Энциклопедия решений. В каких случаях надо оформлять транспортную накладную, а в каких - товарно-транспортную?

В каких случаях надо оформлять транспортную накладную, а в каких - товарно-транспортную?

Смотрите в этом материале:

- когда используется транспортная накладная;

- когда используется товарно-транспортная накладная;

- чем отличаются ТТН и ТН;

- накладная как часть универсального передаточного документа

При поставке товаров (в том числе, сырья, готовой продукции и пр.) используют, как правило, два вида накладных - товарно-транспортную (ТТН, форма N 1-Т) и транспортную (ТН). Разберемся, чем они похожи и чем отличаются, а также в каких случаях обязательна та или иная форма.

В каких случаях необходимо использовать транспортную накладную?

Транспортная накладная (далее также - ТН) подтверждает заключение договора перевозки груза автомобильным транспортом. Необходимость оформления такого первичного учетного документа, как ТН, обусловлена требованиями норм п. 2 ст. 785 ГК РФ, п. 20 ст. 2, ч. 1 ст. 8 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта" (далее - Закон N 259-ФЗ), п. 6 Правил перевозки грузов автомобильным транспортом (далее - Правила), утвержденных постановлением Правительства РФ от 15.04.2011 N 272.

При заключении договора перевозки груза ТН, выступая в качестве перевозочного документа, служит доказательством наличия правоотношений между отправителем груза и перевозчиком и регулирует отношения сторон по договору перевозки груза, определяя условия перевозки (письма Минфина России от 21.12.2017 N 03-03-06/1/85703, от 20.07.2015 N 03-03-06/1/41407, ФНС России от 17.05.2016 N АС-4-15/8657@).

Транспортная накладная подписывается грузоотправителем и перевозчиком или их уполномоченными лицами (абзац второй п. 9 Правил).

Транспортная накладная обязательно оформляется в случаях:

- товар (груз) покупателю доставляет транспортная компания - третье лицо (см. также письмо Минфина России от 21.12.2017 N 03-03-06/1/85703);

- продавец товара берет на себя обязанности по доставке на основании отдельного договора, либо на основании договора купли-продажи с условием о доставке, при этом стоимость доставки в договоре выделена отдельно. То есть, по сути, заключается смешанный договор (п. 3 ст. 421 ГК РФ).

При этом для заказчика именно ТН является подтверждением заключения договора перевозки и, соответственно, основанием для отражения понесенных расходов (на транспортировку) в целях налогового учета (см. письма ФНС России от 02.07.2019 N СД-4-3/12855@, Минфина России от 28.08.2018 N 03-03-06/1/61110, от 06.09.2016 N 03-03-06/1/52112, постановление Восьмого ААС от 22.01.2020 N 08АП-15617/19).

Если доставка продукции (товара) осуществляется "самовывозом" без привлечения третьего лица по договору перевозки (затраты по перевозке несет покупатель), то обязанности по оформлению ТН у отправителя груза не возникает, поскольку договор перевозки вообще не заключается (см. письмо Минфина России от 22.12.2011 N 03-03-10/123). В таком случае факт перевозки (а также затраты на перевозку) организация-покупатель может подтвердить путевым листом.

В каких случаях используется товарно-транспортная накладная?

Согласно постановлению Госкомстата РФ от 28.11.1997 N 78 товарно-транспортная накладная (форма N 1-Т, далее также ТТН) является основным перевозочным документом, предназначенным для учета движения товарно-материальных ценностей и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом.

Товарно-транспортная накладная состоит из двух разделов: товарного, определяющего взаимоотношения грузоотправителей и грузополучателей и служащего для списания товарно-материальных ценностей у грузоотправителей и оприходования их у грузополучателей (по аналогии с товарной накладной), и транспортного, определяющего взаимоотношения заказчиков автотранспорта с организациями, выполнившими перевозку грузов, и служащего для учета транспортной работы и расчетов грузоотправителей или грузополучателей с перевозчиками за оказанные им услуги по перевозке грузов.

Таким образом, транспортный раздел ТТН фактически дублирует ТН и предназначен именно для отражения данных о перевозке.

В чем же разница между ТТН и ТН?

Главным отличием транспортной накладной от товарно-транспортной накладной является то, что ТН не может служить основанием для списания товара поставщиком и оприходования его покупателем ни в бухгалтерском, ни в налоговом учете. Как отмечено выше, ТН является перевозочным документом, подтверждающим заключение договора перевозки и основанием для учета транспортных расходов. Так, в ней, в отличие от ТТН, не отражается стоимость товара (за исключением указания в разделе 5 информации об объявленной стоимости (ценности) груза. Объявленная ценность груза не должна превышать действительной стоимости груза (п. 12 Правил)). При этом в транспортной накладной указывается наименование груза и его количество и т. д. (раздел 3 Наименование груза). См. также письмо УФНС России по г. Москве от 11.08.2011 N 16-15/079006@.

В письме ФНС России от 10.08.2018 N АС-4-15/15570@ транспортная накладная указана как основание для оплаты оказанных транспортных услуг. Также в нем отмечено, что договор перевозки может предусматривать необходимость оформления сторонами дополнительно к ТН двустороннего первичного учетного документа, определяющего стоимость совершенной перевозки, факт которой подтвержден надлежаще оформленной транспортной накладной (основания для оплаты).

То есть в случае заключения договора перевозки грузов с третьим лицом использование транспортной накладной не исключает также и применение накладных форм N 1-Т и ТОРГ-12 (или аналогичной ей самостоятельно разработанной формы) (см. письма Минтранса России от 20.07.2011 N 03-01/08-1980ис, Минфина России от 22.12.2011 N 03-03-10/123, от 02.09.2011 N 03-03-06/1/540, от 17.08.2011 N 03-03-06/1/501 и др.).

В письме УФНС России по г. Москве от 27.09.2011 N 16-15/093519@ сказано, что не требуется наличия ТТН при наличии надлежащим образом оформленных товарной и транспортной накладных для документального подтверждения в целях налогообложения прибыли расходов в виде стоимости реализованного (приобретенного) товара и расходов на его доставку.

Финансовое ведомство в ответ на вопрос о достаточности оформления только ТТН указывает, что в силу п. 2 ст. 785 ГК РФ именно ТН является надлежащим документом, подтверждающим заключение договора перевозки (письма Минфина России от 30.04.2013 N 03-03-06/1/15213, от 23.04.2013 N 03-03-06/1/14014).

Таким образом, оформление ТТН при перевозке товарно-материальных ценностей не является обязательным, за исключением случаев, предусмотренных законом.

Так, ТТН подлежит обязательному оформлению при обороте этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции на основании пп. 1 п. 1 ст. 10.2 Федерального закона от 22.11.1995 N 171-ФЗ. См. разъяснение Росалкогольрегулирования от 08.07.2011.

Однако даже в этом случае подтверждением заключения договора перевозки, в том числе в целях налогового и бухгалтерского учета, будет являться именно ТН (письмо УФНС России по г. Москве от 29.08.2011 N 16-15/083465@). Соответственно, при осуществлении перевозки алкоголя оформляются оба документа: ТН подтверждает непосредственно заключение договора, а ТТН является обязательным сопроводительным документом.

Накладная как часть универсального передаточного документа

В 2013 году ФНС России выступила с инициативой о замене в целях налогообложения накладных и актов выполненных работ универсальным передаточным документом (УПД), составляемым на основе формы счета-фактуры, дополненной необходимыми реквизитами (см. письмо от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96). Такой документ, поступивший от поставщика, может служить как подтверждением выставленной им суммы НДС, так и удостоверять факт поставки (выполнения работ, оказания услуг).

Таким образом, в УПД могут быть объединены данные счета-фактуры и любых передаточных документов (их аналогов):

- накладных;

- актов приема-передачи основных средств, нематериальных активов;

- актов выполненных работ, оказанных услуг (по формам, предусмотренным договором), передачи прав.

По нашему мнению, УПД не может заменить транспортную накладную (по форме ТН или 1-Т), поскольку одна из ее функций - подтверждение заключения договора перевозки груза (п. 20 ст. 2 Устава автомобильного транспорта). УПД же перевозку не подтверждает.

Темы

Транспортная накладная

Документальное подтверждение расходов в целях налогообложения прибыли

См. также

Как заполнить товарную накладную, если покупатель и грузополучатель - разные лица?

Нужна ли для вычета НДС товарно-транспортная накладная?

Универсальный передаточный документ в целях учета расходов при налогообложении прибыли

Бухгалтерский учет расходов в торговых организациях

Бухгалтерский учет поступления товаров c 1 января 2021 года в соответствии с ФСБУ 5/2019

Формы документов

Пример заполнения Транспортной накладной

Пример заполнения товарно-транспортной накладной

Примеры заполнения универсального передаточного документа

Пример заполнения товарной накладной ТОРГ-12