Энциклопедия решений. Как сдать отчет СЗВ-ТД (за периоды до 31 декабря 2022 года)

Как сдать отчет СЗВ-ТД (за периоды до 31 декабря 2022 года)

Внимание

С 1 января 2023 года ПФР и ФСС РФ объединены в единый социальный фонд. В связи с этим отчетность в фонды тоже соединили в одну форму - ЕФС-1, которая объединила в себе 4-ФСС, СЗВ-СТАЖ, СЗВ-ТД и ДСВ-3.

За периоды 2022 года отчетность нужно подавать в порядке и по формам, которые действовали на тот момент. Это касается и уточненной отчетности.

Согласно разъяснениям ПФР при определении формы, по которой представляются сведения, необходимо ориентироваться на период, в котором издан приказ о кадровом мероприятии: в случае издания приказа до 1 января 2023 г. представляется форма СЗВ-ТД, если дата издания приказа после 1 января 2023 г. - форма ЕФС-1.

Таким образом, последний раз форму СЗВ-ТД необходимо представить за декабрь 2022 года в срок до 16 января 2023 года.

Смотрите в этом материале:

- кто должен сдавать форму СЗВ-ТД?

- в каких случаях следует представить сведения?

- представление СЗВ-ТД в отношении мобилизованных работников;

- документы, служащие основанием для заполнения СЗВ-ТД;

- срок представления;

- способ представления;

- дата представления СЗВ-ТД;

- как заполнить СЗВ-ТД;

- как отразить сведения о совместителях;

- как и когда отражается информация о запрете занимать должность;

- как отразить сведения об установлении (присвоении) работнику разряда (класса);

- представление обособленными подразделениями форм СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ и СЗВ-ТД;

- ответственность за нарушение срока представления СЗВ-ТД

Начиная с 2020 года работодатели направляют в ПФР сведения о трудовой деятельности работников по форме СЗВ-ТД. Введение новой формы отчетности связано с переходом на электронные трудовые книжки.

Кто должен сдавать форму СЗВ-ТД?

Обязанность представлять форму возложена на:

- юридических лиц;

- индивидуальных предпринимателей;

- лиц, занимающихся частной практикой: адвокатов, нотариусов;

- глав крестьянских (фермерских) хозяйств (КФХ),

которые заключают с физическими лицами трудовые договоры (включая лиц, работающих по совместительству и на дистанционной работе), т.е. на всех работодателей - страхователей, без исключения (п. 1.4 Порядка, письмо ПФР от 05.03.2020 N В-6181-19/10665-20).

Внимание

О лицах, с которыми заключены договоры гражданско-правового характера, сведения не представляются.

Это, в частности, касается членов правления ТСЖ, деятельность которых осуществляется на гражданско-правовой основе и регулируется исключительно нормами гражданского законодательства (письмо Минтруда России от 16.03.2020 N 14-2/В-269).

Форма СЗВ-ТД представляется, в том числе государственными органами в отношении отдельных категорий зарегистрированных лиц в соответствии с абзацем третьим п. 2.6 ст. 11 Закона N 27-ФЗ.

В каких случаях следует представлять сведения по форме СЗВ-ТД?

Форма СЗВ-ТД представляется, если в отчетном месяце в отношении хотя бы одного работника произошло любое из следующих событий (п. 2.4 ст. 11 Закона N 27-ФЗ; п.п. 1.4, 2.5.3, 2.5.4 Порядка):

Основание для представления сведений в ПФР	Наименование мероприятия
Заключение или прекращение трудовых (служебных) отношений в соответствии с ТК РФ или иными федеральными законами	Прием на работу (службу)
	Увольнение
Кадровые изменения	Перевод на другую постоянную работу
	Установление (присвоение) работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации
	Лишение права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью в соответствии с приговором суда
Кадровые мероприятия	Подача работником заявления о продолжении ведения трудовой книжки
	Подача работником заявления о представлении сведений о трудовой деятельности
Изменение сведений о страхователе	Изменение наименования организации, с которой у работника заключен трудовой договор
Приостановление и возобновление действия трудового договора	Приостановление трудового договора в соответствии со ст. 351 7 ТК РФ
	Возобновление трудового договора в соответствии со ст. 351 7 ТК РФ

Внимание

Если в отчетном месяце не было проведено ни одного из указанных мероприятий, сдавать СЗВ-ТД не нужно. "Нулевой" формы представлять не надо. Не предусмотрено отражение в СЗВ-ТД и сведений об исполнении работником государственных или общественных обязанностей (к примеру, в случае убытия работника на военные сборы) (письмо ГУ ОПФ РФ по г. Москве и Московской области от 18.03.2021 N Б-210-6/1256-21).

Представление СЗВ-ТД в отношении мобилизованных работников

07.10.2022 принят Федеральный закон N 379-ФЗ, которым установлена обязанность работодателей представлять форму СЗВ-ТД также в случаях приостановления и возобновления действия трудового договора. Соответствующие дополнения были внесены в ст. 6 и 11 Закона N 27-ФЗ.

28.10.2022 зарегистрированы в Минюсте РФ изменения в п. 2.5.3 Порядка заполнения СЗВ-ТД, в соответствии с которыми в качестве оснований для представления сведений в ПФР будут являться приостановление и возобновление трудового договора, при котором за работником сохраняется рабочее место, в соответствии со ст. 351.7 ТК РФ.

Информация об указанных мероприятиях подлежит отражению в графе "Сведения о приеме, переводе, увольнении".

Форма СЗВ-ТД в указанных случаях должна быть представлена не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа.

Пример

1. Заполнение СЗВ-ТД при приостановлении трудового договора:

2. Заполнение СЗВ-ТД при возобновлении трудового договора:

Внимание

Учитывая, что до регистрации нового постановления ПФР в Минюсте у страхователей не было технической возможности сдать форму СЗВ-ТД, то в случае, если действие трудового договора было приостановлено до 28.10.2022 (даты регистрации постановления ПФР в Минюсте), форма СЗВ-ТД должна быть представлена в ПФР в кратчайший срок. Штрафные санкции, предусмотренные ст. 17 Закона N 27-ФЗ, в этом случае не применяются (информация ПФР по Томской области от 17.10.2022).

Документы, служащие основанием для заполнения СЗВ-ТД

Форма СЗВ-ТД составляется на основании документов кадрового учета, подтверждающих оформление трудовых отношений между работодателем и работником.

Такими документами могут быть приказы (распоряжения), иные документы, в которых содержатся сведения о:

- приеме на работу;

- переводах на другую постоянную работу;

- об увольнении и других кадровых изменениях (мероприятиях) (п. 25 Инструкции N 211н).

Внимание

В силу части первой ст. 68 ТК РФ прием на работу оформляется трудовым договором. Согласно закону о внесении изменений в ТК РФ с 22.11.2021 работодатель впредь не обязан, а вправе на основании заключенного трудового договора издать приказ (распоряжение) о приеме на работу. Поэтому если работодатель принял решение не издавать приказ (распоряжение) о приеме на работу, то в графы 8, 9, 10 формы СЗВ-ТД необходимо внести реквизиты трудового договора (письмо Минтруда РФ от 13.12.2021 N 14-6/ООГ-11862).

Срок представления СЗВ-ТД

Срок представления СЗВ-ТД с 2021 года установлен пп. 2 п. 2.5 ст. 11 Закона N 27-ФЗ.

Кадровые действия	Срок подачи в ПФР сведений о трудовой деятельности
- прием на работу, - приостановление и возобновление действия трудового договора - увольнение	не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа (распоряжения), иных решений или документов, подтверждающих оформление трудовых отношений
прочие, являющиеся основанием для передачи сведений в ПФР	не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным

История вопроса...

Не позднее 15 февраля 2021 года работодатели должны были представить сведения о трудовой деятельности тех работников, в отношении которых в течение 2020 года не было проведено ни одного кадрового мероприятия. В представленной форме следовало отразить сведения о трудовой деятельности у данного работодателя по состоянию на 1 января 2020 года.

Таким образом, данный отчет должен был содержать:

- сведения о заявлениях, поданных в январе 2021 года о выборе формы трудовой книжки;

- сведения о переводе работника на другую постоянную работу, если приказ о переводе издан в январе 2021 года;

- сведения по состоянию на 1 января 2020 года обо всех сотрудниках, у которых не было никаких кадровых мероприятий в 2020 году и они не подавали заявления о выборе формы трудовой книжки.

Закон N 27-ФЗ не содержит специальной нормы о переносе срока представления отчетности, если последний день срока приходится на выходной и (или) нерабочий праздничный день. Между тем, в случаях, когда отношения прямо не урегулированы законодательством, к таким отношениям, если это не противоречит их существу, применяется законодательство, регулирующее сходные отношения (аналогия закона). ПФР в этом случае рекомендует руководствоваться ст. 193 ГК РФ (письмо от 28.12.2016 N 08-19-19045).

Таким образом, если последний день сдачи приходится на выходной или нерабочий день, то он переносится на ближайший рабочий день (см. информацию ОПФР по Оренбургской области от 31.01.2020, ПФР от 06.12.2016).

Способ представления СЗВ-ТД

Право представления сведений на бумажном носителе (в т.ч. и с использованием средств почтовой связи) есть только у тех работодателей, численность работающих у которых за предшествующий отчетный период - месяц составляет 10 человек и менее (п. 2 ст. 8 Закона N 27-ФЗ). Данные сведения должны быть заверены подписью руководителя и печатью организации (при наличии печати) (п. 31 Инструкции N 211н).

Все остальные работодатели представляют указанные сведения только в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (п. 33 Инструкции N 211н).

Если страхователь, обязанный представлять сведения в форме электронного документа, предоставит их на бумажном носителе, то в этом случае он будет привлечен к ответственности в виде штрафа в размере 1 000 рублей (ч. 4 ст. 17 Закона N 27-ФЗ).

Дата представления сведений о трудовой деятельности

Датой представления сведений о трудовой деятельности считается:

1) на бумажном носителе:

- при представлении страхователем лично (его представителем) - дата фактического представления в территориальный орган ПФР;

- в случае отправки почтовым отправлением - дата отправки согласно почтовому штемпелю (п. 32 Инструкции 211н);

2) в электронном виде - дата отправки сведений по ТКС, подтвержденная оператором ЭДО или территориальным органом ПФР (п. 33 Инструкции 211н).

Заполнение формы СЗВ-ТД

Форма СЗВ-ТД, в отличие от других форм персонифицированного учета, составляется отдельно на каждого работника.

1. Сведения о страхователе (п. 2.1 Порядка)

В этом разделе указываются сведения об организации, индивидуальном предпринимателе (если у него есть работники): регистрационный номер страхователя в ПФР, краткое наименование, ИНН и КПП. Если сведения представляются обособленным подразделением организации, то в этом случае необходимо указать:

- ИНН головной организации;

- КПП обособленного подразделения.

При представлении сведений самостоятельными плательщиками страховых взносов (ИП) реквизит КПП не заполняется (ввиду его отсутствия).

2. Сведения о зарегистрированном лице (п. 2.2 Порядка)

В этом разделе указывается информация по каждому лицу, на которого подаются сведения:

1) фамилия, имя и отчество (при наличии);

2) дата рождения;

3) страховой номер индивидуального лицевого счета (СНИЛС).

При этом СНИЛС должен состоять из 11 цифр по формату ХХХ-ХХХ-ХХХ-ХХ или ХХХ-ХХХ-ХХХ XX.

3. Сведения о дате подачи заявления о продолжении ведения трудовой книжки либо о предоставлении сведений о трудовой деятельности (п. 2.3 Порядка)

Указанные сведения представляются только в случае, если работник уже написал заявление о продолжении ведения трудовой книжки или предоставлении сведений о трудовой деятельности.

При обнаружении ошибки в дате подачи заявления необходимо будет подать скорректированную форму СЗВ-ТД с новой датой.

В случае необходимости отмены ранее представленных сведений о подаче заявлений следует указать ранее указанную дату (как в первичном отчете) и в поле "Признак отмены" проставить знак "X".

4. Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (п. 2.5 Порядка)

Наименование должности (профессии, специальности, квалификации, конкретного вида поручаемой работы) указываются так, как они записаны в штатном расписании.

Наименование структурного подразделения указывается в случае, если информация о нем содержится в трудовом договоре.

Если должность работника связана с предоставлением ему льгот либо наличием ограничений, то наименование этой должности должно полностью соответствовать наименованию, содержащемуся в квалификационном справочнике, профстандарте или реестре соответствующих должностей.

5. Код выполняемой функции (п. 2.5.5 Порядка)

В графе "Код выполняемой функции" (далее - КВФ) указывается кодовое обозначение занятия, соответствующее занимаемой должности (профессии), виду трудовой деятельности, осуществляемой на рабочем месте при исполнении трудовых функций (работ, обязанностей), состоящее из пяти цифровых знаков в формате "ХХХХ.Х", где:

- первые четыре знака - код наименования группы занятий в ОКЗ;

- пятый знак - контрольное число.

Для определения кода воспользуйтесь онлайн-сервисом "Поиск по Общероссийскому классификатору занятий".

При этом код выполняемой трудовой функции подлежит указанию независимо от того, применяет работодатель профстандарты или нет.

Пример

Заполнение графы 4 "Работа в районах Крайнего Севера/Работа в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера" и графы 6 "Код выполняемой функции" в соответствии с ОКЗ:

История вопроса

С 1 января 2021 года код выполняемой функции следовало указывать в форме СЗВ-ТД только при его наличии, указанного в соответствующем стандарте, и, как пояснял Минтруд, только работодателями, принявшими решение о применении профессиональных стандартов по должностям, занимаемым соответствующими застрахованными лицами (работниками) (см. п. 2.5.5 Порядка, действующего до 01.07.2021, письмо Минтруда России от 05.03.2020 N 14-0/10/В-1704).

При этом в графе "Код выполняемой функции" (при наличии) необходимо было указать соответствующий код, состоящий из семи цифро-буквенных знаков в формате "ХХ.ХХХ-Х-Х", где:

- первые пять цифровых знаков, разделенные точкой - это код наименования вида профессиональной деятельности (раздел I профессионального стандарта), содержащего обобщенную трудовую функцию, к которой относится выполняемая работником работа по должности (профессии), специальности (раздел III профессионального стандарта);

- последние два цифро-буквенных знака (раздел II профессионального стандарта) - буквенный знак кода обобщенной трудовой функции и цифровой знак - уровень квалификации, к которому относится данная обобщенная трудовая функция.

Как отразить в СЗВ-ТД сведения о совместителях?

Специфика ведения кадрового учета в отношении совместителей заключается:

- в хранении трудовой книжки у основного работодателя;

- внесении необходимых сведений в трудовую книжку с других мест работы только основным работодателем.

Форма СЗВ-ТД не содержит признак внутреннего и внешнего совместителя, следовательно сведения необходимо предоставлять на всех лиц, работающих по совместительству (письмо Минтруда РФ от 29.11.2021 N N 14-6/И-1343). При этом в случае кадровых изменений у внешних совместителей сведения об этом представляет не основной работодатель, а тот, у которого этот совместитель выполняет свою трудовую функцию.

При заполнении формы СЗВ-ТД в отношении совместителей указание на совместительство должно содержаться в графе 5 табличной части формы (до 01.07.2021 - в графе 4) (см. письмо ПФР от 05.03.2020 N В-6181-19/10665-20).

Отметка в строке о поданном работодателю заявлении о продолжении ведения трудовой книжки либо заявлении о представлении сведений о трудовой деятельности в отношении совместителей не заполняется.

Пример

Отражение сведений в отношении совместителей (на примере формы, действовавшей до 01.07.2021):

Нередко работа по совместительству становится для работника основной. Как правило, такой переход оформляется через увольнение совместителя и прием его на работу на новых условиях. Соответственно, в СЗВ-ТД это будет отражено просто как увольнение с работы по совместительству и прием на основную работу.

Специалисты Минтруда России в письме от 25.03.2020 N 14-2/В-308 допускают также перевод работника из категории совместителей в основные работники путем заключения с ним дополнительного соглашения к трудовому договору с внесением изменений условий трудового договора. Следовательно, в этом случае в СЗВ-ТД кадровое мероприятие оформляется в виде перевода с работы по совместительству на основную работу у конкретного работодателя.

В каких случаях в СЗВ-ТД отражается информация о запрете занимать должность (вид деятельности)?

В графе "Сведения о приеме, переводе, увольнении" может быть указано, в том числе мероприятие "ЗАПРЕТ ЗАНИМАТЬ ДОЛЖНОСТИ (ВИД ДЕЯТЕЛЬНОСТИ)" - лишение права в соответствии с приговором суда занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью. Данная запись вносится, если согласно приговору суда осужденный и не отбывший наказание работник лишен права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью, с указанием того, на каком основании, на какой срок и какую должность он лишен права занимать (какой деятельностью лишен права заниматься) (п. 2.5.4 Порядка). С учетом положений ст. 47 УК РФ, п. 4 ч. 1 ст. 83 и абз. 2 ч. 1 ст. 84 ТК РФ внесение указанной записи осуществляется при прекращении трудового договора.

Таким образом, информация о запрете занимать должность (вид деятельности) подлежит предоставлению и включению страхователями в форму СЗВ-ТД только в случае увольнения работника по основаниям, предусмотренным п. 4 ч. 1 ст. 83 и абз. 2 ч. 1 ст. 84 ТК РФ, с одновременным представлением соответствующей информации об увольнении работника (письмо Минтруда России от 05.03.2020 N 14-0/10/В-1703).

Как отразить в СЗВ-ТД сведения об установлении (присвоении) работнику разряда (класса) и т. п.?

Сведения об установлении (присвоении) работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации подлежат отражению в графе 3 "Сведения о приеме, переводе, увольнении".

Установление (присвоение) работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации заполняется только в случае установления работнику разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации (класс, категория, классный чин и т.п.) непосредственно работодателем (письмо Минтруда России от 05.03.2020 N 14-0/10/В-1704).

Пример

Заполнения формы СЗВ-ТД о присвоении классного чина федеральному гражданскому служащему:

Представление обособленными подразделениями форм СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ и СЗВ-ТД (за периоды до 31 декабря 2022 года)

Для представления обособленным подразделением индивидуальной (персонифицированной) отчетности организация должна быть зарегистрирована в территориальном органе ПФР по месту нахождения этого подразделения. (п. 1 ст. 11 Закона N 27-ФЗ).

Такая регистрация возможна только при одновременном выполнении следующих условий:

- обособленному подразделению открыты счета в банках;

- обособленное подразделение начисляет выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц (пп. 3 п. 1 ст. 11 Закона N 167-ФЗ).

На основании данных сведений территориальные органы ПФР регистрируют организацию по месту нахождения обособленного подразделения с присвоением ему регистрационного номера.

Если одно из этих условий не выполняется, т. е., к примеру, подразделение только начисляет выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц, но при этом не имеет счета в банке, то организация представляет сведения о работающих в этом подразделении сотрудниках в отделение ПФР по месту нахождения головной организации.

Вопрос о необходимости наделения обособленного подразделения полномочиями по начислению выплат и вознаграждений в пользу работников (о чем вносится соответствующая запись в положение об обособленном подразделении) относится к организационным вопросам ведения организацией своей финансово-хозяйственной деятельности, и решения по ним принимаются организацией самостоятельно.

Сообщение о наделении обособленного подразделения указанными полномочиями подается в ИФНС по месту нахождения организации в течение одного месяца со дня издания приказа о наделении подразделения такими полномочиями (пп. 7 п. 3.4 ст. 23 НК РФ, письмо Минфина России от 05.05.2017 N 03-15-06/27777).

И уже ИФНС сообщает об этом обособленном подразделении в ПФР.

Особенности заполнения форм индивидуальной (персонифицированной отчетности) обособленным подразделением

Особенности заполнения заключаются только в том, что в формах СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ и СЗВ-ТД в разделе "Сведения о страхователе" обособленное подразделение указывает (п. 2.1 Порядка, п. 2.1 Порядка):

- ИНН головной организации, поскольку у обособленного подразделения свой ИНН отсутствует;

- КПП обособленного подразделения указывается в соответствии с уведомлением о постановке на учет в налоговом органе;

- регистрационный номер обособленного подразделения.

Представление индивидуальной (персонифицированной) отчетности при закрытии обособленного подразделения

Закон N 27-ФЗ не регламентирует порядок представления индивидуальной персонифицированной отчетности в случае закрытия обособленного подразделения.

Полагаем, что организация в этом случае может воспользоваться порядком, предусмотренным для ликвидируемых организаций, и представить формы СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ не позднее дня закрытия подразделения (п. 3 ст. 11 Закона N 27-ФЗ).

Учитывая, что закрытие обособленного подразделения всегда сопровождается увольнением работников либо их переводом в другое подразделение (головную организацию), срок представления формы СЗВ-ТД зависит от кадрового мероприятия, проводимого в отношении работника (пп. 2 п. 2.5 ст. 11 Закона N 27-ФЗ):

Кадровые действия	Срок подачи в ПФР сведений о трудовой деятельности
Увольнение	не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа (распоряжения) об увольнении
Перевод на другую работу	не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным

Привлечение обособленного подразделения к ответственности, предусмотренной ст. 17 Закона N 27-ФЗ

Несмотря на то, что в ст. 1 Закона N 27-ФЗ в качестве страхователей рассматриваются как юридические лица, так и их обособленные подразделения, Закон N 167-ФЗ относит к страхователям только организации. Учитывая, что Закон N 27-ФЗ является составной частью законодательства РФ об обязательном пенсионном страховании (ст. 2 Закона N 167-ФЗ), его положения не могут применяться без учета правового регулирования, содержащегося в Законе N 167-ФЗ (определение ВС РФ от 10.12.2018 N 308-КГ18-19977, постановление АС Северо-Кавказского округа от 05.02.2021 N Ф08-11991/20).

Поэтому обособленное подразделение не может нести ответственность за непредставление (несвоевременное представление) отчетности в ПФР и (или) представление неполных и (или) недостоверных сведений. Отвечать в этом случае придется головной организации, в состав которой входит структурное подразделение.

Ответственность за нарушение срока представления СЗВ-ТД

С 01.01.2021 ст. 15.33.2 КоАП РФ дополнена ч. 2, предусматривающей ответственность за непредставление в установленный срок либо представление неполных и (или) недостоверных сведений о трудовой деятельности работников в ПФР в соответствии с Законом N 27-ФЗ. Ответственность за такое деяние установлена только для должностных лиц - в виде штрафа от 300 до 500 рублей.

Составляют протоколы об административных правонарушениях, предусмотренных ч. 2 ст. 15.33.2 КоАП РФ должностные лица государственной инспекции труда (ст. 23.12, ч. 1 и ч. 4 ст. 28.3 КоАП РФ, приказ Роструда от 02.09.2015 N 238).

Проверочный лист по проверке ГИТ формирования сведений о трудовой деятельности утвержден приказом Роструда от 01.02.2022 N 20.

Темы

Индивидуальный (персонифицированный) учет и отчетность

Электронная трудовая книжка

См. также

Единая форма ЕФС-1 (до 31.12.2023)

Способы представления сведений индивидуального (персонифицированного) учета

Как выдать работнику сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р

Формы документов

Примеры заполнения СЗВ-ТД

Сервис

Поиск по Общероссийскому классификатору занятий

Практические ситуации

Построить список