Энциклопедия решений. Нормирование при расходовании материальных ресурсов (для бюджетной сферы) (ноябрь 2024)

Нормирование при расходовании материальных ресурсов (для бюджетной сферы)

Смотрите в этом материале:

Методы нормирования

Нормы для отдельных групп материальных запасов (ГСМ, канцтовары и др.)

Контроль исполнения утвержденных норм

Вопрос нормирования ресурсов в экономической жизни учреждения является актуальным не только для выстраивания грамотной и обоснованной системы планирования, но и для оперативного мониторинга расходования ресурсов, проработки эффективной системы внутреннего контроля.

Инструмент нормирования ресурсов активно используется учреждениями в процессе ведения деятельности. Так, к нормативам обращаются:

- работники экономической службы при составлении планов / смет;

- работники службы закупок;

- работники бухгалтерии при отражении списания материальных запасов;

- работники службы внутреннего контроля при анализе деятельности учреждения;

- иные другие службы, например, отделы охраны труда при планировании средств индивидуальной защиты.

Для целей организации закупок вопрос нормирования затронут ст. 19 Федерального закона от 05.04.2013 N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд", который вводит понятие нормирования в сфере закупок. В случае с закупками призвано ограничить затраты заказчиков при закупке товаров, работ, услуг, не допущение закупки предметов роскоши (п. 2 ст. 19 Закона 44-ФЗ).

Указанные нормативные ограничения обязательны для применения государственными органами, органами управления государственными внебюджетными фондами, муниципальными органами (включая соответственно территориальные органы и подведомственные казенные учреждения, за исключением казенных учреждений, которым в установленном порядке формируется государственное (муниципальное) задание на оказание государственных (муниципальных) услуг, выполнение работ).

Когда мы говорим о планировании потребности, либо о контроле объемов расходования ресурсов, то необходимо отметить следующее. Обязанность нормирования материальных ценностей единым нормативным актом не установлена, но при этом действующее законодательство содержит ряд утвержденных норм выдачи и расхода материальных запасов, в том числе на отраслевом уровне, например, отраслевые нормы на спецодежду, мягкий инвентарь, на смывающие и обезвреживающие средства (см. приказ Минздравсоцразвития России от 17.12.2010 N 1122н).

Согласно п. 40 Требований к составлению и утверждению Плана ФХД государственного (муниципального) учреждения, утв. приказом Минфина России от 31.08.2018 N 186н, расчет расходов на приобретение объектов движимого имущества (в том числе оборудования, транспортных средств, мебели, инвентаря, бытовых приборов) осуществляется с учетом норм обеспеченности (при их наличии). При этом, Требованиями N 186н конкретный перечень нормативов, которые должны быть в учреждении, не установлен.

Нормы могут быть установлены ведомственными нормативными актами в натуральном и в денежном выражении. Например, приказом Минздрава СССР от 15.09.1988 N 710 нормы положенности мягкого инвентаря выражены в натуральных единицах. А распоряжение Минобрнауки РФ от 18.05.2016 N Р-204 устанавливает минимальный размер норматива обеспеченности объектами ОЦДИ в стоимостном выражении в расчете на единицу показателя объектам государственной услуги по реализации образовательных программ высшего образования.

Таким образом, в целях проработки единой политики учреждения в отношении норм потребности, положенности и расходования ресурсов, учреждению необходимо:

- Проанализировать и объединить весь комплекс действующих нормативных актов на федеральном, отраслевом, межотраслевом уровне применительно к своему учреждению, а также распорядительные акты учредителя (при наличии);

- Проработать свои собственные нормативы при необходимости, применительно к конкретным условиям использования, а также отраслевой специфике;

- Закрепить используемые нормы и цели их применения локальным актом учреждения.

Методы нормирования

Для того, чтобы профильные экономические службы, отдел закупок могли осуществлять оперативный контроль ресурсов, у них должен быть прозрачный инструмент. Таким инструментом и выступают утвержденные нормативы внутри учреждения.

Нормативы могут утверждаться:

- на определенный период: месяц, год;

- разные для разных отделов, в зависимости от режимов эксплуатации и использования ресурсов.

В общей экономической теории для целей нормирования используются следующие методы:

- Метод научного обоснования норм и нормативов. Такой метод позволяет учитывать комплекс технических, организационных, экономических, социальных и многих других факторов, оказывающих наибольшее влияние на величину разрабатываемых норм и нормативов. Однако в прикладном использовании такой метод, скорее всего, будет трудозатратным.

- Расчетно-аналитический метод. Указанный метод предполагает декомпозицию процесса на "подэтапы", анализ условий, состава затрат, моделирование вариантов использования и, соответственно, расчет потребности на основании полученных данных. Метод рекомендуется применять для разработки норм расхода для новых видов продукции.

- Аналитически-исследовательский метод. Метод позволяет в условиях действующего производства провести наблюдение / эксперимент. По полученным данным разрабатываются соответствующие нормы.

- Экспериментальный, или опытный, метод разработки норм. Метод заключается в определении затрат труда, материалов на основе замеров их полезного расхода, потерь и отходов, определяемых в лабораторных или производственных условиях.

- Отчетно-статистический метод. Метод заключается определении норм на основе отчетных или статистических данных за прошедший период. Базой для расчета таких норм являются сложившиеся за отчетный период средние фактические затраты ресурсов. Этот метод обычно применяют в случае пересмотра норм расхода при выявлении устойчивых и стабильных отклонений фактического расхода от установленной нормы.

Каким бы методом расчета при нормировании ресурсов учреждение не воспользовалось, разработанную методологию целесообразно закрепить локальным актом в рамках формирования учетной политики.

Пример

Пример алгоритма расчета нормы ГСМ опытным методом разработки:

Шаг 1. Утвердить приказом директора состав комиссии по определению нормы расхода, дату и время проведения контрольных замеров, конкретную программу испытаний.

Шаг 2. Провести контрольные замеры.

Комиссия должна провести тестирование оборудования согласно каждому пункту утвержденной программы контрольных замеров, с учетом особенностей тестируемого оборудования, влияющих на расход:

- условия работы;

- температурный режим и климатические условия;

- наличие дополнительных режимов работы и функций;

- способ эксплуатации: интенсивно и на холостом ходе и пр.

Шаг 3. Заактировать комиссионно результаты замеров.

В результате проведенных замеров комиссия составляет акт, в котором описывает условия проведения испытаний по пунктам ранее утвержденной программы и достигнутые результаты. Контрольные замеры целесообразно сделать неоднократно для повышения точности расчета.

Шаг 4. Утвердить приказом руководителя нормы расхода, полученные в результате проведения контрольных замеров.

При расчете можно сочетать разные методы, главное, чтобы достигалась точность расчета. Но важно не забывать, что затраты на представление информации не должны превышать ее полезность и преимущества от ее использования.

Нормы для отдельных групп материальных запасов

При самостоятельной разработке норм отдельных групп запасов следует учитывать особенности каждой такой группы.

- Горюче-смазочные материалы

Для учета списания ГСМ для автотранспорта существуют Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утв. распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р. Однако если учреждение эксплуатирует автотранспорт в условиях, отклоняющихся от стандартных, целесообразно провести комиссионные контрольные замеры и установить собственный норматив опытным (экспериментальным) методом.

Пример

Пищеблок медицинской организации находится на отдалении от основного лечебного корпуса, однако горячее питание нужно доставить к назначенному времени с надлежащими температурными характеристиками. Учреждением приобретен автофургон для перевозки приготовленной пищи в основной корпус. Поскольку перемещение осуществляется по небольшой территории, на пониженной скорости, фактический расход исходя из реальных условий эксплуатации получается выше, чем заводской / установленный распоряжением Минтранса. В этом случае наличие собственных норм с обоснованием особенных условий эксплуатаций автотранспорта будет необходимо.

Также в учреждении может быть и газонокосилка, и снегоуборочная машина, и иное инженерное оборудование, использующее ГСМ. Норм расхода, установленных законодательно, для таких объектов нет.

Возможно, что такая информация будет в сервисной книжке, техническом паспорте такого оборудования, в этом случае нужно ориентироваться на указанные данные. Если же нет, то нормы придется установить самостоятельно. Для расчета целесообразно также использовать опытный метод разработки через контрольные замеры. Особенностью расчета будет являться тот факт, что норма в данном случае будет устанавливаться не на километр, а на час работы механизма.

- Канцелярские товары

Нормативы обеспечения канцелярскими принадлежностями работников учреждения единым законодательным актом не установлены, но могут быть доведены учредителем, урегулированы ведомственным приказом, например, приказ Минэкономразвития России от 26.08.2020 N 557. Из приказа возможно позаимствовать формулу расчета и попробовать распланировать затраты на канцтовары с ее применением.

В обобщенном виде формулу затрат на приобретение канцелярских принадлежностей (З _канц) можно представить следующим образом:

где:

N _iканц - количество i-го предмета канцелярских принадлежностей в соответствии с нормой положенности на 1 работника;

Ч _оп - расчетная численность работников;

P _iканц - цена i-го предмета канцелярских принадлежностей.

При расчете нормы возможно воспользоваться и отчетно-статистическим методом, основывающимся на фактических показателях использования канцтоваров в соответствующих подразделениях за прошедшие периоды с учетом функций конкретного отдела, работника.

Учреждение самостоятельно определяет для себя какой метод будет более точным и прозрачным.

- Бытовая химия, моющие средства

Нормы расхода моющих и чистящих средств также законодательно не установлены. Ранее действовал СанПиН 2.1.3.2630-10, который в числе прочего регулировал нормы моющих средств для медицинских учреждений. Некоторые формулы и подходы можно позаимствовать из указанного СанПиНа и сейчас при разработке собственных нормативов расхода моющих средств.

Нормы расхода моющих средств обычно устанавливают на месяц в расчете на квадратный метр обрабатываемой поверхности. Обрабатываться может не только пол, но и стены, мебель. При расчете нормы следует учитывать площадь поверхности, степень концентрации моющего средства в растворе, частоту обработки в день, количество дней обработки в месяц.

Таким образом, формула расчета может выглядеть следующим образом:

,

где

X - искомая норма средства;

N - норма расхода средства согласно инструкции по применению;

K - поправочный коэффициент концентрации моющего средства в растворе;

S - площадь обрабатываемых внутренних поверхностей;

C - количество дней обработки в расчетном периоде;

Z - кратность обработки в сутки.

В площадь обработки может входить не только площадь пола, но и площадь других обрабатываемых поверхностей, например, подоконников и стен.

Дополнительным источником информации о нормах расхода моющих средств может стать алгоритм, предложенный в письме Минторга РСФСР от 16.06.1989 N 7-3-3/129 "О расчетах расхода моющих средств для мытья посуды, дезинфицирующих средств, мыла, стирального порошка", и адаптированный к требованиям современного процесса.

Так, если основываться на предложенной в письме методике, актуализировать ее и замерить однократный расход жидкого мыла на человека, то на требуемый период планируемый расход можно рассчитать по формуле:

,

где

X - требуемое количество жидкого мыла,

a - количество диспенсеров жидкого мыла в учреждении;

b - количество человек в отделах, пользующихся диспенсерами для жидкого мыла;

n - количество миллилитров жидкого мыла на человека;

c - количество рабочих дней в периоде расчета.

- Мягкий инвентарь

Нормы обеспечения мягким инвентарем, а также сроки его эксплуатации регламентируются различными нормативными документами в зависимости от профиля и отраслевой специфики учреждения.

Так, например, при составлении норм положенности мягкого инвентаря в медицинском учреждении следует руководствоваться Табелем оснащения мягким инвентарем больниц, диспансеров, родильных домов, медико-санитарных частей, поликлиник, амбулаторий, утв. приказом Минздрава СССР от 15.09.1988 N 710.

Каждому отделению для нормальной работы выделяется необходимое количество белья, устанавливаемое руководителем учреждения или его заместителем по административно-хозяйственной части (по согласованию с заведующим отделением) с учетом количества развернутых коек, специализации и характера деятельности отделения, а также установленного в учреждении режима смены белья.

Пример

В рентгеновском кабинете находится 1 кушетка, режим работы стандартный, повышенного износа нет, 5 процедур в день. Согласно Приказу N 710 рентгеновские кабинеты (отделения) оснащаются на 1 кушетку простынями, одеялами, подушками, наволочками, полотенцами применительно к нормам терапевтического отделения с учетом специфики работы; подстилки предусматриваются из расчета среднего числа процедур в день. Следовательно, по норме на 1 кушетку положено выдать 6 простыней, 2 перовых подушки, 8 наволочек подушечных верхних 3 наволочки подушечных нижних, 6 полотенец. Исходя из числа процедур необходимо выдать 5 подстилок (пеленок) на день. При этом истечение срока полезного использования, установленного приказом основанием для списания не является.

При расчете оснащения отделений для более точного расчета возможно рассчитать среднегодовое число коек по следующей формуле:

К _ср = К1+ (К2 - К1) Х n /12 ,

где

К _ср - среднегодовое количество коек в планируемом периоде;

К1 - количество коек на начало планируемого года;

К2 - количество коек на конец планируемого года;

п - число месяцев функционирования новых коек.

При отсутствии в Приказе требуемого отделения (например, ультразвуковое) установить норму возможно самостоятельно, подобрав из приказа наиболее подходящий норматив, или же рассчитав норматив самостоятельно. Способ определения нормы положенности должен быть прозрачен, для этого его следует закрепить локальным нормативным актом.

Для учреждений иных сфер деятельности нормативы на мягкий инвентарь, в случае если они не утверждены профильным ведомством, нужно будет рассчитать самостоятельно одним из методов нормирования с учетом специфики деятельности.

- Спецодежда

Трудовой кодекс обязывает работодателя в рамках обеспечения безопасных условий и охраны труда приобретать и выдавать спецодежду, спецобувь и другие СИЗ. Спецодежду положено выдавать тем работникам, которые заняты на работах с вредными или опасными условиями труда, трудятся в особых температурных условиях, либо их труд, связан с загрязнением (ч. 2 ст. 212, ч. 1 ст. 221).

При этом, согласно ст. 3, пп. 3) ч. 1 ст. 7 Закона N 426-ФЗ работодатель обязан выдавать спецодежду только в том случае, когда результаты проведенной спецоценки того требуют.

Согласно внесенным изменениям в ТК РФ с 1 марта 2022 нормы бесплатной выдачи сотрудникам СИЗ необходимо будет установить самостоятельно исходя из положений:

- единых Типовых норм выдачи СИЗ;

- результатов специальной оценки условий труда;

- результатов оценки профессиональных рисков;

- мнения выборного органа первичной профсоюзной организации или иного уполномоченного представительного органа работников при его наличии.

Единые Типовые нормы должно установить Министерство труда. До этого времени учреждениям следует использовать действующие на сегодняшний день нормы и правила.

Для того, чтобы установить норму положенности СИЗ в учреждении нужно составить список должностей, которые должны быть обеспечены бесплатными средствами защиты в соответствии с результатами проведенной спецоценки условий труда и установить норматив для каждой группы должностей.

В случае, если ведомственные нормы положенности СИЗ не установлены, за основу можно взять отдельные межотраслевые нормы выдачи:

- Нормы бесплатной выдачи работникам теплой спецодежды и спецобуви по климатическим поясам, единым для всех отраслей экономики, утв. постановлением Минтруда России от 31.12.1997 N 70;

- Типовые нормы выдачи спецодежды, специальной обуви и других СИЗ работникам сквозных профессий и должностей всех видов экономической деятельности, занятым на работах с вредными или опасными условиями труда, а также на работах, выполняемых в особых температурных условиях или связанных с загрязнением, утв. приказом Минтруда России от 09.12.2014 N 997н;

- Типовые нормы выдачи специальной сигнальной одежды повышенной видимости сотрудникам всех отраслей экономики, утв. приказом Минздравсоцразвития России от 20.04.2006 N 297;

- Типовые отраслевые нормы бесплатной выдачи работникам специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты, утв. постановлением Минтруда России от 29.12.1997 N 68;

- Типовые отраслевые нормы бесплатной выдачи работникам специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты, утв. постановлением Минтруда России от 25.12.1997 N 66;

Кроме того, действует приказ Минздравсоцразвития России от 01.06.2009 N 290н "Об утверждении Межотраслевых правил обеспечения работников специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты".

Для отдельных отраслей экономики установлены ведомственные нормы. Например, для образовательной отрасли:

- приказ Минпросвещения России от 13.11.2018 N 203 "Об утверждении норм и порядка обеспечения за счет средств федерального бюджета бесплатным питанием, бесплатным комплектом одежды, обуви и мягким инвентарем несовершеннолетних и лиц, достигших возраста восемнадцати лет, находящихся в федеральных учреждениях системы профилактики безнадзорности и правонарушений несовершеннолетних";

- Письмо Минобразования России от 22.09.1993 N 164-М "О направлении социальных норм", в котором содержатся рекомендации по обеспечению мягким инвентарем детских садов, учреждений среднего профессионального образования, воспитанников общеобразовательных школ-интернатов общего типа и школ-интернатов для детей, имеющих недостатки в физическом или умственном развитии, детских домов, а также учащихся, находящихся в интернатах при школах на полном государственном обеспечении;

- Приказ Госкомспорта России от 03.03.2004 N 190/л "Об утверждении "Табеля обеспечения спортивной одеждой, обувью и инвентарем индивидуального пользования".

Кроме того, учреждение вправе установить локальным актом собственные нормы - главное, чтобы они отвечали требованиям типовых и отраслевых норм и не ухудшали положения работника.

Нормы выдачи СИЗ целесообразно также закрепить в коллективном договоре, правилах внутреннего трудового распорядка, а также Регламенте учреждения

Примечание

Защитные маски и СИЗ при новой коронавирусной инфекции (COVID-19)

Согласно позиции Роструда, изложенной в Приложении к Письму от 09.04.2020 N 0147-03-5, защитные маски к категории средств индивидуальной защиты не относятся. В законодательстве нет установленной нормы выдачи. Выдача защитных масок работникам в период подъема заболеваемости гриппом и ОРВИ является инициативой работодателя и не является обязательной процедурой.

При этом для медицинской отрасли Роспотребнадзором 18.01.2021 утверждены МР 3.1.0229-21 "Рекомендации по организации противоэпидемических мероприятий в медицинских организациях, осуществляющих оказание медицинской помощи пациентам с новой коронавирусной инфекцией (COVID-19) (подозрением на заболевание) в стационарных условиях".

Согласно Методическим рекомендациям Медицинский и обслуживающий персонал должен быть обеспечен рабочей одеждой (не менее 3-х комплектов) и использовать при оказании медицинской помощи средства индивидуальной защиты в соответствии с приложением 1 к рекомендациям. При ограниченных ресурсах такие средства индивидуальной защиты, как респираторы, защитные очки (щитки), маски полнолицевые с фильтром, противочумный костюм/комбинезон/халат, бахилы при обслуживании однородного контингента больных (например, несколько больных с лабораторно подтвержденным диагнозом) без выхода за пределы "заразной" зоны могут использоваться в течение рабочей смены с продолжительностью их использования, не более 4 часов. В помещениях "чистой" зоны персонал должен находиться в медицинских масках.

Таким образом, использование СИЗ, повышающих уровень защиты работников, должно быть предусмотрено локальными нормативными актами учреждения. А в медицинских организациях с учетом настоящих рекомендаций и местных условий необходимо определить локальным нормативным актом комплекты СИЗ, используемые при выполнении конкретных видов работ в зависимости от характера выполняемых работ и наличия дополнительных факторов риска, а также обеспечить контроль правил использования СИЗ и продолжительности непрерывной работы в СИЗ о нормировании выдачи СИЗ.

- Строительные материалы

Для проведения текущего ремонта хозяйственным способом нормы расхода в учреждении следует также установить самостоятельно. Для этих целей можно воспользоваться:

- типовыми сборниками нормативных показателей расхода материалов (НПРМ) на основные виды строительных, монтажных и специальных строительных работ (см. также письмо Госстроя России от 15.01.1998 N ВБ-20-8/12 - 2205861);

- СНиП 82-01-95 "Разработка и применение норм и нормативов расхода материальных ресурсов в строительстве. Основные положения";

- РДС 82-201-96 "Правила разработки норм расхода материалов в строительстве" .

Отпуск материалов должен осуществляться в строгом соответствии с утвержденными нормами расходов на основании первичных документов. В качестве такого расходного документа можно использовать "Акт о списании материальных запасов" (ф. 0504230).

При проведении ремонта хозяйственным способом, стоимость такого ремонта должна быть сопоставима с расходами, которые организация могла бы понести при подрядном способе выполнения работ, в противном случае претензии контролирующих органов не исключены.

Контроль исполнения утвержденных норм

Исполнение утверждённых нормативов в учреждении должно мониториться непрерывно в рамках мероприятий внутреннего контроля.

При проверке может быть выявлено отличие фактического расхода от утвержденного по нормативу. В таком случае следует провести внутреннюю проверку и установить причину, в ряде случаев возможен и пересмотр норм.

В целях контроля исполнения норм, утвержденных в учреждении, могут использоваться следующие формы и методы контроля или их сочетание:

- предварительный контроль.

Предварительный контроль осуществляется методом разрешения (согласования, санкционирования) операций, то есть при согласовании выдачи материальных запасов должен осуществляться мониторинг на соответствие утвержденным в учреждении нормативам.

- текущий контроль (в момент совершения операции).

При указанном контроле проводятся мероприятия оперативного (ежедневного) мониторинга, анализа совершаемых фактов финансово-хозяйственной деятельности. Его могут проводить как уполномоченные сотрудники учреждения, так и контрольное подразделение, например, внутренний контролер при анализе счета 10500 "Материальные запасы".

- последующий контроль (после совершения операции).

Последующий контроль осуществляется методом проведения проверок (ревизий), обследований и инвентаризаций.

При контроле расходования материальных запасов необходимо проверить точность планирования потребности, полноту оприходования и обоснованность списания в расход, правильность хранения и эффективность использования. При неправильном хранении могут иметь место значительные потери или снижение качества.

Источником информации для проведения проверки являются:

- оборотно-сальдовые ведомости по счету 10500 "Материальные запасы", предметному изучению подлежат кредитовые обороты счета;

- сведения Карточки количественно-суммового учета материальных ценностей (ф. 0504041);

- первичные учетные документы по расходу материалов;

- карточки или книги складского учета материалов;

- данные инвентаризационных описей;

- технологические (калькуляционные) карты, стандарты выполнения работ / оказания услуг, изготовления объектов.

В случае, если в учреждении выдача осуществляется по факту возникновения потребности, сверка с нормативами проводится в конце месяца, при контроле следует общие обороты выбытия материалов за месяц по всем складам и остатки материалов на конец месяца сверить с кредитовым оборотом и остатками по счету 10500 "Материальные запасы" в учетной программе.

При выдаче не по фактическому расходу, а по нормативу, в случае если последний рассчитан неточно в сторону завышения, при выпуске готовой продукции создаются неучтенные излишки. Поэтому следует проводить систематическую проверку норм, их пересмотр, в связи с совершенствованием технологического процесса.

Помимо установления отклонений, в результате непрерывного внутреннего контроля должна быть проведена работа по анализу:

- имущества, которое в силу его неэффективного использования одним структурным подразделением подлежит перераспределению в пользу другого;

- имущество, которое уже не только из-за истечения срока полезного использования, но и по своим потребительским свойствам подлежит списанию;

- потребность в приобретении нового имущества.

Таким образом, тщательный контроль хозяйственных операций по приобретению, выбытию ресурса, анализ целесообразности произведенных расходов в соразмерности с установленными нормативами позволяют:

- уменьшить объемы нерационального использования ценностей;

- снизить злоупотребления на местах;

- предупредить формирование излишков;

- оптимизировать технологические процессы;

- сформировать экономный подход к планированию и расходованию.

Все вместе указанные мероприятия будут способствовать повышению эффективного использования материальных ценностей в учреждении.

Тема

Бюджетная сфера: учет, отчетность, финконтроль

См. также

Нормирование закупок по Закону N 44-ФЗ

Учет мягкого инвентаря (для бюджетной сферы)

Учет горюче-смазочных материалов (для бюджетной сферы)

Учет строительных материалов (для бюджетной сферы)

Формы документов

Приказ об утверждении норм расхода топлив и смазочных материалов