Энциклопедия решений. Хранение документов и отчетности по налогам и страховым взносам (ноябрь 2024)

Хранение документов налогового учета и отчетности

По общему правилу налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).

Аналогичное правило установлено и для налоговых агентов (пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ).

Четырехлетний срок хранения документов обусловлен "глубиной" налоговой проверки (три года плюс год, в котором она может быть осуществлена) (письмо Минфина России от 23.03.2016 N 03-02-08/16273). Из этого правила существует несколько исключений, когда проверяемый в ходе выездной налоговой проверки период может превышать три года. В этом случае увеличивается и срок хранения документов.

В рамках выездной налоговой проверки налогоплательщика - участника регионального инвестиционного проекта может быть проверен период, не превышающий пяти календарных лет, предшествующих году, в котором вынесено решение о проведении проверки. В связи с этим и срок хранения документов для таких налогоплательщиков увеличивается до шести лет (5 лет плюс год, в котором проверка может быть осуществлена) (п.п. 2, 3 ст. 89.2 НК РФ).

Внимание

Если на момент начала выездной налоговой проверки, с решением о проведении которой налогоплательщик ознакомлен в установленном НК РФ порядке, срок хранения первичных документов не истек, налогоплательщик обязан обеспечить сохранность этих документов, а также счетов-фактур на весь период проверки. В случае отсутствия этих документов налоговые органы вправе при проведении проверки определять суммы налогов расчетным методом на основании пп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ (постановления Президиума ВАС РФ от 22.06.2010 N 5/10, ФАС Восточно-Сибирского округа от 04.07.2012 N Ф02-2386/12).

С истечением сроков хранения документов запрашивать их у проверяемого лица налоговые органы не вправе.

Течение четырехлетнего срока начинается после налогового периода, в котором документ использовался в последний раз для:

- составления налоговой отчетности;

- начисления и уплаты налога;

- подтверждения полученных доходов и произведенных расходов (письма Минфина России от 19.06.2017 N 03-07-11/45829, от 30.03.2012 N 03-11-11/104).

Иными словами, отсчет указанного срока начинает исчисляться не с момента оформления документа (или, к примеру, его поступления в организацию), а с момента окончания налогового периода, в котором он был использован при исчислении налога.

Из этого следует, что, к примеру, документы, подтверждающие расходы, необходимо хранить все время, в течение которого эти расходы подлежат списанию плюс еще 4 года, предусмотренные НК РФ.

В тоже время бывает так, что в разных нормативных актах в отношении одного и того же документа могут быть предусмотрены различные сроки его хранения.

Данное обстоятельство не означает, что, к примеру, положения ст. 23 НК РФ и ст. 29 Закона о бухгалтерском учете в части сроков хранения первичных документов, противоречат друг другу. Просто в указанных нормах заложены разные предметы регулирования.

Учитывая, что на практике обособить такие документы, которые должны храниться четыре, пять или более лет, не всегда возможно, безопаснее руководствоваться тем документом, которым установлен более длительный срок хранения.

Поэтому при определении срока хранения документа, помимо НК РФ, необходимо также принимать во внимание сроки, установленные:

- Перечнем, утв. приказом Минкульта РФ от 25.08.2010 N 558 (далее - Перечень);

- Федеральным законом от 06.12.2011 N 402-ФЗ.

Пример

Пример 1

Организация в феврале 2016 года приобрела товары, предназначенные для дальнейшей реализации. В этом же месяце указанные товары были приняты к учету. По этой сделке от поставщика получены товарная накладная и счет-фактура. Оба документа были представлены на бумажном носителе.

Определим сроки хранения документов.

Товарная накладная признается первичным документом и служит как для целей налогообложения, так и для целей бухгалтерского учета. Учитывая разные сроки хранения, установленные законодательством (4 года - для целей налогообложения и 5 лет - для целей бухгалтерского учета, руководствуемся тем законодательным актом, которым установлен более длительный срок хранения, т.е. ч. 1 ст. 29 Закона N 402-ФЗ. Таким образом, товарную накладную можно будет уничтожить не ранее 1 января 2022 года (отсчет пятилетнего срока хранения накладной начинается с 01.01.2017).

От срока хранения товарной накладной отличается срок хранения счета-фактуры. Этот документ не является первичным и относится исключительно к сфере налогового учета. Следовательно, хранить счет-фактуру можно не более 4 лет со дня окончания налогового периода (квартала), в котором этот счет-фактура был зарегистрирован в книге покупок (ст. 368 Перечня). А, значит, хранение счета-фактуры заканчивается 31.03.2020 года (отсчет четырехлетнего срока хранения счета-фактуры начинается с 1 апреля 2016 года). Учитывая, что дела (документы) включаются в акт о выделении к уничтожению документов, срок хранения которых истек к 1 января года, в котором этот акт составляется (п. 2.4.5 Правил работы архивов (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002), счет-фактуру хранят до 31.12.2020 и только после этой даты (т.е. начиная с 01.01.2021) отражают в акте к уничтожению.

Пример 2

Изменим немного условия Примера 1.

Представим, что счет-фактура был получен в более позднем налоговом периоде (например, в январе 2017 года). Подтверждением факта его получения является конверт со штемпелем почтового отделения.

В этом же 1 квартале, налогоплательщик воспользовался своим правом на вычет.

Учитывая данные обстоятельства, отсчет срока хранения счета-фактуры начинается с 01.04.2017 и заканчивается 31.03.2021. Соответственно, включить этот счет-фактуру на уничтожение возможно не ранее 01.01.2022.

Если право на вычет будет реализовано еще позже, то не забудьте продлить и срок хранения товарной накладной. Так как в этом случае накладная является документом, подтверждающим факт принятия товара к учету.

Пример 3

Исходя из положений НК РФ Сведения о доходах физических лиц (форма 2-НДФЛ) должна храниться 4 года после окончания налогового периода, за который эта справка была составлена. То есть срок хранения справок за 2015 год истекает 01.01.2020 (отсчет срока начинается с 01.01.2016).

Однако согласно ст. 396 Перечня указанные сведения должны храниться 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы - 75 лет.

Следовательно, уничтожать справки 2-НДФЛ по истечении четырехлетнего срока, установленного НК РФ, нецелесообразно.

Более подробно порядок исчисления сроков хранения документов для целей налогообложения представлен в Таблице.

Хранение документов налогового учета может осуществляться не только на бумажном носителе, но и в электронной форме (письмо Минфина России от 23.03.2016 N 03-02-08/16273). Распечатывать такие документы и хранить их в бумажном виде не нужно (письмо Минфина России от 13.01.2016 N 03-03-06/1/259).

Хранение документов должен организовать руководитель (п. 2 Информации Минфина России от 11.09.2015 N ПЗ-13/2015). При этом ответственным за хранение может быть назначен работник организации (индивидуального предпринимателя).

Уничтожить документы, имеющие отношение к исчислению и уплате налогов, можно только по истечении законодательно установленного срока их хранения. Проведенная налоговым органом проверка в отношении таких документов основанием для их уничтожения не является.

Таблица

Сроки хранения документов для целей налогового учета и порядок их исчисления

Вид документов	Исчисление срока хранения документов
Документы, отражающие формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, в частности: - товарная накладная; - акт выполненных работ; - акт приемки-передачи	В течение всего срока начисления амортизации + четыре года после окончания года, в котором начисление амортизации завершилось и имущество было реализовано или ликвидировано (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ; письмо Минфина России от 12.02.2016 N 03-03-06/1/7604) Пример Здание приобретено в 2010 году и в этом же году было принято к учету. Срок полезного использования - 32 года. В 2020 году здание было продано. Соответственно, документы, подтверждающие его первоначальную стоимость, должны храниться до 31.12.2024 (10 лет, в течение которых оно использовалось, и плюс еще 4 года)
Документы, подтверждающие расходы на обучение работников (п. 3 ст. 264 НК РФ): - договор с образовательным учреждением; - приказ руководителя о направлении сотрудника на обучение; - учебная программа образовательного учреждения с указанием количества часов посещений; - сертификат или иной документ, подтверждающий, что сотрудники прошли обучение; - акт об оказании услуг (письмо Минфина России от 21.04.2010 N 03-03-06/2/77)	В течение всего срока действия соответствующего договора с образовательным учреждением и одного года работы физического лица, но не менее четырех лет (абзац 4 п. 3 ст. 264 НК РФ)
Документы, подтверждающие наличие дебиторской задолженности: - первичные документы, (накладные, акты); - платежные поручения; - акты сверки; - гарантийные письма; - иные документы (например, договоры)	Четыре года с момента признания дебиторской задолженности безнадежной и списания ее в расходы (пп. 2 п. 2 ст. 265, п. 2 ст. 266 НК РФ)
Документы, подтверждающие расходы на приобретение имущественных прав	Расходы в виде цены приобретения имущественных прав, а также расходов, связанных с их приобретением, учитываются на момент реализации этих прав (пп. 2.1 п. 1 ст. 268 НК РФ). Соответственно, отсчет четырехлетнего срока хранения начинается после окончания года, в котором это имущественное право было реализовано
Документы, подтверждающие стоимость приобретения ценных бумаг: - договор купли-продажи, либо иной договор, содержащий в себе в качестве одного из существенных условий цену сделки; - акты приема-передачи ценных бумаг; - платежные документы.	Четыре года с момента окончания налогового периода, в котором произошла реализация ценных бумаг. Расходы при реализации ценных бумаг имеют, так называемый, отложенный характер, то есть учитываются не в периоде фактически осуществления расходов (не в том периоде, когда их приобрели), а включаются в налоговую базу в периоде реализации указанных ценных бумаг (пп. 7 п. 7 ст. 272 НК РФ, постановление Девятого ААС от 19.03.2013 N 09АП-2671/2013)
Документы, подтверждающие понесенные убытки: - первичные документы, подтверждающие размер сформированного убытка (письмо Минфина РФ от 25.05.2012 N 03-03-06/1/278; постановление Президиума ВАС РФ от 24.07.2012 N 3546/12); - налоговые регистры; - налоговые декларации	В течение всего срока списания убытка в расходы (но не более 10 лет) + 4 года с момента учета его в расходах (п. 4 ст. 383 НК РФ, абз. 7 п. 7 ст. 346.18, абз. 7 п. 5 ст. 346.6, абз. 9 п. 16 ст. 214.1 НК РФ) Пример Налогоплательщик, применяющий УСН (объект "доходы минус расходы" получил убыток в 2015 году. Впоследствии этот убыток был учтен в составе расходов (в 2016, 2017 и 2018 г.г.). Следовательно, все необходимые документы должны храниться с момента получения убытка по 2022 год включительно)
Журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок (доплисты к ним), книги продаж (доплисты к ним)	Не менее четырех лет с даты внесения в них последней записи (абз. 5 п. 13 Правил ведения журнала, абз. 4 п. 24 Правил ведения книги покупок, абз. 4 п. 22 Правил ведения книги продаж, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137)
Документы, не регистрируемые в журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур, перечень которых приведен в п. 15 Правил ведения журнала, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137	Не менее четырех лет с даты внесения в них последней записи (абз. 1 п. 15 Правил ведения журнала)
Регистры налогового учета, налоговые декларации, налоговые расчеты по авансовым платежам и т.д.	В течение пяти лет после окончания того периода, за который они составлены (ст.ст. 382, 392, 394 и 396 Раздела 4.1 Перечня) Пример Налоговые декларации за 2015 год не могут быть уничтожены ранее 2021 года.
Данные бухгалтерского и налогового учета и другие документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, при исчислении которых были использованы налоговые льготы, предусмотренные для участников региональных инвестиционных проектов, а также документы, подтверждающие соответствие показателей реализации регионального инвестиционного проекта требованиям к таким проектам и (или) его участникам, установленные НК РФ и (или) законами субъектов РФ	В течение шести лет с момента, когда указанные документы использовались в последний раз для: - составления налоговой отчетности; - начисления и уплаты налога; - подтверждения полученных доходов и произведенных расходов. Указанный срок связан с тем, что проверяемый в ходе выездной налоговой проверки период составляет пять лет ((п.п. 2, 3 ст. 89.2 НК РФ)
Документы, подтверждающие правильность исчисления и уплату налога с применением коэффициента, характеризующего способ добычи кондиционных руд черных металлов	В течение всего срока применения указанного коэффициента (п. 4 ст. 342.1 НК РФ)
Первичные документы, связанные с исчислением и уплатой налогов, при выполнении соглашения о разделе продукции	В течение всего срока действия соглашения (п. 2 ст. 346.42 НК РФ). Данное требование связано с тем, что выездной налоговой проверкой может быть охвачен любой период в течение срока действия соглашения с учетом положений ст. 87 НК РФ, начиная с года вступления соглашения в силу (п. 1 ст. 346.42 НК РФ)

Тема

Хранение, уничтожение и восстановление документов организаций и индивидуальных предпринимателей

См. также

Документы, подтверждающие убытки, в целях переноса налоговых убытков на будущее

Хранение первичных документов, учетных регистров и бухгалтерской отчетности

Непредставление налоговому органу запрашиваемых пояснений, документов и (или) наличие информации об их уничтожении, порче и т.п.

Проверяемый период при проведении выездной налоговой проверки

Хранение первичных и отчетных документов в электронном виде

Уничтожение документов с истекшим сроком хранения

Практические ситуации

Построить список