условия возврата имущества:

- 01 - возврат имущества при увольнении (прекращении выполнения возложенных обязанностей) ответственного лица, получающего имущество;

- 02 - возврат имущества по окончании срока использования по нормативу, установленному правовым актом, определяющим условия и норматив выдачи (возврата) имущества;

- 03 - имущество, выданное в личное пользование, не подлежит возврату.

Методические рекомендации по переходу на применение в 2022 году унифицированных форм электронных документов описывают следующий бизнес-процесс по созданию Акта приема-передачи (ф. 0510434):

Ответственное лицо (отправитель) на основании распорядительного документа создает Акт приема-передачи (ф. 0510434), заполняет его реквизиты, подписывает ЭЦП и направляет лицу, получающему имущество (получателю). Лицо, получающее имущество (получатель), проверяет реквизиты Акта приема-передачи (ф. 0510434) и подписывает документ ЭП. Далее Акт приема-передачи (ф. 0510434) направляется в бухгалтерию для отражения бухгалтерских проводок в учете, а также информации о выдаче имущества в пользование в регистрах:

- Карточке (книге) учета выдачи имущества в пользование (ф. 0504206) или Карточке учета имущества в личном пользовании (ф. 0509097);

- Инвентарной карточке учета нефинансовых активов (ф. 0504031, 0509215);

Рекомендуем перейти на применение Инвентарной карточки учета нефинансовых активов (ф. 0509215) в срок не позднее 1 января 2024 года. Подробнее о заполнении документа см. здесь.

- Карточке количественно-суммового учета материальных ценностей (ф. 0504041);

- Журнале операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов (ф. 0504071);

- Журнале операций по забалансовому счету 27 (ф. 0509213).

Правила и график документооборота установите в учетной политике (п. 9 Стандарта "Учетная политика, оценочные значения и ошибки").

В Акте приема-передачи (ф. 0510434) фиксируется смена ответственного лица. Это прямо указывает на то, что на получившего имущество сотрудника возлагается ответственность за его сохранность. Ответственное лицо и иная информация о выданном в пользование имуществе в Инвентарной карточке учета нефинансовых активов (ф. 0504031, 0509215), Карточке количественно-суммового учета материальных ценностей (ф. 0504041) и иных регистрах бухгалтерского учета, например, Инвентаризационной описи (ф. 0504087), должны совпадать.

^61н Как заполнить Акт об утилизации (уничтожении) материальных ценностей (ф. 0510435)?

^61н Как заполнить Решение о прекращении признания активами объектов нефинансовых активов (ф. 0510440)?

_______________________________________________

*(1) Подробнее смотрите в Энциклопедии решений. Забалансовый учет (для бюджетной сферы).

^61н Как заполнить Решение о признании объектов нефинансовых активов (ф. 0510441)?

^61н Как заполнить Решение об оценке стоимости имущества, отчуждаемого не в пользу организаций бюджетной сферы (ф. 0510442)?

^61н Как заполнить Акт о приеме-передаче нефинансовых активов (ф. 0510448)?

^61н Как заполнить Накладную на внутреннее перемещение объектов нефинансовых активов (ф. 0510450)?

По каким счетам применять:

Накладную на внутреннее перемещение (ф. 0510450) применяйте для оформления и учета перемещения объектов нефинансовых активов, учитываемых на счетах:

- 0 101 00 000 "Основные средства";

- 0 102 00 000 "Нематериальные активы";

- 0 103 00 000 "Непроизведенные активы";

- 0 105 00 000 "Материальные запасы";

- 0 106 00 000 "Вложения в нефинансовые активы";

- 0 108 00 000 "Нефинансовые активы имущества казны";

- 0 111 60 000 "Права пользования нематериальными активами";

- 0 113 00 000 "Биологические активы";

- 02 "Материальные ценности на хранении";

- 03 "Бланки строгой отчетности";

- 07 "Награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры";

- 09 "Запасные части к транспортным средствам, выданные взамен изношенных";

- 21 "Основные средства в эксплуатации".

В каких случаях применять:

Случаи обязательного оформления Накладной на внутреннее перемещение (ф. 0510450) поименованы в Методических указаниях. К ним относятся операции по перемещению нефинансовых активов между структурными подразделениями или между ответственными лицами.

Применяйте Накладную на внутреннее перемещение объектов нефинансовых активов (ф. 0510450) в случае, если движение материальных ценностей не связано с выдачей нефинансовых активов по требованию для использования в деятельности учреждения. В частности, оформляйте Накладную (ф. 0510450) в результате смены ответственного лица по итогам проведения инвентаризации или смены места хранения объекта без выдачи в эксплуатацию.

Советы по заполнению:

Унифицированная форма Накладной на внутреннее перемещение (ф. 0510450) утверждена Приказом N 61н.

Обязательные требования по заполнению Накладной на внутреннее перемещение (ф. 0510450) установлены Методическими указаниями. Кроме того, обратите внимание на следующие особенности.

В заголовочной части Накладной (ф. 0510450) в реквизитах "Отправитель" и "Получатель" укажите наименование структурного подразделения, передающего/получающего материальные ценности. А в реквизитах "Ответственное лицо-отправитель" и "Ответственное лицо-получатель" - ФИО ответственного лица, передающего/получающего материальные ценности. В кодовой зоне Накладной (ф. 0510450) укажите учетный (табельный) номер ответственного лица.

Информацию по передаваемым объектам объедините по соответствующим группам нефинансовых активов, например, по группе "основные средства - иное движимое имущество". Наименование группы укажите в разделе "Сведения о передаваемых объектах материальных ценностей по группе".

В содержательной части Накладной (ф. 0510450) укажите сведения о передаваемых материальных ценностях, учетный номер, единицу измерения, количество, цену/первоначальную (балансовую) стоимость и стоимость объекта (группы объектов). В графе 2 укажите дополнительное наименование объекта (код) (при наличии). Например, международное непатентованное наименование лекарственного препарата с применением букв латинского алфавита, или наименование, предусмотренное нормативным актом, или код элемента справочника объектов нефинансовых активов в бухгалтерском программном продукте.

Накладную (ф. 0510450) формирует ответственный исполнитель, который является сотрудником структурного подразделения-отправителя, передающего материальные ценности, или сотрудником иного структурного подразделения, уполномоченного формировать первичные документы по движению материальных ценностей в учреждении, и подписывает документ ЭП.

Накладную (ф. 0510450) подписывают ЭЦП:

- ответственное лицо, передающее материальные ценности - сотрудник подразделения-отправителя;

- ответственное лицо, получающее материальные ценности - сотрудник подразделения-получателя.

В зависимости от вида перемещаемых материальных ценностей информацию из Накладной (ф. 0510450) отразите в следующих регистрах:

- Инвентарной карточке учета нефинансовых активов (ф. 0504031, 0509215) или в Инвентарной карточке группового учета нефинансовых активов (ф. 0504032, 0509216);

- Карточке капитальных вложений (ф. 0509211);

- Карточке количественно-суммового учета материальных ценностей (ф. 0504041) или ином регистре учета материальных запасов.

^61н Как заполнить Требование-накладную (ф. 0510451)?

По каким счетам применять:

Требование-накладную (ф. 0510451) применяйте для оформления выдачи объектов нефинансовых активов, учитываемых на счетах:

- 0 101 00 000 "Основные средства";

- 0 102 00 000 "Нематериальные активы";

- 0 103 00 000 "Непроизведенные активы";

- 0 105 00 000 "Материальные запасы";

- 0 108 00 000 "Нефинансовые активы имущества казны";

- 0 113 00 000 "Биологические активы".

В каких случаях применять:

Случаи обязательного оформления Требования-накладной (ф. 0510451) поименованы в Методических указаниях. К ним относятся следующие операции:

1. оформление заявки на получение материальных ценностей и их приема-передачи внутри организации между структурными подразделениями и (или) ответственными лицами при выдаче НФА для использования в деятельности учреждения.

При этом разграничьте применение Требования-накладной (ф. 0510451) и Накладной на внутреннее перемещение объектов нефинансовых активов (ф. 0510450). Если движение материальных ценностей не связано с выдачей нефинансовых активов по требованию для использования в деятельности учреждения, а, например, производится в результате смены ответственного лица в связи с увольнением или смены места хранения объекта без выдачи в эксплуатацию, операции оформляйте Накладной на внутреннее перемещение объектов нефинансовых активов (ф. 0510450). Советы по заполнению Накладной (ф. 0510450) - здесь.

2. передача в эксплуатацию объектов основных средств.

Требование-накладная (ф. 0510451), оформленная в целях передачи в эксплуатацию объектов основных средств, служит основанием:

- для начисления амортизации в размере 100% на объекты библиотечного фонда стоимостью до 100 000 рублей включительно, а также иные объекты ОС стоимостью от 10 000 до 100 000 рублей включительно (подп. "в" и "г" п. 39 Стандарта "Основные средства");

- для отражения выбытия объектов основных средств - движимого имущества стоимостью до 10 000 рублей включительно (за исключением объектов недвижимого имущества и объектов библиотечного фонда) с балансового учета для их дальнейшего учета на забалансовом счете 21 "Основные средства в эксплуатации" (подп. "б" п. 39 Стандарта "Основные средства").

На основании Требования-накладной (ф. 0510451) могут сформироваться показатели на следующих счетах бухгалтерского учета:

__________________________

*(1) Перечень операций исчерпывающим не является. Иные случаи применения документа рекомендуем закрепить в учетной политике

Советы по заполнению:

Унифицированная форма Требования-накладной (ф. 0510451) утверждена Приказом N 61н.

В заголовочной части Требования-накладной (ф. 0510451) в реквизите "Структурное подразделение" укажите наименование структурного подразделения, сотрудником которого является ответственный исполнитель, формирующий документ. В реквизите "Структурное подразделение" может быть указано учреждение, осуществляющее переданные полномочия по ведению бухгалтерского учета, если документ оформляется ответственным исполнителем централизованной бухгалтерии.

В реквизитах "Отправитель" и "Получатель" укажите наименование структурного подразделения, передающего/получающего материальные ценности, в реквизитах "Ответственное лицо-отправитель" и "Ответственное лицо-получатель" - ФИО ответственного лица, передающего/получающего материальные ценности, а в реквизите "Затребовал" - должность, ФИО лица, затребовавшего материальные ценности. В кодовой зоне Требования-накладной (ф. 0510451) укажите учетный (табельный) номер ответственных лиц.

Информацию по передаваемым объектам объедините по соответствующим группам нефинансовых активов, например, по группе "основные средства - иное движимое имущество" или "материальные запасы - иное движимое имущество учреждения". Наименование группы укажите в разделе "Сведения о выдаваемых объектах материальных ценностей по группе".

В содержательной части Требования-накладной (ф. 0510451) укажите сведения о передаваемых материальных ценностях, учетный номер, единицу измерения, количество затребованных и отпущенных материальных ценностей, цену/первоначальную (балансовую) стоимость и стоимость объекта (группы объектов). В графе 2 укажите дополнительное наименование объекта (код) (при наличии). Например, международное непатентованное наименование лекарственного препарата с применением букв латинского алфавита, или наименование, предусмотренное нормативным актом.

Требование-накладную (ф. 0510451) формирует ответственный исполнитель, который является сотрудником структурного подразделения-отправителя, передающего материальные ценности, или сотрудником иного структурного подразделения, уполномоченного формировать первичные документы по движению материальных ценностей в учреждении, и подписывает документ ЭП.

Кроме того, ЭП подписывают Требование-накладную (ф. 0510451):

- сотрудник учреждения, затребовавший материальные ценности;

- ответственное лицо, получающее материальные ценности - сотрудник подразделения-получателя.

Требование-накладную (ф. 0510451) подписывают ЭЦП:

- лицо, санкционирующее выдачу материальных ценностей - руководитель учреждения или уполномоченное лицо;

- ответственное лицо, отпускающее материальные ценности, - сотрудник подразделения-отправителя.

В зависимости от вида перемещаемых материальных ценностей информацию из Требования-накладной (ф. 0510451) отразите в следующих регистрах:

- Инвентарной карточке учета нефинансовых активов (ф. 0504031, 0509215) или в Инвентарной карточке группового учета нефинансовых активов (ф. 0504032, 0509216);

- Карточке количественно-суммового учета материальных ценностей (ф. 0504041).

^61н Как заполнить Акт о списании объектов нефинансовых активов (кроме транспортных средств) (ф. 0510454)?

^61н Как заполнить Акт о списании транспортного средства (ф. 0510456)?

По каким счетам применять:

Акт о списании (ф. 0510456) применяйте для оформления списания объектов, учитываемых на счетах:

- 0 101 05 000 "Транспортные средства";

- 0 108 50 000 "Нефинансовые активы, составляющие казну";

- 02 "Материальные ценности на хранении". Кроме того, для отражения выбытия со счета 02 объектов, в отношении которых принято решение о списании и утилизации, в обязательном порядке должен быть оформлен Акт об утилизации (уничтожении) материальных ценностей (ф. 0510435);

- 27 "Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)".

В каких случаях применять:

Случаи обязательного оформления Акта о списании (ф. 0510456) поименованы в Методических указаниях. К ним относятся утрата имуществом потребительских свойств, гибель, уничтожение или невозможность установления местонахождения объектов нефинансовых активов, в том числе при выявлении недостачи (хищении), по результатам инвентаризации.

Выбытие нефинансовых активов, в отношении которых принято решение о прекращении получения экономических выгод или полезного потенциала, с балансовых счетов на забалансовый счет 02 оформляется Решением о прекращении признания активами объектов нефинансовых активов (ф. 0510440). Акт о списании (ф. 0510456) оформляется на основании Решения (ф. 0510440) для согласования списания имущества с собственником (при необходимости такого согласования) и утверждения списания руководителем.

Выбытие с балансовых счетов нефинансовых активов оформляется Актом о списании (ф. 0510456) в следующих случаях:

- при установлении факта недостачи, хищения, если согласовывать списание этого имущества с собственником не требуется;

- выбытие объекта по причине морального износа, когда основания для признания объекта основных средств неактивом отсутствуют. Например, выявлено морально устаревшее транспортное средство, которое продолжает эксплуатироваться или может использоваться в деятельности учреждения. До утверждения и согласования в установленном порядке решения о списании (выбытии) объекта основного средства, а именно Акта о списании, выбытие такого морально устаревшего объекта с балансового учета не допускается (см. письмо Минфина России от 20.09.2018 N 02-07-08/67685).

На забалансовый счет 02 объекты в указанных случаях не принимаются, и Решение о прекращении признания активами объектов нефинансовых активов (ф. 0510440) не оформляется.

В ином случае, если согласование списания имущества с собственником необходимо, выбытие нефинансовых активов с балансовых счетов может оформляться Бухгалтерской справкой (ф. 0504833). В этой ситуации использовать Акт о списании (ф. 0510456) для отражения выбытия с балансовых счетов некорректно. Дело в том, что в соответствии с п. 26 Стандарта "Концептуальные основы" первичный учетный документ принимается к бухгалтерскому учету, если в нем заполнены все реквизиты, предусмотренные унифицированной формой документа, и при наличии на документе подписи руководителя или уполномоченных им на то лиц. Документы о списании материальных ценностей содержат в заголовочной части гриф утверждения, который не может быть заполнен руководителем, если списание имущества не согласовано. Следовательно, Акт о списании (ф. 0510456) не может быть принят к бухгалтерскому учету до согласования, поскольку не все его реквизиты будут заполнены. В то же время объект, по которому установлена недостача или хищение, не может продолжать учитываться на балансе. Поэтому если нефинансовый актив выбывает в результате недостачи или хищения, и списание такого объекта нужно согласовывать с собственником, полагаем, операции могут оформляться двумя документами: Бухгалтерской справкой (ф. 0504833) и Актом о списании (ф. 0510456).

На основании каких первичных документов и регистров оформлять:

Акт о списании (ф. 0510456) формируйте на основании следующих документов:

- Решение о прекращении признания активами объектов нефинансовых активов (ф. 0510440) - в случае утраты потребительских свойств в результате физического, морального износа;

- документов, подтверждающих факт гибели, уничтожения или невозможности установления местонахождения в результате стихийных бедствий, чрезвычайных ситуаций.

Советы по заполнению:

Унифицированная форма Акта о списании (ф. 0510456) утверждена Приказом N 61н.

В заголовочной части Акта о списании (ф. 0510456) укажите структурное подразделение, ответственное лицо, вид имущества, документ - основание, а также причины списания. Соответствующие коды укажите в кодовой зоне Акта о списании (ф. 0510456).

Методические указания не содержат формулировок причин списания и их кодовых обозначений. Поэтому соответствующие формулировки и коды установите в учетной политике.

В содержательной части Акта о списании (ф. 0510456) укажите сведения о транспортном средстве, его технические характеристики и сведения о техническом состоянии.

В разделе 3 "Заключение комиссии" Акта о списании (ф. 0510456) укажите решение профильной комиссии, принятое в отношении списания транспортного средства, а также планируемые мероприятия по списанию.

Методические указания не устанавливают формулировки мероприятий по списанию. Поэтому установите соответствующие значения в учетной политике. К примеру, в качестве мероприятий по списанию может быть указано:

- "утилизация" - если в отношении списываемого объекта принято решение об утилизации. При этом способ утилизации - "собственными силами субъекта учета" или "с привлечением специализированной организации" - укажите в графе 4 раздела 2.1 Акта об утилизации (уничтожении) материальных ценностей (ф. 0510435);

- "установление местонахождения" или "возмещение за счет виновного лица" - если объект списывается в результате недостачи (хищения), порчи.

Результат голосования (процент проголосовавших "за") укажите в графе 5 раздела 2 Акта о списании (ф. 0510456). Если кворум принятия решения не достигнут, в графе 6 отразите значение "снято с обсуждения".

Результат голосования оформляйте Листом голосования и приложите его к Акту о списании (ф. 0510456). Лист голосования заполняйте в соответствии с п. 5 Методических указаний.

В строке "Приложение" оформляющей части Акта о списании (ф. 0510456) укажите наименование прикрепленных документов или их скан-копий, а также имена прикрепленных файлов.

Реквизит "Особые отметки" заполняйте:

- в случае отсутствия члена комиссии с указанием причины такого отсутствия (например, отпуск, командировка, временная нетрудоспособность);

- при наличии у члена комиссии особого мнения по рассматриваемому вопросу. В графе укажите имя файла, содержащего электронный документ (скан-копию документа), которым оформлено его мнение.

Если Акт о списании (ф. 0510456) формируется на основании Решения комиссии (ф. 0510440), раздел 3 не заполняйте и процедуру голосования не проводите.

Акт о списании (ф. 0510456) формирует ответственный член комиссии.

Акт о списании (ф. 0510456) подписывают следующие должностные лица:

- члены комиссии простой ЭП;

- председатель комиссии - ЭЦП;

- при необходимости согласовывает руководитель (уполномоченное им лицо) ГРБС (учредителя) с применением ЭЦП;

- утверждает руководитель учреждения (уполномоченное им лицо) с применением ЭЦП.

Руководитель может утвердить Акт о списании (ф. 0510456) только после согласования с ГРБС (учредителем), если такое согласование требуется.

^61н Как заполнить Накладную на отпуск материальных ценностей на сторону (ф. 0510458)?

По каким счетам применять:

Накладную (ф. 0510458) применяйте для оформления отпуска материальных ценностей, учитываемых на соответствующих аналитических счетах счетов:

- 0 101 00 000 "Основные средства";

- 0 103 00 000 "Непроизведенные активы";