Энциклопедия решений. Заверение внесенных в трудовую книжку записей при увольнении (май 2025)

Заверение внесенных в трудовую книжку записей при увольнении

В соответствии с п. 36 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утв. приказом Минтруда России от 19.05.2021 N 320н (далее - Порядок), при увольнении работника записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя (кадровой службы) (при наличии печатей).

Указанная норма не содержит требования о расшифровке подписи. Поэтому вносить сведения о должности и фамилии лица, заверившего записи, необязательно (решения Советского райсуда г. Астрахани от 21.06.2013 N 2-1758/2013, Сергиево-Посадского горсуда Московской области от 25.06.2012 N 2-1328/2012)*(1). Однако и расшифровка подписи лица, ответственного за ведение трудовых книжек, не будет являться ошибкой.

Ранее на практике некоторые затруднения вызывали вопросы с использованием печатей при заверении записей в трудовой книжке: может ли использоваться печать отдела кадров, все ли работодатели должны заверять записи печатью. Теперь, однако, эти вопросы можно считать разрешенными: из правил явно следует как возможность использования печати кадровой службы, так и необходимость использования печати, только если она имеется у работодателя.

История вопроса

Пункт 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее - Правила), которые утратили силу с 01.09.2021, требовал ставить в трудовые книжки работников печать работодателя. Для сравнения: прежняя редакция этого пункта (как и нынешний Порядок) содержала прямое указание на возможность использования для этих целей печати организации (кадровой службы). Законодательство предъявляет разные требования к форме и содержанию печати юридического лица в зависимости от его организационно-правовой формы и вместе с тем не запрещает организации иметь одновременно несколько печатей, отличающихся друг от друга дополнительными реквизитами. Следовательно, печать, имеющая все обязательные реквизиты и дополнительно содержащая фразу "Отдел кадров" или ей подобную, является такой же печатью работодателя - юридического лица, как и печать без такой фразы. При соблюдении этого условия печатью кадровой службы записи в трудовых книжках работников могли заверяться и ранее. Роструд в письме от 20.01.2014 N ПГ/13282-6-1 отмечал, что наличие в трудовой книжке печати кадровой службы, другой печати работодателя, содержащей необходимую информацию, не влечет нарушения прав работника. Подтверждала это и судебная практика (определение Ярославского облсуда от 15.12.2016 N 33-9178/2016).

Ранее Правила не делали никаких исключений в отношении необходимости заверения записей в трудовой книжке печатью. В результате изменений, внесенных Федеральным законом от 06.04.2015 N 82-ФЗ, печать перестала быть обязательным средством индивидуализации акционерных обществ и обществ с ограниченной ответственностью. Общество вправе иметь печать. В то же время федеральным законом может быть предусмотрена обязанность общества использовать печать. Сведения о наличии печати должны содержаться в уставе общества (п. 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах", п. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью"). Федерального закона, обязывающего общества использовать печать при заполнении трудовых книжек своих работников, а значит, и иметь ее ради указанной цели, не существует, а постановление Правительства РФ, которым были утверждены Правила, является подзаконным нормативным правовым актом. Как было указано в Разъяснении, утв. приказом Минтруда России от 31.10.2016 N 589н, ООО и АО должны были проставлять печать в случае, предусмотренном п. 35 Правил, при ее наличии. Если в организации отсутствовала печать, записи, внесенные в трудовую книжку работника за время работы в данной организации, заверялись подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек.

Индивидуальные предприниматели, как известно, ведут трудовые книжки своих работников в общем порядке (ст. 309 ТК РФ). При этом гражданское законодательство не обязывает индивидуального предпринимателя иметь печать. Следовательно, у ИП ее тоже может не быть. Поэтому логика, на которой базировалось Разъяснение Минтруда России, по нашему мнению, должна была применяться ко всем категориям работодателей, отсутствие печати у которых не нарушает закона. Они должны были заверять записи в трудовой книжке печатью только при ее наличии.

Пункт 36 Порядка предполагает заверение всех записей, внесенных работодателем в трудовую книжку работника. На наш взгляд, будет правильно заверить записи не только в разделе "Сведения о работе", но и в разделе "Сведения о награждении", если таковые имеются (см. решение Усть-Янского районного суда Республики Саха (Якутия) от 23.07.2014 N 2-136/2014)*(1).

Если трудовая книжка заполнялась на государственном языке Российской Федерации и на государственном языке республики в составе Российской Федерации, заверяются оба текста (п. 36 Порядка).

____________________________

*(1) Приведенные судебные акты относятся к периоду действия Правил ведения и хранения трудовых книжек..., утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 22. Однако поскольку действующий Порядок ведения и хранения трудовых книжек не предусматривает иного регулирования данного вопроса, полагаем, что выраженные судами правовые позиции не утратили своей актуальности.

Тема

Заполнение трудовой книжки при увольнении

См. также

Печать юридического лица. Штампы и фирменные бланки