Энциклопедия решений. Как правильно оформить путевой лист (ноябрь 2024)

Как правильно оформить путевой лист

В настоящее время форму путевого листа организация или ИП вправе разработать самостоятельно. При этом за основу может быть принята соответствующая унифицированная форма, утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 N 78 (см. ч. 1 ст. 2, ч. 4 ст. 9, ст. 32 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ), а также постановление АС Московского округа от 21.08.2018 N Ф05-12699/18)*(1). При этом форма путевого листа, утвержденная руководителем организации или индивидуальным предпринимателем, должна содержать обязательные реквизиты первичного учетного документа, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ. Кроме того, при ее разработке следует учитывать требования приказа Минтранса РФ от 18.09.2008 N 152, которым утверждены Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов (далее - Приказ N 152).

Внимание

Если за основу формы путевого листа принята унифицированная форма, ее нужно дополнить недостающими реквизитами из числа обязательных реквизитов, предусмотренных Приказом N 152.

Согласно Приказу N 152 путевой лист включает в себя следующие обязательные реквизиты:

- наименование документа "Путевой лист". В наименовании путевого листа указывается тип транспортного средства (например, "Путевой лист легкового автомобиля", "Путевой лист грузового автомобиля" и т.п.) (п. 12 Приказа N 152). Каждый путевой лист должен быть пронумерован в хронологическом порядке в соответствии с принятой в организации или у ИП системой нумерации;

- сведения о сроке действия путевого листа;

- сведения о собственнике (владельце) транспортного средства (наименование, организационно-правовая форма, местонахождение, номер телефона, основной государственный регистрационный номер юридического лица (ОГРН)) (пп. 1 п. 5 Приказа N 152);

- модель транспортного средства, а также модель автоприцепа (полуприцепа) при их использовании;

- государственный регистрационный знак транспортного средства;

- дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты), показания одометра (полные км пробега) при выезде транспортного средства с парковки и его заезде на указанную парковку (проставляются уполномоченными лицами, назначаемыми решением руководителя организации или ИП, и заверяются их подписями с указанием фамилий и инициалов);

- дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния ТС (п. 6, п. 13 Приказа N 152);

- сведения о водителе (фамилия, имя, отчество; дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра) (п. 7 Приказа N 152).

На путевом листе допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особенности осуществления деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа (п. 8 Приказа N 152).

Сведения о маршруте (пунктах отправления и назначения) не относятся к обязательным реквизитам путевого листа. Однако представляется целесообразным включить такие сведения в форму путевого листа. Это поможет подтвердить факт использования автомобиля в служебных целях, реальность перевозки груза или пассажира, обосновать расход горюче-смазочных материалов, что имеет значение, в частности, для принятия расходов на перевозки в целях налогообложения. Так, Пятнадцатый ААС в постановлении от 05.03.2019 N 15АП-995/19 указал, что в случае, если договор перевозки не заключался и покупатель собственным транспортом вывозит товар со склада грузоотправителя, то затраты на перевозку груза и факт его транспортировки подтверждаются путевым листом на транспортное средство (см. также постановления АС Северо-Кавказского округа от 25.02.2016 N Ф08-626/16, Пятого ААС от 05.06.2019 N 05АП-10183/18, Седьмого ААС от 19.05.2015 N 07АП-3394/15). Для организаций бюджетной сферы наличие путевого листа с указанием в том числе маршрута следования автомобиля поможет обосновать расходование бюджетных средств на цели, связанные со служебными поездками, в частности, приобретение ГСМ (постановление Четвертого ААС от 10.10.2016 N 04АП-5047/16).

Если в течение срока действия путевого листа автомобиль используется посменно несколькими водителями, то можно оформить один путевой лист на несколько водителей. При этом должна быть обеспечена идентификация отметок медицинского работника, проводившего предрейсовый (послерейсовый) медицинский осмотр, в части их отнесения к каждому водителю (см. письмо Минтранса России от 04.04.2019 N Д3-514-ПГ, далее - Письмо N Д3-514-ПГ). Однако в этом случае возможно оформить и несколько путевых листов раздельно на каждого водителя. Тогда дата, время и показания одометра при выезде автомобиля с парковки должны вноситься в путевой лист водителя, который первым выезжает с парковки. А дата, время и показания одометра при возвращении на парковку будут указываться в путевом листе водителя, который заезжает на парковку последним (п.п. 11, 15 Приказа N 152).

По результатам прохождения медосмотров в путевых листах ставится дата и время проведения осмотра, штамп "прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен" или, соответственно, "прошел послерейсовый медицинский осмотр", который заверяется подписью с указанием фамилии, имени и отчества медицинского работника, проводившего медицинский осмотр (п.п. 16, 17 Порядка проведения предсменных, предрейсовых и послесменных, послерейсовых медицинских осмотров, утв. приказом Минздрава России от 15.12.2014 N 835н).

Если длительность рейса составляет более одного дня, то отметки о предрейсовом и послерейсовом медосмотрах ставятся соответственно перед рейсом и после него, а если водитель совершает один рейс и более в течение рабочего дня, - перед первым рейсом и после последнего рейса (письмо Минтранса России от 08.04.2019 N Д3-531-ПГ, далее - Письмо N Д3-531-ПГ).

Отметим, что в настоящее время (с 01.03.2019) заверять штампами показания одометра и записи о медосмотре водителя не нужно. Достаточно подписи уполномоченного лица/ медицинского работника (п. 13 и 16 Приказа N 152).

Срок действия путевого листа Приказом N 152 не регламентирован. Исходя из п.п. 4, 10 этого приказа путевой лист оформляется на каждый день (каждую смену) или на более длительный период, если автомобиль отправляется в служебную поездку более чем на один день (например, в связи с командировкой работника). Вместе с тем, как разъясняется в Письме N Д3-514-ПГ, оформление путевого листа заключается в создании нового путевого листа либо в проставлении в уже созданном путевом листе следующих его обязательных реквизитов:

- показания одометра транспортного средства при выезде транспортного средства с парковки (парковочного места), предназначенной для стоянки данного транспортного средства по возвращении из рейса и окончании смены (рабочего дня) водителя транспортного средства (далее - парковка);

- дата и время выезда транспортного средства с парковки и его заезда на парковку;

- дата и время проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства;

- дата и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра.

Оформление путевого листа посредством проставления в уже созданном путевом листе вышеуказанных обязательных реквизитов возможно при условии сохранения остальных реквизитов путевого листа неизменными.

То есть с учетом приведенных разъяснений путевой лист можно составить и на длительный срок при ежедневном отправлении автомобиля в рейс, если в путевом листе будут заполняться реквизиты, которые имеют отношение к конкретному рейсу (смене, рабочему дню водителя).

Оформленные путевые листы должны регистрироваться в журнале регистрации путевых листов (п. 17 Приказа N 152). При этом может использоваться форма Журнала учета движения путевых листов, утв. постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 или разработанная самостоятельно.

Оформленные путевые листы должны храниться не менее 5 лет (п. 17 Приказа N 152).

______________________________

*(1) Однако и до 01.01.2013 (даты вступления в силу Закона N 402-ФЗ), как неоднократно разъяснял Минфин России, эти унифицированные формы являлись обязательными к применению только для автотранспортных организаций. Остальные же организации, эксплуатирующие автомобильный транспорт, могли разработать свою форму путевого листа, в которой должны были быть отражены все реквизиты, предусмотренные законодательством о бухгалтерском учете (письма Минфина России от 30.11.2012 N 03-03-07/51, от 16.03.2006 N 03-03-04/2/77). Такие же выводы можно встретить и в судебной практике (постановление АС Поволжского округа от 02.12.2016 N Ф06-15152/16).

Тема

Путевой лист: кому и зачем нужен

См. также

Расходы на содержание служебного транспорта (в целях налогообложения прибыли)

НДФЛ с компенсации за использование личного имущества работника

Формы документов

Примерные формы путевых листов и образцы их заполнения

Пример заполнения журнала учета движения путевых листов

Практические ситуации

Построить список