Энциклопедия решений. Перечень документов АО, подлежащих хранению (ноябрь 2024)

Перечень документов АО, подлежащих хранению

Акционерное общество обязано хранить документы в соответствии с перечнем и сроками, установленными действующим законодательством (ст. 89 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах", далее - Закон об АО).

Сроки хранения документов АО установлены в:

- Федеральном законе от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

- Положении о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утв. постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 N 03-33/пс (далее - Положение о хранении документов АО);

- Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры РФ РФ от 25.08.2010 N 558 (далее - Перечень типовых документов).

Специальные сроки хранения отдельных документов АО могут быть установлены иными нормативно-правовыми актами.

Внимание

Устав АО или его внутренние документы, регулирующие порядок хранения документов общества, могут предусматривать более длительные сроки хранения документов, чем установленные нормативными-правовыми актами (п. 2.2 Положения о хранении документов АО).

Если иное не предусмотрено Положением о хранении документов АО, исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством (п. 2.4 Положения о хранении документов АО).

В частности, АО должно хранить документы:

Документы АО, подлежащие хранению	Сроки хранения документов	Нормативно-правовой акт
Договор о создании АО	постоянно	абз. второй п. 1 ст. 89 Закона об АО, п. 2.1.1. Положения о хранении документов АО
Решение об учреждении (создании АО)	постоянно	абз. второй п. 2.1.1. Положения о хранении документов АО
Договор о присоединении (слиянии) общества и передаточный акт, решение о разделении, выделении или преобразовании и разделительный баланс (до 01.09.2014)	постоянно	п. 2.1.1. Положения о хранении документов АО
Устав АО, изменения и дополнения, внесенные в устав общества, зарегистрированные в установленном порядке	постоянно	абз. третий п. 1 ст. 89 Закона об АО, п. 2.1.2. Положения о хранении документов АО
Свидетельство о государственной регистрации АО	постоянно	абз. второй п. 1 ст. 89 Закона об АО, п. 2.1.2. Положения о хранении документов АО
Положение о филиале или представительстве АО	постоянно	абз. шестой п. 1 ст. 89 Закона об АО, п. 2.1.6. Положения о хранении документов АО
Внутренние документы АО	в соответствии с Перечнем типовых документов	абз. пятый п. 1 ст. 89 Закона об АО, Перечень типовых документов
Сообщения о проведении общего собрания акционеров (с 01.07.2016 г.)	пять лет с даты проведения общего собрания акционеров	п. 1.3 ст. 52 Закона об АО
Протоколы общих собраний акционеров (решения акционера, являющегося владельцем всех голосующих акций общества)	постоянно	абз. десятый п. 1 ст. 89 Закона об АО, п. 2.1.11. Положения о хранении документов АО
Бюллетени для голосования	постоянно	абз. одиннадцатый п. 1 ст. 89 Закона об АО, п. 2.1.14. Положения о хранении документов АО
Доверенности (копии доверенностей) на участие в общем собрании акционеров	постоянно	абз. одиннадцатый п. 1 ст. 89 Закона об АО, п. 2.1.14. Положения о хранении документов АО
Списки лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров	постоянно	абз. четырнадцатый п. 1 ст. 89 Закона об АО, п. 2.1.15. Положения о хранении документов АО
Списки лиц, имеющих право на получение дивидендов	постоянно	абз. четырнадцатый п. 1 ст. 89 Закона об АО, п. 2.1.15. Положения о хранении документов АО
Иные списки, составляемые АО для осуществления акционерами своих прав в соответствии с требованиями Закона об АО	постоянно	абз. четырнадцатый п. 1 ст. 89 Закона об АО, п. 2.1.15. Положения о хранении документов АО
Уведомления о заключении акционерных соглашений, направленные обществу, а также списки лиц, заключивших такие соглашения	срок не установлен*(1)	абз. семнадцатый п. 1 ст. 89 Закона об АО
Протоколы заседаний совета директоров (наблюдательного совета) АО	постоянно	абз. десятый п. 1 ст. 89 Закона об АО, п. 2.1.12. Положения о хранении документов АО
Протоколы заседаний коллегиального исполнительного органа АО (правления, дирекции)	постоянно	абз. десятый п. 1 ст. 89 Закона об АО, п. 2.1.13. Положения о хранении документов АО
Списки аффилированных лиц АО	постоянно	абз. тринадцатый п. 1 ст. 89 Закона об АО, п. 2.1.15. Положения о хранении документов АО
Годовые отчеты	постоянно	абз. седьмой п. 1 ст. 89 Закона об АО, п. 2.1.7. Положения о хранении документов АО
Документы бухгалтерского учета	не менее 5 лет	абз. восьмой п. 1 ст. 89 Закона об АО, п. 2.1.8. Положения о хранении документов АО
Документы бухгалтерской (финансовой) отчетности (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, предусмотренные нормативными актами РФ приложения к бухгалтерской отчетности, аудиторские заключения, подтверждающие достоверность бухгалтерской отчетности, пояснительные записки):		абз. девятый, пятнадцатый п. 1 ст. 89 Закона об АО, п. 2.1.10. Положения о хранении документов АО
а) сводной (консолидированной) годовой	постоянно
б) годовой	постоянно
в) квартальной	не менее 5 лет
г) месячной	не менее 1 года
Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность	не менее 5 лет после отчетного года	ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", далее - Закон о бухучете
Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи	не менее 5 лет после года, в котором использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз,	ч. 2 ст. 29 Закона о бухучете
Данные бухгалтерского и налогового учета и другие документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, в том числе документы, подтверждающие получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов, если иное не предусмотрено НК РФ	4 года	пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ
Документы, подтверждающие права АО на имущество, находящееся на его балансе	в соответствии с Перечнем типовых документов	абз четвёртый п. 1 ст. 89 Закона об АО, Перечень типовых документов
Проспекты ценных бумаг	постоянно	абз. шестнадцатый п. 1 ст. 89 Закона об АО, п. 2.1.4. Положения о хранении документов АО
Добровольное предложение о приобретении более 30 процентов акций	не менее 5 лет	п. 154 Перечня типовых документов
Обязательное предложение о приобретении акций и ценных бумаг, конвертируемых в акции	не менее 5 лет	п. 155 Перечня типовых документов
Уведомление о праве требования выкупа ценных бумаг с прилагаемыми документами	не менее 5 лет	п. 157 Перечня типовых документов
Требование о выкупе ценных бумаг с прилагаемыми документами	не менее 5 лет	п. 158 Перечня типовых документов
Договоры о продаже-покупке акций	постоянно	п. 159 Перечня типовых документов
Ежеквартальные отчеты эмитента:		абз. шестнадцатый п. 1 ст. 89 Закона об АО, п. 2.1.17. Положения о хранении документов АО
а) за 1 квартал финансового (отчетного) года	постоянно
б) за 2, 3, 4 кварталы финансового (отчетного) года	не менее 5 лет
в) иные документы, содержащие информацию, подлежащую опубликованию или раскрытию иным способом в соответствии с Законом об АО, иными федеральными законами	не менее 1 года
Протоколы заседаний ревизионной комиссии (ревизора) АО	постоянно	абз. десятый п. 1 ст. 89 Закона об АО, п. 2.1.11. Положения о хранении документов АО
Заключения ревизионной комиссии (ревизора) АО	постоянно	абз. пятнадцатый п. 1 ст. 89 Закона об АО, п. 2.1.16. Положения о хранении документов АО
Заключения государственных и муниципальных органов финансового контроля	постоянно	абз. пятнадцатый п. 1 ст. 89 Закона об АО, п. 2.1.16. Положения о хранении документов АО
Отчеты оценщиков	не менее 5 лет	абз. двенадцатый п. 1 ст. 89 Закона об АО, п. 2.1.9. Положения о хранении документов АО
Трудовые книжки работников АО	до востребования, невостребованные - 75 лет	ст. 66 ТК РФ, Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, п. 664 Перечня типовых документов
Судебные акты по спорам, связанным с созданием АО, управлением им или участием в нем	в соответствии с Перечнем типовых документов	абз. восемнадцатый 1 ст. 89 Закона об АО, Перечень типовых документов
С 21.12.2016 документы, содержащие информацию о бенефициарных владельцах АО и о принятых мерах по установлению необходимых сведений в отношении бенефициарных владельцев АО (кроме АО, указанных в абзацах втором - пятом пп. 2 п. 1 ст. 7 Федерального закона от 07.08.2001 N 115-ФЗ "О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма" (далее - Закон N 115-ФЗ)	не менее 5 лет со дня получения такой информации	п. 2 и п. 3 ст. 6.1 Закона N 115-ФЗ
Иные документы		абз. девятнадцатый п. 1 ст. 89 Закона об АО, Положение о хранении документов, Перечень типовых документов

АО обязано обеспечить ведение и хранение реестра акционеров общества в соответствии с правовыми актами Российской Федерации с момента государственной регистрации общества (п. 1 ст. 44 Закона об АО).

Ведение реестра акционеров АО может осуществлять только юридическое лицо профессиональный участник рынка ценных бумаг, имеющий лицензию на осуществление деятельности по ведению реестра, либо в случаях, предусмотренных федеральными законами, иной профессиональный участник рынка ценных бумаг, далее - регистратор (п. 2 ст. 149 ГК РФ, абзацы второй и третий п. 1 ст. 8, п. 1 ст. 39 Федерального закона от 22.04.1996 N 39-ФЗ "О рынке ценных бумаг", далее - Закон о рынке ценных бумаг).

При этом деятельностью по ведению реестра акционеров АО признаются сбор, фиксация, обработка, хранение данных, составляющих реестр акционеров, а также предоставление информации из данного реестра (п. 1 ст. 8 Закона о рынке ценных бумаг). Соответственно в процессе осуществлении АО деятельности хранение реестра акционеров фактически осуществляет регистратор. До 1 октября 2014 года вести реестр акционеров АО в определенных случаях могли сами акционерные общества, которые и осуществляли хранение реестра акционеров.

______________________________

*(1) Срок и порядок хранения таких документов не установлен законом или подзаконными нормативными правовыми актами. Рекомендуется урегулировать данный вопрос в уставе АО или внутреннем документе общества. Исходя из общего срока исковой давности (ст. 196 ГК РФ), предполагается, что срок хранения указанных документов следует установить не менее, чем 3 года.

Тема

Хранение документов АО

См. также

Учредительные документы АО. Устав АО

Протокол общего собрания акционеров АО

Предоставление АО информации акционерам

Хранение первичных документов, учетных регистров и бухгалтерской отчетности

Формы документов

Акт об уничтожении документов, срок хранения которых истек

Положение о порядке уничтожения документов (носителей информации) и сдачи макулатуры

Практические ситуации

Построить список