Энциклопедия решений. Передача документов в архив при ликвидации юридического лица (январь 2025)

Передача документов при ликвидации юридического лица

Передача документов ликвидируемой организации входит в обязанность ликвидационной комиссии (п. 9.7.5 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, далее - Правила работы архивов).

Документы, образовавшиеся в процессе деятельности такой организации, а именно:

- документы, сроки временного хранения которых не истекли;

- по личному составу;

- включенные в состав Архивного фонда РФ,

передаются на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив.

Место хранения архива (кроме документов по личному составу работников, передаваемых в государственный архив) определяется председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.

При ликвидации организаций - источников комплектования государственных (муниципальных) архивов, в состав ликвидационной комиссии включается представитель государственного (муниципального) архива (п. 7.1 Правил N 526).

Передаче документов в архив предшествует экспертиза ценности документов.

По результатам проведенной экспертизы из документов формируются дела (п.п. 4.19 - 4-30 Правил N 526), на которые составляются описи по формам, установленным приложениями N 14, 15, 16, 17, 18 к Правилам N 526 (п. 5.5 Правил N 526).

Документы ликвидируемой без правопреемника организации, срок хранения которых на момент ликвидации истек, уничтожаются.

Остальные документы передаются в государственный (муниципальный) архив.

Для передачи документов ликвидационная комиссия заключает договор с архивом (ч. 17 ст. 3, ч. 3 ст. 21, ч.ч. 8, 10 ст. 23, Закона N 125-ФЗ, п. 2.7 Правил N 526). Заключить такой договор можно с любым государственным или муниципальным архивом, музеем, библиотекой или организацией Российской академии наук. Однако по практическим соображениям целесообразно заключать договор по месту фактического расположения организации.

Передаваемые дела нужно систематизировать, пронумеровать и подшить. Передача оформляется актом, форма которого установлена приложением N 20 к Правилам N 526. За неисполнение указанных требований членам ликвидационной комиссии грозит штраф в соответствии со ст. 13.25 КоАП РФ.

После передачи документов в государственный (муниципальный) архив уже работники архива должны будут отслеживать сроки хранения переданных им документов, а также уничтожать их по истечении сроков хранения.

Темы

Хранение, уничтожение и восстановление документов организаций и индивидуальных предпринимателей

Ликвидация юридического лица

См. также

Хранение документов АО

Хранение документов ООО

Формы документов

Акт об уничтожении документов, срок хранения которых истек

Акт приема-передачи документов на хранение в архив