Энциклопедия решений. Как уведомить сотрудника о переходе на ЭТК? (актуально до 31 октября 2020 года)

Как уведомить сотрудника о переходе на ЭТК?
(актуально до 31 октября 2020 года)

Смотрите в этом материале:

- мероприятия по переходу на ЭТК;

- форма уведомления;

- кто подписывает уведомление;

- способы уведомления;

- уведомление совместителя;

- уведомление работника, решившего перейти на ЭТК в день трудоустройства;

- ответственность за неуведомление работников

Мероприятия по переходу на электронную трудовую книжку

Согласно ч. 1 ст. 2 Закона N 439-ФЗ работодателям в течение 2020 года должны были:

1) принять или изменить локальные нормативные акты (при необходимости) с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при его наличии);

2) подготовить и обсудить с уполномоченными в установленном порядке представителями работников изменения (при необходимости) в соглашения и коллективные договоры в порядке, установленном ТК РФ;

3) обеспечить техническую готовность к представлению сведений о трудовой деятельности в порядке для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда РФ;

4) по 31.10.2020 включительно уведомить каждого работника в письменной форме об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника путем подачи работодателю соответствующего письменного заявления сделать выбор между продолжением ведения работодателем трудовой книжки или предоставлением ему работодателем сведений о трудовой деятельности (п. 2 постановления Правительства РФ от 19.06.2020 N 887, ч. 1 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде", далее - Закон N 439-ФЗ).

Форма уведомления

Форма уведомления законодателем не предусмотрена, следовательно, каждый работодатель вправе разработать свой текст уведомления. Но в то же время уведомление должно содержать обязательные сведения, предусмотренные п. 4 ч. 1 ст. 2 Закона N 439-ФЗ:

- об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде;

- о праве работника сделать выбор между продолжением ведения работодателем трудовой книжки в соответствии со ст. 66 ТК РФ или предоставлением ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.

Кто подписывает уведомление о переходе на ЭТК?

В целях реализации норм ТК РФ работодатели уведомляют каждого работника в письменной форме об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника путем подачи работодателю соответствующего письменного заявления сделать выбор между продолжением ведения работодателем трудовой книжки или предоставлением ему работодателем сведений о трудовой деятельности (ст. 2 Закона N 439-ФЗ).

В соответствии со ст. 20 ТК РФ работодатель - это физическое лицо либо юридическое лицо (организация), вступившее в трудовые отношения с работником.

В силу части шестой ст. 20 ТК РФ права и обязанности работодателя - организации в трудовых отношениях осуществляются органами управления юридического лица (организации) или уполномоченными ими лицами, иными лицами, уполномоченными на это в соответствии с федеральным законом, в порядке, установленном ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов РФ, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления, учредительными документами юридического лица (организации) и локальными нормативными актами.

Таким образом, уведомление может быть подписано как органом управления юридического лица (руководитель организации), так и уполномоченным им лицом.

Способы уведомления

Способы уведомления устанавливаются в локальных нормативных актах (с учетом мнения представительного органа работников) (п. 2 постановления Правительства РФ от 19.06.2020 N 887).

Как следует из п. 4 ч. 1 ст. 2 Закона N 439-ФЗ уведомление каждого работника должно быть исключительно в письменной форме. При этом форма, содержание и способ регистрации получения уведомления законодателем не установлено. Поэтому каждый работодатель вправе для себя определить порядок подтверждения получения работниками уведомления. Это может быть журнал регистрации уведомлений, а может быть второй экземпляр уведомления, который останется у работодателя, где будет указана дата получения и подпись работника.

А в случае, если работодатель не имеет возможности лично уведомить работника и получить от него подпись, например, работники, которые находятся в длительном отпуске или командировке, или в отпуске по уходу за ребенком, а также работающие удаленно (надомные или дистанционные работники), то целесообразно направить уведомление по почте заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении. Помимо этого, как следует из части пятой ст. 312.1 ТК РФ дистанционному работнику уведомление возможно направить посредством электронного документооборота. В этом случае используются усиленные квалифицированные электронные подписи дистанционного работника и работодателя, а каждая из сторон обязана будет направить в форме электронного документа подтверждение получения электронного документа от другой стороны (часть четвертая ст. 312.1 ТК РФ).

Уведомление работника - совместителя о переходе на ЭТК

Законодатель не установил каких-либо исключений или уточнений в отношении статуса работников, которые должны быть уведомлены работодателем о переходе на электронные трудовые книжки

В силу положений ст.ст. 65, 66 ТК РФ, а также п. 3 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее - Правила), утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, трудовая книжка работника предъявляется работодателю по месту основной работы, где и ведется. При заключении трудового договора на условиях совместительства в силу прямого указания ст. 283 ТК РФ гражданин не должен предъявлять работодателю трудовую книжку. Записи о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по желанию работника по месту его основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству (часть пятая ст. 66 ТК РФ, п. 20 Правил).

Поэтому, поскольку трудовую книжку внешнего совместителя работодатель не ведет, то, на наш взгляд, у него нет и обязанности уведомлять данного работника о переходе на ЭТК. Представляется, что такое уведомление он должен получить по месту основной работы, а впоследствии сообщить о принятом решении именно работодателю по основному месту работы, где ведется и хранится его бумажная трудовая книжка. Аналогичное мнение высказывают специалисты Роструда в своих консультациях на информационном портале "Онлайнинспекция.РФ".

Вместе с тем отметим, что закон не запрещает известить внешнего совместителя о соответствующих изменениях в трудовом законодательстве.

Уведомление работника, решившего перейти на ЭТК в день трудоустройства

Напомним, что за работником, воспользовавшимся своим правом на дальнейшее ведение работодателем трудовой книжки данное право сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям (п. 4 ст. 2 Закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ).

Вопрос о том, как поступить работодателю в том случае, если работник решил перейти на ЭТК в день трудоустройства, законодательством не урегулирован.

В то же время в соответствии с п. 4 ч. 1 ст. 2 Закона N 439-ФЗ (с учетом постановления Правительства РФ от 19.06.2020 N 887) до подачи заявления работником о продолжении ведения трудовой книжки или же предоставления ему сведений о трудовой деятельности работодатель обязан уведомить каждого работника в письменной форме об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника путем подачи работодателю соответствующего письменного заявления сделать выбор между продолжением ведения работодателем трудовой книжки или предоставлением ему работодателем сведений о трудовой деятельности до 31 октября 2020 г. включительно.

Согласно разъяснениям специалистов Минтруда России в целях соблюдения трудовых прав работников, в том числе и вновь принятых, необходимо уведомлять об изменениях в трудовом законодательстве по 31 октября 2020 г. (письмо от 10.09.2020 N 14-2/ООГ-14696).

Таким образом, из вышеизложенного явно прослеживается обязанность каждого работодателя уведомить работника независимо от выполнения или невыполнения этой обязанности другим (предыдущим) работодателем. Следовательно, работнику, принявшему решение перейти на ЭТК в день трудоустройства, работодатель должен сначала выдать уведомление и только после этого принять от работника заявление о согласии на предоставление ему работодателем сведений о трудовой деятельности (переходе на ЭТК). Минтруд России в письме от 12.08.2020 N 14-2/ООГ-12933 также напоминает, что заявление о выбранном способе подается работником после выдачи работодателем уведомления, что позволит избежать трудовых споров, в том числе в судах.

Ответственность за невыполнение обязанности по уведомлению работников

Специальной нормы, предусматривающей ответственность за невыполнение обязанности по уведомлению работников об изменениях в трудовом законодательстве и о возможности отказа от ведения трудовой книжки на бумажном носителе, как и за несвоевременное, уведомление в действующем законодательстве не предусмотрено. Но такие действия могут быть квалифицированы как нарушение трудового законодательства, в частности прав работников, что для работодателя может послужить привлечением к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, санкции которой предусматривают вынесение предупреждения или наложение административного штрафа:

- на должностных лиц и лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица в размере от 1 000 до 5 000 рублей;

- на юридических лиц в размере от 30 000 до 50 000 рублей.

См. также письмо Минтруда России от 10.09.2020 N 14-2/ООГ-14696.

Внимание

Срок давности привлечения работодателя к административной ответственности за нарушение трудового законодательства по ст. 5.27 КоАП РФ, в том числе за нарушение, влекущее применение административного наказания в виде дисквалификации, составляет 1 год со дня совершения административного правонарушения (ч. 1 и ч. 3 ст. 4.5 КоАП РФ). Так как срок уведомления сотрудников определен как 31 октября 2020 года, то днем окончания годичного срока давности, в течение которого работодатель может быть привлечен к административной ответственности за неуведомление, следует считать 31 октября 2021 года.

Тема

Электронная трудовая книжка

См. также

Выдача трудовой книжки работнику при переходе на ЭТК

Формы документов

Уведомление о предоставлении сведений о трудовой деятельности или продолжении ведения трудовой книжки на бумажном носителе

Журнал уведомления работников об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде

Заявление работника о продолжении ведения работодателем трудовой книжки

Заявление работника о согласии на предоставление ему работодателем сведений о трудовой деятельности (переходе на электронные трудовые книжки)