Энциклопедия решений. Взаимодействие с работодателем посредством электронного кадрового документооборота (ноябрь 2024)

Взаимодействие с работодателем посредством электронного кадрового документооборота

Смотрите в этом материале:

- понятие, порядок и особенности взаимодействия с работодателем посредством ЭДО;

- переход на взаимодействие через ЭДО с действующими работниками;

- ЭДО в отношениях с лицами, поступающими на работу

Понятие, порядок и особенности взаимодействия с работодателем посредством электронного документооборота

ТК РФ разделяет понятия электронного документооборота (далее также ЭКДО - электронный кадровый документооборот) и взаимодействия с работодателем посредством электронного документооборота. Под таким взаимодействием понимается создание, подписание и представление работодателю электронных документов, а также получение от работодателя электронных документов и ознакомление с ними (часть шестая ст. 22.1 ТК РФ).

Введение работодателем ЭКДО само по себе еще не означает, что работодатель может осуществлять через него взаимодействие с работниками: для этого может потребоваться их согласие, о чем речь пойдет ниже.

В силу части шестой ст. 22.1 ТК РФ взаимодействие с работодателем в рамках ЭКДО может осуществляться теми же способами, которыми работодатель ведет сам электронный документооборот, а именно путем использования:

- цифровой платформы "Работа в России";

- информационной системы работодателя.

Иные же способы взаимодействия работодателя с работником в рамках ЭКДО не предусмотрены. Также в законе отдельно оговорено, что теми же способами (в зависимости от того, какой из них применяется работодателем) работник или лицо, поступающее на работу, осуществляющие взаимодействие с работодателем посредством ЭКДО, вправе направлять в адрес работодателя заявления, уведомления и сообщения, которые предусмотрены трудовым законодательством и в отношении которых осуществляется электронный документооборот (часть восьмая ст. 22.3 ТК РФ).

То есть если до включения в Трудовой кодекс статей 22.1 - 22.3 ТК РФ и существовали разночтения на этот счет, то теперь можно заключить, что ни электронная почта, ни мессенджеры для целей обмена документами, в отношении которых закон требует соблюдения письменной формы, применяться не могут. Исключение составляет заявление о выдаче документов, связанных с работой или их заверенных надлежащим образом копий. Такой документ в силу части десятой ст. 22.3 ТК РФ может быть подан работодателю в том числе по адресу его электронной почты в установленном им порядке.

Заявления, уведомления и сообщения, направленные работником или лицом, поступающим на работу, посредством ЭКДО считаются полученными работодателем на следующий рабочий день после их направления (часть девятая ст. 22.3 ТК РФ).

Отметим, что закон прямо не устанавливает, что введение работодателем ЭКДО исключает для сторон возможность обмениваться документами на бумажном носителе. Тем не менее согласно части третьей ст. 22.2 ТК РФ работодатель вправе в рамках порядка осуществления ЭКДО установить исключительные случаи, при которых допускается оформление документов, на которые распространяется ведение ЭКДО, на бумажном носителе. На наш взгляд, это предполагает, что в иных случаях такие документы должны оформляться именно в электронном, а не бумажном виде. Однако в разъяснениях Роструда можно встретить и иную точку зрения. Например, в одной из консультаций на портале "Онлайнинспекция.РФ" чиновники указали, что при использовании ЭКДО работник может, но не обязан подавать заявление об увольнении в электронной форме. Такое заявление может быть направлено и в бумажном виде.

Переход на взаимодействие через электронный документооборот с действующими работниками

Для перехода на взаимодействие с работниками посредством электронного кадрового документооборота (далее также ЭКДО) работодателю необходимо:

- направить работнику в срок, установленный локальным нормативным актом, на основании которого осуществляется введение ЭКДО, соответствующее уведомление, в котором также будет указано на право работника дать согласие на такое взаимодействие (часть четвертая ст. 22.2 ТК РФ);

- при необходимости - получить от работника письменное согласие (часть пятая ст. 22.2 ТК РФ).

Согласие необходимо получить от всех работников, кроме тех, у кого по состоянию на 31 декабря 2021 года не имелось трудового стажа (часть седьмая ст. 22.2 ТК РФ).

Понятие трудового стажа в трудовом законодательства не раскрывается. Определение трудового стажа имеется в ст. 2 Федерального закона от 15.12.2001 N 166-ФЗ "О государственном пенсионном обеспечении в Российской Федерации", но его применение для целей трудового законодательства даже по аналогии представляется не вполне корректным. Наиболее логичным кажется предположение, что под трудовым стажем в трудовом праве следует понимать периоды деятельности лица, которая полностью или частично регулировалась трудовым законодательством. Иначе говоря - периоды работы по трудовому договору и периоды прохождения государственной (за исключением военной) или муниципальной службы. При таком толковании в трудовой стаж, помимо периодов военной службы, не попадают, например, периоды ведения предпринимательской деятельности в качестве индивидуального предпринимателя, периоды работы по гражданско-правовым договорам и т.д. В пользу справедливости приведенного выше толкования понятия "трудовой стаж" для целей применения трудового законодательства можно привести письмо Минтруда России от 22.05.2023 N 14-6/ООГ-3574.

Отсутствие согласия работника на взаимодействие с работодателем посредством ЭКДО признается отказом работника от такого взаимодействия. При этом за работником сохраняется право дать указанное согласие в последующем (часть пятая ст. 22.2 ТК РФ). Также в законе прямо указано, что отсутствие согласия работника на взаимодействие с работодателем посредством ЭКДО также не может являться основанием для увольнения (часть восьмая ст. 22.2 ТК РФ).

Специалисты Роструда указывают, что, поскольку на момент предоставления согласия в отношении работник электронный документооборот еще не ведется, такое согласие должно быть предоставлено исключительно на бумажном носителе (см. консультации с портала "Онлайнинспекция.РФ"). Согласие в виде скан-копии подписанного работником документом Роструд надлежащим не считает (см. консультацию с портала "Онлайнинспекция.РФ"). В пользу такой точки зрения можно привести следующий довод: в отношении согласия на взаимодействие посредством ЭКДО закон устанавливает требование о соблюдении его письменной формы. Следовательно, в электронном виде такое согласие может быть оформлено только по правилам, предусмотренным статьями 22.1 - 22.3 ТК РФ. Вместе с тем данному документу в приказе Минтруда России от 20.09.2022 N 578н не присвоен код, необходимый для его формирования в электронном виде. Это позволяет заключить, что Минтруд России не предполагал возможности создания данного документа в электронном виде.

Способы фиксации согласия нормативно не определены. Как отмечают специалисты Роструда в одной из консультаций с портала "Онлайнинспекция.РФ", это означает, что работодатель может, но не обязан заключить с работником соглашение о применении электронного документооборота; также согласие может быть оформлено в виде подписи в соответствующем документе или иным образом.

Внимание

Работник, давший согласие на взаимодействие с работодателем посредством ЭКДО, не вправе в дальнейшем отозвать такое согласие (письмо Минтруда России от 24.11.2022 N 14-6/ООГ-7321).

В том случае, если работник, давший согласие на взаимодействие с работодателем посредством ЭКДО, уволится и будет вновь трудоустроен к тому же работодателю, указанное согласие будет необходимо получить от него снова (см. консультацию с портала "Онлайнинспекция.РФ").

Электронный документооборот в отношениях с лицами, поступающими на работу

Согласно части шестой ст. 22.2 ТК РФ работодатель обязан проинформировать об осуществлении электронного документооборота лицо, принимаемое на работу. Эта обязанность касается любых поступающих на работу лиц. Порядок информирования законом не предусмотрен. Специалисты Роструда считают надлежащим способом исполнения данного требования, в частности, ознакомление работника с локальными нормативными актами о ведении ЭКДО (см. консультацию с портала "Онлайнинспекция.РФ" ).

Согласие же на взаимодействие посредством ЭДО, как и в случае с уже действующими работниками, не потребуется от тех поступающих на работу лиц, у которых по состоянию на 31 декабря 2021 года отсутствовал трудовой стаж (часть седьмая ст. 22.2 ТК РФ).

Все остальные лица, поступающие на работу, вправе отказаться от взаимодействия с работодателем посредством ЭКДО, что не может являться основанием для отказа в приеме на работу (часть восьмая ст. 22.2 ТК РФ).

При заключении трудового договора документы, предусмотренные статьей 65 ТК РФ, могут быть предъявлены лицом, поступающим на работу, в форме, согласованной с работодателем, в том числе в форме электронных документов, если иное не предусмотрено законодательством РФ (часть десятая ст. 22.2 ТК РФ).

Ознакомление лица, поступающего на работу, с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором может осуществляться в электронной форме (часть одиннадцатая ст. 22.2 ТК РФ).

Тема

Электронный документооборот в трудовых отношениях

См. также

Прием на работу

Формы документов

Приказ о введении электронного документооборота

Уведомление лица, принимаемого на работу, об осуществлении электронного документооборота в сфере трудовых отношений

Уведомление работников о переходе на электронный документооборот в сфере трудовых отношений

Согласие лица, принимаемого на работу, на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота

Согласие работника на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота