Энциклопедия решений. Заверение внесенных в трудовую книжку записей при увольнении (ноябрь 2024)

Заверение внесенных в трудовую книжку записей при увольнении

В соответствии с п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее - Правила), при увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника (за исключением случаев, указанных в п. 36 Правил, где речь идет о невозможности выдать работнику трудовую книжку в день увольнения).

Указанная норма не содержит требования о расшифровке подписей. Поэтому вносить сведения о должности и фамилии лица, заверившего записи, необязательно (решение Советского районного суда г. Астрахани от 21.06.2013 N 2-1758/2013, решение Сергиево-Посадского городского суда Московской области от 25.06.2012 N 2-1328/2012). Однако и расшифровка подписей работника и лица, ответственного за ведение трудовых книжек, не будет являться ошибкой.

Весьма распространен на практике вопрос о том, возможно ли заверение записей в трудовой книжке печатью отдела кадров. В настоящий момент пункт 35 Правил требует ставить в трудовые книжки работников печать работодателя. Для сравнения: прежняя редакция этого пункта содержала прямое указание на возможность использования для этих целей печати организации (кадровой службы). Законодательство предъявляет разные требования к форме и содержанию печати юридического лица в зависимости от его организационно-правовой формы и вместе с тем не запрещает организации иметь одновременно несколько печатей, отличающихся друг от друга дополнительными реквизитами. Следовательно, печать, имеющая все обязательные реквизиты и дополнительно содержащая фразу "Отдел кадров" или ей подобную, является такой же печатью работодателя - юридического лица, как и печать без такой фразы. При соблюдении этого условия печатью кадровой службы могут заверяться записи в трудовых книжках работников. Роструд в письме от 20.01.2014 N ПГ/13282-6-1 подтвердил, что наличие в трудовой книжке печати кадровой службы, другой печати работодателя, содержащей необходимую информацию, не влечет нарушения прав работника.

В результате изменений, внесенных Федеральным законом от 06.04.2015 N 82-ФЗ, печать перестала быть обязательным средством индивидуализации акционерных обществ и обществ с ограниченной ответственностью. Общество вправе иметь печать. В то же время федеральным законом может быть предусмотрена обязанность общества использовать печать. Сведения о наличии печати должны содержаться в уставе общества (п. 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах", п. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью"). Федерального закона, обязывающего общества использовать печать при заполнении трудовых книжек своих работников, а значит, и иметь ее ради указанной цели, не существует. Постановление Правительства РФ, утвердившее Правила, является подзаконным нормативным правовым актом. Как указано в Разъяснении, утвержденном приказом Минтруда России от 31.10.2016 N 589н, ООО и АО проставляют печать в случае, предусмотренном п. 35 Правил, при ее наличии. Если в организации отсутствует печать, записи, внесенные в трудовую книжку работника за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек.

Индивидуальные предприниматели, как известно, ведут трудовые книжки своих работников в общем порядке (ст. 309 ТК РФ). При этом гражданское законодательство не обязывает индивидуального предпринимателя иметь печать. Следовательно, у ИП ее тоже может не быть. Полагаем, логика, на которой базируется Разъяснение Минтруда России, должна применяться ко всем категориям работодателей, отсутствие печати у которых не нарушает закона. Они должны заверять записи в трудовой книжке печатью только при ее наличии.

Пункт 35 Правил предполагает заверение всех записей, внесенных работодателем в трудовую книжку работника. На наш взгляд, будет правильно заверить записи не только в разделе "Сведения о работе", но и в разделе "Сведения о награждении", если таковые имеются (см. решение Усть-Янского районного суда Республики Саха (Якутия) от 23.07.2014 N 2-136/2014).

Тема

Заполнение трудовой книжки при увольнении

См. также

Печать юридического лица. Штампы и фирменные бланки