Энциклопедия решений. Оформление работникам трудовых книжек: налоговые последствия, бухгалтерский учет, применение ККТ

Оформление работникам трудовых книжек: налоговые последствия, бухгалтерский учет, применение ККТ

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и стаже работника (ст. 66 ТК РФ) и оформляется работодателем как при заключении трудового договора впервые, так и в случае ее отсутствия у поступающего на работу в связи с утратой, повреждением или по иной причине (ст. 65 ТК РФ).

Несмотря на то, что хранится трудовая книжка у работодателя, владельцем с момента ее оформления на его имя является работник (ст.ст. 80, 84.1 ТК РФ, п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Из совокупности норм гражданского законодательства (п. 1 ст. 223, п. 1 ст. 224 ГК РФ) следует, что право работника как владельца трудовой книжки не может быть реализовано ранее, чем она будет фактически передана или вручена работнику.

В п. 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек однозначно указано, что плата взимается работодателем "при выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее". Момент выдачи трудовой книжки для целей взимания платы с работника, по нашему мнению, определяется именно первой по времени датой фактической передачи (вручения) работнику трудовой книжки: не только при увольнении работника, но и при необходимости временной выдачи по его заявлению (ст. 62 ТК РФ).

Примечание

Взимание платы за выданные работникам бланки оформленных трудовых книжек является правом работодателя, но не обязанностью (определение ВС РФ от 06.09.2007 N КАС07-416, ответ с информационного портала Роструда "Онлайнинспекция.РФ").

НДС

Существует достаточное количество разъяснений Минфина о том, что выдача трудовой книжки признается реализацией (пп. 1 п. 1 ст. 146, п. 1 ст. 39 НК РФ) в целях главы 21 НК РФ, соответственно, именно при выдаче трудовой книжки возникает обязанность организации начислить НДС к уплате в бюджет (см. письма Минфина России от 16.07.2019 N 03-07-09/52577, от 19.05.2017 N 03-03-06/1/30818, от 30.09.2015 N 03-07-11/55714, от 16.08.2013 N 03-03-05/33508 и др.).

Если рассматривать трудовую книжку как некую ценность, то право работника - ее владельца, например, в части распоряжения ею, могут быть реализованы не ранее, чем после вручения ему документа. Поэтому именно на дату первой по времени выдачи работнику трудовой книжки следует определять налоговую базу по НДС.

При выдаче работнику трудовой книжки (или вкладышей к ней) организация-работодатель может выписать в одном экземпляре счет-фактуру и зарегистрировать его в книге продаж, применяемой при расчетах по НДС (см. письмо Минфина России от 16.07.2019 N 03-07-09/52577).

Отметим, что бывают случаи, когда работодатель не взимает с работника стоимость оформленной им трудовой книжки. Во-первых, это происходит, когда работнику оформляется дубликат его трудовой книжки, утраченной или испорченной не по его вине (п. 34 и п. 48 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Во-вторых, работодатель может добровольно отказаться от своего права по взиманию с работника стоимости бланка трудовой книжки. Однако свои налоговые последствия имеет и такая ситуация, поскольку передача права собственности на товары на безвозмездной основе признается реализацией, а значит, в любом случае возникает объект обложения НДС.

Естественно, НДС, предъявленный поставщиком при покупке бланков трудовых книжек, может быть принят к вычету работодателем.

Налог на прибыль

Перечень доходов, не учитываемых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций, является исчерпывающим (ст. 251 НК РФ), и взимаемая с работника плата за предоставление трудовых книжек или вкладышей в нем не поименована. Значит, такие доходы облагаются налогом на прибыль организаций в общеустановленном порядке (см. письмо Минфина России от 19.05.2017 N 03-03-06/1/30818).

Как указано в п. 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек, размер платы, взимаемой работодателем, определяется размером расходов на приобретение бланков трудовых книжек. В связи с этим доход в виде взимаемой платы с работника носит в большей степени компенсационный характер. Кроме того, в результате операции по передаче трудовой книжки работнику у работодателя не возникает экономической выгоды, поскольку полученный доход может быть уменьшен на себестоимость бланка трудовой книжки.

Примечание

При превышении взимаемой с работника платы за бланк трудовой книжки над затратами на его приобретение у работодателя возникает налогооблагаемая прибыль (см. письмо ФНС России от 23.06.2015 N ГД-4-3/10833@).

НДФЛ

Если работодатель не взимает с работника стоимость оформленной им трудовой книжки, по мнению чиновников, у работника возникает доход в натуральной форме, что предполагает необходимость уплаты НДФЛ (письмо Минфина России от 27.11.2008 N 03-07-11/367). Указанные суммы подлежат обложению НДФЛ в общеустановленном порядке с применением налоговой ставки 13% (п. 1 ст. 224 НК РФ).

На наш взгляд, отказ от взимания платы за бланк трудовой книжки может рассматриваться как прощение долга физлицу (ст. 415 ГК РФ). Если организация (ИП) освобождает физическое лицо от уплаты денежных средств, то такая операция может быть квалифицирована как дарение (ст. 572 ГК РФ).

Если прощение долга оформлено договором дарения, то необходимо учитывать положения п. 28 ст. 217 НК РФ, согласно которому стоимость подарков, полученных налогоплательщиками от организаций или ИП, не превышающая 4000 рублей за налоговый период, не подлежит налогообложению НДФЛ (см. письмо Минфина России от 27.12.2018 N 03-04-06/95380). Поскольку стоимость бланка трудовой книжки, как правило, меньше 4000 руб., облагаемого НДФЛ дохода не возникает.

Бухгалтерский учет

Из ПБУ 10/99 и ПБУ 9/99 следует, что расходы организации по приобретению бланков трудовой книжки и вкладыша в нее относятся на прочие расходы, а плата, взимаемая работодателем с работника при выдаче ему трудовой книжки и вкладыша в нее, - на прочие доходы (см. письмо Минфина России от 29.01.2008 N 07-05-06/18).

Стоимость бланка трудовой книжки организация может признать в расходах (при выполнении прочих условий), когда трудовая книжка оформлена на конкретного работника (абзац 3 п. 16 ПБУ 10/99), а признание в доходах стоимости бланка в большей степени оправданно в момент ее выдачи работнику, т. е. в отрыве от даты ее оформления на работника и списания стоимости бланка в расходы (пп. "в" п. 12 ПБУ 9/99).

Бланки трудовых книжек согласно п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек являются документами строгой отчетности. Соответственно, данные о движении бланков трудовой книжки и вкладыша в нее также учитываются за балансом на счете 006 "Бланки строгой отчетности".

Дебет	Кредит	Содержание операции
60 (76)	51	Приобретены бланки трудовых книжек
91, субсчет "Прочие расходы"	60 (76)	Учтены затраты на приобретение бланков
19	60 (76)	Отражен НДС, предъявленный поставщиком бланков трудовых книжек
68, субсчет "НДС"	19	Предъявленный НДС принят к вычету
006		Бланки трудовых книжек учтены за балансом
	006	Списана стоимость бланка трудовой книжки
73	91, субсчет "Прочие доходы"	Работнику оформлена трудовая книжка
70 (50)	73	От работника получена стоимость бланка
91, субсчет "Прочие расходы"	68, субсчет "НДС"	Со стоимости выданного работнику бланка начислен НДС

ККТ при получении оплаты за бланк трудовой книжки

По мнению Минфина, возмещение работником расходов организации-работодателя на приобретение бланка трудовой книжки (вкладыша в трудовую книжку) не относится к расчетам для целей Федерального закона N 54-ФЗ и не требует применения ККТ (письма от 25.01.2019 N 03-01-15/4355, от 04.12.2018 N 03-01-15/87763, от 12.12.2018 N 03-01-15/90372).

В письмах не приведена подробная аргументация. Вероятно, позиция Минфина России объясняется тем, что возмещение понесенных работодателем расходов не является оплатой товаров, работ, услуг, поскольку в этом случае организация сама ничего не продает сотрудникам. Следовательно, не возникает расчетов в понимании ст. 1.1 Закона N 54-ФЗ. Именно такой логикой руководствовалась ФНС России в письмах от 30.08.2019 N АС-4-20/17478@, от 21.08.2019 N АС-4-20/16571@.

Темы

Предъявление трудовой книжки при приеме на работу

Определение налоговой базы по НДС при реализации

Внереализационные доходы в целях налогообложения прибыли

Налоговая база по НДФЛ при получении дохода в натуральной форме

См. также

НДФЛ с отдельных видов доходов (подарков, выигрышей, призов, материальной помощи), не превышающих 4000 рублей в год

ККТ при удержании оплаты за товары (работы, услуги) из зарплаты работников

НДФЛ при прощении долга физическому лицу

Практические ситуации

Построить список