Энциклопедия решений. Выдача наличных денег под отчет и на иные цели (ноябрь 2024)

Выдача наличных денег под отчет и на иные цели

Для осуществления расходов, связанных с деятельностью юридического лица, индивидуального предпринимателя, денежные средства выдаются под отчет. В соответствии с пп. 6.3 п. 6 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства" (далее - Указание N 3210-У) деньги выдаются под отчет работникам, причем под работниками в данном случае понимаются две категории лиц (п. 5 Указания N 3210-У):

- лица, работающие по трудовому договору (то есть собственно "работники" с т.з. трудового законодательства - ст. 20 ТК РФ);

- лица, с которыми заключен договор гражданско-правового характера*(1). В Указании N 3210-У не уточняется, какие именно договоры имеются в виду, однако очевидно, что в данном случае речь идет о лицах, с которыми заключены договоры на выполнение работ, оказание услуг и подобные им договоры, предполагающие осуществление некоей деятельности в интересах заказчика.

Отметим, что Указание N 3210-У не предусматривает возможности передачи подотчетным лицом денег третьим лицам.

Порядок выдачи наличных денег под отчет (расчетов с подотчетными лицами) целесообразно определить в локальном нормативном акте организации, индивидуального предпринимателя (положении, приказе, распоряжении и т.п.). В этом документе можно определить круг подотчетных лиц, цели и максимальные сроки выдачи наличности под отчет, порядок использования подотчетных сумм и иные вопросы, не урегулированные Указанием N 3210-У.

Деньги под отчет выдаются согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему (пп. 6.3 п. 6 Указания N 3210-У):

1. запись о сумме наличных денег*(2),

2. запись о сроке, на который выдаются наличные деньги*(2),

3. подпись руководителя,

4. дату.

На основании заявления оформляется расходный кассовый ордер (унифицированная форма N КО-2 утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.98 N 88) (далее - РКО).

Внимание

Оформление кассовых операций в государственных и муниципальных учреждениях осуществляется с учетом особенностей, предусмотренных п. 167 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н (далее - Инструкция N 157н). В частности, для них предусмотрены собственная форма авансового отчета (ф. 0504505), а также особые требования к оформлению заявления на выдачу денег (см. п. 213 Инструкции N 157н).

Если деньги выдаются под отчет самому руководителю, писать заявление на собственное имя, полагаем, не требуется, однако в любом случае им должен быть собственноручно составлен и подписан документ (например, служебная записка на имя главного бухгалтера), содержащий вышеназванные реквизиты (сумму, срок, дату).

Минимальный и максимальный сроки выдачи денег под отчет Указанием N 3210-У не определены.

Вместе с тем выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег (абзац третий пп. 6.3 п. 6 Указания N 3210-У). Ответственность за нарушение именно этого правила в КоАП РФ не установлена (см. постановление Верховного Суда РФ от 30.09.2015 N 307-АД15-11670, однако если такая неправомерно выданная сумма и остаток денег в кассе в совокупности превысят установленный лимит, организация и ее должностные лица могут быть привлечены к административной ответственности за сверхлимитное накопление наличности (см. постановления Двенадцатого ААС от 23.12.2015 N 12АП-11295/15, Девятого ААС от 15.05.2014 N 09АП-8890/14, от 25.02.2014 N 09АП-47328/13, от 30.08.2013 N 09АП-22100/13, от 09.07.2013 N 09АП-19153/13).

Оформление РКО с нарушением установленных требований также может послужить основанием для вывода о фактическом превышения лимита (см. постановление Пятнадцатого ААС от 18.01.2013 N 15АП-15694/12).

С учетом нормы пп. 4.1 п. 4 Указания N 3210-У, освобождающей индивидуальных предпринимателей от обязанности оформлять кассовые документы, полагаем, что оформление РКО и в данном случае является его правом, а не обязанностью. Однако, если РКО всё же будет выписан, оформлять его следует на основании вышеуказанного заявления.

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии - руководителю авансовый отчет (унифицированная форма N АО-1 утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55) с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии - руководителем, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем (абз. второй пп. 6.3 п. 6 Указания N 3210-У).

Отметим, что каких-либо мер ответственности за пропуск трехдневного срока сдачи авансового отчета Указание 3210-У не предусматривает. Ответственность для работников за такое нарушение может быть предусмотрена в локальном нормативном акте организации (индивидуального предпринимателя). Это может быть замечание или выговор (ст. 192 ТК РФ). При этом должен быть соблюден порядок привлечения работника к дисциплинарной ответственности, установленный трудовым законодательством.

Порядок выдачи по РКО наличности обособленному подразделению определяется юридическим лицом (пп. 6.4 п. 6 Указания N 3210-У), однако в любом случае он не должен нарушать вышеприведенный порядок.

Выдача наличных денег из кассы на иные цели производится аналогичным образом. Вместо заявления, составляемого при выдаче наличности под отчет, расходный кассовый ордер оформляется на основании иного документа, обосновывающего выплату (например, заявления покупателя о возврате товара).

______________________________

*(1) Это новелла Указания N 3210-У. Действовавшее до 1 июня 2014 г. Положение Банка России от 12.10.2011 N 373-П "О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации" выдачи наличности под отчет лицам, работающим по договорам гражданско-правового характера, не предусматривало.

*(2) До 1 июня 2014 г. запись о сумме и сроке выдачи денег на заявлении должен был делать собственноручно руководитель. В Указании N 3210-У подобного требования нет.

*(3) В Указании N 3210-У, в отличие от действовавших ранее Положения Банка России от 12.10.2011 N 373-П "О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации" и Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации (утв. решением Совета Директоров ЦБР 22.09.1993 N 40), отсутствует требование к получателю наличности собственноручно указать в расходном кассовом ордере сумму полученных наличных денег. Однако форма КО-2, применение которой обязательно, по-прежнему требует указания прописью полученной суммы в рублях.

Тема

Выдача наличных денег из кассы

См. также

Расчеты с подотчетными лицами. Счет 208 00 (для госсектора)

Порядок применения дисциплинарного взыскания

Удержания для погашения задолженности работодателю

НДФЛ с невозвращенных подотчетных сумм

Бухгалтерский учет выдачи денежных средств из кассы под отчет

Формы документов

Положение о расчетах с подотчетными лицами

Приказ о порядке выдачи денежных средств под отчет

Заявление о выдаче денег под отчет

Еще...

Практические ситуации

Построить список