Энциклопедия решений. Как правильно оформить путевой лист (апрель 2025)

Как правильно оформить путевой лист

В настоящее время форму путевого листа организация или ИП вправе разработать самостоятельно. При этом за основу может быть принята соответствующая унифицированная форма, утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 N 78 (см. ч. 1 ст. 2, ч. 4 ст. 9, ст. 32 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ), а также постановление Пятого ААС от 28.12.2020 N 05АП-7125/20)*(1). При этом форма путевого листа, утвержденная руководителем организации или индивидуальным предпринимателем, должна содержать обязательные реквизиты первичного учетного документа, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ. Кроме того, при ее разработке следует учитывать требования приказа Минтранса России от 28.09.2022 N 390, которым утверждены Состав сведений, указанных в части 3 статьи 6 Федерального закона от 8 ноября 2007 г. N 259-ФЗ "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта", и порядок оформления или формирования путевого листа (далее - Приказ N 390).

Внимание

Если за основу формы путевого листа принята унифицированная форма, ее нужно дополнить недостающими реквизитами из числа обязательных реквизитов, предусмотренных Приказом N 390.

Согласно п. 1 Приказа N 390 путевой лист должен содержать следующие сведения:

1) срок действия путевого листа;

2) сведения о лице, оформившем путевой лист:

- для юридического лица указывается полное наименование, адрес в пределах местонахождения, номер телефона, ОГРН;

- для индивидуального предпринимателя (ИП) указывается фамилия, имя, отчество (при наличии), адрес регистрации по месту жительства, номер телефона, ОГРНИП;

- для физического лица, которое не является ИП и которому в соответствии с законодательством предоставлено право на осуществление деятельности по перевозке пассажиров и багажа легковым такси) указывается фамилия, имя, отчество (при наличии), адрес регистрации по месту жительства, номер телефона, ИНН (п. 4 Приказа N 390);

3) сведения о транспортном средстве:

- тип транспортного средства, марка и модель транспортного средства согласно паспорту транспортного средства, а в случае если транспортное средство используется с прицепом (полуприцепом) - марка и модель прицепа (полуприцепа);

- государственный регистрационный номер транспортного средства, а в случае если транспортное средство используется с прицепом (полуприцепом) - его регистрационный номер, и/или инвентарный номер (для троллейбусов и трамваев);

- дата (число, месяц, год), время (часы, минуты) и результат проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства (если его обязательное проведение предусмотрено законодательством); указанные сведения проставляются должностным лицом, ответственным за техническое состояние и безопасную эксплуатацию транспортных средств, назначаемым решением руководителя юридического лица ИП, и заверяются его подписью либо проставляются самим ИП с заверением его подписью (далее - ответственное должностное лицо);

- дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выпуска транспортного средства на линию и его возвращения (проставляются ответственным должностным лицом, заверяются его подписью);

- показания одометра (полные километры пробега) при выпуске транспортного средства на линию и при его возвращении с линии по завершении последнего рейса или при выполнении последнего заказа легкового такси физическими лицами, а также при приеме-сдаче транспортного средства последующему водителю по окончании рабочего дня (смены) предыдущего водителя (если на одно транспортное средство оформляется несколько путевых листов в бумажном виде); указанные сведения проставляются уполномоченным лицом, назначаемым решением руководителя юридического лица или ИП, или самим ИП (если ИП совмещает обязанности водителя), либо физическим лицом, осуществляющим перевозки легковым такси, и заверяются его подписью (пп. 5, 13, 14 Приказа N 390);

4) сведения о водителе (водителях) транспортного средства:

- фамилия, имя, отчество (при наличии);

- серия, номер и дата выдачи водительского удостоверения;

- страховой номер индивидуального лицевого счета;

- дата (число, месяц, год), время (часы, минуты), результат проведения предсменного, предрейсового и послесменного, послерейсового медицинского осмотра (если обязательное проведение послерейсового, послесменного медосмотра предусмотрено законодательством); данные сведения проставляются медицинским работником, проводившим соответствующий осмотр, и заверяются его подписью (пп. 6, 12 Приказа N 390);

5) сведения о виде перевозки, которые заполняются с учетом деления перевозок на 3 категории: 1) коммерческие перевозки; 2) перевозки для собственных нужд; 3) передвижение и работа специальных транспортных средств*(2). В свою очередь, коммерческие перевозки подразделяются на несколько подкатегорий (см. ниже). Соответственно, для коммерческих перевозок в путевом листе указывается информация о конкретной подкатегории перевозки.

Для удобства сведем сведения о виде перевозки в таблицу (см. в связи с этим п. 7 Приказа N 390, а также письмо Минтранса России от 03.03.2021 N Д3-468-ПГ):

Что перевозим	Вид перевозок, который указываем в путевом листе
Пассажиров и багаж по маршрутам регулярных перевозок	Регулярная перевозка пассажиров и багажа
Пассажиров и багаж по заказу (перевозка сотрудников организации в служебных целях на зафрахтованном автобусе, перевозка экскурсионных, туристических групп и т. д.)	Перевозка пассажиров и багажа по заказу
Пассажиров и багаж легковым такси	Перевозка пассажиров и багажа легковым такси
Лиц, кроме водителя, которые находятся в транспортном средстве (на нем), и (или) материальные объекты без заключения договора перевозки или договора фрахтования	Перевозка для собственных нужд
Грузы на условиях коммерческой перевозки (не для собственных нужд)	Перевозка грузов (на основании договора перевозки грузов или договора фрахтования (в том числе по договору аренды транспортного средства с экипажем)
Группу детей в автобусе в порядке организованной перевозки*(3), если такая перевозка осуществляется по договору фрахтования транспортного средства	Организованная перевозка групп детей автобусами
Работа автокранов пожарных автомобилей, автомобилей, оснащенных подъемниками с рабочими платформами, автоэвакуаторов, иных специальных транспортных средств	Передвижение и работа специальных транспортных средств

6) сведения о виде сообщения:

- городское;

- пригородное;

- междугородное (п. 8 Приказа N 390).

В путевой лист допускается включать дополнительные сведения, учитывающие особенности осуществления собственником (владельцем) транспортного средства деятельности, связанной с перевозкой пассажиров и багажа, грузов (п. 2 Приказа N 390).

Сведения о маршруте (пунктах отправления и назначения) не относятся к обязательным реквизитам путевого листа (см. постановление Тринадцатого ААС от 20.05.2021 N 13АП-8748/21). Однако представляется целесообразным включить такие сведения в форму путевого листа, разумеется, при наличии такой возможности с учетом условий использования автотранспорта. Это поможет подтвердить факт использования автомобиля в служебных целях, реальность перевозки груза или пассажира, обосновать расход горюче-смазочных материалов, что имеет значение, в частности, для принятия расходов на перевозки в целях налогообложения. Так, Пятнадцатый ААС в постановлении от 05.03.2019 N 15АП-995/19 указал, что в случае, если договор перевозки не заключался и покупатель собственным транспортом вывозит товар со склада грузоотправителя, то затраты на перевозку груза и факт его транспортировки подтверждаются путевым листом на транспортное средство (см. также постановления АС Западно-Сибирского округа от 05.03.2022 N Ф04-436/22, АС Западно-Сибирского округа от 29.01.2020 N Ф04-7334/19, Четырнадцатого ААС от 06.10.2020 N 14АП-503/20, Пятого ААС от 05.06.2019 N 05АП-10183/18). Для организаций бюджетной сферы или иных организаций - получателей субсидий наличие путевого листа с указанием в том числе маршрута следования автомобиля поможет обосновать расходование бюджетных средств на цели, связанные со служебными поездками, в частности, приобретение ГСМ (постановления АС Северо-Кавказского округа от 08.07.2020 N Ф08-5037/20, Пятнадцатого ААС от 29.12.2021 N 15АП-22564/21).

Путевой лист должен быть оформлен на бумажном носителе или сформирован в виде электронного путевого листа (п. 9 Приказа N 390)*(4). Если путевой лист формируется в электронном виде, то сведения, предусмотренные Приказом N 390, заверяются усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) или усиленной неквалифицированной электронной подписью, сертификат ключа проверки которой отвечает определенным требованиям (УНЭП)*(5) соответственно медицинского работника, ответственного должностного лица и т.д. При этом сведения о проведении обязательных медосмотров при формировании электронного путевого листа могут быть заверены только УКЭП, в отношении остальной информации, формируемой в электронном виде (о проведении предрейсового (предсменного) контроля технического состояния транспортного средства, дате и времени его выпуска на линию и т.д.), допускается ее заверение как УКЭП, так и УНЭП. При оформлении путевого листа в бумажном виде те же сведения заверяются собственноручной подписью упомянутых выше лиц (пп. 12, 13, 14 Приказа N 390).

Допускается оформление нескольких путевых листов на бумажных носителях на одно транспортное средство (далее также - ТС) раздельно на каждого водителя, в том числе на каждого последующего водителя после выпуска ТС на линию (п. 11 Приказа N 390). В этом случае дата, время и показания одометра при приеме-сдаче транспортного средства последующему водителю по окончании рабочего дня (смены) предыдущего водителя или при приеме транспортного средства последующим водителем в случае невозможности сдачи ТС предыдущим водителем должны быть проставлены и заверены собственноручной подписью водителя, который принимает ТС, с указанием его фамилии, имени и отчества (при наличии). Если такие путевые листы формируются в электронном виде (в форме электронного документа), те же данные заверяются УКЭП или УНЭП уполномоченного лица, назначаемого решением руководителя юридического лица или ИП с указанием фамилии, имени и отчества (при наличии) (п. 14 Приказа N 390).

Также допускается оформление (формирование) одного путевого листа на один рейс, если длительность рейса превышает продолжительность рабочего дня (смены) водителя (водителей), а также на несколько рейсов, если в течение рабочего дня (смены) водитель транспортного средства совершает один или несколько рейсов (п. 11 Приказа N 390).

В путевом листе фиксируются дата, время и результат проведения предсменного, предрейсового медицинского осмотра, проводимого перед началом рабочего дня (смены, рейса), и послесменного, послерейсового медицинского осмотра водителя, который проводится по окончании рабочего дня (смены, рейса). Результат проведения медосмотра проставляется в виде отметки "прошел предсменный (предрейсовый) медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен", "прошел послесменный (послерейсовый) медицинский осмотр" или "прошел послесменный (послерейсовый) медицинский осмотр, выявлены признаки" с указанием воздействия вредных и (или) опасных производственных факторов рабочей среды и трудового процесса на состояние здоровья работника, острого профессионального заболевания или отравления, признаков алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения.

Такие отметки проставляются медицинским работником, который проводил соответствующий осмотр, с указанием его фамилии, имени и отчества (при наличии), наименования медицинской организации (если медицинский работник состоит в штате медицинской организации), и заверяются его собственноручной подписью на бумажном носителе либо УКЭП в случае формирования электронного путевого листа.

Предсменные, предрейсовые, а также послесменные, послерейсовые медосмотры водителей могут проводиться медицинским работником удаленно, с использованием медицинских изделий, обеспечивающих автоматизированную дистанционную передачу информации о состоянии здоровья работников и дистанционный контроль состояния их здоровья. В таком случае, если путевой лист оформляется в бумажном виде, отметки о дате, времени и результате проведения медосмотра проставляются в нем работодателем водителя или ИП, физическим лицом, которые получили право заниматься деятельностью по перевозкам пассажиров, багажа легковым такси и лично управляют автомобилем; при этом в путевом листе также указываются фамилия, имя и отчество (при наличии) медицинского работника, наименование медицинской организации и уникальный номер квалифицированного сертификата медицинского работника, проводившего соответствующий медосмотр, даты начала и окончания его действия (п. 12 Приказа N 390, пп. 1, 3, 25 Порядка и периодичности проведения предсменных, предрейсовых, послесменных, послерейсовых медицинских осмотров, медицинских осмотров в течение рабочего дня (смены) и перечень включаемых в них исследований, утв. приказом Минздрава России от 30.05.2023 N 266н).

Если длительность рейса составляет более одного дня, то отметки о предрейсовом и послерейсовом медосмотрах ставятся соответственно перед рейсом и после него, а если водитель совершает один рейс и более в течение рабочего дня, - перед первым рейсом и после последнего рейса (письмо Минтранса России от 08.04.2019 N Д3-531-ПГ).

Срок действия путевого листа Приказом N 390 не ограничен. Как следует из п. 3 Приказа N 390, путевой лист может оформляться как на конкретную дату (календарный день), так и на более длительный период. Если путевой лист действует более чем один день, период его действия обозначается датами (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован. Сведения о сроке действия путевого листа указываются в путевом листе в обязательном порядке (подп. 1 п. 1, п. 3 Приказа N 390).

Приказ N 390 не исключает возможность оформления одного путевого листа на нескольких водителей транспортного средства. Более того, из подп. 4 п. 1, п. 6 этого Приказа прямо следует, что в путевом листе могут быть указаны сведения как об одном, так и о нескольких водителях, а п. 11 Приказа N 390 допускает внесение изменений в сведения о водителе (водителях) транспортного средства. Представляется, что при этом должна быть обеспечена идентификация отметок медицинского работника, проводившего предрейсовый (послерейсовый) медицинский осмотр, в части их отнесения к каждому водителю транспортного средства (см. в связи с этим письмо Минтранса России от 04.04.2019 N Д3-514-ПГ).

Минимальный срок хранения оформленного путевого листа составляет 5 лет (ст. 553 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденного приказом Росархива от 20.12.2019 N 236).

______________________________

*(1) Однако и до 01.01.2013 (даты вступления в силу Закона N 402-ФЗ), как неоднократно разъяснял Минфин России, эти унифицированные формы являлись обязательными к применению только для автотранспортных организаций. Остальные же организации, эксплуатирующие автомобильный транспорт, могли разработать свою форму путевого листа, в которой должны были быть отражены все реквизиты, предусмотренные законодательством о бухгалтерском учете (письма Минфина России от 30.11.2012 N 03-03-07/51, от 16.03.2006 N 03-03-04/2/77). Такие же выводы можно встретить и в судебной практике (постановление АС Поволжского округа от 02.12.2016 N Ф06-15152/16).

*(2) Под специальным транспортным средством понимается транспортное средство, предназначенное для выполнения специальных функций, для которых требуется специальное оборудование (автокраны, пожарные автомобили, автомобили, оснащенные подъемниками с рабочими платформами, автоэвакуаторы и т.д.) (п. 6 Технического регламента Таможенного союза ТР ТС 018/2011 "О безопасности колесных транспортных средств", утв. решением Комиссии Таможенного союза от 09.12.2011 N 877).

*(3) Под организованной перевозкой группы детей понимается перевозка в автобусе, не относящемся к маршрутному транспортному средству, группы детей численностью 8 и более человек, осуществляемая без их родителей или иных законных представителей (п. 1.2 Правил дорожного движения Российской Федерации, утв. постановлением Совета Министров - Правительства РФ от 23.10.1993 N 1090).

*(4) Формат электронного путевого листа утвержден приказом ФНС России от 17.02.2023 N ЕД-7-26/116@.

*(5) Участники электронного взаимодействия подписывают электронные перевозочные документы, включая путевой лист, усиленной квалифицированной электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью, сертификат ключа проверки которой создан и используется в инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме, в установленном Правительством РФ порядке и при условии организации взаимодействия физического лица с такой инфраструктурой с применением прошедших в установленном порядке процедуру оценки соответствия средств защиты информации (п. 2 ч. 1 ст. 18.1 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта", пп. 12, 13 Приказа N 390).

Тема

Путевой лист: кому и зачем нужен

См. также

Расходы на содержание служебного транспорта (в целях налогообложения прибыли)

НДФЛ с компенсации за использование личного имущества работника

Формы документов

Примерные формы путевых листов и образцы их заполнения

Еще...

Практические ситуации

Построить список