Энциклопедия решений. Как налоговому агенту заполнить и представить расчет по форме 6-НДФЛ? (ноябрь 2023)

Представление налоговыми агентами расчета исчисленных и удержанных сумм НДФЛ по форме 6-НДФЛ

С 1 января 2016 года налоговые агенты по НДФЛ (российские организации и ИП) обязаны представлять в налоговый орган по месту своего учета новую форму отчетности: расчет сумм НДФЛ, исчисленных и удержанных налоговым агентом, за первый квартал, полугодие, девять месяцев и год. Сдавать расчет придется не позднее последнего дня месяца, следующего за соответствующим периодом, за год - не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом (третий абзац п. 2 ст. 230 НК РФ).

Внимание

Обязанность по представлению в налоговый орган расчета по форме 6-НДФЛ у организаций и индивидуальных предпринимателей возникает в случае, если они в соответствии со ст. 226 и п. 2 ст. 226.1 НК РФ признаются налоговыми агентами (см. также письмо ФНС России от 23.03.2016 N БС-4-11/4958@).

Отчитываться надо по форме 6-НДФЛ "Расчет сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом", утвержденной приказом ФНС России от 14.10.2015 N ММВ-7-11/450@. Также приказ содержит порядок заполнения и представления расчета (далее - Порядок) и формат для подачи 6-НДФЛ в электронном виде.

Внимание

Приказом ФНС России от 17.01.2018 N ММВ-7-11/18@ внесены изменения в форму 6-НДФЛ, порядок заполнения и формат ее представления в электронной форме. Приказ вступает в силу с 26 марта 2018 года.

Основные поправки касаются представления расчета правопреемником реорганизованного налогового агента. В титульном листе формы теперь будет отображаться код реорганизации (ликвидации) юрлица, а также ИНН/КПП реорганизованного юрлица, которые были присвоены до реорганизации. Приводятся коды форм реорганизации/ликвидации. Если расчет представляется не за реорганизованную организацию, то по реквизиту "ИНН/КПП реорганизованной организации (обособленного подразделения)" указываются прочерки.

Для крупнейших налогоплательщиков в титульном листе ИНН и КПП по месту нахождения организации указываются согласно свидетельству о постановке на учет российской организации в налоговом органе по месту нахождения (5 и 6 разряд КПП - "01").

Кроме того, изменились коды мест представления расчета. В частности, появился новый код 124 "По месту жительства члена (главы) крестьянского (фермерского) хозяйства", а код 212 "По месту учета российской организации" - исключен (вместо него будет применять новый код 214 "По месту нахождения российской организации, не являющейся крупнейшим налогоплательщиком").

На титульном листе изменен штрих код.

ФНС разъясняет, что представить расчет 6-НДФЛ за 2017 год можно как по форме без изменений, внесенных приказом ФНС России 17.01.2018 N ММВ-7-11/18@, так и по обновленной форме (см. письмо от 20.03.2018 N ГД-4-11/5095@).

Расчет по форме 6-НДФЛ представляет собой документ, содержащий обобщенную налоговым агентом информацию в целом по всем физическим лицам, получившим доходы от этого налогового агента (обособленного подразделения налогового агента) (шестой абзац п. 1 ст. 80 НК РФ):

- о суммах начисленных и выплаченных доходов;

- о суммах предоставленных налоговых вычетов;

- об исчисленных и удержанных суммах НДФЛ;

- о других данных, служащих основанием для исчисления налога.

Согласно п. 1.1 Раздела I Порядка расчет по форме 6-НДФЛ заполняется на основании данных учета доходов, начисленных и выплаченных физическим лицам налоговым агентом, предоставленных физическим лицам налоговых вычетов, исчисленного и удержанного НДФЛ, содержащихся в регистрах налогового учета.

Таким образом, в отличие от справки 2-НДФЛ, форма 6-НДФЛ заполняется в целом по всем налогоплательщикам - физическим лицам, получившим доход от налогового агента. При этом ежегодное представление справок 2-НДФЛ по каждому налогоплательщику по-прежнему обязательно (второй абзац п. 2 ст. 230 НК РФ).

Форма расчета 6-НДФЛ состоит из:

- Титульного листа. См. также рекомендации по заполнению Титульного листа;

- Раздела 1 "Обобщенные показатели". См. также рекомендации по заполнению Раздела 1;

- Раздела 2 "Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного налога на доходы физических лиц". См. также рекомендации по заполнению Раздела 2.

Доходы, не подлежащие налогообложению (освобождаемые от налогообложения), перечисленные в ст. 217 НК РФ, не отражаются в расчете по форме 6-НДФЛ (см. письмо ФНС России от 23.03.2016 N БС-4-11/4901). Также не надо отражать в нем доходы иностранных физлиц, не подлежащие налогообложению в РФ в силу международного договора согласно п. 5 ст. 232 НК РФ (см. письмо ФНС России от 13.04.2016 N БС-4-11/6417@), и доходы, полученные работником, признаваемым налоговым резидентом РФ, от источников за пределами РФ (см. письмо ФНС России от 27.03.2017 N БС-4-11/5602@).

Примечание

В письме от 27.12.2016 N БС-4-11/25114@ ФНС России разъяснила, что в случае снятия с учета организации (обособленного подразделения) в налоговом органе по прежнему месту нахождения организации (ОП) и постановки на учет в налоговом органе по новому месту карточка "Расчеты с бюджетом" по НДФЛ этой организации (ОП) подлежит передаче в налоговый орган по новому месту нахождения. Все данные о недоимках и переплатах налоговый орган по прежнему месту нахождения передает в налоговый орган по новому месту, в котором открываются одновременно карточки РСБ с ОКТМО по прежнему месту нахождения и с ОКТМО по новому месту.

В связи с этим после постановки на учет в налоговом органе по новому месту нахождения организация/подразделение (налоговый агент) представляет в налоговый орган по новому месту нахождения справки по форме 2-НДФЛ и расчеты по форме 6-НДФЛ, а именно:

- 2-НДФЛ и 6-НДФЛ за период постановки на учет в налоговом органе по прежнему месту нахождения, указывая ОКТМО по прежнему месту нахождения организации (обособленного подразделения);

- 2-НДФЛ и 6-НДФЛ за период после постановки на учет в налоговом органе по новому месту нахождения, указывая ОКТМО по новому месту нахождения организации (обособленного подразделения).

При этом в справках по форме 2-НДФЛ и расчете по форме 6-НДФЛ указывается КПП организации (обособленного подразделения), присвоенный налоговым органом по новому месту нахождения организации (обособленного подразделения).

Раздел 1 заполняется нарастающим итогом за первый квартал, полугодие, девять месяцев и год. В разделе 2 расчета по форме 6-НДФЛ за соответствующий отчетный период отражаются те операции, которые произведены за последние три месяца этого отчетного периода (см. письма ФНС России от 23.03.2016 N БС-4-11/4901, от 25.02.2016 N БС-4-11/3058@), то есть не нарастающим итогом.

В письме ФНС России от 24.11.2015 N БС-4-11/20483@ указано, что строка 100 раздела 2 "Дата фактического получения дохода" заполняется на основании ст. 223 НК РФ. С 2016 года и для зарплаты, и для командировочных это последний день месяца. Причем датой фактического получения дохода признается последний день месяца независимо от того, выпадает указанная дата на выходной или нерабочий праздничный день (см. письмо ФНС России от 16.05.2016 N БС-3-11/2169). Значит, в строке 100 по таким доходам всегда указывается последнее число календарного месяца.

Обратите внимание, что равенство показателей строки 040 "Сумма исчисленного налога" и строки 070 "Сумма удержанного налога" раздела 1 расчета не предусмотрено (см. письмо ФНС России от 23.03.2016 N БС-4-11/4901).

Строка 110 раздела 2 "Дата удержания налога" заполняется с учетом положений п. 4 ст. 226 и п. 7 ст. 226.1 НК РФ (см. письмо ФНС России от 25.02.2016 N БС-4-11/3058@).

По строке 120 раздела 2 "Срок перечисления налога" указывается дата в соответствии с положениями п. 6 ст. 226 и п. 9 ст. 226.1 НК РФ, не позднее которой должна быть перечислена сумма НДФЛ (см. письмо ФНС России от 20.01.2016 N БС-4-11/546@). То есть либо день, следующий за днем выплаты налогоплательщику дохода, либо последнее число месяца, в котором производились выплаты больничных и отпускных, а при выплатах по операциям с ценными бумагами - наиболее ранняя из дат:

1) окончания соответствующего налогового периода;

2) истечения срока действия последнего по дате начала действия договора, на основании которого налоговый агент осуществляет выплату налогоплательщику дохода, в отношении которого он признается налоговым агентом;

3) выплаты денежных средств (передачи ценных бумаг).

Если в отношении различных видов доходов, имеющих одну дату их фактического получения, имеются различные сроки перечисления налога на доходы физических лиц, то строки 100 - 140 раздела 2 расчета по форме 6-НДФЛ заполняются по каждому сроку перечисления налога отдельно (см. письмо ФНС России от 24.03.2016 N БС-4-11/5106).

Также обратите внимание на письмо ФНС России от 01.08.2016 N БС-4-11/13984@, в котором приведены подробные разъяснения и примеры заполнения 6-НДФЛ для множества разных случаев.

Внимание

См. рекомендации и примеры заполнения Расчета в отдельных ситуациях:

- при выплате зарплаты;

- при выплате отпускных;

- при выплате премий;

- при выплате пособия по временной нетрудоспособности и пособия по беременности и родам;

- при оказании материальной помощи;

- при выплате дивидендов;

- при получении дохода в виде материальной выгоды, полученной от экономии на процентах за пользование заемными (кредитными) средствами;

- при выплате дохода в натуральной форме (вручение подарка);

- при предоставлении работникам налоговых вычетов;

- при возврате работнику НДФЛ;

- при уплате иностранным работником фиксированных авансовых платежей;

- при выплате вознаграждения по договору гражданско-правового характера;

- при смене налогового резидентства;

- при неудержании налоговым агентом НДФЛ с выплаты по ГПД;

- при отпуске с последующим увольнением

Форма 6-НДФЛ представляется налоговым агентом в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи. Если получивших доходы в налоговом периоде физических лиц меньше 25 человек, налоговые агенты могут представлять расчет сумм налога на бумажных носителях (седьмой абзац п. 2 ст. 230 НК РФ, п. 5.1 Порядка, см. также письмо ФНС России от 05.11.2015 N БС-4-11/19263). Расчет на бумажном носителе представляется только в виде утвержденной машиноориентированной формы, заполненной от руки либо распечатанной на принтере (п. 5.3 Порядка). Если налогоплательщиков, получивших доходы за налоговый период, ровно 25 или больше, то принимается только электронная форма расчета.

Поскольку форма 6-НДФЛ содержит обобщенную налоговым агентом информацию в целом по всем физическим лицам, получившим доходы от налогового агента, в том числе о датах и суммах фактически полученных доходов и удержанного НДФЛ, при отсутствии операций по выплате доходов физлицам, представление налоговым агентом "нулевого" расчета 6-НДФЛ не предусмотрено (см. письмо ИФНС России N 16 по г. Москве от 02.03.2016 N 20-11/05588@).

Место представления расчета по форме 6-НДФЛ зависит от категории налогового агента: (п. 2 ст. 230 НК РФ):

Категория налогового агента	Место представления расчета
Российские организации и ИП	Налоговый орган по месту своего учета
Российские организации, имеющие обособленные подразделения	Налоговый орган по месту нахождения таких обособленных подразделений (в отношении физических лиц, получивших доходы от обособленных подразделений)
Организации, отнесенные к категории крупнейших налогоплательщиков	Налоговый орган по месту учета в качестве крупнейшего налогоплательщика либо в налоговый орган по месту учета такого налогоплательщика по соответствующему обособленному подразделению (отдельно по каждому обособленному подразделению)
Индивидуальные предприниматели, которые состоят на учете в налоговом органе по месту осуществления деятельности в связи с применением системы налогообложения в виде ЕНВД и (или) ПСН	Налоговый орган по месту учета ИП в связи с осуществлением деятельности, облагаемой ПСН и (или) ЕНВД

ФНС России в письме от 28.12.2015 N БС-4-11/23129 разъясняла, что расчет по форме 6-НДФЛ заполняется налоговым агентом отдельно по каждому обособленному подразделению, даже если они состоят на учете в одном налоговом органе. А в письме ФНС России от 05.10.2016 N БС-4-11/18870@ сказано, что если организация, имеющая несколько ОП, например, в Москве, на территориях, подведомственных разным налоговым органам, поставлена на учет по месту нахождения одного из них (с присвоением только этому обособленному подразделению КПП), то НДФЛ с доходов работников всех обособленных подразделений, находящихся в Москве, перечисляется в бюджет по месту учета такого ответственного подразделения. Соответственно, расчет по форме 6-НДФЛ заполняется в отношении работников всех подразделений, находящихся в Москве, с указанием КПП ответственного обособленного подразделения и должен быть представлен по месту учета этого подразделения.

В случае заполнения расчета по форме 6-НДФЛ организацией, имеющей обособленные подразделения, в поле "КПП" указывается КПП по месту учета организации по месту нахождения ее обособленного подразделения. При указании организацией, имеющей обособленные подразделения, в 6-НДФЛ некорректного КПП, представляется уточненный расчет. При этом по строке "Номер корректировки" при представлении уточненного расчета по форме 6-НДФЛ указывается номер соответствующей корректировки ("001", "002" и так далее). См. письмо ФНС России от 23.03.2016 N БС-4-11/4900@.

В письме ФНС России от 07.07.2017 N БС-4-11/13281@ разъяснено, что при представлении расчета по форме 6-НДФЛ обособленных подразделений в титульной части следует указывать ИНН головной организации, КПП филиала, ОКТМО по месту нахождения рабочих мест физлиц - получателей дохода с указанием этого же ОКТМО в платежных документах, которыми производится уплата налога за физических лиц - получателей дохода. Технически обеспечена возможность представления нескольких актуальных расчетов по форме 6-НДФЛ за один налоговый период с одним номером корректировки, различающихся хотя бы одним из реквизитов (ИНН, КПП, ОКТМО).

Непредставление налоговым агентом расчета в течение 10 рабочих дней по истечении установленного для этого срока является основанием для приостановления операций по счетам в банке (п. 3.2 ст. 76 НК РФ). Кроме того, непредставление формы 6-НДФЛ в установленный срок влечет взыскание штрафа с налогового агента в размере 1000 рублей за каждый полный или неполный месяц со дня, установленного для его представления (п. 1.2 ст. 126 НК РФ).

Исполнение обязанностей по представлению отчетности по НДФЛ при реорганизации

С 1 января 2018 года в случае неисполнения реорганизованной (реорганизуемой) организацией (независимо от формы реорганизации) до момента завершения реорганизации обязанностей, предусмотренных ст. 230 НК РФ, сведения, предусмотренные пунктами 2 и 4 ст. 230 НК РФ, подлежат представлению правопреемником (правопреемниками) в налоговый орган по месту своего учета. При наличии нескольких правопреемников обязанность каждого из них определяется на основании передаточного акта или разделительного баланса (п. 5 ст. 230 НК РФ).

Соответствующие поправки внесены в форму 6-НДФЛ.

По мнению ФНС, в случае формирования Расчета при ликвидации организации - налогового агента с указанием в поле "Форма реорганизации (ликвидация) (код)" значения "0", поля "ИНН/КПП реорганизованной организации" можно не заполнять в связи с тем, что указанная информация подлежит отражению в полях "ИНН" и "КПП" (см. письмо ФНС России от 01.02.2018 N ГД-4-11/1804).

Тема

Исчисление и уплата НДФЛ налоговыми агентами

См. также

Памятка по составлению расчета по форме 6-НДФЛ

Уточненный Расчет по форме 6-НДФЛ

Проверка правильности заполнения формы 6-НДФЛ

Ответственность налоговых агентов за непредставление расчета сумм НДФЛ (п. 1.2 ст. 126 НК РФ)

Ответственность налоговых агентов за представление документов, содержащих недостоверные сведения (ст. 126.1 НК РФ)

Представление налоговыми агентами сведений о доходах физлиц и удержанном налоге по форме 2-НДФЛ

Камеральная налоговая проверка справок 2-НДФЛ и расчета 6-НДФЛ

Перечисление налоговыми агентами удержанного НДФЛ в бюджет. Сроки уплаты

Исчисление и уплата НДФЛ налоговыми агентами, имеющими обособленные подразделения

Формы документов

Пример заполнения 6-НДФЛ

Письмо о причинах непредставления 6-НДФЛ

Практические ситуации

Построить список