Энциклопедия решений. Заполнение 6-НДФЛ при выплате отпускных (с отчета за 2021 г. по отчет за 2022 г.)

Заполнение 6-НДФЛ при выплате отпускных

Средний заработок, сохраняемый на период ежегодного отпуска, не является оплатой труда, поскольку период отпуска относится ко времени отдыха, то есть времени, в течение которого работник не выполняет никаких трудовых обязанностей (ст.ст. 106, 107, 114, 139 ТК РФ).

В связи с этим при отражении в Расчете 6-НДФЛ операций по начислению и выплате доходов в виде отпускных необходимо руководствоваться следующими правилами:

1. Дату фактического получения дохода при выплате сотруднику отпускных определяют на день их выплаты (постановление Президиума ВАС РФ от 07.02.2012 N 11709/11; письмо Минфина России от 26.01.2015 N 03-04-06/2187). При этом не имеет значения, когда начинается и заканчивается отпуск.

То есть в Расчете 6-НДФЛ отражаются только фактически выплаченные отпускные. Начисленные отпускные, но не выплаченные, в 6-НДФЛ не отражаются.

2. Удержание НДФЛ с отпускных также производят на дату их выплаты (п. 4 ст. 226 НК РФ).

3. Срок перечисления НДФЛ с доходов в виде отпускных определяют как последнее число месяца, в котором фактически произведена выплата отпускных (т.е., 31 января, 28 (29) февраля и т.п.). Соответственно, именно эта дата должна указываться по строке 120 Раздела 2 Расчета (письмо ФНС России от 01.08.2016 N БС-3-11/3504@).

Ситуация 1: Сотрудник уходит в отпуск с 12 октября. Отпускные были выплачены сотруднику 09.10.2017.

В Разделе 1 Расчета за год следует отразить:

- по строке 020 - сумму отпускных (с учетом НДФЛ) в общей сумме доходов;

- по строке 040 и строке 070 - НДФЛ, исчисленный с этой суммы.

В Разделе 2 Расчета за год:

- по строке 100 и по строке 110 - дата выплаты отпускных (09.10.2017);

- по строке 120 - 31.10.2017 (последний день месяца, в котором отпускные были выплачены);

- по строке 130 - сумма отпускных (с учетом НДФЛ);

- по строке 140 - сумма налога, исчисленная с отпускных, указанных в строке 130.

Ситуация 2: Работник уходит в отпуск с 09.01.2018. С учетом новогодних каникул, отпускные работнику были выплачены 29.12.2017. Следовательно, данная выплата и сумма, исчисленного и удержанного с отпускных налога, обязательно должны быть отражены в Разделе 1 Расчета за 2017 год (строки 020, 040 и 070) (письмо ФНС России от 05.04.2017 N БС-4-11/6420@).

При этом в Разделе 2 данная операция будет отражена только в Расчете за 1 квартал 2018 года:

- по строке 100 указывается 29.12.2017;

- по строке 110 - 29.12.2017;

- по строке 120 - 09.01.2018;

- по строкам 130 и 140 - соответствующие суммовые показатели (письмо ФНС России от 01.08.2016 N БС-3-11/3504@).

Объясняется это следующим.

Датой фактического получения дохода (в виде отпускных) является день их выплаты, т.е. день выдачи отпускных из кассы либо дата их перечисления на банковскую карту работника. В нашем случае - это 29 декабря 2017 года.

По строке 110 формы 6-НДФЛ указывается дата, когда организация удержала налог с дохода работника. Учитывая, что удержание НДФЛ с отпускных производится на дату их выплаты, даты, отражаемые по строкам 100 и 110, будут совпадать.

По строке 120 Раздела 2 при выплате отпускных датой, не позднее которой НДФЛ должен быть перечислен в бюджет, является последнее число месяца, в котором была осуществлена выплата. Кроме того, при ее заполнении требуется соблюдать и правило переноса сроков, согласно которому если последний день срока приходится на день, признаваемый выходным и (или) нерабочим праздничным днем, днем окончания срока будет считаться ближайший следующий за ним рабочий день (п. 7 ст. 6.1 НК РФ).

В нашем примере таким "ближайшим рабочим днем" будет являться только 9 января 2018 года (30 - 31 декабря 2017 г. - выходные; с 01.01.2017 по 08.01.2017 - новогодние каникулы).

Перерасчет отпускных

В некоторых случаях, к примеру при переносе части неиспользованного отпуска на другой период, при уточнении среднего заработка (к примеру, при расчете не учтена годовая премия) и т.п., отпускные нужно пересчитать.

Все перерасчеты (связанные как с доначислением, так и с уменьшением отпускных) отражаются в Расчете 6-НДФЛ по общим правилам, в том периоде, в котором они фактически осуществлены. Подавать в инспекцию уточненный расчет за тот квартал, в котором была выплачена основная сумма отпускных, в этом случае не нужно.

В связи с этим, при перерасчете отпускных:

в Разделе 1 Расчета отражаются:

- по строке 20 - итоговая сумма с учетом произведенного перерасчета (т.е. с учетом доплаченной (уменьшенной) суммы отпускных) (письмо ФНС России от 24.05.2016 N БС-4-11/9248);

- по строкам 040 и 070 - сумма исчисленного (и удержанного соответственно) налога с доходов, указанных по строке 020 (то есть с учетом корректировок).

Раздел 2 заполняется как обычно.

Тема

Представление налоговыми агентами расчета исчисленных и удержанных сумм НДФЛ по форме 6-НДФЛ

См. также

Налогообложение отпускных

Оплата ежегодного отпуска. Расчет отпускных

Пример расчета среднего заработка за период ежегодного оплачиваемого отпуска

Практические ситуации

Построить список