Энциклопедия решений. Дубликат трудовой книжки (январь 2025)

Дубликат трудовой книжки

Смотрите в этом материале:

- общие правила оформления дубликата;

- документы, подтверждающие периоды работы;

- оформление дубликата утерянной работником трудовой книжки;

- оформление дубликата при признании записи недействительной;

- оформление дубликата пришедшей в негодность трудовой книжки;

- оформление дубликата при массовой утере трудовых книжек работодателем;

- плата за выдачу дубликата;

- ответственность за нарушение срока выдачи дубликата

Общий порядок выдачи дубликата трудовой книжки установлен п.п. 31-34 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее - Правила), а также разделом 7 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 (далее - Инструкция).

Согласно п.п. 22, 31, 33, 34 Правил и п. 1.2 Инструкции дубликат трудовой книжки выдается лишь при наличии следующих оснований:

- утрата трудовой книжки работником;

- в трудовой книжке имеется запись об увольнении или переводе на другую работу, признанная недействительной;

- трудовая книжка пришла в негодность (порвана, обгорела и т.п.);

- трудовые книжки были утрачены работодателем в результате чрезвычайной ситуации.

Указанные случаи оформления дубликата трудовой книжки имеют свои особенности.

Дубликат, который выдается в связи с наличием в трудовой книжке недействительной записи, заполняется на основании оригинала трудовой книжки, никаких других документов или сведений требовать от работника нельзя; в дубликате повторяются все записи о работе, имеющиеся в трудовой книжке работника, за исключением недействительной.

Если трудовая книжка (вкладыш) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т.п.), дубликат трудовой книжки выдается по последнему месту работы, в который на основании оригинала трудовой книжки переносятся все произведенные в трудовой книжке записи.

После оформления дубликата в связи с наличием в трудовой книжке недействительной записи либо в случае, когда трудовая книжка (вкладыш) пришла в негодность, дубликат трудовой книжки остается у работодателя, а оригинал трудовой книжки возвращается ее владельцу.

В случае утраты работником трудовой книжки основанием внесения записи в дубликат являются надлежаще оформленные документы, подтверждающие стаж его работы, предшествующий поступлению на работу к данному работодателю.

При массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства) трудовой стаж этих работников устанавливается комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации.

Внимание

Если документы, на основании которых вносятся записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения.

Законодательством предусмотрена обязанность работодателя оказать работнику содействие в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на работу к данному работодателю, а также надлежащее оформление работодателем дубликата трудовой книжки в соответствии с теми сведениями о работе, которые подтверждены документально (см. определение Московского горсуда от 24.10.2018 по делу N 33-43480/2018). При этом процесс выдачи дубликата трудовой книжки, помимо обязанностей работодателя, непосредственно связанных с оформлением дубликата трудовой книжки, также предполагает выполнение работником обязанностей по представлению оригиналов документов, подтверждающих стаж работы, предшествующий поступлению на работу, либо по обращению к работодателю с заявлением об оказании содействия в получении указанных документов (определения Санкт-Петербургского горсуда от 02.06.2016 по делу N 33-9621/2016 и от 14.04.2016 по делу N 33-7289/2016, Свердловского облсуда от 18.11.2016 по делу N 33-20118/2016).

Необходимо помнить о том, что содействие в получении документов подразумевает в том числе и получение персональных данных, которые подпадают под действие Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных". Согласно п. 3 ст. 86 ТК РФ все персональные данные сотрудника следует получать у него самого, а если такую информацию можно получить только у третьей стороны (у предыдущих работодателей), то работник должен быть уведомлен и от него должно быть получено письменное согласие.

Утвержденной формы запроса законодательством не предусмотрено, поэтому его составляют в свободной форме.

Оригиналы документов, подтверждающих стаж работы, после снятия с них копий и надлежащего их заверения работодателем или кадровой службой возвращаются их владельцу (п. 7.2 Инструкции).

Примечание

Законодательством не урегулирован вопрос о судьбе трудовой книжки, взамен которой работнику выдан дубликат, - надо ли её уничтожить, оставить на хранение у работодателя или выдать работнику вместе с дубликатом. Работодатель может самостоятельно решить данный вопрос. В случае уничтожения или передачи этой трудовой книжки работнику целесообразно данный факт зафиксировать письменно (см. Сборник памяток. Памятки по трудовым правам и обязанностям работника и работодателя, разъясняющие требования трудового законодательства Российской Федерации: для работодателя (информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.РФ", январь 2019 г.).

Общие правила оформления дубликата трудовой книжки

Дубликат трудовой книжки (п. 31 Правил) выдает работодатель по последнему месту работы, следовательно именно он обязан внести сведения о трудовом стаже, а не все предшествующие работодатели.

В соответствии с п. 32 Правил при оформлении дубликата в документ вносятся: сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы сотрудника до поступления на данное предприятие, подтвержденном соответствующими документами, имеющимися в распоряжении работодателя (в том числе представленных сотрудником), сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы ее владельца. При заполнении дубликата трудовой книжки необходимо руководствоваться инструкцией по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 (далее - Инструкция).

При оформлении дубликата используется утвержденная форма - чистый бланк трудовой книжки, запас которых должен быть у каждого работодателя. Работодатель не вправе вносить сведения в новую трудовую книжку, бланк которой предоставил сам работник.

Примечание

Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку (далее - Порядок) утвержден приказом Минфина РФ от 22.12.2003 N 117н. Работодатель вправе использовать бланки трудовой книжки, которые получены только по правилам, установленным Порядком, в соответствии с которым бланки трудовой книжки приобретаются именно работодателем, а не работником. Такой вывод следует из содержания пунктов 2-5 Порядка. Иной способ приобретения бланков трудовой книжки и вкладыша может рассматриваться как административное правонарушение в сфере трудовых отношений, ответственность за которое предусмотрена ст. 5.27 КоАП РФ (определение Верховного Суда РФ от 06.09.2007 N КАС07-416, решение Московского горсуда от 26.05.2015 N 7-5431/15).

На титульном листе (первая страница) дубликата трудовой книжки в правом верхнем углу делается надпись: "Дубликат", а также указываются сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность. Порядок внесения записей должен соответствовать п. 9 Правил, а также п. 2.1 Инструкции.

Если на дату оформления дубликата работница (работник) имела уже новую фамилию, то дубликат выдается на новую фамилию в соответствии с паспортными данными. То есть на первой странице (титульном листе) указываются сведения о работнике, соответствующие данным на момент выдачи дубликата.

Дата заполнения дубликата трудовой книжки, проставляемая на титульном листе, не может быть ранее даты обращения работника с соответствующим заявлением. Работодателю следует указать реальную дату заполнения дубликата трудовой книжки, даже если срок, установленный п. 31 Правил, был нарушен работодателем.

Согласно п. 2.2 Инструкции работник своей подписью заверяет правильность указанных сведений. Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает работник кадровой службы (или иное должностное лицо организации, ответственное за выдачу трудовых книжек). Его подпись заверяется оттиском печати организации (или печати кадровой службы) при ее наличии (разъяснение, утв. приказом Минтруда России от 31.10.2016 N 589н). Сведения на титульном листе должны соответствовать информации о работнике на день заполнения дубликата.

Раздел "Сведения о работе" и раздел "Сведения о награждении" дубликата трудовой книжки заполняются по общим правилам в соответствии с разделами 1-6 Инструкции. Основаниями для этих данных являются ранее изданные приказы или иные имеющиеся документы.

В п. 3.1 Инструкции указано, что при записи в трудовую книжку сведений о работе в графе 1 "N записи" проставляют порядковый номер вносимой записи, в части же оформления дубликата в п. 7.1 Инструкции указано, что дубликат трудовой книжки заполняется в соответствии с разделами 1-6 настоящей Инструкции. Таким образом, работодателю в графе 1 в дубликате трудовой книжки отсчёт целесообразно начать с первой записи, относящейся к первому предыдущему работодателю (см. решение Бугульминского горсуда Республики Татарстан от 20.12.2017 по делу N 2-1957/2017).

При переносе данных в дубликат трудовой книжки о периоде работы из поступивших от предыдущих работодателей справок их реквизиты целесообразно указать один раз напротив записи об увольнении. При представлении же заверенных копий приказов о приёме и увольнении реквизиты каждого из них заносятся в графу 4.

В случае изменения наименования организации в дубликате трудовой книжки необходимо указать то наименование организации, которое существовало в момент приема работника на работу. Далее в соответствии с требованиями п. 3.2. Инструкции отдельной строкой в графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки делается запись: "Организация такая-то с такого-то числа переименована в такую-то", а в графе 4 проставляется основание переименования - приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер. Сведения об изменении наименования организации по правилам, изложенным в п. 3.2 Инструкции, указываются после записи об увольнении работника из организации.

При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую постоянную работу, впоследствии признанной недействительной, по письменному заявлению работника выдается дубликат трудовой книжки без внесения в него записи, признанной недействительной.

На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки вносится запись: "Взамен выдан дубликат" с указанием его серии и номера (абз. 4 п. 1.2 Инструкции).

Оригиналы документов, подтверждающих стаж работы, после снятия с них копий и надлежащего их заверения работодателем или кадровой службой возвращаются работнику.

Сведения о дубликате трудовой книжки с указанием серии и номера необходимо внести в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (п. 41 Правил).

Документы, подтверждающие периоды работы

Записи, вносимые в дубликат, должны соответствовать сведениям, содержащимся в документах, на основании которых заполняется дубликат трудовой книжки (п. 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек).

Трудовое законодательство не содержит четкого перечня документов, которые могут подтвердить стаж работы работника. Согласно части третьей ст. 66.1 ТК РФ для исчисления трудового стажа работника, внесения записей в его трудовую книжку (в случаях, если в соответствии с ТК РФ, иным федеральным законом на работника ведется трудовая книжка) могут использоваться также сведения о трудовой деятельности. В то же время согласно п. 11 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий, утв. постановлением Правительства РФ от 02.10.2014 N 1015 (далее - Правила подтверждения стажа), при отсутствии трудовой книжки в подтверждение периодов работы принимаются трудовые договоры, оформленные в соответствии с трудовым законодательством, действовавшим на день возникновения соответствующих правоотношений, трудовые книжки колхозников, справки, выдаваемые работодателями или соответствующими государственными (муниципальными) органами, выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы. Правомерность подтверждения трудового стажа вышеуказанными документами для оформления дубликата трудовой книжки подтверждено судебной практикой (см. определения Московского горсуда от 14.02.2019 по делу N 33-7276/2019 и от 24.10.2018 по делу N 33-43480/2018).

Доказательством трудового стажа работника являются в том числе сведения о состоянии индивидуального лицевого счета застрахованного лица, выданных Пенсионным фондом РФ (см. определение Самарского облсуда от 06.10.2016 по делу N 33-12687/2016, разъяснения специалистов Роструда), а также сведения индивидуального (персонифицированного) учета, в том числе о стаже, учитываемом для назначения пенсии. Данные сведения Пенсионный фонд РФ обязан предоставлять гражданам в силу пп. 10 - 10.2 п. 2 ст. 6, ст. 16 Закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ. Но так как данные формы не содержат полной информации о трудовой деятельности работника, то на основе выписки из Пенсионного фонда, согласно п. 1.2 Инструкции, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения (см. ответы с информационного портала Роструда "Онлайнинспекция.РФ").

В отношении возможности судебного установления трудового стажа необходимо отметить следующее. В соответствии с главой 28 ГПК РФ в судебном порядке могут быть установлены факты, имеющие юридическое значение (особое производство). Перечень фактов, имеющих юридическое значение и подлежащих установлению в порядке особого производства, установлен в ст. 264 ГПК РФ. Возможность установления трудового стажа в нем не предусмотрена, однако сам перечень не носит исчерпывающего характера. Следовательно, работник самостоятельно может обратиться в суд для подтверждения трудового стажа (см., например, определение Краснодарского краевого суда от 18.06.2015 по делу N 33-13710/2015, ответы с информационного портала Роструда "Онлайнинспекция.РФ).

Напомним, что ни в п. 7.2 Инструкции, ни в п.п. 31-34 постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках" (далее - Правила) не уточняется, какими именно документами необходимо подтвердить стаж работы при оформлении дубликата трудовой книжки, есть только общая формулировка - "соответствующими документами". В связи с этим, на практике зачастую встает вопрос, а являются ли таковыми копия трудовой книжки, либо трудовая книжка неустановленного образца, резюме предоставленные работником?

Из Правил подтверждения стажа следует, что заверенная копия трудовой книжки документом, подтверждающим периоды работы у конкретного работодателя, не является. Соответственно, на основании заверенной копии прежней трудовой книжки вносить сведения в дубликат трудовой книжки нельзя (см. например, определения Санкт-Петербургского горсуда от 02.06.2016 по делу N 33-9621/2016 и от 16.12.2014 по делу N 33-20380/2014, разъяснения специалистов Роструда).

Вместе с тем в некоторых судебных постановлениях отражен и другой подход, согласно которому сведения о стаже работы до поступления на работу к последнему работодателю также должны быть внесены в дубликат на основании заверенной им самим копии трудовой книжки (см., например, определение ВС Республики Карелия от 10.04.2015 по делу N 33-1113/2015, решение Себежского райсуда Псковской области от 26.12.2013 по делу N 2-453/2013). Однако, на наш взгляд, обоснованность подобного подхода вызывает сомнения.

Относительно вопроса о трудовой книжке неустановленного образца как документа, подтверждающего стаж работы, отметим следующее. По мнению специалистов Роструда, трудовая книжка неустановленного образца, имеющаяся у работника, не может являться документом, на основании которого вносятся записи в дубликат трудовой книжки. Однако, согласно судебной практике, в том случае, если записи произведены в полном соответствии с требованиями действующего законодательства, заверены печатями работодателя, в них имеется ссылка на приказы, явившиеся основанием к их внесению данные сведения являются подтверждением стажа. Невыполнение работодателем обязанности по надлежащему заполнению трудовых книжек в соответствии с действовавшим на тот момент законодательством, а также по оформлению передаваемых в архив документов, подтверждающих периоды работы и размер заработной платы работников, не может быть поставлено в вину работнику и являться основанием для невключения периодов фактически отработанного времени истца в общий страховой стаж (см., например, определения Ставропольского краевого суда от 29.01.2019 по делу N 33-312/2019, Суда Ханты-Мансийского автономного округа от 15.09.2015 по делу N 33-4017/2015).

Предоставление сведений о предыдущих работодателях в виде резюме, без указания конкретных периодов работы, сведений о месте нахождения, ИНН работодателей, не может являться надлежащим документом, подтверждающим стаж работы (см. определение Алтайского краевого суда от 21.11.2018 по делу N 33-10425/2018).

Внимание

Все записи в дубликате трудовой книжки должны производиться только на основании официальных документов (п.п. 10, 27, 28 Правил). Несоблюдение данных требований при оформлении дубликата трудовой книжки может привести к негативным правовым последствиям, например, при досрочном назначении трудовой пенсии (см. определение Верховного Суда Республики Саха (Якутия) от 24.02.2016 по делу N 33-681/2016).

Оформление дубликата утерянной работником трудовой книжки

Лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. В свою очередь работодатель не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления обязан выдать работнику дубликат трудовой книжки (п. 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее - Правила). Требований к порядку подачи такого заявления, как и утвержденной формы такого заявления нормативные акты Российской Федерации не содержат. Поэтому работник вправе требовать выдачи дубликата трудовой книжки, как в форме заявления, непосредственно передаваемого работодателю, так и обращаясь к нему через суд путем подачи искового заявления (определения Красноярского краевого суда от 28.03.2018 по делу N 33-3994/2018, Волгоградского облсуда от 17.01.2014 по делу N 33-55/2014, Санкт-Петербургского горсуда от 29.04.2013 N 33-6979).

Подчеркнем, что обязанность выдать работнику дубликат трудовой книжки возникает у работодателя исключительно с момента подачи работником соответствующего заявления (решения Центрального райсуда г. Новосибирска Новосибирской области от 27.08.2018 по делу N 2-3223/2018, Северодвинского горсуда Архангельской области от 14.06.2019 по делу N 2-1038/2019).

Согласно п. 32 Правил, п. 7.2 и п. 1.2 Инструкции процедура оформления дубликата включает внесение сведений:

- об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами;

- о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Обязательным условием также является внесение в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки надписи: "Дубликат".

Обратите внимание, если документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, то в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.

Согласно п. 7.2 Инструкции, если работник до поступления в данную организацию (к данному работодателю) уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в раздел "Сведения о работе" в графе 3, прежде всего, вносится запись об общем и (или) непрерывном трудовом стаже работы в качестве работника до поступления в данную организацию (к данному работодателю), подтвержденном соответствующими документами. Общий стаж работы записывается суммарно, т.е. указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки (например, "Общий трудовой стаж - 7 лет 10 месяцев 28 дней") (см. определение Московского горсуда от 18.07.2019 по делу N 33-31791/2019; решение Пятигорского горсуда Ставропольского края от 31.07.2015 по делу N 2-3268/2015).

После этого общий и (или) непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке.

В графе 2 указывается дата приема на работу.

В графе 3 записывается наименование организации (работодателя), где работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник. Обратите внимание на то, что при оформлении дубликата в раздела трудовой книжки "Сведения о работе": в графу 3 указанного раздела наименование работодателя не вносится в качестве заголовка.

Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу в той же организации (у того же работодателя), об этом также делается соответствующая запись.

Затем в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора), а в графе 3 - причина (основание) увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные. Если подтверждающий документ не содержит таких данных, например, пункт, часть, статью, на основании которых произошло увольнение, то необходимо внести только те данные, которые содержатся в документе.

В графе 4 указывается наименование, дата и номер документа (справки, выписки, копии приказов, распоряжений), на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате, например: "Справка от (дата справки) N (при наличии номера)", либо: "Копия приказа от (дата приказа) N".

Последним периодом работы указывается работа у работодателя, который выдает дубликат трудовой книжки.

Примечание

Согласно п. 5.26 Государственного стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.97-2016, при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют:

- заверительную надпись "Верно";

- должность лица, заверившего копию;

- личную подпись;

- расшифровку подписи (инициалы, фамилию);

- дату заверения.

Кроме того, допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

Отметим, что действующее законодательство не содержит норм, непосредственно регулирующих действия работодателя при единичном факте утраты трудовой книжки, тем не менее данный работодатель обязан оформить и выдать работнику дубликат трудовой книжки (см. определение Московского горсуда от 14.05.2019 по делу N 33-20972/2019, решения Нижневартовского горсуда Ханты-Мансийского автономного округа-Югры от 18.04.2018 по делу N 2-1002/2018, Дальнегорского райсуда Приморского края от 13.12.2016 по делу N 2-2605/2016).

Напомним, что п. 31 Правил установлен срок исполнения работодателем обязанности выдать дубликат трудовой книжки - 15 дней со дня подачи работником заявления. Однако в судебной практике имеется решение в котором указано, что в случае утраты трудовой книжки самим работодателем, обязанность по оформлению и выдаче дубликата трудовой книжки возникает соответственно положениям ст. 84.1 ТК РФ, то есть в течение трех дней со дня обращения работника, не получившего трудовую книжку в день увольнения (см. определение Красноярского краевого суда от 28.03.2018 по делу N 33-3994/2018).

Оформления дубликата трудовой книжки при признании записи недействительной

Если работодателю поступило заявление работника о выдаче дубликата трудовой книжки в связи с тем, что в его трудовой книжке есть запись об увольнении или переводе, которая была признана недействительной, то работодатель по последнему месту работы обязан оформить дубликат трудовой книжки, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной (п. 33 Правил).

При этом на работодателя не возложено обязанности при дублировании сведений, содержащихся в оригинале трудовой книжки, проверять их на правильность и актуальность.

Отметим, если дубликат трудовой книжки выдается в связи с наличием недействительной записи, он заполняется по последнему месту работы работодателем на основании оригинала трудовой книжки, которая, в соответствии с частью первой ст. 66 ТК РФ, является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Никаких других документов или сведений требовать от работника нельзя.

В дубликате повторяются все записи о работе, имеющиеся в трудовой книжке работника, за исключением недействительной (см. решения Гулькевичского райсуда Краснодарского края от 28.02.2019 по делу N 2-173/2019, Пятигорского горсуда Ставропольского края от 31.07.2015 по делу N 2-3268/2015, Октябрьского райсуда г. Красноярска Красноярского края от 08.12.2015 по делу N 2-5511/2015, Бугульминского горсуда Республики Татарстан от 20.12.2017 по делу N 2-1957/2017, а также ответы с информационного портала Роструда "Онлайнинспекция.РФ").

Возникает вопрос, как быть в случае внесения недействительных записей в дубликат трудовой книжки?

Законодательством напрямую не разъяснено, каким образом следует поступить в данном случае работодателю. Дубликат дубликата трудовой книжки также не предусмотрен. Следует предположить, что работодателю следует вновь выдать работнику дубликат трудовой книжки руководствуясь разделом 7 Инструкции (см. например, определение Московского горсуда от 18.07.2019 по делу N 33-31791/2019, решение Промышленного райсуда г. Смоленска Смоленской области от 16.03.2017 по делу N 2-238/2017).

Также отметим, что в п. 1.2 Инструкции отмечено, что при выдаче дубликата трудовой книжки в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись "Дубликат". На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется: "Взамен выдан дубликат" с указанием его серии и номера. Полагаем, что аналогично на первой странице (титульном листе) прежнего дубликата трудовой книжки пишется: "Взамен выдан дубликат" с указанием его серии и номера. А на новом дубликате трудовой книжки в правом верхнем углу первой страницы делается надпись "Дубликат".

Заверение записей, внесенных в трудовую книжку (ее дубликат) за время работы у данного работодателя, подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя (при ее наличии) и подписью самого работника производится при увольнении работника (п. 35 Правил).

Из вышесказанного следует, что в дубликате трудовой книжки проставляется только печать оформляющего его работодателя - на титульном листе и при заверении всех внесенных записей при увольнении работника. Также печать данного работодателя будет проставлена на внутренней стороне обложки дубликата трудовой книжки, если в дальнейшем в дубликат будут вноситься изменения в сведения, содержащиеся на титульном листе (п. 2.3 Инструкции). Проставление в дубликате трудовой книжки печати с предыдущих места работы сотрудника законом не предусмотрено.

Примечание

О проставлении печати организации в трудовых книжках см. разъяснения, утвержденные приказом Минтруда России от 31.10.2016 N 589н.

Оформление дубликата пришедшей в негодность трудовой книжки

Если трудовая книжка (вкладыш) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т.п.), то дубликат трудовой книжки выдается в таком же порядке, как и при признании записи недействительной (часть третья п. 33 Правил.

При этом ни Правила, ни Инструкция не уточняют, что понимать под термином "негодность". По нашему мнению, дубликат трудовой книжки выдается в том случае, если информация, содержащаяся на какой-либо странице обгоревшей, порванной или испачканной трудовой книжки, была утрачена, и для ее восстановления потребуется вторичное внесение каких-либо сведений из указанных в ней.

При этом лишь некоторые записи на пришедшей в негодность трудовой книжке (обгоревшей, порванной или испачканной и т.д.) могут быть утрачены. И в этом случае следует получить от работника документы, подтверждающие стаж работы в конкретном месте.

Оформление дубликата трудовой книжки при массовой утере трудовых книжек работодателем

Согласно абз. 1, 2, 4 и 5 п. 34 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225), а также Порядка установления стажа работы при утрате документов в результате чрезвычайных ситуаций, утвержденного постановлением Минтруда России от 24.06.1994 N 50 при массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства) трудовой стаж этих работников устанавливается комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций (см., например, определение АС г. Санкт-Петербурга и Ленинградской области от 17.01.2014 по делу N А56-70482/2013).

Установление факта работы, получение сведений о профессии (должности) и периоде работы у данного работодателя осуществляется комиссией на основании документов, имеющихся у работника (справка, профсоюзный билет, учетная карточка члена профсоюза, расчетная книжка и т.п.), а в случае их отсутствия - на основании показаний двух свидетелей и более, знающих работника по совместной с ним деятельности у одного работодателя или в одной системе (абзац 8 письма Минздравсоцразвития России от 06.08.2010 N 12-3/10/2-6752).

По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника. Работодатель на основании акта комиссии выдает работнику дубликат трудовой книжки. В случае если документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке (см. решение Абаканского горсуда Республики Хакасия от 19.02.2019 по делу N 2-109/2019, определение Суда Ханты-Мансийского автономного округа от 30.03.2017 по делу N 33-2761/2017).

Дубликат трудовой книжки заполняется в порядке, установленном разделом 7 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69.

Плата за выдачу дубликата трудовой книжки

Пунктом 47 Правил определено, что при выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение, за исключением случаев, предусмотренных п. 34 и п. 48 Правил, когда плата с работника не взимается (решение Верховного Суда РФ от 19.06.2007 N ГКПИ07-564, определение Омского облсуда от 22.06.2016 по делу N 33-5488/2016). Несмотря на то, что п. 47 Правил не содержит указания на дубликат трудовой книжки, считаем, что положения данного пункта Правил распространяются и на случай выдачи работнику дубликата трудовой книжки (в числе случаев, при которых работник освобождается от внесения платы, в этом пункте прямо упомянут п. 34 Правил, в котором речь идет о дубликате трудовой книжки).

Так, в силу п. 34 Правил ведения и хранения трудовых книжек работник освобождается от внесения платы при выдаче ему дубликата трудовой книжки в случае массовой утраты работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства).

Из п. 48 Правил ведения и хранения трудовых книжек следует, что стоимость бланка трудовых книжек оплачивается работодателем, если работодателем неправильно первично заполнена трудовая книжка или вкладыш в нее; трудовая книжка или вкладыш в нее испорчены не по вине работника (решения Центрального райсуда г. Хабаровска Хабаровского края от 30.07.2019 по делу N 2-5783/2019, Дальнегорского райсуда Приморского края от 13.12.2016 по делу N 2-2605/2016).

Заметим, что взимание платы за выданные работникам бланки оформленных трудовых книжек является правом работодателя, но не обязанностью (определение Верховного Суда РФ от 06.09.2007 N КАС07-416, ответ с информационного портала Роструда "Онлайнинспекция.РФ"). Поэтому работодатель вправе принять решение о безвозмездной выдаче работнику бланка трудовой книжки (см., например, решение Мещанского райсуда г. Москвы по делу N 02-15740/2017).

В свою очередь напомним, что работодатель вправе принимать локальные нормативные акты, в том числе улучшающие положение работников по сравнению с нормами трудового законодательства (ст. 8, ст. 57 ТК РФ). Таким образом, работодатель имеет право не взимать с работника плату за трудовую книжку, закрепив это право локальным актом (например в коллективным договоре, соглашении и т.д.).

Ответственность за нарушение срока выдачи дубликата трудовой книжки

Не позднее чем через 15 календарных дней после подачи работником заявления работодатель обязан выдать ему дубликат трудовой книжки (п. 31 Правил).

Пунктом 35 Правил установлено, что при задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя, внесении в трудовую книжку неправильной или не соответствующей федеральному закону формулировки причины увольнения работника работодатель обязан возместить работнику не полученный им за все время задержки заработок.

Согласно абзацу четвертому ст. 234 ТК РФ работодатель обязан возместить работнику не полученный им заработок во всех случаях незаконного лишения его возможности трудиться.

Кроме того, в соответствии со ст. 237 ТК РФ компенсация морального вреда возмещается в денежной форме в размере, определяемом по соглашению работника и работодателя, а в случае спора факт причинения работнику морального вреда и размер компенсации определяются судом независимо от подлежащего возмещению имущественного ущерба.

Как указал Конституционный Суд РФ в определении от 29.05.2018 N 1300-О статья 237 ТК РФ направлена на создание правового механизма, обеспечивающего работнику компенсацию наряду с имущественными потерями, вызванными незаконными действиями или бездействием работодателя, физических и нравственных страданий, причиненных нарушением трудовых прав, а также судебную защиту права работника на компенсацию морального вреда.

Согласно разъяснениям, содержащимся в п. 63 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2 "О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации", учитывая, что ТК РФ не содержит каких-либо ограничений для компенсации морального вреда и в иных случаях нарушения трудовых прав работников, суд в силу статей 21 (абзац четырнадцатый части первой) и 237 ТК РФ вправе удовлетворить требование работника о компенсации морального вреда, причиненного ему любыми неправомерными действиями или бездействием работодателя, в том числе и при нарушении его имущественных прав. Размер компенсации морального вреда определяется судом исходя из конкретных обстоятельств каждого дела с учетом объема и характера причиненных работнику нравственных или физических страданий, степени вины работодателя, иных заслуживающих внимания обстоятельств, а также требований разумности и справедливости (см. определения Московского горсуда от 18.07.2019 по делу N 33-31791/2019, Орловского облсуда от 08.02.2018 по делу N 33-322/2018, Ленинградского облсуда от 28.05.2015 по делу N 33-2351/2015).

При этом отметим, что до истечения срока установленного п. 31 Порядка (15 дней с момента подачи заявления работником) у суда отсутствуют правовые основания для удовлетворения требований о возложении обязанности выдать дубликат трудовой книжки, и, как следствие, не подлежат удовлетворению требования о взыскании компенсации морального вреда (решение Елизовского райсуда Камчатского края от 23.08.2019 по делу N 2-1229/2019).

Согласно ст. 419 ТК РФ лица, виновные в нарушении трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, привлекаются к административной ответственности в порядке, установленном федеральными законами. Стало быть, при невыдаче дубликата трудовой книжки в случаях и в сроки, установленные законодательством, может наступить административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (см. определение ВС Республики Хакасия от 31.01.2017 по делу N 33-325/2017, ответ специалистов Роструда).

Таким образом, при нарушении срока выдачи дубликата трудовой книжки в силу статей 139, 234 ТК РФ, п. 35 Правил работодателя могут обязать выплатить работнику средний заработок со дня увольнения до дня выдачи дубликата книжки и руководствуясь положениями ст. 237 ТК РФ взыскать с работодателя компенсацию морального вреда, а также привлечь к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.

Тема

Трудовая книжка

См. также

Заверение внесенных в трудовую книжку записей при увольнении

Оформление работникам трудовых книжек: налоговые последствия, бухгалтерский учет, применение ККТ

Энциклопедия судебной практики

Формы документов

Пример заполнения дубликата трудовой книжки

Заявление о выдаче дубликата трудовой книжки в связи с ее утратой

Акт об установлении трудового стажа работников

Запрос о предоставлении сведений о трудовой деятельности сотрудника для выдачи ему дубликата трудовой книжки

Еще...

Практические ситуации

Построить список

Вы можете открыть актуальную версию документа прямо сейчас.

Открыть документ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.